Bijlage II Jaarverslag handhaving 2012 incl. belangrijkste resultaten 2009, 2010 en 2011 In deze bijlage worden enkele handhavingthema’s behandeld, met daarin verwerkt de verslagen betreffende de diverse functies in het uitvoeringsprogramma. Thema 1. Bodem • bodemnota vastgesteld met bodemkwaliteitskaart voor de gehele gemeente, gebaseerd op het gebruik van grond. Niet op bodemonderzoeken; • meldingen over grondstromen en bodemingrepen worden globaal beoordeeld op de herkomst van de grond, de toepassing van de grond, de regels van het bestemmingsplan, het volume van de grondstroom en het risico op toepassing van vervuilde grond op basis van bodemonderzoeken en keuringsrapporten. Als de herkomst vertrouwd is, de grond toepasbaar is op de betreffende locatie en de normen in het bestemmingsplan praktisch niet of gering worden overschreden wordt niet handhavend opgetreden. Thema 2. Beplantingen/kapvergunning (medewerker Groen) • een kwaliteitskaart is vastgesteld voor waardevolle bomen(rijen) in de kernen van de gehele gemeente. Voor zowel de kernen als het buitengebied is een kapbeleid vastgesteld; • tijdens het wekelijks Wabo-overleg worden de aanvragen omgevingsvergunning beoordeeld op alle gebieden, zo ook het kapbeleid; • verleende omgevingsvergunningen – activiteit kappen/aanleg (al dan niet met herplantverplichting) worden periodiek steekproefsgewijs, aan de hand van een door toezicht, handhaving en vergunningverlening, verstrekt overzicht gecontroleerd door de medewerker Groen. Waar nodig wordt handhavend opgetreden door toezicht en handhaving. Tot op heden heeft geen terugkoppeling plaatsgevonden vanuit de medewerker Groen; • meldingen over illegale kap/aanleg worden door team toezicht en handhaving beoordeeld en geprioriteerd ten opzichte van de andere meldingen. Waar nodig wordt handhavend opgetreden. Thema 3. Parkeren • op diverse plaatsen in de gemeente zijn blauwe zones ingesteld; • door de BOA is in 2012 actief gecontroleerd op o.a. het parkeren met parkeerschijf in de blauwe zones; • ook zijn door de BOA controles uitgevoerd op de APV; • verschillende boetes zijn uitgeschreven. Thema 4. Drank- en horecawet • gemeente Haaren is vooral betrokken bij de vergunningverlening; • toezicht en handhaving wordt uitgevoerd door de Voedsel- en Warenautoriteit. Thema 5. Aanbieden, storten en verbranden van afvalstoffen • de verplichting tot het aanvragen van een stookvergunning/-ontheffing is in 2010 gewijzigd in een meldingplicht; • stookmeldingen zijn steekproefsgewijs door de Milieuwachter gecontroleerd. Thema 7. Openbare orde en veiligheid (evenementen en horeca) • gemeente Haaren is voornemens bij grotere evenementen, zoals Carnaval en Rebirth geluidsmetingen te verrichten. Thema 8. Markten • geen bijzondere resultaten/ontwikkelingen. Thema 9. Inrichtingen Wet milieubeheer (milieutoezichthouder) Algemeen Per 1 december 2011 toezichthouder (Jan Kemps) in dienst bij de gemeente. Eerste werkmaand (december 2011) is vooral gebruikt voor kennismaking met de organisatie en collega’s. Daarna zijn de achtergebleven werkzaamheden zoals hercontroles en handhavingverzoeken opgepakt en afgewerkt.
Begin dit jaar is begonnen met het opzetten van een jaarprogramma uit te voeren milieucontroles 2012. Hierbij is dossieronderzoek verricht bij een 80-tal bedrijven, dat tussen 2004 en 2008 een milieuvergunning verkregen hebben. De keuze voor deze bedrijven is gemaakt om de status van de milieuvergunning te bepalen, wel of niet vigerend. Vervolgens is ook gekeken naar (vooral agrarische) bedrijven die in het kader van het Besluit huisvesting binnen een bepaalde periode moeten voldoen aan het ammoniak emissieplafond. Daarnaast worden controles uitgevoerd bij bedrijven die jaarlijks verplicht zijn en bij bedrijven waarvan intern bekend is die problemen op- of kunnen leveren. Tijdens dossieronderzoek is gebleken dat dossierstukken niet altijd geheel compleet waren. Het niet inzichtelijk en/of compleet hebben van alle milieudossiers heeft meer ‘’uitzoekwerk’’ gekost. In 2012 worden alle milieudossier opgeschoond en digitaal verwerkt. Doelstelling thema bijgesteld In de raadsvergadering van juni 2012 is de doelstelling voor dit thema bijgesteld naar ‘nog geen beheer’. Integraal werken In samenwerking met bouwtoezicht en/of gebiedstoezicht wordt altijd nagegaan of een controle integraal moet worden uitgevoerd. Hieruit blijkt dat een groot aantal controles in samenwerking met deze gebieden integraal worden afgestemd en uitgevoerd. Bij iedere milieucontrole wordt altijd nagegaan of er geen strijdigheden op het bestemmingsplan zijn. Door deze manier van werken ben je meer uren per controle en het verwerken hiervan kwijt. Wel kun je naar de klant een duidelijkheid scheppen en alle mogelijke problemen per locatie op lossen. Resultaten Voor 2012 stonden 55 integrale controles gepland. In onderstaande tabel is weergeven wat de resultaten zijn. Hieruit kun je concluderen dat de planning voor 2012 is behaald. Echter moet hieruit worden opgemerkt dat bij sommige bedrijven toezicht en handhaving (hercontroles) tot in 2013 door kunnen lopen. Dit heeft onder andere te maken met de handhaving op het Besluit huisvesting of de langere loopduur van handhaving (bijvoorbeeld aanvraag omgevingsvergunning milieu). Integrale milieucontroles type bedrijf aantal IPPC 1 C 50 B 10 A 3
Hercontroles type bedrijf aantal IPPC 2 C 10 B 6 A
Klachten type bedrijf aantal IPPC 1 C B 2 A
Controlerapport Na iedere milieucontrole worden alle bevindingen voor de onderwerpen milieu, gebied en bouwen verwerkt in een controlerapport en indien nodig verwerkt in een waarschuwingsbrief. Vaak blijkt bij het schrijven van deze brieven dat het veel tijd kost. Reden hiervan is dat niet alle informatie direct te achterhalen is en dat de verkregen informatie soms onjuist is. Verder is bekent dat het informatiesysteem waaruit de toezichthouders hun informatie moeten halen in een veranderingsfase zit. Kortom het achterhalen en schrijven van brieven koste meer tijd dan vooraf was gepland. Vooraanschrijvingen en waarschuwingsbrieven Er zijn in totaal 5 vooraanschrijvingen en 21 waarschuwingsbrieven verzonden. Bezwaar en Beroep Er zijn geen aanschrijvingen verzonden en ook geen beroep en bezwaarprocedures geweest.
Thema 11. Aanleg-, bouw-, sloop- en oprichtingsfase (Bouwtoezichthouder) Algemeen De norm hantering van de uren voor het bouwtoezicht voor 2012 is anders opgebouwd als voorgaande jaren. De basis van deze cijfers is wel weer gebaseerd op het aantal vergunningen welk het jaar ervoor zijn verleend maar nu is tevens gekeken om een norm te stellen per categorie van soort te controleren bouwwerk en verder ook de andere werkzaamheden(administratie, afstemming mail e.d.) rondom dit toezicht in beeld te brengen om op deze wijze de werkelijke effectieve uren te kunnen berekenen. Dit houdt in dat het totale aantal uren op jaar basis voor de functie van bouwtoezicht zijn verdeeld over de diverse posten uit de tijdschrijflijst. Door te kijken naar de geschreven posten van voorgaande periode, en dus ook de posten welke niet rechtstreeks op een bouwcategorie zijn te schrijven, is getracht een reële norm per onderdeel aan te geven en daarmee in beeld te brengen wat het aantal te beheren vergunningen op jaar basis zal zijn. Voor de cijfers van het eerste half jaar van 2012 geldt dat het geraamde aantal controle niet overeenkomt met de werkelijke cijfers in de tijd schrijflijst. Dit heeft vooral te maken met het feit dat de milieuwachter is ingezet voor de controle op verleende vergunning welke nog niet in beheer zijn bij bouwtoezicht. De uren van dit toezicht zijn in grote lijnen opgenomen in de post wonen categorie 1. Deze uren zijn dus extra gemaakt in afwijking van het programma maar wel met de bedoeling dat dit een aantal voordelen op kan leveren voor meerdere disciplines binnen de gemeente . Dit betreft het actief beheren van vergunning voorraad(intrekken, of uitstel) waardoor de juiste gegevens voor de bepaling van de WOZ-waarde en het BAG beheer in beeld komen. Doelstelling thema bijgesteld In de raadsvergadering van juni 2012 is de doelstelling voor dit thema bijgesteld naar ‘achterstand in beheer’. Administratie Hierin zijn al een aantal stappen belangrijke verbeter stappen gemaakt om administratieve taken bij de toezichthouders weg te halen. Maar er gaan nog steeds een flink aantal uren zitten in de verwerking van aanvullende stukken vanuit reeds verleende vergunning. Dit betreft aanvullingen welke, nadat de vergunning is verleend, nog worden ingediend. Dit zijn vaak stukken van constructieve aard. Deze stukken zijn niet door het administratief blok te beoordelen waardoor dit moet gebeuren door de toezichthouder. Toezicht op sloop en realisatie Bouw Het aantal controles en uren welke zijn geraamd voor het bouwtoezicht komen in grote lijnen overeen met de werkelijke uren. Dit staat dan los van de extra uren welke door de milieuwachter zijn gemaakt voor bouwtoezicht. Dit was niet meegenomen in de uren raming van dit jaar omdat pas half in het jaar is besloten de werkzaamheden van de milieuwachter aan te passen en een taak in het bouwtoezicht op zich te nemen. Dit verklaart dus de verschillen in de aantallen. Door de recessie binnen Nederland is het merkbaar dat ook de bouwende partijen proberen de kosten van het bouwproces te verlagen door voorzieningen of maatregelen niet of in afwijking te nemen of aan te brengen. Dit heeft tot gevolg dat er voor toezicht meer uren worden gevraagd om dit per mail of telefonisch af te stemmen en te bewaken dat deze tijdig en volledige indient worden. Er is dus een verschuiving merkbaar dat de gemeente voor de vergunninghouder en bouwer als adviesbureau worden gebruikt om zo te voorkomen dat men met extra advies kosten wordt opgezadeld. Ook van de vergunningverleners vraagt dit extra tijd door het opnieuw beoordelen van gewijzigde stukken en blijkt het noodzakelijk om extra voorwaarden op te nemen in de te verlenen vergunning. Verder is gebleken dat door diverse regelgeving vanuit de wet milieubeheer bedrijven genoodzaakt zijn de keuze te maken in hun bedrijfsvoering voor de toekomst. Dit betekent dat een intensieve veehouderij moet gaan uitbreiden of vernieuwen inclusief de noodzakelijke aan te brengen voorzieningen of het bedrijf gaat inkrimpen en stopt. Door deze ontwikkeling zijn er in 2012 meer aanvragen binnengekomen voor vergroting of aanpassing van deze bedrijven. Dit uit zich in de geraamde en bestede uren welke staan onder de categorie Bedrijven II en III
De controle op de realisatie van bouwplannen met als eindgebruiker mensen welke begeleid of geheel onder toezicht wonen(mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke handicap) vraagt de meeste toezichtsuren omdat dit complexere bouwwerken betreft met uitgebreide noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen waardoor er meer controlemomenten met meer diepgang moeten worden uitgevoerd. Dit is terug te zien in het aantal uren welke zijn ingezet voor Wonen categorie III De geconstateerde vergunningsvrije aanbouwen en bijgebouwen bij nieuw of verbouw worden door bouwtoezicht meegenomen ter registratie van BAG. Het blijkt lastig te zijn voor BAG beheerder deze gegevens op te voeren in de BAG-applicatie. Er is gevraagd bij de projectleider van dit proces hier aandacht aan te schenken om te voorkomen dat deze bouwwerken alsnog weer terug komen in de werkvoorraad van handhaving en Toezicht als een nieuwe BAG-constatering. Met de projectleider en coördinator van het BAG-proces is nog twee maal gesproken om een formulier op te stellen waarop de noodzakelijke gegevens voor het BAG-proces ingevuld worden door de toezichthouders en kan worden overgedragen naar de BAG-beheerder. Helaas is tot op het heden geen formulier aangedragen waardoor de in het veld geconstateerde bouwwerken niet of moeizaam opgenomen worden in BAG. Sloop Door het vervallen van de sloop vergunning en over te gaan naar een sloop meldingen is tevens de mogelijkheid vervallen nog leges te heffen op de beoordeling van deze meldingen terwijl de toetsing nog net zoveel diepgang vraagt. Dit heeft gevolgen voor beoordeling van deze meldingen en vervolgens voor de tijdsduur op het toezicht van de sloop en asbest werkzaamheden. Het verschil tussen geraamde en uitgevoerde aantalen verleende vergunningen en meldingen voor sloop zit hem voor een deel in het feit dat een aantal agrarische bedrijven binnen de gemeente welke, vanwege de te nemen milieu maatregelen die zijn opgelegd in de voor deze bedrijven geldende wetgeving, in de aankomend jaren hun bedrijf moeten vergroten of aanpassen. Hierdoor worden er meer bouwwerken gesloopt of vernieuwd of waarbij dus bv. ook asbest dakbeplating moet worden verwijderd waarvoor een sloop melding moet worden ingediend. Tevens zijn er 2012 grootschalige projecten(Driehoeven, Leyehof) gestart waarbij diverse bebouwing is gesloopt waarin asbest is in verwerkt en waarbij ook grondsanering voor zware metalen en asbest noodzakelijk was. Door de omvang van deze projecten is meer toezicht noodzakelijk geweest. Constateringen De bouwovertredingen die worden geconstateerd bevinden zich het meest in de hoek van woonklimaat en brandveiligheid. Dit betreft vooral het ontbreken van ventilatie voorzieningen of wijzigingen hierin, rookmelders, brandwerende scheidingen en /of voorzieningen en wijzigingen in de hoofddraagconstructie. Beheer verleende vergunningen Het beheer van vergunningen doormiddel van het gebruik van rode en groene kaarten (start en gereed meldingen) draagt wel positief toe tot het in het beheer brengen van vergunningen. Het blijft lastig om vergunningen te beheren welke niet in uitvoer worden gebracht of niet worden gemeld. Het is dan ook de bedoeling om het administratief blok 26 weken na verlening van de vergunning de vergunninghouder te laten benaderen en te verzoeken informatie te verschaffen van de status. Tevens is in afstemming met vergunningverlening afgesproken om de vergunninghouders welke na 1,5 jaar na verlening van de vergunning nog niet zijn gestart met de uitvoer van de vergunning deze schriftelijk te benaderen met het voornemen tot intrekken van de vergunning. Door het op deze wijze benaderen van verleende vergunningen trachten we een beter beheer van de vergunning te verkrijgen en verder een adequate verwerking in WOZ en BAG beheersysteem. De hierboven genoemde afspraken met de procescoördinator gemeentewinkel gemaakt hebben helaas nog niet geleid dat tot daadwerkelijke intrekken van vergunningen. Verder blijkt dat ook de afspraak met de administratie van handhaving en toezicht, om vergunningen welke zijn verleend, in beheer te houden erg lastig te zijn. Door deze partij wordt aangegeven dat er sprake is van tijdgebrek binnen deze functie door teveel andere administratieve werkzaamheden.
Vergunning verleend OV: 121 02 0 ON : 7 B2: 1 U2 1 BV: 2 SM: 53 UV 24 Tot : 209 st
Vergunning in beheer jan 2013 69 0 0 0 0 30 25 6 Tot: 130 st
Vergunningen gereed
Waarschuwingsbrieven/mail na constatering
78 0 4 4 0 46 13 10 Tot :155 st
23 Tot : 23 st
Aangepaste tekening/ berekening 61 Tot : 61 st
Aantal uitgevoerde controle tov begroting +Wonen+ Controles Prognose/begroot uitgevoerd 2012 december 2012 Cat 0 25 9 Cat 1 149 60 Cat 2 174 31 Cat 3 53 4 +Publiek+ * * Cat 1 7 0 Cat 2+3 8 3 +Bedijf+ * * Cat 1 61 15 Cat 2 83 13 Cat 3 6 0 +Overig+ * * Cat 1+2+3 1 1 +Sloop+ 95 71 +Monument+ 10 12 Controle realisatie/slopen Uitgevoerd 2012 Geraamd
Globale urenbezetting vanuit toezichtmatrix 2012 Overleg Planning Bestuursrechtelijke Adm. handhaving
1377
329
45
102
104
1272
285
35
176
86
Overig Mon/integraal 35
Totaal 1904
23
Thema 14. Illegale bouw, aanleg en gebruik (gebiedstoezichthouder) Algemeen Op een aantal posten zijn wat plussen en minnen ontstaan. Deze plussen en minnen zijn gering. Wanneer wordt gekeken naar het totale aantal geplande en uitgevoerde uren voor de hele post Algemeen voor de Gebiedstoezichthouder ontstaat er een verschil van 40 uur op jaarbasis. Gesteld kan worden dat voor de algemene uren een reële begroting is gemaakt en in de praktijk ook conform de begroting is gewerkt. Wel moet worden opgemerkt dat de opgestelde monitorings-/tijdschrijflijst op deze post nog voor verbetering vatbaar is. Op dit moment wordt het totaal aantal uren voor de verschillende posten opgeteld van alle medewerkers. Daardoor is niet direct inzichtelijk wat de resultaten per medewerker zijn. Doelstelling thema bijgesteld In de raadsvergadering van juni 2012 is de doelstelling voor dit thema bijgesteld naar ‘nog geen beheer’.
1872
Gebiedstoezicht – controles diverse activiteiten Wanneer wordt gekeken naar het totaal aantal geplande en uitgevoerde uren voor de post Gebiedstoezicht komen deze exact overeen. Op een aantal posten zijn plussen en minnen ontstaan. De meest opvallende worden hieronder nader verklaard. SIMmeldingen De uitgevoerde uren en aantallen voor de SIMmeldingen vallen hoger uit dan de geplande. Dit kan globaal worden verklaard doordat de Gebiedstoezichthouder de controles zo integraal mogelijk heeft proberen uit te voeren. Daarbij worden bij de controle zo veel mogelijk aspecten meegenomen op het gebied van RO, Milieu, Brandveiligheid en BAG. Daarnaast zijn de uren van de Milieuwachter niet van begin af reëel geschreven. Door de milieuwachter is in beginsel de begrootte norm aangehouden i.p.v. de reëel gemaakte uren. Daarnaast zijn de uren van de Milieuwachter niet zo effectief in te zetten/ingezet als de uren voor de Gebiedstoezichthouder. Voor de Milieuwachter gaan uren verloren in voorbereiding en aansturing door de Gebiedstoezichthouder en uren van de Milieuwachter in het effectief plannen van de controles. Ook gaan veel uren verloren in het opvragen van archiefstukken ter voorbereiding van de controle. Veel zaken moeten fysiek worden opgevraagd en opgezocht, omdat weinig gegevens digitaal beschikbaar zijn. Daarnaast gaan ook veel uren verloren in de beschikbare middelen voor het toezicht buiten. Alles moet binnen worden voorbereid, buiten worden bekeken en opnieuw weer binnen worden afgehandeld. Maar, belangrijkste gegeven blijft dat het aantal uitgevoerde meldingen 80% hoger ligt dan begroot. Verzoek om handhaving De uitgevoerd aantallen komen overeen met de geplande aantallen. De uitgevoerde uren vallen stukken lager uit dan de geplande uren. Verklaring hiervoor is dat een groot aantal verzoeken om handhaving is opgepakt door de juridisch medewerkster zonder dat daarvoor een controle noodzakelijk was. De niet uitgevoerde uren zijn weggevloeid naar de SIMmeldingen. BAGmeldingen De uitgevoerd aantallen vallen hoger uit dan de geplande aantallen. De uitgevoerde uren vallen stukken lager uit dan de geplande uren. Verklaring hiervoor is dat de controles voor deze meldingen zijn uitgevoerd door de Milieuwachter. De voorbereiding en afhandeling is gedaan door de Gebiedstoezichthouder. Voor dit soort meldingen is er daarom voor gekozen de eenvoudige, hoogstwaarschijnlijk vergunningsvrije bouwwerken, op te pakken. Daarbij werden geen andere aspecten meegenomen. De niet uitgevoerde uren zijn weggevloeid naar de SIMmeldingen. Controle achterstand kast De uitgevoerd aantallen komen overeen met de geplande aantallen. De uitgevoerde uren vallen iets lager uit dan de geplande uren. Verklaring hiervoor is dat voor deze dossiers niet altijd een controle is uitgevoerd. Een deel van de dossiers was in de loop der tijd al afgehandeld. Een deel is afgehandeld, omdat in het uitvoeringsprogramma 2012 is bepaald dat bepaalde zaken niet worden opgepakt. Daarnaast speelt de verruiming van het vergunningsvrij bouwen onder de Wabo een rol. Wel blijkt dat in het registratiesysteem nog een aantal achterstallige dossiers stonden geregistreerd, welke niet i de kast aanwezig waren en ook niet als zodanig waren meegenomen. Daardoor blijft er voor 2013 nog een klein aantal achterstallige dossier over om op te pakken. Deze worden in 2013 allemaal afgehandeld. De niet uitgevoerde uren zijn weggevloeid naar de SIMmeldingen. Waarschuwingsbrieven/vooraanschrijvingen De uitgevoerde uren en aantallen voor waarschuwingsbrieven/vooraanschrijvingen liggen lager dan de geplande aantallen. De verklaring hiervoor is dat een verdeling heeft plaatsgevonden van de vooraanschrijvingen tussen de Gebiedstoezichthouder en de Juridisch medewerkster. Hierdoor zijn minder vooraanschrijvingen voor rekeningen van de Gebiedstoezichthouder gekomen én is, zoals eerder omschreven, meer tijd besteed aan de controles. In zijn totaliteit is het aantal vooraanschrijvingen wel gehaald. Hercontroles De uitgevoerde uren en aantallen van de hercontroles liggen hoger dan de geplande aantallen. Dit kan globaal worden verklaard doordat een aantal eerste controles is geregistreerd als hercontrole, omdat voor die betreffende dossiers al eens een controle was uitgevoerd (BMC) bij een aantal dossier
een extra controle nodig was om tot een volledig controlerapport te komen, voor een aantal dossier op verzoek van de overtreder voor het verlopen van de termijn van de termijn van de follow-up een extra controle gewenst was én de hercontrole die de Milieuwachter heeft uitgevoerd ook op conto van de Gebiedstoezichthouder zijn geschreven. Administratie en planning en beheer De uitgevoerde uren en aantallen voor de administratie en planning en beheer zijn beduidend hoger uitgevallen dan gepland. Dit kan worden verklaard doordat de gehele administratie, registratie, beheer en ICT-omgeving ver achterlopen. Door dit geheel moeten veel werkzaamheden handmatig worden uitgevoerd, zijn gegevens erg lastig beschikbaar te krijgen en wordt een aantal werkzaamheden mogelijk dubbel uitgevoerd. Hier is een grote winst te behalen voor de gehele organisatie. Projectmatig toezicht gebruik openbare ruimte en gemeentelijke eigendommen – bereikbaarheid en brandveiligheid recreatiegebieden. Ondanks dat dit project in het uitvoeringsprogramma was uitgesloten is toch met afdeling R&S overleg gevoerd om de status van dit project inzichtelijk te krijgen. Uit een evaluatie en plaatselijke controle is gebleken dat van de 26 punten nog slechts 8 punten niet voldeden. R&S heeft afgelopen jaar actie ondernomen om de resterende punten op te pakken. Punten die onder het reguliere onderhoud vielen zijn direct uitgevoerd. Follow-up (Juridisch medewerker) Verzoek om handhaving, voornemens en aanschrijvingen Het aantal verzoeken om handhaving waren exact goed geschat. Daarnaast is het positief dat we meer vooraanschrijvingen en aanschrijving verzonden hebben, dan oorspronkelijk was begroot in het uitvoeringsprogramma. Zoals te lezen bij de toezichthouder gebied heeft er een verdeling plaatsgevonden van de vooraanschrijvingen. Hierdoor zijn minder vooraanschrijvingen voor rekening van de toezichthouder gebied gekomen en zijn de meeste vooraanschrijvingen uitgevoerd door de juridisch medewerker handhaving. Bezwaar Het is positief dat het aantal bezwaren uiteindelijk minder is dan oorspronkelijk begroot. Concreet betekent dit dat we meer zaken op hebben kunnen lossen, zonder dat hier een bezwarenprocedure voor nodig was. Er is zoveel mogelijk geprobeerd om met de mensen in gesprek te gaan, maar toch gelijktijdig de druk op de ketel te houden. Verzoek om Handhaving Vooraanschrijving Zienswijze Aanschrijving Bezwaar
Uitgevoerd 10 28 17 28 11
Gepland 10 27 24 24 19
Administratie (administratief medewerker) Algemeen In 2012 zijn in het uitvoeringsprogramma 657,6 uren voor administratie gereserveerd. Hierbij moet wel vermeld worden dat de administratie ook zorg draagt voor het notuleren van overleggen, inplannen van overleggen, monitoren uitvoeringsprogramma etc. Deze uren worden algemeen geschreven en komen dan niet bij de uren onder het kopje ‘administratie’. Ook maakt handhaving gebruik van een eigen Access programma. In 2013 zal worden bekeken of er niet terug kan worden gegaan naar maximum 2 programma’s waarin geregistreerd wordt. Hierbij wordt gedacht aan Decos en GisVG. In ieder geval zijn er onder het kopje administratie voor 2012, 657,6 uren gepland en 1222,6 uren geschreven. De meeste uren zijn gaan zitten in de administratie voor het bouwtoezicht. Adm. Bouwtoezicht De volgende werkzaamheden worden voor bouwtoezicht uitgevoerd.
Omdat de toezichthouders nog niet beschikken over een tablet dienen zij het dossier en het controlerapport mee te nemen naar de controle. Op het controlerapport wordt aangegeven wat er geconstateerd is en de administratief medewerkerster neemt dit weer over in de digitale versie van het rapport. Ook worden de constateringen uit het rapport geregistreerd in GisVG. Verder worden de start- en gereedmeldingen verwerkt in het dossier, GisVG en de BAG. Er wordt dan een afspraak gemaakt voor een eerste controle en eindcontrole. En indien dit nog niet is geprint, wordt het controlerapport geprint en in het dossier gedaan. De start en gereedmeldingen dienen ook in de BAG geregistreerd te worden. Aan het eind van het jaar is een start gemaakt met de vergunningen waarvan de 26 weken termijn is verstreken en waarvan wij nog niet weten of deze al gestart zijn dan wel gereed zijn. De administratie heeft dit opgepakt en afspraken gemaakt. Voor de sloopmeldingen dient de administratie in de gaten te houden of er stortbonnen en vrijwaringen worden verstuurd. Indien dit niet het geval is dan dienen deze opgevraagd te worden. De administratie beoordeelt de stortbonnen en vrijwaringen ook naar aanleiding van het asbestrapport. Als dit in orde is kan de vergunning gearchiveerd worden en in BAG kan het pand als gesloopt opgevoerd worden. Aanvullende stukken kunnen worden voorzien van een stempel met datum. Deze stukken dienen opgeslagen te worden in de mappenstructuur, GisVG en het dossier zelf. Soms beoordeelt de toezichthouder de stukken zelf, soms vergunningverlening. Adm. Handhaving Zo worden de waarschuwingsbrieven verzonden, de termijnen in de agenda doorgepland en indien het gaat om een bouwstop wordt er een handhavingdossier aangemaakt. Indien niet wordt voldaan aan de waarschuwingsbrieven wordt er ook handhaving ingezet en dient er een vervolg dossier gemaakt te worden. Adm. Milieu Voor milieu zijn de werkzaamheden wat minder geworden. Er zijn 112 uur gepland en uiteindelijk 47,1 uur gebruikt voor milieu. De brieven worden verzonden, de controles en termijnen worden verwerkt in GisVG. Verder worden klachten geregistreerd in acces. De hercontroles worden ook ingepland in de agenda’s. Adm. Gebied Voor gebied is er behoorlijk wat uren bijgekomen. Dit omdat de toezichthouder meer integrale controles is gaan uitvoeren. Er zijn 112 uur gepland en 175 uur uitgevoerd. De werkzaamheden voor gebied zijn in de loop van het jaar wat uitgebreid. Er is gevraagd om naast het registreren van de melding in Access ook het bestemmingsplan en eventueel oude vergunningen op te vragen en na te zoeken. Indien de meldingen worden behandeld door de toezichthouder dient de melding geregistreerd te worden in Access, meldpunt Haaren en BAG. Indien er handhaving uit voortkomt, zal er een dossier moeten worden aangemaakt voor de juridisch medewerker. Naast de meldingen via Meldpunt Haaren hebben we ook de proces-verbalen van constateringen vanuit de BAG. Deze worden doorgegeven door de BAG-beheerder. Als de toezichthouder de melding heeft voorbereid en een controle heeft verricht ontvangt de administratie een controlerapport. Hierin staan de bevindingen die verwerkt dienen te worden in de BAG. De administratie zal beoordelen of het onderdeel ingetekend dient te worden door de BAG-beheerder en of er een verklaring voor moet worden opgesteld. Adm. Follow up juridisch medewerker Voor de follow up is 112 uur beschikbaar gesteld voor administratie en deze zijn ook redelijk gebruikt (111 uur gebruikt). Het gaat hierbij vooral om het verzenden van correspondentie en het registreren van de termijnen in de agenda’s en Access dan wel het maken van dossiers.
De administratie verzorgt ook de publicatie van handhavingszaken op het intranet. Adm. Vergunningverlening In 2012 is een begin gemaakt met het samenwerken tussen vergunningverlening en toezicht & handhaving. Hierdoor is het ook de bedoeling dat de administratie elkaars werk kan overnemen bij ziekte en vakantie. Er staat hiervoor in 2012, 172 uur gepland en er is 111 uur uitgevoerd. Dit is voor een gedeelte gerealiseerd, maar is een moeilijk proces omdat gelijktijdig is gestart met het zaakgericht werken voor vergunningverlening. Hiervoor moet eerst de procedure duidelijk zijn en dan kan deze ook worden overgebracht naar de andere medewerkers. Adm. BAG Er zijn diverse werkzaamheden die liggen bij de administratie voor de BAG. In 2012 is hiermee met een onderdeel begonnen en een onderdeel liep al. In 2012 is hiervoor 112 uur gereserveerd en 31,5 uur besteed. Daarbij moet vermeldt worden dat bij de onderdelen bouw en gebiedstoezicht BAG werkzaamheden zitten. Dit was in het begin van 2012 niet gesplitst en is pas later daadwerkelijk gesplitst. Dit betekent dat het beeld wat hier gegeven wordt vertekend is. Er zitten ook BAG uren bij bouw en bij gebiedstoezicht die eigenlijk onder dit kopje horen te zitten. Voor de vergunningen werden de start en gereedmeldingen al wat langer doorgevoerd. Hier is nog bijgekomen dat ook in de BAG de start en gereedmeldingen worden doorgevoerd en er verklaringen worden opgesteld door de administratie. De BAG werkzaamheden zijn uitgebreid met gebiedstoezicht. In de BAG worden de vergunningsvrije bouwwerken opgevoerd middels een verklaring en overkappingen worden apart opgevoerd. Ook alle vergunningen worden opgenomen in de BAG. Hiervoor is begeleiding en uitleg benodigd geweest door de BAG beheerder. Adm. Woningvoorraad Daarnaast zal elke maand aan de Provincie moeten worden opgegeven hoeveel woningen in aanbouw zijn genomen, gesloopt etc. Deze aantallen dient de administratie paraat te hebben. Adm. Simloket redactie Hiervoor zijn weinig uren gebruikt. Het gaat hierbij om de informatie die wordt gegeven op de website. Vaak gaat het hierbij om updates vanuit de provincie die ook moeten worden toegepast op onze website. Adm. OR De administratief medewerkster is ook lid van de Ondernemingsraad. Hiervoor zijn uren gereserveerd, maar deze waren nog niet meegenomen in het uitvoeringsprogramma van 2012. Deze zijn later meegenomen en daarnaast is de administratief medewerker eind 2012 ook benoemd tot secretaris waardoor meer uren ingezet zijn voor OR-werkzaamheden. Adm. Kapvergunningen en herplantplicht Elk half jaar wordt er een overzicht geprint met alle vergunningen waaronder een herplantplicht ligt. Medewerker Groen houdt toezicht of er aan de herplantplicht wordt voldaan. Toezichthouder Algemeen (milieuwachter) Tot de primaire taken van de milieuwachter voor 2012 behoren de volgende werkzaamheden: • Bouw; • Milieu; • Gebiedstoezicht; • Stookvergunningen; • Sloopmeldingen. Bouw De milieuwachter heeft diverse controles uitgevoerd op de oude bouwvergunningen, waarvan de status onbekend was. De controles zijn uitgevoerd in samenwerking met de bouwtoezichthouder.
De uitgevoerde controles zijn voorzien van een summiere rapportage en terugkoppeling aan administratief medewerkster, welke de verdere verwerking heeft gezorgd. De exacte aantallen zijn niet aan te geven om dat dit onderdeel samen met de bouwtoezichthouder is uitgevoerd. Milieu Hercontroles voor de milieutoezichthouder. Deze zijn niet apart gespecificeerd en begroot. Gebiedstoezicht De milieuwachter heeft diverse Sim-meldingen/klachten en terugmeldingen BAG behandeld in samenwerking met de Gebiedstoezichthouder. De controles zijn uitgevoerd onder regie van de Gebiedstoezichthouder welke ook voor een schifting heeft gezorgd in de moeilijkheidsgraad van de (her-)controles. De uitgevoerde controles zijn voorzien van een summiere rapportage en terugkoppeling aan administratief medewerkster, welke de verdere verwerking heeft gezorgd. De exacte aantallen zijn niet aan te geven om dat dit onderdeel samen met de Gebiedstoezichthouder is uitgevoerd. Sloopmeldingen De milieuwachter heeft actief de aangevraagde en verleende sloopmeldingen gecontroleerd. Hier heeft een samenwerking met de bouwtoezichthouder plaatsgevonden. Dit vanwege de inschatting van de complexiteit van de sloopmelding, al dan niet voorzien van asbest. Overige zaken Private overeenkomsten Dit betreft geen thema van het handhavingbeleid. Dit is werkvoorraad, welke niet beleidsmatig is vastgesteld en als zodanig is opgenomen, maar in 2011 wel moest worden uitgevoerd. De hier aan besteedde uren zijn ten kosten gegaan van de eerdergenoemde handhavingthema’s. Voor dit thema zijn in 2012 geen uren opgenomen maar dit onderwerp is onder de aandacht van de MT-leden. Besluitvorming hoe om te gaan met dit onderwerp dient nog gedaan te worden. GBA controles Dit betreft geen thema van het handhavingbeleid. Dit is werkvoorraad, welke niet beleidsmatig is vastgesteld en als zodanig is opgenomen, maar in 2011 wel moest worden uitgevoerd. De hier aan besteedde uren zijn ten kosten gegaan van de eerdergenoemde handhavingthema’s. Uit de resultaten volgt dat fysiek toezicht niet meer oplevert dan het per post versturen van de afgegeven documenten naar de betreffende adressen. Voor dit thema zijn in 2012 geen uren opgenomen maar dit is via een mailing vanuit burgerzaken gedaan. Resultaten organisatorisch Werkprocessen, werkinstructies, checklisten en protocols Toezichthouders • het milieutoezichtsprotocol bestaat uit de wettelijk bepaalde controlefrequenties en categorieën; • het milieutoezichtsprotocol is gebaseerd op een categorie-indeling; • voor het milieutoezicht wordt gebruik gemaakt van een gemeente eigen integraal controlerapport. • het bouwtoezichtprotocol is gebaseerd op een categorie-indeling; • voor het bouwtoezicht wordt gebruik gemaakt van een controlerapport van vereniging BWT Nederland. • het gebiedtoezichtprotocol is gebaseerd op een goed werkbare categorie-indeling; • voor het gebiedtoezicht wordt gebruik gemaakt van een gemeente eigen integraal controlerapport. Juridische kwaliteitszorg Op het gebied van juridische kwaliteitszorg zijn onderstaande resultaten behaald. Deze zijn niet direct terug te leiden naar in het handhavingbeleid gestelde doelstellingen, maar toch benoemenswaardig. • Juridische implementatie Wabo binnen handhaving en toezicht; de • Ontwerpen schema financiële invordering onder vigeur van de 4 Tranche van de Awb; • Ontwerp Juridische werkwijzer (=draaiboek juridische functie); • Handreiking Bestuurlijke Sanctiemiddelen, door B & W vastgesteld; • Voorbeeldbrieven handhaving. Aangepast aan huisstijl en klare taal;
• • • • • •
Folder Bouwstop. Samen met Communicatie geïmplementeerd; Aanpassen Mandaatregister; Rechtspraak publiekrechtelijke handhaving opgezet; Implementatie Wet dwangsom en beroep niet tijdig beslissen; Op basis van het door SEPH aangereikte model is een bestuurlijke sanctiestrategie vastgesteld; Herijking van de juridische handhaving door een verbeterde inpassing van deze belangrijke functie binnen de protocols van bouw, milieu en gebied.
Resultaten in relatie tot samenwerking • in 2010 is voor de implementatie van het bouwtoezichtprotocol gebruik gemaakt van het gestandaardiseerde protocol van Vereniging BWT Nederland. Ook zijn diverse hulpmiddelen ter beschikking gekomen voor het bouwtoezicht (rode en groene kaarten, informatiefolder bouwstop) vanuit het regionale overlegorgaan SEPH. • Samenwerkingverband Ple1n was in 2010 een gemeenschappelijk kader voor de uitvoering van de Wabo voor meer professioneel toezicht en handhaving. In de projectgroep handhaving van Ple1n werden een aantal producten voor gemeentelijk toezicht en handhaving gemaakt, bijvoorbeeld integrale werkprocessen. • Er is gebruik gemaakt van de kennis van de gemeente Veldhoven om de kwaliteit van het toezicht en de handhaving te verbeteren, onder andere op het vlak van het meldingsysteem. • Samenwerking is gezocht met de Juridische Hogeschool Arnhem/Nijmegen. Ten gevolge daarvan heeft een stagiaire samen met het team een gebiedstoezichtsprotocol weten te implementeren in 2011. Dat heeft gemeente Haaren ontworpen als een van de weinige gemeenten in onze provincie. Daarvoor is meermaals geparticipeerd in het kennisnetwerk JURIN van de provincie Noord Brabant. JURIN komt zo’n vier maal per jaar in het provinciehuis bijeen. Hiervan is vooral door de juridische handhavers van het team geprofiteerd.
