BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN INFORMASI

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM

MANAJEMEN INFORMASI PAM.MM02.006.01

BUKU INFORMASI

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2009

Materi pelatihan berbasis kompetensi SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN

Kode modul PAM.MM02.006.01

DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI

1

BAB I KATA PENGANTAR

3

1.1.

Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi

3

1.1.1

Pelatihan berbasis kompetensi

3

1.1.2

Kompeten di tempat kerja

3

1.2.

Penjelasan materi pelatihan

3

1.2.1. Desain materi pelatihan

3

1.2.2. Isi modul

4

1.2.3. Pelaksanaan materi pelatihan

5

1.3.

Pengakuan kompetensi terkini (RCC)

5

1.4.

Pengertian-pengertian

6

BAB II STANDAR KOMPETENSI

8

2.1.

Peta paket pelatihan

8

2.2.

Pengertian unit standar

8

2.2.1

Unit standar kompetensi

8

2.2.2

Daftar unit kompetensi

9

2.2.3

Durasi pelatihan

9

2.2.4

Kesempatan mencapai kompetensi

9

2.3.

Unit kompetensi yang dipelajari

10

2.3.1. Judul unit

10

2.3.2. Kode unit

10

2.3.3. Deskripsi unit

10

2.3.4. Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja

10

2.3.5. Batasan variabel

12

2.3.6. Panduan penilaian

12

2.3.7. Kompetensi kunci

13

BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN

14

3.1.

Strategi pelatihan

14

3.2.

Metode pelatihan

14

Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi

Halaman : 1 dari 45 Versi 2009



BAB IV MANAJEMEN INFORMASI

16

4.1

Pengenalan sistem informasi manajemen

16

4.1.1

Pemahaman sistem Informasi

16

4.1.2

Karakteristik informasi

17

4.1.3

Koordinasi dalam peningkatan SIM

19

4.2

Analisis kebutuhan informasi

24

4.2.1

Perumusan kebutuhan informasi

24

4.2.2

Nilai dan kualitas informasi

28

4.2.3

Laporan SIM

29

4.2.4

Sistem basis data

30

4.3

Analisis kinerja dan pengambilan keputusan

33

4.4

Dampak implementasi SIM

34

4.4.1

Potensi masalah

34

4.4.2

Strategi penyelesaian masalah

37

4.5

Pemilihan perangkat lunak

39

BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI

44

5.1

Sumber daya manusia

44

5.2

Sumber-sumber perpustakaan

45





BAB I KATA PENGANTAR 1.1

Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi

1.1.1

Pelatihan berbasis kompetensi

Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja. Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan. 1.1.2

Kompeten di tempat kerja

Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja. Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja). 1.2

Penjelasan materi pelatihan

1.2.1. Desain materi pelatihan Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian kompetensi kerja.





Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri. Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta, dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih. Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapantahapan latihan yang sistematis. 1.2.2

Isi modul

Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan yang sesuai secara terinci. Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Buku informasi Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta pelatihan. b. Buku kerja Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual/mandiri. Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi : •

Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi.

•

Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan peserta pelatihan.

•

Kegiatan

penilaian

untuk

menilai

kemampuan

peserta

pelatihan

dalam

melaksanakan praktik kerja.





c. Buku penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada buku kerja. Buku penilaian berisi : Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan

•

kemampuan. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta

•

pelatihan. Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai

•

kemampuan. •

Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja.

•

Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik.

•

Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan.

1.2.3

Pelaksanaan materi pelatihan

Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan: Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai

•

sumber pelatihan. •

Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan.

•

Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan

•

menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja. Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan : •

Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan.

•

Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja.

•

Memberikan jawaban pada buku kerja.

•

Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja.

•

Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan.

1.3

Pengakuan kompetensi terkini (RCC)

Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah: a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama, atau b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama. 1.4

Pengertian-pengertian

Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan. Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu. Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja). Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari. Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan. Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi

Standar




kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii) kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi. Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian/uji kompetensi. Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan tertentu.





BAB II STANDAR KOMPETENSI

2.1

Peta paket pelatihan

Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub sektor, yaitu

perencanaan,

pelaksanaan

konstruksi,

dan

pengelolaan.

Pada

bidang

pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen. Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang dikategorikan dalam: •

Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi.

•

Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi.

•

Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi.

2.2

Pengertian unit standar

2.2.1

Unit standar kompetensi

Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi. Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi tersebut. Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang diinginkan. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi



2.2.2


Daftar unit kompetensi

Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum : A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Melaksanakan manajemen umum. B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu 2. Melaksanakan manajemen strategik 3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia 4. Melaksanakan manajemen aset/barang 5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi 6. Melaksanakan manajemen informasi 7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM 8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM 9. Melakukan komunikasi 10. Melaksanakan konseling 11. Melaksanakan negosiasi bisnis 12. Melakukan manajemen bisnis air minum 13. Melakukan manajemen investasi 14. Melakukan manajemen resiko 15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa 2. Melakukan hubungan masyarakat 2.2.3

Durasi pelatihan

Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini adalah 5 JPL. 2.2.4

Kesempatan mencapai kompetensi

Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan anda





kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali. 2.3

Unit kompetensi yang dipelajari

2.3.1

Judul unit

Judul unit kompetensi: Melaksanakan manajemen informasi 2.3.2

Kode unit

Kode unit: PAM.MM02.006.01. 2.3.3

Deskripsi unit

Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan manajemen informasi dalam pengelolaan air minum. 2.3.4

Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja

Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini. Tabel 2.1 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja pada unit kompetensi melaksanakan manajemen informasi ELEMEN KOMPETENSI 01 Mengenal sistem informasi

KRITERIA UNJUK KERJA 1.1

manajemen

Arti dan manfaat sistem informasi manajemen untuk pengelolaan air minum dipahami dengan baik.

1.2

Sifat informasi dan berbagai jenis tantangan informasi untuk pengelolaan air minum dirinci dan diklasifikasikan.

1.3

Koordinasi

dari

berbagai aspek

terkait

dilakukan untuk mendorong peningkatan sistem informasi manajemen.




ELEMEN KOMPETENSI 02 Menganalisis kebutuhan


KRITERIA UNJUK KERJA 2.1

Segala kebutuhan informasi bagi keseluruhan

informasi dalam untuk

pengguna informasi yang berbeda dalam untuk

pengelolaan air minum

pengelolaan air minum dirumuskan dengan benar. 2.2

Informasi yang

mencakup aspek

keuangan

dan non keuangan harus disusun dengan tepat waktu, akurat dan dapat dipercaya. 2.3

Setiap

jenis laporan dibuat format yang jelas

dan transparan bagi golongan pengguna yang berbeda. 2.4

Data

dan

informasi

ditetapkan

dan

dicari

yang

dibutuhkan

sumbernya

agar

memudahkan konsistensi dan kesinambungan informasi. 03 Menganalisis kinerja dan

3.1

Alat ukur kinerja untuk pengelolaan air minum

mengambil keputusan

seperti produktivitas , efisiensi pengelolaan keu-

menggunakan sistem

angan. Rasio alat ukur kinerja untuk pengelola-

informasi manajemen

an air minum dianalisis secara horisontal, vertikal maupun analisis trend sebagai dasar untuk keperluan pengambilan keputusan.

04 Menyelesaikan masalah

4.1

Potensi

masalah

pelaksanaan

sistem

yang timbul karena

informasi manajemen dirumuskan, baik dari sisi

implementasi sistem

sumber daya manusia, pengendalian intern,

informasi manajemen

maupun perangkat keras dan perangkat lunak. 4.2

Proses

penyelesaian

informasi manajemen

masalah

sistem

ditetapkan strategi dan

pelaksanaannya. 05 Memilih perangkat lunak

5.1

Perangkat lunak yang dibutuhkan ditentukan berdasarkan prinsip biaya dan kemampuan perangkat lunak.

5.2

Pemilihan dipertimbangan

perangkat

lunak

berdasarkan

harus kemudahan

penggunaan, fitur dan fungsi yang tersedia, tersedianya perangkat keras, laporan-laporan yang dapat dihasilkan, keamanan serta biaya keseluruhan.




2.3.5


Batasan variabel

1. Konteks variabel : Unit ini berlaku untuk melaksanakan pengumpulan data, melaksanakan pengolahan data dan melakukan penyimpanan data/ informasi yang digunakan untuk melaksanakan manajemen informasi. 2. Perlengkapan untuk melakukan manajemen informasi pada pengelolaan air minum, mencakup: 2.1 Software. 2.2 Hardware. 3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan manajemen informasi pada pengelolaan air minum meliputi : 3.1

Melaksanakan pengumpulan data.

3.2

Melaksanakan pengolahan data.

3.3

Melakukan penyimpanan data/ informasi.

3.4

Membuat laporan informasi.

4. Peraturan untuk melaksanakan manajemen informasi pada pengelolaan air minum adalah : 4.1

Keputusan direksi

4.2

Kepmendagri tentang laporan kinerja.

2.3.6

Panduan penilaian

1. Penjelasan prosedur penilaian : Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait : 1.1

PAM.MM01.002.01 : Melaksanakan manajemen umum.

2. Kondisi penilaian : 2.1

Kondisi

penilaian

merupakan

aspek

dalam

penilaian

yang

sangat

berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan pengumpulan data, pengolahan data dan penyimpanan data/ informasi pada pelaksanaan manajemen informasi. 2.2

Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja.





3. Pengetahuan yang dibutuhkan : Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 3.1

Ilmu komputer

3.2

Sistem informasi

4. Keterampilan yang dibutuhkan : Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 4.1 Mengoperasikan komputer. 4.2 Membuat laporan 5. Aspek kritis : Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut : 5.1

Kecukupan data.

5.2

Validitas data.

5.3

Metode pengolahan data.

5.4

Metode pengamanan data.

5.5

Sumber data/ informasi

2.3.7

Kompetensi Kunci

Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada Tabel 2.2 di bawah ini. Tabel 2.2

Kompetensi

kunci

dalam

pencapaian

unjuk

kerja

melaksanakan

manajemen informasi NO

KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT

TINGKAT

1.

Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi

2

2.

Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan

2

3.

Merencanakan dan mengorganisir kegiatan

2

4.

Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok

2

5.

Menggunakan ide serta tehnik matematika

2

6.

Memecahkan masalah

3

7.

Menggunakan teknologi

3





BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN

3.1

Strategi pelatihan

Persiapan dan perencanaan pelatihan: Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan

•

tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda. •

Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca.

•

Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda.

•

Permulaan dari proses pembelajaran: Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap

•

belajar. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan

•

anda. Pengamatan terhadap tugas praktik: Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang

•

yang telah berpengalaman lainnya. Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan.

•

Implementasi dan penilaian: Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai

•

pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda terhadap pekerjaan. Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan

•

belajar. Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi

•

sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja. 3.2

Metode pelatihan

Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan.





Belajar secara mandiri: Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara

bebas,

anda

disarankan

untuk

menemui

pelatih

setiap

saat

untuk

mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar. Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja. Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik tertentu.





BAB IV MANAJEMEN INFORMASI

4.1

Pengenalan sistem informasi manajemen

4.1.1

Pemahaman sistem informasi

Sistem informasi bukan hal baru, yang baru adalah penggunaan komputer untuk sistem informasi. Sebelum ada komputer, teknik sistem informasi telah ada untuk memberi informasi kepada

pengelola

perusahaan/organisasi

dalam

merencanakan

dan

mengendalikan operasi. Sementara komputer hanya menambah kecepatan dan ketelitian dalam menangani volume data yang meningkat, sehingga memungkinkan diterapkannya berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer. Seperti sumber daya yang lain, ada dua alasan mengapa informasi perlu dikelola. Pertama, bisnis telah terjadi semakin rumit, dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Sistem merupakan kumpulan dari beberapa komponen atau bagian yang terpadu (integrated element) yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Suatu organisasi seperti perusahaan cocok dengan definisi ini, dimana perusahaan terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditetapkan oleh pemilik/manajemen. Sistem informasi manajemen (management information systems) yang sering disingkat SIM merupakan penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan guna mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM

merupakan

kumpulan

dari

interaksi

sistem-sistem

informasi

yang

bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan tugas rutin seperti penyiapan dokumen dengan efisien, ia mampu Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan ia juga mampu memberikan peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping itu SIM juga mampu meningkatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah tak terduga. Semua sistem-sistem informasi tersebut di atas dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua lini/level manajemen, seperti terlihat pada gambar 4.1. 4.1.2

Karakteristik informasi

Sehubungan

dengan

pengembangan

SIM

berbasis

komputer

dalam

sebuah

perusahaan, informasi mengambil beberapa karakteristik. Karakteristik yang berbeda tersebut biasanya disebabkan pembagian tingkat manajemen yang diberlakukan dalam sebuah perusahaan. Setiap level manajemen memiliki perbedaan fungsi dan fokus kerja sehingga membutuhkan informasi yang relevan pula. Tingkatan manajer penting untuk dipertimbangkan saat merancang sistem informasi, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya. Gambar 4.2 menunjukkan bahwa para manajer pada tingkatan perencanaan strategis (manajemen puncak) lebih menekankan informasi lingkungan daripada manajer di tingkat pengendalian operasional (manajemen muda), yang menganggap informasi internal sebagai informasi yang paling penting. Karena itulah sebenarnya, informasi mengikuti karakteristik dari tiap level manajemen yang ada. Beberapa karakteristik yang bisa disebutkan antara lain :

Gambar 4.1 Informasi dari SIM untuk semua tingkat manajemen Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi



Manajemen puncak


Eksternal/environment

Manajemen madya

Internal

Manajemen muda

Gambar 4.2 Pengaruh sumber informasi terhadap tingkat manajemen

Manajemen puncak

Ringkasan/summary

Manajemen madya

Rinci/detail

Manajemen muda

Gambar 4.3 Pengaruh bentuk informasi terhadap tingkat manajemen 1. Kepadatan informasi. Manajemen tingkat bawah biasanya memerlukan informasi yang berkarakter mendetail dan terperinci atau dengan kata lain, kurang padat. Hal itu terjadi karena manajemen level bawah lebih banyak berkecimpung dengan tugas pengendalian operasi langsung. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi, biasanya informasi makin tersaring, lebih ringkas dan semakin padat. Pada gambar 4.3 ditunjukkan bahwa manajer tingkat perencanaan strategis (manajemen puncak) memilih informasi dalam bentuk ringkas, sedangkan manajer tingkat pengendalian operasional (manajemen muda) membutuhkan informasi yang terinci. 2. Frekuensi informasi. Frekuensi informasi yang diterima manajemen yang berbeda akan berbeda pula. Untuk manajemen tingkat bawah biasanya lebih cenderung rutin karena berkaitan dengan tugas dan pekerjaan yang rutin pula serta berulang-ulang. Semakin tinggi level manajemen, informasi yang dibutuhkan akan semakin tidak rutin dan Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




seringkali ad hoc atau mendadak karena manajemen yang makin tinggi seringkali dihadapkan pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur dimana pola dan waktunya tidak pasti. 3. Jadwal informasi. Masih berkaitan dengan frekuensi. Karakter informasi yang disajikan secara periodik dan jadwal yang jelas biasanya dikonsumsi oleh manajemen tingkat bawah. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi biasanya tidak terjadwal. 4. Periode informasi tersebut dibutuhkan. Manajemen

tingkat

bawah

lebih

membutuhkan

informasi

historis

untuk

mengevaluasi tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Sedangkan karakter informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yang lebih tinggi cenderung informasi prediksi yang menyangkut nilai masa depan. 5. Akses informasi. Informasi historis, rutin/periodik, berulang-ulang dapat diakses secara offline. Sajian offline ini ditujukan untuk manajemen tingkat bawah. Sebaliknya, untuk manajemen tingkat atas yang memerlukan informasi kapanpun diperlukan akses informasi secara online. 6. Luas informasi. Terfokus pada masalah tertentu digunakan oleh manajemen tingkat bawah yang memang mempunyai tugas yang khusus. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas membutuhkan informasi yang semakin luas karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan permasalahan yang lebih luas. 7. Sumber informasi. Manajemen tingkat bawah biasanya lebih terfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajemen tingkat ini memerlukan informasi yang bersumber pada internal perusahaan itu sendiri. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas yang berorientasi pada strategi perencanaan di masa yang akan datang, selain informasi internal, diperlukan juga informasi yang bersumber dari eksternal perusahaan itu sendiri, sebagaimana dijelaskan pada gambar 4.2 di atas. 4.1.3

Koordinasi dalam peningkatan SIM

Sistem informasi erat kaitannya dengan perusahaan dan fungsi-fungsi manajemen dalam perusahaan tersebut, oleh karena itu pengembangannya harus mengikuti perkembangan perusahaan yang bersangkutan. Sehingga dapat dipahami bahwa pengembangan sistem informasi merupakan sebuah siklus yang tidak ada hentinya Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




sejalan dengan perkembangan perusahaan seperti terdapat pada gambar 4.4. Hal ini yang belum banyak dipahami. Seringkali perkembangan sistem informasi dipandang dapat langsung berhasil dengan satu kali kegiatan tanpa adanya pengembangan yang berkelanjutan. Akhirnya, pada saat organisasi berubah atau berkembang, sistem informasi menjadi kadaluwarsa. Upaya pertama dalam manajemen informasi terfokus pada data. Upaya ini terjadi bersamaan dengan meluasnya pemakaian sistem manajemen basis data (data base management systems, DBMS) selama tahun 1970-an dan tahun 1980-an. Perusahaanperusahaan saat itu beralasan bahwa jika mereka mengelola data dengan menerapkan DBMS yang berbasis komputer, berarti mereka juga akan mengelola informasi yang mereka miliki. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola sebagaimana sumber daya lain masih lazim, dan merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer. Tetapi hal yang penting dalam pengembangan sistem informasi adalah kesadaran akan adanya berbagai unsur pendukung agar sistem informasi dapat berjalan. Sebagian pihak masih memandang bahwa pengembangan sistem informasi adalah pembuatan software dan petunjuk penggunaannya. Namun pengalaman di berbagai instansi menunjukkan bila hanya hal tersebut yang dilakukan, maka arus data dan informasi dari tingkat bawah hingga manajemen puncak tidak akan mengalir dengan baik.

Gambar 4.4 Siklus hidup sistem informasi





Ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus mengenali setiap unsur-unsur sumber daya informasi. Contohnya, para manajer harus mengerti bahwa personil yang mampu menerapkan (applying) komputer pada masalah bisnis adalah sumber daya yang berharga, demikian pula dengan para pemakai di lingkungannya. Lebih lanjut, perusahaan harus mengatur sumber daya ini secara beraturan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Hal yang penting tentang pengembangan sistem informasi adalah kesadaran akan adanya berbagai unsur pendukung agar sistem informasi dapat berjalan. Sebagian pihak masih memandang bahwa pengembangan sistem informasi adalah pembuatan software dengan petunjuk penggunaannya. Pengalaman berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta membuktikan bahwa apabila hanya hal itu dilakukan, maka arus data dan informasi dari tingkat paling bawah sampai ke pimpinan tidak akan mengalir dengan baik. Pada keadaan demikian biasanya instansi tingkat yang di bawah yang disalahkan tanpa melihat bahwa banyak faktor lain yang perlu dikaji. Untuk membangun sistem informasi yang baik, terdapat unsur-unsur pendukung sistem lainnya yang juga harus dipersiapkan, dimana koordinasi dari kelima sumber daya ini akan mendorong peningkatan SIM, sebagai berikut : 1. Sumber daya manusia, yaitu karyawan yang memiliki pengetahuan, sikap dan ketrampilan yang baik dalam bidang sistem informasi. Hal ini dapat ditingkatkan dengan transfer of knowledge. Sumber daya manusia termasuk: a. Para

ahli

sistem

informasi

(specialists):

adalah

orang-orang

yang

mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. analis sistem (systems analysts),

pemrogram

(programmers),

pelaksana

komputer

(computer

operators), bagian teknik, serta personil tata usaha sistem informasi. b. Pemakai akhir (end users, disebut juga pemakai atau klien): adalah orang-orang

yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Mereka dapat saja akuntan, penjual, insinyur, tata usaha, pelanggan, atau manajer. Kebanyakan dari kita adalah pemakai akhir sistem informasi. Singkatnya, analis sistem informasi merancang sistem informasi berdasarkan persyaratan informasi dari pemakai akhir, pemrogram menyiapkan program komputer berdasarkan perincian dari analis sistem, dan pelaksana komputer mengoperasikan sistem komputer. 2.

Alat bantu sistem informasi, yaitu alat-alat bantu dengan teknologi informasi untuk mempercepat proses berjalannya informasi, terdiri dari : Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




a. Sumber daya perangkat keras (hardware) beserta perlengkapan aksesorisnya. Konsep sumber daya perangkat keras meliputi seluruh perangkat fisik dan bahan-bahan yang berkaitan dengan pengolahan informasi. Hal tersebut tidak hanya meliputi mesin, seperti komputer dan peralatan lainnya, tetapi juga seluruh alat perantara/media (media) data supaya seluruh obyek data tersebut tercatat/terekam, mulai dari kertas hingga ke disket magnetik (magnetic disk). Contoh perangkat sistem informasi berbasis komputer, yaitu : i)

Sistem komputer, terdiri atas unit pengolahan terpusat (CPU/central processing unit) yang mengandung pengolah mikro (micro processor) dan semacam penghubung peralatan (interconnected pheripheral devices), seperti kabel dan modem. Contoh sistem komputer adalah sistem komputer mikro (microcomputer systems), sistem komputer ukuran menengah (mid range computer systems), dan sistem komputer main frame (large mainframe computer systems).

ii) Peralatan komputer, seperti peralatan papan kunci (keyboard) atau penggerak elektronik (mouse) untuk memasukkan data dan perintah, sebuah layar video (video screen) atau pencetak (printer) untuk keluaran (output) informasi dan kepingan magnetik (magnetic disk) ataupun kepingan optik (optical disk) untuk penyimpanan sumber daya-sumber daya data. b. Sumber daya perangkat lunak (software resources) yang dirancang khusus sesuai kebutuhan sistem informasi (aplikasi). Konsep sumber daya perangkat lunak termasuk juga seluruh perangkat perintah pengolahan informasi. Konsep umum (generic concepts) perangkat lunak ini tidak hanya termasuk perangkat perintah (instruction) pengoperasian yang dinamakan program, yang berfungsi untuk mengarahkan dan mengendalikan perangkat keras komputer, tetapi juga perintah-perintah pengolahan informasi yang diperlukan orang yang dinamakan tata cara (procedures). Berikut adalah contoh sumber daya-sumber daya perangkat lunak : i)

Sistem perangkat lunak, seperti program sistem operasi (windows, linux, dan unix) yang fungsinya mengendalikan dan mendukung sistem operasi komputer.

ii) Aplikasi perangkat lunak, yaitu program yang mengarahkan untuk penggunaan khusus oleh pemakai akhir tertentu. Contohnya adalah sebuah program analisis penjualan, sebuah program penggajian dan sebuah





program pengolahan kata (lotus, microsoft exel, microsoft word, dan lainlain). iii) Tata cara, yaitu pengoperasian perintah untuk orang-orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi atau sebuah perangkat lunak (pascal,HTML, dan lain-lain). c. Sumber daya jaringan (network resources). Perangkat komunikasi data untuk menghantarkan informasi secara elektronik dari suatu tempat ke tempat yang lain. Jaringan telekomunikasi, seperti internet, intranet dan ekstranet telah berperan penting untuk keberhasilan operasi dan seluruh jenis organisasi dan sistem informasi yang berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri atas komputer,

pengolah

komunikasi,

dan

peralatan

lainnya

yang

saling

berhubungan melalui perantara/media komunikasi dan dikendalikan melalui perangkat lunak komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa jaringan komunikasi merupakan bagian sumber daya yang mendasar dari seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk sebagai berikut : i)

Perantara komunikasi. Contohnya, kabel pasangan bersimpul (twisted-pair cable), kabel koaksial (coacxial cable), kabel serat optik (fiber-optic cable), sistem gelombang mikro (microwave systems) dan sistem satelit komunikasi (communication satellite systems)

ii) Pendukung jaringan Contohnya ialah pengolah komunikasi yang terdiri atas modem dan pengolah kerja internet, dan perangkat lunak pengendali komunikasi yang terdiri atas sistem operasi jaringan dan paket penjelajah (browser) internet. 3. Prosedur, yang mengatur keterkaitan informasi dengan aspek manajemen lainnya, yaitu aturan-aturan yang menjamin ketertiban informasi baik dari sisi waktu maupun substansinya, dengan mengaitkan aspek informasi dengan aspek manajemen lainnya sebagai satu kesatuan proses manajemen. Misal cara dan kewenangan pemasukan data (data entry procedures), cara dan kewenangan perbaikan kesalahan (error correction procedures), dan lain-lain. 4. Sumber daya data (data resources). Data mempunyai arti lebih dari sekedar bahan mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh manajer dan para ahli sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Jadi, data harus dipandang sebagai sumber daya Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




yang harus dikelola dengan efektif untuk menguntungkan semua pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data banyak bentuknya, termasuk berbentuk data gabungan huruf dan angka (alphanumeric), gabungan huruf abjad (alphabetical), dan jenis lainnya yang menggambarkan transaksi usaha dan kejadian lainnya, serta terbentuk kesatuan (entities). Data teks/tulisan yang terdiri atas kalimat dan paragraf digunakan dalam komunikasi tertulis, data gambar seperti bentuk grafik dan gambar, data suara (audio), suara manusia atau suara lainnya, juga merupakan bentuk data penting. Sumber daya data sistem informasi secara khusus dikelompokkan sebagai berikut: a. Basis data, yang mengendalikan pengolahan dan pengaturan data. Metoda yang mengatur pembentukan informasi dimulai dari proses akuisisi data, pengolahan data, dan pengelolaan data. Misal gambaran produk (product description), catatan pelanggan (costumers records), arsip karyawan (employee files), basis data persediaan (inventory database). b. Pengetahuan dasar, yang mendukung berbagai macam bentuk, diantaranya fakta-fakta, aturan-aturan dan contoh-contoh kasus mengenai keberhasilan pelaksanaan bisnis usaha. Formula-formula sehingga memberikan hasil informasi (information product) yang mudah dipahami untuk pengambilan keputusan dan kebijakan. Misal: laporan manajemen (manajement reports), tampilan teks dan grafik, dan bentuk-bentuk tabel, rasio, dan lain-lain. Sebagai contoh, data transaksi penjualan dapat saja dikumpulkan dan disimpan dalam sebuah basis data penjualan untuk pengolahan berikutnya yang menghasilkan laporan analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan untuk keperluan manajemen. 5. Kelembagaan yang mendukung beroperasinya sistem dan pengembangannya secara berkelanjutan. Pembenahan pengembangan dan pengadaan unsur-unsur sistem tersebut di atas itulah yang harus seluruhnya dilakukan secara terpadu, terkoordinasi dan berkelanjutan agar sistem dapat berjalan dengan baik. Konsep dasar tersebut di atas tentu saja menjadi bagian penting dalam aplikasinya pada pengembangan suatu sistem informasi berbasis komputer. 4.2

Analisis kebutuhan informasi

4.2.1

Perumusan kebutuhan informasi





SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara, guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Berbagai cara dimana sistem informasi manajemen harus mentransformasikan data ke dalam informasi ditentukan oleh sifat perusahaan, sifat tugas ke mana informasi ditujukan, dan pengharapan dari penerima eksternal atas informasi. Apabila data yang telah diolah tersebut berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan tertentu, maka data tersebut menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus ditransformasikan ke dalam sebuah sistem informasi. Misalnya, data biaya untuk perusahaan mungkin dapat diringkas dalam biaya keseluruhan, biaya variabel, dan biaya standar untuk masingmasing unit. Seorang manajer harus mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu menggambarkan informasi dan data, dimana dari suatu pengolahan mengubah data menjadi informasi (sumber daya konseptual) untuk mengelola sumber daya fisik. Sumber daya konseptual diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah disusun, manajemen harus berusaha memaksimalkan penggunaannya yaitu dengan meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajemen harus mengganti sumber daya informasi ini pada saat kritis, yaitu sebelum sumber daya ini menjadi tidak efisien atau usang. Dapat dilihat bahwa kegiatan manajemen tidak hanya mengelola sumber daya fisik, tetapi juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual, sebagai berikut: 1. Manajemen memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. 2. Manajemen juga harus memastikan bahwa orang/unit dalam perusahaan menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. 3. Membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas ini, yaitu memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat; merupakan kegiatan dalam manajemen





informasi. Sistem-sistem informasi yang dimaksud dalam SIM tersebut tergantung besar kecilnya perusahaan, antara lain : 1. Sistem manajemen keuangan, menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran, menyediakan informasi untuk sambungan baru, promosi, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem informasi geografis (GIS), menyediakan informasi sambungan pelanggan dan jaringan pipa dalam sistem peta digital dan tematik. 4. Sistem billing. 5. Sistem manajemen aset (dapat dikaitkan dengan penggunaan GIS). 6. Sistem manajemen personalia. 7. Sistem informasi penjualan. 8. Sistem informasi teknik. 9. Dan lain-lain. Sebelum membangun suatu sistem aplikasi, sistem analis akan melakukan diskusi dengan pihak pengguna tentang modul dan tabel data apa saja yang akan tercakup dalam program aplikasi tersebut. Hasil diskusi tersebut ditulis dan ditetapkan sebagai persetujuan awal antara pengembang sistem dengan pengguna. Segala kebutuhan informasi bagi keseluruhan pengguna informasi yang berbeda untuk pengelolaan air minum dirumuskan dengan benar. Seluruh spesifikasi kebutuhan diorganisasikan dan didokumentasikan ke dalam dokumen yang disebut requirement statement. Beberapa contoh aplikasi yang terkait dengan sistem aplikasi yang dikembangkan, data atau tabel yang akan dilaporkan, ditunjukkan pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Contoh kebutuhan informasi dalam pengelolaan SPAM No. 1.

Penerapan sistem Billing sistem

Sub sistem / Modul •

Sub sistem informasi pelanggan

•

Sub sistem/field data collecting atas konsumsi pelanggan.

•

Sub sistem pembuatan rekening tagihan.

•

Sub sistem penagihan (online system).

•

Sub sistem pengakuan penjualan.

•

Sub sistem pengendalian atas tunggakan tagihan.

•

Sub sistem penerimaan pembayaran atas tagihan.

•

Sub sistem monitoring dan evaluasi.





Tabel 4.1 lanjutan No. 2.

3.

Penerapan sistem Sistem dan aplikasi manajemen aset

Pengembangan SIM kepegawaian (SDM)

Sub sistem / Modul •

Sub sistem daftar/tabel barang aset per lokasi, nilai aset.

•

Sub sistem pemeliharaan pengeluaran barang.

•

Sub sistem perbaikan unit SPAM.

•

Sub sistem pemasangan pipa baru dan sambungan baru, terkoneksi dengan GIS

•

Data entry/update/delete.

•

Modul mutasi/pemindahan barang.

•

Modul evaluasi/revaluasi.

•

Modul amortisasi : (Metoda : straight line, double decline, dll).

•

Modul pencetakan/pelaporan.

•

Modul posting biaya asset ke akunting.

•

Daftar karyawan per lokasi/cabang, detail karyawan, meliputi: riwayat pendidikan / pelatihan, riwayat kepangkatan / golongan, riwayat jabatan / penugasan, riwayat keluarga, riwayat penghargaan/hukuman, penilaian prestasi.

•

Modul entry/update/delete.

•

Modul penilaian kerja/prestasi.

•

Modul mutasi/promosi dan nominator.

•

Modul perencanaan cuti.

•

Modul perencanaan pelatihan.

•

Modul kebutuhan dan kualifikasi terkait.

•

Modul penggajian, pembuatan daftar gaji, termasuk pembuatan surat usulan, perintah bayar, dan antarmuka ke jurnal/akunting.

•

Modul absensi, termasuk rekapitulasi.

•

Modul pembuatan laporan, pencetakan SK dan surat-surat lainnya (surat cuti dan persetujuannya, surat teguran, dan lain-lain).

•

Fasilitas query berdasar: jender, tingkat dan jenis pendidikan, kepangkatan/golongan, jabatan, usia dan lain-lain secara fleksibel.


unit

SPAM

dan



4.2.2


Nilai dan kualitas informasi

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan yang harus diambil. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi ini ditentukan oleh manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya, sehingga pengukuran nilai informasi akan lebih tepat jika dinilai keefektifannya (analisis cost effectiveness atau cost benefit). Informasi yang baik, baik dari aspek keuangan maupun aspek non keuangan, ditentukan oleh kualitas informasi tersebut, yaitu ditentukan oleh tiga hal pokok relevansi, akurasi, dapat dipercaya dan tepat waktu, sebagai berikut: 1. Relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas bila relevan bagi kepentingan tertentu/pemakainya, dan informasi dikatakan relevan bila memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi antara satu unit dengan unit lainnya berbeda. Misal data penjualan air kurang relevan bila ditujukan pada bagian teknik, tetapi sangat relevan bagi bagian keuangan dan pemasaran. 2. Akurasi (accuracy). Informasi dikatakan akurat bila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan, dan jelas mencerminkan maksudnya. Beberapa hal yang mempengaruhi keakuratan informasi adalah: •

Kelengkapan informasi (completeness). Informasi yang tidak lengkap akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan,

sehingga

akan

berpengaruh

pada

terhadap

kemampuan

manajemen untuk mengontrol atau memecahkan masalah dengan baik. •

Kebenaran informasi (correctness). Informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

•

Keamanan informasi (security).

3. Tepat waktu (timeliness). Informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data tidak boleh datang terlambat (usang), karena akan menimbulkan kesalahan dalam pengambilan keputusan/tindakan. Kebutuhan akan informasi yang tepat waktu inilah yang

menyebabkan

mahalnya

nilai

informasi,

karena

kecepatan

untuk

mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi terbaru.




4.2.3


Laporan SIM

Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan. Terdapat beberapa jenis pelaporan, dan setiap jenis laporan dibuat dalam format yang jelas dan transparan agar sesuai bagi berbagai golonngan pengguna yang berbeda-beda. Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemilihan bentuk laporan: 1.

Laporan harus menonjolkan informasi terpenting, sehingga manajemen tidak membuang waktu untuk mencari sepotong informasi dari laporan yang tebal.

2.

Laporan harus seringkas mungkin. Sebuah laporan harus mengkomunikasikan informasi secepatnya; bentuk dan isi laporan harus sederhana sehingga hanya beberapa item yang dimasukkan. Harus dihindari penjelasan yang terlalu rinci.

3.

Dukungan terinci disediakan namun tidak perlu diserahkan, atau diberikan sebagai laporan pelengkap.

4.

Laporan terstruktur untuk melaporkan kinerja.

Pada tingkat operasi dan supervisi, laporan biasanya harus berisi rincian yang mendalam. Tetapi pada tingkat di atas supervisi, maka sebagian besar laporan berisi ringkasan informasi. Hal ini sesuai dengan kepadatan informasi yang diutuhkan pada tiap level manajemen sebagaimana diuraikan pada sub bab sebelum ini. Terdapat beberapa jenis peringkasan, yaitu: 1. Agregasi, adalah penggabungan sederhana dari informasi yang berkategori sama, baik berasal dari bagian/divisi yang sama atau berbeda. 2. Pemadatan, yaitu data yang dianggap tidak penting akan dihapus. 3. Statistika, merupakan bentuk yang umum digunakan dalam menyiapkan laporan bisnis, dengan menggunakan indikator statistik, antara lain nilai rata-rata, median, distribusi persentil, rasio, dan standar deviasi. 4. Deskripsi tertulis atau laporan verbal dapat menjadi cara efisien berkomunikasi, namun sering kehilangan ketepatan dan keutuhan informasi yang dikomunikasikan. Bentuk penyajian laporan non verbal yang paling umum adalah dalam bentuk tabel, gambar, dan grafik. Bentuk laporan harus mengikuti format standar perusahaan. Pembakuan seperti ini akan memungkinkan dilakukannya pembandingan dengan laporan dari berbagai periode serta berbagai cabang produksi. Dan jika memungkinkan, dengan digunakannya bentuk laporan yang sama antara perusahaan pengelola SPAM dapat dilakukan pembandingan antar perusahaan.




4.2.4


Sistem basis data

Kegiatan penyusunan desain sistem meliputi konsep desain, detil desain dan pelaksanaan penyusunan hasil desain baik basis data maupun aplikasi. Basis data merupakan komponen yang paling penting di dalam pengembangan suatu sistem informasi diantara komponen-komponen yang lain (hardware, software, sumber daya manusia dan prosedur). Usaha pertama yang dilakukan dalam pengembangan sistem selalu didominasi oleh kegiatan pembentukan basis data. Pembentukan dan pengembangan basis data memerlukan usaha (effort) paling besar dan paling banyak, baik dari waktu maupun sumber daya. Biaya yang diperlukan untuk kebutuhan pembentukan basis data dapat mencapai beberapa kali lipat dari biaya komponen hardware dan software. Demikian juga waktu yang dibutuhkan juga cukup banya atau time consuming. Perancangan basis data merupakan titik sentral pengembangan sistem basis data SIM secara keseluruhan. Perancangan basis data yang dilakukan dengan baik akan menyebabkan basis data dapat melayani semua kebutuhan aplikasi dengan baik pula, serta dapat mengantisipasi kebutuhan untuk editing (perbaikan data) dan updating (pemutakhiran data) di masa depan tanpa harus melakukan perubahan struktur data secara mendasar, atau lebih ekstrem lagi harus merubah seluruh format basis data (redesain). Perancangan basis data merupakan penjabaran terstruktur bagaimana field-field disimpan dan dikelompokkan. Perancangan ini digunakan sebagai referensi dalam proses otomasi. Perancangan basis data disusun berdasarkan kondisi eksisting sumber data, perangkat lunak yang digunakan serta sasaran dari penggunaan SIM. Data dan informasi yang dibutuhkan ditetapkan dan dicari sumbernya agar memudahkan konsistensi dan kesinambungan informasi. Tujuan perancangan basis data SIM yaitu : 1. Memenuhi semua requirements yang berkaitan dengan isi atau content data dan informasi yang diperlukan oleh penggguna. 2. Memberikan representasi struktur data yang efektif, efisien dan mudah dimengerti oleh pengguna 3. Menghindari duplikasi data (redundancy) dan ketidak konsistenan (inkonsistensi) data. 4. Mendukung setiap requirements yang erat kaitannya dengan pemrosesan data dan kecepatan kinerja sistem. Kecepatan kinerja sistem terkait dengan kecepatan waktu respon, waktu pemrosesan, ruang penyimpanan dan lain-lain. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




IDENTIFIKASI KEBUTUHAN    

User need Diskusi Interview Pengumpulan sampel data

DESAIN MODEL KONSEPTUAL

RANCANGAN DETAIL (MODEL

TAHAP EKSTERNAL

TAHAP KONSEPTUAL

TAHAP INTERNAL

 Konversi ke model fisik  Skema data

Gambar 4.5 Skema metode perancangan basis data Metoda perancangan basis data yang dilakukan mengacu kepada metodologi perancangan ‘three schema architecture’ (TSA) yang merupakan hubungan tertutup dari tiga tahap kegiatan yaitu; tahap eksternal, tahap konseptual dan tahap internal, seperti terdapat pada gambar 4.5. 1.

Tahap eksternal. Pada tahap ini dilakukan identifikasi semua kebutuhan pengguna (user requirements atau user needs) yang berhubungan dengan data dan informasi, serta sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam pengembangan SIM. Kegiatan identifikasi kebutuhan pengguna dilakukan dengan berbagai cara yaitu studi pustaka, diskusi dengan calon pengguna, atau penyebaran kuisioner. Selanjutnya hasil dari kebutuhan pengguna dilakukan inventarisasi, klasifikasi, evaluasi dan diformulasikan dalam suatu ‘kebutuhan pengguna’. Tahap eksternal secara detail dapat dilihat pada gambar 4.6. Identifikasi pengguna dapat dilakukan dengan cara diskusi terbatas, studi pustaka serta mengacu kepada ouput atau sasaran yang dikehendaki.




KERANGKA ACUAN KERJA (SBG REFERENSI)

DISKUSI


STUDI STATISTIK

USER NEED REQUIREMENT

DATA

Gambar 4.6 Skema tahap eksternal perancangan basis data 2. Tahap konseptual. Model konseptual pada dasarnya merupakan model yang digunakan untuk mengorganisasikan, visualisasi, dan menjabarkan secara terstruktur data menjadi suatu bentuk konsepsi basis data. Pada tahap konseptual dilakukan langkahlangkah penyederhanaan dan pengelompokkan data sehingga diperoleh data terpilih yang terkait secara langsung dengan keadaan sebenarnya (logical model). Model logical disusun dengan dasar model data rasional serta menghubungkannya ke dalam suatu sistem pengelolaan basis data (RDBMS). Pada tahap ini dilakukan identifikasi semua kemungkinan entity (wujud) yang terdapat dalam suatu enterprise yang terkait. Kemudian, setiap entity diberi atribut yang bersifat deskriptif dan ekslusif serta deskripsi detail dari hubungan atau keterkaitan antara entity. Secara detail tahap konseptual dapat dilihat pada gambar 4.7. 3. Tahap internal. Pada tahap ini model data konseptual diterjemahkan ke dalam model yang berbasiskan record dan dikonversikan ke dalam tabel-tabel basis data rasional. Relasi atau hubungan antara entity, model datanya diimplementasikan ke dalam bentuk primary key dan foreign key (penentuan identifier). Hasil akhir dari tahap ini yaitu model fisik basis data yang sudah mengacu kepada sistem software yang digunakan, yaitu menentukan penamaan coverage, coverage type , field basis data, tipe field, dan ukuran field.





Data yang diperoleh

File-file data

 Pemilihan data  Pengelompokkan data  Penyederhanaan data

Pemodelan

Manajemen data E R diagram skeleton tabel Model konseptual

Pemahaman secara logis skema data

Hasil desain

Gambar 4.7 Skema detail tahap konseptual perancangan basis data 4.3

Analisis kinerja dan pengambilan keputusan

SIM akan memberikan informasi secara cepat dan akurat, dan membawa para pengambil keputusan agar menggunakan fakta yang didasarkan pada hasil pengukuran terkini. Merupakan hal yang penting bahwa kerangka pengukuran telah dikembangkan yang memungkinkan dilakukannya klarifikasi kuantitatif mengenai penyebab serta dampak dalam suatu lingkungan institusi dan organisasi yang kompleks dimana PDAM beroperasi. Dengan memahami apa saja yang menjadi penyebab, serta apa saja dampaknya, maka akan menjadi lebih mudah untuk membuat suatu prediksi yang rasional tentang hasil dari berbagai kegiatan peningkatan kinerja. Sehingga dengan melihat ke belakang, dapat dilakukan analisis sebab dan akibat untuk menentukan faktor-faktor apa saja yang menghambat tercapainya suatu tujuan, serta membuat suatu keputusan tentang hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan





dan meningkatkan kinerja. Tindakan koreksi dan perbaikan, jika diperlukan, dapat segera dilakukan. Sebagaimana

telah

dijelaskan

di

atas,

pembakuan

bentuk

laporan

sistem

informasi/hasil pengukuran dengan mengikuti format standar perusahaan akan memungkinkan dilakukannya pembandingan dengan hasil pengukuran dari berbagai periode

serta

berbagai

cabang

produksi.

Dan

jika

memungkinkan,

dengan

digunakannya bentuk laporan dan hasil pengukuran yang sama antara perusahaan pengelola SPAM dapat dilakukan pembandingan antar perusahaan. Hasil pengukuran dapat diberikan dalam bentuk perbandingan (rasio) pada sektor operasional, efisiensi pengelolaan keuangan, atau persentase yang menonjolkan hubungan antara berbagai kategori data. Rasio dapat memberi pemahaman yang lebih baik dan membantu menunjukkan hal-hal yang memerlukan penelitian lebih lanjut atau perbaikan dalam pengembangan strategi operasi di masa mendatang. Rasio mengukur perbandingan dan juga mengukur hubungan. Dengan demikian rasio memudahkan dalam melihat hubungan yang berarti antara dua hal yang berbeda. Sebagai contoh, biaya produksi per satuan volume air yang diproduksi (m3). Selain itu penggunaan rasio yang sama akan memungkinkan dilakukannya pembandingan dengan perusahaan pengelola SPAM lainnya. Dengan menghitung rasio pengukuran dari item kinerja tertentu yang sama tiap bulannya, selanjutnya dapat dilakukan pengeplotan antara rasio (sumbu-y) versus waktu (sumbu-x) sehingga dapat dilakukan analisis kecenderungan (trend) terhadap item kinerja tersebut terhadap waktu. Trend menggambarkan tingkat dan arah perubahan kinerja setiap waktu. Dengan demikian dari trend yang diperoleh dapat digunakan untuk mengukur perkembangan/kemajuan perusahaan dari waktu ke waktu. 4.4

Dampak implementasi SIM

4.4.1

Potensi masalah

Pengembangan sistem informasi, dapat dimulai dengan menguraikan masalah-masalah yang ditemukan pada sistem berjalan sebelum sistem informasi dikembangkan. Terdapat begitu banyak potensi masalah, yang dapat diklasifikasikan ke dalam enam klasifikasi kebutuhan dalam penyelesaian masalah, yaitu: 1. Kebutuhan dalam peningkatan performa. a. Keluaran (throughput), jumlah jam kerja yang dikerjakan pada suatu periode waktu tertentu. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




b. Response time, rata-rata penundaan antara sebuah transaksi dan respon terhadap transaksi tersebut. 2. Kebutuhan untuk meningkatkan kontrol terhadap informasi. Karena keluaran dari sistem (informasi) digunakan untuk perencanaan, kontrol dan pengambilan keputusan. a.

Informasi: • Kurangnya informasi yang berguna. • Kurangnya informasi yang relevan. • Terlalu banyak informasi. • Informasi tidak disajikan dalam bentuk yang berguna. • Informasi yang tidak akurat. • Informasi yang sulit untuk diproduksi. • Informasi yang tidak tepat waktu. • Informasi yang illegal.

b.

Data (input terhadap sebuah sistem): • Data yang tidak diambil (captured). • Data yang diambil tapi tidak tepat waktu. • Data yang tidak secara akurat diambil. • Data yang sulit diambil. • Data yang diambil secara berulang-ulang (redundant). • Terlalu banyak data yang diambil. • Data illegal diambil.

c.

Data tersimpan: • Data disimpan secara berulang-ulang. • Data tidak akurat. • Data tidak konsisten dalam multi penyimpanan. • Data tidak aman terhadap kecelakaan. • Data tidak aman terhadap sabotase. • Data tidak diorganisasikan dengan baik. • Data perusahaan tidak flexible untuk mencapai kebutuhan informasi. • Data tidak dapat secara mudah diakses untuk memproduksi informasi.

3. Kebutuhan untuk meningkatkan kontrol biaya. Merupakan kebutuhan untuk mengurangi biaya (ekonomi). a. Biaya tidak diketahui atau tidak dapat dilacak. b. Biaya terlalu besar. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




4. Kebutuhan untuk meningkatkan kontrol dan sekuritas. a. Terdapat kontrol yang terlalu rendah. •

Data yang dimasukkan tidak diedit dengan baik.

•

Kejahatan dilakukan terhadap data.

•

Etika yang dilanggar berdasar data atau informasi.

•

Data yang disimpan secara berulang-ulang tidak konsisten dalam file-file yang berbeda.

•

Privasi dari data dilanggar.

•

Kesalahan (error) dalam proses.

•

Kesalahan dalam pengambilan keputusan.

•

Sistem keluar jalur dari performa yang direncanakan.

b. Keamanan yang terlalu rendah. •

Orang yang tidak berwenang mendapatkan akses pada fasilitas.

•

Orang yang tidak berwenang mendapatkan akses terhadap komputer.

•

Orang yang tidak berwenang mendapatkan akses terhadap data atau informasi.

•

Orang yang tidak berwenang melakukan update (pemutakhiran) terhadap data.

c. Terlalu banyak kontrol dan keamanan. •

Birokrasi yang berkepanjangan memperlambat sistem.

•

Mengontrol pemakai akhir (end user) atau pelanggan yang tidak nyaman.

•

Kontrol menyebabkan lambatnya pemrosesan.

•

Kontrol menghasilkan transaksi yang hilang.

5. Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dari manusia dan mesin. a. Manusia atau mesin tidak bekerja secara efisien. •

Data secara berulang-ulang diinput atau dicopy.

•

Data diproses secara berulang.

•

Informasi secara berulang-ulang dihasilkan.

b.

Mesin atau proses menghabiskan materi dan persediaan.

c.

Upaya yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan sangat besar.

d.

Materi yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan sangat besar.

6. Kebutuhan untuk meningkatkan kinerja. a.

Sistem menghasilkan hasil/keluaran yang tidak akurat.

b.

Sistem memproduksi hasil-hasil yang tidak konsisten dan tidak dapat diandalkan.





c.

Sistem tidak mudah untuk dipelajari.

d.

Sistem tidak mudah untuk digunakan.

e.

Sistem terlalu kompleks.

f.

Sistem aneh.

g.

Sistem tidak fleksibel terhadap situasi dan pengecualian (exceptions).

h.

Sistem tidak fleksibel terhadap perubahan.

i.

Sistem tidak bekerja dengan baik dengan sistem lain.

j.

Sistem tidak dikoordinasikan dengan baik.

4.4.2

Strategi penyelesaian masalah

Dalam menjawab kebutuhan guna penyelesaian masalah yang disebut di atas, maka hanya personil-personil yang terlibat dalam tugas manajemen informasilah

yang

berwenang menangani pemasukan data dan distribusi dari ouput. Yang termasuk dalam personil-personil ini juga dilengkapi dengan deskripsi tugasnya yang jelas, sebagai berikut : 1. Pengawas pemasuk data (data entry supervisor): bertanggungjawab untuk semua staff yang melakukan pemasukan data lewat keyboard dan verifikasinya. 2. Operator pemasuk data (data entry operator) : mengoperasikan satu atau lebih alat masukan data 3. Pengawas pengolah kata (word processing supervisor) : bertanggungjawab terhadap pengawasan peralatan pengolahan kata, operator pengolah kata, arus pekerjaan

pengolah

kata,

pengaturan-pengaturannya

dan

distribusi

hasil

pengolahan kata. 4. Operator pengolah kata (word processing operator) : mengoperasikan mesin ketik elektronik, sistem pengolah kata computer, terminal untuk pengolah kata dan pengeditan teks. 5. Tugas-tugas pemrograman (programming jobs). Personil-personil yang terlibat dalam tugas ini adalah personil-personil yang akan menulis program-program computer. Yang termasuk personil-personil ini dengan deskripsi tugasnya adalah sebagai berikut : a. Manajer pemrogram aplikasi (manager of applications programming) : bertanggungjawab terhadap pengembangan dari program-program computer yang terdokumentasi dengan baik.





b. Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) : menulis programprogram computer berdasarkan rancang-bangun program atau memodifikasi program-program yang telah ada. c. Pemrogram aplikasi (applications programmer) : menulis program-program computer berdasarkan rancang-bangun program. Biasanya bekerja hanya pada satu atau sejumlah kecil tipe aplikasi yang tertentu. Cukup mampu untuk bekerja sendiri, tanpa bimbingan. 6. Analisis sistem Berperan melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program computer. Tugas-tugas analisis sistem (system analysis jobs). Personil-personil yang terlibat dalam tugas ini adalah personil-personil yang akan mengembangkan sistem. Personil-personil analis sistem ada di dalam suatu organisasi, jika perusahaan akan menerapkan departemen sistem di organisasinya. Dengan mempunyai departemen sistem dengan analis sistem sendiri, nantinya diharapkan pengembangan sistem lebih lanjut dapat ditangani sendiri oleh perusahaan tanpa memanggil konsultan dari luar. Yang termasuk personil-personil ini dengan deskripsi tugasnya adalah sebagai berikut : a. Direktur sistem informasi atau direktur sistem informasi manajemen ( vice president of MIS) : merupakan eksekutif senior dari semua sistem-sistem informasi yang ada di perusahaan. Bertanggungjawab terhadap perencanaan jangka panjang sistem informasi, anggarannya dan operasinya. b. Manajer bisnis (business manager/associate director) : berkepentingan terhadap persiapan dan pengkajian ulang anggaran dan perencanaan yang berhubungan dengan pengolahan data, mengontrol harga dan pembebanan pelayanan komputer, mengadakan perundingan terhadap kontrak-kontrak dengan penjual komputer. c. Manajer analisis sistem (manager of systems analysis): bertanggungjawab terhadap

pengembangan

pengolahan

data

yang

diterapkan

terhadap

permasalahan-permasalahan tertentu dihadapi oleh pemakai. Membuat desain dan rancang bangun (spesifikasi) program-program komputer yang akan digunakan oleh bagian lainnya. d. Analisis sistem senior (senior : systems analyst) : ketua analis dalam proyekproyek utama. Berunding dengan pemakai sistem untuk mendefinisikan, proyek-





proyek sistem informasi, merumuskan permasalahan-permasalahan yang dihadapi dan sasarannya serta mendesain pemecahannya. 7. Tugas-tugas operasi (operation job) Personil-personil yang terlibat dalam tugas ini adalah personil-personil yang menangani jalannya operasi pengolahan data yang tidak terlibat langsung dengan tugas input/output. Yang termasuk personil-personil ini dengan deskripsi tugasnya adalah sebagai berikut : a. Kepala bagian komunikasi (director of communications) : bertanggungjawab terhadap semua perencanaan, penerapan dan penanganan semua fasilitas telekomunikasi yang ada di perusahaan. b. Kepala bagian pengolahan data (director of DP) : bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pengolahan data yang ada di perusahaan. c. Manajer administrasi basis data (manager of data base administration) : bertanggungjawab terhadap organisasi file supaya dapat digunakan oleh semua aplikasi, membuat kamus data, standar untuk penggunaan data dan menjamin integritas dan keamanan data. 4.5

Pemilihan perangkat lunak

Perangkat lunak atau software adalah program komputer yang fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer. Di dalam software terdapat instruksi kepada komputer atau pernyataan program (program statement) yang dinyatakan secara tepat, serta diorganisasikan sesuai dengan syntax dan berbagai aturan tentang konstruksi program (yang disesuaikan dengan bahasa pemrograman komputer tertentu. Terdapat dua jenis software, program sistem dan program aplikasi, sebagai berikut: 1.

Program sistem. Mengelola perangkat keras (hardware) komputer agar dapat berfungsi. Dapat diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu: a.

Sistem operasi. Merupakan elemen terpenting dari seluruh komputer. Tujuan utama dari serangkaian program ini adalah untuk mengelola pekerjaan: memulai, menjadwalkan, memantau, dan mengendalikan berbagai pekerjaan di dalam sistem komputer. Sebagai bagian dari tugas ini, sistem pengoperasi akan

mengalokasikan

sumber

daya

sistem

komputer.

Misalnya

ia

menempatkan pekerjaan (program dan data) di penyimpanan data utama, menentukan piranti input-output yang akan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan mengelola file data di dalam memori sekunder. Contoh sistem operasi yang digunakan secara luas di berbagai komputer adalah MS DOS, Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




UNIX, dan CP/M. Sedangkan Apple DOS adalah contoh sistem operasi yang digunakan untuk komputer Apple saja; program yang ditulis untuk komputer Apple dengan Apple DOS hanya dapat dijalankan dalam komputer Apple saja. b.

Program utilitas. Termasuk di dalamnya: i) Program pilih-dan-gabung (sort and merge) yang akan mengurut data sesuai dengan cara pengurutan yang ditentukan (alfabetis, numerik, dsb), atau akan menggabungkan serangkaian data atau serangkaian data file. ii) Program utilitas pemindahan, digunakan untuk memindahkan data atau program dari satu media ke media yang lain, misalnya dari pita magnetik ke cakram (disk), dari kartu ke pita, dsb. iii) Program utilitas diagnostik, untuk memberikan pesan / sifat masalah kepada pengguna. iv) Program utilitas untuk mengkonversikan dari satu kode ke kode lain v) Dan lain-lain.

c.

Program bertujuan khusus. Dimaksud untuk meningkatkan kemampuan sistem operasi dan memberikan layanan khusus kepada program aplikasi. Contoh adalah program manajemen file yang akan menjaga sistem operasi dalam melaksanakan tugas tertentu dari manajemen file data, dikenal sebagai sistem manajemen data base. Jenis program lain yang biasa digunakan dalam kaitannya dengan manajemen data base adalah kamus data, dimana kamus ini akan mendefinisikan karakteristik seluruh data yang dikandung dalam sistem file data.

2.

Program aplikasi. Adalah program yang ditulis untuk melaksanakan tugas khusus dari pengguna. Misal program untuk gaji, manajemen SDM, pembayaran rekening, dan lain-lain. Jenis program ini memiliki sifat pasti tentang pemrosesan yang harus dilakukan, file data yang harus diproses guna menyelesaikan pekerjaan, bagaimana hasil pemrosesan dilaporkan, dan berbagai rincian yang berkaitan dengan kegiatan aplikasi ini.

Program aplikasi SIM merupakan koleksi dari kumpulan menu dan submenu yang di costumize dari perangkat lunak untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem. Modul aplikasi merupakan komponen yang menjembatani bagaimana sistem dan pengguna dapat berinteraksi dimana sistem akan mengotomasi tugas/prosedur yang telah didefinisikan. Pada umumnya sekarang ini, program aplikasi dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman makro berorientasi obyek. Bahasa pemrograman tersebut dapat berupa PHP atau Visual Basic dikombinasikan dengan SQL Server, MySQL atau MS Acsess yang berfungsi sebagai software basis data. Judul modul : Manajemen informasi Buku informasi




Program aplikasi komputer mikro yang telah siap pakai biasanya tidak mahal, sehingga sedapat mungkin harus dihindari penggunaan software yang ditulis sendiri. Akan sangat menguntungkan untuk memilih program yang sangat sesuai daripada membeli. Juga, perusahaan atau departemen dari perusahaan yang membeli komputer mikro biasanya telah memiliki programmer professional, oleh karena itu membeli software hanyalah merupakan alternatif logis yang lebih mendorong ke arah pengadaan software. Program aplikasi didesain memiliki beberapa kemampuan fungsional standar SIM seperti : input data, penyajian data, query data dan report. Program aplikasi didesain sedemikian rupa sehingga pengguna dapat memahami dan menggunakan aplikasi dengan cepat. Pembangunan aplikasi dibuat berdasarkan skala kebutuhan serta prinsip biaya. Fokus pembangunan aplikasi ditujukan untuk menunjang kegiatan yang terkait dalam menyajikan data dan informasi, melakukan pencarian data (searching), analisa data tabular (ad hoc query), dan perbaikan serta pemutakhiran data (updating dan editing). Beberapa kriteria yang digunakan dalam penentuan prioritas aplikasi diantaranya : 1. Dampak pada pengguna yang perspektif. Pembuatan aplikasi akan berorientasi pada penyediaan sarana (tool) yang bermanfaat pada banyak pengguna dari pada membuat sarana (modul) lengkap untuk satu pengguna. 2. Ketersediaan dan penyediaan data. Prioritas aplikasi akan dikembangkan jika data tersedia dan memenuhi standar untuk digunakan. 3. Ketergantungan fungsi (modul) antar aplikasi. Beberapa aplikasi sedapat mungkin menggunakan program/modul yang dapat digunakan bersama. 4. Dampak pada sasaran penggunaan SIM secara keseluruhan. 5. Kemudahan penggunaan serta fitur dan fungsi yang tersedia. 6. Laporan-laporan yang dapat dihasilkan. 7. Keamanan dan biaya keseluruhan. Proses pemilihan perangkat lunak sangat berbeda jika yang dibandingkan antara sistem komputer besar atau sistem komputer mikro. Yang pertama, pada sistem komputer besar, yang diutamakan adalah pada pemilihan peralatan (hardware), yang dilakukan dengan cermat guna menjamin bahwa software sistem (termasuk compiler) yang diperlukan tersedia untuk sistem komputer yang dipilih. Programmer perusahaan kemudian akan membuat atau membeli software aplikasi untuk sistem komputer yang





dibelinya. Jarang diperoleh program aplikasi yang sangat menentukan pemilihan sistem komputer besar. Untuk sistem komputer mikro justru berlaku sebaliknya. Software yang dibutuhkan, misalkan sistem operasi, justru harus dipilih lebih dahulu. Kemudian komputer mikro yang akan memproses software tersebut diidentifikasi, dan pemilihan dilakukan terhadap yang paling sesuai, dengan mempertimbangkan analisis pengadaan sistem komputer secara tradisional. Ada beberapa faktor penting perlu diingat dalam analisis untuk pengadaan komputer. Pertama, perangkat yang dipilih hendaknya tidak ketinggalan zaman, karena hal ini akan mempengaruhi umur ekonomis dan sejauh mana software dan hardware yang ada akan tetap akan berfungsi di masa depan. Kedua, adalah bahaya mengancam apabila “terkunci” hanya pada peralatan dari vendor tertentu saja, sehingga perusahaan bersangkutan akan memiliki file dan program yang harus diproses hanya pada piranti yang dimiliki vendor, dan apabila diperlukan tetap tidak dapat diubah (dikonversi) agar sesuai dengan peralatan lain. Untuk menghindari keterjebakan yang demikian, diperlukan pemilihan sistem komputer yang serasi-pasang (compatible) dengan peralatan yang berasal dari vendor lain, baik yang menggunakan standar ANSI untuk software (dalam hal komputer mikro) atau menggunakan sistem operasi yang dipakai secara luas. Faktor ketiga, adalah menghindari sistem yang mati (dead-end). Sistem hendaknya dipilih sedemikian rupa sehingga dapat dikembangkan dengan tambahan program software dan tambahan hardware atau komponen yang lebih maju. Oleh sebab itu kontrak hendaknya menjamin ketersediaan sebarang program atau perluasan yang secara signifikan mempengaruhi keputusan pengadaan. Demikian pula, sistem komputer yang telah dikonfigurasikan dengan kapasitas maksimal hendaknya mampu memenuhi kebutuhan awal yang umumnya harus dihindari, karena biasanya jumlah data yang diproses oleh suatu sistem komputer akan bertambah setiap tahunnya. Sistem komputer yang dipilih hendaknya merupakan bagian dari kelompok komputer, sehingga dapat dimutakhirkan (up-ward) dan ditingkatkan kemampuannya, ataupun ditambah kemampuannya dengan menggunakan piranti dari kelompok yang sama, jika hal tersebut memang diperlukan. Ada dua hal yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan komputer. Pertama, manakah yang akan dipilih, membeli semua atau sebagian besar piranti sistem





computer dari satu pabrik atau membeli dari beberapa toko, yang mana pirantinya memang kompatibel satu dengan lainnya? Keuntungan membeli dari satu merk adalah: 1. Tidak merepotkan. 2. Diharapkan akan mendapatkan pelayanan yang lebih baik dari perusahaan yang bersangkutan. 3. Masalah operasional yang lebih sedikit karena komponen pirantinya sejak semula dirancang agar dapat saling berhubungan 4. Dapat mengurangi kemungkinan saling tuding antar perusahaan, karena tiap pabrik hampir selalu mengklaim bahwa kesalahan bermula dari pabrik lain. Pada umumnya, semakin kurang canggih kemampuan teknis personil pusat pengolahan akan semakin kurang murah hati, sehingga semakin menguntungkan pengadaan barang melalui satu vendor. Keuntungan dari pengadaan peralatan-campuran dari sebuah pusat data adalah : 1. Biaya peralatan total lebih rendah (karena dari pembandingan harga dari berbagai toko). 2. Kinerja sistem yang lebih bagus (karena dapat memilih vendor yang menyediakan peralatan yang berkinerja lebih baik). Hanya saja, pengadaan piranti dengan multi-vendor biasanya akan menghadapi masalah pengantarmukaan (interfacing) dan berbagai masalah lain jika personil pengolahan data tidak berkualitas. Namun demikian, pengadaan pusat data dengan piranti campuran akan dapat menghasilkan penghematan dan keunggulan kinerja yang cukup tinggi. Pertanyaan kedua berkaitan dengan perlunya kapasitas berlebih dibanding dengan keperluan awal, misalnya, apakah akan membeli komputer generasi berikut yang lebih besar kapasitasnya? Sebagai alternatifnya adalah membangun sistem dengan kapasitas awal yang sedikit lebih kecil. Biasanya lebih baik untuk menunda penambahan kapasitas sampai waktunya benar-benar diperlukan. Penambahan prosesor (atau CPU) tambahan printer dan piranti periferal lainnya, dapat dilakukan bilamana diperlukan. Salah satu alasan untuk menunda penambahan kapasitas, biasanya adalah adanya kemungkinan peningkatan kinerja piranti periferal, maupun kemungkinan menurunnya harga piranti bersangkutan di masa mendatang. Walau begitu, hendaknya dipunyai keyakinan bahwa piranti yang diperlukan akan dapat diperoleh pada saat yang





diperlukan, disamping masih ada kelonggaran ruang di dalam instalasi guna peralatan tambahan tersebut.





BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI 5.1

Sumber daya manusia

1. Pelatih Peran pelatih adalah untuk: •

Membantu anda dalam merencanakan proses belajar.

•

Membimbing anda dalam melakukan tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar.

•

Membantu anda untuk memahami konsep dan praktik baru dan untuk menjawab pertanyaan anda mengenai proses belajar anda.

•

Membantu anda untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang anda perlukan untuk belajar anda.

•

Mengorganisir kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

•

Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

2. Penilai Penilai bertugas melaksanakan program pelatihan terstruktur untuk penilaian di tempat kerja. Penilai akan: •

Melaksanakan penilaian apabila anda telah siap dan merencanakan proses belajar dan penilaian selanjutnya dengan anda.

•

Menjelaskan kepada anda mengenai bagian yang perlu untuk diperbaiki dan mendiskusikan rencana pelatihan selanjutnya dengan anda.

•

Mencatat pencapaian / perolehan anda.

3. Teman kerja/sesama peserta pelatihan Teman kerja anda/sesama peserta pelatihan juga merupakan sumber dukungan dan bantuan. Anda juga dapat mendiskusikan proses belajar dengan mereka. Pendekatan ini akan menjadi suatu yang berharga dalam membangun semangat tim dalam lingkungan belajar/kerja Anda dan dapat meningkatkan pengalaman belajar Anda.




5.2


Sumber-sumber perpustakaan

Pengertian sumber-sumber adalah material yang menjadi pendukung proses pembelajaran ketika peserta pelatihan sedang menggunakan pedoman belajar ini. Sumber-sumber tersebut dapat meliputi : 1. Buku referensi (text book)/ buku manual servis 2. Lembar kerja 3. Contoh form-form check list. Ada beberapa sumber yang disebutkan dalam pedoman belajar ini untuk membantu peserta pelatihan mencapai unjuk kerja yang tercakup pada suatu unit kompetensi. Prinsip-prinsip dalam pelatihan berbasis kompetensi adalam mendorong pada fleksibilitas dari penggunaan sumber-sumber yang terbaik dalam suatu unit kompetensi tertentu, dengan mengijinkan peserta untuk menggunakan sumber-sumber alternatif lain yang lebih baik, atau jika ternyata sumber-sumber yang direkomendasi dalam pedoman belajar ini tidak tersedia/tidak ada. Buku-buku referensi untuk bahan pelatihan yang telah direkomendasi: •

Peraturan Pemerintah no.16 tahun 2005 tentang pengembangan SPAM.

•

Referensi terkait mengenai sistem informasi manajemen.



BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN INFORMASI

Recommend Documents