Bestuursrapportage BghU 2014 - II per 1 september
Versie 0.5
Inhoudsopgave
1 Managementsamenvatting en ontwikkelingen ..................................................................................... 2.1
Stand van zaken bedrijfsvoering: exploitatiekosten 2014 ....................................................................
2.2
Stand van zaken bedrijfsvoering: balans ...........................................................................................
2.3
Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en bezetting ......................................................................
Bijlagen 1. Uitputting projectbegroting opstart BghU 2013 versie 2.0 2. ICT-begroting 2013 versie 2.0 3. Projectkalender 2014 versie 2.0 4. Projectbegroting toetreding versie 2.0
2
Voorwoord
In voorliggende bestuursrapportage leggen wij verantwoording af over de bedrijfsvoering en de geleverde prestaties door de BghU met betrekking tot het tijdvak van 1 januari – 1 september 2014. Tweede verantwoording De bestuursrapportage vormt een aanvulling op de deelnemersspecifieke Managementrapportage (Marap) die na afloop van het kwartaal aan elke deelnemer wordt toegezonden. In de Marap staat de cijfermatige informatie over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de opgedragen belastingtaken. In verband met de vertraagde ontwikkeling van de rapportagetools zijn deze Maraps dit jaar helaas nog summier qua inhoud. Dit laat onverlet dat we de Marap verder zullen ontwikkelen conform het model dat in het kader van het uitvoeringsprotocol is overeengekomen. Stand van zaken Per 1 januari 2014 is de organisatie formeel van start gegaan. Vorig jaar stond m.n. in het teken van de vorming en oprichting en vanaf 2014 mag de BghU zich bewijzen. Ondertussen zijn we acht maanden operationeel. Begin dit jaar zijn de WOZ-beschikkingen op tijd verzonden, de grote belastingkohieren opgelegd, is het inningstraject opgestart en zijn we nu volop bezig met de afwikkeling van de reacties, bezwaarschriftenen en het uiitsturen van de aanmaningen. Voor de medewerkers belast met het proces Waardebepaling staat alles nu in het teken om er voor te zorgen dat de WOZ-beschikkingen 2015 tijdig uit kunnen. Daar tussendoor loopt nog een verhuisbeweging, de uitvoering van de pilot MijnWoz in Utrecht en de integratie van een 5-tal nieuwe toetreders per 1 januari as. Het is goed om ons te realiseren dat het jaar 2014 het eerste jaar is van de BghU. We zijn gestart met een nieuwe organisatie die afgestemd op/ondersteund is door een nieuw aangeschaft integraal digitaal klantconcept en waarbij betrouwbare ervaringscijfers veelal ontbreken. Ook financieel zijn we gestart met de nodige aannames. Als ik nu dan constateer dat het proces in grote lijnen staat, we financieel in totaliteit nog in de pas lopen en ondertussen diverse kwaliteitsverhogende maatregelen hebben doorgevoerd, mogen we tevreden zijn. Aandachtspunt is wel de doorontwikkeling van ons digitale klantconcept. In de praktijk moeten we constateren dat het aangeschafte systeem op onderdelen nog minder ver is dan verwacht. De koppelingen tussen front- en midoffice met de backoffice verlopen niet automatisch vlekkeloos. Ook kunnen we nog niet beschikken over de met de softwareleverancier overeengekomen managementrapportages. We hebben de leverancier hierop aangesproken, maar moeten constateren dat dit deels ook een groeiproces is. Op onderdelen heeft dit wel geleid tot vertragingen, workarrounds en meerkosten.
3
Voorwoord
De nabije toekomst We zijn druk doende vorm te geven aan de toetreding van Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist per 1 januari a.s. De Gemeenschappelijke Regling moet worden geactualiseerd en bestanden moeten worden opgewerkt in het kader van “schoon door de poort”. Uiteraard moeten ook onze systemen en koppelingen aan de nieuwe situatie worden aangepast en de nieuwe medewerkers met zorg worden geplaatst. Tenslotte staat ook nog de verhuizing naar het nieuwe stadskantoor op stapel en gaan we inspelen op wettelijke en beleidsmatige ontwikkelingen, waaronder begrepen de implementatie van MijnOverheid, aansluiting op de landelijke voorziening LVWOZ en WebGis. Deze cumulatie van ontwikkelingen noopt ons onder meer een extra ICT-ontwikkelomgeving aan te schaffen teneinde de continuiteit van de reguliere bedrijfsvoering te kunnen waarborgen. In bijlage 3, projectenkalender wordt een geactualiseerd beeld geschetst voor welke uitdagingen we staan. Met de realisatie van de taakstelling 2014 en interne budgetverschuivingen verwachten wij tot op heden de financiële effecten van e.e.a. binnen de gestelde financiele kaders te kunnen afwikkelen. Dit met dien verstande dat we er niet aan ontkomen voor de bekostiging van exogene ontwikkelingen zoals MijnOverheid, WebGis en de gevolgen van de recent overeengekomen cao tussen werknemers en gemeentelijke werkgevers ten laste te brengen van de post onvoorzien. Om doelmatigheidsredenen heeft de gemeente Utrecht voorgesteld dat de BghU ten behoeve van haar huisvesting in het nieuwe stadkantoor een appartementsrecht verwerft. Het betreffende voorstel garandeert dat de integrale huisvestingskosten per saldo binnen bestuurlijk overeengekomen normbedrag blijven. Het hiervoor bedoelde voorstel van de gemeente Utrecht wordt U sepraat voorgelegd.
Utrecht, september 2014 De directeur,
Arnold Geytenbeek
4
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
Per saldo verwacht de BghU over 2014 uit te komen met de beschikbare middelen. Op onderdelen zijn er wel mee- en tegenvallers, maar deze compenseren elkaar. De belangrijkste afwijkingen worden verderop in deze paragraaf toegelicht.
5
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
1. Belastingen Tot 1 september 2014 is er, voor wat betreft het belastingjaar 2014, voor ruim 103% van de geprognosticeerde belastingen opgelegd. Nog niet alle bedragen zijn ontvangen, de automatische incasso’s 2014 lopen nog door tot december 2014 en er zijn inmiddels herinneringen en aanmaningen verzonden voor nog niet betaalde belastingaanslagen waar geen automatische incasso voor loopt. In totaal is er m.b.t. het belastingjaar 2014 voor 277 miljoen aan aanslagen opgelegd. Hierna is een overzicht gegeven inzake de realisatie van de aanslagopleggingen per deelnemer. Het overzicht vergelijkt de realisatie tot en met augustus 2014 ten opzichte van de opbrengstraming 2014.
Utrecht De Bilt HDSR Aanslagoplegging Utrecht De Bilt HDSR Kwijtschelding
Begroot
Realisatie
€ 147.280 € 19.155 € 101.137 € 267.572
€ 151.838 € 18.966 € 106.440 € 277.244 € € € €
€ -€ € €
Verschil abs. % 4.558 3,09% 189 -0,99% 5.303 5,24% 9.672 3,61%
2.473 325 3.054 5.852
Utrecht De Bilt HDSR Oninbaar Netto te innen bedragen x € 1.000,Voor Utrecht en HDSR valt te constateren dat de realisatie inmiddels boven het (totaal) begrote bedrag ligt. Er moet echter nog rekening worden gehouden met verleende kwijtschelding en correctie in verband met afhandeling van bezwaarschriften. Voor De Bilt valt te constateren dat de realisatie nog niet gelijk is aan het begrote bedrag. Onder verwijzing naar de cijfers van de MARAP 2014, tweede kwartaal, blijkt dat te zitten in de realisatie van de Afvalstoffenheffing en voor het grootste deel in de Rioolheffingen. Naar aanleiding van een beknopte analyse kan gesteld worden dat voor wat betreft de Afvalstoffenheffing een deel van het reinigingsrecht bedrijven nog opgelegd moet worden. Voor het rioolrecht worden de nog niet van een heffingsgrondslag voorziene objecten momenteel onderzocht en waar mogelijk van een grondslag voorzien. Naar verwachting zal dit nog een kohier opleveren dat het verschil voor het grootste deel zal dichtlopen. 6
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
Tot op heden zijn de kwijtscheldingsverzoeken, WOZ bezwaarschriften en overige heffingsbezwaarschriften binnen de wettelijke termijnen afgehandeld. De afhandeling van de WOZ bezwaarschriften verloopt volgens planning. Daarbij de kanttekening dat er aanzienlijk minder bezwaar gemaakt is tegen de WOZ waarde 2014 dan in 2013 (we zitten op iets meer dan 50%). Er staat wel druk op de afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken 2014. Op dit moment is de inschatting dat alles nog op tijd afgedaan kan worden (het gaat hierbij om handmatige aanvragen). Het aantal handmatige aanvragen om kwijtschelding 2014 ligt op dit moment zo’n 25% hoger dan in 2013 (in 2014 ca 8.000 stuks). 60% van de verzoeken is inmiddels afgedaan. Op de afhandeling van de heffingsbezwaarschriften staat de meeste druk. Hierop is een extra inzet gedaan om alles in het laatste kwartaal 2014 afgedaan te hebben. Er zijn in de periode 1 januari 2014 tot en met 1 september 2014 nog geen bedragen belastingjaar 2014 oninbaar geleden. 2. Openstaand saldo belastingen Begroot Herinneringen (juni - juli) Utrecht De Bilt HDSR Totaal Aanmaningen (augustus) Utrecht De Bilt HDSR
Aantal
€
17.462 1.957 43.174 62.593
€ € € €
14.863 1.706 11.085 27.654
9.706 1.060 16.975 27.741
€ € € €
5.811 594 3.511 9.916
Utrecht De Bilt HDSR Oninbaar Netto te innen bedragen x € 1.000,-
Voorafgaande aan de aanmaningen zijn in juni afgerond 62.500 herinneringsbrieven verstuurd. Voor de gemeenten Utrecht en De Bilt is dit nieuw. Het versturen van een kostenlose herinnering was al enige jaren een gebruik bij HDSR en was destijds ingesteld op aanbeveling van de Nationale Ombudsman. Vanuit oogpunt van klantvriendelijkheid en in het kader van harmonisatie uitvoeringsbeleid is er binnen de BghU voor gekozen om deze lijn toe te passen bij alle openstaande vorderingen. Dit betekent dat na de verstuurde herinnering, afgerond 35.000 belastingplichtigen alsnog betaald hebben zonder daarbij geconfronteerd te worden met extra kosten. 7
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
Qua bedijfsvoering betekent e.e.a. voor de BghU wel een inkomstenderving op de post compensatie kosten dwanginvordering ad € 65.000,--. Momenteel staat er op de tot en met augustus gerealiseerde aanslagen belastingjaar 2014 nog zo’n 3,6% open (fase aanmanen). De ervaring leert dat in de fase “aanmanen” zo’n 50% van de belastingschuldigen alsnog tot betaling overgaat. De rest gaat daarna de dwangbevelfase in. Prognose op basis van ervaring vanuit voorgaande jaren is dat het oninbaar percentage dan in totaliteit onder de 1% uitkomt (indicatief). Totaal bedrag aan te innen invorderingskosten op basis van het vermelde aantal aanmaning van 27.741 is € 219.000,-. Wij verwachten (voor 2014) dat het overgrote deel van de openstaande vorderingen nog binnenkomt en ook dat we de begrote inkomsten uit dwanginvordering (€ 995.000,-) kunnen realiseren. 3. Doorbraakdossier WOZ De implementatie van het WOZ-portaal in het kader van het doorbraakdossier WOZ (Pilot Lunetten) loopt geheel volgens planning. De eigenaren van woningen in Lunetten-Hoograven ontvangen in oktober een mededeling over de start van de pilot waarbij ze hun WOZ-waarde kunnen bekijken en daarop kunnen reageren. Twee taxateurs van de afdeling modelmatig waarderen zullen die meldingen beoordelen en waar nodig actie ondernemen om het een en ander aan te passen. Wij verwachten dat medio februari 2015 de evaluatie rond het project naar het bestuur van de gemeente Utrecht kan. Wij zullen u daar ook nader over informeren.
4. Uitbreiding dienstverlening Afgelopen periode is onderzoek uitgevoerd naar de wens van de gemeente Lopik om door de BghU ook de uitvoering van BAG werkzaamheden uit te voeren. Hierover ontvangt het bestuur een afzonderlijk voorstel. Uitkomst van het onderzoek is dat deze ontwikkeling past binnen de strategische ontwikkeling van de BghU. Het gaat hier om het onderbrengen van logisch samenhangende administratieve handelingen binnen een uitvoeringsorganisatie. Omdat het hier gaat om aanvullende werkzaamheden worden deze activiteiten onder gebracht in een pluspakket en de lasten worden volledig gedragen door de gemeente Lopik. De werkzaamheden gaan per 1-1-2015 van start. 5. MijnOverheid MijnOverheid biedt de burger steeds meer toegang tot haar post, persoonlijke gegevens en diverse lopende zaken die aangeboden worden door overheidsdiensten als de Belastingdienst, Het Kadaster, RDW, SVB, UWV en de lokale overheden. Om hier gebruik van te kunnen maken gelden verscherpte beveiligingsmaatregelen, ook in relatie tot DigiD. De BghU kan hier niet aan voorbij gaan, ook al was hier in de begroting niet in voorzien. Met ingang van 2015 kunnen de burgers voor haar zaken met de BghU ook terecht via MijnOverheid. Voorgesteld wordt om de incidentele kosten die hiermee gemoeid waren ad € 40.000,- te dekken uit de post onvoorziene uitgaven. 6. WebGis WebGIS staat voor het ontsluiten van geografische informatie via Internet. In het kader van de uitvoering van de wet WOZ houdt de BghU geografisch informatiemateriaal bij. Om deze informatie op een goede wijze te kunnen ontsluiten voor de gebruikers moet deze informatie voldoen aan wettelijke voorwaarden en standaarden. Daarnaast worden er eisen gesteld aan de performance van de Webcartografie. In de opzet van de BghU was hierin niet voorzien. Hierdoor zijn we geconfronteerd met een extra uitgaaf van € 80.000,-. Ook hiervan wordt voorgesteld om deze te dekken uit de post onvoorziene uitgaven. 8
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
7. Personeel De BghU heeft werkzaamheden overgedragen gekregen vanuit BsGW betrekking hebbende op het Hoogheemraadschap. Dit ging gepaard zonder overkomst van personeel waardoor de BghU startte met een onderbezetting van 24,5 fte. Om de structurele taaksteling van 5% oplopend tot 15% te kunnen realiseren is de toegestane formatie i.h.k.v. Berap 2014-I met 11,2 fte gereduceerd tot afgerond 112,4 fte. Gelet op de onbekendheid met de werkprocessen en het nieuwe digitale klantconcept is er voor gekozen om terughoudend om te gaan met opvulling van de resterende 13,3 fte. Het betreffende budget ter grootte van € 840.000,-is begin dit jaar centraal ondergebracht bij de directie. Ten laste van dit centrale budget zijn vervolgens extra uitgaven bekostigd die samenhangen met het oplossen van de kinderziektes digitale klantconcept, het toetredingstraject 5 gemeenten en diverse kleinere incidentele onvoorziene activiteiten. Aangezien met de overdracht van de werkzaamheden ook capaciteit is gemoeid, zijn ook werkzaamheden elders belegd en/of tijdelijk ingevuld door externen. Dit was mede noodzakelijk vanwege het relatief hoge ziekteverzuim, zie onder 2.3. 8. CAO In juli hebben werkgevers en werknemers - onder voorbehoud goedkeuring van de respectievelijke achterbannen - een principe akkoord bereikt over de voor de BghU toepasselijke cao-gemeenten. Deze cao moet nog definitief worden vastgesteld en kan derhalve op onderdelen nog wijzigen. We stellen voor de gevolgen van de recent overeengekomen cao tussen werknemers en gemeentelijke werkgevers ten laste te brengen van de post onvoorzien. 9. Nieuwe toetreders Om volgend jaar op een goede wijze de belastingen te kunnen heffing en innen van de toetreders worden dit jaar de nodige maatregelen genomen. In hoofdlijnen kunnen we de volgende sporen onderscheiden: Personeel Met de bonden, ondernemingsraden, huidige werkgevers vinden gesprekken plaats om te zorgen dat al het betrokken personeel geplaatst wordt binnen de BghU. Het plaatsingsproces kan formeel pas plaatsvinden nadat de huidige werkgevers (niet zijnde de BghU) een akkoord hebben gesloten met de bonden over het Sociaal Statuut. In de tijd gezien staat hier druk op, maar dit is niet onoverkomenlijk. Automatisering Bestanden moeten worden geconverteerd naar de BghU. Technisch verwachten we geen onoverkomenlijke problemen. Kwalitatief zijn er risico’s. Voor een goede overzetting van gegevens is een voorwaarde dat alle bestanden volledig en correct zijn. Hiervoor zijn de individuele toetreders verantwoordelijk, waarbij het risico van onvolledigheid uiteindelijk binnen de BghU gaat optreden. Om dit risico in beeld te brengen zijn begin dit jaar per organisatie “foto’s” gemaakt van de kwaliteit van de bestanden. In november zal blijken in hoeverre de kwaliteit van de bestanden nog overeenkomt met de eerder genomen foto’s. Mocht blijken dat een toetreder afgelopen periode nalatig is geweest, zal de BghU herstelwerkzaamheden moeten verrichten. Deze kosten zullen aanvullend in rekening worden gebracht bij deze toetreder. De toetreders worden periodiek op de hoogte gehouden van onze bevindingen.
9
2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: e xploitatiebegroting 2014
Juridisch Met de toetreders zijn afspraken gemaakt over harmonisatie van het uitvoeringsbeleid. De aanpassingen van de Gemeenschappelijke Regeling liggen voor en over de wederzijds te leveren prestaties (Uitvoeringsprotocol) vindt overleg plaats. Financieel In de eerder vastgestelde projectbegroting toetreding 5 gemeenten is een taakstelling van € 104.580,verwerkt. Uit bijgaande geactualiseerde versie blijkt dat hiervan nog € 77.080,- openstaat, waarvan € 49.540,- ten laste van de BghU. Insteek bij taakstelling was en is dat de werkzaamheden in het kader van de toetreding zoveel als mogelijk door alle organisaties met eigen capaciteit worden uitgevoerd. Omdat realisatie van bedoelde taakstelling erg lastig blijkt, houden we rekening met dekking ten laste van de exploitatie v.w.b. het aandeel van de BghU. De toetreders doen er goed aan hetzelfde beleid te volgen. 9. Prognose Ondanks de in de beleidsbegroting niet voorziene meerkosten i.v.m. kinderziektes van onze systemen en koppelingen, de verscherpte beveiligingsmaatregelen i.r.t. DigiD, de projectkosten m.b.t. de aansluiting van nieuwe deelnemers, de aansluiting op de landelijke voorziening WOZ,en de implementatie van zowel MijnOverheid als WebGis en de kosten van de nieuwe cao, verwachten wij vooralsnog geen overschrijding van de gestelde financiële kaders mits het bestuur gebruik maakt van de bevoegdheid ex. artikel 7 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie BghU 2014 om de post onvoorzien in te zetten ten behoeve van de onvoorziene kosten.
10
2.2 Stand van zaken bedrijfsvoering: b a l a n s ACTIVA
PASSIVA
Vaste activa
Eigen vermogen banksaldo
Balans I conform ICT begroting per 24 maart 2014 01. hard- en software Centric (overeenkomst 2 nov. 2012) 02. kantoorautomatisering 03. kantoortelefonie 04. licenties EB-afschriften 05. power to pay 06. SAP-licenties sub-saldo Balans II conform ICT begroting per 24 maart 2014 09. meerwerk Centric conform ICT begroting dd 24 03 2014 10. additionele conversie cf ICT begroting dd 24 03 2014 11. kantoortelefonie 2e termijn 12. EB-afschriften 13. netwerk en werkplekken 14. intranet 15. TMS Fee 16. meerprijs Mediant 17. Deloitte inzake conversie 18. Xcent cf ICT begroting 24 03 2014 sub-saldo Balans III conform ICT begroting per 24 maart 2014 19. uitbreiding aantal licenties Centric (opdracht 13 01 2014) Balans IV 20. dienstauto's Utrecht 21. additionele conversie (partieel) Vlottende activa 22. deelnemersbijdragen projectbegroting implementatie 23. te vorderen i.v.m. overuren 2013 medewerkers HDSR 24. te vorderen i.v.m. verlofrechten medewerkers HDSR 25. te vorderen vakantiegelden medewerkers Utrecht 26. te vorderen i.v.m. overuren 2013 medewerkers Utrecht 27. te vorderen i.v.m. verlofrechten medewerkers Utrecht 28. te verrekenen salariskosten met projectbegroting
Saldo
€ 3.781.536 € 394.903 € 15.601 € 6.534 € 13.304 € 63.235 € 4.275.113 € € € € € € € € € €
Voorzieningen egalisatievoorziening Langlopende schulden 5-jarige lening BNG deel a 5-jarige lening BNG deel b af te sluiting leningdeel c af te sluiting leningdeel d
€
113
€
0
€ 3.375.000 € 900.000 € 58.167 € 592.676
21.562 146.729 15.601 1.307 201.166 33.789 176 3.031 36.398 23.184 €
482.943
€
58.167 €
58.167
€ €
98.387 11.345 €
109.732
€ 1.856.579 € 11.759 €
155.042
€
33.906
€ 6.983.242
Kortlopende schulden 01. projectkosten oprichting BghU 02. te betalen overuren 2013 medew. HDSR 03. lasten m.b.t. verlofrechten medew. HDSR 04. te betalen vakantiegelden medew. Utrecht 05. te betalen overuren 2013 medew. Utrecht 06. lasten m.b.t. verlofrechten medew. Utrecht 07. nog te betalen salariskosten 2013
Saldo
€ 1.856.579 € 11.759 €
155.042
€
33.906
€ 6.983.242
In verband met nagekomen correctie’s v.w.b. de vlottende activa en de boekwaarde van de overgenomen dienstauto’s, is de openingsbalans ten opzichte van Berap 2014-I geactualiseerd. De muaties hebben per saldo geen invloed op de vermogenspositie van de BghU. De leningdelen c en d worden vooralsnog ten laste van de exploitatie gefinancierd. De benodigde middelen zullen naar verwachting in het vierde kwartaal op de kapitaalmarkt moeten worden aangetrokken.
11
2.3 Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en b ez etting
Personeelsoverzicht per 01 09 2014 Fte
Bezetting
Verschil
1. Waarderen
Formatie 22,75
21,61
2. Gegevensbeheer en heffen
20,02
14,68
3. Innen
21,84
18,56
4. KCC
23,66
17,68
5. Directie & Staf
16,84
16,47 7,63
1,14 5,34 3,28 5,98 0,37 -0,35
96,63
15,76
6. Flexpool
7,28
Totaal BghU
112,39
Zoals uit het overzicht blijkt is er binnen de BghU sprake van een behoorlijke onderbezetting. De betreffende keuze is in Berap 2014-I nader toegelicht. Zie ook de passage bij 2.1 onderdeel 7. Ontwikkeling ziekteverzuim % in 2014
Waarderen Gegevensbeheer en heffen Innen KCC Directie en Staf Totaal
Jan 2,3 2,5 14,3 3,5 0,7 4,6
Feb Maart April 3,4 0,0 0,3 3,7 3,9 6,6 16,0 10,8 15,1 6,2 5,5 9,7 0,0 0,0 0,2 5,9 4,0 6,3
Mei 0,0 3,8 15,0 5,9 0,0 4,9
Juni 1,1 1,9 14,5 9,3 0,0 5,6
Juli 0,4 7,2 14,8 12,2 0,8 7,1
Aug Totaal 2,6 1,2 5,3 4,1 10,7 13,9 9,0 7,7 0,0 0,2 5,7 5,5
Het ziekteverzuim binnen de BghU is veel hoger dan gewenst. Dit wordt met name veroorzaakt door het langdurig verzuim binnen Innen en het KCC. Het betreft 4 langdurig zieke medewerkers met niet werkgerelateerd klachten. Verwachting is dat dit verzuim deels ook nog enige tijd voortduurt. Met betrokken medewerkers zijn afspraken gemaakt over het herstel en reintegratieproces. Daarnaast speelt mee dat de werkdruk afgelopen jaar als hoog is ervaren. Een nieuwe organisatie, haperende automatisering, opstartproblemen etc voeden dit gevoel. Naast de passende maatregelen die genomen zijn om de werkdruk te verlichten voor de overige medewerkers is met de OR gesproken over het ziekteverlof beleid hetgeen uitgewerkt is een protocol. Om het verzuim omlaag te brengen zullen in samenwerking tussen het managementteam, de HRM adviseur en verzuimadviseur een aantal interventies ingezet worden (o.a. periodieke Sociaal Medisch Overleggen met de bedrijfsarts, het voeren van verzuimgesprekken met medewerkers die frequent ziekteverlof aanvragen).
11
2.3 Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en b ez etting
Plaatsingsproces Afgelopen periode is de BghU geconfronteerd met 1 bezwaar tegen het uiteindelijk niet plaatsen van een medewerker van de gemeente Utrecht. Betrokkene heeft beroep ingesteld tegen het besluit om hem niet te plaatsen op een maatwerkfunctie binnen de BghU. Dit beroep loopt nog en de BghU laat zich hierbij juridisch ondersteunen. Conform de afspraken in het vastgestelde Bedrijfsplan BghU komen evt. lasten van boventalligheid t.l.v. de latende organisatie, zodat financieel de BghU hierin geen risico loopt. Cultuur Bij de vorming van een nieuwe organisatie of samenvoeging van onderdelen is het goed om stil
te staan bij de cultuur. Hoe ziet de gewenste cultuur er uit, hoe zorgen we dat de bestaande culturen veranderen en wat vraagt dit van de medewerkers en organisatie. Doordat de BghU van start is gegaan met medewerkers van 2 organisaties, verspreid over drie locaties met gebruik making van een nieuw systeem en de introductie van het Nieuwe Werken is er nog niet echt sprake van een BghU cultuur. De BghU is een uitvoeringsorganisatie waarbij de sturing gericht is op output. Benoemd zijn de kernwaarden, Klantgericht, Efficient, Resultaatgericht en Samenwerken. Op basis hiervan zijn kerncompetenties benoemd en worden daar met de betrokken medewerkers afspraken gemaakt tijdens de functionerings- en voortgangsgesprekken. Binnen een organisatie in opbouw worden fouten gemaakt. Van belang is dat de omgeving veilig is om fouten te mogen maken en erkennen. Fouten zijn vervelend, maar ook leermomenten. Afgelopen maanden is gewerkt aan een opleidings- en ontwikkelingsplan waarin stilgestaan wordt bij zowel de vakinhoudelijke opleiding als gericht op competentie-ontwikkeling. Werkplezier is ook een belangrijk aspect binnen de cultuur. Gaan medewerkers met plezier naar het werk, is er oog en aandacht voor elkaars persoonlijke situatie etc. Via personeelsbijeenkomsten, informele borrels, groepsactiviteiten wordt dit aangemoedigd. Daarnaast is het de bedoeling om dit gericht te volgen via Medewerkerstevredenheid onderzoeken. In het vierde kwartaal 2014 zal een MTO worden gehouden, hetgeen ons gaat helpen om bij te sturen.
12
Het Algemeen Bestuur van BghU
Besluit -
de bestuursrapportage BghU 2014 - II vast te stellen en
-
de bestuursrapportage BghU 2014 – II ter kennis te laten brengen van het Dagelijks Bestuur van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht en de gemeente De Bilt
Financiële gevolgen geen
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 30 oktober 2014.
De secretaris,
A.H. Geytenbeek
De voorzitter,
P.J.M. Poelmann
13
