BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA 4.1 Rencana Implementasi Sistem Manajemen Kinerja kontekstual di PT. Trimitra Sejati Pratama berbasis IPMS seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya hanya merupakan tahap perancangan saja. Dengan rancangan Sistem Manajemen Kinerja yang telah dibuat tersebut, maka PT. Trimitra Sejati Pratama dapat meningkatkan kinerjanya karena mengetahui variabel-variabel yang memerlukan perbaikan. Akan tetapi, dalam penerapan rancangan sistem manajemen kinerja ini masih terdapat beberapa hal yang harus dilakukan. Ringkasan langkah dan mekanisme penerapan Sistem Manajemen Kinerja oleh Wibisono (2006) dituangkan dalam suatu diagram seperti pada gambar 4.1 berikut. SMK saat ini
Sistem Pelaporan Pengukuran Sosialisasi Evaluasi Penerapan SMK
Analisis Rasio Manfaat-Biaya
Pelatihan yang diperlukan
Diagnosis
Tindak lanjut
Alokasi Sumber Daya
Display
Gambar 4.1 Mekanisme Penerapan Sistem Manajemen Kinerja Keterangan : •
Sistem manajemen kinerja saat ini Sampai saat ini PT. Trimitra Sejati Pratama masih belum memiliki sistem manajemen kinerja. Hal ini disebabkan karena adanya sikap tidak mau berubah dari individu-individu yang ada dalam organisasi. Tetapi dengan dibuatnya sistem manajemen kinerja dengan menggunakan metode IPMS
51
(Integrated Performance Measurement System) diharapkan dapat merubah budaya kerja dan adanya suatu sistem manajemen kinerja yang terintegrasi. •
Laporan yang harus didukung oleh sistem manajemen kinerja yang baru Laporan yang harus didukung oleh Sistem Manajemen Kinerja yang baru harus sudah didefinisikan di awal perancangan. Spesifikasi laporan harus dipilah untuk keperluan manajemen puncak, menengah dan karyawan di level operasi. Bagi manajemen puncak, laporan kinerja hasil-hasil organisasi merupakan hal utama yang harus disampaikan dilengkapi dengan kecenderungan pencapaian dalam periode tertentu, perbandingan dengan kinerja internal masa lalu dan standar pencapaian yang harus dicapai. Pihak manajemen puncak PT. Trimitra Sejati Pratama telah melakukan hal tersebut, dimana mereka selalu mengevaluasi hasil-hasil dari inquiry yang menjadi quotation dan quotation yang menjadi PO. Dimana hasil tersebut hingga tahun 2006 masih di bawah standar pencapaian yang ditentukan. Bagi manajemen menengah, laporan yang diperlukan harus laporan yang paling rinci dari sisi internal perusahaan. Laporan tersebut harus memuat semua aspek yang memungkinkan untuk mengambil keputusan segera dalam operasionalnya. Pihak manajemen PT. Trimitra Sejati Pratama menampilkan laporan tersebut dalam mingguan hingga bulanan. Bagi para pelaksana di level operasional, laporan yang harus didukung adalah yang berkaitan dengan stasiun kerja mereka dan keterkaitannya dengan proses operasi sebelum dan sesudah stasiun kerja mereka. Pihak manajemen mencoba untuk membagi divisi sales manjadi dua, dimana di satu pihak divisi sales mencoba merangkul pelanggan dan pihak yang lain mencoba merangkul principal. Hal ini diharapkan dapat memaksimalkan dalam pencapaian jumlah pelanggan dan jumlah principal.
•
Sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja Sehubungan dengan belum adanya sistem manajemen kinerja pada PT. Trimitra Sejati Pratama maka kinerja dari PT. Trimitra masih rendah.Saat ini yang masih dilakukan oleh PT. Trimitra Sejati Pratama hanyalah evaluasi meeting saja. Dengan adanya sistem manajemen kinerja yang baru diharapkan adanya peningkatan kinerja perusahaan. Sistem Manajemen
52
Kinerja yang baru harus segera disosialisasikan kepada level-level operasional untuk menghindari kesalah pahaman dan proses sosialisasi tersebut harus diawasi oleh pihak manajemen puncak. •
Analisis Rasio Manfaat terhadap Biaya Analisis ini diperlukan untuk menetapkan apakah Sistem Manajemen Kinerja yang baru secara keseluruhan akan memberikan manfaat yang signifikan. Selain itu, analisis manfaat terhadap biaya juga harus dilakukan bagi setiap perbaikan yang harus dilakukan dikarenakan kinerja yang kurang baik dari suatu variabel kinerja. Oleh karena itu, perlu adanya pembobotan untuk menetapkan prioritas variabel kinerja mana yang akan diperbaiki terlebih dahulu, yang akan memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan.
•
Pelatihan-pelatihan yang diperlukan Sehubungan Sistem Manajemen Kinerja termasuk bidang yang baru, maka perlu adanya pelatihan-pelatihan untuk dapat merancang sistem manajemen kinerja yang kontekstual terhadap kebutuhan perusahaan maupun untuk menerapkannya.
•
Alokasi Sumber Daya Alokasi sumber daya, terutama, berkaitan dengan siapa yang bertanggung jawab umtuk mengukur, mengevaluasi, dan mendiagnosis serta mengambil keputusan untuk menindaklanjuti penyimpangan yang terjadi. Hal ini penting ditekankan karena sebaiknya ada pihak yang independen agar mendapatkan evaluasi dan diagnosis yang objektif untuk proses perbaikan. Hal inilah yang dibutuhkan PT. Trimitra Sejati Pratama bersamaan dengan penerapan Sistem Manajemen Kinerja yang baru.
•
Display Mempublikasikan data tertentu ke depan publik dalam tingkat intern, terutama yang merangkum kinerja tim ataupun individu dalam perusahaan akan membantu meningkatkan motivasi diri dan menciptakan lingkungan yang suportif. Meskipun belum memiliki Sistem Manajemen Kinerja, PT. Trimitra Sejati Pratama telah menerapkan hal ini dengan menunjukan hasilhasil yang telah mereka peroleh. Mulai dari inquiry menjadi quotation dan
53
quotation menjadi PO. Hal ini ditujukan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian dari para tenaga penjual. Setelah rancangan sistem manajemen kinerja dibuat, maka dalam projek akhir ini rekomendasi rencana perbaikan kinerja diprioritaskan terhadap variabel yang mengalami penurunan serta masih di bawah target yang ingin dicapai PT. Trimitra Sejati Pratama. Berdasarkan hasil pengukuran kinerja yang telah dilakukan pada bab sebelumnya maka perlu dilakukan program strategis perbaikan kinerja. Untuk menjalankan program strategis yang telah dibuat diperlukan sumber daya. Sumber daya yang diperlukan tentu saja sumber daya finansial dan sumber daya manusia. Untuk sumber daya manusia, pihak yang terlibat dalam pelaksanaan program strategis dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut ini.
54
Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja Aspek Finansial
Non Finansial
Variabel Kinerja Profitability ratio
Profit Margin
Tolok Ukur
Activity ratio
Working Ratio Collection period
Liquidity ratio Solvability ratio Tingkat kepuasan pelanggan Cakupan layanan
Quick ratio Debt Ratio Indeks kepuasan pelanggan % cakupan layanan
Tingkat kepuasan karyawan
Indeks kepuasan karyawan
Tingkat kepuasan bank Tingkat kepuasan principal
Indeks kepuasan bank Indeks kepuasan principal
Pengembangan principal baru
Jml penambahan principal baru
Pengembangan freight forwrder baru
Jml penambahan freight forwarder baru
Inovasi
Proses Operasi Kualitas barang
Kualitas barang yang sampai ke setiap pelanggan harus memenuhi requirement
Program Strategis memperbanyak principal oem mencari harga yg kompetitif dari beberapa principal penekanan biaya operasi Komitmen term of payment net 30 days after delivery Melakukan pendekatan sistem pembayaran dari net 30days menjadi partial payment pengembalian tepat waktu&bagi hasil menggunakan utang untuk investasi dengan tingkat pengembalian tinggi Mengacu pada quality assurance yang ditetapkan Pengiriman barang sesuai dengan keinginan pelanggan Pemberian barang sesuai dengan requirement dari pelanggan Penambahan jumlah principal melakukan survey kepuasan karyawan peningkatan gaji dan tunjangan manajemen kompensasi Pengembalian pinjaman tepat waktu beserta bagi hasilnya Sistem pembayaran dengan wire transfer with order Mencari principal yg mampu mendukung perusahaan dalam penyediaan brg sesuai dengan requirement pelanggan Mencari freight forwarder yg mampu mengirim barang sesuai dengan waktu yg dibutuhkan pelanggan Pemeriksaan barang dengan quality assurance Pemeriksaan barang sesuai dengan standar dari tiap tipe
Pihak yang Terlibat principal,sales&marketing,manajemen principal,sales&marketing,manajemen Keuangan,sales & marketing Keuangan, customer Keuangan, customer Manajemen,keuangan & bank Manajemen & keuangan Customer, sales&marketing Customer, sales&marketing Customer, sales&marketing principal,sales&marketing,division head HRD,division head HRD,division head HRD,division head Keuangan ,manajemn& bank Hubungan principal,keuangan Managerial & principal Managerial & freight forwarder Customer & principal Customer & principal
55
Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja (Lanjutan) Aspek
Insani
Teknologi
Organisasi
56
Variabel Kinerja Produktivitas tenaga penjual
Tolok Ukur Pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan
Ketepatan waktu payment ke principal Jml enquiry yang menjadi quotation Jml quotation yang menjadi PO
Term of payment principal
Kecepatan layanan pengiriman brg Tingkat pendidikan karyawan
Training karyawan
Program Strategis menaikan jumlah enquiry menaikkan jumlah quotation menaikkan jumlah PO
Pihak yang Terlibat sales&marketing
Sistem pembayaran dengan wire transfer with order
keuangan,manajemen&bank
sales melakukan site visit
sales marketing,division head
sales melakukan site visit
sales marketing,division head
Waktu pengiriman barang % Komposisi pegawai yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan
Pemilihan freight forwarder yg mampu mengirim barang sesuai dengan klien yg dibutuhkan Penyusunan standar formasi pegawai berdasarkan kebutuhan perusahaan Penyusunan penilaian kinerja pegawai
Division head Manajemen & HRD Manajemen & HRD
Tingkat keselamatan
% Jml training yg sesuai dengan kebutuhan pegawai & perusahaan Jml kecelakaan
Penyusunan sistem rekrutmen pegawai berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan Penyusunan standar kebutuhan diklat yang sesuai Peningkatan pelaksanaan & implementasi diklat yang diadakan Monitoring Pelaksanaan SOP
Manajemen,HRD,div head Manajemen & HRD Manajemen & HRD Pengawas intern
Technical data Produksi Rata-rata umur main equipment&spare part Efektivitas kepemimpinan
Technical requirement customer sesuai dengan yg dibutuhkan Rata-rata umur main equipment& spare part Indeks efektivitas kepemimpinan
Memberikan alternatif terhadap produk yg ditawarkan yg masih sesuai dengan produk aslinya Penawaran barang yang berteknologi tinggi Penawaran equipment&spare part berkualitas tinggi Penyediaan untuk spare part fast moving Melakukan survey efektivitas kepemimpinan
sales&marketing,principal sales&marketing,principal sales&marketing,principal sales&marketing,principal Manajemen & HRD
% enquiry yang menjadi quotation % quotation yang menjadi PO
