BAB3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan Awal mula berdirinya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) tidak terlepas dari meningkatnya kebutuhan manusia dalam hal kecantikan khususnya produk kecantikan dan perawatan tubuh. Pada mulanya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri karena semangat dan antusiasme terhadap kecantikan perempuan Indonesia yang didirikan oleh Yenny Maria. PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri pada tahun 2002 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 020949467048000 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) nomor 2420/1.824.271. IJB sendiri beralamatkan di Jalan Indokarya II Blok. G Kav I Sunter Jakarta Utara. Sebagai perusahaan logistik kecantikan, PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) ditunjuk sebagai distributor tunggal produk kosmetik warna Etude House yang berasal dari negara Korea Selatan, pelembab dan perawatan kulit Redwin yang berasal dari Australia, serta Kamuflase kosmetik dan perawatan kulit Converderm yang berasal dari Yunani. PT. Interkos Jaya Bhakti memiliki banyak toko yang berada di mal-mal terkemuka di Indonesia, serta saluran lain yang ada di pasar modern dan tradisional seperti apotik, pasar swalayan, dan pasar kosmetik tradisional. Pemilihan saluran distribusi didasarkan pada evaluasi merek dan seberapa cocok untuk masyarakat.
26
27
Dengan berkembang dan muncul pesaing dengan produk yang sejenis, maka PT. Interkos Jaya Bhakti terus memberikan berbagai macam bentuk promosi serta peluncuran produk baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi -
Komitmen untuk menjadi perusahaan trading yang fokus kepada Customer Driven Company.
Misi -
Menjadi sebuah perusahaan yang memberikan kesempatan untuk setiap karyawan menjadi lebih baik dengan peningkatan sumber daya manusia yang terintegrasi dan budaya kerja yang profesional.
-
Komitmen untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh konsumen secara terpadu dan berkelanjutan.
3.3 Strukstur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Interkos Jaya Bhakti
28
3.4 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang masing – masing divisi pada PT. INTERKOS JAYA BHAKTI dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Director Tugas yang dilakukan antara lain sebagai berikut: •
Memimpin dan mengkoordinasi semua kegiatan yang dilakukan oleh Manager IT Support SPV, Head of Tax and Finance, General Affair, General Manager, HRD, Logistic dan melakukan integrasi.
•
Menerima laporan kerja dari setiap divisi dan meminta petanggung jawaban.
•
Mengambil keputusan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersifat jangka panjang serta menyutujui segala bentuk aliran keuangan.
2.
Manager of IT Support SPV Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: •
Bertanggung jawab atas pemasangan software dan hardwareclient dan kasir.
•
Membuat jaringan antar client dan maintenance jika ada gangguan.
•
Menerima laporan penjualan kasir melalui email.
•
Mengatasi gangguan aplikasi jika terjadi error.
•
Membuat fungsi dalam aplikasi bagi kasir jika ada promo dari divisi Marketing Communication.
29
3.
General Affair & Human Resource Development Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: •
Merencanakan
dan
mengembangkan
kebijakan
dan
sistem
pengelolaan SDM. •
Mengkoordinasikan
dan
mengontrol
pelaksanaan
fungsi
manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan. •
4.
Melakukan purchasing terhadap keperluan perusahaan.
Head of Tax and Finance Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: •
Bertanggung
jawab
atas
pelaksanaan
kegiatan
keuangan
perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal
keuangan,
pengontrolan
atas
anggaran
keuangan
perusahaan dan melakukan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. •
Bertanggung
jawab
dalam
merencanakan,
mengarahkan,
memonitor, dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Laba-Rugi perusahaan serta melaksanakan koordinasi pengelolaaan “Accounting Department”.
30
5.
General Manager •
Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.
•
Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat.
•
Mengontrol
dan
mengevaluasi
implementasi
strategi
agar
memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya. •
Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.
•
Mengarahkan fungsi setiap staff yang berkepentingan dalam divisi marketing untuk menjalankan strategi perusahaan.
•
Memonitor dan mengevaluasi pasar dan kompetitor untuk melihat kedudukan Brand dengan pasar sejenis di area yang sama, serta menganalisa kebutuhan pasar untuk menyusun dan mengusulkan strategi penjualan
6.
Logistic Manager •
Melaksanakan koordinasi pengelolaan “Inventory Department” serta menyusun dan membuat Analisa Laporan Stocks.
•
Pengendalian dan Pengawasan Stocks barang secara Internally ( Stock Barang di Gudang) dan Externally (Stock Barang di Outlets).
31
3.5 Analisis Sistem yang berjalan 3.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram pada PT. Interkos Jaya Bhakti
32
3.6 Spesifikasi Tabel Online Transaction Processing (OLTP) Nama Tabel
: MsBeautyAdvisor
Primary Key
: kdBeautyAdvisor
Foreign Key
:-
Keterangan
: Tabel Master Beauty Advisor
Nama Field
Tabel 3.1 MsBeautyAdvisor Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdBeautyAdvisor
char
4
Kode Beauty Advisor
namaBeautyAdvisor varchar
50
Nama Beauty Advisor
Alamat
varchar
50
Alamat Beauty Advisor
contact
varchar
50
Nomor Kontak BA
Nama Tabel
: MsToko
Primary Key : kdToko Foreign Key : Keterangan
: Tabel Master Toko
Nama Field
Tabel 3.2 MsToko Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdToko
char
25
Kode Toko
NamaToko
varchar
25
Nama Toko
Alamat
varchar
50
Alamat Toko
Contact
varchar
50
Nomor Kontak Toko
33
Nama Tabel
: MsBarang
Primary Key : kdBarang Foreign Key : kdJenisBarang Keterangan
: Tabel Master Barang
Nama Field
Tabel 3.3 MsBarang Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdBarang
char
13
Kode Barang
kdJenisBarang
varchar
15
Kode Jenis Barang
NamaBarang
varchar
50
Nama Barang
Harga
int
50
Harga Barang
Nama Tabel
: MsJenisBarang
Primary Key : kdJenisBarang Foreign Key : Keterangan
: Tabel Master Jenis Barang
Nama Field
Tabel 3.4 MsJenisBarang Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdJenisBarang
char
15
Kode Jenis Barang
NamaJenisBarang
varchar
15
Nama Jenis Barang
34
Nama Tabel
: MsSupplier
Primary Key : kdSupplier Foreign Key : Keterangan
: Tabel Master Kode Supplier
Nama Field
Tabel 3.5 MsSupplier Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdSupplier
char
3
Kode Supplier
NamaSupplier
varchar
50
Nama Supplier
Alamat
varchar
50
Alamat Supplier
ContactNumber
varchar
50
Contact Number Supplier
Nama Tabel
: MsMember
Primary Key : IdMember Foreign Key : Keterangan
: Tabel Master Member
Nama Field
Tabel 3.6 MsMember Tipe Field Ukuran Field Keterangan
IdMember
char
13
Id Member
MemberName
varchar
50
Nama Member
Address
varchar
50
Alamat Member
Telpon
varchar
50
No. Telpon Member
Email
varchar
50
Email Member
35
Nama Tabel
: TrRetur
Primary Key : NoRetur Foreign Key : kdBarang, kdToko, IdJenisRetur Keterangan
: Tabel TrRetur
Nama Field
Tabel 3.7 TrRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan
kdRetur
char
5
Kode Retur
kdBarang
char
13
Kode Barang
kdToko
varchar
25
Kode Toko
IdJenisRetur
char
3
Id Jenis Retur
tanggalRetur
datetime
-
Tanggal terjadinya retur
Description
varchar
50
Deskripsi kerusakan barang
Nama Tabel
: MsJenisRetur
Primary Key : IdJenisRetur Foreign Key : Keterangan
: Tabel MsJenisRetur
Nama Field
Tabel 3.8 MsJenisRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan
IdJenisRetur
char
3
Id Jenis Retur
NamaRetur
varchar
15
Nama Retur
36
Nama Tabel
: TrTransaksiPenjualan
Primary Key : noTransaksi Foreign Key : kdBeautyAdvisor, kdToko, IdMember Keterangan
: Tabel TrTransaksiPenjualan
Nama Field
Tabel 3.9TrTransaksiPenjualan Tipe Field Ukuran Field Keterangan
noTransaksi
char
15
Nomor Transaksi Penjualan
kdBeautyAdvisor char
4
Kode Beauty Advisor
kdToko
varchar
25
Kode Toko
IdMember
char
13
Id Member
tglTransaksi
datetime
-
Tanggal terjadinya transaksi
Nama Tabel
: TrDetailTransaksi
Primary Key : noTransaksi, kdBarang Foreign Key : noTransaksi, kdBarang Keterangan
: Tabel TrDetail Transaksi Penjualan
Nama Field
Tabel 3.10TrDetailTransaksi Tipe Field Ukuran Field Keterangan
noTransaksi
char
15
Nomor Transaksi Penjualan
kdBarang
char
13
Kode Barang
Quantity
Int
10
Jumlah Barang
37
Nama Tabel
: TrPurchaseOrder
Primary Key : noPurchaseOrder Foreign Key : kdSupplier Keterangan
: Tabel Pembelian Barang Tabel 3.11TrPurchaseOrder Tipe Ukuran Keterangan
Nama Field
Field
Field
char
12
Nomor Purchase Order
tanggalPurchaseOrder datetime
-
Tanggal Purchase Order
kdSupplier
char
3
Kode Supplier
Nama Tabel
: TrDetailPurchaseOrder
noPurchaseOrder
Primary Key : noPurchaseOrder, kdBarang Foreign Key : noPurchaseOrder, kdBarang Keterangan
: Tabel Detail Pembelian Barang
Tabel 3.12TrDetailPurchaseOrder Nama Field
Tipe
Ukuran Field
Keterangan
noPurchaseOrder char
12
Nomor Pembelian
kdBarang
char
13
Kode Barang
Quantity
int
10
Jumlah Barang
Field
38
Nama Tabel
: TrStockCard
Primary Key : noStockCard Foreign Key : kdBarang Keterangan
: Tabel StockCard
Nama Field
Tabel 3.13TrStockCard Tipe Field Ukuran Field Keterangan
noStockCard
char
12
Nomor StockCard
kdBarang
char
13
Kode Barang
QuantityIn
int
10
Jumlah BarangMasuk
QuantityOut
Int
10
Jumlah Barang Keluar
Nama Tabel
: TrSuratJalan
Primary Key : noSuratJalan Foreign Key : kdBarang, kdToko Keterangan
: Tabel Surat Jalan
Nama Field
Tabel 3.14TrSuratJalan Tipe Field Ukuran Field Keterangan
noSuratJalan
char
12
Nomor Surat Jalan
kdBarang
char
13
Kode Barang
kdToko
char
25
Kode Toko
Tanggal
datetime
-
Tanggal Surat Jalan
Quantity
int
10
Jumlah Barang
39
Nama Tabel
: TrSuratPenawaran
Primary Key : noSuratPenawaran Foreign Key : kdBarang, kdBeautyAdvisor Keterangan
: Tabel Surat Jalan Tabel 3.15TrSuratPenawaran Tipe Field Ukuran Field Keterangan
Nama Field
noSuratPenawaran char
12
Nomor Surat Penawaran
kdBarang
char
13
Kode Barang
kdBeautyAdvisor
char
4
Kode Beauty Advisor
Quantity
int
10
Jumlah Barang
Nama Tabel
: TrDetailRetur
Primary Key : NoRetur, noTransaksi Foreign Key : NoRetur, noTransaksi Keterangan
: Tabel Detail Retur
Nama Field
Tabel 3.16 TrDetailRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan
NoRetur
char
4
Nomor Surat Penawaran
noTransaksi
char
15
Kode Barang
Quantity
int
10
Jumlah barang yang diretur
40
3.7 Teknologi Informasi Perangkat Keras yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti saat ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.17 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras Server Processor
Intel® Xeon® CPU E5504 @
Client
Intel Core 2 Duo 2,3Ghz
2.00 GHz RAM
6.00 GB
2 GB
Hard Drive
12 TB
320 GB
Operation System
Windows XP Professional Windows Server 2008 SP2
Perangkat Lunak yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti adalah Windows XP Professional SP2 digunakan sebagai operation system, SQL Server 2005 sebagai database operasional, dan Visual FoxPro sebagai bahasa pemograman.
3.8 Analisis Permasalahan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa masalah sebagai berikut: 1.
Pihak eksekutif kesulitan untuk memperoleh informasi yang bersifat summary yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.
Laporan yang dihasilkan hanya menampilkan satu dimensi saja. Untuk membandingkan dari berbagai dimensi, eksekutif harus melakukannya secara manual.
41
3.
Tidak adanya akses data-data pada tahun sebelumnya sehingga keputusan yang diambil tidak optimal. Karena perusahaan hanya mengambil data operasional beberapa bulan ini saja.
3.9 Kebutuhan Informasi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan database pada PT. Interkos Jaya Bhakti, maka informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif adalah sebagai berikut: 1.
Laporan mengenai pembelian, meliputi jenis barang yang paling banyak dibeli, barang yang paling banyak dibeli, supplier yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi pembelian, dan total transaksi pembelian.
2.
Laporan mengenai penjualan, meliputi jenis barang yang paling banyak dijual, barang yang paling banyak dijual, toko yang paling banyak melakukan transaksi, member yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi penjualan dan total transaksi penjualan.
3.
Laporan mengenai retur, meliputi jenis barang yang paling banyak retur, barang yang paling banyak retur, toko yang sering mengalami retur, jenis retur yang paling banyak terjadi, dan jumlah retur.
3.10
Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang terjadi di PT. Interkos Jaya Bhakti, maka
diusulkan untuk membangun sebuah aplikasi data warehouse.
42
1.
Sesuai dengan strukstur data warehouse pada tingkat highly summarized data, datadata yang didapat lebih ringkas sehingga memudahkan untuk analisis, membuat laporan, serta pengambilan keputusan.
2.
Dengan menggunakan aplikasi data warehouse, para eksekutif dapat memperoleh laporan yang memiliki beberapa dimensi dan dapat memilih data yang ingin ditampilkan dengan tingkat peringkasan yang sesuai.
3.
Dengan data warehouse, pengambilan data historis tidak menggunakan data operasional sehingga lebih mudah dan cepat dalam mengakses data dan lebih akurat dalam pengambilan keputusan.
