Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking. Een hernieuwde kennismaking tussen Katwijk en de BSGR

Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking Een hernieuwde kennismaking tussen Katwijk en de BSGR

Rapportage d.d. 11 november 2011

Een hernieuwde kennismaking tussen Katwijk en de BSGR

Inhoud

SAMENVATTING

2

GEVRAAGD BESLUIT

5

1. INLEIDING EN LEESWIJZER 1.1 1.2

inleiding leeswijzer

2. SAMENWERKING DIENT MAATSCHAPPELIJK BELANG

6 7 8

3. BESTUURLIJKE ASPECTEN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

rechtsvorm, bestuursorganen en zeggenschapsverhoudingen inpassing Katwijk beleidsvrijheid spelregels bij uittreding geschillenregeling regievoering door de deelnemers

9 10 10 11 11 11

4. PERSONELE ASPECTEN 4.1 4.2 4.3 4.4

personele frictie arbeidsvoorwaarden sociaal plan / sociaal statuut vacaturebeleid

12 12 12 12

5. TAKEN EN PROCESSEN 5.1 5.2 5.3 5.4

uitvoeringstaken communicatie met de belastingplichtige harmonisatie over te dragen werkvoorraad en gegevensbestanden

14 14 15 15

6. FINANCIELE ASPECTEN 6.1 6.2 6.3 6.4

overwegingen, uitgangspunten en werkwijze begroting BSGR en kostenverdeling inclusief Katwijk financieel effect Katwijk toekomstige ontwikkelingen

7. RISICOPARAGRAAF

16 17 18 19 20

8. VERVOLGPROCES 8.1 8.2

de proceslijnen projectstructuur en – opdracht

bijlage I: harmonisatieaspecten bijlage II: vergelijking (secundaire) arbeidsvoorwaarden bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen 2013 bijlage IV: risico’s bijlage V: planning

Rapportage besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking

21 22

23 25 31 32 36

1


Samenvatting In dit hoofdstuk komen samengevat de elementen aan de orde die de kern vormen van de samenwerking tussen Katwijk en de BSGR. Deze elementen zijn in deze rapportage uitgewerkt en vormen de uitkomsten van een besluitvormend onderzoek dat in het licht van een mogelijk samenwerking is uitgevoerd.

Samenwerking binnen een gemeenschappelijke regeling De BSGR heeft de rechtsvorm van een Openbaar Lichaam, waarbij de samenwerking in een gemeenschappelijke regeling (GR) is vorm gegeven; de BSGR is daarmee publiek van karakter. Er zijn – op grond van de Wet GR – drie bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Katwijk zal – net als alle deelnemers – participeren in het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden (één vanuit het hoogheemraadschap, één vanuit de grote gemeenten en één vanuit de kleine gemeenten, gebaseerd op inwoneraantal). Voor de zitting in het dagelijks bestuur is een roulatieschema van toepassing waarin Katwijk zal worden opgenomen. In het algemeen bestuur is de zeggenschapsverhouding zodanig ingevuld dat er een goed evenwicht is tussen enerzijds de samenwerkingsgedachte en anderzijds de deelbelangen voortkomend uit de verschillende schaalgroottes en achtergronden van de deelnemers. Het hoogheemraadschap heeft daarom 45% van de stemmen; de gemeenten gezamenlijk 55%, waarbij ieder lid vanuit de groep grote gemeenten tweemaal zoveel stemmen heeft als een lid uit de groep kleine gemeenten. Katwijk wordt hierbij gezien als grote gemeente. Ongeacht de gecreëerde zeggenschapsverhouding blijft besluitvorming op basis van consensus het uitgangspunt. Daarnaast zijn voor een belangrijke besluiten een versterkte e meerderheid van 3/4 van toepassing. Tenslotte is er uit oogpunt van zorgvuldigheid een herzieningsprocedure getroffen voor die deelnemer die meent ernstig in zijn belangen geschaad te worden door een besluit van het algemeen bestuur. Deelnemers kunnen te allen tijden besluiten om hen moverende redenen uit te treden. Uit oogpunt van continuïteit, alsmede personele zorg, verbinden deelnemers zich bij toetreding eraan om niet binnen 5 jaar uit te treden.

De dienstverlening De BSGR voert voor Katwijk (en de overige gemeentelijke deelnemers) standaard de taken uit met betrekking tot de Wet WOZ (inclusief het beheer van de WOZ-basisadministratie), de onroerend zaakbelasting, het rioolrecht (inclusief grootverbruik), de hondenbelasting, de forensen- en toeristenbelasting, de precariobelasting en de afvalstoffenheffing. Daarnaast brengt Katwijk een aantal aanvullende belastingtaken onder in een pluspakket, te weten: de belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten, de parkeerbelasting, de havengelden, de marktgelden en de begraafrechten. Voor genoemde belastingtaken verzorgt de BSGR in mandaat het integrale uitvoeringsproces, met uitzondering van de handhaving- en toezichttaken. Uit efficiencyoverwegingen is ervoor gekozen deze door de deelnemers zelf uit te laten voeren. Uit oogpunt van kwaliteit – en kennisborging verzorgt de BSGR ook de beleidsvoorbereiding, inclusief het opstellen van de benodigde modelverordeningen. Dit gebeurt in nauw overleg met de regiefunctionarissen van de deelnemers. Om redenen van efficiency vinden er op het gebied van de uitvoeringsregels (o.a. de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van herinneringen en aanmaningen) harmonisatie plaats. De vaststelling van het belastingbeleid, de te heffen belastingsoorten, de tarieven en de verordeningen blijven zaak van de deelnemers.


2


Voor de deelnemers verzorgt de BSGR een gezamenlijk (geïntegreerd) belastingbiljet. Communicatie met de burger verloopt zoveel mogelijk digitaal en via de front office van de BSGR. Deze werkwijze is zodanig ingevuld dat geen afbreuk wordt gedaan aan de ambities van het overheidsprogramma ‘Gemeente geeft Antwoord©’.

Personeel Op de medewerkers van de BSGR is de cao van de gemeenten (CAR/UWO) van toepassing en een daarvan afgeleide set secundaire rechtspositieregelingen. Op dit gebied treedt er voor het overkomend personeel van Katwijk geen wijziging op. Voor het overkomend personeel wordt met Georganiseerd overleg een sociaal plan opgesteld; het streven is het huidig sociaal plan van de BSGR te handhaven dat toegespitst is op onderhavige situatie. Belangrijke uitgangspunten in dit sociaal plan zijn: mens volgt werk, flankerend beleid, behoud van salarisperspectieven en een op de situatie afgestemde reiskosten en –tijdregeling. De in Katwijk achterblijvende medewerkers vallen onder het vigerende lokale sociaal plan van Katwijk. Uit sociaal oogpunt maar ook vanwege het kostenaspect is het wenselijk om boventalligheid zoveel mogelijk te voorkomen. Hiertoe wordt, zodra het principebesluit tot samenwerking is genomen en na verkregen advies van de betrokken medezeggenschap, een afgestemd vacaturebeleid gevoerd.

Financiën De reguliere begroting van de BSGR inclusief Katwijk vereist een totaal van € 10,0 mln. aan deelnemersbijdragen. De totale formatie op 108,0 fte. Voor het opbrengen van het budget door de deelnemers is een kostenverdeelsleutel opgesteld. Naarmate een deelnemer meer werk voor de BSGR genereert, krijgt deze een groter deel van de begroting van de BSGR doorbelast. Daarnaast is bewerkstelligd – vanuit het belang dat zoveel mogelijk organisaties gaan toetreden – dat elke deelnemer een minimale besparing gegarandeerd krijgt. Toetreding van Katwijk tot de BSGR levert voor alle bestaande deelnemers een jaarlijkse besparing op die oploopt tot € 570k (2016). De besparing die Katwijk realiseert is bruto €231k, met hierin inbegrepen €53k aan desintegratiekosten te realiseren op andere organisatieonderdelen dan BWI. Bij een totstandkoming van een samenwerking is het onvermijdelijk dat er incidentele kosten zijn. Het gaat hier om kosten met betrekking tot de transitie van taken (projectkosten), kosten die samenhangen met het sociaal plan en frictiekosten personeel en desintegratie van overhead. Ook voor de incidentele kosten is afgesproken dat Katwijk dezelfde uitgangspositie zal hebben als de reeds bestaande deelnemers. Dit betekent dat de projectkosten door Katwijk zelf gedragen worden. De kosten met betrekking tot het sociaal plan zijn binnen de begroting van de BSGR opgenomen. Voor de frictiekosten personeel ontvangt Katwijk een gedeeltelijke vergoeding. De desintegratie tenslotte dient Katwijk zelf te bestrijden. Van de incidentele frictiekosten komt €213k ten laste van de BSGR en €320k ten laste van Katwijk.


3


Risico’s In het proces van de totstandkoming van de samenwerking tussen Katwijk en de BSGR kunnen een aantal risico’s optreden. Deze risico’s zijn geïnventariseerd en voor alle risico’s zijn beheersmaatregelen vastgesteld. De belangrijkste risico’s die optreden zitten in het bestuurlijk besluitvormingsaspect en het overleg met de vakbonden. Er zal goede sturing moeten plaatsvinden om deze trajecten tijdig te laten verlopen. Daarnaast zal het conversietraject de nodige aandacht vergen.

Het vervolgproces Uitgangspunt is volledige samenwerking per 1 januari 2013. Om dit te kunnen bereiken zullen in november 2011 de colleges een principebesluit moeten nemen. De bestuurlijke besluitvorming in de raden, inclusief de adviesaanvraag aan de betrokken medezeggenschapsorganen zal in maart volledig afgerond moeten zijn. Parallel aan het besluitvormingsproces kunnen voorbereidende werkzaamheden worden getroffen. Deze werkzaamheden hebben – zolang er nog geen definitief ‘ja’ is, geen onomkeerbaar karakter. Vanaf april 2012 worden deelprocessen via de BSGR uitgevoerd; de aanslagoplegging blijft gedurende heel 2012 bij Katwijk plaatsvinden. In november en december 2012 wordt de definitieve overgang van de werkzaamheden vorm gegeven. Op het personele vlak zal de periode april-juni benut moeten worden om te overleggen over het sociaal plan. Vanaf juli kan er dan gestart worden met het plaatsingsproces, resulterend tot indiensttreding bij de BSGR per 1 januari 2013. Om het gehele proces in goede banen te leiden zal een projectstructuur worden ingericht met een stuurgroep die de eindverantwoordelijkheid voor het proces draagt en een projectgroep die als opdrachtnemer fungeert. Bemensen vindt plaats door management en vakspecialisten uit beider organisaties. De betrokken besturen zullen periodiek worden geïnformeerd over de voortgang.


4


Gevraagd besluit Het is de bedoeling dat het college van Katwijk en het bestuur van de BSGR op basis van dit besluitvoorbereidend onderzoek een principebesluit en na OR-advisering een definitief besluit nemen ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de aangegeven belastingtaken. Vervolgens dienen de betrokken colleges en het dagelijks bestuur van Rijnland – met inachtneming van het advies van het Algemeen Bestuur van de BSGR – aan de gemeenteraden en de verenigde vergadering van Rijnland voor te stellen in te stemmen met de toetreding van de gemeente Katwijk, hiertoe over te gaan tot aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling, alsmede zich uit te spreken over de financiële gevolgen (budgetrecht). Dit betreft de volgende besluiten: •

De gemeenteraad van Katwijk wordt – gelezen het advies van het college van B&W en het advies van de Ondernemingsraad – op grond van artikel 1 lid 3 WGR gevraagd in te stemmen met:

•

De gemeenteraden van Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar, Zoeterwoude en de verenigde vergadering van Rijnland worden – gelezen het advies van het algemeen bestuur van de BSGR – op grond van artikel 1 lid 3 WGR gevraagd in te stemmen met: 1. toetreding van de gemeente Katwijk tot c.q. uitbreiding met de gemeente Katwijk van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland conform de voorstellen zoals beknopt weegegeven in de rapportage ‘besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking’; 2. overdracht van de uitvoeringstaken in het kader van de Wet woz, de onroerend zaakbelasting, het rioolrecht inclusief grootverbruik, de hondenbelasting, de toeristenbelasting, de precariobelasting en de afvalstoffenheffing (het standaardpakket); alsmede de uitvoeringstaken met betrekking tot de belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten, de parkeerbelasting, de havengelden en de begraafrechten (het pluspakket); 3. de voorgestelde verdeelsleutel om als deelnemers de kosten van de belastingorganisatie te dragen {optioneel op te nemen: met de daarbij voor de eigen organisatie voortvloeiende bijdrage ad € … …};


5


1.

Inleiding en leeswijzer

1.1

INLEIDING

In maart 2011 heeft het college van de gemeente Katwijk het besluit genomen om met betrekking tot de werkzaamheden van het team belastingen, Woz en Invordering (BWI) de samenwerking met de gemeenten in de Bollenstreek te intensiveren (Lisse en Noordwijk). In die samenwerking wordt een efficiencywinst beoogd van 5%. In de gemaakte afweging zijn door Katwijk de resultaten van een onderzoek naar samenwerking met de Leidse regio (2008) betrokken. Omdat de resultaten van dat onderzoek niet representatief zijn voor de samenwerking met de BSGR, heeft de BSGR op bestuurlijk niveau contact gezocht met de gemeente Katwijk en verzocht of samenwerking met de BSGR alsnog overwogen kan worden. De BSGR is een recent samenwerkingsverband van de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude en het hoogheemraadschap van Rijnland. Per 1 januari 2011 is dit samenwerkingsverband gestart met de daadwerkelijke uitvoering van de belastingactiviteiten, hetgeen geresulteerd heeft in de eerste gezamenlijke belastingoplegging in februari van dit jaar. Katwijk is in het verleden zijdelings bij onderzoeken naar deze belastingsamenwerking betrokken geweest, maar dit heeft destijds niet geleid tot het meedoen van Katwijk. Op basis van de gegevens uit het collegebesluit van Katwijk dit jaar, heeft de BSGR een quickscan uitgevoerd. Hieruit is naar voren gekomen dat er een besparingspotentieel aanwezig is. Ook op organisatorisch vlak en voor de burger worden voordelen onderkend. De onderlinge contacten hebben ertoe geleid dat besloten is een onderzoek naar samenwerking tussen Katwijk en de BSGR uit te voeren. Zodoende wordt inzicht verkregen in alle overwegingen die een rol spelen bij een besluit om tot samenwerking te komen. De resultaten van het besluitvormend onderzoek hebben geleid tot het verdere inzicht dat samenwerking tussen Katwijk en de BSGR inderdaad een besparing oplevert. Niet alleen voor Katwijk zelf maar voor alle deelnemers. Daarnaast leidt samenwerking voor de gemeente Katwijk tot verhoging van kwaliteit, de robuustheid en de continuïteit van de uitvoering; bestaande kwetsbaarheden worden opgelost. In de nieuwe organisatie is meer kennis, kunde en formatie aanwezig om op de veranderende en, ook voor de burger, complexer wordende weten regelgeving in te spelen. Tenslotte biedt samenwerking ook voordelen voor de Katwijkse burger en categorieën belastingbetalers: de gemeentelijke en waterschapsbelastingen worden via één aanslagbiljet geheven; aanvragen kwijtschelding of betalingsregelingen behoeven slechts éénmaal bij één organisatie aangevraagd te worden en ook over de invordering is slechts contact met één organisatie. Het onderzoek is uitgevoerd door een ambtelijke projectgroep waarin zowel Katwijk als de BSGR vertegenwoordigd zijn. Het is de bedoeling dat de gemeenteraad van Katwijk respectievelijk het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland en de raden van daarin deelnemende organisaties (de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude en het hoogheemraadschap van Rijnland) op basis van deze rapportage een besluit nemen over het aangaan van een samenwerking op het gebied van de belastingtaak. Tevens dienen deze organen zich – in het kader van het hen toekomend budgetrecht – uit te spreken over de financiële gevolgen.


6


1.2

LEESWIJZER

Deze rapportage kent eerst een aantal hoofdstukken (de hoofdstukken 2 tot en met 6) waarin verschillende thema’s aan de orde komen die een rol spelen bij de besluitvorming. Deze thema’s betreffen het maatschappelijk aspect, de bestuurlijke aspecten, de taken, de personele en organisatorische aspecten en de financiële aspecten. In hoofdstuk 7 wordt ingegaan op de risico’s. Tenslotte wordt in hoofdstuk 8 aandacht besteed aan het vervolgproces.


7


2.

Samenwerking dient maatschappelijk belang

Op tal van plaatsen in Nederland ontstaan samenwerkingsverbanden voor de uitvoering van belastingtaken. Dit gebeurt in de vorm van gemeenten of waterschappen onderling maar ook tussen gemeenten en waterschappen. De BSGR is een voorbeeld van het laatste: in de BSGR werken een waterschap en (nu nog) een zestal gemeenten samen. De vorming van de samenwerkingsverbanden is een antwoord op het streven naar vermindering van de administratieve lasten voor de burger en verlaging van de perceptiekosten. Daarnaast speelt onontkoombaar een rol dat de inkomsten voor de overheid dalen; het realiseren van bezuinigingen op uitvoeringstaken leidt in ieder geval tot behoud van middelen voor beleidsdoelstellingen. Voor de betrokken organisaties zijn ook het verbeteren van de kwaliteit en het verminderen van kwetsbaarheid valide argumenten. Ook in het onderzoek dat voor Katwijk en de BSGR is uitgevoerd, blijken de belangen en voordelen evident te zijn. Samenwerking levert substantiële maatschappelijke baten op. De oorspronkelijke samenwerking binnen de BSGR heeft al tot een aanzienlijke besparing op de uitvoeringskosten geleid. Verdere samenwerking met Katwijk levert een besparing op macroniveau toe in de orde van grootte van €801k op jaarbasis: voor de bestaande deelnemers €570k en voor Katwijk zelf €231k. Dit besparingsvoordeel binnen de BSGR zal in de toekomst verder oplopen naarmate er meer organisaties aan de samenwerking gaan deelnemen. Samenwerking leidt ook tot verhoging van de robuustheid en continuïteit in de uitvoering van de belastingtaken voor de deelnemende organisaties. Vooral bij de kleinere deelnemers, maar ook voor Katwijk, speelt dat de belastingorganisatie niet meer afhankelijk is van een beperkt aantal personen. Bestaande kwetsbaarheden op dit gebied worden dus opgelost. Binnen de BSGR is meer kennis, kunde en formatie beschikbaar om in te spelen op veranderende en steeds complexer wordende weten regelgeving. Medewerkers hebben binnen de BSGR de kans zich verder op hun vakgebied te ontwikkelen. Daarnaast wordt de kwaliteit van de uitvoering vergroot doordat binnen de BSGR voldoende schaalgrootte is om verdergaand te automatiseren en te digitaliseren. Tenslotte past samenwerking binnen het streven van Katwijk om zich te richten op de kerntaken. Kortom, vanuit het maatschappelijk perspectief zijn de hierboven geschetste voordelen een belangrijk motief om tot (verdere) samenwerking te komen.


8


3.

Bestuurlijke aspecten

3.1

RECHTSVORM, BESTUURSORGANEN EN ZEGGENSCHAPSVERHOUDINGEN

Rechtsvorm en bestuursorganen De BSGR is onder gebracht in een Openbaar Lichaam, waarbij de samenwerking in een gemeenschappelijke regeling (GR) is vorm gegeven. Hierdoor blijft de BSGR een publiek karakter hebben. Door de keuze voor een Openbaar Lichaam bezit de BSGR rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelgenomen worden in het rechtsverkeer. De 1 bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn van toepassing . Vanuit de Wgr zijn er drie bestuursorganen verplicht: een algemeen bestuur (AB), een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter. Alle drie zijn bestuursorganen in de zin van de Awb. Het AB staat aan het hoofd van het Openbaar Lichaam. De voorzitter is zowel hoofd van het AB als het DB. Het DB bestaat uit de voorzitter en twee of meer andere leden die door en uit het AB zijn aangewezen. De aangewezen leden mogen niet allen afkomstig zijn van dezelfde deelnemer. Het AB is het hoogste orgaan en besluit over de belangrijkste zaken die de BSGR aangaan. Het is van groot belang dat alle deelnemers aan een samenwerkingsverband als de BSGR goed betrokken zijn en geïnformeerd worden. Daarom is bij de samenstelling van het AB uitgegaan van de representativiteitgedachte: elke deelnemer is in het AB vertegenwoordigd. Om recht te doen aan het grote schaalverschil tussen het hoogheemraadschap en de gemeentelijke deelnemers, heeft het hoogheemraadschap twee leden in het AB en de gemeenten elk één lid. De AB leden zijn afkomstig uit het college van D&H, respectievelijk de colleges van B&W. Het DB treedt op als het bevoegd gezag en ziet toe op het functioneren van de directeur, die eindverantwoordelijk is voor de uitvoeringsorganisatie. Het DB bestaat uit drie leden hetgeen gezien de taakstelling van het DB voldoende is. De belangen van de verschillende deelnemers lopen grotendeels parallel. Niettemin is uit oogpunt van bestuurlijk draagvlak bij de samenstelling van het DB rekening gehouden met de aanwezige schaalverschillen. Derhalve zit er in het DB één lid uit de groep grote gemeenten, één lid uit de groep kleine gemeenten en één lid van het hoogheemraadschap, waarbij elk lid één stem heeft. Voor de leden vanuit de gemeentelijke organisaties is een zittingsduur van 2 jaar afgesproken, gekoppeld aan een roulatiesysteem.

Zeggenschapsverhoudingen Binnen het samenwerkingsverband zitten deelnemers die qua schaal behoorlijk verschillen. Bij uitbreiding van de samenwerking zal dit niet wezenlijk anders worden. Daarnaast bestaat het samenwerkingsverband uit een waterschap en gemeenten. Beide groeperingen hebben specifieke deelbelangen, waarbij ook de schaalgrootte een rol speelt, die met elkaar in harmonie georganiseerd moeten worden. Net als bij het DB is de zeggenschapsverhouding in het AB zo ingevuld dat er een goed evenwicht is tussen beide groeperingen, de samenwerkingsgedachte en de schaalverschillen die er zijn. Het hoogheemraadschap heeft, vertegenwoordigd door twee leden 45% van de stemmen in het AB, de gezamenlijke gemeenten hebben ieder één lid in het AB en gezamenlijk 55% van de stemmen. De verdeling van de 55% is daarbij zo gekozen dat ieder lid vanuit de ‘grote’ gemeenten tweemaal zoveel stemmen heeft dan een lid vanuit de ‘kleine’ gemeenten. De grens tussen 2 een ‘kleine’ en een ‘grote’ gemeente ligt op 60.000 inwoners . Ongeacht de gecreëerde zeggenschapsverhouding blijft besluitvorming op basis van consensus het uitgangspunt. 1

Artikel 61 tot en met 72 Wgr zijn van toepassing op de regelingen tussen gemeenten en waterschappen; artikel 62 verklaart de artikelen 8 tot en met 29 van overeenkomstige toepassing. 2 Bijlage 3, Eindrapportage verdiepingsonderzoek belastingsamenwerking, 9 juni 2008.


9


Een deelnemer kan menen ernstig in zijn belangen geschaad te worden door een door het AB genomen besluit. Hiervoor is uit oogpunt van zorgvuldigheid een herzieningsprocedure getroffen en in de GR opgenomen.

Soms ook een gekwalificeerde meerderheid nodig Een aantal besluiten die binnen de GR kunnen vallen, dienen door het AB met een gekwalificeerde meerderheid genomen te worden. Dit betreft besluiten die van eminent belang voor de samenwerking en haar deelnemers zijn. In samenhang met de hiervoor beschreven zeggenschapsverhouding, is ervoor gekozen om bij besluiten omtrent toetreding, e wijziging en opheffing van de GR uit te gaan van een gekwalificeerde meerderheid van 3/4 . Ook de vaststelling van de begroting, de kostenverdeelsleutel en de jaarrekening vereist een e versterkte meerderheid van 3/4 . Voor een tweetal besluiten geldt, gezien de zwaarte van die besluiten, een unanimiteitsvereiste. Het betreft een besluit omtrent de wijziging van de taken van de GR en besluitvorming omtrent de bestuurssamenstelling en zeggenschapsverhouding.

3.2

INPASSING KATWIJK 3

De gemeente Katwijk is met een omvang van 62.044 inwoners – in termen van de GR en haar zeggenschapsverhoudingen – een ‘grote’ gemeente. Toetreding van de gemeente Katwijk tot de GR zal niet leiden tot een wezenlijk ander samenspel van specifieke deelbelangen en schaalgrootte. De huidige vormgeving van de zeggenschap in het AB kan dan ook worden gecontinueerd: het Hoogheemraadschap heeft daarbij 45% van de stemmen in het AB, de gezamenlijke gemeenten 55%. Hierbij hebben de ‘grote’ gemeenten (Gouda, Katwijk en Leiden) ieder tweemaal zoveel stemmen als één der ‘kleine’ gemeenten (Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude). De stemverhouding binnen het AB wordt daarmee als volgt: • • •

het hoogheemraadschap, 2 leden met ieder 45 stemmen; 3 grote gemeenten (Gouda, Katwijk en Leiden) met ieder 22 stemmen; 4 kleine gemeenten (Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude) met ieder 11 stemmen.

Tenslotte wordt Katwijk opgenomen in het tweejaarlijks roulatieschema dat geldt voor de afvaardiging van de ‘grote’ gemeenten in het DB. De BSGR streeft ernaar om in 2013 meer deelnemers toe te laten treden. Indien dit streven slaagt, zullen die nieuwe deelnemers – net als Katwijk – worden ingepast in de bestaande zeggenschapsstructuur, met de daaraan gerelateerde verschuiving in de stemverhouding binnen het AB.

3.3

BELEIDSVRIJHEID

Binnen het domein van de belastingen blijft er beleidsvrijheid voor de individuele deelnemers. De vaststelling van het belastingbeleid, de te heffen belastingsoorten, de tarieven en de verordeningen blijft de zaak van de deelnemende organisaties. Om redenen van efficiency vindt er op het gebied van de uitvoeringsregels harmonisatie plaats. Dit betreft onder andere de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van

3

CBS, Bevolking Katwijk per 1 januari 2011


10


herinneringen en aanmaningen. De (oorspronkelijke) onderlinge verschillen zijn gering, zie hiervoor bijlage I: harmonisatieaspecten. Uit oogpunt van kwaliteits- en kennisborging wordt het proces van de beleidsvoorbereiding, inclusief het opstellen van modelverordeningen in beginsel aan het samenwerkingsverband over gelaten. Daar zijn immers de vakinhoudelijke medewerkers in dienst. Een en ander geschiedt in nauw overleg met de regiefunctionarissen van de deelnemers.

3.4

SPELREGELS BIJ UITTREDING

Deelnemers kunnen te allen tijde besluiten om hen moverende redenen uit te treden. Om de continuïteit van de samenwerking te waarborgen – ook uit oogpunt van personele zorg – zijn er in de GR spelregels voor uittreding opgenomen; de condities waaraan een uittredende partij jegens de samenwerking moet voldoen zijn geformuleerd. Daarnaast verbindt een deelnemer zich bij toetreding eraan om niet binnen 5 jaar na datum toetreding uit te treden.

3.5

GESCHILLENREGELING

Al eerder is er gesproken over een herzieningsprocedure. Het past goed bij een samenwerkingsgedachte om geschillen altijd eerst via onderling overleg op te lossen tussen een afvaardiging van het DB en een afvaardiging van het college waarmee het geschil bestaat. Leidt dit niet tot een positief resultaat dan wordt het verschil voorgelegd aan een nietbindend deskundigenadvies. Zowel het DB als het betreffende college benoemen een onafhankelijke deskundige, die gezamenlijk een derde deskundige benoemen. Gedrieën stellen ze een advies op. Indien ook het advies niet tot een oplossing leidt, staat de weg open naar het voorleggen van het geschil aan Gedeputeerde Staten dan wel de Gerechten die met betrekking tot het geschil bevoegd zijn.

3.6

REGIEVOERING DOOR DE DEELNEMERS

Uit oogpunt van ‘good governance’ dient er een onderscheid gemaakt te worden in de rollen van eigenaar (de besturen van de deelnemers), opdrachtgever (de ambtelijke top van de deelnemers) en opdrachtnemer (het samenwerkingsverband). De verhouding tussen eigenaar en opdrachtnemer wordt eenzijdig geregeld in de tekst van de GR en het eigenaarschap wordt verankerd en ingevuld door zitting te nemen in het AB. Toetreding tot de GR betekent acceptatie van de uniforme spelregels die getroffen zijn; individuele deelnemers kunnen deze spelregels niet veranderen. Om de relatie opdrachtnemer – opdrachtgever te verankeren is gekozen voor een dienstverleningsovereenkomst (DVO); een overeenkomst tussen enerzijds de ambtelijke representanten van de deelnemers als opdrachtgever en anderzijds de directeur van de BSGR als opdrachtnemer. In de DVO zijn de voor alle deelnemers uniform geldende uitvoeringskaders, afspraken over de dienstverlening en de daarvoor geldende kwaliteitseisen en prestatie-indicatoren vastgelegd. Om toe te zien op de kwaliteit van de samenwerking en de communicatie tussen de samenwerking en Katwijk te waarborgen, zal Katwijk – net als alle andere deelnemers – een regiefunctionaris benoemen.


11


4.

Personele aspecten

4.1

PERSONELE FRICTIE

In principe is er binnen de BSGR plek voor medewerkers van Katwijk voor zover er sprake is aan behoefte aan meer personeel. Samenwerking tussen Katwijk en de BSGR leidt tot een uitbreiding van de formatie van de BSGR met 3,0 fte. Daarnaast heeft de BSGR aangegeven dat er naar verwachting voor 3,0 fte ruimte is binnen de vacatures. Bij Katwijk zijn bij de belastingtaken die in de samenwerking worden betrokken 8,88 fte betrokken. Er is derhalve sprake van 2,88 fte aan personele frictie, welke achterblijft in Katwijk. Naar verwachting zijn er herplaatsingsmogelijkheden binnen Katwijk, dit door vanaf het moment dat tot samenwerking is besloten, actief beleid te voeren; mogelijk treedt er ook natuurlijk verloop op. Voor een deel van de frictie zal Katwijk van de BSGR een (aflopende) vergoeding ontvangen, gekoppeld aan de daadwerkelijk frictie die optreedt.

4.2

ARBEIDSVOORWAARDEN

De BSGR hanteert de cao van de gemeenten (CAR/UWO). Op dit gebied treedt voor het overkomend personeel van Katwijk geen wijziging op. De vergelijking van de secundaire arbeidsvoorwaarden heeft geen opvallende verschillen opgeleverd ( bijlage II: vergelijking arbeidsvoorwaarden).

4.3

SOCIAAL PLAN / SOCIAAL STATUUT

Er zal een sociaal plan worden opgesteld. Hierin worden de rechtspositie van medewerkers en een vangnet voor de personele gevolgen van de samenwerking tussen Katwijk en de BSGR geregeld. Het af te sluiten sociaal plan zal gelden voor de medewerkers die overkomen naar de BSGR. Achterblijvende medewerkers vallen onder het vigerende lokale sociaal plan van Katwijk. Het Georganiseerd Overleg (GO) en de Ondernemingsraad (OR) zullen worden geïnformeerd over het principebesluit. Daarna zal een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en een Bijzonder Georganiseerd Overleg worden georganiseerd van Katwijk en de BSGR gezamenlijk. Bij het opstellen van het sociaal plan zal worden voorgesteld het sociaal plan van de BSGR te blijven hanteren. Dit sociaal plan is recentelijk tot stand gekomen (november 2010) en toegespitst op de overgang van medewerkers naar de BSGR. Enkele uitgangspunten van dat sociaal plan zijn: • mens volgt werk, waarbij de medewerker geacht wordt geschikt te zijn voor de functie als er sprake is van een volgfunctie; • flankerend beleid; • behoudt van salarisperspectieven en het recht op persoonsgebonden toelage onder de hiervoor reeds geldende voorwaarden; • vergoedingsregeling reiskosten woon-werkverkeer • reistijdvergoeding indien door standplaatswijziging de reisafstand woonwerkverkeer met meer dan 10 kilometer enkele reis toeneemt.

4.4

VACATUREBELEID

Zoals hierboven aangegeven is er sprake van personele frictie. Uit sociaal oogpunt, maar ook vanwege het kostenaspect, wordt een afgestemd vacaturebeleid ingevoerd zodra het besluit is genomen om tot samenwerking over te gaan. Vacatures op het gebied van belastingen worden aan elkaar gemeld en gezamenlijk wordt nut en noodzaak van invulling afgewogen en tot openstelling besloten. Daar waar mogelijk wordt tot onderlinge uitlening van personeel


12


over gegaan. Uitgangspunt bij openstelling is dat er gekozen wordt voor tijdelijke invulling, zodanig dat dit niet tot verstoring van de positie van de huidige werknemers leidt. Na de start van de samenwerking en het doorlopen van het plaatsingsproces (waarmee invulling wordt gegeven aan de zes openstaande functies) worden medewerkers van de gemeente Katwijk voor vacatures van de BSGR als interne kandidaten aangemerkt.


13


5.

Taken en processen

5.1

UITVOERINGSTAKEN

De BSGR kent een onderscheid in uitvoeringstaken in een standaardpakket: de taken die voor iedere deelnemer worden verzorgd en een pluspakket: taken die naar keuze door een deelnemer kunnen worden overgedragen. Binnen het standaardpakket vallen de taken met betrekking tot: • de Wet WOZ; • onroerend zaakbelasting; • rioolrecht, inclusief grootverbruik; • hondenbelasting; • forensen en toeristenbelasting; • precariobelasting; • afvalstoffenheffing. Daarnaast zal Katwijk in een pluspakket de taken onder brengen met betrekking tot: • belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten; • parkeerbelasting; • havengelden; • marktgelden; • begraafrechten. De BSGR verzorgt in mandaat het integrale uitvoeringsproces dat bij de bovenstaande belastingtaken behoort. Hiertoe behoren alle taken die Katwijk op grond van de Wet WOZ behoort uit te voeren, de aanslagoplegging, de invordering (met inbegrip van de dwanginvordering), het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken , de behandeling van de bezwaren en beroepen en beleidsvoorbereiding. De handhaving- en toezichtfunctie zal, uit oogpunt van efficiencyoverwegingen door Katwijk zelf uitgevoerd blijven worden. Tot de uitvoeringstaken op grond van de Wet WOZ behoort ook het beheer van de WOZ databank als moederadministratie (basisregistratie WOZ) door de BSGR voor Katwijk. De BAG als basisadministratie blijft bij Katwijk. De BSGR gebruikt de landelijke voorzieningen die voor de diverse basisregistraties aanwezig zijn.

5.2

COMMUNICATIE MET DE BELASTINGPLICHTIGE

De communicatie met de belastingplichtige verloopt zoveel mogelijk digitaal, hiertoe is een e digitale balie opgezet. De BSGR heeft verder een Front office die als 1 -lijnscontact moet e e dienen. Achterliggende grond is dat hierdoor een betere afstemming tussen 1 -lijns en 2 -lijns werkzaamheden binnen de BSGR kan plaats vinden. In overleg met de gemeentelijke deelnemers is deze werkwijze zodanig ingevuld dat dit geen afbreuk hoeft te doen aan de ambities van het overheidsprogramma ‘Gemeente heeft Antwoord©’. Bij de aanslagoplegging wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een gecombineerd aanslagbiljet. Dat wil zeggen één biljet met daarop de heffingen die vanuit de verschillende deelnemers aan het betreffende subject worden opgelegd, inclusief, indien van toepassing, de WOZ-beschikkingen aangaande dat subject. In de communicatie wordt actief aandacht besteed aan het gegeven dat de BSGR de belastingtaken voor – in casu – Katwijk uitvoert. Katwijk zal rondom het moment van de eerste aanslagoplegging richting de burger specifieke aandacht geven over de overgang van de werkzaamheden naar de BSGR.


14


5.3

HARMONISATIE

Zoals in paragraaf ‘3.3 beleidsvrijheid’ aangegeven, vindt er op het gebied van de uitvoeringsregels harmonisatie plaats. Dit betreft onder andere de data van de aanslagoplegging, de betaaltermijnen, de regels met betrekking tot kwijtschelding en bezwaar en beroep en het versturen van herinneringen en aanmaningen. De (oorspronkelijke) onderlinge verschillen zijn gering, zie hiervoor bijlage I: harmonisatieaspecten. Daar waar verschillen optreden, zijn zodanige oplossingen gekozen dat de voordelen in termen van lagere kosten en publieksvriendelijkheid zoveel mogelijk opwegen tegen nadelen in termen van renteverlies.

5.4

OVER TE DRAGEN WERKVOORRAAD EN GEGEVENSBESTANDEN

Bij de overgang van de werkzaamheden van Katwijk naar de BSGR wordt uitgegaan van het principe ‘schoon over’. De over te dragen bestanden, de kwaliteit van de (her)taxaties en voortgang in de werkprocessen moeten dusdanig zijn dat er geen sprake is van een extra belasting van de BSGR om een en ander op regulier niveau te krijgen. Ruim voor het transitieproces wordt gestart (hoofdstuk 8), worden er kentallen benoemd ter vaststelling van de kwaliteit van de belastingen waarderingsgegevens en voor de vaststelling van de acceptabele werkvoorraden. Tevens wordt ten aanzien van de bestanden een proefconversie uitgevoerd. Op basis van de resultaten van de eerste metingen zal Katwijk aanvullende maatregelen treffen om bij de transitie zelf ‘schoon door de poort te gaan’.


15


6.

Financiële aspecten

6.1

OVERWEGINGEN, UITGANGSPUNTEN EN WERKWIJZE

Overwegingen en uitgangspunten Financieel gezien heeft de samenwerking de doelstelling om een kostenvoordeel te behalen. Gezamenlijk is het efficiënter en dus goedkoper de verschillende belastingtaken uit te voeren. Samenwerking levert niet alleen een kostenvoordeel op voor Katwijk, maar ook voor de al bestaande deelnemers van de BSGR. In totaliteit besparen Katwijk en de deelnemers binnen de BSGR op termijn €801k met de samenwerking. Ten aanzien van de financiële aspecten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Katwijk krijgt dezelfde uitgangspositie zoals die gehanteerd is voor de oorspronkelijke deelnemers; • het voordeel dat voor de bestaande deelnemers gerealiseerd wordt, wordt gelijkelijk over die deelnemers verdeeld; • voor het overige wordt de oorspronkelijke kostenverdeling onverkort gehanteerd. Met ‘dezelfde uitgangspositie’ wordt bedoeld dat Katwijk ten aanzien van de structurele situatie eenzelfde minimale besparing gegarandeerd krijgt, de kosten sociaal plan niet apart worden doorberekend en er een handreiking plaats vindt bij het oplossen van de frictiekosten. Voor wat dit laatste betreft, krijgt Katwijk voor de ingeschatte personele frictie (paragraaf 4.1) een aflopende(gedeeltelijke) vergoeding. Slaagt Katwijk er sneller in de personele frictie te verlagen, dan wordt een evenredige verlaging van de vergoeding toegepast. De projectkosten die éénmalig (incidenteel) optreden als gevolg van de toetreding van Katwijk dienen door Katwijk zelf gedragen te worden. Structurele kosten Door samenwerking binnen de BSGR zullen de structurele uitvoeringskosten van de belastingtaken uit de reguliere begroting van Katwijk vervangen worden door de deelnemersbijdrage die Katwijk aan de BSGR verschuldigd is. Daarnaast zullen er binnen de structurele begroting van Katwijk posten getroffen zijn voor de uitvoering van handhaving- en toezichtstaken en de regiefunctionaris. Incidentele kosten Naast bovengenoemde structurele kosten, zullen er ook incidentele kosten gemaakt worden. Het gaat hier om de kosten met betrekking tot de transitie van de taken (projectkosten), kosten die samenhangen met het sociaal plan en frictiekosten personeel en desintegratie van overhead. Bij de zelf te dragen incidentele kosten worden ook de kosten gerekend die in Katwijk achterblijven als gevolg van het overbrengen van de belastingtaken (desintegratie). Deze kosten vinden immers hun oorsprong in door Katwijk in het verleden zelf genomen beslissingen. Daarnaast heeft Katwijk zelf de mogelijkheden in handen om deze kosten te beïnvloeden.

Werkwijze Op basis van door Katwijk aangeleverde kentallen, is door de BSGR geïnventariseerd op welke vlakken de begroting van de BSGR structureel moet worden bijgesteld. Ook is een inventarisatie – en op sommige onderdelen een inschatting – van de incidentele kosten gemaakt. Vanuit de bijgestelde BSGR-begroting zijn vervolgens de deelnemersbijdragen, inclusief de Katwijkse, berekend. Hierbij zijn de hierboven genoemde overwegingen en uitgangspunten en de kostenverdeelsleutel (zie hierna) gehanteerd. Rapportage besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking

16


Voor de huidige deelnemers is inzichtelijk gemaakt wat de deelnemersbijdrage is met en zonder Katwijk als deelnemer. Tenslotte is voor Katwijk een kostenvergelijking opgesteld die het verschil laat zien tussen ‘zelf doen’ oftewel de kosten van de over te dragen belastingtaken in de Katwijkse begroting en de vastgestelde deelnemersbijdrage.

6.2

BEGROTING BSGR EN KOSTENVERDELING INCLUSIEF KATWIJK

Begroting BSGR Uitgaande van volledige samenwerking met Katwijk in 2013 is becijferd welke effecten er binnen de BSGR optreden. Het benodigde budget komt nu uit op: begroting BSGR exclusief Katwijk

begroting BSGR inclusief Katwijk

toename begroting BSGR

programma Waarderen programma Heffen programma Invorderen

3.701.812 3.133.657 2.734.484

3.958.457 3.152.407 2.634.941

standaardpakket pluspakket

9.569.953 167.269

9.745.805 182.269

175.852 15.000

totaal begroting

9.737.222

9.928.074

190.852

De uitbreiding van de activiteiten en de daarmee gepaarde kosten voor de BSGR zitten met name op het gebied van het Waarderen (2fte). Op de overige programma’s vindt een zeer beperkte (kosten)uitbreiding plaats (1fte voor bezwaar en beroepszaken en uitvoeringskosten zoals automatisering en drukwerk). Meerjarig ontstaat voor de BSGR het volgende beeld:

deelnemersbijdragen cf begroting 2012 waarvan incidenteel structurele deelnemersbijdragen toename door deelname Katwijk vergoeding frictiekosten aan Katwijk deelnemersbijdragen incl Katwijk

2012

2013

10.332.223 600.000-

10.062.222 325.000-

9.732.223

9.732.223

2014

2015

2016

9.742.795

9.748.973

9.748.973

9.737.222 190.852 106.578

9.742.795 190.852 71.052

9.748.973 190.852 35.526

9.748.973 190.852

10.034.652

10.004.699

9.975.351

9.939.825

Kostenverdeling inclusief Katwijk De BSGR heeft voor het standaardpakket een kostenverdeelsleutel gekozen die recht doet aan het principe dat naarmate een deelnemer meer werk genereert voor de BSGR, deze ook een groter deel van de begroting van de BSGR doorbelast krijgt. Dit heeft geleid tot een kostenverdeelsleutel gebaseerd op de elementen: aantal aanslagregels, aantal aanslagbiljetten en aantal objecten. Het onverkort toepassen van die elementen in de verdeelsleutel leidt voor een aantal deelnemers tot ongewenste effecten. Derhalve is de oorspronkelijke bijdrage van het hoogheemraadschap van Rijnland gefixeerd op het procentuele aandeel van de formatie die door Rijnland ingebracht is. Daarnaast is afgesproken – vanuit het belang dat zoveel mogelijk organisaties toe gaan treden – om voor elke deelnemer een besparing te garanderen. Tenslotte is aan de gemeente Zoeterwoude het besparingsvoordeel gegarandeerd dat zij hadden bereikt door de (recentelijke) uitbesteding van hun belastingtaken aan de gemeente Leiden. Ten aanzien van de kosten van een ingebracht pluspakket is besloten dat de inbrengende deelnemer alle bijkomende kosten van het ingebrachte pluspakket zelf draagt.


17


Toepassing van de kostenverdeelsleutel, daarbij rekening houdend met de in paragraag 6.1 geformuleerde uitgangspunten geeft het volgende beeld: 2012

2013

2014

2015

2016

deelnemersbijdragen incl Katwijk deelnemersbijdrage Katwijk

9.732.223

10.034.652 760.888

10.004.699 760.888

9.975.351 760.888

9.939.825 760.888

nieuwe bijdragen bestaande deelnemers huidige bijdragen bestaande deelnemers

9.732.223 9.732.223

9.273.764 9.737.222

9.243.811 9.742.795

9.214.463 9.748.973

9.178.937 9.748.973

besparing huidige deelnemers

-

463.458-

498.984-

534.510-

570.036-

De huidige deelnemers besparen door toetreding van Katwijk jaarlijks circa €570k, zo’n 6%. Door gedeeltelijke vergoeding van de frictiekosten personeel (verdeeld over de jaren 2013 tot en met 2015 een totaalbedrag ad €213k), wordt deze besparing in 2016 ten volle bereikt. Het effect per deelnemer in 2016 is als volgt: kostenverdeling huidig

kostenverdeling nieuw

besparing

Rijnland Gouda Gouda - pluspakket Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude

3.854.171 1.544.754 167.269 2.459.087 445.125 494.972 582.993 200.602

3.610.244 1.453.639 167.269 2.304.105 416.854 480.720 545.504 200.602

-243.927 -91.115 0 -154.982 -28.271 -14.252 -37.489 0

totaal begroting

9.748.973

9.178.937

-570.036

Voor Gouda valt de procentuele besparing iets lager uit doordat er alleen een besparing gerealiseerd wordt op het standaardpakket en niet op het pluspakket. Voorschoten was in de ‘oude’ situatie een gemeente waaraan solidariteitscorrectie was toegekend. Na toetreding van Katwijk is zo’n correctie voor Voorschoten niet meer noodzakelijk. Voor Zoeterwoude tenslotte wordt geen besparing gerealiseerd. Het bij te bedragen bedrag volgens de ongecorrigeerde verdeelsleutel bevindt zich nog boven de bijdrage waarbij voor Zoeterwoude terug gevallen wordt op de aan Zoeterwoude gegarandeerde besparing. Een nadere berekening van de deelnemersbijdrage is opgenomen in bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen.

6.3

FINANCIEEL EFFECT KATWIJK

Voor Katwijk is geanalyseerd welke structurele kosten binnen de huidige begroting zijn gemoeid met de over te dragen belastingtaken. Daarnaast is de omvang van de incidentele lasten bepaald, deze bestaande uit desintegratiekosten, frictiekosten, projectkkosten en additionele implementatiekosten. Desintegratiekosten ontstaan omdat Katwijk niet per direct alle overhead kan afbouwen die vanuit de Katwijkse organisatie aan de belastingtaken wordt toegerekend en derhalve (gedeeltelijk) zou moeten vervallen. Er wordt de stelregel gehanteerd dat de desintegratie in drie jaar moet worden afgebouwd. Hetzelfde geldt voor de frictiekosten die samenhangen met de afbouw van bovenformatitiviteit die ontstaat. Tenslotte dient Katwijk rekening te houden met projectkosten en additionele implementatiekosten, eenmalige kostenposten die samenhangen met de transitiewerkzaamheden en de start binnen de BSGR.


18


2012

2013

2014

2015

2016

Totaal lasten Katwijk

997.223

995.510

993.797

992.084

uitvoering door BSGR

760.888

760.888

760.888

760.888

brutovoordeel Katwijk projectkosten additionele implementatiekosten 2013 afbouw overhead frictiekosten (afbouw bovenformativiteit) dekking Katwijk frictie/desintegratie vergoeding frictiekosten van BSGR voordeel na afbouw overhead/frictie Katwijk

-

236.335

234.622

232.909

231.196

75.000 212.253 213.155 425.40875.000-

34.873 159.190 159.866

106.127 106.578

53.063 53.289

106.578-

71.052-

35.526-

117.595-

21.917

126.557

231.196

Het totaal van de incidentele frictielasten komt uit op €533k. Gezien de structurele jaarlijkse besparing, worden de incidentele lasten binnen iets meer dan 3 jaar terug verdiend. Binnen de af te bouwen overhead valt een structureel bedrag ad €53k aan overhead die niet in (directe) relatie tot de afdeling BWI staat. Deze kosten zullen desgewenst op andere organisatieonderdelen moeten worden afgebouwd. Voor de berekening van de deelnemersbijdrage van Katwijk, zijn deze kosten buiten beschouwing gelaten.

6.4 TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN De samenwerking tussen Katwijk en de BSGR leidt tot een verstevigde positie van de BSGR in de regio Hollans Midden. Hierdoor wordt de BSGR voor steeds meer gemeenten een interessante partij om mee te gaan samenwerken. En zoals de samenwerking met Katwijk al laat zien, zal dit leiden tot realisatie van voordelen voor zowel de aansluitende als de bestaande deelnemers van de BSGR. Daarbij kan tevens in ogenschouw genomen worden dat de BSGR een recent gestarte organisatie is waarbinnen door een goede sturing nog efficiencyvoordelen te behalen zijn. Doordat bij toekomstige aansluiting de omvang van de organisatie toeneemt, zullen deze efficiencyvoordelen makkelijker te realiseren zijn.


19


7.

Risicoparagraaf

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de belangrijkste risico’s waarmee in het proces van totstandkoming van de samenwerking tussen Katwijk en de BSGR rekening moet worden gehouden. Alle risico’s zijn geïnventariseerd en in bijlage IV worden deze risico’s beschreven, alsmede de aard en omvang van het risico in termen van beheersaspecten (tijd, geld en kwaliteit), de kans dat het risico optreedt en de impact van het risico. De belangrijkste risico’s die optreden zitten in het bestuurlijk besluitvormingsaspect en het overleg met de vakbonden. Er zal goede sturing moeten plaatsvinden om deze trajecten tijdig te laten verlopen. Daarnaast zal het conversietraject de nodige aandacht vergen.


20


8.

Vervolgproces

8.1

DE PROCESLIJNEN

Doelstelling van de samenwerking is om deze te starten per 1 januari 2013. Met andere woorden vanaf dat moment worden alle taken voor Katwijk door de BSGR uitgevoerd. Om dit te bereiken zullen er in de aanloop naar 1 januari 2013 verschillende activiteiten moeten worden uitgevoerd. Deze activiteiten voeren langs drie lijnen: • besluitvorming; • personele traject; • werkprocessen. In bijlage V is een gedetailleerd planningsoverzicht opgenomen.

Besluitvorming Met deze rapportage is de onderzoeksfase afgerond. Op basis van dit voorliggende besluitvoorbereidende onderzoek kan het traject van de besluitvorming door het college van B&W van Katwijk en het Dagelijks bestuur van de BSGR – met tussentijdse advisering door de ondernemingsraden – nu starten. Voorstel is toe te werken naar een principebesluit in november, gevolgd door een definitief besluit in januari. Vervolgens kan de samenwerking voorgelegd worden aan de Gemeenteraad van Katwijk respectievelijk de gemeenteraden van de deelnemers en het Algemeen bestuur van de BSGR, gericht op een eindbeslissing in maart 2012. Om ervoor te zorgen dat er eenduidige besluiten worden genomen, zal deze rapportage dienen als een gezamenlijk en eensluidend voorstel aan de besturen. In deze rapportage wordt gevraagd om een ‘ja’ tegen de samenwerking door toetreding van Katwijk tot de Gemeenschappelijke Regeling, vaststelling van de kostenverdeelsleutel en voor Katwijk een bijdrage in de projectkosten. Eind 2012 zal de Gemeenteraad van Katwijk de reguliere belastingverordeningen moeten vaststellen waarbij rekening is gehouden met de harmonisatieafspraken. Ook zal eind 2012 in de raden de aangepaste tekst van de Gemeenschappelijke regeling aan de orde komen.

Personele traject De eerste stap op het personele vlak is de hierboven aangehaalde advisering van de ondernemingsraden aangaande de samenwerking volgend op het principebesluit van de besturen. Nadat de Gemeenteraden en het Algemeen bestuur hun instemming hebben verleend, kunnen de onderhandelingen over het te voeren sociaal plan met het de vakbonden (het Bijzonder georganiseerd overleg) over het sociaal plan starten. Na verkregen accoord over het sociaal plan kan het plaatsingsproces plaatsvinden. Doelstelling is het doorlopen van het plaatsingsplan tot en met de voorlopige plaatsing en de daaropvolgende bedenkingenprocedure voor december 2012. Zodoende kan het personeel tijdig van hun definitieve plaatsing op de hoogte worden gesteld (december 2012).

Werkprocessen Om tempo in het samenwerkingsproces te houden kunnen parallel aan het besluitvormingstraject al voorbereidende werkzaamheden worden uitgevoerd. Het gaat hier om activiteiten in het kader van ‘schoon over’ die geen onomkeerbare beslissingen in zich hebben, zolang er nog geen definitief ‘ja’ vanuit de Gemeenteraden gegeven is. Katwijk blijft tot en met april 2012 zelf nog alle reguliere uitvoeringsprocessen doen.


21


Ten aanzien van de waarderingsprocessen vindt in de periode april – juni een omslag plaats. De betreffende gegevensbestanden worden geconverteerd en de BSGR gaat voor Katwijk starten met de taxaties in verband met de ontvangen bezwaren en het herwaarderingstraject. Deze beide aspecten worden door Katwijk nu grotendeels extern ingevuld en vergelijkenderwijs kan gesteld worden dat de BSGR in deze periode fungeert als extern taxatiebureau voor Katwijk. Deze invulling van de waarderingsprocessen is in lijn met het verkregen advies van de Waarderingskamer. Tot en met oktober 2012 blijft Katwijk zelfverantwoordelijk voor de aanslagoplegging, de gegevensverwerking (exclusief de WOZ) en de bezwaarafhandeling. Door ervoor te zorgen dat in deze periode in ieder geval de aanslagen ‘oude jaren’ 2011 geheel zijn afgehandeld, kan per 1 november in Katwijk de ‘deur op slot’. Dit biedt ruimte om in november/december de conversie van de aanslagen en vorderingen uit te voeren, de koppelvlakken tussen Katwijk en de BSGR in te richten en de voorbereidingen te treffen voor de aanslagoplegging en de beschikkingen per 1 januari 2013 via de BSGR. Tenslotte zullen tot en met oktober door de BSGR voorbereidingen worden getroffen om tot geharmoniseerde verordeningen voor Katwijk te komen. Deze voorbereidingen lopen synchroon met het opstellen van de verordeningen voor de reeds bestaande deelnemers.

8.2

PROJECTSTRUCTUUR EN -OPDRACHT 4

Aanbevolen wordt een projectgroep in te richten en deze via de projectleider aan een 5 stuurgroep te laten rapporteren. De besturen van Katwijk en de BSGR kunnen dan vervolgens periodiek door de stuurgroepleden geïnformeerd worden over de voortgang van het samenwerkingsproces en de bestuurlijk relevante aspecten. De projectgroep kan deelopdrachten formuleren en deze in werkgroepen beleggen. Qua samenstelling zal zo’n werkgroep bestaan uit vakspecialisten afkomstig van beider organisaties; de organisaties zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor het in voldoende mate beschikbaar stellen van de benodigde capaciteit. De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van het proces van de totstandkoming van de samenwerking per 1 januari 2013 van Katwijk en de BSGR en verricht daarvoor alle noodzakelijke handelingen. Niet tot de verantwoordelijkheid van de projectorganisatie behoren de ontvlechting van de belastingtaken, het oplossen van het desintegratievraagstuk en de zorg voor boventallig personeel; dit valt onder de eigen verantwoordelijkheid van Katwijk. De projectleider fungeert als ‘linking pin’ tussen de stuurgroep en de projectgroep; is secretaris en adviseur van de stuurgroep en voorzitter van de projectgroep. Tevens volgt de projectleider de overleggen met het Georganiseerd overleg en de ondernemingsraden voor zover er raakvlakken zijn met het project. De projectgroep treedt op als opdrachtnemer en houdt onderling nauw contact over het verloop van het project. Daarnaast stuurt de projectgroep de activiteiten van de werkgroepen aan en zorgt hierbij voor onderlinge verbondenheid. Derhalve is de projectgroep verantwoordelijk voor de ondersteuning, begeleiding en bewaking van de voortgang, kwaliteit en samenhang van de werkzaamheden van de werkgroepen. Tenslotte worden door de projectgroep de (voortgang)rapportages voor de stuurgroep voorbereid.

4 Projectgroepleden: Katwijk: teamleider BWI, regiefunctionaris; BSGR: afdelingshoofd Waarderen, afdelingshoofd Heffen; projectleiding: controller BSGR 5 Stuurgroepleden: hoofd Financiën, Personeel & Organisatie van Katwijk en de directeur van de BSGR


22


Bijlage I: harmonisatieaspecten Aspecten uitvoeringsbeleid

Katwijk

BSGR

Automatische incasso

Maximaal 10, waarbij de aanslagen moeten worden betaald in zoveel gelijke termijnen als er na de maand van de dagtekening van het aanslagbiljet nog maanden in het kalenderjaar waarin de aanslagen worden opgelegd overblijven; met dien verstande dat het aantal termijnen ten minste drie en ten hoogste tien bedraagt.

8 termijnen, ongeacht maand dagtekening, voor zover bedrag van de aanslag ligt tussen €75,- en €5000,-

Kwijtschelding

100% van de bijstandsnorm

100% van de bijstandsnorm

Bezwaar & beroep

Op verzoek van belastingplichtige wordt uitstel verleend voor het gedeelte van de aanslag waar bezwaar tegen is ingediend.

Op verzoek van belastingplichtige wordt uitstel verleend voor het betwiste bedrag.

Herinnering / aanmaning

Katwijk verstuurt geen herinneringen; aanmaningen worden verstuurd omstreeks 10 dagen na laatste vervaldag.

Herinnering binnen 1 maand na laatste vervaldatum van de aanslag. Aanmaning binnen 1 maand na vervaldatum herinnering.

Aanwijzen belastingplichtige

OZB eigenaar: als eerste genothebbende;

OZB eigenaar: als eerste genothebbende

OZB gebruiker: de gebruikgever

OZB gebruiker: als eerste gebruiker

Rioolheffing en afvalstoffenheffing: als eerste gebruiker;

Rioolheffing eigenaar: als eerste genothebbende

Hondenbelasting: de houder van de hond.

Rioolheffing gebruiker: als eerste gebruiker Afvalstoffenheffing: als eerste gebruiker Hondenbelasting: als eerste gebruiker (E.e.a. conform Modelbeleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige in een keuzesituatie - VNG).


23


Betaaltermijnen en data aanslagoplegging

Betaaltermijnen

Katwijk

BSGR

combikohier: 1 x 2 maanden

2

parkeerbelasting: terstond overige kohieren: 1 x 1 maand Beschikking WOZ

februari (combikohier)


Onroerend zaakbelasting



Rioolrecht, afvalstoffenheffing (incl. grootverbruik)



Hondenbelasting



Forensen en toeristenbelasting

toeristenbelasting: jaarlijks op aangifte

kwartaal

Precariobelasting

leidingen en vaste objecten: jaarlijks losse objecten: kwartaal

maand

Belastingen roerende woon- en bedrijfsruimten



Parkeerbelasting

2-wekelijks

2-wekelijks

Havengelden

kwartaal

maand

Marktgelden

kwartaal

maand

Begraafrechten

jaarlijks

maand


24


Bijlage II: vergelijking (secundaire) arbeidsvoorwaarden

BSGR Onderwerp

Katwijk

(voor het overgrote deel gebaseerd op CAR/UWO)

Looptijd CAO

1 juni 2009 tot 1 juni 2011

idem

Sociaal Statuut

Aanwezig

Wordt nog opgesteld.

Sociaal plan

Wordt opgesteld.

Ja

Pensioen

Ja

Idem

FPU-overgangsregeling Ja (voor ambtenaren geboren vóór 1950 én op 1 april 1997 ABPdeelnemer)

Idem

Aanvulling werkgever op FPU-uitkering (FPU Gemeenten)

Conform hoofdstuk 5a CAR/UWO.

Idem

Ziektekostenregeling / Bedrijfszorgpakket /Ongevallenverzekering

IZA

Idem

Werkgeversbijdrage in ziektekostenverzekering van € 296,00 bruto per jaar voor medewerkers met een bezoldiging overeenkomstig salarisschalen 1 tot en met 6 en € 168,00 bruto per jaar vanaf salarisschaal 7 bij afname van minimaal IZA Classic aanvullend verzekeringspakket.

Idem

Betaalbaarstelling vindt jaarlijks in december plaats.

Idem

IZA bedrijfszorgpakket

Een extra tegemoetkoming in ziektekosten van ε 24,07 bruto per jaar.

Mogelijkheid tot collectieve verzekering tegen arbeidsongeschiktheid (Ohra). Doorbetaling bij langdurige ziekte

1e 6 maanden 100%; na 6 maanden 90%; na 12 maanden 75%; na 24 maanden 70%.

Idem

In geval van re-integratie maximaal 100%. Levensloopregeling

Conform artikel 6 CAR: 1,5% van het jaarsalaris bij volledige betrekking; minimaal €400,00.

Toepassing schalen per functie Schaalbedragen

Conform artikelen 3.6.1 en 3.6.2 SAW: tegemoetkoming in kosten premie, op jaarbasis € 325,00 plus een uitkering van 0,8 tot 2,45% van het salaris, afhankelijk van persoonlijke situatie (pensioengevend inkomen). Ja, Loga-tabel exclusief salarisschalen 10a en 11a.

Één salarisschaal aanloop.

Één salarisschaal aanloop.

Voor medewerkers die in Katwijk voor 1-12006 werkzaam waren, kan er nog een garantie op een uitloopschaal van toepassing zijn.


25


BSGR Onderwerp

Katwijk


Salarisontwikkeling

Per 1 januari 2011 0,5% salarisverhoging.

Per 1 januari 2011 0,5% salarisverhoging. Indien in vóór 1 juni 2011 overeenstemming wordt bereikt over sociale leidraad volgt nog 1% structurele verhoging van het salaris of eindejaarsuitkering

Beoordelingsbeleid

Conform artikel 24 AVR Katwijk, beoordeling bij rechtspositionele wijzigingen.

Wordt nog opgesteld in overleg met de (Bijzondere) Ondernemingsraad.

Periodiekdatum

Eerste dag van de maand na 1 jaar in dienst en vervolgens telkens na 1 jaar.

1 januari

Eindejaarsuitkering

Per 1 januari 2011 6% van het jaarsalaris (= 12 x maandsalaris) met een minimum van €1.750 (pensioengevend inkomen).

Idem

Resultaatgerichte beloning (collectieve resultatendeling)

Nee

Nee

Arbeidsmarkttoelage

Niet geregeld in CAR en AVR Katwijk; kan in incidentele gevallen worden toegekend.

Maximaal 10% van het salaris per maand, maar nooit meer dan het verschil met het maximum salarisbedrag van de naast hogere salarisschaal. Maximaal 3 jaar.

Waarnemingstoelage

Ja, 8%.

Idem

Persoonlijke toelage wegens buitengewone bekwaamheid, geschiktheid en ijver

Persoonlijke toelage artikel 3:7:8 AVR Katwijk

De hoogte van de toelage bedraagt maximaal 10% van het salaris per maand, maar nooit meer dan het verschil met het maximum salarisbedrag van de naast hogere salarisschaal.

Beloningen gekoppeld aan de personeelsbeoordeling (artikel 24 CAR): - extra periodiek artikel 3:1:0:8 CAR; - gratificatie artikel 3:1:0:11 en 15:1:28 CAR; - verlof (als bij gratificatie maar dan in de vorm van extra verlof); - al dan niet tijdelijke toeslag (3:1:0:12 CAR).

BHV-toelage

Conform artikel 3:30:1:1 CAR BHV-ers en EHBO-ers: € 10,00 per maand; Ploegleiders: € 20,00 per maand.

€20,00 per maand bruto. Het hoofd BHV €30,00 per maand bruto.

Jubileumregeling

overheidsdienst :

overheidsdienst :

12,5jaar: gratificatie van € 270,00;

12,5 jaar: 25% van maandbezoldiging (inclusief vakantie-uitkering) bruto;

25 jaar: gratificatie van 50% van de bezoldiging (Voor 1-4-1997 in dienst van de gemeente Katwijk: 70% van de bezoldiging);

25 jaar: 50% van maandbezoldiging (inclusief vakantie-uitkering) netto;

40 en 50 jaar: Gratificatie van 100% van de bezoldiging;

40 en 50 jaar: 100% van maandbezoldiging (inclusief vakantie-uitkering) netto.

Bij 25, 40 en 50 jaar in overheidsdienst een receptie of activiteit naar keuze. Reiskosten woonwerkverkeer

Vergoeding op basis van de kilometerafstand tussen het woonadres en de standplaats. Vanaf 5 km wordt per kilometer € 0,09 vergoed met een maximum van 20 km enkele reis. Eerste jaar in dienst geldt geen

Openbaar vervoer: bij reisafstand van minmaal één km.: volledige vergoeding. Auto: bij reisafstand van minmaal één km en maximaal 30 km.: €0,19 per km. minus eigen


26


BSGR Onderwerp

Katwijk


maximum.

bijdrage van €56,- per maand bij vijf reisdagen per week. Voor medewerkers die onder het sociaal plan vallen geldt bij gebruik van openbaar vervoer of ander vervoermiddel volledige vergoeding bij reisafstand van minimaal 1 km. en vervalt de eigen bijdrage.

Dienstreizen

Openbaar vervoer maximaal 1e klasse (art. 6 Reisbesluit binnenland). Indien ov niet doelmatig, wordt vergoeding voor het gebruik van een eigen auto berekend volgens de bepalingen in artikel 2, lid 1, van de Reisregeling binnenland (vergoeding €0,37 per kilometer (19 cent fiscaal onbelast/18 cent fiscaal belast)

Openbaar vervoer 2e klasse of €0,33 per km. (waarvan € 0,19 onbelast), indien bestemming per openbaar vervoer niet goed bereikbaar is.

Verblijfskosten

Redelijk gemaakte verblijfskosten worden op declaratiebasis vergoed.

Idem

Verhuiskosten

Volgens hoofdstuk 18 CAR/UWO (in geval van voldoen aan opgelegde woonplicht): kosten verhuizer + maximaal 12% jaarbezoldiging tot een maximum van €5.581,13 (2010) + maximaal 4 maanden á €279,08 (2010) voor dubbele woonlasten.

Idem

Opleidingsfaciliteiten

Binnen de afdeling jaarlijks vast te stellen budget.

Afdelingsgebonden budget: initieel 3% van de loonsom.

Werktijd per week

36

Idem

Uurloon

1/156

Werktijd per dag

7,2

Variabele werktijden (of flexplek, werken vanaf huis)

Er kan flexibel gewerkt worden conform artikel Er is een regeling flexibele werktijden. 4 CAR . De maximaal toegestane arbeidsduur per dag is 11 uur (exclusief pauze en overwerk). Bloktijden van 9.00 – 12.00 en 14.00 -16.00 uur. De maximale arbeidsduur per week is 50 uur. Men kan werken tussen 7.30 en 18.00 uur. Zie artikel 4:1 CAR/UWO. De maximale arbeidsduur zonder pauze is 5,5 De minimale arbeidsduur per dag is 4 uur. uur . De maximale arbeidsduur zonder pauze is 5,5 uur .

Individueel loopbaanbudget

Conform artikel 17:2 CAR 1 maal per 5 jaar recht op loopbaanadvies.

In het najaar volgt een nadere uitwerking van een regeling inzake een individueel loopbaanbudget.

Arbeidsparticipatie ouderen

Conform Regeling Leeftijdsbewust personeelsbeleid: jaarlijks onderwerp in de gesprekscyclus.

Idem


27


BSGR Onderwerp

Katwijk


Buitengewoon verlof

Buitengewoon verlof voor: huwelijk (één werkdag), overlijden van echtgeno(o)t(e) of (schoon)-ouders en (aangehuwde) kinderen (vier werkdagen) en overlijden van bloed- en aanverwanten in de tweede graad (twee werkdagen).

Idem

Daarnaast mogelijk voor het leiden van jeugden jongerenkampen.

Daarnaast op grond van art 6:4:5 buitengewoon verlof voor het verrichten van maatschappelijke activiteiten.

Extra buitengewoon en/of bijzonder verlof

Goede Vrijdag, Bevrijdingsdag en 1 dag is inbegrepen bij het Basisverlof voor lokale feestdagen.

Goede Vrijdag, Bevrijdingsdag en Leids ontzet (3 oktober): 3 dagen extra.

Zorgverlof

Ja, conform artikelen 6:4:1a en 6:4:2a CAR/UWO.

Idem

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Ja, conform artikel 6:7 CAR/UWO.

Idem

Ouderschapsverlof

Ja, conform artikel 6:5 t/m 6:5a:1 CAR/UWO

Idem

schaal 1 - 90%; schaal 2- 85%; schaal 3- 80% schaal 4- 70%; schaal 5- 60%; schaal 6 en hoger 50% doorbetaald. Adoptie- en pleegzorgverlof

Conform artikel 6:8 CAR

Idem

Verlof voor vakbondsactiviteiten

Ja, conform art. 6:4:2 CAR UWO

Idem

Vaderschapsverlof

Conform afspraken in het LOGA kan een deel van het ouderschapsverlof ingezet worden voor vaderschapsverlof.

Nee

Basisverlof

Basisverlof salarisschaal 169,2 uur bij een volledige betrekking; parttimers naar rato.

Basisverlof salarisschaal 1 tot en met 8: 158,4 uur (22 dagen).

De ‘nieuwe’ gemeente Katwijk heeft geen regeling voor schaalverlof. Voor medewerkers die voor 1-1-2006 in dienst waren bij Katwijk of Rijnsburg zijn garantieregelingen getroffen op het gebied van schaalverlof:

Vanaf salarisschaal 9: +7,2 uur = 165,6 uur (23 dagen).

Schaalverlof Rijnsburg: • schaal en hoger: +7,2 uur.

Van de gemeente Leiden afkomstige medewerkers hebben gedurende een periode van drie jaar aanspraak op twee dagen (= 14,4 uur) extra.

Schaalverlof Katwijk (oud): • schaal 9 t/m 11: +7,2 uur; • schaal 12 t/m 14: +21,6 uur.


28


BSGR Onderwerp

Katwijk


Leeftijdsverlof

De ‘nieuwe’ gemeente Katwijk heeft geen regeling voor leeftijdsverlof, maar wel voor dienstjarenverlof, waarbij gerekend wordt met jaren ‘in overheidsdienst’:

Voor de ambtenaar die in januari 2009 50 jaar en ouder is, geldt dat deze recht heeft op de extra verlofuren als vermeld in artikel 4.2.3 SAW (oud), zoals dat luidde vóór 31 december 2008:

15 t/m 24 overheidsjaren: +14,4 uur; 25 t/m 34 overheidsjaren: +28,8 uur; 35 of meer overheidsjaren: +43,2 uur. Voor medewerkers die voor 1-1-2006 in dienst waren bij Katwijk, Rijnsburg of Valkenburg ZH zijn garantieregelingen getroffen op het gebied van leeftijdsverlof. Deze garanties zien op de omvang van het extra verlof op het moment van 1-1-2006 en zijn van toepassing tot het moment dat het verlof wordt vervangen door het extra verlof op grond van dienstjaren: Leeftijdsverlof Rijnsburg: • 35 t/m 44 jaar: +14,4 uur; • 45 t/m 54 jaar: +28,8 uur; • 55 t/m 64 jaar: +43,2 uur.

52-54 jaar: + 3 x 7,4 uur (22,2 uur); 55-59 jaar: + 4 x 7,4 uur (29,6 uur); 60 jaar en ouder: + 5 x 7,4 uur (37 uur). Bovendien wordt het verlof van deze ambtenaar nog eenmaal verhoogd met 7,4 uur, indien hij binnen 5 jaar een leeftijd bereikt waarop op basis van de oude regeling ook nog recht bestond op vermeerdering van verlofuren (art. 4.2.3, lid 3, SAW). Voor de overige ambtenaren zijn de betreffende verlofdagen omgezet in een levensloopbijdrage van 0,65% per maand.

Leeftijdsverlof Valkenburg zh: • 40 t/m 49 jaar: +14,4 uur; • 50 t/m 59 jaar: +28,8 uur; • 60 t/m 64 jaar: +43,2 uur. Leeftijdsverlof Katwijk (oud): & in dienst voor 1-1-1997 • 40 t/m 49 jaar: +14,4 uur; • 50 t/m 59 jaar: +28,8 uur; • 60 t/m 64 jaar: +43,2 uur. Leeftijdsverlof Katwijk (oud): & in dienst vanaf 1-1-1997 • 50 t/m 59 jaar: +14,4 uur; • 60 t/m 64 jaar: +28,8 uur. Geld uitwisselen tegen vakantie uren en vice versa

Ja, maximaal 2 x omvang werkweek per jaar. Daarnaast de mogelijkheid om overwerkuren bij te schrijven bij saldo vakantie-uren en 50,4 uur (bij een volledige betrekking) extra te werken en om te zetten in vakantie-uren.

Ja, maximaal 2 x omvang werkweek per jaar.

Vakbondscontributie

Vakbondscontributie conform artikel 4a:4:1:1 t/m 4a:4:1:6 van de AVR Katwijk.

Nadere bestedingsmogelijkheden in het cafetariamodel kunnen op grond van artikel 4a:3 CAR/UWO worden vastgesteld.

Fietsplan

Renteloze lening conform voorwaarden fiscus van maximaal € 749,00 en accessoires forfaitair tot ε 82,00 per jaar.

Idem

Bedrijfsfitness

Conform artikel 4a:5:1:1 t/m 4a:5:1:8 CAR

Nee

Fiscalisering opleidingskosten

De factuur wordt door medewerker zelf betaald en hij ontvangt een tegemoetkoming in de studiekosten.

Deel van de opleidingskosten die niet of volledig worden vergoed inruilen door het inzetten van de volgende bronnen: bezoldiging, vakantietoelage, en het eindejaarsuitkering.


29


BSGR Onderwerp

Katwijk


Fiscalisering reiskosten woon-werkverkeer

Regeling uitruil eindejaarsuitkering tegen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.

Nee

Kinderopvang

Nee

Nee

Nevenactiviteiten

Toegestaan tenzij deze de belangen van de dienst raken.

Regeling gedragscode en integriteit en nevenwerkzaamheden.

Thuiswerken

Regeling wordt nog opgesteld.

Regeling wordt nog opgesteld.

Flexibele werktijden

Zie arbeidsduur en –tijden.

Zie arbeidsduur en –tijden.

Internetvergoeding

Nee

Nee

Personeelsvoorzieningen (bijvoorbeeld hypothecaire regeling, renteloze lening, personeelsverzekeringen)

Via Centraal Beheer, daarnaast IPAP via Loyalis.

Via Centraal Beheer, daarnaast IPAP via Loyalis

Spaarloon

Vervalt per 1 januari 2012

Vervalt per 1 januari 2012

Re-integratieperiode voorafgaand aan ontslag

Conform artikel 10d:5 t/m 10d:9 AVR Katwijk.

Sociaal plan, artikel 2:18 en 2:19 treden in werking wanneer blijkt dat de ambtenaar niet past op de functie. Er is dan sprake van een herplaatsingsplan intern dan wel extern, flankerend beleid en uiteindelijk loonsuppletie gedurende maximaal 3 jaar.

Bovenwettelijke WW

Conform hoofdstuk 10d CAR/UWO.

Daarnaast hypothecaire lening (er worden geen nieuwe meer verstrekt).


30


Bijlage III: overzicht deelnemersbijdragen 2013

begroting (a) Programma Waarderen

0

3.958.457

kosten in % vh totaal 40,62%

te korten kosten in % ivm aandeel vh totaal Rijnland (excl WOZ) (b) -

Programma Heffen , verminderd met kosten pluspakket

Katwijk

Zoeter woude

258.617

300.656

344.512

691.007

91.057

59.636

10.821

12.580

14.415

28.913

3.810

1.278.874

336.086

439.624

76.386

88.327

97.947

188.744

51.760

525.118

138.000

180.514

31.365

36.268

40.218

77.500

21.253

1.038.968

213.551

349.387

65.601

74.685

81.779

166.120

87.845

180.012

37.000

60.535

11.366

12.940

14.169

28.782

15.220

6.276.298

1.396.971

2.214.285

400.604

463.669

524.238

1.045.871

230.662

35,60%

14,33%

22,72%

14.895.111

5.336.114

1.796.585

4.482.521

860.069

594.972

699.881

924.367

5.149.306

1.866.607

399.614

2.268.236

459.465

131.303

175.643

121.504-

0 5.245 49.481

0 8.315 78.430

0 1.504 14.189

0

13.027 122.891

16.423

0 1.968 18.569

299.984-

3.605.425

1.451.697

2.301.030

416.297

480.092

544.775

745.887

9.745.805

32,35%

27,04%

100,00%

Aandeel in totaal van de kosten

54,00%

1.873.534

46,00%

1.595.973

100,00%

3.469.507

2

Compensatie Voorschoten (minimaal voordeel is € 100.000) 3 Compensatie Zoeterwoude (behoud oorspronkelijk kostenniveau) 2 Compensatie Katwijk Bijdrage deelnemers aan standaardpakket

Wassenaar

1.425.273

2.634.941

Besparing voor mogelijke compensatie

Voor schoten

35.454

aanslagbiljetten

Oorspronkelijk kostenniveau deelnemers (peildatum 2009, 2012)

Oegstgeest

847.334

3.152.407

Programma Invorderen , verminderd met kosten pluspakket

Leiden

165.629

aanslagregels 0

Gouda

3.958.457

objecten 0

te dragen door gemeenten (a-/-b)

9.745.804

4,11%

4,76%

5,39%

10,73%

200.602 30.060-

30.060-

200.602

Kosten uitvoering pluspakket

182.269

Bijdrage deelnemers aan pluspakket

182.269

0

167.269

0

0

0

0

15.000

Additionele implementatiekosten opstartjaren Opvang frictie Katwijk

325.000 106.578

122.760 43.670

49.428 17.583

78.347 27.870

14.174 5.042

16.346 5.815

18.549 6.598

25.396

Bijdrage deelnemers overige

431.578

166.430

67.011

106.217

19.216

22.161

25.147

25.396

0

10.359.651

3.771.855

1.685.977

2.407.247

435.513

502.253

569.922

786.283

200.602

4

TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS


167.269

2,37%

15.000 0

31


Bijlage IV: risico’s

Bestuurlijke aspecten Risico

Beheersaspect

Bestuurlijk besluitvormingsproces en uitvoering

Tijd Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en beperkte impact Beschrijving

e

Het bestuurlijk besluitvormingsproces moet afgerond zijn in het 1 kwartaal van 2012 om tijdig te kunnen starten met het transitieproces. Bij de bestuurlijke besluitvorming zijn veel actoren betrokken (alle raden van bestaande en toetredende deelnemers). Daarnaast is amendering van het gevraagde besluit defacto niet mogelijk. Het transitieproces moet goed begeleid en beheerst worden. Gebeurt dit niet dan worden de doelstelling qua tijd en geld niet gehaald. Ook de beoogde kwaliteit zal onder de maat blijven. Tevens wordt de kans dat de in dit hoofdstuk opgenomen risico’s zich voordoen vergroot. Beheersmaatregel(en)

Er dienen heldere procesafspraken gemaakt te worden met duidelijke ijkpunten en zicht op het kritieke pad; binnen Katwijk en de BSGR dient een projectleider benoemd te worden die dit aspect bewaakt. In het transitieproces moet rekening gehouden worden met een scenario waarin latere besluitvorming aan de orde is.

Personele aspecten Risico

Beheersaspect

Weerstand onder medewerkers

Geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en beperkte impact Beschrijving

De samenwerking zal – met name binnen Katwijk – tot weerstand bij de medewerkers leiden waardoor deze medewerkers ervoor kunnen kiezen vroegtijdig te vertrekken. Hierdoor komt de uitvoering en de kwaliteit van de reguliere processen in gevaar, tengevolge waarvan opleidingskosten en kosten voor tijdelijk inhuur zullen moeten worden gemaakt. Beheersmaatregel(en)

Weerstand kan (deels) worden weggenomen door goed te communiceren met de medewerkers en het medezeggenschapsorgaan. Daarnaast speelt een adequaat sociaal plan een belangrijke rol.


32


Risico

Beheersaspect

Overleg met ondernemingsraden en vakbonden

Tijd Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en beperkte impact Beschrijving

Het overleg met de ondernemingsraden en/of vakbonden (binnen het georganiseerd overleg) kan zoveel tijd kosten dat het kritisch tijdpad niet wordt gehaald. Beheersmaatregel(en)

Er dienen heldere procesafspaken gemaakt te worden met duidelijke ijkpunten en zicht op het kritieke pad; binnen Katwijk en de BSGR dient een projectleider benoemd te worden die dit aspect bewaakt. De ondernemingsraden en het georganiseerd overleg worden vroegtijdig geïnformeerd, adviezen worden tijdig gevraagd. In het transitieproces moet rekening gehouden worden met een scenario waarin latere overgang van betrokken personeel aan de orde is.

Taken en processen Risico

Beheersaspect

Harmonisatie van beleidsregels

Geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en grote impact Beschrijving

Als Katwijk onvoldoende bereid is te harmoniseren, wordt de BSGR geconfronteerd met de toepassing van verschillende uitvoeringsregels en daardoor verschillende werkprocessen en procedures. Hierdoor kan binnen de BSGR minder efficiënt gewerkt worden en zullen er (structurele) aanvullingen op het budget van de BSGR worden gedaan. Beheersmaatregel(en)

In het bestuurlijk traject dient aan dit (risico)aspect voldoende aandacht geschonken te worden zodat er bestuurlijk commitment ontstaat om tot harmonisatie te komen. Als onlosmakelijk deel van de besluitvorming tot samenwerking, moet de harmonisatie van de uitvoeringsregels geregeld worden. Risico

Beheersaspect

Inrichting regiefunctie

Kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en middelgrote impact Beschrijving

Als Katwijk de regiefunctie niet goed binnen de organisatie belegt, vindt er geen goede coördinatie van alle BSGR-gerelateerde activiteiten plaats. Dit zal leiden tot stroeve onderlinge contacten waardoor uitvoering van taken door de BSGR niet goed kan plaatsvinden en het Katwijkse bestuur en de Katwijkse organisatie minder goed geïnformeerd zijn. Beheersmaatregel(en)

Binnen de begroting van Katwijk wordt ruimte gemaakt voor de positie van de regiefunctionaris. Deze regiefunctionaris wordt vroegtijdig benoemd en reeds bij het transitieproces betrokken.


33


Risico

Beheersaspect

Ontvlechtingsafspraken

Kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en middelgrote impact Beschrijving

De overgang van de taken van het team BWI naar de BSGR leidt ertoe dat allerlei impliciete afspraken tussen dat organisatieonderdeel en de overige organisatieonderdelen van Katwijk opnieuw belegd moeten worden. Hetzij geheel binnen de Katwijkse organisatie, hetzij in expliciete afspraken tussen Katwijk ken de BSGR. Het niet goed belegen van dergelijke afspraken leidt tot verstoring van uitvoeringsprocessen. Verstoring die zowel bij Katwijk als bij de BSGR kan plaatsvinden. Beheersmaatregel(en)

Voor aanvang van het transitieproces moeten de van toepassing zijn de afspraken geïnventariseerd worden alsmede de nieuw toe te passen werkwijze omtrent die afspraken. Gedurende het transitieproces moet specifiek aandacht zijn voor inbedding van die afspraken. Risico

Beheersaspect

Conversie van gegevens

Tijd, geld en kwaliteit Kans en impact

Dit risico kent een middelgrote kans en middelgrote impact Beschrijving

De conversie van de gegevens kost meer tijd dan geraamd of gaat mis. Beheersmaatregel(en)

Direct na de besluitvorming wordt een gedetailleerd plan van aanpak voor het conversieproces opgezet. Binnen Katwijk en de BSGR worden specifieke contactpersonen met voldoende kennis van de belastingsystemen aangewezen die de conversie moeten begeleiden. In het transitieproces moet rekening worden gehouden met een betrouwbare fallback-optie voor onderdelen van de conversie.

Financiën Risico

Beheersaspect

Afbouw desintegratie

Geld Kans en impact

Dit risico kent een kleine kans en kleine impact Beschrijving

Door het wegvallen van het organisatieonderdeel BWI, zal een deel van de overheadkosten niet meer gedekt worden (desintegratie). Om dit op te vangen moeten de overheadkosten afgebouwd worden. Bij het uitvoeren van deze taakstelling kan blijken dat een deel van deze kosten een meer (semi)permanent karakter heeft waardoor afbouw langzamer dan wel niet plaats zal vinden. Beheersmaatregel(en)

Direct na besluitvorming moet Katwijk voor dit onderdeel een plan van aanpak opstellen om tot afbouw te komen, waarbij de desintegratie als taakstelling in de betrokken budgetten wordt opgenomen.


34


Risico

Beheersaspect

Kosten boventallig personeel

Geld Kans en impact


De overgang naar de BSGR leidt ertoe dat er voor 5,88 fte maatregelen getroffen moeten worden om boventalligheid op te vangen. De BSGR neemt hierbij 3,0 fte op via vacaturevervulling; Katwijk neemt zelf de opgave op zich om 2,88 fte te herplaatsen. Het risico bestaat dat er in werkelijkheid onvoldoende vacatureruimte/mogelijkheden zijn. Beheersmaatregel(en)

Direct na besluitvorming moet geïnventariseerd worden waar mogelijke knelpunten optreden en oplossingen kunnen worden gevonden. Daarnaast moet in overleg getreden worden met het betrokken personeel om wensen en mogelijkheden te bezien. Actief flankerend beleid moet worden opgezet. Het (natuurliojk) verloop moet taakstellend in de budgetten worden opgenomen. Risico

Beheersaspect

Projectkosten

Geld Kans en impact


Het projectbudget kan ontoereikend zijn, bijvoorbeeld omdat er onvoorziene kosten optreden of geraamde inzet te laag is ingeschat. Beheersmaatregel(en)

Bij de opstelling van het projectbudget is gebruik gemaakt van de ervaringen die de BSGR heeft opgedaan bij eerdere conversietrajecten. Verder is een post onvoorzien toegevoegd.


35


Bijlage V: planning 2011 oktober

2012 november december januari

februari

maart

april

mei

juni

juli

augustus

september oktober

2013 november december januari

Katwijk bestuurlijk proces besluitvorming college besluitvorming gemeenteraad personele proces adviesaanvraag OR

werkprocessen reguliere werkprocessen inventarisatie 'schoon over' werkzaamheden 'schoon over' reguliere aanslagoplegging gegevensverwerking excl WOZ bezwaarafhandeling

BSGR bestuurlijk proces besluitvorming dagelijks bestuur besluitvorming AB + deelnemers aanpassing (tekst) GR personele proces adviesaanvraag OR onderhandelingen sociaal plan plaatsingsproces tm voorlopige plaatsing plaatsingsproces - bedenkingen indiensttreding bij BSGR werkprocessen conversie WOZ taxaties adhv bezwaren herwaarderingsproces conversie aanslagen reguliere werkprocessen


36



37

Besluitvoorbereidend onderzoek belastingsamenwerking. Een hernieuwde kennismaking tussen Katwijk en de BSGR

Recommend Documents