BIJZONDER BESTEK. Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 19 september 2011 om 10 u

BIJZONDER BESTEK Consultancy op de volgende domeinen : risk, audit, compliance, information & communication technology, security, privacy forencics &security en juridische aspecten

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 19 september 2011 om 10 u.

1.

Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht........................................... 5 1.1 Onderverdeling van de opdracht in loten................................................................... 5 1.2 Identiteit van de aanbestedende overheid................................................................. 5 1.3 Gunningswijze van de opdracht................................................................................. 5 1.4 Aard van de opdracht en bepaling van de prijzen...................................................... 5 1.5 Duur van de opdracht ................................................................................................ 5 1.6 Informatiesessie ........................................................................................................ 6 1.7 Vorm en inhoud van de offerte .................................................................................. 7 1.7.1 Vertrouwelijkheidsclausule..................................................................................... 8 1.7.2 Varianten................................................................................................................ 8 1.7.3 Opties .................................................................................................................... 8 1.7.4 Betreffende de gevolmachtigden: .......................................................................... 8 1.7.5 Betreffende de documenten van technische inslag................................................ 8 1.7.6 Betreffende de prijs van de opdracht. .................................................................... 8 1.7.7 Te gebruiken formulieren (opgenomen als bijlage van dit bestek): ........................ 8 1.8 Indiening en opening van de offertes......................................................................... 9 1.8.1 Indiening van de offertes........................................................................................ 9 1.8.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ..................................... 10 1.8.3 Opening van de offertes....................................................................................... 10 1.9 Procedure voor gunning van de opdracht................................................................ 10 1.9.1 Kwalitatieve selectiecriteria .................................................................................. 10 1.9.1.1 Criteria van uitsluiting ....................................................................................... 11 1.9.1.2 Criterium van economische en financiële capaciteit......................................... 13 1.9.1.3 Criteria van technische capaciteit..................................................................... 13 1.9.2 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................... 14 1.9.3 Gunningscriteria................................................................................................... 14 1.9.3.1 Lijst met gunningscriteria voor lot 1 .................................................................. 14 1.9.3.2 Lijst met gunningscriteria voor lot 2 .................................................................. 14 1.9.3.3 Lijst met gunningscriteria voor lot 3 .................................................................. 15 1.9.3.4 Het criterium « Prijs » ....................................................................................... 15 1.9.3.5 Eindresultaat .................................................................................................... 15 2. Clausules met betrekking tot de uitvoering van de opdracht .......................................... 16 2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht ....................................................... 16 2.2 Borgstelling.............................................................................................................. 17 2.3 Controle en supervisie van de uitvoering van de opdracht ...................................... 18 2.4 Personeel van de aannemer.................................................................................... 18 2.5 Uitvoering van de opdracht...................................................................................... 19 2.5.1 Procedure voor gunning van de bestelbon ....................................................... 19 2.5.2 Veiligheid en vertrouwelijkheid ......................................................................... 19 2.5.3 Publiciteit – Referenties.................................................................................... 20 2.5.4 Eigendom ......................................................................................................... 20 2.5.5 Praktische modaliteiten voor de uitvoering van de opdracht ............................ 21 2.6 Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten ................................................................................................................... 21 2.7 Facturatie en betaling .............................................................................................. 22 2.7.1 Facturatie ............................................................................................................. 22 2.7.2 Betaling................................................................................................................ 22 2.7.3 Prijsherziening ..................................................................................................... 22 2.8 Geschillen en betwistingen ...................................................................................... 23 2.8.1 Verweermiddelen van de aanbestedende overheid ......................................... 23 2.8.2 Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging........................ 23 2

2.8.3 Verplichting tot samenwerking.......................................................................... 24 Beschrijving van de opdracht.......................................................................................... 25 3.1 Contexte .................................................................................................................. 25 3.2 Organisatie van de ICT............................................................................................ 25 3.3 Lot 1 ........................................................................................................................ 27 3.3.1 Doelstelling....................................................................................................... 27 3.3.2 Details van de domeinen .................................................................................. 27 3.3.3 Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht........................................ 27 3.3.4 Visie, organisatorische en relationele methodologie ........................................ 28 3.3.5 Beschrijving van de minimale competenties en ervaring in het door de aanbestedende overheid gevraagde cv.......................................................................... 28 3.3.6 Door de inschrijver gegarandeerde expertise................................................... 29 3.3.7 De SLA ............................................................................................................. 29 3.4 Lot 2 ........................................................................................................................ 29 3.4.1 Doelstelling....................................................................................................... 29 3.4.2 Details van de domeinen .................................................................................. 30 3.4.3 Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht........................................ 30 3.4.4 Visie, organisatorische en relationele methodologie ........................................ 30 3.4.5 Beschrijving van de minimale competenties en ervaring in het door de aanbestedende overheid gevraagde cv.......................................................................... 31 3.4.6 Door de inschrijver gegarandeerde expertise................................................... 31 3.4.7 De SLA ............................................................................................................. 31 3.5 Lot 3 ........................................................................................................................ 32 3.5.1 Doelstelling....................................................................................................... 32 3.5.2 Details van de domeinen .................................................................................. 32 3.5.3 Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht........................................ 32 3.5.4 Visie, organisatorische en relationele methodologie ........................................ 32 3.5.5 Beschrijving van de minimale competenties en ervaring, gevraagd door de aannemer ....................................................................................................................... 33 3.5.6 Door de inschrijver gegarandeerde expertise................................................... 33 3.5.7 De SLA ............................................................................................................. 33 4. BIJLAGEN ...................................................................................................................... 34 4.1 BIJLAGE A: Model van inschrijving ........................................................................ 34 4.2 BIJLAGE B 1: Inventaris – prijstabel lot 1:............................................................... 36 4.3 BIJLAGE B 2: Inventaris – prijstabel lot 2:............................................................... 37 4.4 BIJLAGE B 3: Inventaris – prijstabel lot 3:............................................................... 38 4.5 BIJLAGE C: Tabel Vragen – Antwoorden................................................................ 39 4.6 BIJLAGE D: Model van formulier voor de presentatie van referenties..................... 40

3.

3

Voor alle informatie over dit bestek kunt u contact opnemen met: Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/643.12 Fax: 0257/968.01 E-mail: [email protected] Projectauteur Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mr. Arnaud Martens Telefoon: 0257/66269 E-mail: [email protected] Bepalingen die de opdracht regelen Toepasselijke reglementering

1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

Documenten met betrekking tot de opdracht -

-

Onderhavig bijzonder bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, alsook de berichten van wijziging met betrekking tot deze opdracht, verzonden naar de individuele bestemmelingen via een aangetekende brief of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennen van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opmaak van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De documenten van de inschrijver

-

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen -

4

1. Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht Deze opdracht heeft betrekking op 3 loten : - Lot 1 heeft betrekking op de gunning van een contract voor een opdracht van consultancy inzake risico’s, quality, audit, compliance. - Lot 2 heeft betrekking op de gunning van een contract voor een opdracht van consultancy inzake veiligheid, information & communication technology, privacy forencics & continuity ten gunste van de Stafdienst ICT van de FOD Financiën. - Lot 3 heeft betrekking op de gunning van een contract voor een opdracht van juridische consultancy op domeinen die te maken hebben met informatietechnologieën. De gepresteerde services moeten in overeenstemming zijn met de specificaties van deel 3 van dit bijzonder bestek.

1.1 Onderverdeling van de opdracht in loten De opdracht omvat drie loten.

1.2 Identiteit van de aanbestedende overheid Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel 1.3 Gunningswijze van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking (art. 53 § 3, 3° van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken). Krachtens artikel 17, § 2, 2°, b van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om aan de aannemer door middel van een procedure van onderhandeling zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal drie jaar na het voltooien van deze opdracht services te gunnen die gelijkaardig zijn aan de services die werden uitgevoerd in het kader van dit bijzonder bestek. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de toewijzing van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode.

1.4 Aard van de opdracht en bepaling van de prijzen Opdracht van diensten. Opdracht met prijsborderellen. 1.5 Duur van de opdracht De duur van de opdracht bedraagt 3 jaar voor de 3 loten, met mogelijkheid tot verlenging met één jaar, en dit tot tweemaal toe. Het voorziene aantal mandagen voor deze opdracht bedraagt 600 voor het geheel van de loten 1 en 2. Deze hoeveelheid wordt geraamd op 50 per jaar voor lot 3. De aanbestedende overheid kan het exacte aantal

5

mandagen dat zal worden toegekend aan de loten 1, 2 en 3, niet garanderen. De opdracht zal aanvangen vanaf de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De inschrijver moet evenwel rekening houden met het feit dat de administratie zal overgaan tot een jaarlijkse evaluatie van de kwaliteit van de verleende diensten in de meest ruime zin en dat ze unilateraal kan beslissen om een eind te maken aan deze opdracht op het einde van elk jaar. 1.6 Informatiesessie De informatiesessie zal plaatsvinden op 24 augustus 2011 om 10 u. op het volgende adres: North Galaxy Koning Albert II-laan 33 te 1030 Brussel, in zaal Mandarijn (C5). In de loop van de informatiesessie zal het voorwerp van de opdracht bondig worden toegelicht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Om organisatorische redenen mag elke onderneming maximaal twee personen afvaardigen.

Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 19 augustus 2011 werden ingediend. Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend op het adres [email protected]

De vragen en antwoorden zullen op de internetsite www.minfin.fgov.be worden geplaatst onder de rubriek « Overheidsopdrachten » . De inschrijvers zijn verplicht om hun vragen te stellen volgens het model "vragen - antwoorden" en om de betreffende richtlijnen te respecteren. Dit model is als bijlage bij het bestek voorzien (bijlage C) Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzonder bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie. Op dezelfde wijze worden ze, indien ze vaststellen dat de FOD Financiën bepaalde karakteristieken, componenten of functionaliteiten heeft weggelaten die onmisbaar zijn of die de functionaliteit of de efficiëntie van het systeem zouden kunnen verbeteren, aangespoord om dit te laten weten vóór de informatiesessie en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het insturen van de vragen.

De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

6

1.7 Vorm en inhoud van de offerte

De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De offerte van de inschrijver moet verplicht worden gepresenteerd in de volgende vier gedeelten : Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Technische capaciteit D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing)

Deel 2 – Financieel gedeelte De antwoorden voor de prijstabel Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van hoofdstuk 3 van het bestek . Deel 4 – Bijlagen Bijlage A: Formulier van inschrijving Bijlage B: Prijsmodel Bijlage C: Referenties met recente projecten, zowel in de privé- als de overheidssector, die verband houden met het project

Specifieke bijlagen 1, 2, 3, … : andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.

Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd.

Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. De inschrijver moet een continue en ononderbroken nummering voorzien van alle pagina’s van de offerte en haar bijlagen.

7

Er wordt gevraagd het aantal documenten tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke documenten gegroepeerd worden in grotere documenten. Het is tevens belangrijk een duidelijke volgorde van de fidocumenten aan te geven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. 1.7.1

Vertrouwelijkheidsclausule

Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. 1.7.2

Varianten

Elke inschrijver mag slechts één offerte overmaken; varianten zijn niet toegestaan. 1.7.3

Opties

De presentatie van vrije opties is niet toegestaan. 1.7.4

Betreffende de gevolmachtigden:

Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd. 1.7.5

Betreffende de documenten van technische inslag

De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die als bijlage bij de offerte zijn gevoegd (specifieke bijlagen), kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten.

1.7.6

Betreffende de prijs van de opdracht.

De prijzen moeten worden vermeld in euro (EUR). De offerte moet een prijsinventaris omvatten, waarvan een model is te vinden in bijlage B. De inschrijver moet het model in bijlage B navolgen. Zo niet kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. 1.7.7 • • •

Te gebruiken formulieren (opgenomen als bijlage van dit bestek):

Het formulier van inschrijving: zie bijlage: “formulier van inschrijving” Het formulier met de prijstabel : zie bijlage: “prijstabel – inventaris” Het formulier voor de referenties: zie bijlage : ”model voor referenties”

8

1.8 Indiening en opening van de offertes

In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. 1.8.1

Indiening van de offertes

Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: FR: Liza Torossian 02 790 52 66, [email protected] NL: Peter Christiaens 02 790 52 58, [email protected]

9

1.8.2

Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

Indien de inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet hij dit doen volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte kan gebeuren langs elektronische weg volgens de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of de intrekking van een reeds verzonden of ingediende offerte vereist een schriftelijke verklaring die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden betekend. Het bericht van de intrekking dient dan bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toe te komen alvorens hij de zitting opent. 1.8.3

Opening van de offertes

De openbare zitting voor de opening van de elektronische offertes zal plaatsvinden op 19 september 2011 om 10 u., op het volgende adres : FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine zaal. 1.9 Procedure voor gunning van de opdracht Alleen de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria zullen in aanmerking worden genomen voor de evaluatie van de offertes, voor zover deze offertes regelmatig worden bevonden. Er wordt ook gevraagd dat er bijzondere aadacht wordt besteed aan de duidelijke en nauwkeurige presentatie van de grvaagde inlichtingen. 1.9.1

Kwalitatieve selectiecriteria

De aanbestedende overheid zal overgaan tot de kwalitatieve selectie van de inschrijver op basis van de inlichtingen over de persoonlijke situatie van elke inschrijver alsook op basis van de informatie en documenten betreffende de evaluatie van de financiële, economische en technische omstandigheden (cf. art. 68 tot 71, KB 8 januari 1996).

Deze eerste selectiefase zal plaatsvinden op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria (criteria van uitsluiting, van economische en financiële capaciteit, en van technische capaciteit). De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om vóór de gunning van deze opdracht na te gaan of de inschrijvers zich niet in een van de situaties van uitsluiting bevinden die worden vermeld in §1.9.1.1

10

1.9.1.1 Criteria van uitsluiting Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de toewijzing van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

2°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 euro is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft.

Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 euro, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 euro na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen.

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes:

11

1°

een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

§.3.

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt;

2°

een faillissements verklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt.

Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde criterium van uitsluiting In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1. deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek;

12

2. omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4. het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht. Vijfde criterium van uitsluiting In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: • het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957) ; • het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948) ; • het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949) ; • het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958) ; • de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit.

1.9.1.2 Criterium van economische en financiële capaciteit De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal worden beoordeeld op basis van een verklaring over zijn omzet betreffende prestaties die gelijkaardig zijn aan de prestaties die het voorwerp uitmaken van deze opdracht, en die door de onderneming werden gerealiseerd in de voorbije drie jaar, en dit met vermelding van het gedeelte dat in België werd uitgevoerd.

1.9.1.3 Criteria van technische capaciteit 1) Een lijst met de belangrijkste gelijkaardige services, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. Het gebruik van het model in bijlage is vereist voor de presentatie van de referenties.

2) Opgave van het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand gedurende de laatste drie jaar (en het aantal ervan in België), zowel in het algemeen als voor wat betreft de activiteiten in verband met dit project.

13

3) De inschrijver moet in zijn offerte elk elk beroep op onderaanneming vermelden, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

1.9.2

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijke besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. Elke offerte waarvan de financiële gegevens onvolledig zijn, kan onregelmatig worden verklaard. Een offerte is onvolledig op financieel vlak als: • •

ze contradicties of significante onjuistheden bevat inzake de kosten, of de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bijzonder bestek, niet respecteert.

1.9.3

Gunningscriteria

Wat de keuze van de meest interessante offerte vanuit economisch oogpunt betreft, zullen de regelmatig bevonden offertes van de geselecteerde inschrijvers worden geëvalueerd op basis van een reeks gunningscriteria. Deze criteria worden tegenover elkaar gewogen om een eindrangschikking te bekomen.

1.9.3.1 Lijst met gunningscriteria voor lot 1 De inschrijver moet bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria zijn de volgende :

1 2 3 4 5 6

Prijs Visie, organisatorische en relationele methodologie (3.3.4) Minimaal gegarandeerde expertise (3.3.5 & 3.3.6) Termijn (3.3.4) SLA (3.3.7) Voorbeelden van rapporten (3.3.3)

40 15 20 10 10 5

De volgende offertes tellen niet mee voor de gunning van de opdracht: De offertes die niet minstens 60 % van alle punten behalen voor het totaal van « visie, minimaal gegarandeerde expertise, termijn, SLA, voorbeelden van rapporten » (33/55) worden uitgesloten. 1.9.3.2 Lijst met gunningscriteria voor lot 2 De inschrijver moet bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. Willen de offertes regelmatig worden bevonden, dan zijn dit de enige gunningscriteria: 1 Prijs 2 Visie, organisatorische en relationele methodologie (3.4.4)

40 15

14

3 4 5 6

Minimaal gegarandeerde expertise (3.4.5 & 3.4.6) Termijn (3.4.4) SLA (3.4.7) Voorbeelden van rapporten (3.4.3)

20 10 10 5

De volgende offertes tellen niet mee voor de gunning van de opdracht: De offertes die niet minstens 60 % van alle punten behalen voor het totaal van « visie, minimaal gegarandeerde expertise, termijn, SLA, voorbeelden van rapporten » (33/55) worden uitgesloten.

1.9.3.3 Lijst met gunningscriteria voor lot 3 1 Prijs 2 Visie, organisatorische en relationele methodologie (3.5.4) CV (3.5.5) en geschiktheid van de offerte voor de domeinen, 3 bestreken door de opdracht (3.5.2) 4 Termijn (3.5.4) 5 SLA (3.5.7) 6 Voorbeelden van rapporten (3.5.3)

40 15 20 10 10 5

De offertes die niet minstens 60 % van alle punten behalen voor het totaal van « visie, cv en geschiktheid van de offerte voor de domeinen, bestreken door de opdracht, termijn, SLA, voorbeelden van rapporten » (33/55) worden uitgesloten.

1.9.3.4 Het criterium « Prijs » Het criterium "Prijs" zal als volgt worden gewogen :

 Pr P = Pmax ×  min  Pr  offerte

   

waarbij : • • • •

Prmin = laagste prijs van de offertes die in aanmerking komen na de evaluatie van de bovengenoemde gunningscriteria Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium « Prijs » Pmax = maximale weging van het criterium « Prijs »

1.9.3.5 Eindresultaat De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

15

2. Clausules met betrekking tot de uitvoering van de opdracht

2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht

Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 doet de aanbestedende overheid onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van :

Uittreksel uit §1: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2: De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.

16

2.2

Borgstelling

De aannemer stelt een borg samen die gelijk is aan 5% van het geraamde totaalbedrag van de beoogde bestellingen. De aannemer overhandigt aan de aanbestedende overheid het bewijs van de borgstelling binnen 30 dagen na ontvangst van de bestelbon. Het bedrag van de borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borgstelling in speciën , door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-2004099-79, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het een collectieve borgtocht betreft, d oor het deponeren door een vennootschap die deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het een garantie betreft, door de akte v an verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1° ofwel van het reçu van deponering van de Deposit o- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° ofwel de erkenning van deponering die is uitgere ikt door de kassier van de staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° ofwel het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber”, naargelang het geval. Als het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn is geleverd, wordt er een boete toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:

17

FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel De borgstelling wordt op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtnemer vrijgegeven na de voorlopige oplevering.

2.3 Controle en supervisie van de uitvoering van de opdracht Leidinggevende dienst :

FOD Financiën, Stafdienst ICT North Galaxy Koning Albert II-laan 33 bus 95 de Toren C, 5 verdieping 1030 Brussel

Leidinggevende ambtenaar :

Mr. L. COLLET, Directeur Stafdienst ICT

2.4 Personeel van de aannemer Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de aanbestedende overheid zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De aannemer moet de opleiding van zijn personeel verzekeren om hun kennis op een toereikend niveau te brengen en te houden. Deze opleiding wordt niet beschouwd als productief voor de aanbestedende overheid en mag bijgevolg niet worden gefactureerd. Voor lot 3 moet het personeel, aangesteld voor de uitvoering van de opdracht, verplicht hetzelfde zijn als dat wat in de offerte wordt voorgesteld. Zo niet moet het personeel, ter beschikking gesteld voor de uitvoering, van een gelijkwaardig niveau zijn en moet het de goedkeuring krijgen van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: -

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde opdracht in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar;

Voor lot 3 voegt de inschrijver bij zijn offerte het curriculum vitae van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De in dit verband verkregen inlichtingen zullen door de aanbestedende overheid strikt vertrouwelijk worden behandeld en zullen in geen geval worden overgemaakt aan derden.

18

2.5

Uitvoering van de opdracht 2.5.1

Procedure voor gunning van de bestelbon

Bij de gunning van elke bestelbon, gericht aan de aannemer, zal de volgende procedure gelden : - De aanbestedende overheid dient bij de contractbeheerder een verzoek in om het probleem kort uit te leggen. - De SLA betreffende de contractbeheerder vangt op dat moment aan. - De aanbestedende overheid legt een maximale termijn van drie dagen op om de contractbeheerder te ontmoeten met het oog op het uitleggen van het op te lossen probleem zodra het verzoek is ingediend. - De contractbeheerder maakt een becijferd voorstel over. - Als de aanbestedende overheid akkoord gaat, wordt de opdracht opgestart. De SLA voor de terbeschikkingstelling van de consultant(s) vangt aan. - Als de aanbestedende overheid niet akkoord gaat, gunt ze ofwel de opdracht niet ofwel vraagt ze een ander voorstel. 2.5.2

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

De informatie in kwestie: • kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; • kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; • kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; • die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; • die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of • die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe:

19

• om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; • om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

2.5.3

Publiciteit – Referenties

Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid.

2.5.4

Eigendom

De studies, architecturen en eventuele ontwikkelingen, gecreëerd door het personeel van de aannemer en de documentatie die ermee gepaard gaat, en in het algemeen, elk document dat in uitvoering van deze opdracht rechtstreeks of onrechtstreeks wordt opgemaakt door het personeel van de aannemer, alsook de rechten van intellectuele eigendom die eraan gekoppeld zijn, worden eigendom van de FOD Financiën, naarmate ze ontstaan. Het is het personeel van de aannemer verboden, enig document dat aan de FOD Financiën toebehoort, mee te nemen, behalve in de gevallen waarin dat noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van zijn taken. Dat zou met name het geval zijn bij de verplaatsingen tussen verschillende sites van de FOD Financiën.

20

2.5.5

Praktische modaliteiten voor de uitvoering van de opdracht

2.5.5.1

Plaats en uurregeling voor de uitvoering van de services

De diensten worden hoofdzakelijk verricht te Brussel, in de lokalen van de FOD Financiën. Als de aannemer gedurende bepaalde periodes op andere plaatsen zou moeten werken, dan worden de reiskosten niet door de FOD Financiën terugbetaald. De diensten kunnen verricht worden in de lokalen van de aanbestedende overheid of elders worden gepresteerd, als de aanbestedende overheid daar een bijzonder voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

2.5.5.2

Door de FOD Financiën ter beschikking gestelde technische middelen

De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal 1 kantoorplaats tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in § 2.8 vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

2.6

Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te verwezenlijken. Aldus komt hij tegemoet aan een resultaatsverplichting. De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

De aannemer staat in principe aan de FOD Financiën alle intellectuele eigendomsrechten af die verband houden met de rapporten, codes, documentatie, enz. die hij ter beschikking stelt van de FOD Financiën. Voor alle rapporten, broncodes, documentatie, enz., opgenomen in het bijzonder bestek, achteraf vermeld of op indirecte wijze aangehaald, waarvan de intellectuele eigendom niet werd afgestaan aan de aanbestedende overheid in overeenstemming met de bepalingen van het bijzonder bestek, biedt de aannemer in kwestie aan de aanbestedende overheid – en garandeert hij dat al zijn medewerkers, afgevaardigden en/of onderaannemers (met inbegrip van degene die in de offerte worden vermeld, zonder daartoe beperkt te blijven) hetzelfde doen - een onvoorwaardelijke, onherroepelijke, nietexclusieve en niet-overdraagbare licentie voor alle meest recente versies van de rapporten, broncodes, documentatie, enz. op het moment van het verstrijken van het af te sluiten contract, in de mate dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de services na het verstrijken van het contract, en dit zonder

21

andere kosten dan de prijs die zal worden vastgesteld voor de opdracht in het contract. De aannemer in kwestie vrijwaart de aanbestedende overheid voor wat betreft de kosten en/of schadevergoedingen ten gevolge van het niet naleven van dit contract door zijn medewerkers, afgevaardigden of onderaannemers (met inbegrip van degene die in de offerte worden vermeld, zonder daartoe beperkt te blijven).

2.7 Facturatie en betaling 2.7.1

Facturatie

Voor elk verschuldigd bedrag moet door de aannemer een factuur in twee exemplaren worden opgemaakt die wordt overgemaakt aan de volgende dienst : FOD Financiën Centrale dienst facturatie Koning Albert II-laan 33 bus 788 1030 Brussel

De betaling is onderworpen aan de voorlegging van een perfect reglementaire factuur met vermelding van de btw en met een kopie van het betreffende pv van oplevering. Het aantal dagen van gepresteerde consultancy met realisatie van de doelstellingen wordt gefactureerd per opdracht voor de loten 1,2,3.

2.7.2

Betaling

De volgende betaalmodaliteiten zijn van toepassing:

Voorschotten zijn niet mogelijk. De betalingen kunnen slechts achteraf gebeuren voor gepresteerde en geaccepteerde services. De betaaltermijn bedraagt 50 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden berekend in overeenstemming met artikel 15, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

2.7.3

Prijsherziening

Voor de services is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: 1.

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien

2. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de FOD Financiën, Beheer Contracten Stafdiensten, North galaxy B22, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 3.

De prijsherziening gaat in op: 1. de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; 2. de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de

22

herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd). 4. De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: P = P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) waarbij : P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be 5. De prijzen van de services die later worden besteld, mogen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels. 6. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in het geval van een indexdaling. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij de aangetekende brief uitgaat van de aanbestedende overheid.

2.8 Geschillen en betwistingen

2.8.1

Verweermiddelen van de aanbestedende overheid

De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van het Algemene Bestek (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. - De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. - Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.2 van hoofdstuk 1 in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. - Indien in dit stadium van het geschil niet tot een vergelijk kan worden gekomen, zal het geschil aanhangig worden gemaakt bij de rechtbank van Brussel die als enige bevoegd is. 2.8.2

Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging

Onder voorbehoud van de beschikkingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen uit de artikels 20, 66 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering drie maanden

23

na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de aannemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de Administratie zich het recht voor aan de opdracht te verzaken (cfr Art 9. K.B. van 26 september 1996).

2.8.3

Verplichting tot samenwerking

Behoudens gemotiveerde weigering zal de Administratie zo snel mogelijk alle assistentie, gegevens en informatie verschaffen die door de aannemer als noodzakelijk of nuttig worden beschouwd voor de uitvoering van het project.

24

3.

Beschrijving van de opdracht

3.1 Contexte In het spoor van de algemene Copernicus-hervorming van de federale administratie heeft de FOD Financiën sinds 2001 een eigen moderniseringsplan, Coperfin, opgestart met de bedoeling zijn eigen administratie grondig te moderniseren. Het Coperfin-project heeft geresulteerd in een langetermijnstrategie die is gericht op een transformatie van de FOD Financiën in een moderne organisatie. De FOD zal prioritair zijn fundamentele activiteiten op zich nemen, maar de dienstverlening aan de klant (de belastingplichtige) zal daarin een belangrijke plaats bekleden. 10 jaar later brengen de evolutie en de integratie van de ICT-systemen een complexiteit met zich mee die jaarlijks toeneemt. De openstelling van de systemen voor de buitenwereld leidt tot een grotere aandacht vanwege het ICT-management op het vlak van ICT-governance, gebaseerd op strategische overeenstemming, creatie van waarde, beheer van risico’s en beheer van voorzieningen. Momenteel vraagt men, wanneer zich een ernstig incident voordoet binnen een systeem, het advies van de betrokken afdeling. Deze methode heeft jarenlang prima gefunctioneerd, maar toont nu haar beperkingen ingevolge de integratie van systemen die steeds meer correlaties vertonen met andere afdelingen. Kortom, dit leidt tot belangenconflicten en noopt de IT-organisaties ertoe hun organisatiemethode te herzien. Steeds meer organisaties vragen externe instellingen om advies, aanbevelingen, analyses, enz.. Het doel is een onafhankelijk advies te bekomen aangaande de problematieken van het moment, en het ICT-management de kans te bieden de meest geschikte beslissing te nemen binnen een extreem korte termijn. Een andere grote tendens binnen de markt is de beveiliging van de informatiesystemen. Hoe vaak leest het publiek immers niet dat een systeem werd gehackt? Hoe vaak heeft men het in het nieuws niet over diefstal van identiteit of ongewenste toegang tot iemands persoonlijke gegevens? De beveiliging van de informatiesystemen is één van de grote thema’s voor de komende vijf jaar. Ook op dit gebied doen organisaties een beroep op externe instellingen om snel een antwoord te bieden op gestelde problemen via onafhankelijk advies. Kortom, grote organisaties doen steeds vaker een beroep op externe instellingen om erg snel onafhankelijke adviezen te bekomen in het geval van erg specifieke problemen, waarover geen interne kennis bestaat of waar belangenconflicten zouden kunnen rijzen, en dit om het hoofd te bieden aan de steeds snellere ontwikkelingen van de informatiesystemen. 3.2 Organisatie van de ICT

De Stafdienst ICT telt ongeveer 500 medewerkers en is georganiseerd in 6 domeinen, elk geleid door een verantwoordelijk diensthoofd dat verslag uitbrengt bij de directeur van de Stafdienst ICT : Operaties Verantwoordelijk voor het beheer van de servers en de mainframes, de opslag en de opvolging van de prestaties Support aan de gebruikers Verantwoordelijk voor de servicedesk, de customer supplies, de ingebuikneming en de distributie van software, en het beheer van het park met kantoortoepassingen. Telecommunicaties en netwerk Verantwoordelijk voor het gegevensnetwerk en het IP-telefonienetwerk.

25

Infrastructuur en architectuur Verantwoordelijk voor de standaardcomponenten van de architectuur (CCFF, RDC) en de development support (tools en methodologie). Datawarehouse Verantwoordelijk voor ETL, analyse van gegevens en rapporten, beheer van het datawarehouse. Toepassingen Verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van de toepassingen op de verschillende platformen.

Bovendien bestaan er staffuncties voor het beheer van projecten, de opleiding en de managementsupport, die eveneens rechtstreeks verslag uitbrengen bij de directeur van de Stafdienst ICT. Voor grote projecten wordt er ook een beroep gedaan op externe leveranciers, waarbij sommige medewerkers ook actief zijn binnen de gebouwen van de FOD. Wat de ICT-standaarden betreft, publiceert de ICT-dienst de documentatie op de site van de FOD Financiën. Deze beschrijft de platformen waarop het geïntegreerde systeem zal worden gerealiseerd en de ontwikkelingsomgevingen die zullen worden gebruikt. De documenten zijn toegankelijk op het volgende adres: http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B , rubriek ‘ICT fundamenten’.

26

3.3 Lot 1 3.3.1

Doelstelling

De Stafdienst ICT zou een beroep willen kunnen doen op een externe firma om een antwoord te formuleren op specifieke vragen op de IT-domeinen van audit, risico’s, kwaliteit, conformiteit en informatie- en communicatietechnologie. Voor de meeste opdrachten meent de aanbestedende overheid dat, telkens een vraag moet worden opgelost, de duur van elke opdracht wordt geraamd tussen 10 en 30 mandagen. Het voorziene aantal mandagen voor deze opdracht bedraagt 600 voor het geheel van de loten 1 en 2. De duur van het contract is 3 jaar. De aanbestedende overheid kan het exacte aantal mandagen dat zal worden toegewezen aan respectievelijk lot 1 en lot 2, niet garanderen. Het gevraagde profiel om te antwoorden op deze vragen is een « senior » profiel. Het profiel wordt bepaald in punt 3.3.5.

3.3.2

Details van de domeinen

Domeinen Risk IT – Audit Compliance

Subdomeinen Al wat te maken heeft met risico’s, audit, compliance Project risk services Data quality & integrity IT risk management Al wat te maken heeft met Cobit Exploitation Application Infrastructure Helpdesk

Quality

Al wat te maken heeft met de kwaliteit IT quality management system Quality improvement program

Information and communication technology IT governance & strategy IT processes & organisation Application & system IT portofolio management

3.3.3

Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht

De algemene output die de aannemer meestal zal moeten leveren, moet de definitie van het probleem, de bestudering van het probleem, de findings, de aanbevelingen en de bijlagen bevatten. De FOD Financiën kan steeds om andere outputs vragen in de loop van de opdracht.

27

De inschrijver moet een voorbeeld van rapport voorzien voor elk domein van punt 3.3.2 . De inschrijver moet 3 rapporten voorzien.

3.3.4

Visie, organisatorische en relationele methodologie

De inschrijver moet in zijn voorstel uitleggen op welke manier hij de effectiviteit, de efficiëntie, het respect voor deadlines, het beheer van de urgentie van de te behandelen vragen, en het kader van de relaties met de aanbestedende overheid zal garanderen, waarbij de verzekering van een goede uitvoering van de opdracht behouden blijft. Deze organisatie wordt door de inschrijver toegelicht in een methodologische nota van ongeveer 15 pagina’s. • • • • • • • • •

De volgende aspecten moeten met name in acht worden genomen : De eigenlijke werkmethode. De structuur en de organisatie van de inschrijver. De genomen maatregelen om urgenties en overbelasting te beheren. De methode en de wijze van communicatie (doorsturen van vragen, contact met de klant). Het personeel en de materiële voorzieningen om een kwalitatieve communicatie met de aanbestedende overheid te bekomen, desgevallend in noodgevallen. De aanbestedende overheid legt een maximale termijn van 3 dagen op om de contractbeheerder te ontmoeten voor de nodige uitleg over het op te lossen probleem, zodra het verzoek daartoe werd ingediend. De termijn om te beschikken over de nodige mensen en middelen zodra de omvang van de opdracht (duur en nodige voorzieningen) werd gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer. De termijn om de gevraagde mensen en middelen te bekomen in het geval van een weigering van het eerste voorstel door de aanbestedende overheid. De methodologie om de uit te voeren werkzaamheden te bepalen.

3.3.5

Beschrijving van de minimale competenties en ervaring in het door de aanbestedende overheid gevraagde cv

Bij de definitie van de opdracht zal de contractbeheerder van de aannemer verplicht zijn om aan de aanbestedende overheid het cv en alle certificaten (bijvoorbeeld CISA-certificaten) te bezorgen van de voorgestelde consultant(s) voor de uitvoering van de opdracht. De aanbestedende overheid legt de nadruk op de volgende vereisten: • •

Alle voorgestelde cv’s voor de uitvoering van een opdracht moeten minimaal de ervaring van een senior hebben. De aanbestedende overheid zal steeds de mogelijkheid hebben om het voorgestelde cv voor de gedefinieerde opdracht niet te accepteren. De contractbeheerder zal dan verplicht zijn zo spoedig mogelijk een nieuw cv voor te stellen.

3.3.5.1. Basisvoorwaarden -

CISA-certificatie Certificaties op het gebied van zijn kennis (bijvoorbeeld : CISM, CISSP) Een ervaring van minstens 7 jaar op één of meer gebieden van lot 1 (vb. 7 jaar op het gebied van audit of 7 jaar op het gebied van kwaliteit). Een ervaring van 3 jaar op het gebied van kwaliteit en 4 jaar op het vlak van audit is niet toegestaan, ook al is dat samen 7 jaar. Het gaat om 7 jaar op één van de volgende 3 gebieden: -

-

Risk IT – Audit – Compliance Quality Information and communication technology

Werktaal : Nederlands of Frans. Tweetaligheid is een troef.

3.3.5.2. Taken/competenties

28

-

Adviseren. Opmaken van rapporten. Opstellen van pv’s van vergaderingen. Uitvoeren van interviews. Opzoekingen doen in het IS van de aanbestedende overheid. Door de aanbestedende overheid gestelde vragen oplossen (3.3.1 en 3.3.2).

3.3.6

Door de inschrijver gegarandeerde expertise

De inschrijver kan meer basisvoorwaarden, taken en competenties voorzien wat betreft punt 3.3.5. De inschrijver moet geen cv voorzien in het kader van zijn offerte. De inschrijver moet zijn minimaal gegarandeerde expertise detailleren in een nota van maximaal 7 pagina’s. De volgende aspecten moeten met name in acht worden genomen : • • •

De garantie dat de inschrijver over voldoende mensen en middelen beschikt (de inschrijver moet kunnen antwoorden op alle details van domeinen, zoals gespecificeerd in punt 3.3.2). De aanwezigheid van personen die dezelfde competentie hebben. De mogelijkheid om een beroep te doen op andere specialisten (buiten de firma) voor specifieke aspecten in verband met de gestelde vraag.

3.3.7

De SLA

De inschrijver moet een SLA voorstellen die minstens rekening houdt met de volgende vereisten: • • •

Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om over de nodige mensen en middelen te beschikken zodra een opdracht is gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer. Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om over de gevraagde mensen en middelen te beschikken wanneer de aanbestedende overheid een eerste voorstel heeft geweigerd. Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om het probleem toe te lichten aan de contractbeheerder van de aannemer met wie de aanbestedende overheid de opdracht zal bepalen.

3.4 Lot 2 3.4.1

Doelstelling

De Stafdienst ICT zou een beroep willen kunnen doen op een externe firma om een antwoord te formuleren op specifieke vragen op het IT-domein van de veiligheid. Voor de meeste opdrachten meent de aanbestedende overheid dat, telkens een vraag moet worden opgelost, de duur van elke opdracht wordt geraamd tussen 10 en 30 mandagen. Het voorziene aantal mandagen voor deze opdracht bedraagt 600 voor het geheel van de loten 1 en 2. De duur van het contract is 3 jaar. De aanbestedende overheid kan het exacte aantal mandagen dat zal worden toegewezen aan respectievelijk lot 1 en lot 2, niet garanderen. Het gevraagde profiel om te antwoorden op deze vragen is een « senior » profiel. Het profiel wordt bepaald in punt 3.4.5.

29

3.4.2 Domein Veiligheid

Details van de domeinen Subdomeinen Al wat te maken heeft met de veiligheid Toegangscontrole Application security Business continuity and disaster recovery Criptography Information security and risk management Operation security Physical and environmental security Security Architecture and design Telecommunication and network security Information security governance Information security project execution & architecture Information security awareness Information security project & application Business continuity management Security operation

3.4.3

Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht

De algemene output die de aannemer meestal zal moeten leveren, moet de definitie van het probleem, de bestudering van het probleem, de findings, de aanbevelingen en de bijlagen bevatten. De FOD Financiën kan steeds om andere outputs vragen in de loop van de opdracht. De inschrijver moet binnen de subdomeinen van punt 3.4.2 twee voorbeelden van rapporten verschaffen. 3.4.4

Visie, organisatorische en relationele methodologie

De inschrijver moet in zijn voorstel uitleggen op welke manier hij de effectiviteit, de efficiëntie, het respect voor deadlines, het beheer van de urgentie van de te behandelen vragen, en het kader van de relaties met de aanbestedende overheid zal garanderen, waarbij de verzekering van een goede uitvoering van de opdracht behouden blijft. Deze organisatie wordt door de inschrijver toegelicht in een methodologische nota van ongeveer 15 pagina’s. • • • • • • •

De volgende aspecten moeten met name in acht worden genomen : De eigenlijke werkmethode. De structuur en de organisatie van de inschrijver. De genomen maatregelen om urgenties en overbelasting te beheren. De methode en de wijze van communicatie (doorsturen van vragen, contact met de klant). Het personeel en de materiële voorzieningen om een kwalitatieve communicatie met de aanbestedende overheid te bekomen, desgevallend in noodgevallen. De aanbestedende overheid legt een maximale termijn van 3 dagen op om de contractbeheerder te ontmoeten voor de nodige uitleg over het op te lossen probleem, zodra het verzoek daartoe werd ingediend. De termijn om te beschikken over de nodige mensen en middelen zodra de omvang van de opdracht (duur en nodige voorzieningen) werd gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer.

30

• •

De termijn om de gevraagde mensen en middelen te bekomen in het geval van een weigering van het eerste voorstel door de aanbestedende overheid. De methodologie om de uit te voeren werkzaamheden te bepalen.

3.4.5

Beschrijving van de minimale competenties en ervaring in het door de aanbestedende overheid gevraagde cv

Bij de definitie van de opdracht zal de contractbeheerder van de aannemer verplicht zijn om aan de aanbestedende overheid het cv en alle certificaten (bijvoorbeeld CISM- of CISSP-certificaten) te bezorgen van de voorgestelde consultant(s) voor de uitvoering van de opdracht. De aanbestedende overheid legt de nadruk op de volgende vereisten: • •

Alle profielen voor de uitvoering van een opdracht moeten minimaal de ervaring van een senior hebben. De aanbestedende overheid zal steeds de mogelijkheid hebben om het voorgestelde profiel voor de gedefinieerde opdracht niet te accepteren. De contractbeheerder zal dan verplicht zijn zo spoedig mogelijk een nieuw profiel voor te stellen.

3.4.5.1. Basisvoorwaarden -

CISM- of CISSP-certificatie Certificaties op het gebied van zijn kennis Een ervaring van minstens 7 jaar op dit gebied en van 5 jaar op een van de subdomeinen, vermeld in punt 3.4.2 Werktaal : Nederlands of Frans. Tweetaligheid is een troef.

3.4.5.2. Taken en competenties -

Adviseren. Opmaken van rapporten. Opstellen van pv’s van vergaderingen. Uitvoeren van interviews. Opzoekingen doen in het IS van de aanbestedende overheid. Door de aanbestedende overheid gestelde vragen oplossen (3.4.1 en 3.4.2).

3.4.6

Door de inschrijver gegarandeerde expertise

De inschrijver kan meer basisvoorwaarden, taken en competenties voorzien wat betreft punt 3.4.5. De inschrijver moet geen cv voorzien in het kader van zijn offerte. De inschrijver moet zijn minimaal gegarandeerde expertise detailleren in een nota van maximaal 7 pagina’s.

3.4.7

De SLA

De inschrijver moet een SLA voorstellen die minstens rekening houdt met de volgende vereisten: • • •

Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om over de nodige mensen en middelen te beschikken zodra een opdracht is gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer. Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om over de gevraagde mensen en middelen te beschikken wanneer de aanbestedende overheid een eerste voorstel heeft geweigerd. Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om het probleem toe te lichten aan de contractbeheerder van de aannemer met wie de aanbestedende overheid de opdracht zal bepalen.

31

3.5 Lot 3 3.5.1

Doelstelling

De Stafdienst ICT zou een beroep willen kunnen doen op een externe firma om een antwoord te formuleren op specifieke vragen op het juridische domein dat verband houdt met de informatietechnologieën. Deze opdrachten zijn voornamelijk van korte duur: de aanbestedende overheid meent dat, telkens een vraag moet worden opgelost, de duur van de opdracht wordt geraamd tussen 10 en 20 mandagen. Het voorziene aantal mandagen voor deze opdracht bedraagt 50 per jaar. De duur van het contract is 3 jaar. De aanbestedende overheid kan het exacte aantal mandagen niet garanderen. Het gevraagde profiel om te antwoorden op deze vragen is van het « senior » type (3.5.5). . 3.5.2 • • • • • • • •

Details van de domeinen

Evolutie van de deontologische ICT-code Intellectuele eigendom en auteursrechten op het vlak van informatietechnologieën: vrije en proprietary software, enz. Juridische aspecten die te maken hebben met Identity and Acces Management Juridische aspecten van cloud computing Juridische aspecten op het vlak van het Datawarehouse Juridische support op het vlak van SOA en interoperabiliteit Juridische ICT-aspecten in verband met tele-werk Vragen over de individuele verantwoordelijkheid van de Directeur van de Stafdienst ICT

Deze lijst is niet beperkend. 3.5.3

Voorbeeld van gewenste output tijdens de opdracht

De algemene output die de aannemer meestal zal moeten leveren, moet de definitie van het probleem, de bestudering van het probleem, de findings, de aanbevelingen en de bijlagen bevatten. De FOD Financiën kan steeds om andere outputs vragen in de loop van de opdracht. De inschrijver moet binnen de domeinen van punt 3.5.2 twee voorbeelden van rapporten verschaffen. 3.5.4

Visie, organisatorische en relationele methodologie

De inschrijver moet in zijn voorstel uitleggen op welke manier hij de effectiviteit, de efficiëntie, het respect voor deadlines, het beheer van de urgentie van de te behandelen vragen, en het kader van de relaties met de aanbestedende overheid zal garanderen, waarbij de verzekering van een goede uitvoering van de opdracht behouden blijft. Deze organisatie wordt door de inschrijver toegelicht in een methodologische nota van ongeveer 15 pagina’s. • • • • • • •

De volgende aspecten moeten met name in acht worden genomen : De eigenlijke werkmethode. De structuur en de organisatie van de inschrijver. De genomen maatregelen om urgenties en overbelasting te beheren. De methode en de wijze van communicatie (doorsturen van vragen, contact met de klant). Het personeel en de materiële voorzieningen om een kwalitatieve communicatie met de aanbestedende overheid te bekomen, desgevallend in noodgevallen. De aanbestedende overheid legt een maximale termijn van 3 dagen op om de contractbeheerder te ontmoeten voor de nodige uitleg over het op te lossen probleem, zodra het verzoek daartoe werd ingediend. De termijn om te beschikken over de nodige mensen en middelen zodra de omvang van de opdracht (duur en nodige voorzieningen) werd gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer.

32

• •

De termijn om de gevraagde mensen en middelen te bekomen in het geval van een weigering van het eerste voorstel door de aanbestedende overheid. De methodologie om de uit te voeren werkzaamheden te bepalen.

3.5.5

Beschrijving van de minimale competenties en ervaring, gevraagd door de aannemer

De aanbestedende overheid legt de nadruk op de volgende vereiste: •

Alle profielen voor de uitvoering van een opdracht moeten minimaal de ervaring van een senior hebben. 3.5.5.1 Basisvoorwaarden -

Diploma van licentiaat of master in de rechten Een ervaring van minstens 7 jaar op de domeinen, vermeld in punt 3.5.2 Werktaal : Nederlands of Frans. Tweetaligheid is een troef. 3.5.5.2 Taken/competenties

-

Adviseren. Opmaken van rapporten. Door de aanbestedende overheid gestelde vragen oplossen (3.5.1 en 3.5.2).

3.5.6

Door de inschrijver gegarandeerde expertise

De inschrijver kan meer basisvoorwaarden, taken en competenties voorzien wat betreft punt 3.5.5. De inschrijver moet geen cv voorzien in het kader van zijn offerte. De inschrijver moet zijn minimaal gegarandeerde expertise detailleren in een nota van maximaal 7 pagina’s. Hij moet ook het cv toevoegen van de in zijn offerte voorgestelde persoon/personen (maximaal 2 cv’s). De inschrijver moet ook relevante bijkomende studies en/of opleidingen vermelden (kopie voorzien van titels van bijkomende studies en/of attesten van gevolgde opleidingen), naast de doctrinale bijdragen op het vlak van de betreffende onderwerpen en desgevallend het onderwijs dat terzake werd verzorgd.

3.5.7

De SLA

De inschrijver moet een SLA voorstellen die minstens rekening houdt met de volgende vereisten: • •

Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om over de nodige mensen en middelen te beschikken zodra een opdracht is gedefinieerd door de contractbeheerder van de aannemer. Een boete per dag in het geval van een niet gerespecteerde termijn om het probleem toe te lichten aan de contractbeheerder van de aannemer met wie de aanbestedende overheid de opdracht zal bepalen.

33

4.

BIJLAGEN 4.1 BIJLAGE A: Model van inschrijving

Administratieve aspecten Voorwerp van de inschrijving : “Consultancy op de volgende domeinen : risk, audit, compliance, information & communication technology, security, privacy forencics &security en juridische aspecten”

Bijzonder bestek: “Consultancy op de volgende domeinen : risk, audit, compliance, information & communication technology, security, privacy forencics &security en juridische aspecten” Identificatie van de inschrijver: Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Nr : Plaats : Postcode : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : RSZ-nummer: Ondernemingsnummer : Contactpersonen en telefoonnummers : en voor dewelke De heer/Mevrouw (*)

Bus :

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bijzonder bestek « Consultancy op de volgende domeinen : risk, audit, compliance, information & communication technology, security, privacy forencics &security en juridische aspecten » van de services die hiervoor werden gedetailleerd en die verband houden met de posten, die dit document vormen, tegen betaling van de volgende eenheidsprijzen: zie bijlage B. In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bijzonder bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting op het rekeningnummer : IBAN-code

34

BIC-code Voor de interpretatie van het contract Nederlands/Frans (*) wordt als taal

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden :

Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestendende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen)

Ik machtig de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (vb. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties.

Gedaan:

te

op

2011

35

4.2

BIJLAGE B 1: Inventaris – prijstabel lot 1:

Het gebruik van dit formulier is verplicht. Met prijzen die elders worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

PRIJS ZONDER BTW PER

BTW-TARIEF

MANDAG

SENIOR

Gedaan te : Datum :

36

4.3

BIJLAGE B 2: Inventaris – prijstabel lot 2:

Het gebruik van dit formulier is verplicht. Met prijzen die elders worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

PRIJS ZONDER BTW PER

BTW-TARIEF

MANDAG

SENIOR

Gedaan te : Datum :

37

4.4

BIJLAGE B 3: Inventaris – prijstabel lot 3:

Het gebruik van dit formulier is verplicht. Met prijzen die elders worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

PRIJS ZONDER BTW PER

BTW-TARIEF

MANDAG

SENIOR

Gedaan te : Datum :

38

4.5 BIJLAGE C: Tabel Vragen – Antwoorden

De inschrijver is verplicht om het volgende model voor « Vragen – Antwoorden » te gebruiken om zijn vragen te stellen aan de aanbestedende overheid met het oog op de informatiesessie. De vragen worden doorgestuurd in een spreadsheet. Alle vragen moeten verplicht verwijzen naar het bijzonder bestek, dit om een snel antwoord mogelijk te maken (vb. 1.1.1, pagina 4.). De taal van het gebruikte bestek moet eveneens worden vermeld (Nl of Fr), aangezien de nummering van de pagina’s kan verschillen per taal.

Opmerking : als de vraag niet kan worden gekoppeld aan een paragraaf, wordt in de eerste kolom « algemeen » gezet. Gelieve erop te letten de cellen NIET op te splitsen. Paragraaf

Pagina

Taal

Vragen

39

4.6 BIJLAGE D: Model van formulier voor de presentatie van referenties NB : het gebruik van dit model is verplicht.

1. Naam van het project

…………………………………………………………………….

2. Naam van de 3. Bedrijfssector onderneming …………………………… ……………………………………………………………………. 4. Naam van een 5. Contactgegevens contactpersoon …………………………… ……………………………………………………………………. 6. Toepassingsgebied van 7. Beoogde doelstellingen de ontwikkeling of het project …………………………… ……………………………………………………………………. 8. Aanvangsdatum (fase 9. Einddatum per fase) - …………………………… …………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) A. Hardware B. Software C. Services …………………………… …………………… …………………… …………………… 11. Lijst en korte A.Naam B. Aandeel in opdracht C. Vakkennis beschrijving van rol en onderneming(en) aandeel van eventuele …………………… …………………… …………………… onderaannemers 12. Type van verzoek op het gebied van risk, audit, compliance, information & communication technology, security, privacy forencics &security en juridische aspecten

40