BAB V PENDAHULUAN. PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan Latar Belakang

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan

BAB V PENDAHULUAN 5.1. Latar Belakang Pengaduan pada dasarnya merupakan aspirasi, keluhan ataupun ketidakpuasan terhadap implementasi

PNPM Mandiri Perkotaan

.

Pengaduan dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tertulis, baik ke pelaku PNPM Mandiri Perkotaan, media massa dan lain-lain. Terlepas dari siapapun dan dari mana pun yang menyampaikan pengaduan, maka harus dipahami bahwa pada hakekatnya timbulnya pengaduan disebabkan oleh: pemahaman substansi infromasi yang kurang utuh, proses kegiatan di lapang an yang kurang sempurna, pendekatan yang keliru, tumbuhnya kepedulian dan kontrol sosial dari warga masyarakat,

serta

mulai tumbuh berkembangnya prinsip dan nilai PNPM Mandiri Perkotaan. Pemerintah Kabupaten/Kota secara prinsip merupakan pelaksana

PNPM

Mandiri Perkotaan di wilayahnya masing-masing, termasuk dalam turut memfasilitasi kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan serta merespon berbagai permasalahan dan konflik yang terjadi. Berkoordinasi dengan KMW (Korkot) memfasilitasi penyelesaian masalah dan penangana konflik yang timbul dalam pelaksanaan

n pengaduan serta

PNPM Mandiri Perkotaan dengan

menyiapkan pranata dan sarana yang dibutuhkan. 5.2. Landasan Hukum 5.2.1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP / 118 / M.PAN / 8 / 2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Instansi Pemerintah. 5.2.2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 323 / PRT / M / 2005 tentang Tata Cara Penanganan Masukan dari Masyarakat di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.

BAGIAN B. PEDOMAN TEKNIS PPM DI TINGKAT KABUPATEN/KOTA

41

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan 5.3. Maksud dan Tujuan 5.3.1. Maksud Pedoman Teknis ini di maksudkan sebagai acuan bagi (Korkot) dan

Koordinator Kota

Pemerintah Daerah (Kab/Kota) agar dalam pengelolaan

pengaduan masyarakat dapat lebih terkoordinasi, efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan kepada mas

yarakat sesuai dengan ketentuan

peraturan yang berlaku. 5.3.2. Tujuan Dengan adanya pedoman teknis

ini diharapkan pengaduan masyarakat

dapat dengan cepat dan tepat ditangani dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (Good Governance), transparan dan akuntabel. 5.4. Sasaran a.

Terselesaikannya pengelolaan pengaduan masyarakat secara tepat, tertib, cepat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.

b.

Terciptanya koordinasi antar pelaku instansi pemerintah daerah


di

(Kabupaten/Kota) yang baik dalam

menyelesaikan pengelolaan pengaduan masyarakat. c.

Menumbuhkembangkan partisipasi masyarakat secara tertib dan bertanggungjawab didalam melakukan kontrol sosial terhadap penyelenggaraan PNPM Mandiri Perkotaan.

5.5. Ruang Lingkup Ruang lingkup PPM Kabupaten/Kota mencakup pengelolaan pengaduan masyarakat terhadap pelaksanaan Program

Nasional Pemberdayaan

Masyarakat Mandiri Perkotaan (PNPM Mandiri Perkotaan ) dengan tujuan agar masalah yang dialami, dirasakan atau dihadapi masyarakat di tingkat Kabupaten/Kota dapat segera dicarikan solusi terbaik bagi semua pihak.


42

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan 5.6. Pengertian a. Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM)

adalah

kegiatan untuk menampung, mencatat, menelaah,

suatu proses menyalurkan,

mengkonfirmasi, mengklarifikasi, memberikan alternatif solusi kepada pengadu, mendokumentasi dan mensosialisasikan hasil pengelolaan pengaduan kepada masyarakat. b. Pengaduan Masyarakat adalah bentuk penerapan dari pengawasan masyarakat yang disa mpaikan oleh masyarakat, baik secara lisan maupun tertulis kepada Koordinator Kota (Korkot) dan Pemerintah Daerah (Kab/Kota), berupa sumbangan pikiran, saran, gagasan atau keluhan/pengaduan yang bersifat membangun. c.

Konfirmasi, yaitu kegiatan untuk mendapat kan penegasan mengenai keberadaan pengadu yang teridentifikasi, baik bersifat perorangan, kelompok maupun institusional apabila mungkin termasuk masalah yang dilaporkan.

d.

Klarifikasi, yaitu proses penjernihan atau kegiatan yang berupa memberikan penjelasan mengenai permasalahan yang diadukan pada proporsi yang sebenarnya kepada sumber pengaduan dan instansi terkait.

e.

Partisipasi Masyarakat, adalah peran aktif masyarakat untuk ikut serta mewujudkan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan (PN PM Mandiri Perkotaan) yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme, yang dilaksanakan sesuai dengan norma, nilai moral, sosial dan budaya yang berlaku dalam masyarakat.

5.7. Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Prinsip pengelolaan pengaduan masyarakat ini merupakan nilai dasar yang wajib dipedomani oleh setiap pelaku


dalam

menangani pengaduan masyarakat. Adapun prinsip-prinsip tersebut adalah :


43

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan a. Obyektif, bahwa Penanganan pengaduan dan masalah harus bersifat obyektif d an tidak memihak salah satu pihak dan didasarkan pada prinsip dan prosedur yang seharusnya secara konsisten. Pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya melalui mekanisme uji silang sehingga tindak turun tangan disesuai kan dengan data yang sebenarnya; b. Koordinasi, bahwa kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat harus dilaksanakan dengan kerjasama yang baik antar pejabat yang berwenang dan terkait berdasarkan mekanisme, tata kerja dan prosedur yang berlaku, sehingga masalahnya dapat diselesaikan se bagaimana mestinya; c. Efektivitas dan efisiensi, bahwa kegiatan pen gelolaan pengaduan masyarakat harus dilaksanakan secara tepat sasaran, hemat tenaga, waktu dan biaya; d. Akuntabilitas, bahwa proses kegiatan pen gelolaan pengaduan masyarakat dan tindak lanjutny a harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan dan prosedur yang berlaku; e. Kerahasiaan, bahwa penanganan terhadap suatu pengaduan masyarakat dilakukan secara hati-hati dan dijaga kerahasiaannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; f. Transparan, bahwa hasil kegiatan pen gelolaan pengaduan masyarakat diinformasikan berdasarkan mekanisme dan prosedur yang jelas dan terbuka, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Kemudahan, bahwa pengaduan dari siapapun dan darimanapun harus mudah untuk menyampaikannya. Pengadu dapat menyampaikan pengaduan baik pada PPM tempat keberadaan pengadu maupun kepada PPM yang ada di seluruh level, dengan menggunakan mediamedia yang diinginkan; h. Cepat dan Akurat, Setiap pengaduan dan permasalahan perlu ditangani/ditanggapi secara cepat dengan berdasarkan informasi yang akurat. Untuk itu penanganan masalah dan pengaduan diupayakan penyelesaiannya pada tingkat yang terdekat.

BAB VI BAGIAN B. PEDOMAN TEKNIS PPM DI TINGKAT KABUPATEN/KOTA

44


PENGADMINISTRASIAN PENGADUAN MASYARAKAT Setiap pengaduan masyarakat yang diterima, perlu dilakukan pengadministrasian oleh unit pengelola pengaduan masyarakat dengan tahapan sebagai berikut : 6.1. Pencatatan dan Sarana-Prasarana 6.1.1. Pencatatan Pencatatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengadministrasian yang berlaku di masing-masing wilayah, dengan cara manual atau penggunaan sistem aplikasi komputer disesuaikan dengan prasarana yang dimiliki. (Format laporan pengaduan unit pengaduan masya rakat (UPM) dapat dilihat pada lampiran 1) Hal-hal yang perlu dicatat pada proses pencatatan pengaduan masyarakat : a. Data surat pengaduan, meliputi ;  Nomor surat  Tanggal surat  Kategori media pengaduan  Permasalahan yang diadukan  Harapan penyelesaian pengaduan dari pengadu b. Identitas pengadu, meliputi ;  Nama  Alamat  Kabupaten/Kota  Provinsi  Status pengadu c. Identitas personal yang diadukan, meliputi ;  Nama  Alamat  Instansi personal yang diadukan d. Lokasi kasus, meliputi ;  Kabupaten/Kota  Provinsi 6.1.2. Sarana dan Prasarana yang diperlukan  

Kotak pengaduan/saran ditempatkan di kantor Pemda tingkat Kabupaten/Kota Sekretariat Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) yang berkedudukan di kantor Pemda tingkat Kabupaten/Kota (tempat lain yang ditunjuk).


45

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan   

Blanko format pengaduan masyarakat untuk pengaduan masalah di wilayah kerja Kabupaten/Kota. Buku pengaduan, yang selalu tersedia di sekretariat PPM Media sosialisasi PPM dilakukan dengan menggunakan media yang dikelola Pemda (Kabupaten/Kota) maupun media lainnya.

6.2. Pengklasifikasian dan Pengkategorian 6.2.1. Pengklasifikasian Klasifikasi pengaduan diperlukan sebagai alat bantu untuk menentukan akar masalah, cara penanganan dan siapa melakukan penanganan. Lihat Bab II sub 2.4. Klasifikasi Masalah Pengaduan. 6.2.2. Kategori Masalah dan Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai 6.2.2.1. Kategori Masalah Pengaduan yang telah dicatat kemudian ditelaah dan dikelompokk berdasarkan kategori masalah. Lihat Bab II sub 2.4.4. Kategori Masalah.

an

6.2.2.2. Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai Penanganan pengaduan dinyatakan selesai ditangani . Lihat Bab II I sub 3.2. Kriteria Suatu Maslah Dianggap Selesai. 6.3. Langkah - langkah penanganan pengaduan masyarakat meliputi kegiatan –kegiatan. Lihat Bab III sub 3.1. Tahapan Penanganan Pengaduan Di Masyarakat.   

 

Merumuskan inti masalah yang diadukan; Melakukan identifikasi dan pengelompokan terhadap isi pengaduan. Merencanakan proses penyelesaiannya dengan cara pengumpulan data di lapangan kepada pihak-pihak yang terkait m elalui verifikasi, konfirmasi, investigasi dan klarifikasi, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok permasalahan sebenarnya. Unit PPM Pemda di tingkat Kabupaten/Kota melakukan pembahasan internal terhadap temuan yang dihasilkan di lapangan dan dit indaklanjuti dengan pembahasan umum dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait. Pada saat pembahasan secara internal dan pembahasan secara umum untuk segala permasalahan, harus menetapkan metoda dan jadwal waktu penyelesaian.

6.4. Mekanisme Penanganan Pengaduan Berdasarkan tingkat penanganan masalah yang dapat dilakukan, maka masalah yang dikelola PPM P NPM Mandiri Perkotaan dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima) derajat masalah, yaitu : ( Lihat Bab III Penanganan Pengaduan di Tingkat Masyarakat).


46

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan Dalam usaha pem berdayaan partisipasi masyarakat khususnya di bidang pengawasan dan intensifikasi penanganan pengaduan masyarakat, diharapkan agar setiap instansi dan unit pelayanan masyarakat mempunyai PO. Box dan petugas khusus, untuk menangani secara administratif atas setiap pengaduan masyarakat, baik yang diterima langsung dari masyarakat maupun yang disalurkan dari media pengaduan lainnya. Tugas-tugas penyelesaian pengaduan masyarakat diproses berdasarkan derajat masalah kewenangan serta tanggung jawab, dengan memper timbangkan muatan masalah dan obyek personil yang diadukan. 6.5. Pendokumentasian Penataan dokumen atau pengarsipan yang baik dimaksudkan untuk mempermudah dan mempercepat pencarian kembali dokumen pengaduan masyarakat bila sewaktu-waktu diperlukan. Penyi mpanan dokumen diatur berdasarkan klasifikasi jenis pengaduan (informatif atau masalah), ruang lingkup kegiatan (administratif atau keuangan) serta urutan waktu pengaduan, yang penyimpanan disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada.

BAB VII LANGKAH PEMBUKTIAN PENGADUAN


47

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan Pengaduan masya rakat yang telah dicatat, ditelaah dan diklasifikasi menurut jenis pengaduan (informatif atau masalah). Langkah selanjutnya adalah mencari kejelasan mengenai kebenaran pengaduan masyarakat. (Format pengaduan, Klarifikasi, Analisis dan monitoring penanganan dapat dilihat di lampiran 2) Langkah penjelasan pengaduan masyarakat yang berpotensi masalah dilakukan melalui kegiatan-kegiatan, sebagai berikut : 7.1. Konfirmasi dan Klarifikasi a. Konfirmasi Tahap-tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut :  Mengidentifikasi permasalahan (personil yang diadukan atau hal lain) yang diadukan  Melakukan komunikasi kepada pihak yang dekat dengan sumber masalah  Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan Hasil dari konfirmasi pengaduan masyarakat berupa kesimpulan tentang keyakinan mengenai keberadaan masalah yang teridentifikasi dalam pengaduan masyarakat, dan kesimpulan tentang perlu tidaknya dilakukan pemeri ksaan atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan. Apabila kesimpulan hasil konfirmasi atas permasalahan menyatakan tidak perlu dilakukan pemeriksaan atau investigasi, maka instansi penerima pengaduan melaporkan hasil konfirmasi kepada sumber pengaduan dan pihak-pihak terkait. b. Klarifikasi Tahap-tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut :  Pengecekan permasalahan yang diadukan kepada sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan.  Penjelasan dapat dilakukan melalui surat kabar atau media massa lainnya. 7.2. Penelitian/Pemeriksaan Surat-surat pengaduan setelah melalui tahapan penelaahan dan konfirmasi dapat dilanjutkan dengan kegiatan penelitian/pemeriksaan untuk memperol eh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan dan berguna. Kegiatan penelitian/pemeriksaan ini mengacu kepada sistem, prosedur dan ketentuan serta arah dan kebijaksanaan intensifikasi penanganan pengaduan masyarakat pada setiap instansi penerima pengaduan u ntuk memperoleh bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis/ahli bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan.


48

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan Tahap-tahap proses pembuktian setidak-tidaknya mencakup kegiatan sebagai berikut : a. Penelitian/pemeriksaan dilakukan dengan cermat, cepat, mudah serta hasil yang dapat dipertanggungjawabkan, yaitu dengan cara :      

Menyusun/menentukan Tim Pemeriksa yang berkompeten Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP) Menentukan metode pemeriksaan Menentukan waktu/lokasi yang diperlukan Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan Merumuskan hasil penelitian/pemeriksaan

b. Hasil penelitian/pemeriksaan pengaduan masyarakat segera disampaikan kepada :  

Pimpinan instansi personil yang diadukan Pimpinan instansi penerima pengaduan

c. Memberikan perlindungan hukum dan perlakuan yang wajar kepada pengadu dan personil yang diadukan. 7.3. Pelaporan Hasil Penelitian/Pemeriksaan c. Laporan hasil pengelolaan pengaduan masyarakat wajib dilakukan oleh pejabat yang berwen ang atau tim yang ditunjuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi, penelitian/pemeriksaan terhadap personil yang diadukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan ditujukan kepada pimpinan instansi atau pihak yang berwenang di masing-masing instansi yang ber sangkutan dengan tembusan pimpinan instansi terkait. d. Laporan hasil pemeriksaan disusun secara sistematik, singkat, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, pemeriksaan/penelitian dengan data pendu kung serta saran tindak lanjut. e. Pengelolaan pengaduan masyarakat harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) bulan setelah surat pengaduan diterima oleh instansi yang menangani, kecuali instansi yang menangani dapat memberikan alasa n yang dapat dipertanggungjawabkan.

BAB VIII AKSI LANJUT DAN MONITORING PENANGANAN PENGADUAN 8.1. Aksi Lanjut Hasil Penelitian/Pemeriksaan


49


A.

Terhadap Pengadu 1. Apabila hasil pemeriksaan pengaduan dari pelapor tidak terbukti kebenarannya, maka pimpinan i nstansi atau pejabat yang diberi wewenang, menyampaikan informasi tersebut kepada pengadu. 2.

Apabila hasil pemeriksaan terbukti kebenarannya, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberikan wewenang menyampaikan surat ucapan terima kasih kepada pengadu.

3. Selama pengaduan masih dalam proses penanganan, pimpinan instansi atau pejabat yang berwenang berkewajiban melindungi pengadu. B.

Terhadap Personil yang diadukan 1. Apabila hasil pemeriksaan tidak mengandung kebenaran, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberi wewenang segera mengembalikan nama baik personil yang diadukan. 2. Apabila hasil pemeriksaan mengandung kebenaran, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberi wewenang segera mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

C.

Laporan hasil pengelolaan pengaduan masyarakat agar segera ditindaklanjuti sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku, antara lain : 1. Tindakan administratif dan/atau hukuman disiplin 2. Tindakan tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi 3. Penyerahan perkara kepada instansi yang berwenang

8.2. Pemanfaatan Hasil Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Setiap pelaku P NPM Mandiri Perkotaan di Pemda tingkat Kabupaten/Kota dapat memanfaatkan hasil tindak lanjut pengelolaan pengaduan masyarakat, antara lain : a. Menumbuhkembangkan partisipasi masyarakat dalam membangun kontrol sosial yang sehat, sekaligus mencegah timbulnya kemungkinan tindakan anarkis dan main hakim sendiri oleh masya rakat dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan. b. Sebagai salah satu tolok ukur (barometer) untuk mengukur dan mengetahui kepercayaan masyarakat terhadap kinerja aparatur pemerintah daerah dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan. c. Membangun citra aparatur pemerintah daerah yang etis, bermoral, profesional, transparan dan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan PNPM Mandiri Perkotaan.


50

PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan d. Memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam pengorganisasian, metode kerja dan ketatalaksanaan birokrasi pemerintah daerah di Kabupaten/Kota, khususnya bidang pelayanan masyarakat dan pencegahan praktek Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme. 8.3. Monitoring dan Koordinasi Aksi Lanjut Pengelolaan Pengaduan Masyarakat a. Monitoring Dalam rangka mengefektifkan monitoring aksi lanjut pengelolaan pengaduan masyarakat dapat dilakukan : 1. Secara langsung   

Pemutakhiran data Rapat-rapat koordinasi teknis Kunjungan ke lapangan

2. Secara tidak langsung  

Melalui komunikasi elektronik Melalui surat menyurat

b. Koordinasi Dalam mengefektifkan pengelolaan pengaduan masyarakat dapat dilakukan koordinasi secara internal dan eksternal. 1. Koordinasi internal 

Antar unit kerja di lingkungan instansi masing-masing.

2. Koordinasi eksternal   

Antara unit kerja yang mengelola pengaduan masyarakat dengan unit kerja lain di lingkungan instansi tertentu yang menangani pengaduan masyarakat. Antara unit kerja yang mengelola p engaduan masyarakat dengan aparat penegak hukum Antara unit kerja yang mengelola pengaduan masyarakat dengan masyarakat dan organisasi kemasyarakatan.


51

BAB V PENDAHULUAN. PEDOMAN TEKNIS PPM PNPM Mandiri Perkotaan Latar Belakang

Recommend Documents