BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI 4.1
Rencana Implementasi Rencana implementasi ditetapkan dari solusi bisnis yang telah diuraikan pada bab sebelumnya. Rencana implementasi yang akan dilakukan dibagi menjadi dua yaitu jangka pendek dan jangka panjang yang akan dilaksanakan pada bulan Juni 2009. Rencana implementasi ini pernah didiskusikan dengan pihak perusahaan, di mana perusahaan setuju dengan usulan perbaikan yang diusulkan dapat memperbaiki isu bisnis yang telah diuraikan. Rencana implementasi terdiri dari dua yaitu rencana implementasi untuk penerapan Six Sigma dan peningkatan produktivitas.
4.1.1 Rencana Implementasi Penerapan Six Sigma Rencana implementasi penerapan Six Sigma diterapkan untuk mencapai target KPI Delivery In Full On Time (DIFOT) 98 % dan KPI On Time Delivery 95% dengan membuat rencana kerja dalam bentuk Gantt Chart seperti pada Tabel 4.1
Rencana implementasi menurut Gantt Chart sebagai berikut: 1. Bulan Juni minggu ke I – II menerapkan tahap define dengan menyusun tim, pelatihan Six Sigma, membuat diagram IPO dari hasil brainstorming antara tim, membuat diagram pareto dan cause effect diagram untuk menganalisis kejadian sehingga memudahkan prioritas permasalahan yang diselesaikan.
113
Tabel 4.1 Gantt Chart Penerapan Six Sigma Jadwal No
Deskripsi
Juni I
1
II
III
Juli IV
I
II
III
Agustus IV
I
II
III
September IV
I
II
Tahap Define Menyusun tim Pelatihan Six Sigma Membuat diagram IPO (Input - Process - Output) Diagram Pareto dan Cause Effect Diagram
2
Tahap Measure Diagram P Kapabilitas Proses Identifikasi CTQ (Critical to Quality) Tingkat Six Sigma
3
Tahap Analyze Analisa tingkat Six Sigma Analisa akar masalah dengan Current Reality Tree Analisis Dampak FMEA
4
Tahap Improve
5
Tahap Control
2. Bulan Juni minggu ke III – Juli minggu ke I, tahap measure dilaksanakan di mana tim membuat proses pengukuran yang berfokus pada kinerja yang dipilih untuk diperbaiki pada saat ini dan mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk dianalisis. Proses measure ini dibagi menjadi empat langkah yaitu diagram p, kapabilitas proses, identifikasi karakteristik CTQ (Critical to Qualtiy), dan tingkat Six Sigma. 3. Pada bulan Juli, tahap analyze dilakukan bersama tim untuk menganalisis dan mendiskusikan apa penyebab dari masalah yang menyebabkan suatu kesalahan atau tidak mencapai target. Dalam analisis ini dibagi menjadi dua yaitu analisis tingkat Six Sigma, analisis mencari akar masalah dengan CRT (Current
114
III
IV
Reality Tree) juga analisis dampak FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). 4. Bulan Juli minggu ke IV – Agustus minggu ke IV, tahap improve dilaksanakan
untuk
memperbaiki
proses
supaya
dapat
mencapai tingkat kinerja dengan fokus utama yaitu customer needs dengan mengidentifikasi akar masalah, mencari penyebab, dan
melakukan
perbaikan
proses
yang
dapat
dipertanggungjawabkan dan disetujui oleh dan kepada pihak manajemen perusahaan. Tahap improve merupakan fase yang memerlukan ± 5 minggu karena perlu dipastikan terlebih dahulu apakah perbaikan yang diusulkan dapat berhasil dan juga harus didukung dengan kemampuan dalam mengelola usulan perubahan dari tahap Measure dan Analyze. 5. Bulan Agustus minggu ke III – September minggu ke IV, tahap control merupakan tahap akhir yang dilaksanakan untuk memastikan
agar
perbaikan
isu
bisnis
terjaga
melalui
produktivitas
dengan
pemantauan tolok ukur kinerja utama.
4.1.2 Rencana Implementasi Peningkatan Produktivitas Rencana
implementasi
peningkatan
membuat rencana kerja seperti pada Tabel 4.2 dan dalam bentuk Gantt Chart seperti pada Tabel 4.3
115
Tabel 4.2 Rencana Implementasi Peningkatan Produktivitas Usulan Penanggung Target Akar Masalah Perbaikan Jawab Waktu Manusia dan Metode 1.Salah pengambilan 1. Brifing dan Supervisor dan Dalam dua bulan barang karena tidak manajer dilakukan : training dengan sesuai dengan lokasi - Brifing harian melakukan SOP warehouse dan tidak diupdate. yang benar juga untuk operasional 2.Komunikasi antar tim sistem reward dan - Brifing mingguan dan skill masih kurang untuk supervisor punishment antar tim. 3. Checker, loader, dan dan manager - Training 1 tahun 2 operator tidak berfungsi kali. sebagaimana mestinya. 2. Menambah 4. Sumber daya yang - 3 bulan dari Juni Supervisor sumber daya belum cukup untuk untuk mencari Maintenance sesuai dengan menangani masalah tenaga kerja. kapasitas maintenance yang ada. maintenance yang ada. Customer 1. Demand planning dan 1. Customer dan Manajer 6 bulan dengan pihak perusahaan keputusan akhir dari inventory control dari Warhouse, PT. XYZ Logistik Marketing, dan pihak perusahaan, di customer kurang meminta demand mana customer terencana dengan Customer baik. planning dan memberi laporan inventory control demand planning dan antara kedua invetory control setiap pihak. bulan. Alat 1.Peralatan dan charger 1.Pengalokasian Manajer - Peremajaan alat dana dan dan pengalokasian untuk pengisian Warehouse dan peremajaan alat dana 5 tahun baterai tidak layak Manajer untuk mendukung Maintenance sekali. sesuai umur dan dan meningkatkan - Pengecekan alat pemakaian alat yang produktivitas dua minggu sekali tidak baik dan benar. warehouse.
116
Tabel 4.3 Gantt Chart Peningkatan Produktivitas Jadwal No
Deskripsi
Juni I
1
2
II
III
Juli IV
I
II
III
Agustus IV
I
II
III
September IV
I
II
III
IV
Oktober I
II
III
November IV
I
II
III
Desember
IV
I
Pengukuran Produktivitas Laporan mingguan supervisor ke manajer warhouse Laporan bulanan manajer warehouse ke operation leader Evaluasi Produktivitas Membuat cause effect diagram Analisis data warhouse pada tahun sebelumnya
3
Perencanaan Produktivitas Membuat pendekatan dengan Productivity Evaluation Tree
4
Peningkatan Produktivitas Manusia dan Metode Brifing harian antara pekerja dan supervisor Brifing mingguan antara supervisor dan manajer
`
Training2 kali dalam setahun Mencari sumber daya untuk maintenance Customer Demand Planning dan inventory control dari customer Alat Pengecekan alat (forklift, Battery, Charger)
117
II
III
IV
Manusia dan Metode Pekerja bekerja berdasarkan uraian tugas yang memuat tugas dan tanggung jawab dengan menekankan hasil kerja untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Brifing dan training SOP bertujuan untuk memberikan penjelasan standar kinerja yang behubungan dengan sasaran
manajemen
dan
membantu
untuk
mengendalikan
pekerjaan mereka sendiri supaya lebih efisien. Dalam hal ini, supervisor
dan
manajer
warehouse
bertanggung
jawab
dan
mengevaluasi kinerja pekerja dengan membangun komunikasi dua arah. Pekerja diharapakan dapat berkonsentrasi kepada bidang – bidang yang mempengaruhi hasil kerja dan menetapkan sasaran perbaikan yang spesifik dan dapat diukur. Standar kinerja yang dievaluasi adalah perbaikan kinerja, pengurangan kesalahan, peningkatan keterampilan, dan training SOP dan penggunaan alat secara baik dan benar.
Alat Alat
sebagai
satu
sumber
kemampuan
perusahaan
untuk
menciptakan kepuasan kepada pelanggan. PT. XYZ Logistik telah menginvesatasikan dalam jangka panjang untuk WMS (Warehouse Managemenet Systems), RF (Radio Frequency), dan 5 macam forklift untuk warehouse. Hal yang masih kurang yaitu pengalokasian dana dan peremajaan alat untuk meningkatkan produktivitas warehouse masih harus didiskusikan antara manajer warehouse, manajer maintenance, dan pihak perusahaan. Pengalokasian dana ini harus diperhatikan sampai berapa lama umur alat tersebut layak digunakan,
bagaimana
cara
pemakaian
yang
benar,
dan
pengawasan oleh pihak maintenance untuk mengontrol keadaan alat 118
setiap dua minggu sekali. Pengawasan dan pengontrolan alat dilakukan dua minggu sekali karena alat yang digunakan cukup banyak sehingga membutuhkan pengawasan oleh maintenance setiap dua minggu sekali dengan dibantu oleh pihak operator warehouse untuk mengontrol alat yang digunakan seperti mencatat hour meter forklift setiap penggunaan forklift setiap hari.
Customer Dalam rencana implementasi ini, perenanan customer sangat penting karena mereka merupakan fokus pelayanan utama PT. XYZ Logistik. Hal yang sulit dipahami adalah demand planning dan inventory control dari beberapa customer kurang terencana dengan baik. Customer dan pihak perusahaan PT. XYZ Logistik (manajer warehouse dan marketing) diharapkan dapat bekerja sama dengan meminta demand planning dan inventory control antara kedua pihak. Hal ini diperlukan final komunikasi dan konfirmasi antara customer dan marketing supaya dapat memberikan informasi yang tepat dan benar.
4.2
Kebutuhan Sumber Daya Dari rencana implementasi yang sudah direncanakan, maka kebutuhan
sumber
daya
diidentifikasi
untuk
mengetahui
kebutuhan yang diperlukan sesuai kebijakan pihak manajemen. Kebutuhan sumber daya merupakan hal yang paling penting dari seluruh kegiatan operasional perusahaan dengan ditunjang oleh prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan (SOP) dan teknologi yang
digunakan
(WMS).
Tabel
4.4
merupakan
penjelasan
119
kebutuhan sumber daya dan pihak – pihak yang bertanggung jawab. Tabel 4.4 Kebutuhan Sumber Daya Kebutuhan Sumber Daya No Program Perbaikan Deskripsi Pekerjaan dan Penanggung Jawab A Penerapan Six Sigma : KPI DIFOT 98% dan KPI On Time Delivery 95% - Mengontrol dan - Operation Leader a. Pengontrolan memonitor DO setiap aktivitas - Manajer Transportasi hari agar tercapai tepat operasional - Supervisor Transportasi waktu dan sesuai transportasi dalam dengan sasaran pengiriman barang. perusahaan dan kepuasan pelanggan. b. Pengecekan barang dari warehouse ke truk oleh checker.
- Checker yang dikontrol oleh supervisor dan manajer warehouse
- Seluruh divisi. c. Komunikasi antara customer, marketing, warehouse, transportasi, dan CSS.
120
- Mengontrol dan memotivasi aktivitas di warehouse sesuai dengan kebutuhan customer. - Melakukan final komunikasi antara kedua belah pihak secara benar dan tepat.
Tabel 4.4 Kebutuhan Sumber Daya (Lanjutan) Kebutuhan Sumber Daya Deskripsi Pekerjaan No Program Perbaikan dan Penanggung Jawab B Peningkatan Produktivitas - Rekruitment dan - Manajer HRD - Checker : semua barang - Supervisor Warehouse keluar – masuk tercatat training berdasarkan - Manajer Warehouse secara akurat di fisik, wawasan dan dokumen, dan WMS. sistem operasional. - Operator : memiliki SIO (Surat Ijin Operator), peletakan dan pengambilan barang sesuai lokasi dan akurat. - Loader : pembongkaran barang sesuai Inbound Tally Sheet dan pemuatan barang sesuai Pick List secara aman dan rapih. - Rekruitment pengawasan mainetnance di PT. XYZ Logistik
- Manajer HRD - Supervisor Maintenance
- Pengecekan dan pengawasan maintenance forklift setiap dua minggu sekali.
121
