Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking. Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR: samen een tweede stap

Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR: samen een tweede stap

Rapportage d.d. 12 april 2012

Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR: samen een tweede stap

Inhoud

SAMENVATTING

2

GEVRAAGD BESLUIT

5

1. INLEIDING EN LEESWIJZER 1.1 1.2

inleiding leeswijzer

2. SAMENWERKING DIENT MAATSCHAPPELIJK BELANG

6 7 8

3. BESTUURLIJKE ASPECTEN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

rechtsvorm, bestuursorganen en zeggenschapsverhoudingen inpassing Bodegraven-Reeuwijk beleidsvrijheid spelregels bij uittreding geschillenregeling regievoering door de deelnemers

9 10 10 11 11 11

4. PERSONELE ASPECTEN 4.1 4.2 4.3 4.4

personele frictie arbeidsvoorwaarden sociaal plan / sociaal statuut vacaturebeleid

12 12 12 12

5. TAKEN EN PROCESSEN 5.1 5.2 5.3 5.4

uitvoeringstaken communicatie met de belastingplichtige harmonisatie over te dragen werkvoorraad en gegevensbestanden

14 14 15 15

6. FINANCIELE ASPECTEN 6.1 6.2 6.3 6.4

overwegingen, uitgangspunten en werkwijze begroting BSGR en kostenverdeling inclusief Bodegraven-Reeuwijk financieel effect Bodegraven-Reeuwijk toekomstige ontwikkelingen

7. RISICOPARAGRAAF

16 17 18 19 20

8. VERVOLGPROCES 8.1 8.2

de proceslijnen projectstructuur en – opdracht

bijlage I: harmonisatieaspecten bijlage II: vergelijking (secundaire) arbeidsvoorwaarden bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen 2013 bijlage IV: risico’s bijlage V: planning

Rapportage besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking

21 22

23 25 27 28 32

1


Samenvatting In dit hoofdstuk komen samengevat de elementen aan de orde die de kern vormen van de samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR. Deze elementen zijn in deze rapportage uitgewerkt en vormen de uitkomsten van een besluitvormend onderzoek dat in het licht van een mogelijke samenwerking is uitgevoerd.

Samenwerking binnen een gemeenschappelijke regeling De BSGR heeft de rechtsvorm van een Openbaar Lichaam, waarbij de samenwerking in een gemeenschappelijke regeling (GR) is vorm gegeven; de BSGR is daarmee publiek van karakter. Er zijn – op grond van de Wet GR – drie bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Bodegraven-Reeuwijk zal – net als alle deelnemers – participeren in het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden (één vanuit het hoogheemraadschap, één vanuit de grote gemeenten en één vanuit de kleine gemeenten, gebaseerd op inwoneraantal). Voor de zitting in het dagelijks bestuur is een roulatieschema van toepassing waarin Bodegraven-Reeuwijk zal worden opgenomen. In het algemeen bestuur is de zeggenschapsverhouding zodanig ingevuld dat er een goed evenwicht is tussen enerzijds de samenwerkingsgedachte en anderzijds de deelbelangen voortkomend uit de verschillende schaalgroottes en achtergronden van de deelnemers. Het hoogheemraadschap heeft daarom 45% van de stemmen; de gemeenten gezamenlijk 55%, waarbij ieder lid vanuit de groep grote gemeenten tweemaal zoveel stemmen heeft als een lid uit de groep kleine gemeenten. Bodegraven-Reeuwijk wordt hierbij gezien als kleine gemeente. Ongeacht de gecreëerde zeggenschapsverhouding blijft besluitvorming op basis van consensus het uitgangspunt. Daarnaast is voor belangrijke besluiten een versterkte e meerderheid van 3/4 van toepassing. Tenslotte is er uit oogpunt van zorgvuldigheid een herzieningsprocedure getroffen voor die deelnemer die meent ernstig in zijn belangen geschaad te worden door een besluit van het algemeen bestuur. Deelnemers kunnen te allen tijden besluiten om hen moverende redenen uit te treden. Uit oogpunt van continuïteit, alsmede personele zorg, verbinden deelnemers zich bij toetreding eraan om niet binnen 5 jaar uit te treden.

De dienstverlening De BSGR voert voor Bodegraven-Reeuwijk (en de overige gemeentelijke deelnemers) standaard de taken uit met betrekking tot de Wet WOZ (inclusief het beheer van de WOZbasisadministratie), de onroerend zaakbelasting, het rioolrecht (inclusief grootverbruik), de hondenbelasting, de forensen- en toeristenbelasting, de precariobelasting en de afvalstoffenheffing. Voor deze belastingtaken verzorgt de BSGR in mandaat het integrale uitvoeringsproces, met uitzondering van de handhaving- en toezichttaken. Uit efficiencyoverwegingen is ervoor gekozen deze door de deelnemers zelf uit te laten voeren. Bodegraven-Reeuwijk kent nog een aantal aanvullende belastingtaken, te weten: de leges, de marktgelden en de begraafrechten. Vooralsnog heeft Bodgraven-Reeuwijk er niet voor gekozen deze als pluspakket bij de BSGR onder te brengen. Een en ander zal in het licht van de positionering van de taken op het gebied van vergunningen, handhaving en toezicht door Bodegraven-Reeuwijk nader worden bezien. Uit oogpunt van kwaliteit – en kennisborging verzorgt de BSGR ook de beleidsvoorbereiding, inclusief het opstellen van de benodigde modelverordeningen. Dit gebeurt in nauw overleg met de regiefunctionarissen van de deelnemers.


2


Om redenen van efficiency vindt er op het gebied van de uitvoeringsregels (o.a. de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van herinneringen en aanmaningen) harmonisatie plaats. De vaststelling van het belastingbeleid, de te heffen belastingsoorten, de tarieven en de verordeningen blijven zaak van de deelnemers. Voor de deelnemers verzorgt de BSGR een gezamenlijk (geïntegreerd) belastingbiljet. Communicatie met de burger verloopt zoveel mogelijk digitaal en via de front office van de BSGR. Deze werkwijze is zodanig ingevuld dat geen afbreuk wordt gedaan aan de ambities van Reeuwijk-Bodegraven op het gebied van ‘antwoord’-concept; de dienstverlening richting de burger.

Personeel Op de medewerkers van de BSGR is de cao van de gemeenten (CAR/UWO) van toepassing en een daarvan afgeleide set secundaire rechtspositieregelingen. Op dit gebied treedt er voor het overkomend personeel van Bodegraven-Reeuwijk geen wijziging op. Voor het overkomend personeel wordt met Georganiseerd overleg een sociaal plan opgesteld; het streven is het huidig sociaal plan van de BSGR te handhaven dat toegespitst is op onderhavige situatie. Belangrijke uitgangspunten in dit sociaal plan zijn: mens volgt werk, flankerend beleid, behoud van salarisperspectieven en een op de situatie afgestemde reiskosten en –tijdregeling. De in Bodegraven-Reeuwijk achterblijvende medewerkers vallen onder het vigerende lokale sociaal plan van Bodegraven-Reeuwijk. Uit sociaal oogpunt maar ook vanwege het kostenaspect is het wenselijk om boventalligheid zoveel mogelijk te voorkomen. Hiertoe wordt, zodra het principebesluit tot samenwerking is genomen en na verkregen advies van de betrokken medezeggenschap, een afgestemd vacaturebeleid gevoerd.

Financiën De reguliere begroting van de BSGR inclusief Bodegraven-Reeuwijk vereist een totaal van € 10,7 mln (2013, inclusief incidentele posten). aan deelnemersbijdragen. De totale formatie wordt 104,45 fte. Voor het opbrengen van het budget door de deelnemers is een kostenverdeelsleutel opgesteld. Naarmate een deelnemer meer werk voor de BSGR genereert, krijgt deze een groter deel van de begroting van de BSGR doorbelast. Daarnaast is bewerkstelligd – vanuit het belang dat zoveel mogelijk organisaties gaan toetreden – dat elke deelnemer een minimale besparing gegarandeerd krijgt. Toetreding van Bodegraven-Reeuwijk tot de BSGR levert voor alle bestaande deelnemers een jaarlijkse besparing op die oploopt tot € 227k (2016). De besparing die BodegravenReeuwijk realiseert ten opzichte van het zelf blijven doen, loopt op tot bruto € 227k (2016). Bij een totstandkoming van een samenwerking is het onvermijdelijk dat er incidentele kosten zijn. Het gaat hier om kosten met betrekking tot de transitie van taken (projectkosten), kosten die samenhangen met het sociaal plan en frictiekosten personeel en desintegratie van overhead. Voor de incidentele kosten is afgesproken dat Bodegraven-Reeuwijk dezelfde uitgangspositie zal hebben als de reeds bestaande deelnemers. Dit betekent dat de projectkosten door Bodegraven-Reeuwijk zelf gedragen worden. De kosten met betrekking tot het sociaal plan zijn binnen de begroting van de BSGR opgenomen. De frictiekosten personeel en de desintegratie tenslotte dient Bodegraven-Reeuwijk zelf te bestrijden.


3


Risico’s In het proces van de totstandkoming van de samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR kunnen een aantal risico’s optreden. Deze risico’s zijn geïnventariseerd en voor alle risico’s zijn beheersmaatregelen vastgesteld. De belangrijkste risico’s die optreden zitten in het bestuurlijk besluitvormingsaspect en het overleg met de vakbonden. Er zal goede sturing moeten plaatsvinden om deze trajecten tijdig te laten verlopen. Daarnaast zal het conversietraject van de bestanden de nodige aandacht vergen.

Het vervolgproces Uitgangspunt is volledige samenwerking per 1 januari 2013. Om dit te kunnen bereiken zullen in april 2012 de colleges een principebesluit moeten nemen. De bestuurlijke besluitvorming in de raden c.q. de verenigde vergadering, inclusief de adviesaanvraag aan de betrokken medezeggenschapsorganen zal aan de kant van de BSGR in juni volledig afgerond moeten zijn. Naar verwachting vindt begin juli de behandeling plaats in de gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk. Parallel aan het besluitvormingsproces kunnen voorbereidende werkzaamheden worden getroffen. Deze werkzaamheden hebben – zolang er nog geen definitief ‘ja’ is, geen onomkeerbaar karakter. Vanaf juli 2012 worden deelprocessen via de BSGR uitgevoerd; de aanslagoplegging blijft gedurende heel 2012 bij Bodegraven-Reeuwijk plaatsvinden. In november en december 2012 wordt de definitieve overgang van de werkzaamheden vorm gegeven. Op het personele vlak zal de periode april-juni benut moeten worden om te overleggen over het sociaal plan. Vanaf juli kan er dan gestart worden met het plaatsingsproces, resulterend tot indiensttreding bij de BSGR per 1 januari 2013. Om het gehele proces in goede banen te leiden zal een projectstructuur worden ingericht met een stuurgroep die de eindverantwoordelijkheid voor het proces draagt en een projectgroep die als opdrachtnemer fungeert. Bemensen vindt plaats door management en vakspecialisten uit beider organisaties. De betrokken besturen zullen periodiek worden geïnformeerd over de voortgang.


4


Gevraagd besluit Het is de bedoeling dat het college van Bodegraven-Reeuwijk en het bestuur van de BSGR op basis van dit besluitvoorbereidend onderzoek een principebesluit en na OR-advisering een definitief besluit nemen ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de aangegeven belastingtaken. Vervolgens dienen de betrokken colleges en het dagelijks bestuur van Rijnland – met inachtneming van het advies van het Algemeen Bestuur van de BSGR – aan de gemeenteraden en de verenigde vergadering van Rijnland voor te stellen in te stemmen met de toetreding van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, hiertoe over te gaan tot aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling, alsmede zich uit te spreken over de financiële gevolgen (budgetrecht). Dit betreft de volgende besluiten: •

De gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk wordt – gelezen het advies van het college van B&W en het advies van de Ondernemingsraad – op grond van artikel 1 lid 3 WGR gevraagd in te stemmen met:

•

De gemeenteraden van Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar, Zoeterwoude en de verenigde vergadering van Rijnland worden – gelezen het advies van het algemeen bestuur van de BSGR – op grond van artikel 1 lid 3 WGR gevraagd in te stemmen met: 1. toetreding van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk tot c.q. uitbreiding met de gemeente Bodegraven-Reeuwijk van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland conform de voorstellen zoals beknopt weegegeven in de rapportage ‘besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking’; 2. overdracht van de uitvoeringstaken in het kader van de Wet woz, de onroerend zaakbelasting, het rioolrecht inclusief grootverbruik, de hondenbelasting, de toeristenbelasting, de precariobelasting en de afvalstoffenheffing (het standaardpakket); 3. de voorgestelde verdeelsleutel om als deelnemers de kosten van de belastingorganisatie te dragen.


5


1.

Inleiding en leeswijzer

1.1

INLEIDING

Op basis van het coalitieakkoord 2011-2014 van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk zijn de belastingtaken genoemd als mogelijke uit te besteden taken waarop regie kan worden gevoerd om zodoende tot een compacte, flexibele, professionele en efficiënte organisatie te komen. Hiertoe is vanuit Bodegraven-Reeuwijk contact gelegd met de BSGR om zodoende de mogelijkheden te onderzoeken. De BSGR is een recent samenwerkingsverband van de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude en het hoogheemraadschap van Rijnland. Per 1 januari 2011 is dit samenwerkingsverband gestart met de daadwerkelijke uitvoering van de belastingactiviteiten, hetgeen geresulteerd heeft in de eerste gezamenlijke belastingoplegging in februari van dat jaar. Momenteel doorlopen Katwijk en de BSGR en haar deelnemers het besluitvormingsproces inzake toetreding van de gemeente Katwijk per 1 januari 2013; het college en de gemeenteraad van Katwijk en het dagelijks bestuur van de BSGR hebben hierover een positief advies afgegeven. De onderlinge contacten hebben ertoe geleid dat besloten is een onderzoek naar samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR uit te voeren. Zodoende is inzicht verkregen in alle overwegingen die een rol spelen bij een besluit om tot samenwerking te komen. Als eerste stap is eind 2011 door de BSGR, op basis van gegegevens geleverd door Bodegraven-Reeuwijk, een quickscan uitgevoerd. Hieruit is naar voren gekomen dat er een besparingspotentieel aanwezig is. Ook op organisatorisch vlak en voor de burger worden voordelen onderkend. De quickscan heeft een vervolg gekregen in een nader onderzoek waarvan de resultaten in dit rapport zijn neergelegd. De resultaten van het besluitvormend onderzoek hebben geleid tot het verdere inzicht dat samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR inderdaad een besparing oplevert. Niet alleen voor Bodegraven-Reeuwijk zelf maar voor alle deelnemers. Daarnaast leidt samenwerking voor de gemeente Bodegraven-Reeuwijk tot verhoging van kwaliteit, de robuustheid en de continuïteit van de uitvoering; bestaande kwetsbaarheden worden opgelost. In de nieuwe organisatie is meer kennis, kunde en formatie aanwezig om op de veranderende en, ook voor de burger, complexer wordende weten regelgeving in te spelen. 1 Tenslotte biedt samenwerking ook andere voordelen voor een deel van de BodegravenReeuwijkse burger en categorieën belastingbetalers: de gemeentelijke en waterschapsbelastingen worden via één aanslagbiljet geheven; aanvragen kwijtschelding of betalingsregelingen behoeven slechts éénmaal bij één organisatie aangevraagd te worden en ook over de invordering is slechts contact met één organisatie. Het onderzoek is uitgevoerd door een ambtelijke projectgroep waarin zowel BodegravenReeuwijk als de BSGR vertegenwoordigd zijn. Het is de bedoeling dat de gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk respectievelijk het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking GouweRijnland en de raden van daarin deelnemende organisaties (de gemeenten Gouda, Katwijk, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude en het hoogheemraadschap van Rijnland) op basis van deze rapportage een besluit nemen over het aangaan van een samenwerking op het gebied van de belastingtaak. Tevens dienen deze organen zich – in het kader van het hen toekomend budgetrecht – uit te spreken over de financiële gevolgen.

1 Voor een deel komt het grondgebied van Reeuwijk-Bodegraven niet overeen met het grondgebied van het hoogheemraadschap van Rijnland. Voor dat deel gelden de geschetste voordelen niet.


6


1.2

LEESWIJZER

Deze rapportage kent eerst een aantal hoofdstukken (de hoofdstukken 2 tot en met 6) waarin verschillende thema’s aan de orde komen die een rol spelen bij de besluitvorming. Deze thema’s betreffen het maatschappelijk aspect, de bestuurlijke aspecten, de taken, de personele en organisatorische aspecten en de financiële aspecten. In hoofdstuk 7 wordt ingegaan op de risico’s. Tenslotte wordt in hoofdstuk 8 aandacht besteed aan het vervolgproces.


7


2.

Samenwerking dient maatschappelijk belang

Op tal van plaatsen in Nederland ontstaan samenwerkingsverbanden voor de uitvoering van belastingtaken. Dit gebeurt in de vorm van gemeenten of waterschappen onderling maar ook tussen gemeenten en waterschappen. De BSGR is een voorbeeld van het laatste: in de BSGR werken een waterschap en (nu nog) een zestal gemeenten samen. De vorming van de samenwerkingsverbanden is een antwoord op het streven naar vermindering van de administratieve lasten voor de burger en verlaging van de perceptiekosten. Daarnaast speelt onontkoombaar een rol dat de inkomsten voor de overheid dalen; het realiseren van bezuinigingen op uitvoeringstaken leidt in ieder geval tot behoud van middelen voor beleidsdoelstellingen. Voor de betrokken organisaties zijn ook het verbeteren van de kwaliteit en het verminderen van kwetsbaarheid valide argumenten. Ook in het onderzoek dat voor Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR is uitgevoerd, blijken de belangen en voordelen evident te zijn. Samenwerking levert substantiële maatschappelijke baten op. De oorspronkelijke samenwerking binnen de BSGR heeft al tot een aanzienlijke besparing op de uitvoeringskosten geleid. Verdere samenwerking met Bodegraven-Reeuwijk levert een besparing op macroniveau op in de orde van grootte van € 454k op jaarbasis: voor de bestaande deelnemers € 227k en voor Bodegraven-Reeuwijk zelf € 227k. Dit besparingsvoordeel binnen de BSGR zal in de toekomst – en daarmee ook deels toekomend aan Bodegraven-Reeuwijk – verder oplopen naarmate er meer organisaties aan de samenwerking gaan deelnemen. Samenwerking leidt ook tot verhoging van de robuustheid en continuïteit in de uitvoering van de belastingtaken voor de deelnemende organisaties. Vooral bij de kleinere deelnemers, waaronder ook voor Bodegraven-Reeuwijk, speelt dat de belastingorganisatie niet meer afhankelijk is van een beperkt aantal personen. Bestaande kwetsbaarheden op dit gebied worden dus opgelost. Binnen de BSGR is meer kennis, kunde en formatie beschikbaar om in te spelen op veranderende en steeds complexer wordende weten regelgeving. Medewerkers hebben binnen de BSGR de kans zich verder op hun vakgebied te ontwikkelen. Daarnaast wordt de kwaliteit van de uitvoering vergroot doordat binnen de BSGR voldoende schaalgrootte is om verdergaand te automatiseren en te digitaliseren. Tenslotte past samenwerking binnen het streven van Bodegraven-Reeuwijk om zich te richten op de kerntaken. Kortom, vanuit het maatschappelijk perspectief zijn de hierboven geschetste voordelen een belangrijk motief om tot (verdere) samenwerking te komen.


8


3.

Bestuurlijke aspecten

3.1

RECHTSVORM, BESTUURSORGANEN EN ZEGGENSCHAPSVERHOUDINGEN

Rechtsvorm en bestuursorganen De BSGR is onder gebracht in een Openbaar Lichaam, waarbij de samenwerking in een gemeenschappelijke regeling (GR) is vorm gegeven. Hierdoor blijft de BSGR een publiek karakter hebben. Door de keuze voor een Openbaar Lichaam bezit de BSGR rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelgenomen worden in het rechtsverkeer. De 2 bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn van toepassing . Vanuit de Wgr zijn er drie bestuursorganen verplicht: een algemeen bestuur (AB), een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter. Alle drie zijn bestuursorganen in de zin van de Awb. Het AB staat aan het hoofd van het Openbaar Lichaam. De voorzitter is zowel hoofd van het AB als het DB. Het DB bestaat uit de voorzitter en twee of meer andere leden die door en uit het AB zijn aangewezen. De aangewezen leden mogen niet allen afkomstig zijn van dezelfde deelnemer. Het AB is het hoogste orgaan en besluit over de belangrijkste zaken die de BSGR aangaan. Het is van groot belang dat alle deelnemers aan een samenwerkingsverband als de BSGR goed betrokken zijn en geïnformeerd worden. Daarom is bij de samenstelling van het AB uitgegaan van de representativiteitgedachte: elke deelnemer is in het AB vertegenwoordigd. Om recht te doen aan het grote schaalverschil tussen het hoogheemraadschap en de gemeentelijke deelnemers, heeft het hoogheemraadschap twee leden in het AB en de gemeenten elk één lid. De AB leden zijn afkomstig uit het college van D&H, respectievelijk de colleges van B&W. Het DB treedt op als het bevoegd gezag en ziet toe op het functioneren van de directeur, die eindverantwoordelijk is voor de uitvoeringsorganisatie. Het DB bestaat uit drie leden hetgeen gezien de taakstelling van het DB voldoende is. De belangen van de verschillende deelnemers lopen grotendeels parallel. Niettemin is uit oogpunt van bestuurlijk draagvlak bij de samenstelling van het DB rekening gehouden met de aanwezige schaalverschillen. Derhalve zit er in het DB één lid uit de groep grote gemeenten, één lid uit de groep kleine gemeenten en één lid van het hoogheemraadschap, waarbij elk lid één stem heeft. Voor de leden vanuit de gemeentelijke organisaties is een zittingsduur van 2 jaar afgesproken, gekoppeld aan een roulatiesysteem.

Zeggenschapsverhoudingen Binnen het samenwerkingsverband zitten deelnemers die qua schaal behoorlijk verschillen. Bij uitbreiding van de samenwerking zal dit niet wezenlijk anders worden. Daarnaast bestaat het samenwerkingsverband uit een waterschap en gemeenten. Beide groeperingen hebben specifieke deelbelangen, waarbij ook de schaalgrootte een rol speelt, die met elkaar in harmonie georganiseerd moeten worden. Net als bij het DB is de zeggenschapsverhouding in het AB zo ingevuld dat er een goed evenwicht is tussen beide groeperingen, de samenwerkingsgedachte en de schaalverschillen die er zijn. Het hoogheemraadschap heeft, vertegenwoordigd door twee leden 45% van de stemmen in het AB, de gezamenlijke gemeenten hebben ieder één lid in het AB en gezamenlijk 55% van de stemmen. De verdeling van de 55% is daarbij zo gekozen dat ieder lid vanuit de ‘grote’ gemeenten tweemaal zoveel stemmen heeft dan een lid vanuit de ‘kleine’ gemeenten. De grens tussen 3 een ‘kleine’ en een ‘grote’ gemeente ligt op 60.000 inwoners . Ongeacht de gecreëerde zeggenschapsverhouding blijft besluitvorming op basis van consensus het uitgangspunt. 2

Artikel 61 tot en met 72 Wgr zijn van toepassing op de regelingen tussen gemeenten en waterschappen; artikel 62 verklaart de artikelen 8 tot en met 29 van overeenkomstige toepassing. 3 Bijlage 3, Eindrapportage verdiepingsonderzoek belastingsamenwerking, 9 juni 2008.


9


Een deelnemer kan menen ernstig in zijn belangen geschaad te worden door een door het AB genomen besluit. Hiervoor is uit oogpunt van zorgvuldigheid een herzieningsprocedure getroffen en in de GR opgenomen.

Soms ook een gekwalificeerde meerderheid nodig Een aantal besluiten die binnen de GR kunnen vallen, dienen door het AB met een gekwalificeerde meerderheid genomen te worden. Dit betreft besluiten die van eminent belang voor de samenwerking en haar deelnemers zijn. In samenhang met de hiervoor beschreven zeggenschapsverhouding, is ervoor gekozen om bij besluiten omtrent toetreding, e wijziging en opheffing van de GR uit te gaan van een gekwalificeerde meerderheid van 3/4 . Ook de vaststelling van de begroting, de kostenverdeelsleutel en de jaarrekening vereist een e versterkte meerderheid van 3/4 . Voor een tweetal besluiten geldt, gezien de zwaarte van die besluiten, een unanimiteitsvereiste. Het betreft een besluit omtrent de wijziging van de taken van de GR en besluitvorming omtrent de bestuurssamenstelling en zeggenschapsverhouding.

3.2

INPASSING BODEGRAVEN-REEUWIJK

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk is met een omvang van 32.849 inwoners – in termen van de GR en haar zeggenschapsverhoudingen – een ‘kleine’ gemeente. Toetreding van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk tot de GR zal niet leiden tot een wezenlijk ander samenspel van specifieke deelbelangen en schaalgrootte. De huidige vormgeving van de zeggenschap in het AB kan dan ook worden gecontinueerd: het Hoogheemraadschap heeft daarbij 45% van de stemmen in het AB, de gezamenlijke gemeenten 55%. Hierbij hebben de ‘grote’ gemeenten (Gouda, Katwijk en Leiden) ieder tweemaal zoveel stemmen als één der ‘kleine’ gemeenten (Bodegraven-Reeuwijk, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude). De stemverhouding binnen het AB wordt daarmee als volgt: • • •

het hoogheemraadschap, 2 leden met ieder 9 stemmen; 3 grote gemeenten (Gouda, Katwijk en Leiden) met ieder 4 stemmen; 5 kleine gemeenten (Bodegraven-Reeuwijk, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude) met ieder 2 stemmen.

Tenslotte wordt Bodegraven-Reeuwijk opgenomen in het roulatieschema dat geldt voor de afvaardiging van de ‘kleine’ gemeenten in het DB. Naast Bodegraven-Reeuwijk streeft de BSGR ernaar om per 1 januari 2013 ook de gemeente Katwijk toe te laten treden. Bij de bovenstaande presentatie van de zeggenschapsverhouding is hiermee reeds rekening gehouden.

3.3

BELEIDSVRIJHEID

Binnen het domein van de belastingen blijft er beleidsvrijheid voor de individuele deelnemers. De vaststelling van het belastingbeleid, de te heffen belastingsoorten, de tarieven en de verordeningen blijven de zaak van de deelnemende organisaties. Om redenen van efficiency vindt er op het gebied van de uitvoeringsregels harmonisatie plaats. Dit betreft onder andere de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van herinneringen en aanmaningen. De (oorspronkelijke) onderlinge verschillen zijn gering, zie hiervoor bijlage I: harmonisatieaspecten.


10


Uit oogpunt van kwaliteits- en kennisborging wordt het proces van de beleidsvoorbereiding, inclusief het opstellen van modelverordeningen in beginsel aan het samenwerkingsverband over gelaten. Daar zijn immers de vakinhoudelijke medewerkers in dienst. Een en ander geschiedt in nauw overleg met de regiefunctionarissen van de deelnemers.

3.4

SPELREGELS BIJ UITTREDING

Deelnemers kunnen te allen tijde besluiten om hen moverende redenen uit te treden. Om de continuïteit van de samenwerking te waarborgen – ook uit oogpunt van personele zorg – zijn er in de GR spelregels voor uittreding opgenomen; de condities waaraan een uittredende partij jegens de samenwerking moet voldoen zijn geformuleerd. Daarnaast verbindt een deelnemer zich bij toetreding eraan om niet binnen 5 jaar na datum toetreding uit te treden.

3.5

GESCHILLENREGELING

Al eerder is er gesproken over een herzieningsprocedure. Het past goed bij een samenwerkingsgedachte om geschillen altijd eerst via onderling overleg op te lossen tussen een afvaardiging van het DB en een afvaardiging van het college waarmee het geschil bestaat. Leidt dit niet tot een positief resultaat dan wordt het verschil voorgelegd aan een nietbindend deskundigenadvies. Zowel het DB als het betreffende college benoemen een onafhankelijke deskundige, die gezamenlijk een derde deskundige benoemen. Gedrieën stellen ze een advies op. Indien ook het advies niet tot een oplossing leidt, staat de weg open naar het voorleggen van het geschil aan Gedeputeerde Staten dan wel de Gerechten die met betrekking tot het geschil bevoegd zijn.

3.6

REGIEVOERING DOOR DE DEELNEMERS

Uit oogpunt van ‘good governance’ dient er een onderscheid gemaakt te worden in de rollen van eigenaar (de besturen van de deelnemers), opdrachtgever (de ambtelijke top van de deelnemers) en opdrachtnemer (het samenwerkingsverband). De verhouding tussen eigenaar en opdrachtnemer wordt eenzijdig geregeld in de tekst van de GR en het eigenaarschap wordt verankerd en ingevuld door zitting te nemen in het AB. Toetreding tot de GR betekent acceptatie van de uniforme spelregels die getroffen zijn; individuele deelnemers kunnen deze spelregels niet veranderen. Om de relatie opdrachtnemer – opdrachtgever te verankeren is gekozen voor een dienstverleningsovereenkomst (DVO); een overeenkomst tussen enerzijds de ambtelijke representanten van de deelnemers als opdrachtgever en anderzijds de directeur van de BSGR als opdrachtnemer. In de DVO zijn de voor alle deelnemers uniform geldende uitvoeringskaders, afspraken over de dienstverlening en de daarvoor geldende kwaliteitseisen en prestatie-indicatoren vastgelegd. Om toe te zien op de kwaliteit van de samenwerking en de communicatie tussen de samenwerking en Bodegraven-Reeuwijk te waarborgen, zal Bodegraven-Reeuwijk – net als alle andere deelnemers – een regiefunctionaris benoemen.


11


4.

Personele aspecten

4.1

PERSONELE FRICTIE

In principe is er binnen de BSGR plek voor medewerkers van Bodegraven-Reeuwijk voor zover er sprake is aan behoefte aan meer personeel. Samenwerking tussen BodegravenReeuwijk en de BSGR leidt tot een uitbreiding van de formatie van de BSGR met 4,25 fte. Bij Bodegraven-Reeuwijk zijn bij de belastingtaken die in de samenwerking worden betrokken 6,23 fte betrokken. Er is derhalve sprake van 1,98 fte qua taakomvang aan personele frictie, welke achterblijft in Bodegraven-Reeuwijk. Naar verwachting zijn er herplaatsingsmogelijkheden binnen Bodegraven-Reeuwijk, dit door vanaf het moment dat tot samenwerking is besloten, actief beleid te voeren; mogelijk treedt er ook natuurlijk verloop op.

4.2

ARBEIDSVOORWAARDEN

De BSGR hanteert de cao van de gemeenten (CAR/UWO). Op dit gebied treedt voor het overkomend personeel van Bodegraven-Reeuwijk geen wijziging op. De vergelijking van de secundaire arbeidsvoorwaarden heeft geen opvallende verschillen opgeleverd ( bijlage II: vergelijking arbeidsvoorwaarden).

4.3

SOCIAAL PLAN / SOCIAAL STATUUT

Er zal een sociaal plan worden opgesteld. Hierin worden de rechtspositie van medewerkers en een vangnet voor de personele gevolgen van de samenwerking tussen BodegravenReeuwijk en de BSGR geregeld. Het af te sluiten sociaal plan zal gelden voor de medewerkers die overkomen naar de BSGR. Achterblijvende medewerkers vallen onder het vigerende lokale sociaal plan van Bodegraven-Reeuwijk. Het Georganiseerd Overleg (GO) en de Ondernemingsraad (OR) zullen worden geïnformeerd over het principebesluit. Daarna zal een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en een Bijzonder Georganiseerd Overleg worden georganiseerd van Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR gezamenlijk. Bij het opstellen van het sociaal plan zal worden voorgesteld het sociaal plan van de BSGR te blijven hanteren. Dit sociaal plan is recentelijk tot stand gekomen (november 2010) en toegespitst op de overgang van medewerkers naar de BSGR. Enkele uitgangspunten van dat sociaal plan zijn: • mens volgt werk, waarbij de medewerker geacht wordt geschikt te zijn voor de functie als er sprake is van een volgfunctie; • flankerend beleid; • behoudt van salarisperspectieven en het recht op persoonsgebonden toelage onder de hiervoor reeds geldende voorwaarden; • vergoedingsregeling reiskosten woon-werkverkeer • reistijdvergoeding indien door standplaatswijziging de reisafstand woonwerkverkeer met meer dan 10 kilometer enkele reis toeneemt.

4.4

VACATUREBELEID

Zoals hierboven aangegeven is er sprake van personele frictie. Uit sociaal oogpunt, maar ook vanwege het kostenaspect, wordt een afgestemd vacaturebeleid ingevoerd zodra het besluit is genomen om tot samenwerking over te gaan. Vacatures op het gebied van belastingen worden aan elkaar gemeld en gezamenlijk wordt nut en noodzaak van invulling afgewogen en tot openstelling besloten. Daar waar mogelijk wordt tot onderlinge uitlening van personeel over gegaan. Uitgangspunt bij openstelling is dat er gekozen wordt voor tijdelijke invulling, zodanig dat dit niet tot verstoring van de positie van de huidige werknemers leidt.


12


Na de start van de samenwerking en het doorlopen van het plaatsingsproces (waarmee invulling wordt gegeven aan de 4,25 fte openstaande functies) worden medewerkers van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk voor vacatures van de BSGR als interne kandidaten aangemerkt.


13


5.

Taken en processen

5.1

UITVOERINGSTAKEN

De BSGR kent een onderscheid in uitvoeringstaken in een standaardpakket: de taken die voor iedere deelnemer worden verzorgd en een pluspakket: taken die naar keuze door een deelnemer kunnen worden overgedragen. Binnen het standaardpakket vallen de taken met betrekking tot: • de Wet WOZ; • onroerend zaakbelasting; • rioolrecht, inclusief grootverbruik; • hondenbelasting; • forensen en toeristenbelasting; • precariobelasting; • afvalstoffenheffing. Bodegraven-Reeuwijk kent nog een aantal aanvullende belastingtaken, te weten: de leges, de marktgelden en de begraafrechten. Vooralsnog heeft Bodegraven-Reeuwijk er niet voor gekozen deze als pluspakket bij de BSGR onder te brengen. Een en ander zal in het licht van de positionering van de taken op het gebied van vergunningen, handhaving en toezicht door Bodegraven-Reeuwijk nader worden bezien. De BSGR verzorgt in mandaat het integrale uitvoeringsproces dat bij de belastingtaken uit het standaardpakket behoort. Hiertoe behoren alle taken die Bodegraven-Reeuwijk op grond van de Wet WOZ behoort uit te voeren, de aanslagoplegging, de invordering (met inbegrip van de dwanginvordering), het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken, de behandeling van de bezwaren en beroepen en beleidsvoorbereiding. De handhaving- en toezichtfunctie zal, uit oogpunt van efficiencyoverwegingen door Bodegraven-Reeuwijk zelf uitgevoerd blijven worden. Tot de uitvoeringstaken op grond van de Wet WOZ behoort ook het beheer van de WOZ databank als moederadministratie (basisregistratie WOZ) door de BSGR voor BodegravenReeuwijk. De BAG als basisadministratie blijft bij Bodegraven-Reeuwijk. De BSGR gebruikt de landelijke voorzieningen die voor de diverse basisregistraties aanwezig zijn.

5.2

COMMUNICATIE MET DE BELASTINGPLICHTIGE

De communicatie met de belastingplichtige verloopt zoveel mogelijk digitaal, hiertoe is een e digitale balie opgezet. De BSGR heeft verder een Front office die als 1 -lijnscontact moet e e dienen. Achterliggende grond is dat hierdoor een betere afstemming tussen 1 -lijns en 2 -lijns werkzaamheden binnen de BSGR kan plaats vinden. In overleg met de gemeentelijke deelnemers is deze werkwijze zodanig ingevuld dat dit geen afbreuk hoeft te doen aan de ambities van Bodegraven-Reeuwijk op het gebied van het ‘antwoord’-concept. Bij de aanslagoplegging wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een gecombineerd aanslagbiljet. Dat wil zeggen één biljet met daarop de heffingen die vanuit de verschillende deelnemers aan het betreffende subject worden opgelegd, inclusief, indien van toepassing, de WOZ-beschikkingen aangaande dat subject. In de communicatie wordt actief aandacht besteed aan het gegeven dat de BSGR de belastingtaken voor – in casu – BodegravenReeuwijk uitvoert. Bodegraven-Reeuwijk zal rondom het moment van de eerste aanslagoplegging richting de burger specifieke aandacht geven over de overgang van de werkzaamheden naar de BSGR.


14


5.3

HARMONISATIE

Zoals in paragraaf ‘3.3 beleidsvrijheid’ aangegeven, vindt er op het gebied van de uitvoeringsregels harmonisatie plaats. Dit betreft onder andere de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van herinneringen en aanmaningen. De (oorspronkelijke) onderlinge verschillen zijn gering, zie hiervoor bijlage I: harmonisatieaspecten. Daar waar verschillen optreden, zijn zodanige oplossingen gekozen dat de voordelen in termen van lagere kosten en publieksvriendelijkheid zoveel mogelijk opwegen tegen nadelen in termen van renteverlies.

5.4

OVER TE DRAGEN WERKVOORRAAD EN GEGEVENSBESTANDEN

Bij de overgang van de werkzaamheden van Bodegraven-Reeuwijk naar de BSGR wordt uitgegaan van het principe ‘schoon over’. De over te dragen bestanden, de kwaliteit van de (her)taxaties en voortgang in de werkprocessen moeten dusdanig zijn dat er geen sprake is van een extra belasting van de BSGR om een en ander op regulier niveau te krijgen. Ruim voor het transitieproces wordt gestart (hoofdstuk 8), worden er kentallen benoemd ter vaststelling van de kwaliteit van de belastingen waarderingsgegevens en voor de vaststelling van de acceptabele werkvoorraden. Tevens wordt ten aanzien van de bestanden een proefconversie uitgevoerd. Op basis van de resultaten van de eerste metingen zal Bodegraven-Reeuwijk aanvullende maatregelen treffen om bij de transitie zelf ‘schoon door de poort te gaan’.


15


6.

Financiële aspecten

6.1

OVERWEGINGEN, UITGANGSPUNTEN EN WERKWIJZE

Overwegingen en uitgangspunten Financieel gezien heeft de samenwerking de doelstelling om een kostenvoordeel te behalen. Gezamenlijk is het efficiënter en dus goedkoper de verschillende belastingtaken uit te voeren. Samenwerking levert niet alleen een kostenvoordeel op voor Bodegraven-Reeuwijk, maar ook voor de al bestaande deelnemers van de BSGR. In totaliteit besparen BodegravenReeuwijk en de deelnemers binnen de BSGR op termijn € 454k met de samenwerking. Ten aanzien van de financiële aspecten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Bodegraven-Reeuwijk krijgt dezelfde uitgangspositie zoals die gehanteerd is voor de oorspronkelijke deelnemers; • het voordeel dat voor de bestaande deelnemers gerealiseerd wordt, wordt gelijkelijk over die deelnemers verdeeld; • voor het overige wordt de oorspronkelijke kostenverdeling onverkort gehanteerd. Met ‘dezelfde uitgangspositie’ wordt bedoeld dat Bodegraven-Reeuwijk ten aanzien van de structurele situatie eenzelfde minimale besparing gegarandeerd krijgt en de kosten sociaal plan niet apart worden doorberekend. De projectkosten die éénmalig (incidenteel) optreden als gevolg van de toetreding van Bodegraven-Reeuwijk dienen door Bodegraven-Reeuwijk zelf gedragen te worden. Structurele kosten Door samenwerking binnen de BSGR zullen de structurele uitvoeringskosten van de belastingtaken uit de reguliere begroting van Bodegraven-Reeuwijk vervangen worden door de deelnemersbijdrage die Bodegraven-Reeuwijk aan de BSGR verschuldigd is. Daarnaast zullen er binnen de structurele begroting van BodegravenReeuwijk posten getroffen zijn voor de uitvoering van handhaving- en toezichtstaken en de regiefunctionaris. Incidentele kosten Naast bovengenoemde structurele kosten, zullen er ook incidentele kosten gemaakt worden. Het gaat hier om de kosten met betrekking tot de transitie van de taken (projectkosten), kosten die samenhangen met het sociaal plan en frictiekosten personeel en desintegratie van overhead. Bij de zelf te dragen incidentele kosten worden ook de kosten gerekend die in BodegravenReeuwijk achterblijven als gevolg van het overbrengen van de belastingtaken (desintegratie). Deze kosten vinden immers hun oorsprong in door Bodegraven-Reeuwijk in het verleden zelf genomen beslissingen. Daarnaast heeft Bodegraven-Reeuwijk zelf de mogelijkheden in handen om deze kosten te beïnvloeden.

Werkwijze Op basis van door Bodegraven-Reeuwijk aangeleverde kentallen, is door de BSGR geïnventariseerd op welke vlakken de begroting van de BSGR structureel moet worden bijgesteld. Ook is een inventarisatie – en op sommige onderdelen een inschatting – van de incidentele kosten gemaakt. Vanuit de bijgestelde BSGR-begroting zijn vervolgens de deelnemersbijdragen, inclusief de Bodegraven-Reeuwijkse, berekend. Hierbij zijn de hierboven genoemde overwegingen en uitgangspunten en de kostenverdeelsleutel (zie hierna) gehanteerd.


16


Voor de huidige deelnemers is inzichtelijk gemaakt wat de deelnemersbijdrage is met en zonder Bodegraven-Reeuwijk als deelnemer. Tenslotte is voor Bodegraven-Reeuwijk een kostenvergelijking opgesteld die het verschil laat zien tussen ‘zelf doen’ oftewel de kosten van de over te dragen belastingtaken in de Bodegraven-Reeuwijkse begroting en de vastgestelde deelnemersbijdrage.

6.2 BEGROTING BSGR EN KOSTENVERDELING INCLUSIEF BODEGRAVENREEUWIJK Begroting BSGR Uitgaande van volledige samenwerking met Bodegraven-Reeuwijk in 2013 is becijferd welke effecten er binnen de BSGR optreden. Het benodigde budget komt nu uit op: begroting BSGR exclusief Bodegraven-Reeuwijk

begroting BSGR inclusief BodegravenReeuwijk

toename begroting BSGR

programma Waarderen programma Heffen programma Invorderen

3.958.457 3.152.407 2.634.941

4.371.843 3.037.058 2.704.597

standaardpakket pluspakket

9.745.805 182.269

10.113.498 182.269

367.693 0

totaal begroting

9.928.074

10.295.767

367.693

De uitbreiding van de activiteiten en de daarmee gepaarde kosten voor de BSGR zitten met name op het gebied van het Waarderen (2,25fte). Op de overige programma’s vindt een zeer beperkte (kosten)uitbreiding plaats (1fte voor bezwaar en beroepszaken, 1 fte voor invorderingsactiviteiten en uitvoeringskosten zoals automatisering en drukwerk). Meerjarig ontstaat voor de BSGR het volgende beeld: 2012

2013

2014

2015

10.332.223 600.000-

10.359.652 431.578-

10.004.699 71.052-

9.975.351 35.526-

9.939.825

9.732.223

9.928.074 367.693

9.933.647 367.693

9.939.825 367.693

9.939.825 367.693

structurele deelnemersbijdragen incl Bodegraven-Reeuwijk

9.732.223

10.295.767

10.301.340

10.307.518

10.307.518

incidentele posten

600.000

431.578

71.052

35.526

0

totale deelnemersbijdragen incl BodegravenReeuwijk

10.332.223

10.727.345

10.372.392

10.343.044

10.307.518

deelnemersbijdragen cf begroting 2012 waarvan incidenteel structurele deelnemersbijdragen toename door deelname Bodegraven-Reeuwijk

2016

Kostenverdeling inclusief Bodegraven-Reeuwijk De BSGR heeft voor het standaardpakket een kostenverdeelsleutel gekozen die recht doet aan het principe dat naarmate een deelnemer meer werk genereert voor de BSGR, deze ook een groter deel van de begroting van de BSGR doorbelast krijgt. Dit heeft geleid tot een kostenverdeelsleutel gebaseerd op de elementen: aantal aanslagregels, aantal aanslagbiljetten en aantal objecten. Het onverkort toepassen van die elementen in de verdeelsleutel leidt voor een aantal deelnemers tot ongewenste effecten. Derhalve is de Rapportage besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking

17


oorspronkelijke bijdrage van het hoogheemraadschap van Rijnland gefixeerd op het procentuele aandeel van de formatie die door Rijnland ingebracht is. Daarnaast is afgesproken – vanuit het belang dat zoveel mogelijk organisaties toe gaan treden – om voor elke deelnemer een besparing te garanderen, hetgeen geleid heeft tot een matigende correctie. Tenslotte is aan de gemeente Zoeterwoude het besparingsvoordeel gegarandeerd dat zij hadden bereikt door de (recentelijke) uitbesteding van hun belastingtaken aan de gemeente Leiden. Ten aanzien van de kosten van een ingebracht pluspakket is besloten dat de inbrengende deelnemer alle bijkomende kosten van het ingebrachte pluspakket zelf draagt. Toepassing van de kostenverdeelsleutel, daarbij rekening houdend met de in paragraag 6.1 geformuleerde uitgangspunten geeft het volgende beeld: kostenverdeling exclusief BodegravenReeuwijk

Rijnland Gouda Katwijk Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude

3.605.425 1.618.966 760.887 2.301.030 416.297 480.092 544.775 200.602

Bodegraven-Reeuwijk totaal begroting

kostenverdeling inclusief besparing huidige Bodegravendeelnemers Reeuwijk

3.517.938 1.574.453 760.887 2.241.645 405.879 468.502 531.495 200.602

87.487 44.513 59.385 10.418 11.590 13.280

594.365 9.928.074

10.295.766

226.673

incidentele posten totale deelnemers 2013 bijdrage

156.238 62.495 24.454 99.556 18.026 20.807 23.604

3.674.176 1.636.948 785.341 2.341.201 423.905 489.309 555.099 200.602

26.397

620.762

431.577

10.727.343

De huidige deelnemers besparen door toetreding van Bodegraven-Reeuwijk jaarlijks circa € 227k, zo’n 2,5%. Deze besparing wordt direct al vanaf 2013 gerealiseerd. Voor Gouda valt de procentuele besparing iets lager uit doordat er alleen een besparing gerealiseerd wordt op het standaardpakket en niet op het pluspakket. Voor Zoeterwoude tenslotte wordt geen besparing gerealiseerd. Dit laatste omdat de bijdrage van Zoeterwoude op basis van de ongecorrigeerde kostenverdeelsleutel nog steeds hoger uit zou komen dan de afgesproken (gegarandeerde) bijdrage voor Zoeterwoude. Een nadere berekening van de deelnemersbijdrage is opgenomen in bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen.

6.3

FINANCIEEL EFFECT BODEGRAVEN-REEUWIJK

Voor Bodegraven-Reeuwijk is geanalyseerd welke structurele kosten binnen de huidige begroting zijn gemoeid met de over te dragen belastingtaken. Daarnaast is de omvang van de incidentele lasten bepaald, deze bestaande uit desintegratiekosten, frictiekosten, projectkosten en additionele implementatiekosten. Desintegratiekosten ontstaan omdat Bodegraven-Reeuwijk niet per direct alle overhead kan afbouwen die vanuit de Bodegraven-Reeuwijkse organisatie aan de belastingtaken wordt toegerekend en derhalve (gedeeltelijk) zou moeten vervallen. Er wordt de stelregel gehanteerd dat de desintegratie in drie jaar moet worden afgebouwd. Hetzelfde geldt voor de frictiekosten die samenhangen met de afbouw van bovenformatitiviteit die ontstaat. Tenslotte dient Bodegraven-Reeuwijk rekening te houden met projectkosten en additionele implementatiekosten, eenmalige kostenposten die samenhangen met de transitiewerkzaamheden en de start binnen de BSGR.


18


alle bedragen x € 1.000

2012

2013

2014

2015

2016

lasten bij zelf doen lasten bij uitvoering door BSGR

853

853 621

853 599

853 596

853 594

brutovoordeel Bodegraven-Reeuwijk

0

232

254

257

259

projectkosten afbouw overhead frictiekosten (afbouw bovenformativiteit) regiefunctionaris (0,4 fte)

75 240 85 32

160 57 32

80 28 32

32

nettovoordeel Bodegraven-Reeuwijk

75-

5

117

227

125-

6.4 TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN De samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR leidt tot een verstevigde positie van de BSGR in de regio Hollands Midden en dan met name de zuidvleugel. Hierdoor wordt de BSGR voor steeds meer gemeenten een interessante partij om mee te gaan samenwerken. En zoals de samenwerking met Bodegraven-Reeuwijk al laat zien, zal dit leiden tot realisatie van voordelen voor zowel de aansluitende als de bestaande deelnemers van de BSGR. Daarbij kan tevens in ogenschouw genomen worden dat de BSGR een recent gestarte organisatie is waarbinnen door een goede sturing nog efficiencyvoordelen te behalen zijn. Doordat bij toekomstige aansluiting de omvang van de organisatie toeneemt, zullen deze efficiencyvoordelen makkelijker te realiseren zijn.


19


7.

Risicoparagraaf

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de belangrijkste risico’s waarmee in het proces van totstandkoming van de samenwerking tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR rekening moet worden gehouden. Alle risico’s zijn geïnventariseerd en in bijlage IV worden deze risico’s beschreven, alsmede de aard en omvang van het risico in termen van beheersaspecten (tijd, geld en kwaliteit), de kans dat het risico optreedt en de impact van het risico. De belangrijkste risico’s die optreden zitten in het bestuurlijk besluitvormingsaspect en het overleg met de vakbonden. Er zal goede sturing moeten plaatsvinden om deze trajecten tijdig te laten verlopen. Daarnaast zal het conversietraject de nodige aandacht vergen.


20


8.

Vervolgproces

8.1

DE PROCESLIJNEN

Doelstelling van de samenwerking is om deze te starten per 1 januari 2013. Met andere woorden vanaf dat moment worden alle taken voor Bodegraven-Reeuwijk door de BSGR uitgevoerd. Om dit te bereiken zullen er in de aanloop naar 1 januari 2013 verschillende activiteiten moeten worden uitgevoerd. Deze activiteiten voeren langs drie lijnen: • besluitvorming; • personele traject; • werkprocessen. In bijlage V is een gedetailleerd planningsoverzicht opgenomen.

Besluitvorming Met deze rapportage is de onderzoeksfase afgerond. Op basis van dit voorliggende besluitvoorbereidende onderzoek kan het traject van de besluitvorming door het college van B&W van Bodegraven-Reeuwijk en het Dagelijks bestuur van de BSGR – met tussentijdse advisering door de ondernemingsraden – nu starten. Voorstel is toe te werken naar een principebesluit in april, direct daarop gevolgd door een definitief besluit. Vervolgens kan de samenwerking voorgelegd worden aan de Gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk (begin juli) respectievelijk de gemeenteraden van de deelnemers en het Algemeen bestuur van de BSGR (gericht op een eindbeslissing in juni 2012). Om ervoor te zorgen dat er eenduidige besluiten worden genomen, zal deze rapportage dienen als een gezamenlijk en eensluidend voorstel aan de besturen. In deze rapportage wordt gevraagd om een ‘ja’ tegen de samenwerking door toetreding van BodegravenReeuwijk tot de Gemeenschappelijke Regeling, vaststelling van de kostenverdeelsleutel en voor Bodegraven-Reeuwijk een bijdrage in de projectkosten. Eind 2012 zal de Gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk de reguliere belastingverordeningen moeten vaststellen waarbij rekening is gehouden met de harmonisatieafspraken. Ook zal eind 2012 in de raden de aangepaste tekst van de Gemeenschappelijke regeling aan de orde komen.

Personele traject De eerste stap op het personele vlak is de hierboven aangehaalde advisering van de ondernemingsraden aangaande de samenwerking volgend op het principebesluit van de besturen. Nadat de Gemeenteraden en het Algemeen bestuur hun instemming hebben verleend, kunnen de onderhandelingen over het te voeren sociaal plan met het de vakbonden (het Bijzonder georganiseerd overleg) over het sociaal plan starten. Na verkregen accoord over het sociaal plan kan het plaatsingsproces plaatsvinden. Doelstelling is het doorlopen van het plaatsingsplan tot en met de voorlopige plaatsing en de daaropvolgende bedenkingenprocedure voor december 2012. Zodoende kan het personeel tijdig van hun definitieve plaatsing op de hoogte worden gesteld (december 2012).

Werkprocessen Om tempo in het samenwerkingsproces te houden kunnen parallel aan het besluitvormingstraject al voorbereidende werkzaamheden worden uitgevoerd. Het gaat hier om activiteiten in het kader van ‘schoon over’ die geen onomkeerbare beslissingen in zich hebben, zolang er nog geen definitief ‘ja’ vanuit de Gemeenteraden gegeven is. BodegravenReeuwijk blijft tot en met juni 2012 zelf nog alle reguliere uitvoeringsprocessen doen. Rapportage besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking

21


Ten aanzien van de waarderingsprocessen vindt in de periode mei – juni wel alvast een voorbereidende omslag plaats. De betreffende gegevensbestanden worden geconverteerd zodat de BSGR in juli voor Bodegraven-Reeuwijk direct kan starten met de taxaties in verband met de ontvangen bezwaren en het herwaarderingstraject. Deze beide aspecten worden door Bodegraven-Reeuwijk nu grotendeels extern ingevuld en vergelijkenderwijs kan gesteld worden dat de BSGR in deze periode fungeert als extern taxatiebureau voor Bodegraven-Reeuwijk. Deze invulling van de waarderingsprocessen is in lijn met het verkregen advies van de Waarderingskamer. Tot en met oktober 2012 blijft Bodegraven-Reeuwijk zelfverantwoordelijk voor de aanslagoplegging, de gegevensverwerking (exclusief de WOZ) en de bezwaarafhandeling. Door ervoor te zorgen dat in deze periode in ieder geval de aanslagen ‘oude jaren’ 2011 geheel zijn afgehandeld, kan per 1 november in Bodegraven-Reeuwijk de ‘deur op slot’. Dit biedt ruimte om in november/december de conversie van de aanslagen en vorderingen uit te voeren, de koppelvlakken tussen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR in te richten en de voorbereidingen te treffen voor de aanslagoplegging en de beschikkingen per 1 januari 2013 via de BSGR. Tenslotte zullen tot en met oktober door de BSGR voorbereidingen worden getroffen om tot geharmoniseerde verordeningen voor Bodegraven-Reeuwijk te komen. Deze voorbereidingen lopen synchroon met het opstellen van de verordeningen voor de reeds bestaande deelnemers.

8.2

PROJECTSTRUCTUUR EN -OPDRACHT 4

Aanbevolen wordt een projectgroep in te richten en deze via de projectleider aan een 5 stuurgroep te laten rapporteren. De besturen van Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR kunnen dan vervolgens periodiek door de stuurgroepleden geïnformeerd worden over de voortgang van het samenwerkingsproces en de bestuurlijk relevante aspecten. De projectgroep kan deelopdrachten formuleren en deze in werkgroepen beleggen. Qua samenstelling zal zo’n werkgroep bestaan uit vakspecialisten afkomstig van beider organisaties; de organisaties zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor het in voldoende mate beschikbaar stellen van de benodigde capaciteit. De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van het proces van de totstandkoming van de samenwerking per 1 januari 2013 van Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR en verricht daarvoor alle noodzakelijke handelingen. Niet tot de verantwoordelijkheid van de projectorganisatie behoren de ontvlechting van de belastingtaken, het oplossen van het desintegratievraagstuk en de zorg voor boventallig personeel; dit valt onder de eigen verantwoordelijkheid van Bodegraven-Reeuwijk. De projectleider fungeert als ‘linking pin’ tussen de stuurgroep en de projectgroep; is secretaris en adviseur van de stuurgroep en voorzitter van de projectgroep. Tevens volgt de projectleider de overleggen met het Georganiseerd overleg en de ondernemingsraden voor zover er raakvlakken zijn met het project. De projectgroep treedt op als opdrachtnemer en houdt onderling nauw contact over het verloop van het project. Daarnaast stuurt de projectgroep de activiteiten van de werkgroepen aan en zorgt hierbij voor onderlinge verbondenheid. Derhalve is de projectgroep verantwoordelijk voor de ondersteuning, begeleiding en bewaking van de voortgang, kwaliteit en samenhang van de werkzaamheden van de werkgroepen. Tenslotte worden door de projectgroep de (voortgang)rapportages voor de stuurgroep voorbereid.

4

Projectgroepleden: Bodegraven-Reeuwijk: teamleider cluster Belastingen, regiefunctionaris; BSGR: afdelingshoofd Waarderen, afdelingshoofd Heffen; projectleiding: controller BSGR 5 Stuurgroepleden: directeur bedrijfsvoering van Bodegraven-Reeuwijk en de directeur van de BSGR


22


Bijlage I: harmonisatieaspecten Aspecten uitvoeringsbeleid

Bodegraven-Reeuwijk

BSGR

Automatische incasso

Maximaal 10, waarbij de aanslagen moeten worden betaald in zoveel gelijke termijnen als er na de maand van de dagtekening van het aanslagbiljet nog maanden in het kalenderjaar waarin de aanslagen worden opgelegd overblijven; met dien verstande dat het aantal termijnen ten minste drie en ten hoogste tien bedraagt.

8 termijnen, ongeacht maand dagtekening, voor zover bedrag van de aanslag ligt tussen €75,- en €5000,-

Kwijtschelding

100% van de bijstandsnorm

100% van de bijstandsnorm

Bezwaar & beroep

Op verzoek van belastingplichtige wordt uitstel verleend voor het gedeelte van de aanslag waar bezwaar tegen is ingediend.

Op verzoek van belastingplichtige wordt uitstel verleend voor het betwiste bedrag.

Herinnering / aanmaning

Geen informatie voorhanden

Herinnering binnen 1 maand na laatste vervaldatum van de aanslag. Aanmaning binnen 1 maand na vervaldatum herinnering.

Aanwijzen belastingplichtige

OZB eigenaar: als eerste genothebbende

OZB eigenaar: als eerste genothebbende

OZB gebruiker: de gebruikgever

OZB gebruiker: als eerste gebruiker

Rioolheffing eigenaar: als eerste genothebber

Rioolheffing eigenaar: als eerste genothebbende

Rioolheffing gebruiker: n.v.t.

Rioolheffing gebruiker: als eerste gebruiker

Afvalstoffenheffing: als eerste gebruiker

Afvalstoffenheffing: als eerste gebruiker

Hondenbelasting: als eerste gebruiker

Hondenbelasting: als eerste gebruiker (E.e.a. conform Modelbeleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige in een keuzesituatie - VNG).

Minimale heffingsmaatstaf

OZB: € 12.000,-

Vrijstellingen

OZB additioneel: monumenten

Niet van toepassing

Rioolheffing eigenaren: € 25.000,Niet van toepassing


23


Betaaltermijnen en data aanslagoplegging

Bodegraven-Reeuwijk

BSGR

Betaaltermijnen

1e termijn in maand volgend op maand van aanslag; 2e termijn 2 maanden later

1e termijn in maand volgend op maand van aanslag; 2e termijn 2 maanden later

Minimum invorderingsbedrag

€ 10,00

geen

Minimum heffingsbedrag

geen

€ 5,00

Beschikking WOZ

februari (combikohier)


Onroerend zaakbelasting



Rioolrecht, afvalstoffenheffing (incl. grootverbruik)



Hondenbelasting



Forensen en toeristenbelasting

Geen informatie voorhanden

kwartaal

Precariobelasting

Niet van toepassing

maand

Belastingen roerende woon- en bedrijfsruimten

Niet van toepassing


Parkeerbelasting

Niet van toepassing

2-wekelijks

Havengelden

Niet van toepassing

maand

Marktgelden

Niet van toepassing

maand

Begraafrechten

Niet van toepassing

maand


24


Bijlage II: vergelijking (secundaire) arbeidsvoorwaarden

Arbeidsvoorwaarden CAR-UWO Sociaal Statuut Beloningsregeling salaris Toepassing schalen per functie

Bodegraven-Reeuwijk Bodegraven-Reeuwijk is UWO-gemeente Sociaal Statuut Beloningsregeling bijlagen 1 en 2 CAR-UWO nadere regels opgenomen in huidige beloningsregeling m.b.t. aanloopschaal en functieschaal Periodieken + nadere regels opgenomen in huidige bevordering beloningsregeling Arbeidsmarkt- en nadere regels opgenomen in huidige persoonlijke toelage beloningsregeling Toelage bezwarende nadere regels opgenomen in huidige werkomstandigheden beloningsregeling Toelage onregelmatige nadere regels opgenomen in huidige dienst beloningsregeling Afbouwregeling vervallen nadere regels opgenomen in huidige toelagen beloningsregeling Toelage BHV Conform regeling Bedrijfshulpverlening Waarnemingstoelage Conform huidige beloningsregeling/CAR-UWO Gratificaties Conform huidige beloningsregeling tussen € 250,en €1500,Overwerkvergoeding Conform huidige beloningsregeling/CAR-UWO + maaltijdvergoeding Consignatiedienst Conform huidige beloningsregeling/CAR-UWO Ambts- en Conform jubileumregeling gemeentejubilea Regeling Regeling Communicatiemiddelen Communicatiemiddelen Regeling Reis- en Conform regeling Reis- en verblijfkosten Verblijfkosten Regeling Keuzemenu Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden arbeidsvoorwaarden Fietsplan Conform handleiding fietsplan 2011 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer Koop/verkoop vakantieuren Extra ouderdomspensioen sparen Arbeidsongeschiktheids verzekering Vakbondscontributie/ beroepsvereniging Contributie personeelsvereniging Verwerven EVCcertificaat Vergoeding opleiding, studie, vakliteratuur Vergoeding voor bedrijfsfitness Tegemoetkoming ziektekostenpremie Compensatieregeling GO Regeling Verlof- & Werktijden Aanpassing arbeidsduur Tijdregistratie basisverlof

BSGR CAR-UWO Sociaal Plan Bezoldigingsregeling + salarisgarantie Idem

Bezoldigingsregeling Idem Idem Nvt Bezoldingsregeling € 240 per jaar Idem Is nog niet vastgesteld wel de hoogte van deze bedragen Idem Nvt Alle overheidsjaren worden geteld voor jubileum Mobiele telefoon voor MT leden en de buitendienst Personeelsregelingen idem

max € 749, en € 80 onbelaste vergoeding fietsonderdelen Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Personeelsregelingen Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Idem max. 72 uur Conform handleiding koop/verkoop vakantie-uren Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Nvt Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Loyalis Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Idem Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Feestcommissie Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Nvt Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden wordt nog uitgewerkt, waar nodig nu al toegekend. Conform regeling Keuzemenu arbeidsvoorwaarden Nvt CAR-UWO artikelen 7:24, 7:24a, 7:25, 7:25a en 7:25b vrijstelling voor GO-leden voor uur per jaar

Idem

Conform regeling Verlof- en werktijden

Conform regeling flexibele werktijden

Conform CAR-UWO art. 2.7a Conform Regeling Verlof- & Werktijden Conform CAR-UWO art. 6 recht op 158,4 uur verlof bij voltijd, deeltijd naar rato

Idem ATIMO 158,4 bij voltijd, deeltijd naar rato


Idem

25


Leeftijds en of diensttijdverlof Feestdagen

Conform Regeling Verlof- & Werktijden

Vanaf 52 jaar leeftijdsverlof


Verplicht verlof / brugdagen Buitengewoon verlof


Naast de reguliere feestdagen zijn bevrijdingsdag, goedevrijdag en 3 oktober ook vrije dagen voor alle medewerkers Nvt ivm de vorenstaande vrije dagen

Studieverlof Verlof sparen

Verlof overschrijven naar volgend jaar IZA-bedrijfszorgplan Richtlijn Afscheid Faciliteiten OR

Conform Regeling Verlof- & Werktijden/ (CARUWO art. ) Conform Regeling Verlof- & Werktijden / (CARUWO art. ) Conform CAR-UWO art.6:2 max. 50,4 uur mag extra gewerkt worden en ingezet worden als extra vakantie (tijd voor tijd), tevens mag vergoeding overwerk worden omgezet in verlofuren; Conform Regeling Verlof- & Werktijden /handleiding IWK Aanvullende verzekering voor medewerkers bij IZA Bedrijfszorg Richtlijn Afscheid Conform WOR/convenant direcftie/OR


Personeelsregelingen Wordt nog uitgewerkt en waar nodig nu al toegekend. Nvt

Max 36 uur + 36 uur compensatie-uren Nvt Attentieregeling Conform reglement OR

26


Bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen 2013

begroting (a) 0

Programma Waarderen

4.371.843

kosten in % vh totaal

te korten kosten in % ivm aandeel vh totaal Rijnland (excl WOZ) (b)

43,23%

-

Programma Heffen , verminderd met kosten pluspakket

Katwijk

BodegravenReeuwijk

259.724

301.943

345.987

693.966

396.439

91.447

10.821

12.580

14.415

28.913

16.517

3.810

1.238.191

297.615

389.302

67.643

78.217

86.735

167.139

105.705

45.835

574.132

138.000

180.514

31.365

36.268

40.218

77.500

49.014

21.253

1.109.374

209.068

342.051

64.223

73.117

80.062

162.632

92.221

86.000

196.333

37.000

60.535

11.366

12.940

14.169

28.782

16.321

15.220

6.719.408

1.357.645

2.162.728

391.590

453.277

512.784

1.023.737

594.365

223.282

33,56%

13,42%

21,38%

15.688.013

5.336.114

1.796.585

4.482.521

860.069

594.972

699.881

5.574.515

1.942.024

438.940

2.319.793

468.479

141.695

187.097

99.370-

0 3.938 45.601

0 6.274 72.643

0 1.136 13.153

0

9.845 114.003

15.225

0 1.487 17.224

277.849-

3.517.938

1.407.184

2.241.645

405.879

468.502

531.495

745.887

594.365

15.000

0

30,03%

53,00%

26,74%

47,00%

100,00%

100,00%

Aandeel in totaal van de kosten

1.798.868

1.595.222

3.394.090

2

Compensatie Voorschoten (minimaal voordeel is € 100.000) 3 Compensatie Zoeterwoude (behoud oorspronkelijk kostenniveau) 2 Compensatie Katwijk 10.113.497

3,87%

4,48%

5,08%

10,12%

2,21%

792.902 198.537

Bijdrage deelnemers aan pluspakket

182.269

0

167.269

0

0

0

0

15.000

0

325.000 106.578

115.338 40.900

46.135 16.360

73.494 26.062

13.307 4.719

15.360 5.447

17.425 6.179

24.454

19.487 6.910

Bijdrage deelnemers overige TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS

200.602 22.680-

22.680-

182.269

4

167.269

924.367

5,88%

Kosten uitvoering pluspakket

Additionele implementatiekosten opstartjaren Opvang frictie Katwijk

Zoeter woude

59.636

10.113.498

Bijdrage deelnemers aan standaardpakket

Wassenaar

1.431.375

2.704.597

Besparing voor mogelijke compensatie

Voor schoten

35.454

aanslagbiljetten

Oorspronkelijk kostenniveau deelnemers (peildatum 2009, 2012)

Oegstgeest

850.962

3.037.058

Programma Invorderen , verminderd met kosten pluspakket

Leiden

182.146

aanslagregels 0

Gouda

4.371.843

objecten 0

te dragen door gemeenten (a-/-b)

200.602

0

431.578

156.238

62.495

99.556

18.026

20.807

23.604

24.454

26.397

0

10.727.344

3.674.176

1.636.948

2.341.201

423.905

489.309

555.099

785.341

620.762

200.602


27


Bijlage IV: risico’s

Bestuurlijke aspecten Risico

Beheersaspect

Bestuurlijk besluitvormingsproces en uitvoering

Tijd Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en beperkte impact Beschrijving

e

Het bestuurlijk besluitvormingsproces moet afgerond zijn in het 2 kwartaal van 2012 om tijdig te kunnen starten met het transitieproces. Bij de bestuurlijke besluitvorming zijn veel actoren betrokken (alle raden van bestaande en toetredende deelnemers). Daarnaast is amendering van het gevraagde besluit defacto niet mogelijk. Het transitieproces moet goed begeleid en beheerst worden. Gebeurt dit niet dan wordt de doelstelling qua tijd en geld niet gehaald. Ook de beoogde kwaliteit zal onder de maat blijven. Tevens wordt de kans dat de in dit hoofdstuk opgenomen risico’s zich voordoen vergroot. Beheersmaatregel(en)

Er dienen heldere procesafspraken gemaakt te worden met duidelijke ijkpunten en zicht op het kritieke pad; binnen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR dient een projectleider benoemd te worden die dit aspect bewaakt. In het transitieproces moet rekening gehouden worden met een scenario waarin latere besluitvorming aan de orde is.

Personele aspecten Risico

Beheersaspect

Weerstand onder medewerkers

Geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en beperkte impact Beschrijving

De samenwerking zal – met name binnen Bodegraven-Reeuwijk – tot weerstand bij de medewerkers leiden waardoor deze medewerkers ervoor kunnen kiezen vroegtijdig te vertrekken. Hierdoor komt de uitvoering en de kwaliteit van de reguliere processen in gevaar, tengevolge waarvan opleidingskosten en kosten voor tijdelijk inhuur zullen moeten worden gemaakt. Beheersmaatregel(en)

Weerstand kan (deels) worden weggenomen door goed te communiceren met de medewerkers en het medezeggenschapsorgaan. Daarnaast speelt een adequaat sociaal plan een belangrijke rol.


28


Risico

Beheersaspect

Overleg met ondernemingsraden en vakbonden

Tijd Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en beperkte impact Beschrijving

Het overleg met de ondernemingsraden en/of vakbonden (binnen het georganiseerd overleg) kan zoveel tijd kosten dat het kritisch tijdpad niet wordt gehaald. Beheersmaatregel(en)

Er dienen heldere procesafspaken gemaakt te worden met duidelijke ijkpunten en zicht op het kritieke pad; binnen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR dient een projectleider benoemd te worden die dit aspect bewaakt. De ondernemingsraden en het georganiseerd overleg worden vroegtijdig geïnformeerd, adviezen worden tijdig gevraagd. In het transitieproces moet rekening gehouden worden met een scenario waarin latere overgang van betrokken personeel aan de orde is.

Taken en processen Risico

Beheersaspect

Harmonisatie van beleidsregels

Geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en grote impact Beschrijving

Als Bodegraven-Reeuwijk onvoldoende bereid is te harmoniseren, wordt de BSGR geconfronteerd met de toepassing van verschillende uitvoeringsregels en daardoor verschillende werkprocessen en procedures. Hierdoor kan binnen de BSGR minder efficiënt gewerkt worden en zullen er (structurele) aanvullingen op het budget van de BSGR worden gedaan. Beheersmaatregel(en)

In het bestuurlijk traject dient aan dit (risico)aspect voldoende aandacht geschonken te worden zodat er bestuurlijk commitment ontstaat om tot harmonisatie te komen. Als onlosmakelijk deel van de besluitvorming tot samenwerking, moet de harmonisatie van de uitvoeringsregels geregeld worden. Risico

Beheersaspect

Inrichting regiefunctie

Kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en middelgrote impact Beschrijving

Als Bodegraven-Reeuwijk de regiefunctie niet goed binnen de organisatie belegt, vindt er geen goede coördinatie van alle BSGR-gerelateerde activiteiten plaats. Dit zal leiden tot stroeve onderlinge contacten waardoor uitvoering van taken door de BSGR niet goed kan plaatsvinden en het Bodegraven-Reeuwijkse bestuur en de Bodegraven-Reeuwijkse organisatie minder goed geïnformeerd zijn. Beheersmaatregel(en)

Binnen de begroting van Bodegraven-Reeuwijk wordt ruimte gemaakt voor de positie van de regiefunctionaris. Deze regiefunctionaris wordt vroegtijdig benoemd en reeds bij het transitieproces betrokken.


29


Risico

Beheersaspect

Ontvlechtingsafspraken

Kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en middelgrote impact Beschrijving

De overgang van de taken van het cluster Belastingen naar de BSGR leidt ertoe dat allerlei impliciete afspraken tussen dat organisatieonderdeel en de overige organisatieonderdelen van Bodegraven-Reeuwijk opnieuw belegd moeten worden. Hetzij geheel binnen de Bodegraven-Reeuwijkse organisatie, hetzij in expliciete afspraken tussen BodegravenReeuwijk en de BSGR. Het niet goed beleggen van dergelijke afspraken leidt tot verstoring van uitvoeringsprocessen. Verstoring die zowel bij Bodegraven-Reeuwijk als bij de BSGR kan plaatsvinden. Beheersmaatregel(en)

Voor aanvang van het transitieproces moeten de van toepassing zijn de afspraken geïnventariseerd worden alsmede de nieuw toe te passen werkwijze omtrent die afspraken. Gedurende het transitieproces moet specifiek aandacht zijn voor inbedding van die afspraken. Risico

Beheersaspect

Conversie van gegevens

Tijd, geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en middelgrote impact Beschrijving

De conversie van de gegevens kost meer tijd dan geraamd of gaat mis. Beheersmaatregel(en)

Direct na de besluitvorming wordt een gedetailleerd plan van aanpak voor het conversieproces opgezet. Binnen Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR worden specifieke contactpersonen met voldoende kennis van de belastingsystemen aangewezen die de conversie moeten begeleiden. In het transitieproces moet rekening worden gehouden met een betrouwbare fallback-optie voor onderdelen van de conversie.

Financiën Risico

Beheersaspect

Afbouw desintegratie

Geld Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en kleine impact Beschrijving

Door het wegvallen van het cluster Belastingen bij Bodegraven-Reeuwijk, zal een deel van de overheadkosten niet meer gedekt worden (desintegratie). Om dit op te vangen moeten de overheadkosten afgebouwd worden. Bij het uitvoeren van deze taakstelling kan blijken dat een deel van deze kosten een meer (semi)permanent karakter heeft waardoor afbouw langzamer dan wel niet plaats zal vinden. Beheersmaatregel(en)

Direct na besluitvorming moet Bodegraven-Reeuwijk voor dit onderdeel een plan van aanpak opstellen om tot afbouw te komen, waarbij de desintegratie als taakstelling in de betrokken budgetten wordt opgenomen.


30


Risico

Beheersaspect

Kosten boventallig personeel

Geld Kans en impact


De overgang naar de BSGR leidt ertoe dat er voor 1,98 fte maatregelen getroffen moeten worden om boventalligheid op te vangen. Het risico bestaat dat er in werkelijkheid onvoldoende vacatureruimte/mogelijkheden zijn. Beheersmaatregel(en)

Direct na besluitvorming moet geïnventariseerd worden waar mogelijke knelpunten optreden en oplossingen kunnen worden gevonden. Daarnaast moet in overleg getreden worden met het betrokken personeel om wensen en mogelijkheden te bezien. Actief flankerend beleid moet worden opgezet. Het (natuurlijk) verloop moet taakstellend in de budgetten worden opgenomen. Risico

Beheersaspect

Projectkosten

Geld Kans en impact


Het projectbudget kan ontoereikend zijn, bijvoorbeeld omdat er onvoorziene kosten optreden of geraamde inzet te laag is ingeschat. Beheersmaatregel(en)

Bij de opstelling van het projectbudget is gebruik gemaakt van de ervaringen die de BSGR heeft opgedaan bij eerdere conversietrajecten. Verder is een post onvoorzien toegevoegd.


31


Bijlage V: planning 2012 april

mei

juni

juli

augustus

september oktober

2013 november december januari

Bodegraven-Reeuwijk bestuurlijk proces besluitvorming college besluitvorming gemeenteraad personele proces adviesaanvraag OR

werkprocessen reguliere werkprocessen inventarisatie 'schoon over' werkzaamheden 'schoon over' reguliere aanslagoplegging gegevensverwerking excl WOZ bezwaarafhandeling

BSGR bestuurlijk proces besluitvorming dagelijks bestuur besluitvorming AB + deelnemers aanpassing (tekst) GR personele proces adviesaanvraag OR onderhandelingen sociaal plan plaatsingsproces tm voorlopige plaatsing plaatsingsproces - bedenkingen indiensttreding bij BSGR werkprocessen conversie WOZ taxaties adhv bezwaren herwaarderingsproces conversie aanslagen reguliere werkprocessen


32



33

Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking. Bodegraven-Reeuwijk en de BSGR: samen een tweede stap

Recommend Documents