BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI
Menurut Carpenter & Sanders (2009: 388) faktor yang menentukan keberhasilan penerapan implementasi strategi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Keberhasilan manajemen dalam menghadapai rintangan baik itu dari internal maupun dari eksternal perusahaan. 2. Pengaruh
kultur
perusahaan.
Kultur
sebuah
perusahaan
sangat
berpengaruh pada proses penerapan strategi, hal ini dikarenakan dalam penerapan strategi, akan ada hal yang harus berubah dari keadaan sebelumnya. Hal ini membutuhkan sebuah kultur perusahaan yang dinamis dan mampu menerima perubahan. 3. Mismatch antara strategi dan strategic leadership action. Carpenter & Sanders (2009: 390) juga menjelaskan bahwa terdapat dua hal yang menentukan implementasi sebuah strategi, yaitu implementation lever dan Strategic Leadership. Implementation Levers • Organizational structure • Systems and process • People and rewards Intended Strategy
Realized Strategies
Strategic Leadership • Lever and resources allocations decisions • Support among stakeholders
Gambar 4.1 Aspek Penentu Keberhasilan Implementasi Strategi 157
4.1 Implementation Lever
Faktor ini sangat penting bagi kesuksesan penerapan strategi perusahaan. Faktor ini dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian lainnya, antara lain: A. Struktur Organisasi. Struktur organisasi di dalamnya mencakup kontrol dan koordinasi. Baik itu koordinasi informasi, keputusan dan aktivitas yang dilakukan oleh semua karyawan pada setiap tingkatan (level). Struktur sebaiknya konsisten dengan strategi yang dihasilkan. Semakin terdiversifikasi suatu perusahaan, maka organisasi pun harus sedemikian terstruktur agar mempermudah koordinasi. Struktur organisasi Saung Angklung Udjo saat ini masih menitik beratkan pada beberapa orang pengambil keputusan stratejik, yaitu Presiden Direktur dan Direktur Operational dan dibantu dengan dua orang Assistant Director. Kultur perusahaan yang masih didominasi kultur family business, menciptakan halangan dalam proses pendelegasian kekuasaan (power delegation) pada pihak eksternal keluarga (dalam hal ini pihak manajemen perusahaan). Selain itu sumber daya manusia untuk top-level management Saung Angklung Udjo masih sedikit.
Oleh
sebab
itu
perlu
dilakukan
sebuah
percepatan
dalam
mempersiapkan SDM yang berkualitas atau melakukan proses recruitment untuk
posisi/jabatan
penting
serta
melakukan
komunikasi/pendekatan
(approach) yang intens dengan pihak keluarga dalam menyamakan visi pencapaian pertumbuhan perusahaan. Saat ini struktur organisasi yang digunakan oleh Saung Angklung Udjo merupakan struktur organisasi peralihan dari struktur fungsional menjadi struktur divisional. Sehingga struktur organisasi saat ini pun masih perlu pengujian dan proses adaptasi menuju pembentukan struktur organisasi divisional. Proses yang dimaksud adalah proses penyiapan sumber daya 158
dengan level manajer, sehingga nantinya diharapkan dapat memimpin masingmasing strategic business unit yang dimiliki perusahaan. Oleh sebab itu disarankan untuk diadakan sebuah kajian khusus yang dapat menganalisis bentuk struktur organisasi yang tepat bagi Saung Angklung Udjo. Dengan struktur organisasi yang baik dan sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang baik, maka proses power delegation antara pihak keluarga kepada manajemen menjadi lebih fleksibel, hal ini dikarenakan meningkatnya kepercayaan dari pihak keluarga terhadap manajemen perusahaan yang bukan merupakan bagian dari anggota keluarga. Menurut Wheelen & Hunger (2006: 115), struktur organisasi yang cocok untuk perusahaan yang memiliki lini produk yang banyak dan saling berhubungan antara satu produk dengan produk lainnya adalah struktur divisional. Lini produk yang saat ini dimiliki Saung Angklung Udjo saat ini diharapkan ke depannya dapat berkembang sesuai dengan industri masing-masing produk. Berikut adalah gambaran struktur organisasi divisional:
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisional Sumber : Wheelen & Hunger (2006: 15)
159
Dengan menggunakan struktur organisasi divisional, maka masing-masing unit bisnis Saung Angklung Udjo dapat berdiri sendiri dan bertanggung jawab terhadap kinerja mereka masing-masing. Dalam struktur seperti ini, maka proses pengambilan keputusan harus terdesentralisasi. Oleh sebab itu, dibutuhkan sumber daya manajerial yang mampu memimpin masing-masing unit bisnis yang dimiliki oleh Saung Angklung Udjo.
B. Pengembangan Sistem dan Proses Perusahaan. Sistem yang dimaksud adalah sistem yang menggerakkan kegiatan bisnis perusahaan, baik itu sistem informasi, sistem pengambilan keputusan, sistem penyimpanan
data
perusahaan,
dan
sistem
lainnya
yang
dapat
mengintegrasikan semua kegiatan bisnis perusahaan. Sedangkan proses adalah aktivitas operasional day-to-day perusahaan. Semua ini harus saling terintegrasi untuk memudahkan proses implementasi strategi. C. People or Human Capital. Yang dimaksud dengan people pada Saung Angklung Udjo adalah karyawan Saung Angklung Udjo, baik karyawan tetap maupun magang, dan juga mitra pengrajin Angklung maupun mitra pengrajin souvenir. Untuk meningkatkan kinerja people, maka perusahaan biasanya menggunakan sistem reward, dimana reward sangat erat kaitannya dengan kinerja people. Komponen dalam sistem reward ini terdiri dari dua hal, yaitu: a. Evaluasi Kinerja dan feedback b. Kompensasi, bisa berupa jumlah gaji, bonus, promosi jabatan dan lain-lain. Dalam Proses implementasi strategi ini, Saung Angklung Udjo sebaiknya mulai menerapkan sistem reward baik pada karyawan maupun pada mitra pengrajin.
160
4.2 Strategic Leadership
Faktor Strategic Leadership berkaitan erat dengan tanggung jawab terhadap: 1. Membuat keputusan substantive implementation lever dan keputusan alokasi sumberdaya 2. Mengkomunikasikan strategi yang dilakukan kepada key stakeholders. Manajemen Saung Angklung Udjo dapat mengkomunikasikan strategi perusahaan dengan cara communicating downward (disebabkan oleh situasi SDM saat ini yang belum banyak yang memiliki kemampuan manajerial), atau dengan cara communicating across & Outward (mengkomunikasikan strategi dengan cara melibatkan kerjasama antar unit di perusahaan)
4.3 Align The Organization
Menurut Kaplan and Norton (2008: 126), setelah memiliki sebuah strategi map, maka hal yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah align the organization, antara lain dengan cara : 1. Align Business Unit. Saung Angklung Udjo memiliki strategi perusahaan: growth, oleh sebab itu, maka strategi bisnis pada masing-masing unit bisnis harus dapat mendukung strategi growth tersebut. 2. Align Support Unit. Saung Angklung Udjo memastikan bahwa setiap unit penunjang memiliki strategi yang juga dapat mendukung kinerja strategi perusahaan. 3. Align Employee. Saung Angklung Udjo harus dapat memotivasi karyawan untuk ikut berperan serta dalam pelaksanaan strategi yang telah disusun. Tujuan yang ingin dicapai adalah bahwa karyawan mengerti strategi perusahaan dan termotivasi untuk berperan aktif. Hal ini bisa dilakukan 161
dengan cara: strategy communication program, program insentif dan reward, atau bisa juga dengan program pengembangan kompetensi. Untuk memotivasi karyawan data dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1) mengkomunikasikan den mengedukasikan strategi perusahaan kepada karyawan (small group meetings, poster atau bulletin, permanent frame posters/strategi perusahaan ditampilkan di tempat2 yang ramai dikunjungi karyawan maupun pengunjung, sehingga dapat meraih top of mind mereka setiap hari. 2) Menghubungkan employee personal objectives dan insentif mereka dengan strategi. Contoh :
Tabel 4. 1 Contoh hubungan employee personal objectives dengan strategi
"A" Bagian Pengiriman Barang
Personal Objectives "A"
Perspektif Finansial
Mengurangi biaya operasional
Perspektif Pelanggan
Pengiriman barang yang tepat waktu Mengatur keluar masuk barang dari mitra ke pelanggan
Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Memiliki sertifikasi
4.4 Improve Key Processes
Dalam rencana operasi perusahaan, maka hal yang harus dilakukan adalah : 1. Meningkatkan proses kunci perusahaan (improve key processes). Hal yang dapat dilakukan adalah dengan cara memilih proses apa yang paling penting untuk segera dilakukan perubahan menjadi lebih baik. Dalam hal ini dapat kembali melihat ke theme yang ada di strategy map. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa perubahan yang dibutuhkan dalam strategic theme, 162
diterjemahkan ke dalam proses operasional. Aktivitas yang dapat mendukung kegiatan ini adalah business process improvement atau key success factor. 2. Membangun perencanaan kapasitas sumber daya yang dibutuhkan (develop the resources capacity plan). Tujuan yang ingin dicapai adalah memastikan bahwa kapasitas sumber daya dapat merefleksikan arah dan kebutuhan dari strategi yang akan diterapkan.
Dalam hal ini dapat dicontohkan pada keputusan untuk melakukan improvement pada theme perbaikan manajemen operasional perusahaan yang diasumsikan merupakan proses kunci yang harus segera dilakukan perbaikan. Untuk itu, maka perlu diberikan acuan terhadap critical success factor dari theme tersebut, sehingga pada akhirnya dapat dilakukan suatu pengukuran sejauh mana kinerja perbaikan theme tersebut. Penggunaan metode ini dapat membantu perusahaan untuk fokus terhadap perbaikan yang harus dilakukan dengan melakukannya secara bertahap dimulai dari yang dianggap paling krusial untuk segera dilakukan perubahan, hingga kegiatan atau proses kegiatan perusahaan yang tidak membutuhkan perbaikan secara besar. Contoh pelaksanaan kegiatan improve key process ini adalah seperti yang digambarkan pada Gambar 4.3.
163
Gambar 4.3 Menghubungkan Proses Manajemen dengan Strategy Map Perusahaan
164
4.5 Action Plan Rencana Implementasi Strategi Saung Angklung Udjo dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu : 1. Rencana Jangka Pendek (Rencana Tahunan) 2. Rencana Jangka Menengah (2-4 Tahun) 3. Rencana Jangka Panjang (Rencana jangka panjang ini merupakan rencana implementasi dalam jangka waktu hingga tahun 2017, hal ini disesuaikan dengan rencana pencapaian visi Saung Angklung Udjo) Rencana jangka pendek merupakan rencana taktis yang dapat segera dilakukan oleh perusahaan dalam jangka satu tahun ke depan, rencana jangka menengah dapat dikatakan sebagai penerapan strategi pada masa setelah satu tahun hingga menjelang tercapainya rencana jangka panjang, sedangkan rencana jangka panjang merupakan sebuah rencana yang dapat menjadi panduan bagi perusahaan dalam menentukan rencana tahunan perusahaan. Dalam penyusunan perencanaan implementasi strategi ini penulis tidak menganalisis kegiatan budgeting, dikarenakan informasi keuangan perusahaan perusahaan yang belum bisa dipublikasikan. Oleh sebab itu penulis hanya memberikan masukan mengenai rencana implementasi strategi, namun tidak memperhitungkan biaya dari kegiatan perencanaan implementasi strategi tersebut. Rencana implementasi ini terdiri dari: 1. List of Activities. Berisikan daftar kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai strategi yang ingin dicapai 2. Human Resources. Sumber daya yang dibutuhkan. Pada bab 4 ini pembahasan mengenai sumber daya dijabarkan secara umum saja, karena
165
belum adanya perencanaan jumlah sumber daya yang dibutuhkan memerlukan pengkajian yang lebih dalam lagi. 3. Schedules of Implementation. Merupakan rencana kapan pelaksanaan strategi tersebut. Rencana pelaksanaan srategi ini dibagi ke dalam empat quarter per tahun.
166
4.5.1 List of Activities Tabel 4.2 Rencana Stratejik Saung Angklung Udjo No Strategy 1 Backward Integration
Business Unit Produksi Angklung & Souvenir
Strategic Planning Perencanaan Pembuatan Kebun Bambu Penambahan Mitra Pengrajin Angklung
2 Market Penetration
Measurement Ha Jumlah mitra&Sistem kerjasama
Pertunjukan & Pelatihan
Sebagai Laboratorium Kebudayaan Tradisional Sunda
Program Pertukaran antar Budaya Program Magang bagi Mahasiswa Seni Program "Ngariung Sareng Budayawan " Kegiatan Lomba "Angklung Inovatif" Program Komunitas Pencinta Angklung
Jumlah Sumber daya manusia yang kreatif dan sumber daya karya cipta
Banquet
Program "Back to Nature "
Program Pertanian Organik Program Peternakan Mandiri Konsep Penataan Lingkungan SAU yang Alami
Jumlah item bahan baku yang diproduksi sendiri Luas Penambahan Lahan
Semua Unit Bisnis
Peningkatan Market Share
Penambahan Jumlah sales person Increasing Publicity Effort (cth : Aktif dalam kegiatan kebudayaan, website perusahaan) Online Ordering Kegiatan Marketing yang Terintegrasi (misalnya, pemesanan untuk angklung sedang banyak, sedangkan pelatihan sedikit, maka di harapkan bagian marketing akan menawarkan produk pelatihan atau produk lainnya untuk mengimbangi pesanan angklung) Penghitungan Perencanaan Kapasitas Produksi Penentuan Target Pencapaian Pertumbuhan penjualan masing-masing area
Pembagian Area Geografis
3 Strategi Differensiasi
Action Plan Kerjasama dengan Departemen Perhutanan Pembukaan Lahan Perkebunan Bambu Sendiri Sistem Kerjasama/kompensasi bagi Mitra
Semua Unit Bisnis
Created unique product or process that valued high enough by customer
New Product Development Best Total Solution Program
Jumlah Pertumbuhan Demand per tahun
Pertumbuhan emerging business unit dan future growth engine
Jumlah Pemenuhan Permintaan pada Masing-masing Area
Future growth engine business Customer Data Record Customer Satisfaction Record
167
Tabel 4.3 Rencana Implementasi Kegiatan Fungsional Saung Angklung Udjo No Strategy 1 Operasi
Strategic Planning Outside-in
Inside-in
2 Marketing
Skim Pricing Penetration Pricing Dynamic Pricing Online Order Tracking
Distribusi Barang
Advertising&Promotion
3 Finansial
Leverage BuyOut
4 R&D
Open Innovation
Action Plan Pelaksanaan program Know Your Customer Perumusan Performance Objective - quality (6 siqma) - speed (capacity planning ) - cost (aggregate planning ) Pengidentifikasian resources, capabilities dan processes Pemetaan sudut pandang pasar dengan sumber daya perusahaan Menaikkan Harga Jual dengan Meningkatkan kualitas produk atau jasa Kerjasama Skema Pembiayaan dengan Bank penyalur dana Bantuan Operasional Sekolah Untuk jenis usaha pelatihan, souvenir & banquet mulai dipetakan trend penjualan tahunan Menyiapkan sumberdaya manusia Menyiapkan sumber daya teknologi informasi Memperbaiki arus produksi barang dan jasa Kerjasama dengan biro pengiriman barang Kerjasama dengan pelanggan tetap dalam jumlah besar sebagai distributor produk dan jasa SAU Seminar Workshop Travel Agent Berpartisipasi dalam kegiatan pemerintah Mengadakan seminar/workshop sendiri Pengajuan Kredit Ke Bank JABAR
Pemberdayaan masyarakat sekitar lokasi perusahaan, khususnya para generasi muda Pengadaan magang bagi mahasiswa dari berbagai disiplin ilmu
Measurement Market requirement & Positioning Perusahaan Indikator Pencapaian Kinerja Perusahaan
Data core competencies perusahaan Matrik Strategi Operasi Total Sales dan Net Profit Margin
Persentase pencapaian Tingkat kecepatan pengiriman Jumlah distributor per region Dalam setiap acara yang dilakukan atau dihadiri, disebarkan brosur dan angket yang dapat memberi informasi mengenai awareness masyarakat terhadap perusahaan Debt to Equity Ratio Debt to Assets Interest Coverage Ratio Data penelitian dan ide kreatif Jumlah new potential products/services
168
4.5.2 Sumber Daya
Penerapan rencana stratejik maupun fungsional haruslah didukung dengan sumber daya perusahaan. Oleh sebab itu, hal yang mendesak yang saat ini harus dilakukan oleh Saung Angklung Udjo dalam waktu dekat selain memperbaiki kondisi operasional perusahaan adalah : a. Membentuk
tim
yang
mengawasi
jalannya
perencanaan
strategi
perusahaan. b. Melakukan “Program Inisiasi Pengenalan Strategi Perusahaan” pada karyawan maupun pihak keluarga. Di dalam program inisiasi ini, setiap karyawan membentuk satu cross functional group, sehingga setiap karyawan dapat melakukan kegiatan transfer knowledge tentang bagian mereka (pekerjaan mereka) dengan karyawan dari bagian lain, dan diharapkan nantinya karyawan akan memahami tentang strategi perusahaan dan dapat memberikan kontribusi mengenai jalannya pelaksanaan strategi tersebut. c. Menambah jumlah karyawan (recruitment) sehingga tidak ada lagi karyawan yang memiliki peranan ganda dalam pekerjaannya. Dapat dilihat dari struktur organisasi karyawan yang belum ada penanggung jawabnya. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan karyawan dalam mengeksplorasi tugas dan tanggung jawabnya dalam pekerjaan, dikarenakan karyawan dapat lebih fokus dengan bidangnya. d. Melakukan program pelatihan untuk karyawan, baik itu program pelatihan kepemimpinan maupun program manajemen. Hal ini dikarenakan komposisi karyawan dengan kemampuan manajerial sangat sedikit di perusahaan, sehingga dalam pengambilan keputusan harus mengandalkan satu atau dua orang yang memiliki kemampuan manajerial yang baik. Diharapkan
dengan
semakin
banyaknya
karyawan
yang
memiliki 169
kemampuan manajerial yang baik, maka dalam dua tahun ke depan struktur organisasi karyawan dapat menjadi lebih ramping (lean structure). e. Partnership. Perbaikan sistem kemitraan yang ada. Dengan adanya penelitian dari salah satu tim SBM-ITB mengenai alternatif penggunaan Six Siqma pada proses produksi angklung, diharapkan perusahaan dalam satu tahun ini telah memiliki standarisasi proses pembuatan angklung yang dapat diterapkan pada semua mitra f. Penambahan jumlah mitra dan karyawan bagian QC. Hal ini sangat mendesak, dikarenakan jumlah permintaan yang datang ke perusahaan selalu meningkat setiap tahunnya, namun perusahaan masih belum mampu memenuhi semua permintaan yang datang.
170
4.5.3 Schedules of Implementation Tabel 4.4 Schedules of Implementation 2010
2009
Action Plan
Q 3
Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2011 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2012 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2013 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2014 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2015 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2016 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
2017 Q 4
Q 1
Q 2
Q 3
Q 4
Perumusan Draft Program Kerjasama dengan Departemen Kehutanan (Perkebunan Bambu) Analisis Resiko Pembukaan Lahan Sendiri Implementasi Sistem Kerjasama dengan Mitra Program Pertukaran antar Budaya Program Magang bagi Mahasiswa Seni Program "Ngariung Sareng Budayawan" Kegiatan Lomba "Angklung Inovatif" Program Komunitas Pencinta Angklung
Program Pertanian Organik Program Peternakan Mandiri Sistem Penataan Lingkungan SAU yang Alami Penambahan Jumlah sales person Increasing Publicity Effort (cth : Aktif dalam kegiatan kebudayaan, website perusahaan) Online Ordering Kegiatan Marketing yang Terintegrasi Penghitungan Perencanaan Kapasitas Produksi
171
Penentuan Target Pencapaian Pertumbuhan Perencanaan New Product Development Best Total Solution Program Pelaksanaan program Know Your Customer Perumusan Performance Objective - quality (6 siqma) - speed (capacity planning) - cost (aggregate planning) tahunan Pengidentifikasian resources, capabilities dan processes Pemetaan sudut pandang pasar dengan sumber daya perusahaan Menaikkan Harga Jual dengan Meningkatkan kualitas produk atau jasa Kerjasama Skema Pembiayaan dengan Bank penyalur dana Bantuan Operasional Sekolah Untuk jenis usaha pelatihan, souvenir & banquet mulai dipetakan trend penjualan tahunan Menyiapkan sumberdaya manusia Menyiapkan sumber daya teknologi informasi Memperbaiki arus produksi barang dan jasa Kerjasama dengan biro pengiriman barang Kerjasama dengan pelanggan tetap dalam jumlah
172
besar sebagai distributor produk dan jasa SAU Mengikuti seminar, workshop, kegiatan pemerintah dan promosi melalui travel agent Pengajuan Kredit Ke Bank JABAR Pemberdayaan masyarakat sekitar lokasi perusahaan, khususnya para generasi muda Pengadaan magang bagi mahasiswa dari berbagai
disiplin ilmu
173
