Bestuursrapportage BghU 2015 - II Periode: 1 januari – 31 augustus 2015
Inhoudsopgave
1) Managementsamenvatting .................................................................................................................... 3 2) Ontwikkelingen per werkstroom ........................................................................................................... 5 a)
Heffen ............................................................................................................................................... 5
b)
Waarderen........................................................................................................................................ 6
c)
Klantcontacten .................................................................................................................................. 9
d)
Innen ............................................................................................................................................... 11
3) Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................... 13 a)
Ontwikkelingen Staf ....................................................................................................................... 13
b)
Exploitatie 2015………………………………………………………………………………………………………………………13
c)
ICT en projecten ........................................................................................................................ 14
d)
Personeel ........................................................................................................................................ 16
4) Besluit .................................................................................................................................................... 19
2
1. Managementsamenvatting In voorliggende bestuursrapportage leggen wij verantwoording af over de bedrijfsvoering en de geleverde prestaties door de BghU over de eerste 8 maanden van 2015. Tevens staan we stil bij de reeds bekende ontwikkelingen voor de nabije toekomst. In hoofstuk 2 worden per werkstroom de belangrijkste ontwikkelingen geschetst. Bestuursrapportage vs. managementrapportage De bestuursrapportage (Berap) vormt een aanvulling op de deelnemersspecifieke managementrapportage (Marap) die na afloop van ieder kwartaal aan elke deelnemer wordt toegezonden. In de Marap staat de meer gedetailleerde cijfermatige informatie over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de opgedragen belastingtaken per deelnemer. In de bestuursrapportage wordt m.n. stilgestaan bij de bedrijfsvoering van de BghU. Stand van zaken We liggen goed op koers. Dit jaar hebben we voor het eerst voor de gemeenten Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist de aanslagen en beschikkingen verstuurd. Voor De Bilt, Utrecht en HDSR was het de tweede maal. Daarnaast hebben we de gecombineerde aanslag geintroduceerd en verlopen de belastingontvangsten via de bankrekening van de BghU. Er zijn ca 400.000 aanslagen en beschikkingen verstuurd voor een totaal bedrag van ca € 365.000.000. Voor de meeste deelnemers is ondertussen al meer opgelegd dan begroot, terwijl er nog nacohieren in de laatste maanden volgen. Ook de daadwerkelijke geldstroom verloopt voorspoedig. Uit de ontvangen reacties van burgers, telefonisch, schriftelijk en/of digitaal leiden wij af dat het met de kwaliteit van de gegevens redelijk goed is. Er zijn nog wel enkele verbeterslagen te gaan, maar dit is inherrent aan de fase waarin de BghU zit. In navolging van de eerste jaarrekening 2014 van de BghU verwachten wij ook einde dit jaar weer een positief financieel resultaat te kunnen presteren. Wij becijferen dit voordeel op € 400.000. Dit is het resultaat van het efficienter inregelen van de processen waardoor we de beschikbare budgetten niet volledig hoeven te benutten en waardoor we geen gebruik hoeven te maken van de post onvoorzien. In de begroting 2016 ev is hiermee ook al rekening gehouden. Om de problemen die we begin dit jaar hadden in het proces om te komen tot een goedkeurende accountsverklaring zijn hernieuwde afspraken gemaakt met alle direct betrokkenen van de verschillende accountantskantoren en deelnemers. Wij verwachten dat mede op basis van de uit te voeren interimcontrole in het 4e kwartaal deze problemen zich bij de jaarafsluiting niet meer zullen voordoen.
3
Om de dienstverlening naar de burger te verbeteren hebben wij afgelopen periode enkele stappen gezet. Zo is de werving opgestart om extra personeel aan te trekken om de redelijke constante stroom telefoontjes sneller en beter te kunnen beantwoorden. Daarnaast is extra capaciteit ingehuurd om de nog niet afgehandelde bezwaarschriften weg te werken. Met de Waarderingskamer is afgelopen periode intensief overleg geweest over de aanpak om voor de gemeente Zeist de “gele” kaart weg te werken. Er moet nog een hoop gebeuren, maar we zijn goed op weg. De signalen die we vanuit de Waarderingskamer krijgen zijn positief en dit geldt ook voor het waarderingsproces met betrekking tot de andere deelnemers. De nabije toekomst Utrechtse Heuvelrug Het toetredingstraject met de gemeente Utrechtse Heuvelrug verloopt voorspoedig. Indien de Raad van Utrechtse Heuvelrug in november as. instemt en de besturen van onze deelnemers ook hun akkoord verlenen zal toetreding per 1 januari 2016 een feit zijn. BAG Utrecht In afstemming met de gemeente Utrecht heeft er een onderzoek plaatsgevonden naar de meerwaarde om de administratie taken van de BAG onder te brengen bij de BghU. De gemeente Utrecht heeft aangegeven de komende maanden nog nodig te hebben om hier een standpunt over in te nemen en wij wachten haar stappen af. Het nieuwe Woningwaarderingsstelsel. Per 1 oktober 2015 geldt er een nieuw woningwaarderingsstelsel (WWS). Op basis van dit woningwaarderingstelsel kan voor een woning de maximaal redelijke huurprijs worden bepaald. Het woningwaarderingsstelsel geldt alleen voor woningen beneden een bepaalde huurprijsgrens. De WOZ waarde gaat ongeveer een kwart van de maximale redelijke huurprijs uitmaken. Aan de invoering van dit stelsel zitten de nodige uitvoeringsaspecten. Voor 2015 zijn deze voor de BghU te overzien, maar voor 2016 e.v. jaren vergt dit extra capaciteit en geld. Via een afzonderlijk voorstel is het bestuur hierover geinformeerd.
Al met al we zijn op de goede weg, maar zijn we nog niet waar we wezen willen.
Utrecht, 1 oktober 2015
Arnold Geytenbeek Directeur BghU 4
2. Ontwikkelingen per Werkstroom a) Werkstroom Heffen In de periode januari t/m augustus 2015 is voor wat betreft het jaar 2015 voor € 364.658.248,opgelegd, betreffende € 362.567.354 aan belastingen en € 2.090.894 aan leges en overige heffingen. Dit betreft voor de belastingopbrengstenin totaal ruim 100% van de begrote bedragen. De komende maanden zullen nog bedragen worden opgelegd in de zogenaamde “nakohieren” en er zullen nog bedragen worden verminderd als gevolg van bezwaar, kwijtschelding en oninbaar verklaringen. Hierover wordt in de management (kwartaal)rapportages gerapporteerd. In onderstaande tabel ziet u de verdeling per gemeente. Met de specials (parkeren / leges / marktgelden / etc.) is in de tabel geen rekening gehouden, deze worden namelijk veelal later of tijdsevenredig gedurende het jaar opgelegd.
Deelnemer BghU
Netto - opbrengst Opgelegd begroot realisatie heel 2015 t/m augustus 2015
Verschil bruto
% bruto realisatie
Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente Houten Gemeente Lopik Gemeente Nieuwegein Gemeente Utrecht Gemeente Zeist Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
€ 7.131.240 € 19.257.749 € 17.555.113 € 3.503.850 € 22.643.264 € 156.837.835 € 21.743.027 € 106.978.000
€ 6.950.154 € 181.086 € 19.174.207 € 83.542 € 17.962.263 -€ 407.150 € 3.365.211 € 138.639 € 24.464.363 -€ 1.821.099 € 158.364.586 -€ 1.526.751 € 21.131.085 € 611.942 € 111.155.485 -€ 4.177.485
97,46% 99,57% 102,32% 96,04% 108,04% 100,97% 97,19% 103,90%
Totaal
€ 355.650.078
€ 362.567.354 -€ 6.917.276
101,94%
De aanslagcampagne is voorspoedig verlopen. In de eerste kohieren zijn (verhoudingsgewijs) meer posten op aanslag gebracht dan in 2014, terwijl het aantal retourpoststukken lager was dan in 2014. De gegevensuitwisseling met de nieuwe deelnemers is in eerste instantie niet vlekkeloos verlopen. Daardoor heeft onder andere de oplegging van legesaanslagen later plaatsgevonden dan wenselijk. Deze achterstand is in het derde kwartaal volledig ingelopen. Met de deelnemers zijn inmiddels betere afspraken gemaakt over gegevensuitwisseling. Het uitwisselingsplatform moet nog verbeterd worden. Daaraan wordt door de softwareleverancier gewerkt. Procesverbeteringen In de processen zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: - De verwerking van retourpost is deels geautomatiseerd. Daardoor worden mutaties sneller verwerkt en kan de inningscyclus sneller verlopen. - Voor de toeristenbelasting kan voortaan digitaal aangifte worden gedaan. Hierdoor zullen de aanslagen in 2016 sneller kunnen worden opgelegd. - Er is een geografisch informatiesysteem aangeschaft waarmee volledigheidscontroles efficiënter kunnen worden uitgevoerd.
5
Afbakening natuur Voor het waterschap zijn de effecten van een aantal uitspraken van de Hoge Raad inzake de afbakening van natuurgebieden in kaart gebracht. De effecten zullen in het vierde kwartaal van dit jaar in de belastingadministratie worden doorgevoerd. Volledigheidscontroles Er heeft een volledigheidscontrole voor de toeristenbelasting van de deelnemers plaats gevonden. Bij alle deelnemers zijn niet eerder bekende belastingplichtigen gevonden. Deze zijn allen bezocht om advies te geven over de inrichting van de administratie. In het vierde kwartaal van dit jaar zal duidelijk worden of dit tot meeropbrengsten leidt. Op dit moment vindt er een volledigheidscontrole voor de hondenbelasting plaats. Deze zal in december zijn afgerond.
b) Werkstroom Waarderen De eerste maanden van 2015 zijn de nieuwe collega’s ingewerkt in de nieuwe applicaties en de werkwijze op onze werkprocessen. Tevens zijn de datagegevens van de nieuwe gemeenten geimplementeerd in het basisdocument. Dit document vormt de basis voor onze waarderingsapplicatie. Werkzaamheden bestaan uit o.a. eenduidige coderingen, eenduidige categorien (zoals bouwjarenindeling). Bovendien worden er aanzienlijke inspanningen gepleegd om de inrichting voor de waarderingsapplicatie te optimaliseren. Deze werkzaamheden zijn noodzakelijk voor de afhandeling van de bezwaarschriften belastingjaar 2015, de objectmutaties en de massale herwaardering 2016 (287.000 objecten). Voor wat betreft de courante niet-woningen zijn deze allen ingedeeld in waardegebieden en categorien. Dit is noodzakelijk om deze objecten modelmatig te kunnen waarderen. Screening vraagprijzenen transacties In februari zijn wij gestart met de screeningen van vraagprijzen en transacties vanaf oktober 2014. Dit had enige vertraging opgelopen door de uitgevoerde conversie. Dit is een bewerkelijk proces en dient secuur te geschieden aangezien deze geanaliseerde cijfers de basis zijn voor onze waarderingen. Tevens zal de waarderingskamer steeksproefsgewijs deze gegevens controleren. In totaal zijn 2922 vraagprijzen / transacties gescreend. In juli en augustus zijn er tevens nog 2227 koopinlichtingen t.b.v. woningen en 331 huurinlichtingen t.b.v. niet-woningen verstuurd. Voor wat betreft overzicht WOZ bezwaren zie kengetallen Klantcontact.
6
Overzicht WOZ Beroepszaken
Utrecht
won niet-won De Bilt won niet-won Nieuwegein won niet-won Houten won niet-won Lopik won niet-won Zeist won niet-won
Rb A 9 150* 2 1 0 0 1 1 1 0 14 70
Rb B 3 6 4 0 1 0 1 0 0 0 4 0
Rb C 10 1 99** 0 0 0 0 2 0 0 21 4
Rb D 15 0 5 0 0 1 1 0 0 0 8 0
HB A 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 12
HB B 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
HB C 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
HB D 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0
* Deze telling betreft 150 woonwagens ** Deze telling bevat 98 serviceflats
Rb = Beroep HB = Hoger Beroep
A = Schikking B = Rapport Definitief C = t/m zitting D = alleen zitting
Mijn WOZ Via Mijn WOZ krijgen burgers inzage in hun gegevens welke de basis vormen voor de waardebepaling van hun woning. Dit gebeurt middels een externe applicatie. Inloggen geschiedt via DiGiD. Dit jaar zijn we voor de tweede keer van start gegaan met Mijn WOZ., aangezien de Pilot in 2014 een succes is geweest. De gemeente De Bilt met 12.800 objecten met 3000 reacties en een gedeelte van de Gemeente Utrecht t.w. Lunetten en Hoograven en Vleuterweide met 9.900 objecten en 1459 reacties, zijn hierin betrokken. Op 1 sepember is de applicatie afgesloten en wij zijn nu de gegevens aan het verwerken in onze waarderingsapplicatie, een zeer arbeidsintensief proces. Eind november moeten de gegevens verwerkt zijn t.b.v. de herwaardering belastingjaar 2016. TAX App Voorwaarde voor het proces waardebepaling is om een goede administratie te voeren op de objectkenmerken t.b.v. een juiste waardebepaling. De Waarderingskamer, de toezichthouder op de waardebepaling, eist in haar toezicht dat elk jaar minimaal 20% van het objectenbestand gecontroleerd dient te worden “wat er op straat staat”. Dit jaar hebben wij 3 Taxapps aangeschaft t.b.v. controle op de objectkenmerken. Dit brengt een efficiencyslag met zich mee. Gegevens worden in de Taxapps eerst ingelezen, aantekeningen bij controle worden ingevoerd en daarna verwerkt in onze applicatie. De Taxapps zijn in juli en augustus ingezet in twee wijken van de gemeente Nieuwegein. Binnenkort zullen de werkzaamheden zich naar de gemeente Zeist verplaatsen.
7
Aansluiting LV WOZ De landelijke Voorziening WOZ is het centrale loket waar WOZ-gegevens verkregen kunnen worden waarvoor de WOZ Basisregistratie bedoeld is (zoals de WOZ waarden van woningen). Wettelijke afnemers van deze WOZ-gegevens zijn de Belastingdiensten en Waterschappen, maar ook nieuwe afnemers van de Basisregistratie WOZ, zoals notarissen en verzekeraars (t.b.v. hypotheekverstrekkingen) zullen hiervan gebruik maken. De Waarderingskamer heeft aangegeven dat per 1 oktober 2016 gemeenten aangesloten moeten zijn op de LV WOZ. Wij zijn gestart met de voorbereidingen voor de deelnemende gemeenten van de BGHU. Deze voorbereidingen houden o.m het afstemming van pandgegevens welke vermeld staan in de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) met de objectgegevens in de WOZ. In augustus is er een eerste datascan WOZ-BAG uitgevoerd. Een gedeelte kan geautomatiseerd gekoppeld worden, echter een gedeelte, zijnde de uitval, zal handmatig uitgezocht moeten worden. Voor de technische aansluiting op de LV WOZ is een planning in augustus aan de Waarderingskamer gestuurd. Extra toezicht gemeente Zeist De gemeente Zeist staat onder extra toezicht van de Waarderingskamer. De BGHU moet hier extra werkzaamheden voor verrichten. Een eerste controle door de Waarderingskamer heeft plaatsgevonden op 25 augustus jl. De uitkomst van de eerste analyses worden verder uitgevoerd. Gelet op de grootte van het project zullen hiervoor ook werkzaamheden plaatsvinden in 2016 om te voldoen aan het op orde brengen van de objectgegevens. Over het hele traject zal er continue afstemming plaatsvinden met de Waarderingskamer. Tevens is er in de afgelopen maanden veel werk verricht aan de achterstanden van de gemeente Zeist qua oude bezwaren en oude beroepszaken (* voor overzicht zie onderstaande tabel woz beroepszaken) en het op beschikking brengen van objecten t.b.v. de belastingjaren 2013 en 2014. (zijnde de transistorische posten).
Zeist Belastingjaar 2011 2012 2013
2014
RB 9 1 7 47 4 3 1 2 7 10 3 19 8
HB Niet-won Won Niet-won Niet-won Niet-won Won Won Won Niet-won Won Won Won Won
A A A A C A B C A A B C D
6
Niet-won A
6
Niet-won A
8
c) Werkstroom Klantcontact De werkstroom klantcontact staat voor het afhandelen van alle klantcontacten (bezoek, telefonisch, schriftelijk en digitaal), waaronder bezwaren en kwijtscheldings aanvragen. De insteek bij het afhandelen van klantcontacten is: “in een keer goed”. We geven er de voorkeur aan de burger iets langer te woord te staan en de vraag in één keer goed af te handelen, in plaats van de telefoon binnen 10 seconden op te nemen met de nietszeggende boodschap dat de persoon wordt teruggebeld. Het gevolg hiervan is dat we de afgelopen maanden signalen hebben ontvangen dat de bereikbaarheid niet optimaal is geweest. Dit heeft onze aandacht, we zijn op de goede weg, maar het is zeker nog voor verbetering vatbaar.
Kengetallen Enkele kengetallen vanuit de werkstroom klantcontact zijn: Telefonie 2014 t/m aug 2015 Aanbod telefonie 75.172 Aanbod Loket 6.968 Digitale dienstverlening Bezwaren via Internet 49,8% 55% Bezwaren Per 1-1 nog Binnen 12 open van voor weken gereed: 2015 2014 => 2015 WOZ bezwaren 3.190 4.164 471 =>29,6% Overige bezwaren 12.511 13.481 2.664 35,8% =>42,6% Kwijtschelding 10.163 14.160 0 37% =>98,7% verzoeken Ontwikkeling Kennis > 1 cluster medewerkers % medewerkers 10% 45%
Openstaand 200 0
Openstaand per 1/9/2015 1.942 2.752 300
Telefonie In de eerste 8 maanden van het jaar is ruim 75.000 keer telefonisch contact gezocht met de BghU. We zijn nog niet tevreden over de reactietijd naar de klant. De wachttijden zijn te lang. Voor 2016 worden passende maatregelen genomen. Een goede ontwikkeling is dat klanten beter in 1 keer worden geholpen. 15% van de klanten belt een tweede keer binnen 2 maanden tijd. Dit percentage was een jaar geleden hoger. Nu ook achterstanden afgenomen zijn verwachten we dit percentage verder omlaag te krijgen. Dit is een goede stap in de 1 maal goed gedachte. Digitale dienstverlening De stijging van 20% mbt het indienen van digitale bezwaren is in het tweede kwartaal gezakt naar 11%. Vooral het indienen van parkeerbezwaren is hier debet aan. Voor 2016 zullen naast parkeerbezwaren ook bezwaren op het gebied van Leges en Precario via Mijn BghU kunnen worden ingediend. 15% van de bezwaren betreft parkeer bezwaren (2.718). Indien we de parkeerbezwaren buiten beschouwing laten dan zou het digitaal indienen van bezwaren uitkomen op 69 %.
9
Bezwaren In de zomerperiode is de focus gericht geweest de afhandeling van de bezwaren. In totaal zijn er t/m augustus 17.645 bezwaren ontvangen.2015 is begonnen met een achterstand van 3.135 bezwaren. Er zijn dit jaar 16.086 bezwaren afgehandeld. De afhandeling termijn is ten opzichte van 2014 verkort naar 43% in 12 weken, maar nog te lang. Op 31 augustus stonden er nog 4.694 bezwaren open waarvan 1.942 WOZ bezwaren 1.442 Parkeerbezwaren en 950 Niet woning bezwaren. Deze laatste is in de eerste twee weken van september inmiddels teruggebracht tot 600. Op alle drie de bezwaren wordt extra capaciteit ingezet vanuit de andere bezwaarsoorten die zo goed als bij zijn. De inschatting is dat de Parkeer- en Niet woning bezwaren eind oktober grotendeels afgehandeld zijn en WOZ bezwaren aan het einde van het jaar. Kwijtschelding Naast de 15.733 belastingplichtigen die in 2015 bericht hebben gehad dat hun automatisch kwijtschelding is verleend hebben 14.160 klanten persoonlijk kwijtschelding aangevraagd. 98,7 % van deze verzoeken zijn binnen 12 weken afgehandeld. Ontwikkeling medewerkers De afgelopen maanden is vooral energie gestopt in het opdoen van kennis en ervaring mbt het afhandelen van bezwaren. Medewerkers zijn inmiddels gestart om kennis op te doen van meerdere bezwaarsoorten waardoor in de toekomst de continuïteit beter gewaarborgd kan worden. De helft van de medewerkers is nu inzetbaar bij een tweede onderdeel. Voor 2016 is het streven alle medewerkers in te kunnen zetten op 3 onderdelen. Verbeteren het proces afhandelen WOZ bezwaren Met de afdeling Waardebepaling is in de eerste 8 maanden het proces afhandelen WOZ bezwaren onder de loep genomen. Belangrijke verbeteringen die zijn doorgevoerd zijn: • Betere samenwerking/begrip Waardbepaling – Klantcontact • Eenduidige rapportage die door beide werkstromen wordt gebruikt • Vast tekstblokken tbv uitspraak • Bezwaren vanuit Mijn BghU worden automatisch ingeboekt • Proces Horen is inzichtelijker en efficiënter Verificatie vooraf Met gegevensbeheer wordt een start gemaakt om op basis van de bezwaren uit 2015 controles in te bouwen voor de aanslag oplegging van 2016. Die moet leiden tot een betere aanslagoplegging, minder toegewezen bezwaren. Kwijtschelding In samenwerking met Innen en andere belastingkantoren wordt gewerkt aan een geheel nieuw kwijtscheldingsproces 2.0. Dit proces moet op 1 januari 2016 zijn gerealiseerd.
10
d) Werkstroom Innen Sinds 2015 loopt het betalingsverkeer dat verband houdt met de belastingopbrengsten via de bankrekening van de BghU. In 2014 liep dit nog via de bankrekening van de deelnemers. Gemiddeld twee keer per maand draagt de BghU de ontvangen belastinggelden af aan de deelnemers. Hierbij wordt zo goed mogelijk aangesloten bij de vervaltermijnen van de aanslagen en automatische incasso’s. In onderstaande tabel is per deelnemer opgenomen hoeveel geld er in 2015 aan de deelnemers is afgedragen over de periode januari t/m augustus. Afdracht
Afdracht
Afdracht
nummer
gedraaid
betaald
Utrecht
Zeist
2014 1
13-1-2015
6-2-2015
-412
16.376
96.086
2.771
0
16.894
1.671.242
131.093
1.934.050
2015 1
26-1-2015
6-2-2015
444.455
64.444
336.585
2.043
0
-168
1.245.312
188.677
2.281.347
2015 2
9-2-2015 10-2-2015
1.659
217.888
3.823.731
11.534
0
31.719
2.026.231
263.022
6.375.785
2015 3
2-3-2015
23.317
958.986
7.881.877
408.816
83.666
724.696
7.933.731
577.508
18.592.598
3-3-2015
Bunnik
De Bilt
HDSR
Houten
Lopik
Nieuwegein
Totaal
2015 4
10-3-2015 11-3-2015
134.248
405.261
4.284.649
353.795
88.274
582.424
4.693.724
632.062
11.174.437
2015 5
27-3-2015
1-4-2015
852.203
2.283.308
9.829.616
1.976.235
403.347
3.562.763
17.460.232
2.593.203
38.960.907
2015 6
3-4-2015
7-4-2015
728.834
1.722.106
6.852.837
2.544.504
267.158
2.918.166
26.957.373
3.310.107
45.301.085
2015 7
29-4-2015
4-5-2015
716.470
1.443.207
10.801.525
1.434.662
332.370
2.004.716
11.720.244
1.500.621
29.953.816
7-5-2015 11-5-2015
63.161
83.267
2.760.507
139.672
168.177
179.980
1.426.804
213.718
5.035.287
1.663.115
28.222.532
2015 8 2015 9
28-5-2015
1-6-2015
778.416
1.699.601
9.042.169
1.629.220
317.146
2.324.119
10.768.745
2015 10
5-6-2015
8-6-2015
314.783
1.177.872
4.994.383
2.105.095
215.810
1.930.581
21.224.428
2.387.298
34.350.248
2015 11
1-7-2015
3-7-2015
721.293
1.193.522
7.918.146
1.071.995
202.493
1.507.996
9.386.769
1.180.014
23.182.227
2015 12
4-8-2015
6-8-2015
493.123
1.449.111
7.882.743
981.990
218.366
1.346.421
9.459.455
1.436.448
23.267.656
2015 13
28-8-2015
1-9-2015
412.926
1.144.297
6.259.108
862.871
183.675
1.042.236
6.336.111
1.225.572
17.466.796
5.684.475
13.859.246
82.763.963
13.525.201
2.480.482
18.172.544 132.310.400
17.302.459
286.098.771
Totaal:
Betalingsherinneringen Er is gekozen voor een vervroegd tijdstip van het verzenden van de herinneringsbrief, namelijk voor het verstrijken van de laatste vervaldag. Dit diende als een reminder/service richting de mensen om hen op tijd te wijzen op deze betalingsverplichting. Reacties waren zeer wisselend, toch veel mensen die verontwaardigd belden met de mededeling “waarom krijg ik al een herinnering voordat de termijn verstreken is?”. Om dit te voorkomen zullen er in de toekomst alleen nog herinneringen worden verstuurd als de laatste vervaldag van de (duplicaat naheffings) aanslagen verstreken is.. Maandelijks invorderingsacties Vanaf begin 2016 worden er iedere maand, herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen per post verstuurd, ongeacht de belastingsoort. Dat betekent dat er nu voor meer soorten heffingen ( bijv. ook voor de duplicaten naheffingsaanslagen Parkeerbelasting) herinneringen zullen worden verstuurd Dit zal de uniformiteit m.b.t. het versturen van herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen per post ten goede komen omdat er maar 1 type herinnering, aanmaning en dwangbevel per post zal zijn. Daarnaast zal op de achterkant van de herinnering en de aanmaning de 1e bladzijde van de (duplicaat naheffings-) aanslag worden geprint. Ieder half jaar zullen er hernieuwde bevelen worden betekend.
11
Verfijning inrichting werkprocessen Het verbeteren van de inrichting van de werkprocessen is nog steeds een dagelijkse kost, zo spelen we momenteel in op het proces van de massale loonvordering. Met dit proces zijn we in staat, na bestandsuitwisseling met het UWV (S.N.G.), om massaal loonvorderingen te versturen aan de geselecteerde burgers en de werkgevers. Dit was voorheen een handmatig proces. Daarnaast gaan we de “kentekenbrief” geintroduceren. Met deze brief schrijven we burgers aan, waarbij we aangeven dat het kenteken van de auto gesignaleerd staat bij het RDW en dat ze het risico lopen dat de auto bij een controle in beslag genomen en afgevoerd wordt. Deze brieven gaan in september voor het eerst verstuurd worden. Ook gaan we medio november 2015 starten met een project waarbij we de burgers via een externe partner telefonisch laten benaderen nadat er een hernieuwd bevel tot betalen door de deurwaarder aan hen is betekend. Hiermee proberen we de burger tot betalen te bewegen om te voorkomen dat de deurwaarder hier weer mee aan de slag moet. Door zorgvuldig het moment van benaderen te kiezen kunnen we de kosten van deze dienstverlening beperkt houden. Overheidsvordering Op dit moment zijn we de mogelijkheden aan het onderzoeken om de “overheidsvordering” toe te gaan passen. Dit is een vereenvoudigd beslag op de bankrekeningnummer van de niet-betalende burger. Het is de bedoeling om voor het einde van het jaar te starten met een beperkt aantal invorderingsposten. Kwijtschelding 2.0 Samen met andere samenwerkingsverbanden loopt er nu een traject om te kijken naar het nieuwe proces van geautomatiseerd kwijtschelden. Door vaker een bestand van potentiele kwijtschelders aan te bieden bij het Inlichtingenbureau kan er getoetst worden of deze personen in aanmerking komen voor kwijtschelding. Normaliter deden we deze vergelijking slechts één keer per jaar. Daarnaast doet de BghU ook mee in een traject m.b.t. de WSNP (Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen). Doelstelling hiervan is om een eenvoudiger procedure in te richten waarbij de bewindvoerder zelf kan zien welke vorderingen er openstaan van een cliënt. Op dit moment is de BghU veel tijd kwijt aan het verstrekken van die informatie. Uiteindelijke doel is dat de bewindvoerder een deel van onze werkzaamheden “overneemt”, dit uiteraard met de door ons gestelde eisen. Herijking invorderingsbeleid Er is een start gemaakt met het vervaardigen van een eigen Leidraad Invordering voor de BghU. Binnenkort zal dit worden voorgelegd aan het bestuur. De gemaakte keuzes zullen na besluit worden opgenomen in de BghU-leidraad. Verwachting is dat de nieuwe Leidraad nog voor het einde van het jaar kan worden vastgesteld. Project Oninbaar lijden Dit project is inmiddels gestart, is een bestand aangeleverd bij een externe partner die op basis van No cure, No pay de oninbare posten gaat onderzoeken met als doelstelling zoveel mogelijk posten alsnog te innen. De deurwaarder heeft in eerste instantie alle mogelijkheden die hem ten dienste staan gebruikt om de aanslag te innen. Dit gebeurt meestal na de bulkverzending van het grote kohier dus in een vrij massale situatie. Als er op dat moment geen verhaal is, wordt de aanslag oninbaar voorgesteld. In een later stadium proberen we nu alsnog de aanslagen in te vorderen die in een eerder stadium oninbaar zijn voorgesteld. 12
3. Bedrijfsvoering a) Ontwikkelingen stafafdeling Algemeen en juridisch. Binnen de Staf is een ontwikkeling in gang gezet (Fiscaal Juridische Beleidsadvisering en Functioneel Applicatiebeheer) om te groeien naar taakverantwoordelijke groepen die zich vooral richten op de hoofdlijnen (juridisch en de applicatie). Dat vergt een wat andere wijze van denken over fiscale advisering/juridische control en het onderhouden en uitbouwen van de belastingapplicatie richting de toekomst. Daarover zijn met de desbetreffende medewerkers afspraken gemaakt. De noodzaak van een wat andere manier van werken wordt daarbij onderschreven. De Staf zal in dat opzicht in toenemende mate “dienstbaar” worden aan de diverse werkstromen binnen de BghU. Risico Dossiers. In het eerste halfjaar van 2015 zijn er op Rechtspraak.nl de eerste uitspraken van Rechtbank Utrecht en Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden gepubliceerd welke betrekking hebben op “beroepszaken BghU”. Voor de uitstraling naar buiten: BghU is in die gepubliceerde zaken in het gelijk gesteld voor wat betreft de rechtsvragen. Ook is in een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden expliciet aangegeven dat de directeur BghU “bevoegd” was in die zaak. In 2015 zijn een tweetal grote bezwaar- c.q. beroepszaken Utrecht en De Bilt tot een goed einde gebracht (compromis/overeenstemming over de WOZ waarde) waardoor er twee forse risico dossiers gesloten konden worden. Daarnaast is er in 2015 een aantal nieuwe risico dossiers ontstaan. In Utrecht en Bunnik vanuit de Legesheffing (in de Marap’s gemeld) in in de sfeer van proceskostenveroordeling in een proefprocedure rond “samenhangende zaken”.
b) Exploitatie Voor zover nu bekend is zullen de reguliere werkzaamheden en de ingezette nieuwe ontwikkelingen ruim binnen de in de begroting 2015 gestelde financiële kaders uitgevoerd kunnen worden. Door doorgevoerde efficiencymaatregelen, zoals beschreven in de ontwikkelingen per werkstroom, en een meevallend aantal bezwaarschriften is er minder inhuur van extern personeel nodig geweest. Daarnaast heeft de BghU enkele budgetten niet of niet volledig hoeven te benutten (o.a. budget onvoorzien en calamiteitenbudget voor drukwerk). Hierdoor wordt voor 2015 een voordeel geprognosticeerd op de exploitatie ter hoogte van van € 400.000.
13
Prognose exploitatie per 31 augustus 2015
Lasten 1. Rente en afschrijvingen 2. Personele lasten 3. Materiele lasten 4. Besparingen 5. Onvoorzien
Begroting 2015
Prognose Realisatie 2015
Verschil 2015
1.191.000 9.054.000 5.282.000 -450.000 173.000
1.191.000 8.704.000 4.955.000 -
350.000 327.000 -450.000 173.000
15.250.000
14.850.000
400.000
Baten 1. Compensatie lasten sociaal statuut 2. Opbrengsten dwangbevelen 3. Overige baten
8.000 1.176.000 37.000
8.000 1.176.000 37.000
-
Totaal baten
1.221.000
1.221.000
-
Te dekken uit bijdragen deelnemers of reserves
14.029.000
13.629.000
400.000
Deelnemersbijdragen
14.029.000
14.029.000
-
-
400.000
400.000
Totaal lasten
Totaal resultaat voor bestemming c) ICT en projecten
Managementinformatiesysteem Op dit moment worden belangrijke operationele en financiële gegevens opgeslagen in backoffice systemen, maar zijn deze gegevens moeilijk structureel te ontsluiten en als informatie te gebruiken. In maart 2015 is, na een offerteronde, aan Bakerware gegund een managementinformatiesysteem te ontwikkelen waarmee in deze behoefte kan worden voorzien. Dit project wordt gefinancierd uit het bij de jaarrekening 2014 daarvoor bestemde resultaat. De implementatie is op dit moment aan de gang en de oplevering zal in deelopleveringen plaatsvinden. De eerste deeloplevering met financiële informatie was in juli 2015. De volgende deeloplevering, de ontsluiting van deze financiële informatie aan de deelnemers middels een externe portal, is gepland in november 2015. Dan zal ook een bijeenkomst worden georganiseerd inzake de kpi’s waarop de BghU zal gaan sturen. WebGIS WebGIS staat voor het ontsluiten van geografische informatie via internet. In het kader van de uitvoering van de wet WOZ houdt de BghU geografisch informatiemateriaal bij. Om deze informatie op een goede wijze te kunnen ontsluiten voor de gebruikers moet deze informatie voldoen aan wettelijke voorwaarden en standaarden. Daarnaast worden er eisen gesteld aan de performance van 14
de Webcartografie. Op dit moment is het al mogelijk de informatie te raadplegen, de rest van 2015 zal gebruikt worden om dit systeem in te bedden in de werkprocessen van de organisatie. In eerste instantie zal de focus liggen op het voorbereiden voor het aansluiten op landelijke voorziening basisregistraties zoals LV WOZ en BAG. De koppeling BAG met WOZ objecten wordt namelijk via WebGIS gerealiseerd. In 2016 gaat webGIS een rol spelen voor het efficiënt en klantvriendelijk verwerken van Voormeldingen WOZ. Ook dit project wordt gefinancierd uit het daarvoor bij de jaarrekening 2014 bestemde resultaat. Key2BAG Om te komen tot een effectieve inrichting van werkprocessen bij BghU wordt momenteel onderzocht in hoeverre de BghU voor gemeenten en voor de eigen bedrijfsvoering voordeel kan hebben bij de gecombineerde uitvoering van BAG- en WOZ gerelateerde werkzaamheden. Met de gemeente Utrecht zijn op dit moment verkennende samenwerkingsgesprekken, met de gemeente Lopik zijn hier inmiddels de eerste concrete afspraken over gemaakt. In 2015 is Key2BAG geimplementeerd bij de BghU en begin 2016 zal dit in gebruik worden genomen voor de gemeente Lopik. Vooralsnog is dit een special product, waardoor de kosten apart zullen worden doorberekend aan de BAG afnemende deelnemers. Pilot 2 MijnWOZ De BghU wil de inwoners van haar deelnemende gemeenten de mogelijkheid geven om op termijn via MijnWOZ digitaal, via een portal, te reageren op hun WOZ-waarde en met name op de onderbouwing daarvan. Gekozen is voor een gefaseerde aanpak. In oktober 2014 heeft er een eerste pilot plaatsgevonden in de wijk Lunetten/Hoograven. Op basis van de evaluatie van die pilot is besloten om hieraan in 2015 een vervolg te geven voor meer delen uit de gemeenten Utrecht en De Bilt. Deze Pilot is gefinancierd uit het budget voor procesinnovaties. Inmiddels is deze tweede fase afgesloten, waarbij de reacties vanuit De Bilt en Utrecht (Lunetten/Hoograven en Vleuterweide) voor het einde van 2015 worden verwerkt. Het project om MijnWOZ als vaste component in de bedrijfsvoering BghU en ons digitale heffing- en invorderingssysteem in te bouwen is van start gegaan in het tweede halfjaar van 2015. Parkeerbelasting gemeente Utrecht Het project Parkeerbelasting (het onderbrengen van de parkeerbelasting Utrecht van Key2parkeren naar Key2 belastingen) is afgerond. Het afsluiten van de applicatie Key2Parkeren zal eind december 2015 gaan plaatsvinden. Alle openstaande vorderingen in die applicatie zullen dan afgedaan zijn. Toetreding gemeente Utrechtse Heuvelrug Van het college van de gemeente Utrechtse Heuvelrug (UHR) is het verzoek gekomen om, onder voorbehoud van toestemming van haar raad, te mogen toetreden tot de gemeenschappelijke regeling BghU per 1-1-2016. Dit verzoek past binnen de ambities en wensen van de BghU om het aantal deelnemers te laten groeien. Voor de BghU zal het structureel voordeel van de toetreding UHR ongeveer € 175.000 bedragen. In de meerjarenbegroting 2016 – 2019 is reeds rekening gehouden met een voordeel uit toetreding van € 155.000 per 2018.
15
Vooruitlopend op de toestemming van de raad zijn al diverse werkzaamheden in gang gezet om de toetreding per 1 januari 2016 mogelijk te maken. Zo is de conversie van de gegevens vanuit de gemeente UHR naar de BghU ingepland in de laatste week van november. Ook voor wat betreft de componenten “redigeren en laten vaststellen van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling” en “Uniformeren belastingverordeningen en beleidsregels” kan op dit moment vastgesteld worden dat dit loopt conform de projectplanning. d) Personeel Bezettingsoverzicht personeel per 01 09 2015 Fte
Formatie
Bezetting
Formatie
Bezetting
Externe inhuur
01 09 2014 01 09 2014 01 09 2015 01 09 2015 01 09 2015 1. W aardebepaling 2. Gegevensbeheer en heffen 3. Innen
22,75
21,61
31,88
27,28
3,45
20,02
14,68
20,00
16,68
2,00
21,84
18,56
29,09
28,20
0,00
4. KCC
23,66
17,68
20,90
20,89
0,22
5. Directie & Staf
16,84
16,47
20,00
20,30
0,11
7,28
7,63
17,17
17,16
0,00
112,39
96,63
139,04
130,51
5,78
6. Flexpool Totaal BghU
In verband met de toetreding van gemeente Zeist, Nieuwegein, Lopik, Bunnik en Houten is de toegestane formatie verhoogd naar 139,04 fte. In totaal zijn vanuit de toetredende gemeenten 28 medewerkers (25,69 fte) per 1 januari 2015 bij de BghU in dienst gekomen. Twee medewerkers (2 fte) zijn vanuit hun gemeenten bij de BghU gedetacheerd. Hiervan is 1 medewerker inmiddels met vervroegd pensioen gegaan. De afgelopen periode zijn 3 (senior) WOZ taxateurs (Waardebepaling) in dienst getreden. Om meer verjonging in het personeelsbestand aan te brengen zijn per 1 september 2015 3 startende allround medewerkers belastingen (Flexpool) in dienst gekomen. Deze medewerkers zijn pas afgestudeerd aan een HBO/WO-opleiding en zullen de eerste 2 maanden ingewerkt worden binnen het primair proces. Vervolgens zullen zij zich gedurende 4 maanden richten op een aantal projecten. Accent hierbij ligt op procesverbetering en –innovatie. In totaal wordt voor 5,78 fte extern ingehuurd via een payroll of detacheringsconstructie. Ontwikkelingen ziekteverzuim 1 januari tot 1 september 2015 2014
Januari Februari Maart
April
Mei
Juni
Juli
0,22%
0,00%
Augustus Cumulatief
Ziekteverzuim% 1. Waardebepaling
1,85%
2. Gegevensbeheer en heffen
5,31%
6,58%
5,43%
1,54%
4,63%
1,21%
5,73%
2,21%
4,32% 11,90% 11,14%
9,97%
8,31%
6,87%
7,02%
2,59%
4,17%
2,15%
4,58%
11,52% 11,85% 7,55% 10,21% 10,73% 5,93%
8,48%
9,76%
10,39% 10,88%
3. Innen
12,62%
2,47%
4. KCC
13,08%
9,83%
5. Directie & Staf
0,15%
2,38%
6. Flexpool
5,16%
Totaal BghU
6,51%
7,42% 0,88%
1,74%
4,12%
4,19%
2,98%
0,59%
0,56%
0,00%
0,00%
0,00%
0,72%
7,71%
17,93% 13,18% 5,64%
5,25%
7,01%
7,01%
10,00%
9,16%
6,05%
8,24%
6,26% 4,84% 3,65% 4,96% 4,06%
5,03%
5,38%
Het (cumulatieve) ziekteverzuim binnen de BghU is hoger dan gewenst. Dit wordt met name veroorzaakt door langdurig verzuim (meer dan 42 ziektedagen). Het betrof in de eerste helft van 2015 16
6 medewerkers met niet werkgerelateerde klachten. Hiervan zijn inmiddels 3 medewerkers volledig hersteld. Wat betreft de overige 3 langdurig zieken is de verwachting is dat dit verzuim deels ook nog enige tijd voortduurt. Met alle betrokken medewerkers zijn afspraken gemaakt over het herstel en reintegratieproces. Om het verzuim omlaag te brengen zijn in samenwerking tussen het managementteam, de HRM adviseur en verzuimadviseur een aantal interventies ingezet (o.a. periodieke Sociaal Medisch Overleggen met de bedrijfsarts, het voeren van verzuimgesprekken met medewerkers die frequent verzuimen en inzet bedrijfsmaatschappelijk werker/psycholoog). De eerste resultaten hiervan zijn inmiddels zichtbaar. Het cumulatieve verzuimpercentage (5,38%) is lager dan het percentage in 2014 (6,51%). Het ziekteverzuim heeft permanent aandacht van directie en management. Plaatsingsproces Het plaatsingsproces van de medewerkers van de 5 toetredende gemeenten is december 2014 afgerond. Niemand heeft bezwaar tegen zijn definitieve plaatsing ingediend. Op 5 maart jl. heeft er een eindevaluatie plaatsgevonden met de BOR van de toetredende gemeenten. Conclusie over de gehele linie is dat men tevreden is over het verloop van het proces. Het plaatsingsproces van de medewerkers van gemeente Utrechtse Heuvelrug is inmiddels gestart. Het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad hebben reeds een positief advies uitgebracht. Naar verwachting zullen met ingang van 1 januari 2016 6 medewerkers in dienst treden bij de BghU. Integratie en cultuur Afgelopen maanden is extra stilgestaan bij de eerste opvang, training en begeleiding en integratie van de nieuwe medewerkers die vanuit de 5 toetredende gemeenten zijn overgekomen. Binnen dit kader hebben er o.a. trainingen m.b.t. de belastingsystemen plaatsgevonden en zijn voor alle medewerkers inwerkprogramma’s opgesteld. Hierbij zijn zij vanaf de start gekoppeld aan 1 of meer “buddy’s” die hen in de dagelijkse praktijk begeleiden. Verder is er continu veel aandacht voor het vergroten van het werkplezier van alle medewerkers. Via personeelsbijeenkomsten, informele borrels, groepsactiviteiten wordt dit aangemoedigd. Dit wordt gericht gevolgd via Medewerkerstevredenheidonderzoeken (MTO’s). In het 4e kwartaal 2014 is een eerste MTO gehouden. Hieruit zijn enkele punten naar voren gekomen die extra zorg behoeven. Op basis van de resultaten heeft het managementteam 3 speerpunten benoemd, te weten: loopbaanontwikkeling, het nieuwe werken en communicatie. Binnen dit kader is de afgelopen periode extra aandacht geschonken aan het individuele loopbaanbudget waar medewerkers een beroep op kunnen doen en zullen de komende periode actualiteitendagen georganiseerd worden voor medewerkers om hun kennis en vaardigheden te actualiseren en te verbreden. Verder is een kader ontwikkeld en ingevoerd omtrent tijds-en plaatsonafhankelijk werken en wordt o.a. maandelijks een nieuwsbrief verspreid om elkaar te informeren over allerlei ontwikkelingen en om kennis te delen.
17
Ook heeft elk team een actieplan gemaakt, waarin een aantal verbeterpunten zijn benoemd. Medewerkers zijn hier actief bij betrokken en zijn mede verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. In het 4e kwartaal zal weer een MTO gehouden worden. Hiermee wordt getoetst of het werkplezier is toegenomen t.o.v. het MTO 2014 en welke punten verbetering behoeven. Ook zal specifiek onder de medewerkers die vanuit de 5 gemeenten zijn overgekomen, gemeten worden in hoeverre zij tevreden zijn over de inwerkperiode en integratie. De voorbereidingen voor het MTO 2015 zijn in volle gang. Dit in samenwerking met de Ondernemingsraad. Resultaatbeoordeling 2014, resultaatafspraken 2015 en voortgangsgesprekken De beoordelingscyclus over 2014 is afgerond. Op grond hiervan heeft een aantal medewerkers een gratificatie ontvangen, veelal wegens een bijzondere prestatie die zij voor de organisatie of hun team hebben geleverd. Tevens zijn met alle medewerkers resultaatafspraken gemaakt voor 2015. Het betreft afspraken over te behalen resultaten en over competenties. Ook is extra aandacht besteed aan de ontwikkeling en loopbaanwensen van de medewerkers. Momenteel worden er voortgangsgesprekken gevoerd met alle medewerkers, waarbij het functioneren tussentijds wordt geëvalueerd. In het eerste kwartaal van 2016 zullen alle medewerkers beoordeeld worden over 2015.
18
Het Bestuur van BghU
Besluit -
de bestuursrapportage BghU 2015 - II vast te stellen
Financiële gevolgen geen
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 28 oktober 2015.
De secretaris,
A.H. Geytenbeek
De voorzitter,
P.J.M. Poelmann
19
