Bijlagen: 1. agendapost aan de regioraad van 12 mei 2004 Inclusief de bijlagen: begroting Jeugdzorg 2004

commissie Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen vergadering 28 april 2004 Agendapunt 2

Onderwerp: Begroting Jeugdzorg 2004.

Bijlagen: 1. agendapost aan de regioraad van 12 mei 2004 Inclusief de bijlagen: • begroting Jeugdzorg 2004. Toelichting: Voor de toelichting over de agendapost “Begroting Jeugdzorg 2004” wordt verwezen naar de inhoud van de bijgaande agendapost voor de regioraad van 12 mei 2004. Financiële consequenties: zie agendapost.

Verdere procedure: zie agendapost.

Gevraagde beslissing: 1. adviseren.

1 begroting jeugdzorg 2004 / KB / 19 april 2004

Werkeenheid

Instelling

Cap. Normbedragen (Incl. OVA 2003)

Subtotalen

Totalen

A. Doeluitkering zorgaanbod in 2003/ 2004 1 GENORMEERDE HULPVARIANTEN

27.011.1 27.018.1

27.004.1 27.003.1 27.017.1 27.009.1 27.011.1 27.018.1 27.004.1 29.001.1 27.018.1 29.003.1 27.009.1

26.011.1 26.011.2 26.011.3 31.001.1 26.015.1

25.001.1 25.021.1 25.003.1 25.002.1 25.009.1 25.004.1 25.005.1 25.007.1

Residentieel - Min 1 Kinderhuis Moria - Min 2 Flexus - Min 3 Stek (ex- BJ) Stek (ex- BJ) - Basisvariant Lindenhof Teen Challenge - Intensief Lindenhof Kinderhuis Moria Flexus Stek (ex- BJ) - Specialistisch Horizon (Bergse Bos) Flexus Horizon (Hoogvoorne) Lindenhof Pleegzorg - Basisvariant Basis: Flexus Weekend: Flexus Crisis - Intensief TGV: Flexus Flexus (Professionele Pleegzorg) Dagbehandeling - Basis Lindenhof (Boddaert Centra) Lindenhof (VPR Catch) Stek (ex- BJ/ Merhaba) - Basis + Variant Horizon (ctr. voor intensieve dagbehandeling) Horizon (Duinpan) - Intensief Horizon (MKD kl.4/Schelp) Stek (MKD Kleine Plantage) Lindenhof (MKD Vlaardingen)

38.943 Stek

3

12.981

38.943

Flexus

8

14.722

117.776

Stek Stek

8 12

31.957 29.189

255.657 350.268

Lindenhof Teen

57 10

40.652 40.652

2.317.146 406.517

Lindenhof Stek Flexus Stek

83 13 92 9

48.041 48.041 48.041 48.041

3.987.443 624.539 4.419.816 432.373

Horizon Flexus Horizon Lindenhof

84 64 49 16

50.975 50.975 50.975 50.975

4.281.909 3.262.407 2.497.775 815.602

Flexus Flexus Flexus

565 50 45

9.459 4.729 12.581

5.344.562 236.460 566.132

Flexus Flexus

51 8

21.155 21.155

1.078.924 169.243

144 8 20

22.947 22.947 22.947

3.304.324 183.574 458.934

Horizon Horizon

10 8

22.947 22.947

229.467 183.574

Horizon Stek Lindenhof

65 79 48

30.512 30.512 30.512

1.983.279 2.410.447 1.464.575

117.776 605.925

2.723.663

9.464.171

10.857.693

6.147.154

1.248.167

3.946.832 Lindenhof Lindenhof Stek

413.041

5.858.301

Totaal Genormeerde hulpvarianten (A):

41.421.666

2 ONGENORMEERDE HULPVARIANTEN

34.062.1 34.071.1 34.015.1 34.034.1 34.017.1 34.043.1 34.067.1 34.067.2 25.008.1 25.020.1 34.038.1 34.038.1 30.010.1 34.040.1 34.041.1 34.068.1 34.041.2

Geïndiceerde ambulante hulp: - Stek (MKD Kleine Plantage, GIT) - Stek (intensief ambulant) - fte's - Stek (Jeugdhulp Thuis) - Stek (Families First) - Lindenhof (APG: int. ambulant 15-18 jr; Transfer) - Lindenhof (APG: videohome training) - Lindenhof (APG: intensief ambulant) - Lindenhof (APG: Project Support) - Lindenhof (APG: Trajecteam) - Lindenhof (APG: Boddaert Centra Opvoedingsondersteuning) - Humanitas (Pak je Kans) - De Vierstroom (Pak je Kans) - Horizon (intensief ambulant) - fte's - Flexus (Wonen en Begeleiden) - Flexus (Voorkomen Thuisloosheid) - Flexus (intensief ambulant) - fte's - Flexus (T-Team) - fte's

Stek Stek Stek Stek Lindenhof Lindenhof Lindenhof Lindenhof Lindenhof Lindenhof Humanitas Vierstroom Horizon Flexus Flexus Flexus Flexus

0,5

75.870

23,3 1,67

75.870 75.870

4

75.870

16,4 1

75.870 75.870

26.436 37.935 999.856 364.474 175.284 112.021 1.767.763 126.702 99.472 67.940 36.634 36.634 303.479 150.646 100.593 1.244.262 75.870

25.005.2 25.003.2 25.003.3 25.003.4 25.021.2 25.005.1 25.005.1 25.007.1 25.007.1 25.004.1 25.004.1 25.009.1 29.003.1

Dagbehandeling: - MKD kleine plantage (Proj. Med. Groep), Stek - Centrale opvang Feijenoord/Vi-Ja, Stek - Centrale opvang Zuid + Noord, Stek - Basta Project, Stek - BOS Projecten (Lindenhof) - Vervoer (Stek, MKD Kleine Plantage) - Extra vergoeding - Vervoer (Lindenhof, MKD Vlaardingen) - Extra vergoeding - Vervoer (Horizon, MKD Kl.4 en De Schelp) - Extra vergoeding - Vervoer (Horizon, Duinpan) - ATW bovenregionaal (Horizon, MOC Hoogh Voorne)

Stek Stek Stek Stek Lindenhof Stek Stek Lindenhof Lindenhof Horizon Horizon Horizon Horizon

14.446 302.891 354.203 57.929 245.880 374.578 73.777 188.453 44.826 255.197 60.702 31.408 -

Totaal Ongenormeerde hulpvarianten (B):

7.730.290

3 OVERIGE POSTEN

34.018.1

Provinciale klachtencommissie: - PJ Partners (externe klachtencommissie)

PJ

34.086.2 34.086.3 34.086.1

Cliëntenbeleid: - Cliëntvertrouwenspersoon voor zorgaanbieders AKJ, clientenvertrouwenspersoon BB AKJ, clientenvertrouwenspersoon AKJ klachtenondersteuning

AKJ AKJ AKJ

22.975 23.852 53.934

26.009.1

Provinciale cliëntenorganisatie - NVP Zuid-Holland

NVP

20.707

Kosten IPO

IPO

15.000

Experimenten: - Stek: vooronderzoek vermaatschappelijking residentiële zorg - Regionale database - Stek: samenwerking onderwijs-jeugdzorg + BOVO - Flexus bureau klantenservice - Interculturalisatie - Flexus (Experiment Professionele Pleegzorg) - Project mudularisering - Criminaliteit onder jongeren < 12 jaar - Dar El Hidaya

Stek BJZ Stek Flexus SRR Flexus Ver. van dir. VU Humanitas

Steunfuncties: - PJ Partners (steunfuncties) - Ook wij hebben de toekomst - Sluitende aanpak Kindermishandeling - Hilda Verweij-Jonker instituut - Steunfuncties

PJ JJW M-Holland BJZ HVJ Instituut SRR

Flexbudget - Flexbudget

BJZ

204.000

Huisvesting: - Teen Challenge - Stek (Merhaba) - Stek (MKD Kleine Plantage) - Stek (BJ, residentieel) - Stek (Moria) - Stek (Basta) - Lindenhof (residentieel) - Lindenhof (Boddaert Centra, daghulp intensief) - Lindenhof (MKD Vlaardingen, daghulp intensief) - Lindenhof (VPR Catch) - Lindenhof (intensief residentieel) - Horizon (centrum voor intensieve dagbehandeling) - Horizon (MKD Kl.4 en De Schelp) - Horizon (Duinpan) - Horizon (Bergse Bos) - Horizon (MOC Hoogh Voorne) - Flexus (Residentieel)

Teen Stek Stek Stek Stek Stek Lindenhof Lindenhof Lindenhof Lindenhof Lindenhof Horizon Horizon Horizon Horizon Horizon Flexus

43.107 51.741 305.727 163.217 66.677 7.900 356.499 291.718 206.741 16.821 420.441 59.365 392.936 42.476 379.404 405.861 670.560

34.079.2 34.060.2 34.097.1 26.016.1 34.099.1

34.018.2

34.088.1

27.017.1 25.003.1 25.005.1 27.004.1 27.011.1 27.003.1 25.001.1 25.007.1 25.021.1 27.009.1 25.002.1 25.004.1 25.009.1 29.001.1 29.003.1 27.018.1

Totaal Overige posten (C): Totaal Genormeerde hulpvarianten (A): Totaal Ongenormeerde hulpvarianten (B): Totaal Overige posten (C): Totaal doeluitkering zorgaanbod (A + B + C):

6.208

14.614 205.000 391.713 24.300 30.000 27.227 10.000 43.500 352.110

87.400 25.000 56.850 11.888 50.880

5.558.348 5.558.348 41.421.666 7.730.290 5.558.348 54.710.305

B. Doeluitkering Bureau Jeugdzorg 2004 Werkeenh.

34.002.1 34.002.4 34.002.2

30.001.1 30.001.2

34.001.1 34.001.2 34.001.4 34.001.6 34.001.7 34.001.9 34.002.3 34.003.1 34.003.2 34.029.1 34.032.1 34.051.1 34.060.2 34.060.5 34.080.1 28.001.1

34.004.1 34.005.1

TAKEN BUREAU JEUGDZORG 1 Toegangsfuncties - BJZ, algemeen - BJZ, centraal apparaat - BJZ, voordeurfunctie - BJZ, Frictiekostenboventallig directielid

BJZ BJZ BJZ BJZ

284.942 287.805 783.109 157.275

2 Advies- en meldpunt kindermishandeling - BJZ - AMK - Lindenhof: afbouw AMK - BJZ, capaciteitsuitbreiding AMK

BJZ Lindenhof BJZ

727.160 54.150 192.500

3 Niet geïndiceerde ambulante zorg (licht ambulant) - BJZ, AMK - BJZ, middelen cie. Peer wachtlijstteam - BJZ, wachtlijsten ambulante hulp - BJZ, 6 fte toegangsfuncties BJZ - BJZ (jeugdhulpverlening regulier) - BJZ (jeugdhulpverlening 24 uur bereik) - BJZ (ROC, regionale opvangcentra) - BJZ (Kinderopvang Plus) - BJZ (Pak je kans) - BJZ (social teams nieuwe waterweg noord) - BJZ (kort amb. Case plaatsing nieuwe waterweg noord) - BJZ, AMK Sofia kinderziekenhuis - BJZ, jeugdcoördinator Krimpen a/d IJssel - BJZ, jeugdcoördinator Capelle a/d IJssel - BJZ, RZO (regionale zorgtoewijzingsorgaan) - BJZ, opvoedingsondersteuning - BJZ, ondersteuning VTO team - BJZ, samenwerking onderwijs/ jeugdzorg - BJZ, Diagnostisch centrum ZHE - BJZ, crisis hulpverlening - BJZ (Thuisbegeleiding 18+) - BJZ, voorpost Delfshaven, Charlois

BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ BJZ

4 Kindertelefoon - BJZ, kindertelefoon - BJZ, opvoedtelefoon

Lindenhof BJZ

123.454 26.967

5 Taken Raad voor de Kinderbescherming

BJZ

269.500

341.680 130.672 462.000 2.293.097 69.480 179.935 51.237 199.342 22.989 68.972 53.350 31.793 31.475 309.711 282.913 13.484 374.734 20.226 132.816 55.867 79.482

Totaal Taken Bureau jeugdzorg (A):

8.112.117

BESTEDING A. Doeluitkering zorgaanbod in 2004 B. Doeluitkering Bureau jeugdzorg 2004 Totaal bestedingen

54.710.305 8.112.117 62.822.422

MIDDELEN Doeluitkering: VWS

60.100.770 Doeluitkering Overheidsbijdrage vergoeding arbeidskostenontwikkeling 2003 Eenmalige wachtlijstmiddelen Hoofdlijnen akkoord Taken Raad voor de Kinderbescherming Extra middelen vervoer MKD

Extra bovenregionaal: Prov. ZH bovenreg. Bovenregionaal Bestuursmiddelen provincie Zuid-Holland Versterking jeugdbeleid (steunfuncties) Extra vergoeding MKT Oostvoorne Haaglanden Bovenregionaal 2003 Rente baten 2003 Totaal baten Verschil Bezuinigingen Structurele bezuiniging Bureau Jeugdzorg Incidentele bezuiniging Stichting Flexus en de Lindenhof Onttrekking Algemene Reserve SR

56.156.959 1.806.006 660.000 1.228.500 70.000 179.305

1.968.314

2.400.862

1.660.941 34.034 232.018 41.321 325.586 106.962 62.501.632 -320.790

75.000 220.790 25.000

Totaal

0

Regioraad Vergadering 12 mei 2004 Agendapunt Onderwerp: Begroting Jeugdzorg 2004.

Bijlage: 1. begroting Jeugdzorg 2004. Toelichting: Op 17 december 2003 is de begroting Jeugdzorg 2004 door de regioraad van de stadsregio Rotterdam voorlopig vastgesteld met een tekort van € 2,265 miljoen. In het besluit tot voorlopige vaststelling van de begroting is aangegeven, dat de definitieve begroting Jeugdzorg 2004 in het voorjaar van 2004 sluitend vastgesteld dient te worden. Hieronder volgt een toelichting op de wijzigingen die na de regioraadsvergadering van 17 december 2003 hebben plaatsgevonden en de genomen maatregelen die uiteindelijk hebben geleid tot een sluitende begroting voor de Jeugdzorg in 2004. In de regioraadsvergadering van 17 december 2003 is de regioraad niet akkoord gegaan met een algehele efficiencykorting van 3%. Om de begroting Jeugdzorg 2004 sluitend te maken, ontkomt de stadsregio Rotterdam echter niet aan bezuinigingsmaatregelen. Om deze reden wordt nu voorgesteld te kiezen voor een aantal gerichte bezuinigingen op posten waarbij dit nog enigszins mogelijk bleek te zijn. Het uitgangspunt is hierbij geweest dat de te nemen maatregelen niet mogen leiden tot een vermindering van de capaciteit van het jeugdzorgaanbod in de stadsregio Rotterdam. Met name om deze reden hebben de jeugdzorginstellingen in de stadsregio Rotterdam kunnen instemmen met de voorgestelde maatregelen. Lastenverlagingen 1. In een brief van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is kenbaar gemaakt, dat de bestuurs- en apparaatskosten van de stadsregio Rotterdam en de GGD Rotterdam e.o. niet ten laste van de doeluitkering Jeugdzorg gebracht mogen worden. Dit creëert een extra ruimte van € 1.045.289,- in de begroting Jeugdzorg. Deze wijziging leidt uiteraard wel tot extra lasten in de algehele begroting voor de stadsregio Rotterdam. Voor dit probleem dient nog een oplossing gezocht te worden. 2. De stichting Maasstad wordt met ingang van 1 januari 2004 gefinancierd vanuit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). Door de overgang naar de AWBZ komt in de begroting Jeugdzorg een bedrag vrij van € 789.136. 3. Voor de stichting Horizon is in de voorlopige begroting 2004 een subsidie opgenomen van € 28.526 voor de financiering van acht bedden (min 2-variant). Dit zou tot 1 april 2004 gefinancierd worden. Gebleken is echter, dat dit tehuis van stichting Horizon in het laatste kwartaal van 2003 gesloten is. 4. In de normbedragen van de stadsregio Rotterdam is in het verleden standaard een bedrag opgenomen als arbeidstijdenwetvergoeding (ATW). Deze vergoeding dient uitbetaald te worden aan voorzieningen waar slaapdiensten worden gedraaid. In het verleden is deze vergoeding echter eveneens uitbetaald aan voorzieningen waar geen slaapdiensten worden gedraaid. Een herziening van de normbedragen levert een besparing op van € 41.520. Het gaat hierbij om 15 bedden van de stichting Stek met een ATW-vergoeding van € 2.768. 5. In de berekening van de normbedragen voor de specialistische hulpvariant is in 2003 een kleine fout gemaakt. In 2003 is dit normbedrag onterecht met € 36 verhoogd. Het herstellen van deze fout levert een lastenverlaging op van € 7.092. 6. De aangevraagde subsidie van PJ Partners voor de externe klachtencommissie is € 6.208 in plaats van de begrote € 10.800. Dit levert een besparing op van € 4.592. 7. De kosten voor het interprovinciaal overleg, waar de stadsregio Rotterdam in participeert zijn in 2003 uitgekomen op een bedrag van € 15.000. Voor 2004 is nu een begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

Pagina 1

zelfde bedrag opgenomen in de begroting. Dit levert een besparing van € 10.000 op ten opzichte van de voorlopig vastgestelde begroting. 8. De voorlichtingskosten in de nieuwe begroting zijn op € 0 gezet. In het komende jaar zal de voorlichting grotendeels langs de bestaande kanalen van de stadsregio Rotterdam gaan verlopen en eenvoudiger van vorm zijn. Dit levert een besparing op van € 63.394. 9. De doeluitkering jeugdzorg wordt ieder jaar verhoogd met de overheidsbijdrage aan de arbeidskostenontwikkeling (OVA). De beschikkingen 2003 zijn onlangs verhoogd met de OVA 2003. De doeluitkering van VWS wordt bovendien ieder jaar structureel verhoogd met de OVA van het voorafgaande jaar. De OVA 2003 wordt aldus eveneens toegevoegd aan de doeluitkering in 2004. Aangezien er in 2003 over meer posten OVA is toebedeeld dan dat er posten zijn opgenomen in de begroting 2004 houden wij een klein bedrag over aan OVA-middelen. Van de € 1.806.006,- aan de door het Ministerie van VWS toegekende middelen behoeft in 2004 € 1.742.032,- te worden uitbetaald aan de instellingen. Dit levert een extra ruimte in de begroting op van € 63.974,(€ 1.806.006 - € 1.742.032). 10. Stichting Stek heeft aangegeven in 2004 minder subsidie nodig te hebben voor het project Medische Groep, omdat zij de subsidie over 2002 slechts gedeeltelijk hebben gebruikt. Dit project loopt twee jaar en in 2004 kan nog gebruik gemaakt worden van de subsidie van 2002. Stek heeft dit reeds gereserveerd in de jaarrekening. De subsidie voor 2004 wordt om deze reden verlaagd met € 76.310. 11. In de vorige begroting is gerekend met een subsidie voor het onderzoek vermaatschappelijking residentiële zorg van € 29.288. Gebleken is echter dat slechts de helft door de stadsregio gefinancierd behoeft te worden. Dit levert een extra ruimte op van € 14.614. 12. In 2003 is € 70.000 aan projecten ten laste van de begrotingspost interculturalisatie toegekend. De jeugdzorginstellingen hebben aangegeven dat interculturalisatie onderdeel dient te zijn van het algemene beleid binnen de instellingen. Voor 2004 is nu slechts € 30.000 ten behoeve van een project van stichting Stek opgenomen in de begroting. In 2003 is toegezegd dat dit project ten laste van de algemene begrotingspost interculturalisatie gesubsidieerd wordt. In de voorlopig vastgestelde begroting is een bedrag opgenomen van € 100.000. In deze begroting wordt voorgesteld een bedrag van € 30.000 op te nemen. Dit levert een besparing op van € 70.000. Extra inkomsten 13. In overleg met de provincie Zuid-Holland, stadsgewest Haaglanden en de stadsregio Rotterdam is afgesproken dat de provincie en het stadsgewest Haaglanden, indien in het uiterste geval noodzakelijk, de stadsregio financieel willen ondersteunen, opdat de stadsregio niet behoeft af te haken in een aantal gezamenlijk opgestarte trajecten. Provincie Zuid-Holland en stadsgewest Haaglanden hebben hier belang bij omdat zij bijvoorbeeld gebruik maken van een tweetal bovenregionale voorzieningen in onze regio (wanneer het gebruik van deze voorzieningen geanalyseerd wordt, betaalt het stadsgewest Haaglanden te weinig aan de stadsregio Rotterdam, hierover wordt onderhandeld met Haaglanden) en omdat een aantal projecten ter voorbereiding op de nieuwe wet gezamenlijk door de provincie en stadsregio Rotterdam gefinancierd worden. 14. Voor de overname van de taken van de Raad voor de Kinderbescherming wordt door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een beperkt bedrag aan extra middelen ter beschikking gesteld. Voorlopig wordt dit geraamd op € 70.000. 15. De rentebaten over 2003 zijn ten opzichte van de voorlopig vastgestelde begroting 16. Uit het onderzoek naar het financieel beheer Jeugdhulpverlening 2004 is naar voren gekomen dat de tussen de provincie Zuid-Holland, stadsregio Rotterdam en het stadsgewest Haaglanden afgesproken ATW-vergoeding voor de bovenregionale voorziening het Medisch Kindertehuis Oostvoorne lager is dan voor de overige voorzieningen. Het MKT Oostvoorne wordt gezamenlijk gefinancierd door de drie overheden. Het penvoerderschap wordt echter gevoerd door de stadsregio Rotterdam. De provincie Zuid-Holland en het stadsgewest Haaglanden betalen hun aandeel aan de stadsregio Rotterdam. De stadsregio Rotterdam verzorgt vervolgens de subsidiëring richting het MKT Oostvoorne. Van de provincie Zuid-Holland en het stadsgewest Haaglanden ontvangt de stadsregio Rotterdam een ATW-vergoeding van slechts € 855 euro per capaciteitsplaats, terwijl standaard een bedrag van € 2.768 aan ATW wordt begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

Pagina 2

uitbetaald. Met de stichting Horizon is afgesproken dat voorlopig het hogere normbedrag gehanteerd wordt (ATW van € 2.768), maar dat de stadsregio Rotterdam daar wel extra inkomsten voor moet ontvangen van de provincie Zuid-Holland en het stadsgewest Haaglanden. Deze extra inkomsten komen uit op 21,6 * 1913 (2.768 – 855) = € 41.320. Wanneer deze extra inkomsten niet worden ontvangen, wordt het hogere normbedrag niet betaald aan Horizon. De onderhandelingen met Zuid-Holland en stadsgewest Haaglanden zijn hierover gaande. Extra lasten Naast meevallers zijn er echter ook een aantal tegenvallers te noteren ten opzichte van de vorige voorlopig vastgestelde begroting. 17. Direct na de voorlopige vaststelling van de begroting Jeugdhulpverlening 2004 bleek dat er nog geen rekening was gehouden met de kosten die gemoeid zijn met de overname van de taken voor de Raad van de Kinderbescherming door Bureau Jeugdzorg. Dit is een per 1 januari 2004 verplichte taak voor het Bureau Jeugdzorg. Als gevolg hiervan is het tekort toegenomen met € 269.500. 18. Tevens bevatte de voorlopig vastgestelde begroting nog niet de nog toe te kennen subsidie voor het project modularisering van de Vereniging van Directeuren ad € 10.000. De uitvoering van dit project is noodzakelijk als gevolg van de verwachte inwerkingtreding van de Wet op de jeugdzorg op 1 januari 2005. Als gevolg van deze wet moet het zorgaanbod zo veel mogelijk in modules zijn beschreven. 19. Er diende nog een post opgenomen te worden van de Stichting Lindenhof voor de afbouw van het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling ad € 54.150. In de afbouw van het AMK naar Bureau Jeugdzorg is een medewerker achtergebleven bij stichting Lindenhof. Afgesproken is dat de stadsregio Rotterdam voor een periode van drie jaar het salaris van deze medewerker betaalt. 20. In de inkomstensfeer dient opgemerkt te worden dat de bijdrage van de provincie ZuidHolland € 30.000 lager is dan begroot. 21. De middelen van stadsgewest Haaglanden zijn eveneens € 30.000 lager dan begroot. Deze beide wijzigingen zijn veroorzaakt door een onjuiste berekening in de voorlopig vastgestelde begroting. 22. Tevens is in de voorlopig vastgestelde begroting gerekend met meer inkomsten uit het hoofdlijnenakkoord. Door een andere berekeningssystematiek van het Ministerie van VWS is deze baat € 58.000 lager uitgevallen. Samengevat leidt dit alles tot het volgende totaaloverzicht: Lasten verlagen 1. Bestuurs- en apparaatskosten 2. Middelen stichting Maasstad 3. Sluiting van het tehuis van Horizon (min 2 variant) 4. Vermindering ATW vergoeding lichte hulpvarianten 5. Aanpassing normbedrag residentieel specialistisch 6. Subsidieaanvraag PJ Partners 7. Verlaging kosten IPO 8. Verlaging kosten voorlichting 9. OVA-middelen 10. Project Medische Groep Thuis 11. Vooronderzoek vermaatschappelijking res. zorg 12. Interculturalisatie Totaal Extra Inkomsten 14. Baat Taken Raad voor de Kinderbescherming 15. Extra rentebaat 16. Provincie Zuid-Holland Totaal Extra lasten/ Tegenvallers 17. Taken Raad voor de Kinderbescherming 18. Project modularisering begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

€ 1.045.289,€ 789.136,€ 28.526,€ 41.520,€ 7.092,€ 4.592,€ 10.000,€ 63.394,€ 63.974,€ 76.310,€ 14.614,€ 70.000,€ 2.214.447,€ €

70.000,70.000,-

€

181.421,-

€ €

269.500,10.000,Pagina 3

19. Afbouw AMK 20. Minder inkomsten stadsgewest Haaglanden 21. Minder inkomsten provincie Zuid-Holland 22. Minder inkomsten uit hoofdlijnenakkoord Totaal

€ € € € €

54.150,30.000,30.000,58.000,451.650,-

€ € € € €

2.265.008,2.214.447,181.421,451.650,320.790,-

Dit leidt tot een nog resterend tekort van: Voorlopig vastgestelde begroting Bezuinigingen/ Wijzigingen Extra inkomsten Extra lasten Totaal

Van het resterende tekort kunnen de stichtingen Flexus en Lindenhof in 2004 € 220.790 incidenteel bezuinigen. Hiermee is ingestemd omdat op deze manier de capaciteit voor de jeugdhulpverlening in stand kan blijven. Bovendien is het tekort in 2005 op te vangen doordat de kosten voor het boventallig directielid van Bureau Jeugdzorg ad € 157.275 vervallen. Tevens loopt een aantal projecten af (bijvoorbeeld het experiment professionele pleegzorg) en wordt de besteding van het flexbudget dit jaar zeer kritisch geanalyseerd. Wellicht behoeft ook deze post volgend jaar niet meer in de begroting te worden opgenomen. Tot slot ontvangt de stadsregio Rotterdam in 2005 € 1,2 miljoen extra uit het hoofdlijnenakkoord, waardoor de incidentele bezuiniging van dit jaar volgend jaar zeker geen problemen oplevert. Het Bureau Jeugdzorg is verzocht de resterende € 100.000,- structureel voor zijn rekening te nemen. Omdat het Bureau Jeugdzorg heeft aangegeven niet verder te kunnen gaan dan reserve te brengen. In 2005 wordt hier binnen de begroting Jeugdzorg dekking voor gezocht. Tot slot vindt er nog een aantal budgetneutrale wijzigingen plaats in de nieuwe begroting Jeugdzorg 2004: -

-

In de doeluitkering Jeugdzorg is een extra vergoeding opgenomen voor de vervoerskosten voor de medische kinderdagverblijven. In totaal bedraagt deze vergoeding € 179.305. Deze vergoeding is naar rato van de capaciteit als volgt verdeeld: Instelling

Capaciteit

MKD Klavertje Vier/ MKD de Schelp (Horizon) MKD Vlaardingen (Lindenhof) MKD Kleine Plantage (Stek)

65 plaatsen 48 plaatsen 79 plaatsen

Subsidie 26,,-

Het door de provincie Zuid-Holland ter beschikking gestelde bedrag voor de steunfuncties is in deze begroting beschikbaar gesteld aan PJ Partners, Stichting Jeugden Jongerenwerk Midden-Holland, een project van Bureau Jeugdzorg voor een sluitende aanpak Kindermishandeling en een vooronderzoek van het Hilda-Verwij Jonker-instituut naar meer samenhang tussen het lokale en regionale jeugdzorgbeleid. De provincie Zuid-Holland is akkoord met de voorgestelde besteding van deze middelen.

Onvoorziene uitgaven Uit de bovenstaande toelichting blijkt dat de begroting Jeugdzorg sluitend is, maar dat er geen enkele ruimte meer is voor eventuele onvoorziene uitgaven. De Wet op de jeugdzorg treedt naar verwachting op 1 januari 2005 in werking en de wachtlijsten in de stadsregio Rotterdam zijn lang. Om hier nog enigszins op in te kunnen spelen heeft het dagelijks bestuur van de stadsregio Rotterdam besloten om, indien dit noodzakelijk is, een bedrag van € 150.000 beschikbaar te houden voor onvoorziene uitgaven, ten laste van de extra rentebaten 2004 op de beleggingen in obligaties. De secretaris van de stadsregio Rotterdam is door het dagelijks bestuur van de stadsregio Rotterdam gemandateerd om maximaal € 150.000 aan te wenden voor onvoorziene uitgaven in de jeugdzorg ten laste van de extra rentebaten. begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

Pagina 4

Financiële consequenties: Bij de eerste begrotingswijziging 2004 zal de begroting stadsregio 2004 in overeenstemming gebracht worden met de begroting Jeugdzorg 2004 en de € 150.000 voor onvoorzien wordt afgedekt.

Communicatie: § persbericht; § regiojournaal. Afgestemd met: § Zorgaanbieders ; § Bureau Jeugdzorg . Verdere procedure: versturen van de beschikkingen aan de jeugdzorginstellingen.

Gevraagde beslissing: 1. de begroting Jeugdzorg 2004 conform de voorgestelde maatregelen vast te stellen.

Adviezen: 1. advies controller: akkoord; 2. advies portefeuillehouder jeugdzorg: akkoord; 3. advies portefeuillehouder middelen: akkoord. 4. advies commissie Jeugdzorg: de commissies Jeugdzorg en Bestuurlijke Organisatie en Grondbeleid en Middelen brengen op 28 april advies uit. Dit advies wordt ter vergadering uitgereikt.

begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

Pagina 5

Websamenvatting (alleen voor regioraad en commissies):

begroting jeugdzorg 2004 / MA / 6 april 2004

Pagina 6

Commissies Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen Vergadering 28 april 2004 Agendapunt 3 Onderwerp: Financiële rapportage Jeugdzorg 2003.

Bijlage: geen.

Toelichting: De GGD Rotterdam en omstreken heeft een intern onderzoek uitgevoerd naar de financiële positie Jeugdzorg. Deze positie bleek in het najaar van 2003 niet meer inzichtelijk te zijn en leverde met name problemen op voor de begroting 2004 en de bepaling van de reservepositie. Het doel van dit onderzoek was het onderbouwen van het verschil tussen het plan c.q. de begroting en de beschikkingen Jeugdzorg 2003. Dit onderzoek heeft in eerste instantie geleid tot een rapportage over het begrotingsjaar 2003. Recent heeft de stadsregio Rotterdam het definitieve rapport over de periode 2000-2003 ontvangen. Dit rapport wordt op dit moment nog beoordeeld door de accountant van de stadsregio Rotterdam. In de commissievergadering zal het oordeel van de accountant mondeling worden meegedeeld. In deze toelichting wordt uitgegaan van de rapportage over 2003. Algemeen De voornaamste conclusie van het onderzoek is het gegeven, dat er voor € 4,7 miljoen meer beschikt is dan dat daar aan inkomsten tegen over staan. De beschikkingen zijn volledig ten goede gekomen aan de jeugdzorg en de overschrijding is redelijk gelijkmatig verdeeld over de verschillende instellingen. Zowel het bureau jeugdzorg als de vier grote zorgaanbieders hebben meer ontvangen dan waarop zij volgens de begroting mochten rekenen, en zorgaanbieders die bij het opstellen van de begroting nog niet in beeld waren hebben op basis van beschikkingen bijdragen ontvangen. De verhogingen zijn deels door het dagelijks bestuur en de regioraad, deels door de bestuurder maar voornamelijk binnen de GGD geautoriseerd. De begrotingswijzigingen hadden voorgelegd moeten worden aan het dagelijks bestuur en de regioraad van de stadsregio Rotterdam. Hieronder volgt een kort overzicht van de voornaamste overschrijdingen. -

€ 2,6 miljoen aan niet-begrote posten: Regioraad: € 1,2 miljoen voor de capaciteitsuitbreiding van het bureau jeugdzorg, Dar el Hidaya (stichting Humanitas) en Dak boven je hoofd (stichting Humanitas). Bestuurder; € 157.000 frictiekosten boventallig directielid. GGD: € 1,3 miljoen.

-

€ 2,1 miljoen aan begrote posten: Regioraad: In de oorspronkelijke begroting 2003 was reeds rekening gehouden met een overschrijding van € 1 miljoen. GGD: Verhogen van beschikkingen, dubbele beschikkingen en rekenfouten (naar verwachting kan een deel van de overige overschrijdingen worden hersteld).

Het dagelijks bestuur en de regioraad waren aldus reeds op de hoogte van een begrotingsoverschrijding van € 2,2 miljoen. In eerste instantie is de begroting 2003 nl. vastgesteld met een tekort van € 1 miljoen en naar aanleiding van begrotingswijzigingen is de overschrijding verder toegenomen met € 1,2 miljoen (uitbreiding bureau jeugdzorg, Dar el Hidaya en Dak boven je hoofd). De overige € 2,5 miljoen zijn buiten het gezichtsveld van het dagelijks bestuur en de regioraad vastgesteld.

Financiële Rapportage Jeugdhulpverlening 2003 / ma / 15 april 2004

Pagina 1

Als belangrijkste oorzaak voor de overschrijding wordt genoemd de opsplitsing van stichting jeugdzorg. Een deel is doorgegaan als bureau jeugdzorg, welke de loketfunctie verzorgt; de afgesplitste delen zijn ondergebracht bij diverse hulpverleningsinstanties. Dit leidde tot het opheffen van stichtingen, het samenvoegen van gelijkvormige taken en het doorvoeren van enkele fusies. Door de vele verschuivingen die hebben plaatsgevonden en de gebrekkige financiële administratie heeft men het overzicht verloren. Dit heeft bovendien geleid tot frictiekosten. Tevens wordt als oorzaak genoemd de voorbereiding voor de overname van de taken voor de raad van de kinderbescherming door het bureau jeugdzorg. Hier is in 2003 veel voorbereidend werk voor gericht en er zijn werknemers aangenomen, maar het door het Ministerie van Justitie toegezegde budget blijft vooralsnog achterwege. Een deel van de overschrijding werkt structureel door in de begroting Jeugdzorg 2004. Dit is reeds verwerkt in de begroting die voorligt in de agendapost 8: begroting Jeugdzorg 2004. Voor een deel zijn er rekenfouten gemaakt in de beschikkingen. Deze fouten worden hersteld bij de definitieve subsidievaststelling. De jeugdzorginstellingen zijn reeds op de hoogte gesteld van de voor hen relevante correcties. Reserve Naar aanleiding van de rapportage over 2003 komt de reservepositie uit op een negatief saldo. De reserve was immers aan het begin van het jaar € 3,5 miljoen. Het precieze saldo kan echter nog niet bepaald worden omdat de reservepositie voornamelijk afhangt van de definitieve subsidievaststellingen over de periode 2000-2003. Op basis van het eindrapport 2000-2003 wordt verwacht dat de reserve in een conservatief en voorzichtig ingeschat scenario licht positief eindigt. Hierbij blijft een zekere mate van onzekerheid bestaan omdat instellingen de mogelijkheid hebben in beroep te gaan tegen de definitieve subsidievaststellingen en deze procedures over het algemeen lang duren en onzeker zijn. Oordeel accountant Over het algemeen is de accountant van mening dat de rapportage een, voor zover mogelijk, juist en volledig beeld geeft van de financiële situatie Jeugdhulpverlening 2003. De adviseur van de GGD heeft naar het oordeel van de accountant de ontstane chaos in de administratie van de GGD en de daarmee ontstane puzzel zo goed mogelijk weten weer te geven in zijn rapportage. Hierbij dient opgemerkt te worden dat in de rapportage veel gebruik gemaakt moest worden van aannames, omdat de volledige gang van zaken bij veel dossiers niet meer op schrift stond. Conclusie Het gepresenteerde rapport geeft nog geen volledig beeld van de financiële situatie van de jeugdhulpverlening. Dit geldt met name voor de bepaling van de reservepositie. Deze is nog onzeker. De volledigheid omtrent de begrotingsoverschrijding in 2003 is naar het oordeel van de accountant en naar het ambtelijk oordeel van de stadsregio Rotterdam echter wel aanwezig. Er bestaat nog onzekerheid omtrent de definitieve lasten in 2003, met name waar het de terugvorderingen van de jeugdzorginstellingen betreft voor het herstellen van de in 2003 gemaakte fouten. De accountant geeft aan dat de complexe puzzel, voor zover mogelijk, is gereconstrueerd. In de definitieve versie van de rapportage: “Financiële situatie Jeugdhulpverlening” moeten de cijfers volledig zijn en is er naar verwachting voldoende inzicht in de financiële positie van de Jeugdhulpverlening voor de stadsregio Rotterdam. De accountant komt naar verwachting op zeer korte termijn met een oordeel over de definitieve versie van het rapport. Vooralsnog is deze definitieve rapportage naar het inzicht van de stadsregio Rotterdam zeer inzichtelijk en geeft een goed beeld van de algehele financiële positie. De rapportage biedt een goede basis om de administratie rondom de jeugdhulpverlening definitief op orde te brengen.

Financiële consequenties: -

Financiële Rapportage Jeugdhulpverlening 2003 / ma / 15 april 2004

Pagina 2

Communicatie: -

Afgestemd met: Verdere procedure: -

Gevraagde beslissing: 1. kennis te nemen van de stand van zaken rondom de bepaling van de financiële situatie jeugdhulpverlening 2003.

Adviezen: 1. advies controller: conform; 2. advies portefeuillehouder: akkoord.

Financiële Rapportage Jeugdhulpverlening 2003 / ma / 15 april 2004

Pagina 3

commissie Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen Vergadering 28 april 2004 Agendapunt 4

Verslag voor de gecombineerde vergadering van de commissies Bestuurlijke Organisatie en Grondbeleid en Middelen d.d. 10 maart 2004 Aanwezig zijn mevrouw A.S. Aeyelts Averink-Winsemius, de heer A. Buruma, mevrouw M.E.B. de Goeij-Smulders, mevrouw A.J. Hartnagel, de heer C.A.E. de Jonge, de heer J.A. Karssen, mevrouw T. Keuzenkamp, de heer K.J. Orsel, de heer de heer M.G.T. Pastors (voorzitter), mevrouw G.W.M. van Viegen, de heer H.J. Zwiers en mevrouw G.C. Blanken (secretaris), alsmede ambtelijk mevrouw F.M. Damme, de heer W. Nettinga, de heer A. Veenbergen (tot en met punt 5) en de heer E. Wehrmeijer (directeur RTV-Rijnmond).

1. Opening en mededelingen. De heer Pastors is gedurende de gehele vergadering voorzitter. Hij opent de vergadering en heet iedereen welkom. De volgende leden van de commissies hebben gemeld niet aanwezig te zijn: de heer Wolf (plaatsvervangend voorzitter BO) – gemeente Bleiswijk; de heer Bruinsma – gemeente Vlaardingen; de heer Soijer – gemeente Rotterdam; de heer Van Wouwe – gemeente Ridderkerk; 2. Verslag van de vergadering van de commissie Bestuurlijke Organisatie en Grondbeleid en Middelen van 28 januari 2004. Mevrouw Keuzenkamp geeft aan dat in het verslag bij agendapunt 2: “Stand van zaken Jeugdhulpverlening”, haar opmerking niet is opgenomen. Zij heeft gemeld dat de mogelijkheden om bij andere partijen dan de GGD beleidsadvies in te kopen ook bezien moet worden. Op verzoek van de heer De Jonge geeft de heer Pastors een uitleg over de stand van zaken Jeugdhulpverlening. Mevrouw Keuzekamp merkt naar aanleiding van agendapunt 6, “Communicatieplan”, op, dat zij gemeldt heeft dat de naam “Rijnmond” aangeeft dat het niet alleen over Rotterdam gaat maar ook over de omliggende gemeenten en dat zij deze naam beter bij het regionaal samenwerkingverband vindt passen. Met inachtneming van bovengenoemde wijzigingen stemt de commissie in met het verslag. 3. Ingekomen en uitgaande stukken. Er zijn geen ingekomen en uitgaande stukken voor de commissies. 4. Stand van zaken Bestuurlijke Organisatie. De heer Pastors geeft aan dat er op dit moment geen ontwikkelingen zijn inzake de bestuurlijke organisatie. 5. Wijziging gemeenschappelijke regeling inzake de overgang van het personeel van de stadsregio in eigen dienst van de stadsregio. Na kennis te hebben genomen van de mededeling dat er inhoudelijk niets verandert, brengt de commissie een positief advies uit. 6. Rotterdam zet door: “bespreking in de regio”. De heer Pastors meldt dat een procedurevoorstel voorligt naar aanleiding van de vragen uit de regioraad van 4 februari 2004.

Mevrouw Van Viegen meldt dat als de stadsregio een groter draagvlak wil creëren bij de bestuurders zij, gezien de drukke agenda’s, tijdig uitnodigingen moet verzenden. De heer Pastors meldt de formele status van de geplande bijeenkomsten op 24 en 30 maart 2004. Het belang voor de gemeenteraden bij de uitvoering van het rapport “Rotterdam zet door” is hoog en deze bijeenkomsten hebben als bedoeling de spanningen bij de gemeenteraden weg te nemen. Mevrouw Hartnagel draagt haar complimenten uit over de brede aanpak door het betrekken van college’s en gemeenteraden. De commissie neemt kennis van de te volgen stappen. 7. Toelichting businessplan RTV Rijnmond. De heer Pastors geeft het woord aan de heer ’t Hart, portefeuillehouder communicatie. De heer ’t Hart geeft aan de hand van bijgevoegde presentatie “nr.: 1”, een toelichting op de stand van zaken. Hij meldt dat provinciale staten op 18 februari 2004 heeft ingestemd met de voordracht van gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland, maar dat de voordracht niet geheel conform de voorwaarden van de stadsregio voor steunverlening. Hierover is vanuit de stadsregio een brief verzonden aan gedeputeerde staten. Na deze introductie geeft de heer ’t Hart het woord aan de heer Wehrmeijer, directeur van RTV Rijnmond. De heer Wehrmeijer geeft een presentatie over het Businessplan 2004 t/m 2008 (is bijgevoegd onder presentatie “nr.: 2”). Na de presentatie beantwoordt de heer Wehrmeijer de vragen van de commissieleden. De heer Karssen vraagt hoelang de garantiestelling wordt verwacht. De heer ’t Hart meldt voor maximaal 5 jaar. De heer Wehrmeijer meldt dat zoals het er nu uitziet de garantie waarschijnlijk niet hoeft te worden aangesproken. Mevrouw Van Viegen vraagt hoe de besluitvorming verder verloopt. De heer ’t Hart meldt dat de garantstelling is afgegeven onder voorbehoud van overeenstemming tussen de provincie en de stadsregio over de gestelde voorwaarden. Het antwoord van de provincie op de brief wordt teruggekoppeld aan de regioraad. Mevrouw Hartnagel meent dat de kosten van de toezichthouder van de provincie erg omvangrijk zijn. Mevrouw Hartnagel vraagt de heer Wehrmeijer hoe het bedrag van € 1,2 miljoen voor aanpassingen en investeringen zich verhoudt tot de verhuizing naar het nieuwe pand. De heer Wehrmeijer meldt dat de verhuizing naar het nieuwe kantoor op de toekomst is gericht en dat de oude kantoorinrichting in het oude pand achterblijft en dat dit met zo min mogelijk kosten wordt gerealiseerd. De heer Boon complimenteert de prestatie van RTV-Rijnmond en zegt te hopen dat de afhandeling van de ontslagen van het personeel zo glad mogelijk verloopt. De heer Wehrmeijer belooft hiervoor zijn best te doen. De heer Pastors meldt dat de brief van de provincie over de gestelde voorwaarden in een van de volgende commissievergadering wordt teruggekoppeld. De commissies nemen kennis van de toelichting en presentatie van het businessplan van RTV Rijnmond door de heer Wehrmeijer.

8. Rondvraag en sluiting. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

commissie Bestuurlijke Organisatie Vergadering 28 april 2004 Agendapunt 5: ingekomen en uitgegane stukken Onderwerp: Ingekomen en uitgegane stukken. Ingekomen zijn: no

datum

Afzender

Onderwerp

Gevraagde beslissing

Kopie

1

6 april 2004

de heer P. Kleinjan

Spreekt zijn zorgen uit over spreiding kansarmen over de regio als vermeldt in het rapport “Rotterdam

kennis te nemen.

Ja

Uitgegaan zijn: Er zijn geen uitgegane stukken. Gevraagde beslissing: 1. in te stemmen met het afhandelingsvoorstel t.b.v. het ingekomen stuk.

De volledige set igekomen stukken ligt ter inzage bij de secretaris, kamer MHI 1.05, telefoon 010-4173852. Op verzoek worden de (niet-gedistribueerde stukken) ommegaand gefaxt. INUCOM / KB / 19 april 2004 1

commissie Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen Vergadering 28 april 2004 Agendapunt 6 Onderwerp: Stand van zaken bestuurlijke organisatie Wgr-plus (nazending).

Gevraagde beslissing: 1. zie agendapost.

concept / omschrijving / initialen steller / datum

Pagina 1

commissie Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen vergadering 28 april 2004 Agendapunt 7

Onderwerp: Jaarrekening en Jaarverslag 2003.

Bijlagen: 1. agendapost aan de regioraad van 12 mei 2004 Inclusief de bijlagen: • concept jaarrekening en concept jaarverslag; • ontwerpbesluit. Toelichting: Voor de toelichting over de agendapost “Jaarrekening en jaarverslag” wordt verwezen naar de inhoud van de bijgaande agendapost voor de regioraad van 12 mei 2004.

Financiële consequenties: zie agendapost. Verdere procedure: zie agendapost.

Gevraagde beslissing: 1. adviseren.

1 jaarrekening en jaarverslag 2003 / KB / 19 april 2004

commissie Bestuurlijke Organisatie commissie Grondbeleid en Middelen Vergadering 28 april 2004 Agendapunt 8 Onderwerp: integraal communicatieprogramma.

Bijlage: 1. Integraal communicatieprogramma.

Toelichting: Op 28 januari jongstleden heeft de commissie Bestuurlijke Organisatie het Integraal Communicatieprogramma 2003-2006 besproken. Vervolgens heeft het dagelijks bestuur op 3 maart de adviezen van de commissie besproken. De adviezen van de commissie zijn met één uitzondering allemaal overgenomen. Na ampel beraad heeft het dagelijks bestuur besloten de naam van de stadsregio per 1 januari 2005 niet te wijzigen. De portefeuillehouders Communicatie en Middelen hebben daarbij een minderheidsstandpunt ingenomen. Belangrijke overwegingen om de naam niet te wijzigen waren: de landelijke bekendheid van de naam stadsregio Rotterdam, de positionering als grootstedelijke regio met Rotterdam als centrumstad, de negatieve connotaties van de naam Rijnmond (zet de tijd terug, mislukking van openbaar lichaam Rijnmond, associatie met rokende schoorstenen), wijziging van de gemeenschappelijke regeling zal op het punt van naamswijziging waarschijnlijk geen meerderheid krijgen in Rotterdamse raad, naamswijziging heeft geen toegevoegde waarde. De overige adviezen van de commissie zijn als volgt verwerkt: De informatiepagina in de regionale hah-bladen wordt per 1-1-2005 gestopt. In plaats daarvan komen er wekelijks wisselende ‘regiojournaals’ van 1 minuut op TV Rijnmond, die dagelijks enkele malen worden uitgezonden. De besluiten van de regioraad worden in compacte advertenties conform de wettelijke vereisten in de regionale hah-bladen gepubliceerd. Aan de voorlichtingsafdelingen van de gemeenten wordt informatie op maat aangeboden voor publicatie in de gemeentelijke informatierubrieken. De papieren editie van het Regiojournaal wordt per 1-1-2005 vervangen door een digitale editie die via e-mail wordt gedistribueerd. Daarin wordt ook een compleet overzicht van besluiten van het dagelijks bestuur opgenomen. Het Sociaal Bulletin wordt geïntegreerd in deze digitale nieuwsbrief. Achtergrondartikelen over sociaal beleid worden opgenomen in Perspectief. De digitale nieuwsbrief kan ook als themanummer worden uitgegeven, bijvoorbeeld over jeugdzorg of RR2020. De website wordt verder uitgebouwd, onder meer met servicepagina’s waarop via een inlognaam materialen en specifieke stukken van de stadsregio beschikbaar zijn. Op gemeentelijk websites is een duidelijke link naar de stadsregio aanwezig. Waar die onvoldoende zichtbaar is, wordt gevraagd de link prominenter aan te geven met een banner. Bijeenkomsten voor raadsleden worden zoveel mogelijk op subregionaal niveau georganiseerd. Op basis van het huisstijlhandboek dat dit jaar gereed komt, wordt de huisstijl van de stadsregio gestroomlijnd.

ICP 2004-2006 / WN / 15 april 2004

Pagina 1

Financiële consequenties: geen.

Communicatie: Afgestemd met: commissies Bestuurlijke Organisatie en Grondbeleid en Middelen .

Verdere procedure: -

Gevraagde beslissing: 1. kennis te nemen van het door het dagelijks bestuur vastgestelde communicatieplan met de daarin verwerkte adviezen van de commissies.

Adviezen: 1. advies portefeuillehouder: conform.

ICP 2004-2006 / WN / 15 april 2004

Pagina 2

Bouwen aan samenhang

Integraal communicatieprogramma stadsregio Rotterdam 2004-2006

stadsregio Rotterdam, februari 2004

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

0

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

1

Inhoudsopgave I NHOUDSOPGAVE ............................................................................... 1 I NTEGRAAL COMMUNICATIEPROGRAMMA STADSREGIO R OTTERDAM ............................ 2 1 INLEIDING ............................................................................... 2

2 POSITIONERING ....................................................................... 3 M ISSIE ......................................................................................... 3 NAAM ........................................................................................... 3 B EELDVORMING ............................................................................... 3 FEEDBACK....................................................................................... 4 I MAGO ........................................................................................... 4 3 STRATEGIE .............................................................................. 5 DOELSTELLINGEN ............................................................................. 5 KNELPUNTEN EN VERTREKPUNTEN ........................................................... 5 OPENHEID ....................................................................................... 5 Z ICHTBAARHEID ................................................................................. 6 SAMENHANG..................................................................................... 6 DOELGROEPEN................................................................................. 7 POLITIEK BESTUURLIJKE DOELGROEPEN ........................................................ 8 A MBTELIJKE OMGEVING ......................................................................... 9 MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING: DE BURGER ................................................... 9 MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING: MIDDENVELD ................................................11 MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING: BEDRIJVEN...................................................11 MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING: MEDIA .......................................................11 INSTRUMENTEN .............................................................................. 12 HUISSTIJL ................................................................................... 13 O RGANISATIE................................................................................ 13 FINANCIËN ................................................................................... 14 BIJLAGE 2: DOELGROEPEN – MIDDELENMATRIX .............................. 15

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

2

Integraal communicatieprogramma stadsregio Rotterdam 1

Inleiding

In november 2002 stelde het dagelijks bestuur het actieprogramma Communicatie met de burger 2003-2005 vast. In dit programma ligt de nadruk op concrete acties die gedurende de bestuursperiode van het huidige regiobestuur worden ondernomen om de communicatie met de bevolking te stimuleren. De nadruk ligt in dat programma dus vooral op het ‘wat’. Het integraal communicatieprogramma geeft het bredere beleidskader voor de totale communicatie van de stadsregio. Niet alleen de burger, maar ook andere doelgroepen komen in beeld. En naast het ‘wat’ wordt vooral een kader aangegeven voor ‘hoe’ de stadsregio communiceert. Niet alleen de middelen, maar ook de uitgangspunten, de spelregels, de stijl van communiceren en de rollen en verantwoordelijkheden van verschillende participanten. Juist voor de stadsregio met haar vele samenwerkingsrelaties en uitbestedingen van projecten is dit van groot belang. Het belangrijkste doel van het integraal communicatieprogramma is het bevorderen van samenhang tussen de communicatie-activiteiten die door of uit naam van de stadsregio worden uitgevoerd. Dat doen niet alleen de eigen medewerkers maar vaak ook derden aan wie stadsregionale projecten zijn uitbesteed. In de tweede plaats beoogt dit programma de koppeling tussen beleidsontwikkeling / -uitvoering en communicatie te versterken. Omgekeerd biedt het ook kaders die eraan moeten bijdragen dat beleidsprojecten en -programma’s, met name wanneer ze worden uitbesteed aan derden, bijdragen aan de gewenste bestuurlijke profilering van de stadsregio. De procedurele en organisatorische zaken die hierbij aan de orde zijn, worden behandeld in een apart deel ‘interne communicatie’. Dat deel is niet bij deze notitie gevoegd, maar maakt onderdeel uit van een interne overlegronde.

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

3

2

Positionering

Missie De stadsregio heeft drie algemene doelstellingen. Deze doelstellingen zijn voor de bestuursperiode 2002-2006 inhoudelijk uitgewerkt in het beleidsprogramma van het dagelijks bestuur. De doelstellingen van de stadsregio zijn: •

behoud en versterking van de concurrentiepositie van de Rotterdamse regio, in het bijzonder van de mainport,

•

behoud en versterking van een aantrekkelijk woon-, leef- en vestigingsklimaat,

•

het voorkomen van een tweedeling in de samenleving door het bevorderen van werkgelegenheid, leefbaarheid en veiligheid.

Op basis van deze doelstelling is de missie voor de stadsregio geformuleerd. De missie legt de verbinding tussen de doelen van het bestuur, de kerncompetenties van de organisatie en de motivatie van de medewerkers. “De stadsregio Rotterdam is een slagvaardig, op uitvoering gericht regionaal bestuur dat via een integrale aanpak zaken tot stand brengt, die gemeenten afzonderlijk niet kunnen realiseren. De stadsregio werkt aan een goed bereikbare regio met een sterke concurrentiepositie en een aantrekkelijk leef-, woon- en vestigingsklimaat. De stadsregio versterkt daartoe de economische, ruimtelijke en sociale samenhang van de regio.”

Naam

De door het rijk gehanteerde soortnamen – nu kaderwetgebied en per 1-1-2005 plusregio – dragen niet bij aan de door de stadsregio gewenste beeldvorming over haar bestuurlijke positionering. Daarom gebruikt de stadsregio Rotterdam zelf de naam ‘stadsregio’ consequent in ambtelijk en bestuurlijk overleg en in de stukken die daarmee gepaard gaan. Afspraken tussen de stadsregio’s in Nederland over de wijze waarop zij zich landelijk presenteren, komt de duidelijkheid over hun positionering binnen bestuurlijk Nederland ten goede. Met de andere grootstedelijke regio’s is afgesproken dat ook zijn consequent het begrip ‘stadsregio’ zullen gebruiken. De hoofden communicatie van de stadsregio’s stemmen regelmatig de communicatie-inzet af en wisselen kennis en ervaring uit. Met het oog op met de inwerkingtreding van de Wgr-plus per 1-12005 zullen zij voorstellen doen voor een gemeenschappelijke landelijke actie die het gewenste profiel van de stadsregio’s duidelijk markeert.

Beeldvorming Over het beeld en de beleving van de stadsregio bij haar doelgroepen is slechts beperkt informatie beschikbaar in de vorm van het in 2001 uitgevoerde onderzoek naar de bekendheid en waardering van de stadsregio onder de bevolking. In één zin samengevat: bij de bevolking is sprake van een neutrale tot positieve, ontvankelijke basishouding tegenover de stadsregio, maar de feitelijke kennis is gering. Toename van feitelijke kennis kan zowel positief als negatief voor het imago uitpakken. Uit het onderzoek is een lijst van

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

4 onderwerpen gekomen die volgens de bevolking een regionale aanpak rechtvaardigen. Naarmate de stadsregio er in slaagt beter aan te sluiten bij de verwachtingen van de bevolking is de kans op een positief imago groter.1

Feedback Hetzelfde geldt ook voor de voor de stadsregio zeer belangrijke doelgroepen van gemeenten en maatschappelijke organisaties. Voor een effectief communicatiebeleid is het van belang periodiek onderzoek te doen naar het imago van de stadsregio en de mate waarin de bestuurlijke inzet aansluit bij de verwachtingen van raadsleden, gemeentebestuurders, bevolking en maatschappelijke organisatie. Per bestuursperiode wordt een omnibusenquête gehouden onder de bevolking, aangevuld met onderzoek onder gemeenten en maatschappelijke organisaties. In dit onderzoek wordt de uitvoering van het beleidsprogramma van de stadsregio geëvalueerd, terwijl tevens input wordt verkregen voor het beleidsprogramma voor de volgende bestuursperiode.

Imago De gewenste beeldvorming wordt afgeleid uit de bestuurlijke positionering en identiteit, zoals geformuleerd in de (concept) missie. Herkenbare elementen zijn: a) de stadsregio brengt samenhang aan in beleid en organiseert daarmee regionale solidariteit, b) de stadsregio is een uitvoeringsgerichte opdrachtgever voor grote regionale projecten, c)

de stadsregio is een regionale belangenbehartiger,

d) de stadsregio ontwerp visies voor de ontwikkeling van de regio, e) de stadsregio is als regionaal bestuur partner voor gemeenten, provincie en rijk. In alle communicatie-uitingen wordt voortdurend aandacht besteed aan de profilering van deze imagobouwstenen.

1

Zie ook het rapport van de commissie Wallage “In dienst van de democratie”: De overheid kan haar geloofwaardigheid vergroten door zich grondig te verdiepen in de verwachtingen van burgers, in de verschillende relatiepatronen die zij met de overheid hebben, in elke fase van het beleidsproces.”

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

5

3

Strategie

Doelstellingen De centrale doelstellingen van het communicatiebeleid zijn: -

Meer dan de helft van de bevolking (18 jaar en ouder) kent de stadsregio van naam, weet dat de eigen gemeente tot de stadsregio behoort en kent minimaal één hoofdtaak van de stadsregio.

-

Gemeentebesturen en –raden kennen de actuele beleidsontwikkelingen binnen de stadsregio en weten zich medeverantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen van de stadsregio.

-

Opinieleiders en beslissers in het maatschappelijke middenveld, politiek en bestuur zijn op de hoogte van relevante taken en doelstellingen van de stadsregio en bereid de uitvoering daarvan te steunen.

Knelpunten en vertrekpunten In haar communicatie en profilering heeft de stadsregio last van een aantal factoren. a) voortdurende discussies over haar bestuurlijke vorm; b) ontbreken van een directe relatie met de bevolking via verkiezingen; c)

zichtbaar maken en houden van de stadsregionale positie bij beleidsvoorbereiding en uitvoering van regionale projecten en programma’s.

Het communicatiebeleid is erop gericht deze nadelen zoveel mogelijk te compenseren en de door de stadsregio gewenste positionering zo krachtig mogelijk uit te dragen. Om dit effectief te kunnen doen, zijn afspraken tussen de verschillende (intern en externe) spelers over de inrichting van de communicatie onmisbaar. Vooral ook omdat het merendeel van de programma’s en projecten van de stadsregio in samenwerking met anderen (besturen, ambtelijke diensten, projectorganisaties) wordt uitgevoerd. De samenhang in de stadsregionale communicatie wordt bevorderd wanneer alle spelers enkele gemeenschappelijke vertrekpunten in acht nemen, namelijk: openheid, zichtbaarheid, samenhang.

Openheid De stadsregio legt als niet rechtstreeks door de burger gekozen bestuursorganisatie primair rekenschap af aan de gemeenten, de dragers van de gemeenschappelijke regeling. Toch is het voor het winnen van vertrouwen en het versterken van bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak van belang dat de stadsregio naar burgers en de maatschappelijk omgeving opereert als een herkenbaar, aanspreekbaar en transparant bestuur. Actieve communicatie naar de maatschappelijke omgeving kan ertoe bijdragen dat discussies gaan over de inhoud van het beleid in plaats van over de legitimiteit van regionaal bestuur. Een bestuur dat niet bekend is of niet leeft bij de bevolking, verliest ook draagvlak bij zijn bestuurlijke en politieke stakeholders. Waar rechtstreekse verkiezingen node worden gemist, kan juist een actieve en open communicatie de legitimiteit van het regionaal bestuur versterken. Gemeenten vragen van de stadsregio terecht om zelf actief haar beleid uit te dragen naar de maatschappelijke omgeving en burgers. Toch kan de stadsregio daarin niet zover gaan als sommige gemeenten dat zelf doen. Veel zaken die het dagelijkse bestuur behandelt, vereisen (tijdelijk) vertrouwelijkheid vanwege de belangen van

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

6 diezelfde gemeenten. Binnen deze grenzen worden de besluiten van het dagelijks bestuur wel zo snel mogelijk openbaar gemaakt, via persberichten en de eigen media van de stadsregio. De stadsregio zorgt voor een actieve en actuele informatievoorziening over beleid en besluit . Bij de ontwikkeling van belangrijke beleidstrajecten wordt een meer dan wettelijke verplichte inspanning geleverd om doelgroepen bij dat beleid te betrekken.

Zichtbaarheid De ervaring leert dat de stadsregio van zichzelf geen duidelijk herkenbare bestuursorganisatie is voor burgers, maatschappelijke organisaties en zelfs niet voor veel raadsleden en ambtenaren bij gemeenten. Toch is de invloed van de stadsregio op een aantal terreinen in de regio zeer groot, vooral waar het de infrastructuur en de voorwaarden voor een goed leef-, woon- en werkklimaat betreft. Juist omdat het werk van de stadsregio abstract is en gericht op de langere termijn, terwijl de concrete uitvoering vaak door gemeenten of gemandateerde organisaties gebeurt, moet de stadsregio extra inspanningen verrichten om haar zichtbaarheid te vergroten. Onbekend maakt onbemind; herkenning is de eerste voorwaarde voor erkenning. Het instrumentarium dat de stadsregio hierbij ter beschikking staat is beperkt, maar er zijn wel mogelijkheden om dit intensiever te benutten. In het actieplan Communicatie met de Burger 2002-2006 is hierop uitvoerig ingegaan. Samengevat: de rol van de stadsregio wordt zichtbaar gemaakt via gerichte inzet van de huisstijl, een actief persbeleid, periodieke campagnes op regionale radio en tv, eigen pagina in huis-aan-huisbladen, zichtbare uitingen van de stadsregio bij de uitvoering van projecten, publieke optredens van leden van het dagelijks bestuur. Via communicatie moet de zichtbaarheid van de stadsregio worden vergroot. Bij de uitvoering van projecten waarvoor de stadsregio (mede) verantwoordelijk is of die door haar zijn mogelijk gemaakt wordt vermelding van naam en logo geëist via bepalingen in contracten en subsidiebeschikkingen.

Samenhang

Het aanbrengen van samenhang tussen verschillende beleidsterreinen, inspanningen van besturen en regionale voorzieningen, is een wezenskenmerk van de stadsregio. Het raakt het hart van haar identiteit. In de slogan “Bouwen aan samenhang”, die op alle communicatie-uitingen van de stadsregio verschijnt, is dit kernachtig uitgedrukt. De wijze waarop de beleids- en uitvoeringsprocessen in de stadsregio zijn georganiseerd maakt het er niet eenvoudiger op samenhang aan te brengen in de communicatie. Er is immers gekozen voor een organisatievorm waarbij zowel in de beleidsvoorbereiding als –uitvoering veel wordt uitbesteed. Ook is er vaak sprake van projecten die samen met andere partijen worden uitgevoerd, en is er dus sprake van meerdere afzenders. Deze situatie brengt voor het profiel van de stadsregio risico’s mee. Meerdere afzenders geeft onduidelijkheid bij ontvangers. Een ander risico is dat de stadsregio als bestuurlijke afzender onvoldoende zichtbaar is in projecten. Deze situatie heeft gevolgen voor de inrichting van communicatie rond programma’s en projecten. Beleidsadviseurs, (externe) projectleiders en communicatieadviseurs zullen zich voortdurend

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

7 moeten afvragen hoe de communicatie rond een project bijdraagt aan de profilering van het stadsregionale bestuur. Projectcommunicatie is een afgeleide van de integrale communicatie van de stadsregio als geheel. Met andere woorden de communicatie is alleen effectief wanneer niet alleen de doelgroep goed is geïnformeerd over een beleidsproduct of project, maar ook de stadsregio als afzender goed is geprofileerd. Het is immers uiteindelijk het stadsregionale bestuur dat verantwoordelijk is voor het resultaat en daar ook op aanspreekbaar is. Bij regionale projecten worden aan de opdrachtnemers eisen gesteld t.a.v. communicatieplannen de inzet van budgetten, de inzet van externe communicatiebureaus, de inzet van de huisstijl, woordvoering naar de pers, de presentatie van projectresultaten en de rol van regiobestuurders daarbij. Deze eisen zijn erop gericht dat de stadsregio niet alleen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming in beeld is, maar ook bij de uitvoering wordt geprofileerd.

Doelgroepen De doelgroepen van de stadsregio zijn in een aantal categorieën ingedeeld.

Bestuurlijke omgeving Politiek bestuurlijk

Ambtelijk

1. Bestuurders en raadsleden regiogemeenten

6. Raadsgriffiers en gemeentesecretarissen

2. Politieke partijen

7. Managementteams gemeenten

3. Gedeputeerde en Provinciale Staten

8. Hoofden communicatie

4. Leden Tweede Kamer en hun medewerkers

9. Vertegenwoordigers ambtelijke diensten

5. Bewindspersonen

(gemeenten, rijk, PZH) 10. Projectorganisaties

Maatschappelijke omgeving Individuele relaties

Collectieve relaties

11. Geïnteresseerde burgers

16. Bevolking

12. Journalisten

17. Pers

13. Vertegenwoordigers belangenorganisaties 14. Vertegenwoordigers bedrijfsleven 15. Vertegenwoordigers maatschappelijke organisaties.

Samenwerkingsrelaties 18. Overige stadsregio’s 19. Bestuurlijke samenwerkingsverbanden 20. Buurgemeenten

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

8 Personen die behoren tot één van de doelgroepen – individuele burgers uitgezonderd - worden opgenomen in het relatiebeheersysteem van de stadsregio. In het relatiebeheersysteem wordt de (functionele) relatie tot de stadsregio gedefinieerd en de daaruit voortvloeiende informatiestroom.

Politiek bestuurlijke doelgroepen Voor alle bestuurlijke doelgroepen geldt dat zij optimaal geïnformeerd moeten zijn over de positie, ambities en werkzaamheden van de stadsregio en haar actuele beleid. Optimaal betekent hier dat informatie relevant is in relatie tot de positie die de doelgroepen innemen ten opzichte van de stadsregio. Voorbeeld: een wethouder of een raadslid moet meestal meer in detail geïnformeerd zijn dan een lid van de Eerste Kamer. De communicatie loopt primair via bestuurlijke lijnen en overlegcircuits. Goede persoonlijke contacten op bestuurlijk niveau of via partijpolitieke lijnen zijn door geen enkele andere communicatievorm te evenaren. De leden van het dagelijks bestuur zijn hierbij de belangrijkste ambassadeurs van de stadsregio. Gemeenten Voor het onderhouden van goede relaties met de gemeenten brengt het dagelijks bestuur periodiek een bezoek aan de colleges van BenW en de gemeenteraden. De ontwikkeling van regionaal beleid gebeurt zoveel mogelijk op een interactieve wijze, waarbij gemeenten zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau maximaal ruimte krijgen voor een eigen inbreng. Goede voorbeelden hiervan zijn de ontwikkeling van het RVVP en de Woonvisie. Gemeenteraadsleden en bestuurders worden voorts zoveel mogelijk uitgenodigd bij presentaties van beleidsproducten van de stadsregio. Naar de gemeenten toe zal de stadsregio steeds haar toegevoegde waarde op het punt van bovenlokale afstemming en belangenbehartiging moeten duidelijk maken. Communicatief wordt deze inzet ondersteund met een digitale de nieuwsbrief per e-mail (per 1-12005 als vervanger voor het Regiojournaal), faciliteiten voor gemeenten op de website, bijeenkomsten, informatie- en presentaties. Rijk Een flink aantal taken van de stadsregio is direct afgeleid uit rijksbeleid, c.q. door het rijk aan de stadsregio opgedragen. Meer dan negentig procent van de financiële middelen van de stadsregio is afkomstig van het rijk. Naar de rijksoverheid wordt de bijdrage van de stadsregio aan de effectuering van rijksbeleid benadrukt. Goede bestuurlijke en ambtelijke contacten zijn een eerste vereiste. Deze contacten kunnen communicatief worden ondersteund met informatiemateriaal van de stadsregio. Relaties op rijksniveau behoren tot de primaire doelgroep van het relatiemagazine SR Perspectief. Provincie De relatie tot de provincie Zuid-Holland is onder invloed van de bestuurlijke afspraken op basis van de Wgr-plus aan het veranderen. Een duidelijke taakafbakening komt de communicatie en de

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

9 beeldvorming naar buiten ten goede. De stadsregio kan via een actief relatiebeheer bijdragen aan een goed functioneren van de overeengekomen taakafbakening. Actiepunten hierbij zijn: -

periodiek ambtelijk en bestuurlijk afstemmingsoverleg,

-

provinciale bestuurders en statenleden actief informeren over activiteiten en projecten van de stadsregio,

-

provinciale bestuurders en ambtenaren actief betrekken bij belangrijke regionale activiteiten,

-

beleid en rol provincie belichten in media van de stadsregio.

Persoonlijke communicatie via bestuurlijke en ambtelijke contacten, lobbyactiviteiten en bijzondere bijeenkomsten zijn onontbeerlijk. De communicatie wordt ondersteund met het relatiemagazine SR Perspectief en de organisatie van contactmoment. Tussen de communicatiemedewerkers van provincie en stadsregio vindt op projectniveau afstemmingsoverleg plaats.

Ambtelijke omgeving Ambtenaren van gemeenten, provincies en ministeries zijn betrokken bij het bestuurlijke werk van de stadsregio. Dat kan op verschillende manieren: -

Bij de beleidsvoorbereiding als coproducent, bijvoorbeeld de afdeling RO van de provincie bij het opstellen van het Ruimtelijk Plan Regio Rotterdam 2020 (RR2020),

-

als opdrachtnemer, bijvoorbeeld ambtenaren van de dS+V die werken aan het Regionaal Verkeers- en Vervoersplan,

-

als intermediair, bijvoorbeeld gemeentesecretarissen / regiocoördinatoren die besluitvorming in de eigen bestuurlijke omgeving voorbereid en daarover adviseren,

-

als uitvoerder, bijvoorbeeld ambtenaren die de regionale huisvestingsrichtlijn moeten uitvoeren of betrokken zijn bij de aanleg van Randstadrail.

De afstemming verloopt primair via ambtelijke accounthouders in de sectoren. Voorts is een snelle en eenvoudige toegang tot beleidsinformatie belangrijk. De website van de stadsregio speelt daarbij een cruciale rol. Per vakdiscipline worden periodiek uitwisselingsbijeenkomsten georganiseerd, bijvoorbeeld voor regiocoördinatoren, gemeentesecretarissen, ambtenaren ruimtelijke ordeningen (RoRor), hoofden communicatie enzovoorts. Op het niveau van gemeenten, provincie en departementen is het voorts zaak dat vanuit de beleidssectoren voortdurend wordt gebouwd aan een netwerk van persoonlijke contacten. Dat vereist van het managementteam en van ambtelijke medewerkers van de stadsregio een voortdurend ‘PR-bewustzijn’. Ook zijn zij ambassadeurs van de stadsregio. Alle ambtelijke relaties ontvangen het relatiemagazine van de stadsregio en wanneer ze daarnaast direct betrokken zijn bij de beleidsontwikkeling ontvangen ze ook de tweewekelijkse nieuwsbrief Regiojournaal.

Maatschappelijke omgeving: de burger In het actieplan Communicatie met de burger 2002-2006 is de algemene communicatiedoelstelling voor de bevolking verbijzonderd en in een aantal activiteiten gericht op een groter naamsbekendheid en kennis van taken van de stadsregio bij bevolking. Voor een uitvoerig beschrijving van deze acties wordt kortheidshalve naar dat plan verwezen. Samengevat komt de

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

10 inzet neer op het gericht informeren van burgers en andere belanghebbenden en het tot stand brengen van interactie. Informeren Informatie wordt altijd zo snel mogelijk en gelijktijdig beschikbaar gesteld aan alle doelgroepen. De stadsregio doet dat via een aantal kanalen: -

besluiten van het dagelijks bestuur worden direct na afloop van de vergadering openbaar gemaakt via persberichten (voor zover eisen van vertrouwelijk gelet op het belang van derden dit niet belet),

-

de officiële besluitenlijst van het dagelijks bestuur wordt na goedkeuring direct gepubliceerd op de website,

-

via Regiojournaal, via informatie in gemeentelijke informatierubrieken en via TV-Rijnmond worden relaties van de stadsregio en burgers geïnformeerd over besluiten van dagelijks bestuur en regioraad (vervangt per 1-1-2005 Stadsregio.info in de hah-bladen),

-

commissie- en raadsstukken zijn beschikbaar op de website en liggen ter inzage bij gemeenten,

-

voorts zijn over tal van regionale zaken folders en brochures beschikbaar, die voor een deel ook via de gemeenten worden aangeboden.

In bijzondere gevallen kan er aanleiding zijn de informatievoorziening te intensiveren. Voorbeelden daarvan zijn een periodieke campagne om de naamsbekendheid en de kennis van de stadsregio te onderhouden, campagnes rond bijzondere projecten bijvoorbeeld bij de herzonering OV, het inspraaktraject van het RVVP. Interactie Informatie halen bij de burger is lastiger dan informatie brengen. De stadsregio kiest hierbij vooral voor maatwerk. Middelen die hierbij (kunnen) worden ingezet zijn: -

invoeren van spreekrecht voor burgers en maatschappelijke organisaties bij commissie- en raadsvergaderingen,

-

inspraaktrajecten gekoppeld aan specifieke beleidsonderwerpen (bijvoorbeeld het nieuwe regionaal structuurplan (RR2020), het regionaal verkeers- en vervoerplan),

-

werkbezoeken brengen aan maatschappelijke organisaties,

-

maatschappelijke organisaties betrekken bij planontwikkeling (voorbeeld regionaal groenstructuurplan, beleidskader jeugdzorg),

-

de website gebruiken als discussieplatform bij beleidsprocessen waarbij sprake is van visievorming,

-

experimenteren met vormen van interactieve beleidsvorming,

-

via onderzoek verzamelen van bouwstenen voor beleidsvorming of onderzoek inzetten om beleidsvoornemens te toetsen of uitvoering te evalueren.

Omdat er sprake is van maatwerk, is de keuze van middelen een zaak die per beleidsonderwerp wordt bepaald in overleg met de betrokken portefeuillehouder. Hierbij zal voortdurend afgewogen moeten worden in hoeverre een tijdrovend en kostbaar interactietraject bijdraagt aan de

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

11 inhoudelijke beleidsontwikkeling of aan de noodzakelijke versterking van het draagvlak. In een aantal gevallen is het ook mogelijk informatie bij de burger en de maatschappelijke omgeving te halen via bijvoorbeeld onderzoek, een focusgroep, een panel.

Maatschappelijke omgeving: middenveld Onder het middenveld verstaan we alle vormen van georganiseerde belangenbehartiging van bewonersorganisaties tot werkgeversverenigingen. De relaties van de stadsregio met het maatschappelijk middenveld zijn overwegend diffuus en indirect. Op dit moment zijn er structurele overleggen met het Platform Reizigersbelangen Openbaar Vervoer, de woningbouwcorporaties en organisaties in de sociale sector. Wel is er op alle beleidsterreinen sprake van uitvoerige consultaties op regionaal niveau bij de beleidsontwikkeling. De communicatiestrategie omvat drie speerpunten: -

doelgroepen inventariseren en systematisch invoeren in het relatiebeheersysteem,

-

informeren via relatiemagazine en op aanvraag via attenderingsmail en/of digitaal Regiojournaal,

-

betrekken bij beleidsontwikkeling en planvorming in het primaire beleidsproces.

Relaties in de sociale sector (circa 1500) ontvangen het Sociaal Bulletin met informatie over het sociaal beleid van de stadsregio. Het bulletin wordt met het Regiojournaal meegezonden naar bestuurlijke relaties. De nieuwsbrieven worden per 1-1-2005 omgezet in digitale nieuwsbrieven die per mail worden gedistribueerd. De digitale nieuwsbrief bevat koppelingen naar meer informatie op de website.

Maatschappelijke omgeving: bedrijven Door de overkomst in 2002 van Bedrijven Info Rijnmond (BIR) naar de stadsregio is er een meer directe relatie ontstaan voor de stadsregio met het Midden- en Kleinbedrijf. In alle uitingen van Bedrijven Info Rijnmond wordt duidelijk aangegeven dat zij onderdeel uitmaakt van de stadsregio Rotterdam. In de nieuwsbrief van Bedrijven Info Rijnmond, die tweemaal per jaar aan ruim 11.000 ondernemingen in de regio Rotterdam wordt gezonden, is een vaste pagina voor de stadsregio gereserveerd. Op vakbeurzen en bij symposia en congressen, waar Bedrijven Info Rijnmond regelmatig een stand heeft om bezoekers te informeren over de vestigingsmogelijkheden in de regio Rotterdam, is voor bezoekers de documentatie van de stadsregio beschikbaar. Dit geldt ook voor bezoekers die het kantoor van Bedrijven Info Rijnmond bij de Kamer van Koophandel Rotterdam inlopen en voor ondernemers die documentatiemateriaal bij Bedrijven Info Rijnmond opvragen.

Maatschappelijke omgeving: media Eén van de meest effectieve manieren om snel grote groepen mensen en maatschappelijke organisaties te bereiken is via de nieuwsvoorziening van publieke media. Regionale media en hah-

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

12 bladen worden goed gelezen, beluisterd en bekeken. Deze media spelen ook een doorslaggevende rol als het gaat om het vormen van een publieke opinie en het imago van de stadsregio. Een actief en zeer open persbeleid is de kern van de communicatiestrategie. Informatie wordt zo snel mogelijk en op een zo toegankelijk mogelijke wijze onder de aandacht van de pers gebracht. De nieuwswaarde in de ogen van de journalist is het belangrijkste vertrekpunt bij het aanbieden van de informatie. Het persbeleid omvat de volgende activiteiten: -

persbulletins en persberichten ten minste na elke DB-vergadering en regioraadsvergadering,

-

actieve toezending van agenda’s via e-mail met attendering beschikbaarheid stukken op de website,

-

beleidsactiviteiten met nieuwswaarde aangrijpen voor het ‘inpluggen’ van interviews bij regionale media,

-

persbriefings bij complexe zaken,

-

persoonlijke contacten met journalisten uitbouwen,

-

1 of 2 maal per jaar informele perslunch organiseren (vereist wel nieuwsfeiten).

Instrumenten Om de communicatiedoelstellingen te realiseren beschikt de stadsregio over een aantal instrumenten. Voor zover die geen deel uitmaken van het primaire beleidsproces zijn deze instrumenten ondergebracht bij bureau Communicatie. Het gaat om een standaard assortiment van media en voorzieningen. Afhankelijk van de actuele communicatiebehoefte van het bestuur wordt maatwerk in activiteiten en middelen toegepast. De activiteiten zijn onder te verdelen in advisering, voorlichting, promotie, lobby-ondersteuning en pr. Concrete instrumenten daarbij zijn conferenties, werkbezoeken, excursies, presentaties, speeches, informatiebijeenkomsten, onderzoek etcetera. Per 1-1-2005 wordt op basis van onderzoeksuitkomsten en advies van de commissie Bestuurlijke Organisatie de samenstelling van de mediamix bijgesteld. -

De nieuwsbrieven van de stadsregio voor raadsleden en ambtenaren worden geïntegreerd in een digitale nieuwsbrief met directe koppelingen aan de website.

-

De informatiepagina Stadsregio.info in de regionale huis-aan-huisbladen wordt opgeheven. Informatie wordt voortaan in compact vorm via gemeentelijke informatierubrieken aangeboden met door verwijzing naar de website van de stadsregio.

-

De campagne ‘bouwen aan samenhang op RTV-Rijnmond krijgt een vervolg in de vorm van actuele informatieve regiojournaals van 1 minuut die dagelijks op TV-Rijnmond worden uitgezonden. De journaals wisselen wekelijks en zijn ook op de website te zien, ook achteraf.

-

Voor maatschappelijke relaties, bedrijven en relaties bij de rijksoverheid en provincie is het relatiemagazine SR-Perspectief ontwikkeld. Onderzocht wordt of het draagvlak en het bereik

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

13 van het relatiemagazine kan worden versterkt door samenwerking te zoeken met andere regionale partners, bijvoorbeeld de RHRR en de regiopolitie. -

De website zal zich de komende tijd in toenemende mate ontwikkelen tot een digitaal serviceloket voor gemeenten en opdrachtnemers. De website wordt onder meer uitgebreid met servicespagina’s (toegang via inlogcode) en kenniscentra met uitvoerige (vak)documentatie op een specifiek beleidsterrein of project (in principe openbaar).

Voorts beschikt de stadsregio of een assortiment voorlichtingsmiddelen (bijvoorbeeld brochures, presentaties) die afhankelijk van de informatiebehoefte van de doelgroep en de doelstelling van het bestuur worden ontwikkeld en ingezet. In de doelgroep-middelenmatrix zijn de meest toegepaste instrumenten uit het standaardpakket opgenomen. (Bijlage 1)

Huisstijl De huisstijl maakt de stadsregio herkenbaar en tastbaar. Zonder een goede huisstijl wordt de stadsregio ‘gezichtloos’. Tevens zorgt de huisstijl voor ordening en samenhang van alle beelddragende uitingen van de stadsregio, van briefpapier tot naamborden en van beleidsnota’s tot tv-spotjes. Opdrachtnemers van de stadsregio hebben niet de vrijheid af te wijken van de huisstijlvoorschriften. Aanwijzingen voor toepassing van de huisstijl worden opgenomen in opdrachtverstrekkingen. De huisstijlregels zijn vastgelegd in de huisstijlhandleiding van de stadsregio. Deze handleiding wordt tevens met de bijbehorende grafische elementen toegankelijk gemaakt via de website. Op deze wijze wordt de toepassing van de huisstijl niet alleen voorgeschreven, maar ook gefaciliteerd.

Organisatie De organisatie van de communicatie wordt behandeld in een apart deel interne communicatie bij dit communicatieprogramma. Dit onderdeel omvat een beschrijving van verantwoordelijkheden van bestuur, beleidsmedewerkers en bureau communicatie. Voorts komen aan de orde procedures voor afstemming, perscontacten, toepassing huisstijl, afhandeling publieksreacties enzovoorts. Dit onderdeel wordt periodiek besproken in de werkoverleggen van de stadsregio en waar nodig bijgesteld in het managementteam. Naast advisering en faciliteren van bestuur en de beleidssectoren hebben de medewerkers van bureau communicatie een belangrijke taak in het zorgen voor afstemming van communicatieactiviteiten bij samenwerkingsprojecten, bijvoorbeeld Tramplus, Randstadrail, de milieumonitor, het fileplan, communicatie-overleggen RZG, RR2020, GGD enzovoorts. Hoofddoel hierbij is steeds het bevorderen van samenhang in de communicatie en goede profilering van de stadsregio.

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

14

Financiën Begr.num.

Activiteit

23001 23002

Informatie stadsregio in gemeentelijk inforubrieken Communicatiedrukwerk overig (brochures, factsheets, knipselkrant, jaarverslag, etc.)

23005

Digitaal Regiojournaal (30X) + relatiemagazine 3 a 4x

23006

Bijeenkomsten en materialen

23008

Huisstijl

23009

Overige kosten communicatie

23010

Website

23011

SR Journaal TV Rijnmond en effectmeting Totaal

2004

2005

160.000

30.000

45.000

40.000

110.000

102.000

50.000

20.000

10.000

10.000

5.000

5.000

40.000

45.000

46.000

171.000

€ 466.000

De hoogte van de begrotingsbedragen hangt vooral samen met de grote omvang van de doelgroepen van de stadsregio. Communicatiemiddelen moet vaak in hoge oplages worden geproduceerd. De distributiekosten zijn daardoor eveneens fors. De bevolking van 1,2 miljoen inwoners kan slechts bereikt worden via relatief dure massamedia. De begroting is slechts toereikend voor algemene communicatiedoelen. Producten of activiteiten die samenhangen met specifieke beleidstrajecten moeten derhalve binnen de verschillende beleidssectoren worden begroot. Dat is niet nieuw, maar vanwege de korting van € 50.000 vanaf 2005 moet hier wel strikt de hand aan worden gehouden.

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

15

Bijlage 2: doelgroepen – middelenmatrix Consultaties en bijeenkomsten

Communicatieonderzoek

Gemeentebezoeken

Overlegkringen

Folders / Brochures2

Beleidsprogramma

Jaarverslag

Regiojournaal op RTV Rijnmond

Informatie in gemeentelijk rubrieken

Knipselkrant Nieuwsmonitor

Persconferenties Briefing, interviews

Persbericht

SR-Perspectief

Digitale nieuwsbrief

Intranet

Website

Middelen

* * * *

* * *

Doelgroep Bestuurlijke omgeving Politiek bestuurlijk Regioraadsleden Gemeenteraadsleden Colleges van BenW Dagelijks besturen deelgemeenten Politieke partijen Provinciale Staten Gedeputeerde Staten Tweede Kamer Eerste Kamer Ministers Ambtelijk Medewerkers stadsregio (intern) Raadsgriffiers Gemeentesecretarissen Managementteams gemeenten Hoofden communicatie Ambtelijke relaties per beleidsveld Ambtelijke relaties provincie Zuid-Holland Ambtelijke relaties ministeries Projectorganisaties Maatschappelijke omgeving Geïnteresseerde burgers Journalisten Belangenorganisaties Bedrijfsleven Maatschappelijke organisaties. Bevolking Samenwerkingsrelaties Kaderwetregio’s Bestuurlijke samenwerkingsverbanden Buurgemeenten Opdrachtnemers

2

* * * *

* * * *

*

*

* * * *

* *

*

* * * * * *

*

*

*

* * *

* * *

* * *

* *

* *

* *

*

*

*

*

*

* * * *

* * * *

*

* * *

*

*

*

*

*

*

* * *

* * *

* *

* *

* *

* *

* * * * * *

*

*

* *

* * *

*

* *

*

*

*

*

*

* *

* *

*

* *

* * * * * *

* *

* * *

* * *

* * *

* *

* *

*

* *

* *

* *

* * * *

*

*

*

Zie bijlage 3 voor titels

communicatieprogramma stadsregio Rotterdam / WN / maart 2004

* * * * *

* *

* * *

* * * * * *