BESTEK SAF-T. Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 14 juli 2011 om 10 u

BESTEK SAF-T

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 14 juli 2011 om 10 u.

1.

Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht........................................... 5 1.1 Identificatie van de opdracht...................................................................................... 5 1.1.1. De aanbestedende overheid .............................................................................. 5 1.1.2. Controle en supervisie van de uitvoering van de opdracht ................................. 5 1.1.3. Identificatie van de opdracht............................................................................... 5 1.1.4. Onverenigbaarheden.......................................................................................... 7 1.1.5. Aard van de opdracht ......................................................................................... 7 1.1.6. Gunningswijze van de opdracht ......................................................................... 7 1.1.7. Onderverdeling van het project in loten / opties ................................................. 7 1.1.8. Geldigheidsduur van de opdracht....................................................................... 7 1.1.9. Beschrijving van de uit te voeren diensten ......................................................... 7 1.2 Bepalingen die de opdracht regelen .......................................................................... 8 1.2.1 Wetgeving .............................................................................................................. 8 1.2.2 Documenten, eigen aan de opdracht ..................................................................... 8 1.3 Vraag om informatie .................................................................................................. 9 1.4 Offerte ..................................................................................................................... 10 1.4.1 Indiening en opening van de offertes ................................................................... 10 1.4.1.1 Indiening van de offertes .................................................................................. 10 1.4.1.2 Opening van de offertes ................................................................................... 11 1.4.2 Geldigheidsduur van de offertes .......................................................................... 11 1.4.3 Varianten.............................................................................................................. 11 1.4.4 Vorm en inhoud van de offerte............................................................................. 11 1.5 Prijs van de opdracht............................................................................................... 13 1.5.1 Algemeen............................................................................................................. 13 1.5.2 Munteenheid ........................................................................................................ 13 1.6 Procedure voor gunning van de opdracht................................................................ 14 1.6.1 Kwalitatieve selectiecriteria .................................................................................. 14 1.6.1.1 Criteria van uitsluiting ....................................................................................... 14 1.6.1.2 Criterium van economische en financiële capaciteit......................................... 17 1.6.1.3 Criteria van technische capaciteit..................................................................... 17 1.6.2 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................... 17 1.6.3 Gunningscriteria................................................................................................... 17 1.6.3.1 Lijst met gunningscriteria.................................................................................. 17 1.6.3.2 Het criterium « Prijs » ....................................................................................... 18 1.6.3.3 Eindresultaat .................................................................................................... 18 2. Clausules met betrekking tot de uitvoering van de opdracht .......................................... 19 2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht ....................................................... 19 2.2 Personeel van de aannemer.................................................................................... 19 2.3 Opvolging van de uitvoering van de opdracht.......................................................... 20 2.3.1 Ingezette middelen ........................................................................................... 20 2.3.2 Stuurcomité (Steering Committee) ................................................................... 20 2.3.3 Rapporten (reporting) ....................................................................................... 20 2.3.4 "KICK-OFF"-meeting ........................................................................................ 21 2.4 Borgstelling.............................................................................................................. 21 2.4.1 Samenstelling................................................................................................... 21 2.4.2 Vrijgave van de borgsom.................................................................................. 22 2.5 Uitvoering van de opdracht...................................................................................... 22 2.5.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid ......................................................................... 22 2.5.2 Publiciteit – Referenties.................................................................................... 23 2.5.3 Eigendom ......................................................................................................... 23 2.5.4 Praktische modaliteiten van de uitvoering van de opdracht.............................. 23 2

2.5.4.1 Plaats en uren voor de uitvoering van de diensten......................................................23 2.5.4.2 Door de FOD Financiën ter beschikking gestelde technische middelen ....................24 2.6 Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten ................................................................................................................... 24 2.7 Betaalwijze .............................................................................................................. 26 2.8 Betwistingen en geschillen ...................................................................................... 26 2.8.1 Verweermiddelen van de aanbestedende overheid ......................................... 26 2.8.2 Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging........................ 27 2.8.3 Verplichting tot samenwerking.......................................................................... 27 3. Beschrijving van de opdracht.......................................................................................... 28 3.1 Inleiding ................................................................................................................... 28 3.2 Definitie van de gewenste outputs........................................................................... 28 3.3 Beschrijving van competenties en ervaring ............................................................. 30 3.3.1 Basisvereisten voor het voorgestelde team ......................................................... 30 3.3.2 Taken / bevoegdheden ........................................................................................ 30 3.4 CV ........................................................................................................................... 30 4. BIJLAGEN ...................................................................................................................... 31 4.1 BIJLAGE A: Model van inschrijving ........................................................................ 31 4.2 BIJLAGE B: Inventaris – prijstabel........................................................................... 33 4.3 BIJLAGE C: Tabel ........................................................... 34 4.4 BIJLAGE D: Model van formulier voor presentatie van referenties.......................... 35 4.5 BIJLAGE E: Formulier voor cv van de personen, aangesteld voor de projecten ..... 36

3

4

1. Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1 Identificatie van de opdracht

1.1.1.De aanbestedende overheid Aanbestedende overheid : FOD Financiën

1.1.2.Controle en supervisie van de uitvoering van de opdracht Leidinggevende dienst :

FOD Financiën, Stafdienst ICT North Galaxy Koning Albert II-laan 33 bus 95 e Toren C, 5 verdieping 1030 Brussel

Leidinggevende ambtenaar :

Mr. L. COLLET, Directeur Stafdienst ICT

Te contacteren ambtenaren : A. MARTENS, Informaticus E-mail : [email protected] Tel. : 0257/6.62.69

Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht kan worden gericht aan: FOD Financiën Projectteam “SAF-T” North Galaxy, Toren C Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel [email protected]

1.1.3.Identificatie van de opdracht Algemene context Sinds enkele jaren reeds voert de FOD Financiën een verregaande modernisering en hernieuwing door van zijn organisatie, zijn werkmethodes en zijn informaticaoplossingen, met de bedoeling de kwaliteit van de overheidsdienst, de werkomgeving van de ambtenaren en de efficiëntie van hun werkzaamheden te verbeteren. Tot de opdrachten die onder de verantwoordelijkheid van de FOD Financiën vallen, behoren ook degene die de « compliance » van de belastingplichtigen op fiscaal vlak moeten bevorderen en nagaan. Meerdere internationale instellingen, waarvan België deel uitmaakt, zijn eveneens geïntereseerd in deze kwestie, met name de OESO die streeft naar de uitwerking en de promotie van audittools en documentatie ten behoeve van de fiscale administraties en andere betrokken groepen (bedrijven, leveranciers van boekhoud- en beheerssoftware, fiscalisten, ...), en dan met name informaticatools. In het kader van de Copernicus-hervorming streeft de FOD Financiën naar de ontwikkeling van technieken voor e-audit, en dit in de mate van het mogelijke in overeenstemming met de internationale standaarden.

5

Specifieke context

Tot de audittools die met name worden voorgesteld door de OESO behoort de Standard Audit File TAX (SAF-T), gebaseerd op internationale boekhoudkundige normen (International Accounting Standards Committee - IASC), en de nationale taxonomieën die eruit voortvloeien. Het principe van SAF-T bestaat erin een standaardlijst te definiëren met gegevens die noodzakelijk worden geacht voor een fiscale computeraudit, alsook het formaat (eveneens standaard) waarin die gegevens moeten worden geëxporteerd.

Belang van SAF-T a) Voor de administratie • • • • • • b)

Standaardiseren / vereenvoudigen van de toegang tot de gegevens; Bestrijken van het merendeel van de boekhoudkundige en extra-boekhoudkundige gegevens ; Automatiseren van een bepaald aantal auditprocedures; E-audit uitbreiden tot de meeste ondernemingen; Bruikbaar door het merendeel van de controleambtenaren; Inkorten van de termijn van de controles mét verbetering van hun efficiëntie.

Voor de bedrijven • Beperken van de last van de controles (duur, complexiteit, …) • Vermijden om een beroep te moeten doen op de computerdiensten van een gespecialiseerde firma in het kader van een controle

c)

Voor de uitgevers van software • Gebaseerd op internationale standaarden • Makkelijker aan te passen aan nationale specificaties

Het voorwerp van dit project is de realisatie van een voorstudie, geraamd op maximum 300 mandagen en bedoeld om de FOD Financiën opheldering te verschaffen over alle implicaties van de eventuele invoering van een SAF-T.

6

1.1.4.Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de onverenigbaarheden. Art. 78 - § 1 – Moet worden afgewezen, de aanvraag tot deelneming of de offerte voor een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten ingediend door de persoon die belast werd met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van die werken, leveringen of diensten, indien die persoon wegens die verrichtingen een voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst. Toch zal de aanbestedende overheid, alvorens de aanvraag tot deelneming of de offerte van die persoon om die reden af te wijzen, aan deze laatste per aangetekende brief vragen schriftelijk de afdoende verantwoordingen te bezorgen waarmee kan worden aangetoond dat hij geen dergelijk voordeel geniet. Deze vormvereiste moet niet worden vervuld wanneer deze verantwoordingen werden gevoegd bij de aanvraag tot deelneming of de offerte.

1.1.5.Aard van de opdracht Opdracht van diensten. Opdracht tegen globale prijs.

1.1.6.Gunningswijze van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag met bekendmaking op Europees niveau (art. 53 § 3, 3° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 met betrekking tot overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten, en concessies van openbare werken). In toepassing van art. 18 van de wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zonodig volgens een andere methode.

1.1.7.Onderverdeling van het project in loten / opties De opdracht bestaat uit een enkel lot.

1.1.8.Geldigheidsduur van de opdracht Deze termijn is vastgesteld op 1 jaar en neemt een aanvang op de dag die volgt op de dag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

1.1.9.Beschrijving van de uit te voeren diensten De uitgevoerde diensten moeten in overeenstemming zijn met de specificaties van deel 3 van dit bijzonder bestek.

7

1.2 Bepalingen die de opdracht regelen

1.2.1 • • • • •

•

Wet van 24 december 1993 (B.S. van 22/01/1994 en errata in B.S. van 25/02/1997) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26.1.1996 en errata bij het B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (B.S. van 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De bijlage van het voorgaande koninklijk besluit van 26 september 1996, genaamd Algemene AannemingsVoorwaarden. Het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 betreffende de voorafgaande controle en de volmachten op het vlak van de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten, en op het vlak van de verlening van concessies voor openbare werken op federaal niveau (B.S. van 24 oktober 1996). Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

1.2.2 •

•

• •

Wetgeving

Documenten, eigen aan de opdracht

Dit bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aannemingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de huidige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de Administratie verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De offerte van de dienstverlener. De verduidelijkingen en de door de aanbestedende overheid geaccepteerde verbintenissen, overgemaakt bij wijze van aanvulling van de offerte (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

8

1.3 Vraag om informatie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist een enkele informatiesessie te organiseren voor de kandidaat-inschrijvers. Deze sessie wordt gehouden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie en de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer geantwoord worden, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Datum: 20 juni 2011 om 10 u. Plaats: North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, te 1030 Brussel. C5 - Zaal Mandarin.

Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend en dit uiterlijk op 15 juni 2011. Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via e-mail op het adres: [email protected]. De vragen en de antwoorden zullen op de internetsite www.minfin.fgov.be worden geplaatst, rubriek « Overheidsopdrachten » . De inschrijvers zijn verplicht om hun vragen te stellen volgens het model van "vragen - antwoorden" en om de bijbehorende instructies na te leven. Dit model is als bijlage bij dit bijzonder bestek voorzien (bijlage C). Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere lastenboek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere lastenboek te vermelden (de paginering kan verschillen al naargelang de taal).

Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzonder bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. En ook indien ze merken dat de FOD Financiën bepaalde eigenschappen, componenten of functionaliteiten heeft weggelaten die onontbeerlijk zijn of die de functionaliteit of de efficiëntie van het systeem zouden kunnen verbeteren, worden ze aangespoord om dit te laten weten vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het insturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn lastenboeken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig lastenboek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zonodig zal de FOD, indien zij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

9

1.4 Offerte 1.4.1

Indiening en opening van de offertes 1.4.1.1 Indiening van de offertes

In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de uiterste ontvangstdatum. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: • •

NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected] FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected]

10

Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram of telefax worden medegedeeld voor zover zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent. 1.4.1.2 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 14 juli 2011 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine Zaal.

1.4.2

Geldigheidsduur van de offertes

De geldigheidsduur van de offertes mag niet korter zijn dan 240 kalenderdagen. Deze geldigheidsduur begint te lopen vanaf de uiterste datum, bepaald voor de indiening van de offertes. Gedurende deze periode mag er geen enkele prijsherziening worden toegepast.

1.4.3

Varianten

Elke inschrijver mag slechts één enkele offerte overmaken; varianten zijn niet toegestaan.

1.4.4

Vorm en inhoud van de offerte

De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.

11

Vertrouwelijkheidsclausule Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie


Uitsluitingscriteria




Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver




Technische capaciteit

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De prijstabel : de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 – Technisch voorstel << De offerte volgt de structuur van deel C van het bestek/ ...>> Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Bijlage 3, 4, … :< invulling mogelijke andere bijlagen > Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen.

Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd.

Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een ononderbroken nummering voorzien worden.

12

Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.

Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de « uitsluitingscriteria » vermeld in het punt « procedure van gunning van de opdracht ». De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden.

Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 - specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten.

Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): • • • •

Het offerteformulier: zie “bijlage: offerteformulier” Het formulier prijstabel: zie “bijlage: inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”

1.5 Prijs van de opdracht 1.5.1

Algemeen

De inschrijver moet elk deel van zijn offerte op gedetailleerde wijze verduidelijken. Hiertoe moet hij de inventaris invullen die is voorzien in Bijlage B van dit bestek.

Het gebruik van het model in bijlage B is verplicht. Met prijzen die op andere plaatsen worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

1.5.2

Munteenheid

De prijzen moeten worden uitgedrukt in euro (EUR).

13

1.6 Procedure voor gunning van de opdracht Alleen de offertes van inschrijvers die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria zullen in aanmerking worden genomen voor de evaluatie van de offertes, voor zover deze offertes als zijnde regelmatig worden erkend. Er wordt ook gevraagd dat men bijzondere aandacht zou besteden aan de duidelijke en precieze presentatie van de gevraagde inlichtingen. 1.6.1

Kwalitatieve selectiecriteria

De aanbestedende overheid zal overgaan tot de kwalitatieve selectie van de kandidaten op basis van de inlichtingen met betrekking tot de persoonlijke situatie van elke kandidaat alsook op basis van de informatie en de documenten betreffende de evaluatie van diens financiële, economische en technische situatie (cfr. art. 68 tot 71, K.B. 8 januari 1996).

Deze eerste selectiefase zal gebeuren op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria (technische competentie, capaciteit inzake personeel; vaardigheden en ervaring inzake relevante situaties,). De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om vóór de gunning van deze opdracht na te gaan of de inschrijvers zich niet bevinden in één van de situaties van uitsluiting, vermeld in §1.6.1.1

1.6.1.1 Criteria van uitsluiting Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de toewijzing van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste criterium van uitsluiting §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid kan die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

14

Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° voor de bedoelde aangiften geen achterstallige b ijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EUR, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. § 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2° een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

§.3.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1. zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt; 2. een faillissements verklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt. Voor de Belgische inschrijvers kan de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit.

Derde criterium van uitsluiting

De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de btw zijn nagekomen.

15

De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de btw-administratie waaronder hij valt, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde criterium van uitsluiting In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1. deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2. omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4. het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht.

Vijfde criterium van uitsluiting. In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden aangepast, zal de inschrijver, die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken, niet in aanmerking worden genomen voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in om het even welk stadium van de procedure. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: •het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957) ; • het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948) ; •het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 96 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949) ; •het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958) ; •de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 69artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere beschikkingen die zijn voorzien in artikel 43 van het voormelde besluit.

16

1.6.1.2 Criterium van economische en financiële capaciteit De economische en financiële capaciteit van de inschrijver zal worden beoordeeld op basis van een verklaring betreffende de omzet met betrekking tot prestaties die gelijkaardig zijn aan degene die het voorwerp uitmaken van deze opdracht en die door de onderneming werden uitgevoerd in de loop van de voorbije drie jaar, met vermelding van het deel dat werd gerealiseerd in België. Er moet een verschil worden gemaakt tussen de omzet die is gerelateerd met licenties en met diensten.

1.6.1.3 Criteria van technische capaciteit 1) Een lijst met de belangrijkste gelijkaardige diensten (met name op fiscaal, boekhoudkundig, informatica- en organisatorisch vlak), door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren. Als het om diensten aan overheidsinstellingen gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten verstrekt of ondertekend door de bevoegde overheid. Als het gaat om diensten aan particulieren, worden de prestaties gecertificeerd door deze laatsten of, zo nodig, worden ze door de inschrijver verklaard te zijn uitgevoerd. Het gebruik van het model in bijlage D is verplicht voor de presentatie van de referenties. 2) Een indicatie van het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand gedurende de voorbije drie jaar (en het aantal ervan in België) zowel globaal gezien als voor wat betreft de activiteiten in verband met dit project. 3) De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

1.6.2

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bijzonder bestek. De conformiteit van elke offerte ten aanzien van de vooropgestelde behoeften, zal worden onderzocht. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregematig worden beschouwd Elke onvolledige offerte op financieel vlak kan onregelmatig worden verklaard. Een offerte die onvolledig is op financieel vlak, is een offerte: • •

die tegenstrijdigheden of significante onjuistheden bevat wat betreft de kostprijs, of die de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs, zoals die worden geformuleerd in dit bijzondere lastenboek, niet respecteert.

1.6.3

Gunningscriteria

Wat betreft de keuze van de meest interessante offerte vanuit economisch oogpunt, zullen de offertes van de geselecteerde inschrijvers die regelmatig werden bevonden, worden beoordeeld op basis van een reeks gunningscriteria. Deze criteria worden tegen elkaar afgewogen met het oog op het bekomen van een eindrangschikking.

1.6.3.1 Lijst met gunningscriteria De inschrijver zal bij zijn offerte alle nodige inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria zijn de volgende:

1 Prijs 2 Personeel, ingezet voor de vereiste taak 3.3.1 – 3.3.2- 3.4 3 Kennisoverdracht 3.2. punt 1

40 30 15

17

4 Benadering en geleverde outputs 3.2

15

De volgende offertes worden niet meegerekend voor de gunning van de opdracht: Offertes die niet minstens 60% van alle punten behalen voor het totaal van « ingezet personeel, kennisoverdracht, benadering en geleverde outputs » (36/60) worden uitgesloten.

1.6.3.2 Het criterium « Prijs » Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen :

 Pr P = Pmax ×  min  Pr  offerte

   

waarbij : • • • •

Prmin = laagste prijs van de offertes die meetellen na de evaluatie van de eerder vermelde gunningscriteria Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium « Prijs » Pmax = maximale weging van het criterium « Prijs »

1.6.3.3 Eindresultaat De evaluatiescores van de eerder vermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

18

2. Clausules met betrekking tot de uitvoering van de opdracht

2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht In overeenstemming met artikel 65/8 van de wet van 23 december 2009 communiceert de aanbestedende overheid zodra ze de beslissing van gunning heeft genomen : 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver de rede nen van zijn niet-selectie, gedistilleerd uit de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte als onre gelmatig werd beschouwd, de redenen van de verwerping, gedistilleerd uit de gemotiveerde beslissing ; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet wer d uitgekozen en aan de weerhouden inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De communicatie, bedoeld in de eerste alinea, omvat desgevallend tevens : 1° de precieze vermelding van de exacte duur van de termijn, beoogd in artikel 65/11, alinea 1 ; 2° de aanbeveling om de aanbestedende overheid binn en dezelfde termijn te verwittigen via fax, e-mail of elk ander elektronisch kanaal in het geval dat de geïnteresseerde een verzoek tot opschorting indient in overeenstemming met artikel 65/11 ; 3° de vermelding van het faxnummer of het e-mailadr es waarnaar de verwittiging, beoogd in artikel 65/11, alinea 3, kan worden verstuurd. De aanbestedende overheid voert deze communicatie onmiddellijk uit via fax of e-mail of via elk ander elektronisch middel, en op dezelfde dag tevens via een aangetekende brief §2. De communicatie, beoogd in §1, roept geen enkele contractuele verbintenis in het leven ten aanzien van de weerhouden inschrijver en schort de termijn op waarin de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zouden zijn. Voor alle offertes, ingediend in het raam van deze opdracht, loopt de opschorting van deze termijn ten einde : 1° bij gebrek aan een verzoek tot opschorting, beoo gd in artikel 65/11, alinea 2, na afloop van de laatste dag van de periode, beoogd in artikel 65/11, alinea 1 ; 2° in het geval van een verzoek tot opschorting, be oogd in artikel 65/11, alinea 2, op de dag van de beslissing van de beroepsinstantie, beoogd in artikel 65/15 ; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen na de communicatie, beoogd in §1. Sommige inlichtingen mogen niet worden gecommuniceerd omdat hun bekendmaking de toepassing van een wet in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbare belang, afbreuk zou doen aan de legitieme commerciële belangen van overheids- of privébedrijven, of een loyale concurrentie tussen bedrijven in het gedrang zou kunnen brengen

2.2 Personeel van de aannemer Het personeel van de aannemer moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn inzake immigratie en werkvergunningen. De aannemer zal de aanbestedende overheid vrijwaren tegen alle schade in het

19

algemeen die de ou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake. De aannemer moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis inzake de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De aannemer moet de opleiding van zijn personeel verzekeren om zijn kennis op een toereikend niveau te brengen en te houden. Deze opleiding wordt niet beschouwd als zijnde productief voor de aanbestedende overheid en mag bijgevolg niet worden gefactureerd. De personeelsleden die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moeten dezelfde zijn als diegenen die in de offerte worden voorgesteld. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, van een evenwaardig niveau zijn. De aannemer garandeert voor de volle duur van het contract de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de aannemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaandelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. Het personeel van de inschrijver dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: - over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; - in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die worden gebruikt of geproduceerd door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans en het Engels. Het moet over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk door elkaar in beide talen; - de projectleider moet in staat zijn om mondeling te communiceren in het Nederlands en in het Frans.

De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, worden door de aanbestedende overheid in alle vertrouwelijkheid behandeld en worden in geen enkel geval overgemaakt aan derden. Het model voor het te gebruiken curriculum vitae is terug te vinden in Bijlage E. 2.3

Opvolging van de uitvoering van de opdracht 2.3.1

Ingezette middelen

De inschrijvers moeten de middelen preciseren (hardware, software, personeel), die ze zullen inzetten om het beheer van het project te verzekeren. 2.3.2

Stuurcomité (Steering Committee)

Het stuurcomité omvat, enerzijds, de verantwoordelijke voor het project bij de aannemer, samen met de verschillende, volgens de vooruitgang van het project betrokken specialisten, en anderzijds de Cel voor de begeleiding van het project die de aanbestedende overheid vertegenwoordigt. Het stuurcomité is de enige instantie waaraan de aannemer rekenschap moet afleggen; het laat zich bijstaan door een interne projectgroep die is belast met de opvolging van de uitvoering van de opdracht. 2.3.3

Rapporten (reporting)

Periodiek, en wel volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de « kick-off »vergadering, zal de aannemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep (steering committee) over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. De rapporten worden opgemaakt door het personeel van de aannemer. Ze worden voorafgaandelijk ter goedkeuring voorgelegd aan de projectleider van de aanbestedende overheid, die zich zal ontfermen over de verspreiding onder de leden van het stuurcomité via e-mail.

20

2.3.4

"KICK-OFF"-meeting

Binnen een termijn van maximaal één kalendermaand, te rekenen na de gunning van de opdracht, moeten de aannemer en de Federale Overheidsdienst/de Administratie verplicht hun eerste stuurvergadering, KICK-OFFvergadering genaamd, houden. In deze vergadering worden de rollen in de organisatie van het project bepaald. Die rollen kunnen steeds evolueren in de loop van het project.

2.4

Borgstelling 2.4.1

Samenstelling

De aannemer stelt zijn borgsom samen (5% van het totaalbedrag van de opdracht zonder btw). Binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de kennisgeving van de gunning, maakt de aannemer het bewijs van de samenstelling van zijn borgsom over aan de aanbestedende overheid. Het bedrag van de borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in speciën, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie, die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De aannemer moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren:

1°

2°

3°

4°

wanneer het gaat om een borg in speciën, middel s de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 679-200409979, IBAN: BE58 679200409979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer het gaat om een collectieve borgstelling , via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming.

Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° 2° 3° 4° 5°

hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij een bericht van debet, overhandigd door d e kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de akte van solidaire b orgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de akte van verbintenis , opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt.

Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bijzondere lastenboek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de aannemer en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval.

21

Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de aannemer tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van toewijzing van de opdracht.

2.4.2

Vrijgave van de borgsom

De vrijgave van de borgsom is voorzien op het einde van het contract, en dit op verzoek van de aannemer.

2.5

Uitvoering van de opdracht

2.5.1

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de aannemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan zij deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarvan hier sprake: - kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, een geïntegreerde montage, enz.; - kan aan de aannemer worden verstrekt via mondelinge weg, via een demonstratie en/of via het bezorgen van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de aannemer worden verstrekt ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; - kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De aannemer verbindt zich ertoe om alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij tijdens zijn opdracht kennis zal nemen, geheim te houden en dit zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht. De aannemer waarborgt dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen eerbiedigen. Hij zal geen vertrouwelijke gegevens verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de aannemer zijn geassocieerd. Hij zal slechts die gegevens bekend maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onderhavige opdracht, en dit uitsluitend aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën : waarvan de aannemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend raakte bij de FOD Financiën, reeds openbaar was ; die, nadat ze bekend raakte bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de aannemer; die de aannemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de aannemer. De aannemer verbindt zich ertoe : de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien ze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; anderzijds de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden toevertrouwd en voor zover het strikt noodzakelijk blijkt.

22

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de aannemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die door de FOD Financiën aan de aannemer wordt toevertrouwd, blijven integraal het eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de aannemer informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of geregistreerd, het eigendom blijft van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de aannemer te verzoeken om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de aannemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De aannemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De aannemer verbindt zich er bovendien toe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de aannemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft het eigendom van de FOD Financiën. Door haar informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de aannemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op brevethoudersrechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aannemer verbindt zich er toe om zich te onthouden van industriële toepassingen met de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën werd opgelegd in het kader van onderhavige opdracht. De aannemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens onderhavig artikel. 2.5.2

Publiciteit – Referenties

Door de aannemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. 2.5.3

Eigendom

De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de aannemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de aannemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate hun totstandkoming, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de aannemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

2.5.4

Praktische modaliteiten van de uitvoering van de opdracht

2.5.4.1

Plaats en uren voor de uitvoering van de diensten

De diensten zullen hoofdzakelijk in Brussel worden gepresteerd, met name in de lokalen van de FOD Financiën. Indien de aannemer gedurende bepaalde periodes moet werken in andere sites, zullen de verplaatsingskosten niet terugbetaald door de aanbestedende overheid. Een gedeelte van de diensten kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de aannemer, indien deze diensten niet elders kunnen worden uitgevoerd, of indien de FOD Financiën daar een bijzonder voordeel uit kan halen. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel

23

van de aannemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de administratie, zoveel mogelijk dezelfde uurregeling aanhouden als de collega’s van de administratie. De normale kantooruren gaan van maandag tot vrijdag van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

2.5.4.2

Door de FOD Financiën ter beschikking gestelde technische middelen

De aannemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking het het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën stelt aan de personeelsleden van de aannemer tijdens hun opdracht maximaal één werkplek ter beschikking van het type « shared desk » en zonder kasten. Het personeel van de aannemer krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een emailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn leveranciers.

Het personeel van de aannemer moet de interne procedures volgens, alsook de reglementen inzake het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de toegang daartoe. H e t k a n g e e n e n k e l e t o e v o e g i n g o f wi j zi g i n g v a n d e we rkomgeving van de aanbestedende overheid eisen. Als tekortkomingen in de logistieke ondersteuning tot verstoringen van de dienstverlening zouden leiden, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemiddelen, beschreven in § 2.9, alvorens zijn toevlucht te nemen tot de rechtspraak.

2.6

Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten De aannemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te behalen. Hij komt op die manier een resultaatsverplichting na. De aannemer is in alle gevallen verantwoordelijk op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën. Alle informatie van industriële eigendom die in de offerte ligt vervat, moet duidelijk worden aangeduid met de vermelding "INDUSTRIELE EIGENDOM" in de rechterbenedenhoek van de sectie. Het aanmerken van het hele voorstel als zijnde industriële eigendom zal niet worden aanvaard. De inschrijver moet duidelijk alle materialen identificeren (met "VERTROUWELIJK") die als « formules, ontwerpen, tekeningen en onderzoeksgegevens» geboekt staan. De enige verantwoordelijkheid van de FOD Financiën zal worden beperkt tot het vertrouwelijk behandelen van de bovengenoemde gegevens en het op de hoogte brengen van de inschrijver inzake elk verzoek tot openbaarmaking in de loop van een periode van vijf (5) jaar, te rekenen vanaf de datum van de toewijzing van de opdracht. Het niet aanmerken van dergelijke materialen of een laattijdige reactie op de melding dat er een verzoek tot openbaarmaking werd ingediend, zal worden beschouwd als een intrekking van de bewuste eis door de inschrijver met betrekking tot de betrokken materialen. Alle elementen die als antwoord op dit bijzondere lastenboek worden voorgelegd, worden de eigendom van de FOD Financiën. De selectie of de verwerping van een antwoord verandert niets aan dit recht. Indien de inschrijver houder is van een octrooi of een gebruikslicentie aangaande de diensten en de software die in het kader van deze opdracht moeten worden geleverd, kan hij bij de FOD Financiën geen enkele prijsverhoging van zijn offerte bedingen. Hij is eveneens gehouden de tekeningen, modellen en auteursrechten te signaleren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en waarvan hij de auteur of de rechthebbende is. Indien hij dit niet preciseert, kan hij bij de FOD Financiën geen schadeloosstelling claimen omwille van de miskenning van zijn octrooi- of auteursrecht. De aannemer die de rechten van een derde niet heeft gerespecteerd of ze niet heeft gesignaleerd aan de FOD Financiën, stelt zich garant tegenover de FOD voor alle aanspraken die door die derde tegenover hem/haar worden gemaakt.

24

De FOD Financiën kan in het kader van andere projecten de ontwikkelingsproducten gebruiken die voor onderhavige opdracht werden uitgevoerd. De producten die in het kader van onderhavige opdracht voor de FOD Financiën werden ontwikkeld, worden zijn eigendom. De inschrijver garandeert dat de voorgestelde producten geen namaak inhouden van octrooien of auteursrechten die het eigendom zijn van derden en die het gebruik ervan belemmeren of beperken. Alle betreffende rechten moeten door de inschrijvers worden ondersteund. Na de toewijzing van de opdracht moet de aannemer voor eigen rekening de FOD Financiën verdedigen tegen elke beschuldiging als zouden de producten namaak inhouden van octrooien of auteursrechten in België. De bewuste aannemer verbindt zich ertoe, ofwel voor de FOD Financiën het recht te bekomen om de betrokken producten te blijven gebruiken zonder bijkomende kosten, ofwel om de producten voor eigen rekening te wijzigen of te vervangen om een einde te maken aan de situatie van namaak, zonder evenwel de fundamentele productspecificaties te wijzigen. De bewuste aannemer moet, zonder beperking van het bedrag, alle schadevergoedingen, kosten of uitgaven voor zijn rekening nemen, die hieruit voortvloeien en die de aanbestedende overheid ten laste worden gelegd in het kader van een gerechtelijke actie gebaseerd op een dergelijke beschuldiging, en dit voor zover de bewuste aannemer verantwoordelijk is voor de verdediging en voor de onderhandelingen met het oog op een minnelijke schikking. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de bewuste aannemer zo snel mogelijk te informeren in het geval dat ze het voorwerp zou uitmaken van een dergelijke beschuldiging. De aannemer staat in principe aan de FOD Financiën de rechten van intellectuele eigendom af met betrekking tot verslagen, codes, documentatie, enz. die hij ter beschikking van de FOD Financiën stelt.

25

Voor alle verslagen, broncodes, documentatie, enz. die in dit bijzonder bestek worden voorzien, die later worden vermeld of die op indirecte wijze ter sprake komen, waarvan het intellectuele eigendomsrecht niet werd afgestaan aan de aanbestedende overheid overeenkomstig de beschikkingen in het bijzonder bestek, biedt de aannemer in kwestie aan de aanbestedende overheid – en garandeert hij tevens dat al zijn personeelsleden, medewerkers en/of onderaannemers (inbegrepen degenen die vermeld werden in de offerte, maar niet daartoe beperkt) hetzelfde zullen doen - een onvoorwaardelijke, onherroepelijke, niet exclusieve en niet overdraagbare licentie voor de meest recente versies van alle verslagen, bronnencodes, documentatie, enz. op het moment van het verstrijken van het af te sluiten contract, voor zover deze elementen nodig zijn voor de uitvoering van diensten na het verstrijken van het contract, en dit zonder andere kosten dan de prijs die voor de opdracht zal worden bepaald in het contract. De bewuste aannemer stelt zich tegenover de aanbestedende overheid garant voor alle kosten en/of schadevergoedingen ten gevolge van het niet respecteren van dit contract door zijn personeelsleden, medewerkers of onderaannemers (inbegrepen degenen die vermeld werden in de offerte, maar niet daartoe beperkt).

2.7

Betaalwijze

De aannemer moet zijn factuur in 2 exemplaren verzenden naar het volgende adres : FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel

De volgende betalingsmodaliteiten zijn van toepassing :

Voorschotten zijn niet mogelijk. De betalingen kunnen slechts gebeuren aan het einde van de opdracht, en dit voor uitgevoerde en geaccepteerde diensten. De betaaltermijn bedraagt 50 kalenderdagen na de ontvangst van de factuur. De betaling is onderworpen aan de presentatie van een perfect reglementaire factuur, met vermelding van de btw en met een kopie van het betreffende pv van oplevering. Bij de gunning van de opdracht zal de aannemer worden geïnformeerd over de praktische modaliteiten voor de betaling van facturen. Deze modaliteiten houden verband met de definitie van de facturen die kunnen worden voorgelegd voor de respectievelijke diensten. In elk geval moeten de facturen worden voorgelegd in twee exemplaren. De betalingen worden uitgevoerd volgens de boekhoudkundige reglementering van de staat. Verwijlinteresten worden vastgesteld krachtens artikel 15, § 4 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden.

2.8 Betwistingen en geschillen

2.8.1

Verweermiddelen van de aanbestedende overheid

De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn deze, die zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in bijlage bij het K.B. van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld.

26

- De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. - Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1. van Deel A in aanwezigheid van de personen, die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken, zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. - Indien men in dit stadium van het geschil niet tot een overeenkomst kan komen, zal het geschil worden beslecht door het gerecht van Brussel, dat als enige bevoegd is.

2.8.2

Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging

Onder voorbehoud van de beschikkingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen uit de artikels 20, 66 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering niet heeft plaatsgevonden binnen drie maanden na de uitvoeringsdatum, overeengekomen net na de gunning van de opdracht, en indien de aannemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de Administratie zich het recht voor aan de opdracht te verzaken (cfr Art 9. K.B. van 26 september 1996).

2.8.3

Verplichting tot samenwerking

Behoudens gemotiveerde weigering, zal de Administratie zo snel mogelijk alles assistentie, gegevens en informatie verschaffen, die door de aannemer als noodzakelijk of nuttig worden beschouwd voor de uitvoering van het project.

27

3. Beschrijving van de opdracht 3.1 Inleiding De invoering van een Standard Audit File heeft als doel de FOD Financiën de mogelijkheid te bieden om tot een vlottere voorleggen door de belastingplichtigen te komen van de gegevens, die noodzakelijk zijn voor de fiscale controle. De voorstudie moet de FOD Financiën een gedetailleerde analyse verschaffen aangaande de implicaties van een dergelijke beslissing en aangaande de in te zetten middelen om ze op doeltreffende wijze toe te passen. Alle documenten over de SAF-T zijn terug te vinden op de volgende sites : http://www.oecd.org/document/57/0,2340,en_2649_33749_34910329_1_1_1_1,00.html http://www.oecd.org/LongAbstract/0,3425,en_2649_33749_34910278_1_1_1_1,00.html

In dit document staat e-audit voor de fiscale controle van de boekhouding van de bedrijven door middel van informaticatools en computertechnieken (bijvoorbeeld door het gebruik van ACL of IDEA). 3.2 Definitie van de gewenste outputs

A priori moeten de volgende aspecten worden behandeld, zonder dat deze lijst evenwel beperkend is: 1. Aanpassing van de SAF-T van de OESO aan de specifieke Belgische situatie De OESO-standaard maakt bepaalde specificiteiten mogelijk per land. De voorstudie moet de eventueel noodzakelijke of nuttige aanpassingen bepalen (inhoud, niveau van detail, …). Te leveren : - een XML-schema dat de mapping verzorgt tussen de Belgische boekhouding en de SAF-T, rekening houdend met de eventuele noodzakelijke aanpassingen die voortvloeien uit de punten 2 en 3 hieronder; - een bijkomende nota met een duidelijke beschrijving van de data files. - kennisovedracht van het XML-schema 2. Implicaties voor de Belgische boekhoudwetgeving De voorstudie moet de aanpassingen aan de boekhoudwetgeving definiëren die eventueel noodzakelijk of nuttig zijn. Een advies verstrekken over de noodzakelijke aanpassingen aan de Belgische boekhoudwetgeving. 3. Implicaties voor de Belgische fiscale wetgeving De voorstudie moet de aanpassingen aan de fiscale wetgeving definiëren die eventueel noodzakelijk of nuttig zijn. Een advies verstrekken over de noodzakelijke aanpassingen aan de Belgische fiscale wetgeving. 4. Consultatie van de betrokken actoren Tijdens de voorstudie moeten de diverse betrokken actoren (bedrijven, boekhouders, uitgevers van boekhoudsoftware,…) worden geconsulteerd. Een overzicht geven van de standpunten van de verschillende betrokkenen en een advies formuleren over de impact op de verschillende boekhoudprogramma’s.

5. Organisatie van de FOD Financiën voor de ontwikkeling van de e-audit De voorstudie moet een advies verstrekken over de volgende punten:

28

- impact op het globale controleproces (selectie van de dossiers, voorbereiding en controlemethodologie, …) ; - impact op de risicoanalyse; - helpdesk ; - opleiding van de controleambtenaren ; - eventuele andere aspecten. 6. Mogelijke technische oplossingen De voorstudie moet een advies verstrekken over: - de verschillende mogelijke technische oplossingen voor de creatie van de SAF-T’s en hun voorlegging aan de FOD Financiën; bij wijze van voorbeeld : i. periodieke (systematische) voorlegging of voorlegging op aanvraag ; ii. problemen op het vlak van volumes, gerelateerd met de omvang van de bedrijven en het noodzakelijke niveau van detail; - de noodzakelijke tools voor de exploitatie en de analyse van de SAF-T’s binnen de FOD ; bij wijze van voorbeeld: i. interfacing tussen SAF-T en de tools voor analyse die momenteel worden gebruikt bij de FOD Financiën; ii. definitie van de eventueel noodzakelijke evoluties voor de analysetools die momenteel worden gebruikt bij de FOD Financiën; iii. eventueel gebruik van deze gegevens voor risicobeheer.. 7. SAF-T en XBRL De FOD Financiën zal een XBRL-taxonomie voorstellen voor de SAF-T. De voorstudie moet een advies verstrekken over het gebruik en de inhoud van de taxonomie volgens de regels, bepaald door de werkgroep « Taxonomy recognition working group » van XBRL België.

De voorstudie moet een theoretisch en (indien mogelijk) praktisch performantiemodel verstrekken over het gebruik van een XML schema en een XBRL-taxonomie. Deze studie dient te gebeuren op basis van een gedeelte van het schema en de taxonomie. Bovendien dient de inschrijver een indicatie te geven van het aantal records die een XBRL en een XML bestand van 10 MB kunnen bevatten.

8. Eindresultaat In functie van alle tussenliggende resultaten moet de inschrijver een globaal rapport leveren dat de aanbevelingen voor de invoering van het SAF-T zal bevatten.

29

3.3 Beschrijving van competenties en ervaring

3.3.1 -

Basisvereisten voor het voorgestelde team

Kennis van XML, boekhouding, Belgische fiscaliteit en wetgeving Tweetalig Nederlands en Frans Een ervaring van 5 jaar op het gebied van e-audit en van Belgische fiscaliteit en boekhouding

3.3.2 Taken / bevoegdheden - Kennisoverdracht van de bestudeerde materies - Adviserende rol - Opmaak van rapporten - Redactie van pv’s van vergaderingen - Uitvoeren van interviews

3.4 CV De inschrijvers geven volgens het model in bijlage E aan welke leden van hun personeel zullen worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht.

30

4.

BIJLAGEN 4.1 BIJLAGE A: Model van inschrijving

Administratieve aspecten Voorwerp van de inschrijving :“ SAF-T” Bijzonder bestek: “ SAF-T” Voorwerp van de opdracht: idem Identificatie van de inschrijver Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Nr : Plaats : Postcode : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : RSZ-nummer : Ondernemingsnummer : Contactpersoon (-personen) en telefoonnummer(s):

Bus :

en voor dewelke DeHeer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land)

optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bijzonder bestek « SAF-T » tot uitvoering van de gedetailleerde diensten tegen betaling: zie bijlage B. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, beschreven in dit bijzonder bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen voldoen via storting of overschrijving Op het rekeningnummer : IBAN-code BIC-code Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

het Nederlands/Frans (*)

gekozen.

31

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden:

Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen) Ik machtig de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming op te vragen bij andere instanties. Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het inschrijvingsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte, aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Ik geef de aanbestedende overheid de toelating om inlichtingen in te winnen via het elektronische loket inzake mijn situatie betreffende de RSZ. Ik geef de RSZ overigens de toelating om de aanbestedende overheid op eenvoudige aanvraag vanwege deze laatste alle nuttige inlichtingen te verstrekken in relatie met onderhavige opdracht. Overigens verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bijzonder lastenboek, de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

Gedaan:

te

op

2011

De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie)

32

4.2

BIJLAGE B: Inventaris – prijstabel

Het gebruik van dit formulier is verplicht. Met prijzen die op andere plaatsen worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden. In het geval van afwijkingen tussen deze inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen de prijzen van de inventaris in bijlage van dit bijzonder bestek als enige in acht worden genomen.

FORFAITAIRE

PRIJS

BTW-TARIEF

ZONDER BTW

ENIGE POST

Gedaan te : Datum : Naam :

33

4.3 BIJLAGE C: Tabel

De inschrijver is verplicht om het volgende model van « Vragen – Antwoorden » te gebruiken om zijn vragen te stellen aan de aanbestedende overheid in het licht van de informatiesessie. De vragen worden overgemaakt in een spreadsheet. Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar het bijzonder bestek vermelden, dit om een snel antwoord mogelijk te maken (vb. 1.1.1, pagina 4.) De taal van het gebruikte bestek moet eveneens worden vermeld (NL of FR) aangezien de nummering van de pagina’s kan verschillen volgens de taal.

Opmerking : als de vraag niet kan worden gekoppeld aan een paragraaf, wordt de vermelding « algemeen » aangebracht in de eerste kolom. Zie erop toe de cellen NIET op te splitsen.

Paragraaf

Pagina

Taal

Vragen

34

4.4 BIJLAGE D: Model van formulier voor presentatie van referenties NB : het gebruik van dit model is verplicht. 1. Naam van het project

2. Naam van de onderneming

3. Bedrijfssector

4. Naam van de contactpersoon

5. Contactgegevens

6. Toepassingsveld van de ontwikkeling of het project

7. Beoogde doelen

8. Aanvangsdatum (fase na fase) -

9. Einddatum

10. Budget (EUR)

A. Hardware

B. Software

C. Diensten

11. Overzicht en korte beschrijving van de rol en het aandeel van de eventuele onderaannemers

A. Naam van de firma(‘s)

B. Aandeel in de opdracht

C. Competentie

13. Lijst met gebruikte systemen

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

14. Overzicht en korte beschrijving van de gebruikte systemen voor de realisatie van het project

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

15. Projectbeheer

Tool/methode

16. Overzicht van de voor het project aangestelde profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor het hele project

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

12. Complexiteit op het vlak van Cobit

35

4.5

BIJLAGE E: Formulier voor cv van de personen, aangesteld voor de projecten

NB : het gebruik van dit model is verplicht. Wanneer hij de cv’s invult, moet de inschrijver erop toezien dat de namen van de personen volledig worden geschreven en dat de behaalde diploma’s en de onderwijsinstellingen waar ze werden behaald, duidelijk beschreven zijn. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze informatie met de grootst mogelijke discretie te behandelen en ze enkel te gebruiken voor de evaluatie van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de cv’s die niet volledig zijn, als ontoereikend te beschouwen en er bijgevolg geen rekening mee te houden bij de evaluatie van de offerte. Als de vermelde diploma’s niet overeenstemmen met de behaalde diploma’s, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten. Naam : Functie binnen dit project: Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon in het raam van deze opdracht: (In dit verband moet de inschrijver zo gedetailleerd mogelijk aantonen dat het voorgestelde proiel zijn nut zal hebben voor deze opdracht. Als hij dit niet kan aantonen, zal het profiel minder of helemaal niet in acht worden genomen voor de evaluatie van de offerte.) Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig : diploma behaald in het jaar …. Niet-universitair hoger onderwijs : • Titel : • Diploma behaald in …. Universitair hoger onderwijs : • Titel : • Diploma behaald in …. Andere : Professionele ervaring : Bij de inschrijver : • Huidige functie : • Sinds : • Voorgaande functie : • Van…………… tot ……………. • Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage D : • Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) Bij maximaal 3 andere bedrijven : - Functie : - Van …………….. tot ………………….. Technische vaardigheden : - Hardware : - Software : Vaardigheden op het vlak van fiscaliteit, boekhouding en e-audit: o Op het vlak van fiscaliteit : o Op het vlak van boekhouding : o Op het vlak van e-audit : Talenkennis : o Frans : begrijpend - actief - passief o Nederlands : begrijpend - actief - passief o Engels : begrijpend - actief - passief

36