BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA 4.1 Rencana Implementasi
Sistem Manajemen Kinerja kontekstual di PDAM Kota Bandung berbasis IPMS seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya hanya merupakan tahap perancangan saja. Dengan rancangan Sistem Manajemen Kinerja yang telah dibuat tersebut, maka PDAM Kota Bandung dapat meningkatkan kinerjanya karena mengetahui variabel-variabel yang memerlukan perbaikan. Akan tetapi, dalam penerapan rancangan sistem manajemen kinerja ini masih terdapat beberapa hal yang harus dilakukan. Ringkasan langkah dan mekanisme penerapan Sistem Manajemen Kinerja oleh Wibisono (2006) dituangkan dalam suatu diagram seperti pada Gambar 4.1 berikut. SMK saat ini
Sistem Pelaporan Pengukuran Sosialisasi Evaluasi Penerapan SMK
Analisis Rasio Manfaat-Biaya
Pelatihan yang diperlukan
Diagnosis
Tindak lanjut
Alokasi Sumber Daya
Display
Gambar 4.1 Mekanisme Penerapan Sistem Manajemen Kinerja
Setelah rancangan sistem manajemen kinerja dibuat, maka dalam projek akhir ini rekomendasi rencana perbaikan kinerja diprioritaskan terhadap variabel yang
61
mengalami penurunan serta masih di bawah target yang ingin dicapai PDAM Kota Bandung. Rekomendasi rencana perbaikan kinerja dapat dilihat pada Tabel 4.1 berikut.
62
Tabel 4.1 Rekomendasi Program Perbaikan Kinerja Aspek
Tujuan
Variabel Kinerja
Finansial
Peningkatan keuntungan
Profitability ratio
Tolok Ukur Profit Margin on sales
Aktivitas Evaluasi tarif, rekomendasi tarif dengan penyesuaian terhadap biaya operasi Menambah keuntungan dengan memperluas cakupan layanan, menekan biaya operasi, inovasi produk
Efisiensi penggunaan dana
Activity ratio
Solvability Efektivitas ratio pemanfaatan modal pinjaman
Pihak yang Terlibat
Waktu Pelaksanaan Tahunan
Direktur umum kebijaksanaan, Bagian keuangan Bagian perencanaan teknik Tahunan air bersih, Bagian keuangan
63
Working Ratio
Bagian pembukuan, Seksi Penekanan biaya operasi dengan penggunaan bahan kimia berkualitas Tahunan untuk mempermudah proses pengolahan, peningkatan kualitas sumber air pengadaan, Bagian produksi baku, pengawasan kerja terhadap karyawan pada proses pengolahan air, Seksi pengolahan air
Collection period
Optimalisasi penagihan dengan menerapkan sistem penagihan online untuk mempermudah pembayaran, mengawasi & membimbing petugas penagihan untuk menghindari penyimpangan oleh petugas
Bagian keuangan, Seksi penagihan
Debt Ratio
Memanfaatkan utang untuk investasi yang tingkat pengembaliannya tinggi seperti perbaikan pipa sehingga mengurangi loses , perpanjangan pipa jaringan distribusi sehingga memperluas cakupan layanan
Bagian pembukuan, Bagian Tahunan perencanaan teknik air bersih, Bagian distribusi
Restrukturisasi utang dengan penjadwalan kembali pembayaran utang pokok, tunggakan bunga/biaya administrasi, perubahan persyaratan utang, c. penghapusan Melakukan survey kepuasan pelanggan tiap tahun untuk mengetahui wants & needs pelanggan yang disertai dengan implementasi action plan- nya Meningkatkan layanan produk dengan cara meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kontinuitas air Meningkatkan layanan service dengan cara mempermudah cara penyambungan baru, pengaduan, pembayaran Peningkatan supply sumber air baku melalui pencarian alternatif sumber air baku baru dengan melakukan survey & penelitian Mengambil sumber air baku di daerah sekitar luar kota Bandung dengan cara melakukan kerja sama dengan pemerintah daerah bersangkutan
Direksi, Bagian keuangan
Tahunan
Hubungan langganan
Tahunan
Divisi air bersih
Tahunan
Hubungan langganan
Tahunan
Non
Peningkatan
Tingkat
Indeks
Finansial
pelayanan
kepuasan
kepuasan
pelanggan
pelanggan
pelanggan
Cakupan
% cakupan
layanan
layanan
Bulanan
Bagian Perencanaan teknik Tahunan air bersih, Unit Litbang Direksi, Bagian Perencanaan Tahunan teknik air bersih, Unit Litbang
Tujuan
Variabel Kinerja
Tabel 4.1 Rekomendasi Perbaikan Variabel Kinerja (lanjutan) Tolok Ukur
Non
Peningkatan
Cakupan
% cakupan
Finansial
pelayanan
layanan
layanan
pelanggan Tingkat kepuasan karyawan
Peningkatan kepuasan pemerintah & masyarakat Peningkatan kemitraan Peningkatan citra di masyarakat
Kontribusi air bersih kepada masyarakat
Pengembangan inovasi yang mendukung proses bisnis
Pembangunan sistem instalasi mini di wilayah yang tidak terjangkau oleh jaringan distribusi bekerja sama dengan investor Penambahan sambungan langsung dengan memperpanjang pipa distribusi Peningkatan produksi air bersih dengan memanfaatkan idle capacity
Peningkatan kepuasan karyawan
Inovasi
Aktivitas
Mitra kerja Achievement
Indeks kepuasan karyawan
Melakukan survey kepuasan karyawan Manajemen kompensasi yang berorientasi pada reward untuk memotivasi kerja seperti peningkatan gaji, kesejahteraan, dan pengembangan karier Jumlah distribusi Menyediakan fasilitas air bersih gratis untuk umum terutama di daerah air bersih gratis yang mengalami kesulitan mendapatkan air bersih misalnya melalui air tanki, Membangun MCK Menciptakan hubungan baik dengan mitra kerja baru seperti mitra kerja Jumlah mitra penyuplai air baku kerja Penghargaan / Penerapan ISO 9000 & 14000 sertifikasi dari pemerintah / suatu organisasi
Inovasi Proses Jml proses baru Mengadopsi proses teknologi pengolahan air minum kinerja tinggi yang dilakukan dengan biaya yang lebih kompetitif Jml produk baru yang dikeluarkan Jml service baru yang dilakukan
Pihak yang Terlibat Bagian Perencanaan teknik air bersih
Waktu Pelaksanaan Tahunan
Bagian Perencanaan teknik Tahunan air bersih, Bagian Distribusi Bagian Produksi air, Seksi Tahunan pengolahan Badaksinga Tahunan Bagian Personalia Direksi, Bagian Pembukuan, Tahunan Bagian Personalia Seksi Pelayanan Air Tanki dan MCK
Tahunan
Humas
Tahunan
Seluruh Direksi & Karyawan Tahunan
Bagian Perencanaan teknik air bersih
Tahunan
Menciptakan AMDK dalam berbagai kemasan dan kualitas yang lebih baik
Bagian keuangan, Bagian Perencanaan, Unit Litbang
Tahunan
Pencatatan meter otomatis, penambahan sistem pembayaran rekening & pengaduan online, penambahan tempat pembayaran & pengaduan yang mudah dijangkau pelanggan
Hubungan langganan, Bagian Alat teknik meter
Tahunan
64
Aspek
Tabel 4.1 Rekomendasi Perbaikan Variabel Kinerja (lanjutan) Aspek Proses Operasi
Tujuan Peningkatan kualitas air
Penurunan tingkat kehilangan air
Variabel Kinerja Kualitas air
Tingkat kehilangan air
Peningkatan Kontinuitas aliran air
Kontinuitas aliran air
Peningkatan kuantitas air
Kuantitas air
Tolok Ukur
Aktivitas
Monitoring, perbaikan & penggantian pipa-pipa distribusi secara kontinu, Konservasi sumber air baku terutama air permukaan dengan Kualitas air yang monitoring DAS secara kontinu & iklan layanan masyarakat, sampai ke pipa Pemeriksaan sampel air pada pelanggan secara kontinu, Monitoring setiap pelanggan pelaksana pengolahan air dan penguji sampel laboratorium, penggunaan harus memenuhi bahan kimia berkualitas, investasi pipa-pipa berkualitas tinggi yang tidak persyaratan air mudah rusak & berkarat minum Monitoring, perbaikan & penggantian pipa-pipa distribusi secara kontinu % susut air
Durasi aliran
Pihak yang Terlibat Bagian Distribusi, Bagian Perencanaan teknik air bersih, Bagian Produksi air permukaan, Seksi Laboratorium I, Seksi Pengadaan, Humas
Bagian Distribusi
Penertiban sambungan liar dengan menerapkan sanksi Bagian Distribusi Investasi pipa-pipa berkualitas tinggi yang tidak mudah rusak & berkarat Bagian Distribusi, Bagian Perencanaan Bagian Alat Teknik meter Perbaikan sistem pencatatan meter dengan sistem otomatis dan air, Seksi pencatat meter pengawasan petugas pencatat meter untu menghindari penyimpangan Melakukan Process Benchmarking terhadap PDAM lain dengan tingkat Bagian Perencanaan, Unit loses rendah seperti PDAM Kota Bogor, Medan, Malang Litbang Peningkatan peneraan meter, Pemasangan segel & perbaikan segel yang Bagian Alat Teknik meter air rusak Monitoring, perbaikan & penggantian pipa-pipa distribusi secara Bagian Distribusi, Bagian kontinu, Meningkatkan supply air baku untuk meningkatkan produksi, Perencanaan teknik air, meningkatkan kapasitas produksi sampai kapasitas desain maksimum Seksi Pengolahan,
Jml produksi air Peningkatan supply sumber air baku dengan melakukan konservasi sumber air baku terutama monitoring daerah DAS untuk mengurangi pencemaran air sungai sehingga debit air sungai tidak berkurang Optimalisasi kapasitas IPA
65
Pencarian sumber air baku baru dengan melakukan penelitian terhadap sumur-sumur artesis
Bagian Distribusi, Bagian Perencanaan teknik air bersih, Bagian Produksi air permukaan Bagian Produksi air, Seksi Pengolahan air Bagian Perencanaan air bersih, Litbang
Waktu Pelaksanaan Bulanan
Bulanan Bulanan Tahunan Bulanan
Tahunan Bulanan Bulanan & tahunan
Bulanan
Bulanan Tahunan
Tabel 4.1 Rekomendasi Perbaikan Variabel Kinerja (lanjutan) Proses Operasi
Insani
Tujuan Peningkatan kehandalan pelayanan
Peningkatan kapabilitas pemasok Peningkatan pengelolaan lingkungan Peningkatan kualifikasi karyawan
Peningkatan kualitas karyawan
Peningkatan produktivitas karyawan
Variabel Kinerja Jml Penanganan gangguan Kemudahan layanan pembayaran rekening Kecepatan penyambungan baru Peneraan meter air Kualifikasi pemasok Layanan air kotor Tingkat pendidikan karyawan
Training karyawan
Tingkat keselamatan kerja
Tolok Ukur
Aktivitas
Pihak yang Terlibat
Waktu Pelaksanaan Bagian hubungan langganan, Bulanan Seksi Penanganan gangguan
% gangguan yang selesai ditangani
Monitoring & Evaluasi pelaksanaan penanganan gangguan, Pembentukan tim penangan gangguan per wilayah
Jml sistem pembayaran
Penambahan tempat pembayaran manual maupun online
Bagian hubungan langganan, Tahunan seksi sistem analisis & program
Waktu penyambungan baru % peneraan meter air % pemasok yg memenuhi kualifikasi % cakupan layanan air kotor
Mempermudah proses layanan pengajuan pengaduan melalui birokrasi yang tidak berbelit-belit, Mempercepat proses persetujuan dengan mempercepat proses peninjauan kelayakan kondisi daerah Monitoring & peneraan meter air pelanggan secara kontinu
Hubungan langganan, Direktur Air Bersih
Melakukan evaluasi pemasok
Bagian perbekalan & Tahunan perawatan, Seksi pengadaan
Optimalisasi kapasitas IPAL, Penambahan peralatan operasi dan pemeliharaan, Rehabilitasi & pembangunan septik tank komunal, Penyuluhan kepada masyarakat, Pengelolaan truk tinja % Komposisi Penyusunan standar formasi pegawai berdasarkan kebutuhan perusahaan, pegawai yang Penyusunan sistem reruitmen pegawai sesuai kebutuhan, Penyusunan sesuai dengan penilaian kinerja pegawai misalnya dengan sistem reward & punishment kompetensi yang dibutuhkan
% Jml training Penyusunan standar kebutuhan diklat yang sesuai, Peningkatan yg sesuai dengan pelaksanaan & implementasi diklat yang diadakan kebutuhan pegawai & perusahaan Jml kecelakaan Monitoring Pelaksanaan SOP secara kontinu kerja
Bagian alat teknik meter air Bulanan
Divisi Air Kotor, Seksi langganan air kotor
Tahunan
Personalia, Seksi Pendidikan/Pelatihan & pengembangan karier
Tahunan
Personalia, Seksi Pendidikan/Pelatihan & pengembangan karier
Tahunan
Satuan Pengawas Intern
Tahunan
66
Aspek
Tabel 4.1 Rekomendasi Perbaikan Variabel Kinerja (lanjutan) Aspek
Teknologi
Tujuan
Efektivitas penggunaan teknologi
Variabel Kinerja Teknologi Produksi
Teknologi distribusi
Pengembangan Sistem IT yang terintegrasi Organisasi Pengembangan kompetensi kepemimpinan Pengembangan organisasi yang terstruktur rapih
Pengembangan budaya untuk perbaikan berkelanjutan
Tolok Ukur
Teknologi Produksi Air sesuai yg dibutuhkan Rata-rata umur teknologi sistem distribusi
Teknologi Informasi
Penggunaan teknologi informasi Efektivitas Indeks kepemimpinan efektivitas kepemimpinan Kelengkapan Ketersediaan dokumen kerja SOP
Mision & Vision awarness
% Jml pegawai yg memahami Visi & Misi
Aktivitas
Pihak yang Terlibat
Waktu Pelaksanaan
Investasi penerapan teknologi pengolahan air bersih kinerja tinggi, Penggantian alat yang tidak layak dengan alat baru yang berteknologi tinggi
Bagian perencanaan teknik air bersih
Investasi perpanjangan pipa distribusi, Penggunaan pipa kualitas tinggi, Rehabilitasi pipa distribusi
Bagian Perencanaan teknik Tahunan air bersih, Bagian Distribusi
Investasi Penerapan sistem IT dalam proses bisnis, continuous up-date sistem software
Seksi sistem Analisis & Program
Melakukan survey efektivitas kepemimpinan
Badan Pengawas, Satuan Tahunan Pengawas Intern, Unit Litbang, Personalia Direksi & Karyawan, Satuan Tahunan pengawas Intern
Penerapan sistem ISO 9000, Evaluasi efektivitas pelaksanaan SOP
Knowledge sharing, Creating strong leadership
Ide Perbaikan % saran Training problem solving , Knowledge sharing, Forum Diskusi & karyawan untuk Evaluasi perbaikan yang diimplementasik an
Direksi & Karyawan,
Seksi Pendidikan/pelatihan & pengembangan karier, Direksi & Karyawan
Tahunan
Tahunan
67
4.2 Kebutuhan Sumber Daya Dalam mengimplementasikan program perpaikan kinerja PDAM Kota Bandung yang telah dibuat diperlukan sumber daya. Sumber daya yang diperlukan tentu saja sumber daya finansial dan sumber daya manusia. Beberapa sumber daya manusia yang dibutuhkan terdiri dari: 1.
Direksi dan Kepala Bagian Untuk mengimplementasikan setiap program perbaikan kinerja diperlukan persetujuan dari pihak Direksi. Sedangkan untuk bisa dilaksanakan sampai dengan level paling bawah dibutuhkan kerjasama dari masing-masing Kepala Bagian untuk memberikan arahan tentang tujuan program kepada Kepala Seksi dan karyawan sehingga hasil yang diraih sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2.
Karyawan Peran karyawan dari masing-masing bagian unit kerja sangat diperlukan untuk melaksanakan program perbaikan kinerja. Karyawan disini terdiri dari karyawan masing-masing Seksi dari Bagian unit kerja yang bersangkutan. Karyawan diwajibkan untuk melaksanakan program yang telah ditetapkan oleh Direksi.
3.
Badan Pengawas Agar semua pelaksanaan program perbaikan kinerja bisa dilaksanakan dengan baik, maka Badan Pengawas berhak untuk memberikan pembinaan dan pengarahan. Oleh karena itu diperlukan kerjasama yang baik agar semua berjalan lancar.
4.
Pemerintah Daerah Dukungan dari Pemerintah Daerah dalam pelaksanan program perbaikan kinerja sangat diperlukan mengingat Pemerintah Daerah juga turut campur dalam semua kebijakan yang dibuat oleh PDAM. Selain Pemerintah Kota Bandung, kerjasama dengan Pemerintah Daerah lain juga sangat diperlukan, terutama kerjasama dalam mendapatkan sumber air baku di sekitar daerah Kota Bandung yang berada di luar otoritas Pemerintah Kota Bandung.
68
Sumber daya finansial yang dibutuhkan dalam implementasi program perbaikan kinerja ini besar nominalnya tidak bisa ditentukan. Hal ini dikarenakan jumlah dana yang akan dikeluarkan untuk implementasi solusi bergantung pada total dana yang dimiliki oleh PDAM Kota Bandung dan kebijakan Pemerintah Daerah. Sumber daya keuangan yang dibutuhkan bisa berasal dari: a.
Subsidiary Loan Agreement (SLA) atau Perjanjian Penerusan Pinjaman
b.
Pinjaman Rekening Dana Investasi (RDI)
c.
Pinjaman Rekening Pembangunan Daerah (RPD).
69
70
