BAB IV Rencana Implementasi & Kebutuhan Sumber Daya 4.1. Rencana Implementasi
Setelah rancangan sistem manajemen kinerja dibuat berikut dengan program strategis agar tolok ukur yang telah ditetapkan dapat tercapai, maka berikutnya ditetapkan langkah-langkah yang perlu dijalankan oleh masing-masing Cabang agar program strategis tersebut dapat terlaksana. Langkah-langkah yang ditentukan dalam implementasi sistem manajemen kinerja sebaiknya mengacu pada langkah-langkah yang ditetapkan Kaplan dan Norton (1996) seperti pada gambar berikut.
Gambar 4.1 Balanced Scorecard sebagai Sistem Manajemen Strategis ( Sumber : Kaplan dan Norton, ”The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action”, 1996 ) Mengacu pada langkah-langkah diatas maka ditetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu sebagai berikut: 1. Menjelaskan visi, misi dan strategi yang hendak dicapai ke seluruh personil Cabang.
79
Sebelum sistem manajemen kinerja dijalankan, maka Manajemen Cabang terutama dimulai dari Kepala Cabang harus menjelaskan kepada seluruh personil yang ada di Cabang mengenai visi, misi, dan strategi yang hendak dicapai.
Visi dan misi harus dijelaskan secara jelas dan mudah dipahami agar tiap personil mampu memahami tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Ketidakmampuan Manajemen Cabang dalam menjelaskan visi dan misi kepada bawahannya akan berakibat terhadap insinkronisasi pada jalannya operaional yang pada berikutnya memungkinkan untuk terjadinya perpecahan dalam internal Cabang karena adanya konflik kepentingan. Manajemen Cabang berkewajiban untuk mewujudkan iklim yang kondusif agar setiap personil dalam menjalankan tugasnya selalu mengacu pada visi dan misi perusahaan
2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan tiap sasaran strategik Menyelaraskan berbagai tujuan departemen dan pribadi dengan strategik perusahaan. Manajemen Cabang harus mengkomunikasikan dan menjelaskan keterkaitan antar sasaran strategik. Dengan begitu diharapkan personil Cabang akan mengetahui dampak yang akan dihasilkan dari tiap pekerjaan yang dijalaninya. Personil Cabang akan mampu memberi perbaikan yang tepat jika mereka mengetahui hubungan sebab akibat dari apa yang dihasilkannya. Perlunya juga ada mekanisme reward & punishment yang jelas agar seluruh personil termotivasi dan disiplin dalam menjalankan bagiannya masing-masing
3. Perencanaan dan penentuan target Berikutnya dilakukan penentuan target dari masing-masing sasaran strategik dan perencanaan terhadap alokasi sumber daya terutama sumber daya keuangan dan sumber daya manusia. Manajemen Cabang berperan untuk menentukan penanggung jawab dan kontribusi dari tiap bagian yang ada di Cabang terhadap jalannya program strategis
4. Mendapatkan
umpan
balik
yang
dibutuhkan
untuk
mempelajari
dan
memperbaiki strategik. Budaya perbaikan berkelanjutan harus diterapkan dimulai dari pihak Manajemen Cabang agar tiap personil dalam Cabang terbiasa untuk terus melakukan 80
pengembangan agar sasaran strategik yang telah ditetapkan dapat tercapai. Sasaran strategik harus terus dievaluasi agar kinerja Cabang terus dapat ditingkatkan sehingga target yang ditetapkanpun akan terus berubah ke arah yang lebih baik.
4.2.Kebutuhan Sumber Daya Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa harus terdapat alokasi sumber daya yang jelas terhadap rencana diimplementasikannya sistem manajemen kinerja maka berikut ini uraian mengenai sumber daya yang harus direncanakan dan dikelola secara tepat agar implementasi sistem manajemen kinerja dapat berjalan sesuai target yang diharapkan.
4.2.1. Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Kebutuhan sumber daya manusia mempunyai peranan yang kritikal terhadap implementasi sistem manajemen kinerja, karena tanpa SDM yang kompeten maka akan sulit bagi Cabang dalam memastikan implementasi sistem manajemen kinerja berjalan tepat dan berkelanjutan. Pada tabel 4.1 berikut dijelaskan rekomendasi mengenai kebutuhan pembagian tanggung jawab pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap masing-masing program strategis
Tabel 4.1 Kebutuhan Sumber Daya Manusia PROGRAM STRATEGIS - Estimasi AOP berdasar historical, market survey, dan forecasting bersama dengan prinsipal - Realisasi jadwal penagihan - Efisiensi biaya operasional - Memperbanyak alternatif & memperluas jaringan untuk fasilitas pembayaran
PIHAK YANG TERLIBAT - Manajemen Cabang & perwakilan prinsipal - Bagian Sales & Bagian administrasi penagihan - Jajaran Manajemen Cabang - Bagian Sales, Bagian Office (EDP, Collection, kasir)
- Memangkas pos-pos biaya yang tidak mempunyai nilai tambah - Melakukan survei kepuasan pelanggan terhadap semua tipe outlet secara regular
- Bagian Sales
- Melakukan survei kepuasan pelanggan terhadap prinsipal secara regular
- Branch Manager, Sales Manager, perwakilan prinsipal
- Melakukan joint call ke outlet bersama prinsipal - Melakukan promosi ke prinsipal-prinsipal dengan modal pencapaian dan sumber daya yang dimiliki
- Bagian sales & perwakilan prinsipal - Branch Manger & Sales Manger
- Mengidentifikasi & memperbaiki proses operasional yang tidak efisien
- Semua Bagian
- Melakukan survei pembukaan outlet
- Bagian Sales & Bagian General Affair
81
Tabel 4.1 Kebutuhan Sumber Daya Manusia (lanjutan) PROGRAM STRATEGIS - Melakukan market survei bekerja sama dengan prinsipal & lembaga berpengalaman
PIHAK YANG TERLIBAT - Bagian General Affair
- Monitoring realisasi implementasi SOP - Membuat perencanaan kebutuhan kendaraan serta jadwal & rute kirim
- Bagian Office - Bagian logistic
- Bersama prinsipal meningkatkan program penyelamatan produk
- Bagian Sales
- Menjalankan replenishment system untuk pengiriman prinsipal - depo & depo – stock point
- Bagian logistic
- Membuat jadwal & menjalankan audit internal sesuai juklak dari Kantor Pusat
- Bagian internal audit
- Mengatur ulang rute calls ke outlet sesuai kemudahan jangkauan
- Bagian Sales
- Penambahan peralatan electric material handling untuk menunjang operasional gudang
- Bagian Logistik
- Survei alternatif lokasi yg strategis untuk depo / stock point
- Bagian General Affair
- Stock opname barang di Depo & Stock Point secara berkala
- Bagian Logistik
- Membantu outlet untuk stock opname barang dengan penekanan pada used by produk
- Bagian Sales dibantu oleh Bagian Logistik
- Menyusun kebutuhan & jadwal training utk semua bagian
- Bagian Personalia
- Menjalankan survei efektifitas kepemimpinan (contoh : 7th habbit)
- HR & GA kantor Pusat dan Manajemen Cabang
- Bekerjasama dengan HRD kantor pusat untuk penyelenggaraan training
- HR & GA kantor Pusat dan Manajemen Cabang
- Menjalankan internal training dengan trainer dari manajer atau supervisor
- Manajemen Cabang & Bagian Personalia
- Evaluasi kemungkinan restrukturisasi penempatan sesuai kompetensi
- Manajemen Cabang dibantu HR & GA kantor Pusat & konsultan SDM
- Mengadakan kegiatan seperti perayaan atau family gathering untuk meningkatkan kekompakan & menyampaikan visi, misi, & harapan perusahaan
- Manajemen Cabang & seluruh karyawan Cabang
- Membuat struktur kompensasi yang lebih menarik sesuai kontribusi yang diberikan
- Bagian Personalia
4.2.2. Kebutuhan Sumber Daya Finansial
Untuk dapat mengimplementasikan Balanced Scorecard diperlukan anggaran keuangan yang jelas untuk memfasilitasi pencapaian setiap target yang ditentukan. Dalam penentuan anggaran keuangan dapat berdasarkan pada pemenuhan kebutuhan untuk menjalankan masing-masing program strategis. Sumber anggaran keuangan berasal dari internal keuangan Cabang dan dibantu alokasi dari Kantor Pusat berdasarkan tingkat kebutuhan di masing-masing Cabang
82
Anggaran di masing-masing Cabang dibuat berdasar detail aktivitas yang akan digunakan dalam menjalankan program strategis. Penetapan anggaran menjadi tanggung jawab Cabang secara keseluruhan, namun dengan mengakomodir kebutuhan di masingmasing bagian. Dengan penetapan anggaran secara bersama tersebut diharapkan tiap personil mempunyai persamaan persepsi untuk mencapai visi, misi, dan sasaran yang telah ditetapkan. Tiap manajer bagian yang terdapat di Cabang mempunyai tanggung jawab pada pengawasan jalannya anggaran sesuai dengan aktifitas yang terdapat dalam wilayah tanggung jawabnya.
4.3. Saran 1. Diadakan training awal untuk Manajemen Cabang yang disponsori oleh Manajemen Kantor Pusat untuk menyamakan persepsi dan menunjukkan komitmen dari Manajemen Kantor Pusat mengenai pentingnya implementasi sistem manajemen kinerja berbasis BSC bagi Cabang. 2. Dibentuk tim implementor dari Kantor Pusat yang bertugas melakukan pengawasan, super user trainer, dan help desk terhadap jalannya implementasi sistem manajemen kinerja 3. Dilakukan koordinasi dengan semua pihak baik shareholder maupun stakeholder mengenai rencana implementasi sistem manajemen kinerja. Dengan sosialisasi tersebut diharapkan pihak luar dapat juga memberi kontribusi / masukan agar implementasi sistem manajemen kinerja berjalan dengan lebih baik. 4. Perlu adanya kesepakatan bersama antara Manajemen Cabang dan Manajemen Kantor Pusat untuk melakukan pembobotan terhadap tiap sasaran strategik yang akhirnya akan menunjukkan kinerja Cabang secara keseluruhan. 5. Untuk tahap awal dilakukan evaluasi dan pemeringkatan terhadap seluruh Cabang berdasarkan hasil kinerjanya setiap enam bulan sekali, kemudian dapat dilakukan tiap satu tahun sekali jika dianggap Cabang sudah memiliki komitmen dan konsistensi terhadap jalannya sistem manajemen kinerja.
83
84
