2016
MENGIDENTIFIKASI MASALAH KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) OLEH : IMAS NURUL HIDAYAH
140412601137 | offering i
2
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala limpahan nikmatnya sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud unutk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang dibina oleh Bapak Drs. Moh. Arif, M. Si. Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peerteaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, psikomotor, dan afektif. Hasil belajar kognitif yang diharapan berupa produk dan proses. Untuk hasil belajar psikomotor yang diharapkan berupa keterampilan dalam melaksanaan aktivitas kerja ilmiah, sedangkan hasil belajar afektif yang diharapkan terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang menumbuhkembangkan perilaku berkarakter, keterampilan sosial, psikomotor, keterampilan berpikir, dan keterampilan proses. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan seluruh aspek kemampuan berpikirnya.
Malang, 1 Desember 2016
3
DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi ............................................................................................................................
1
Silabus ................................................................................................................................
2
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ..................................................................................
7
Lembar Kerja Siswa 1 ........................................................................................................
13
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 1 ..............................................................................
14
Lembar Kerja Siswa 2 ........................................................................................................
18
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 2 ..............................................................................
19
Lembar Penilaian 1 : Produk ..............................................................................................
20
Kunci Jawaban Lembar Penilaian 1 ...................................................................................
21
Lembar Penilaian 2 : Proses ...............................................................................................
24
Lembar Penilaian 3 : Psikomotor .......................................................................................
27
LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter ..............................................................
28
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial ...............................................................
29
4
SILABUS MATA PELAJARAN KEARSIPAN Kompetensi Inti KI 3
: KEARSIPAN
: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
Kompetensi Dasar
: Mengidentifikasi masalah dalam kearsipan dan cara pemecahannya
SILABUS
Nama Sekolah
: SMK Negeri 2 Malang
Mata Pelajaran
: Kearsipan
Bidang Keahlian
: Bisnis Manajemen
Program Keahlian
: Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester
: XI / 1
Alokasi Waktu
: 3 x 45
Materi Pembelajaran Mengidentifikasi masalah kearsipan dan
Kegiatan Pembelajaran
1. Mengidentifikasi masalah dalam kearsipan 2. Pemahaman cara pemecahan
Penilaian
Indikator Pencapaian Kompetensi
Teknik
Bentuk
Contoh Instrumen
Alokasi Waktu
Sumber Belajar
A. Kognitif Produk : 1. Menyebutkan masalah
cara
berbagai masalah dalam
yang ada dalam
pemecahannya
kearsipan
kearispan 2. Pemahaman cara pemecahan masalah
Tes
Tes
LP-1 :
3 x 45
1. LKS 1:
Tertulis
Produk
menit
a. Masalah yang dihadapi dalam kearsipan b. Cara pemecahan masalah yang
dihadapi
kearsipan
dalam
yang ada dalam kearsipan
Assesmen
LP-2:
Melaksanakan praktek
Kinerja
Proses
pemecahan masalah
Proses
Proses
Tes
2. LKS 2 : Langkah-langkah pembersihan arsip dari debu yang benar
kearsipan berupa
3. Kunci jawaban LKS 1, 2,
pembersihan arsip dari
dan 3
debu dan penataan ruangan yang sesuai B. Psikomotor Mempraktekan cara pemecahan masalah
4. LP 1 : Produk
Tes
Assesmen
LP-3:
Kinerja
Psikomotor
Psikomotor
5. LP 2: Proses
6. LP 3: Psikomotor
dalam kearsipan baik dari segi ruangan, tempat penyimpanan,
7. LP
4
:
Pengamatan
perilaku arsiparis
bahan korespodensi, maupun serangan hama.
8. LP
5
:
pengamatan
keterampilan sosial
7
9. Silabus
C. Afektif Karakter a. Tekun, teliti,
Pengam Pengamata
LP-4:
atan
Pengamatan
cekatan
n Perilaku
10. Modul
Berkarakter perilaku
b. Jujur, loyal,
berkarakter
kreatif
arsiparis
c. Disiplin d. Dapat menyimpan rahasia e. Kreatif f. Dapat dipercaya
Pengam Pengamata
LP-5 L
atan
n
Pengamatan
b. Bekerjasama
Keterampil
Keterampila
c. Melayani
an Sosial
n Sosial
Keterampilan Sosial a. Berkomunikasi
8
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan
: SMK Negeri 2 Malang
Mata Pelajaran
: Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester
: XI/1
Materi Pembelajaran
: Mengidentifikasi Masalah Kearsipan dan Cara
Pemecahannya Alokasi Waktu
I.
: 3 x 45 menit
Kompetensi Inti :
KI 3
: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi masalah kearsipan dan cara pemecahannya III. Indikator A. Kognitif Produk : 1. Menyebutkan masalah yang ada dalam kearispan 2. Pemahaman cara pemecahan masalah yang ada dalam kearsipan
Proses Melaksanakan praktek pemecahan masalah kearsipan berupa pembersihan arsip dari debu dan penataan ruangan yang sesuai B. Psikomotor Mempraktekan cara pemecahan masalah dalam kearsipan baik dari segi ruangan, tempat penyimpanan, bahan korespodensi, maupun serangan hama.
C. Afektif Karakter a. Tekun, teliti, cekatan b. Jujur, loyal, kreatif c. Disiplin d. Dapat menyimpan rahasia e. Kreatif f. Dapat dipercaya Keterampilan Sosial a. Berkomunikasi b. Bekerjasama c. Melayani IV. Tujuan A. Kognitif 1. Produk a. Peserta didik mampu menyebutkan masalah dalam kearsipan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengna kunci jawaban b. Peserta didik mampu memahami pemecahan masalah yang dihadapi dalam kearsipan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. 2. Proses Diajak ke ruang arsip kemudian disediakan vacuum cleaner, sehingga siswa dapat melakukan prosedur pembersihan arsip dari debu dengan cara yang benar sesuai dengan rincian kinerja yang ditentukan di LP 2 B. Psikomotor Diajak ke ruang arsip kemudian disediakan vacuum cleaner, sehingga siswa dapat melakukan prosedur pembersihan arsip dari debu dengan cara yang benar sesuai dengan rincian kinerja yang ditentukan di LP 2.
10
C. Afektif 1. Karakter Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai mampu menunjukkan kareakter arsiparis yaitu tekun, teliti, cekatan, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat menyimpan rahasia, kreatif, dan juga dapat dipercaya sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter
2. Keterampilan Sosial Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang
pendapat,
menjadi
pendengar
yang
baik,
berkomunikasi,
bekerjasama, serta melayani sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial
V. Model dan Metode Pembelajaran a. Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK) b. Metode Pembelajaran :tugas
proyek
berupa
simulasi
penanganan
arsip
dikombinasikan dengan inquiry.
VI. Bahan 1. Lembar Kerja 1, 2, 3
VII. Alat dan Media 1. Alat terdiri dari: a. Laptop b. LCD 2. Media terdiri dari slide tentang: a. Masalah kearsipan b. Cara pemecahan masalah kearsipan
11
VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan Penilaian oleh Pengamat
Kegiatan 1
2
3
4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan masalah dalam kearsipan dan cara pemecahan masalah dalam kearsipan Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa melihat atau menemukan suatu instansi dimana arsipnya tidak terjaga dengan baik dan banyak masalah yang terjadi. (Fase 1 )
2. Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar bisa ditemukan dengan cepat dan tepat akan tetapi juga berkaitan dengan penangan masalah-masalah lain misalnya ruang arsip, kebersihan arsip, penataan ruang yang sesuai, dan juga pegawai arsip yang sesuai. Sehingga segala masalah yang dihadapi dalam kearsipan dapat diminimalisir dan ketika arsip ditemukan petugas arsip dapat melayani dengan cepat, tepat, akurat, dan terpercaya. (Fase 1)
B. Inti Penilaian oleh Pengamat
Kegiatan 1
2
3
4
Penggalan 1 a. Siswa mendiskusikan masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan (Fase 2) b. Guru memberikan informasi tentang berbagai masalah yang dihadapi dalam kearsipan (Fase 3) c. Siswa mendiskusikan pemecahan masalah yang dihadapi dalam kearsipan (Fase 4) d. Guru menjelaskan berbagai cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam kearsipan
12
Penggalan 2 a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap kelompok terdiri dari 4 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang cara membersihkan arsip dari debu dan tata ruang yang sesuai untuk penyimpanan arsip b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang cara penanganan arsip yang terkena debu dan tata ruang arsip yang sesuai untuk ruang kearsipan (Fase 4) c. Mengajak siswa keruang arsip untuk mempraktekan cara mengangani masalah arsip yang berdebu dan menganalisis menganalisis ruang arsip apakah sudah sesuai ataukah belum d. Meminta siswa mempraktekan cara membersikan arsip dari debu dan menganalisis ruangan arsip sudah sesuai ataukah belum e. Melakukan evaluasi formatif dengan assesman kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil kerjanya Penggalan 3 a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaikan pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada lembar kerja b. Memberikan penghargaan kepada individu atau kelompok yang berkinerja baik dan aktif dalam kegiatan belajar mengajar tersebut. C. Penutupan Penilaian oleh Pengamat
Kegiatan 1
2
3
4
Menutup pelajara dengan membimbing siswa membuat rangkuman
13
IX.
Sumber Pembelajaran 1. LKS 1 : Masalah yang dihadapi dalam kearsipan dan cara pemecahannya 2. LKS 2 : Cara membersihkan arsip dari debu dan tata letak ruang arsip yang sesuai 3. Kunci jawaban LKS 4. LP 1 : Produk 5. Lp 2 : Proses 6. LP 3 : Psikomotor 7. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter 8. LP 5 : Pengamatan Keterampilan sosial 9. Tabel Spesifikasi Penilaian 10. Silabus 11. Media Slide Powerpoint
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zuklkifly. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
14
Nama
:
Kelas
:
Tanggal
:
Lembar Kerja Siswa 1 : Masalah dalam Kearsipan
Tujuan : 1. Peserta didik mampu memahami pengertian masalah 2. Peserta didik mampu memahami masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan 3. Peserta didik mampu memahami cara pemecahan masalah yang ada dalam kearispan.
Rumusan Masalah: apa sajakah masalah yang dihadapi dalam kearsipan? Langkah-langkah : 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang makna masalah 2. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis masalah-masalah yang biasanya timbul dalam kearsipan. 3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, mengidentifikasikan pemecahan masalah yang dihadapi dalam kearsipan Analisis 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan masalah? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 2. Apa sajakah masalah-masalah yang timbul dalam sebuah kearsipan? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 3. Bagaimanakah cara mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................
15
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 1 : Masalah dalam Kearsipan
1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan masalah? Jawab : Masalah adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau diatasi karena apabila dibiarkan dapat menimbulkan hal-hal negatif.
2. Masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan a. Menurut Drs. Moekijat Menurut Moekijat masalah-masalah yang sering dihadapi dalam administrasi kearsipan yaitu: a) Penggunaan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah b) Organisasi yang kurang baik, perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas c) Pegawai yang tidak terlatih d) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu e) Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat f) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan g) Kurang adanya pengawasan terhadap surat baik dalam peminjaman maupun pengembaliannya
b. Menurut Drs. E. Martono Berikut masalah yang sering timbul dalam kearsipan: a) Warkat tidak dapat ditemukan kembali karna hilang b) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat c) Jumlah warkat setiap hari selalu bertambah d) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat e) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat f) Pegawai arsip kurang terlatih
16
c. Menurut Drs. The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansiinstansi adalah sebagai berikut: a) Surat tidak dapat ditemukan kembali ketika surat diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi b) Peminjaman atau pemakaian surat oleh peminjam arsip jangka waktunya sangat lama, bahkan tidak dikembalikan c) Bertambahnya surat kebagian kearsipan tanpa diimbangi degan penyusutan arsip sehingga tempat dan peralatan arsip tidak mencukupi d) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena tidak adanya pengaraham kepada petugas arsip.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah atau swasta dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi dalam kearsipan yaitu: a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat padahal seharusnya arsip harus segera disimpan c. Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama e. Penyusunan arsip secara serampangan f. Petugas arsip kurang terampil
3. Berikut beberapa cara yang dilakukan untuk mengatasi masalah dalam kearsipan a. Pergunakan system penyimpanan secara tepat b. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan atau kontrol, dan pengendalian yang ketat c. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan a) Ruang
tempat
penyimpanan
harus
tetap
kering
(tidak
lembab),
ruangan
memungkinkan cahaya matahari masuk keruang penyimpanan arsip, memiliki ventilasi udara yang memadai, dan ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan api.
17
b) Penggunaan racun serangga, diharapkan setiap enam bulan sekali ruang penyimpanan arsip disemprot dengan DDT atau sejenisnya. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemportan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan dengan cara meletakannya di sela-sela arsip untuk mencegah serangga dan kutu buku. c) Tindakan preventif (pencegahan) misalnya melarang petugas arsip atau siapapun membawa makanan ke tempat penyimpanan arsip, menyediakan tabung pemadam kebakaran di ruang arsip. d) Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihkan arsip dengan vacuum cleaner dan juga mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. d. Fasilitas Kearsipan Memenuhi Syarat e. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat f. Penyelenggaraan Penyusutan Warkat
18
Nama Kelompok : Kelas
:
Tanggal
:
LKS 2 : Prosedur Membersihkan Arsip dari Debu
Tujuan : Siswa mampu memahami cara mengatasi masalah terutama dalam hal kebersihan arsip dari debu
Alat
:
Ruang arsip Vacuum cleaner Kuas cat
Langkah kerja : 1. Membagi siswa kedalam kelompok-kelompok kecil terdiri dari 4 (empat) peserta didik 2. Peserta didik diarahkan menuju ruang arsip 3. Peserta didik memulai dengan membersihkan arsip yang berada dicelah-celah menggunakan kuas cat 4. Peserta didik membersihkan arsip dari debu menggunakan vacuum cleaner dimulai dari rak yang paling atas
Analisis : Bagaimanakah langkah-langkah membersihkan arsip dari debu? .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................
19
Kunci Jawaban LKS 2 : Prosedur Membersihkan arsip dari debu
Bagaimanakah langkah-langkah membersihkan arsip dari debu? 1. Mulai membersihkan arsip dari debu yang berada dicelah-celah lemari arsip menggunakan kuas 2. Jangan gunakan kain basah untuk membersihkan arsip karena akan merusak arsip 3. Jangan gunakan sulak untuk membersihkan arsip dari debu karena hanya akan memindahkan debunya saja 4. Gunakan vacuum cleaner untuk membersihkan debu 5. Memulai proses pembersihan dari rak paling atas
20
Nama Kelompok : Kelas
:
Tanggal
:
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : Produk 1a
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan masalah? 2. Sebutkan masalah-masalah yang biasanya dihadapi dalam kearsipan?
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : PRODUK 1b
1. Seberapa pentingkah arsip itu sehingga kita harus menangani setiap masalah yang ada dalam kearsipan? 2. Bagaimana cara mengatasi berbagai macam masalah yang ada dalam kearsipan?
21
Kunci Jawaban Lembar Penilaian 1 : Produk 1a
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan masalah? Masalah adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau diatasi karena apabila dibiarkan dapat menimbulkan hal-hal negatif.
2. Sebutkan masalah-masalah yang biasanya dihadapi dalam kearsipan? a. Menurut Drs. Moekijat Menurut Moekijat masalah-masalah yang sering dihadapi dalam administrasi kearsipan yaitu: a) Penggunaan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah b) Organisasi yang kurang baik, perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas c) Pegawai yang tidak terlatih d) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu e) Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat f) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan g) Kurang adanya pengawasan terhadap surat baik dalam peminjaman maupun pengembaliannya
b. Menurut Drs. E. Martono Berikut masalah yang sering timbul dalam kearsipan: a) Warkat tidak dapat ditemukan kembali karna hilang b) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat c) Jumlah warkat setiap hari selalu bertambah d) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat e) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat f) Pegawai arsip kurang terlatih
22
c. Menurut Drs. The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansiinstansi adalah sebagai berikut: a) Surat tidak dapat ditemukan kembali ketika surat diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi b) Peminjaman atau pemakaian surat oleh peminjam arsip jangka waktunya sangat lama, bahkan tidak dikembalikan c) Bertambahnya surat kebagian kearsipan tanpa diimbangi degan penyusutan arsip sehingga tempat dan peralatan arsip tidak mencukupi d) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena tidak adanya pengaraham kepada petugas arsip.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah atau swasta dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi dalam kearsipan yaitu: g. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan h. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat padahal seharusnya arsip harus segera disimpan i. Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi j. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama k. Penyusunan arsip secara serampangan l. Petugas arsip kurang terampil
23
Kunci LP 2 : Produk 1b
1. Arsip bagi suatu perusahaan memiliki nilai yang sangat penting, arsip selain digunakan untuk mengingat suatu kejadian juga sebagai bukti serta bahan pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu diperlukan arsip harus bisa ditemukan dengan cepat, tepat, akurat, dan lengkap. Arsip berbeda dengan dokumen, dokumen apabila hilang kita masih bisa mencarinya, akan tetapi arsip apabila hikang kita tidak bisa mencari gantinya. oleh sebab itu, masalah-masalah yang ada dalam kearsipan harus ditangani semaksimal mungkin mengingat nilai penting arsip bagi suatu perusahaan. 2. Bagaimana cara mengatasi berbagai macam masalah yang ada dalam kearsipan? Betikut adalah beberapa cara pemecahan masalah dalam kearsipan: a. Pergunakan system penyimpanan secara tepat b. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan atau kontrol, dan pengendalian yang ketat c. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab), ruangan memungkinkan cahaya matahari masuk keruang penyimpanan arsip, memiliki ventilasi udara yang memadai, dan ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan api. b) Penggunaan racun serangga, diharapkan setiap enam bulan sekali ruang penyimpanan arsip disemprot dengan DDT atau sejenisnya. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemportan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan dengan cara meletakannya di sela-sela arsip untuk mencegah serangga dan kutu buku. c) Tindakan preventif (pencegahan) misalnya melarang petugas arsip atau siapapun membawa makanan ke tempat penyimpanan arsip, menyediakan tabung pemadam kebakaran di ruang arsip. d) Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihkan arsip dengan vacuum cleaner dan juga mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
24
d. Fasilitas Kearsipan Memenuhi Syarat e. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat f. Penyelenggaraan Penyusutan Warkat
25
Nama
:
Kelas
:
Tanggal
:
LEMBAR PENILAIAN 2 : PROSES
Melaksanakan praktek memberisihkan arsip dari debu untuk merawat arsip dan menghindari masalah arsip yang berasal dari kotoran. Posedur : 1. Membuat kelompok kecil yang terdiri dari 4 (empat) peseta didik setiap kelompoknya. 2. Arahkan siswa menuju ruang arsip 3. Sediakan perlengkapan yang dibutuhkan (vacuum cleaner dan kuas) 4. Menjelaskan prosedur yang harus dilakukan peserta didik 5. Peserta didik melakukan tugas sesua dengan prosedur yang sudah ditentukan 6. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format assesman kinerja dibawah ini 7. Memberikan assesmen kinerja proses kepada siswa sebelum memulai praktek 8. Siswa diizinkan mengassesmen kineja mereka sendiri dengan format yang telah ditentukan
26
FORMAT PENILAIAN PROSES
No 1.
2
3
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Persiapan: - Kemampuan koordinasi antar anggota - Kemampuan komunikasi
10 10
Prosedur Kinerja - Kerjasama - Ketelitian - Kecermatan - Kecepatan - Kesesuaian dengan prosedur
10 10 10 10 10
Hasil Kinerja - Kebersihan - Kerapihan arsip - Pengembalian alat yang dibutuhkan Jumlah
Skor Asesmen Oleh siswa Oleh guru sendiri
10 10 10 100
Malang, Siswa,
2016
Guru,
(........................................)
(...............................................)
Dosen Pembimbing,
(........................................)
27
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur : 1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok 2. Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No
1
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Skor Asesmen Oleh siswa sendiri
Oleh guru
Menyiapkan rangkaian prosedur kinerja dan koordinasi dengan
25
anggota lain 2.
Mengidentifikasi kemampuan kerjasama dalam kelompok
3
25
Mengidentifikasi ketelitian dan kecekatan dalam menangani masalah
25
arsip 4
Mengidentifikasi kerapihan dan kebersihan hasil kinerja
25 100
Jumlah
Malang,
2016
Siswa,
Guru,
(........................................)
(...............................................)
28
Nama
:
Kelas
:
Tanggal
:
LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan
C = Menunjukkan
perbaikan
kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No 1
Rincian Tugas
Memerlukan
Menunjukkan
Memuaskan
Sangat baik
Kinerja (RTK)
perbaikan (D)
kemajuan (C)
(B)
(A)
Teliti, tekun, cekatan
2
Jujur
3
Loyal
4
Disiplin
5
Dapat dipercaya
6
Dapat menyimpanan rahasia
7
Kreatif-inovatif
Malang,
2016
Pengamat,
( .......................................)
29
Nama
:
Kelas
:
Tanggal
: LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan
C = Menunjukkan
perbaikan
B = Memuaskan
A = Sangat
kemajuan
baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No
Rincian Tugas
Memerlukan
Menunjukkan
Memuaskan
Sangat baik
Kinerja (RTK)
perbaikan (D)
kemajuan (C)
(B)
(A)
1
Berkomunikasi
2
Bekerjasama
3
Melayani
Malang,
2016
Pengamat,
(......................................)
30
