BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI

Project Akhir-MBA ITB

BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI 4.1 Aktivitas Yang Perlu Dilakukan Sebelum usulan perbaikan diajukan ke Manajemen, maka agar dapat lebih mudah dimengerti dan berpeluang besar disetujui maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut . 1. Merangkum masalah dan usulan perbaikan yang akan diajukan 2. Membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang terdiri dari kegiatan, waktu dan individu yang terlibat dan penanggungjawab. 3. Membuat perkiraan anggaran biaya yang diperlukan untuk merealisasikan setiap usulan

4.1.1. Rangkuman Masalah danUsulan Perbaikan Semua masalah dan usulan pada ke 3 aspek yang telah ditinjau pada bab III terlebih dahulu dirangkum dalam tabel 4.1 berikut Tabel. 4.1 Rangkuman Masalah dan Usulan perbaikan Aspek Cost Plan Masalah Tidak ada database biaya

Aspek Fee Masalah Update Fee belum maksimal

Tidak ada kerjasama resmi dengan Pembayaran fee dengan bon supplier untuk update price list sementara Tidak langganan jurnal dan Informasi harga Proses penagihan sulit

Aspek SDI Masalah Kekurangan pegawai QS

Tidak ada training Tidak ada fasilitas mengikuti seminar dan pameran

Tidak punya software cost plan dan Informasi perubahan manajemen grup Komputer masih spek lama BQ tidak tersosialisasi ke divisi QS (lambat) Usulan perbaikan Pengadaan server komputer untuk database biaya Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email Langganan jurnal, koran dan bulletin harga Pengadaan Softaware khusus costplan & BQ

Usulan perbaikan

Usulan perbaikan

Fee harus diupdate berkala

Penambahan pegawai QS

Pembayaran sesuai termin Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan Aware dan sosialisai perubahan manajemen grup agar administrasi penagihan fee lancar

Training : cost plan dan BQ Mengikuti seminar dan pameran Pengadaan komputer dengan spek terbaru

4.1.2. Membuat Rincian Setiap Usulan Yang Diajukan

77


Langkah selanjutnya adalah membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang terdiri dari kegiatan, individu yang terlibat, penanggungjawab dan kepentingan setiap usulan untuk diimplementasikan ditinjau dari sisi periode waktu. Untuk itu dibuat tabel 4.2 Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan Usulan perbaikan Aspek Cost Plan

Pengadaan IBM server untuk database

Rincian Kegiatan

Pemilihan dan pembelian server IBM

QS Mgr, Divisi pembelian, IT

Input data biaya, supplier, dan metode pelaksanaan proyek dan informasi terkait

QS Mgr, QS, PM, Project Accountant

Penanggung Jawab

Periode 2007

Diatas th.2007

Divisi Urgent untuk Pembelian dan dilakukan IT

Ditinjau setelah 5 tahun

Urgent untuk dilakukan

Ditinjau setelah 5 tahun

QS Mgr dan IT

Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai

Buat password atau kunci agar akses server hanya yang berkepentingan

QS Mgr dan IT

Urgent untuk QS Mgr dan IT dilakukan

Pengecekan dan pemeliharaan berkala

QS Mgr dan IT

QS Mgr dan IT Dilakukan secara periodik

Undang supplier secara berkala Kerjasama tiap 3 atau 6 bulan untuk presentasi perusahaan dengan spesifikasi teknis dan harga terbaru supplier untuk update price list via email Informasikan alamat email untuk update berkala Menghubungi agen buku dan majalah untuk berlangganan Menyiapkan rak untuk tempat buku Langganan jurnal, dan majalah koran dan bulletin harga Untuk meringkas tempat, informasi data lama dibuat scan atau digital dan disimpan dalam disk

Softaware khusus costplan & BQ

Divisi/Individu terkait

Pimpinan PT.DIP, PM,DM, Arsitek, QSMgr, QS

QS Mgr, PM dan DM

Dilakukan secara periodik

QS Mgr, QS, PM

QS Manager


Divisi Pembelian, QS Divisi Pembelian, QS

Divisi Pembelian Divisi Pembelian


QS Mgr, QS dan QS Mgr dan IT Dilakukan secara periodik IT

Membeli produk jadi atau menyewa Divisi pembelian, programer untuk membuat software IT Training pengoperasian software dan program komputer Input data costplan dan BQ


QS Manager

QS Mgr, IT

IT

QS Mgr, QS

QS Mgr

QS Manager

Ditinjau tiap 1 tahun

Urgent untuk Ditinjau tiap 1 dilakukan tahun Dilakukan secara periodik

Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan

78


Usulan perbaikan Aspek Fee

Fee harus diupdate berkala


Penanggung Jawab

Buat update fee dengan sistem komputerisasi

Pimpinan PT.DIP, QS Mgr, Project Finance

Pimpinan PT.DIP



Pengecekan informasi update terhadap dasar fee dari IAI


Pimpinan PT.DIP



Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS


Pimpinan PT.DIP



Pimpinan PT.DIP

Pimpinan PT.DIP


Pimpinan PT.DIP, Accounting Mgr

Pimpinan PT.DIP


Usahakan pembayaran dengan nilai Pimpinan sesuai termin yang tertera dalam PT.DIP, kontrak Accounting Mgr

Pimpinan PT.DIP


Pimpinan PT.DIP, Project finance

Pimpinan PT.DIP


Rincian Kegiatan

Saat negosiasi fee usahakan dengan prosentase maksimal

Pembayaran sesuai termin

Menjelaskan secara formal dan informal kepada Klien atas kesulitan PT.DIP dengan cara pembayaran fee dengan bon sementara

Lobby dan pendekatan personal kepada bagian keuangan Klien Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan

Aware dan sosialisasi terhadap perubahan manajemen grup (Klien)

Pemilihan pegawai khusus penagihan yang ramah, sopan tetapi tegas

Pimpinan PT.DIP, HRD

HRD

Periode 2007


Diatas th.2007

Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai

Mempersiapkan dokumen penagihan yang jelas dan lengkap sejak awal proses

Project Finance, Finance Project Dilakukan secara periodik QS Mgr

Lobby dan pendekatan personal kepada Klien khususnya level manger ke atas untuk mencari informasi

Pimpinan PT.DIP, PM, DM

Sosialisasi informasi tersebut ke divisi QS dan finance project agar dapat disesuaikan dengan adiminstrasi penagihan fee

Project Finance, Finance Project Dilakukan secara periodik QS Mgr

Pimpinan PT.DIP, PM, DM


Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan

79


Usulan perbaikan Aspek SDM


Training : cost plan dan BQ

Mengikuti seminar dan pameran


Penanggung Jawab

Mencari QS dilingkungan grup GT

HRD

HRD


Ditinjau kebutuhan setiap proyek

Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di lingkungan PT.DIP

HRD

HRD



Tentukan klasifikasi,kemampuan dan level QS yang dipersyaratkan

QS Mgr, HRD

QS Mgr



Calon yang lolos pemilihan dan wawancara selanjutnya dilakukan tes QS

QS Mgr

QS Mgr



Penempatan QS yang diterima

QS Mgr

QS Mgr



Rincian Kegiatan

Periode 2007

Membuat program training internal Pimpinan Urgent untuk 1 jam setelah jam kerja biasa per 2 PT.DIP,HRD dan HRD & QS Mgr dilakukan kali seminggu selama 3 bulan QS Mgr

Diatas th.2007

Ditinjau tiap 1 tahun sekali

Mengikuti training diluar kantor

Pimpinan Urgent untuk PT.DIP,HRD,QS HRD & QS Mgr dilakukan Mgr,QS

Disesuaikan dengan jadwal training

Mengikuti pameran material bahan dan alat bangunan, perumahan, industri

Pimpinan Urgent untuk PT.DIP,HRD,QS HRD & QS Mgr dilakukan Mgr,QS

Disesuaikan dengan jadwal pameran

QS Mgr, Divisi pembelian, IT

Divisi Urgent untuk Pembelian dan dilakukan IT

Pengadaan komputer Buat password atau kunci agar dengan spek terbaru akses PC hanya yang berkepentingan

QS Mgr dan IT

QS Mgr dan IT

Pengecekan dan pemeliharaan berkala

QS Mgr dan IT

QS Mgr dan IT Dilakukan secara periodik

Pemilihan dan pembelian PC


Ditinjau setelah 5 tahun Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai

Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat dengan jelas kegiatan apa saja yang harus dilakukan, pihak-pihak yang terkait dalam proses kegiatan tersebut, pihak yang bertanggungjawab dan urgensi implementasi kegiatan tersebut untuk dilakukan ditinjau pada saat ini tahun 2007 yang sedang berjalan dan keberlangsungannya ditahun yang akan datang.

4.1.3. Membuat Perkiraan Anggaran Biaya

80


Dari semua usulan yang diajukan selanjutnya dibuat perhitungan rencana anggaran biaya (RAB) yang diperlukan sesuai tabel 4.3 berikut.

Tabel 4.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan Usulan perbaikan Aspek Cost Plan

Rincian Kegiatan

Pemilihan dan pembelian server IBM Pengadaan IBM Input data server untuk Buat password atau kunci database Pengecekan dan pemeliharaan berkala

Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email

Rencana Uraian Biaya

1 unit server merk IBM kapasitas kecil NIL NIL Penggantian spare part dan inspeksi IT

Biaya konsumsi meeting Undang supplier secara berkala tiap 3 atau Rp.25 Rb /orang -> 3 orang 6 bulan untuk presentasi spesifikasi teknis supplier + 6 orang dari dan harga terbaru PT.DIP . Per bulan maksimal 5 supplier Informasikan alamat email untuk update berkala

NIL

Jurnal terbit tiap 6 bulan Menghubungi agen buku dan majalah untuk sekali dengan harga Rp.100 berlangganan rb/buku. Majalah swa dan koran -> taksiran per hari

Langganan jurnal, koran dan Menyiapkan rak untuk tempat buku dan bulletin harga majalah

1 unit rak buku rangka baja + shelving plat besi -> Rp.450 rb/unit (perlu 2 unit)

Softaware khusus costplan Training pengoperasian software dan & BQ program komputer Input data costplan dan BQ

10.000.000

Frekwensi

/ sekali pengadaan

NIL NIL NIL

1.125.000 / bulan

NIL

175.000 / bulan

900.000

/ sekali pengadaan

1.200.000

/ sekali pengadaan

Diasumsikan beli produk jadi keluaran windows yaitu WIN Est Pro

2.000.000

/ sekali pengadaan

3 orang x 500 rb

1.050.000

/ training 1 paket program

Untuk meringkas tempat, informasi data Scanner UMAX, CD dan lama dibuat scan atau digital dan disimpan tempat penyimpanan CD dalam disk Membeli produk jadi atau menyewa programer untuk membuat software

Total Biaya dalam Rp

NIL

NIL

81


Lanjutan :

Tabel 4.3. Rencana Anggalan Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan

Aspek Fee Buat update fee dengan sistem komputerisasi Fee harus Pengecekan informasi update terhadap diupdate berkala dasar fee dari IAI Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS negosiasi fee Menjelaskan kepada Klien atas kesulitan Pembayaran PT.DIP dengan bon sementara sesuai termin Usahakan pembayaran sesuai termin dalam kontrak Pendekatan non Lobby bagian keuangan Klien teknis untuk Pemilihan pegawai khusus penagihan mempercepat Mempersiapkan dokumen penagihan yang penagihan jelas Aware dan Lobby personal kepada Klien untuk mencari sosialisasi informasi terhadap Sosialisasi informasi ke divisi QS dan perubahan finance project manajemen grup Aspek SDM

Mencari QS dilingkungan grup GT


Training : cost plan dan BQ

Pengadaan komputer dengan spek terbaru

NIL

NIL

NIL

NIL

NIL

NIL NIL

NIL NIL

NIL

NIL

NIL

NIL

NIL

NIL

per proyek dengan skala > Rp. 10 M perlu 1 QS Junior dengan gaji awal Rp.2 jt (D3), bila 4 proyek berjalan bersamaan maka perlu 4 QS, tapi diasumsikan berjalan bersamaan 2 proyek, maka diperlukan 2 QS

Biaya training + konsumsi + transport -> 1 orang (bergilir)

Mengikuti pameran material bahan dan alat Konsumsi + transport -> 1 bangunan, perumahan, industri orang (bergilir)

Pemilihan dan pembelian PC

Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan Pengecekan dan pemeliharaan berkala

NIL

Akomodasi transport dan beli data -> I orang Akomodasi transport dan beli data -> I orang NIL

Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di Buka lowongan di koran lingkungan PT.DIP Tentukan klasifikasi dan level QS NIL Calon yang lolos selanjutnya dilakukan tes NIL QS Penempatan QS yang diterima NIL Konsumsi + transport + upah Membuat program training internal 1 jam lembur -> Rp 30 rb /orang setelah jam kerja biasa per 2 kali seminggu untuk (1 jam x 2 x 5 minggu) selama 3 bulan untuk 3 orang + 1 instruktur Mengikuti training diluar kantor

Mengikuti seminar dan pameran

NIL

PC processor terbaru Intel centrino dual core + kapasitas 1 GB + Combo DVD writer + OS XP -> 8 jt (untuk 3 orang) Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan NIL

50.000 50.000

4.000.000 / bulan

1.000.000 / sekali iklan NIL NIL NIL 1.200.000

500.000

/ bulan (selama 3 bulan) /per orang per training

100.000 /per orang

24.000.000

/ sekali pengadaan

NIL NIL

82


Dari tabel rencana anggaran biaya tersebut terlihat bahwa tidak semua kegiatan berdasar usulan memerlukan anggaran. Hal yang bersifat kualitatif seperti input data dan pendekatan personal tidak melibatkan kebutuhan biaya tetapi ternyata dampaknya kepada perbaikan kinerja perusahaan cukup besar.

Adapun usulan yang berimplikasi biaya paling besar dan sensitif adalah rencana penambahan jumlah tenaga QS,

sebab perlu menambah biaya untuk gaji dan

tunjangan lainnya, tetapi ini harus dilihat sebagai konsekuensi dari rencana pertumbuhan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan sehingga penambahan ini tidak dapat dihindari dan menjadi logis dalam rangka tetap memberikan pelayanan yang baik kepada klien yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

4.2. Hambatan dan Peluang Usulan Diterima Sebelum usulan diajukan maka perlu diketahui dulu apa hambatan dan langkah yang perlu dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkannya, serta peluang usulan diterima.

4.2.1. Hambatan Usulan Diterima Sesuai penjelasan awal bab I pada sub bab 1.1 akar masalah, maka hambatan utama bagi diterimanya usulan perbaikan adalah sikap dari manajemen perusahaan yang berpuas diri dan mengabaikan usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan, termasuk usulan perbaikan seperti yang akan diajukan divisi QS.

Disamping itu ada beberapa hambatan lain yang perlu diperhatikan yaitu 1. Tingkat resistensi dari setiap usulan. Masing-masing usulan yang telah dirinci kegiatannya tentu saja melibatkan individu sebagai pelaksana dan juga

83


penanggungjawab. Agar usulan dapat berjalan, maka perlu komitmen dari tiap individu tersebut. 2. Tidak ada sistem pengukuran dampak secara langsung dalam bentuk Rupiah bagi PT.DIP terhadap semua usulan yang diajukan, sehingga perusahaan tidak merasakan manfaat langsung dari usulan yang diajukan. 3. Bila usulan divisi QS diterima maka dapat merupakan pemicu munculnya ideide dan usulan perbaikan dari divisi kerja yang lain. Artinya akan ada sangat banyak usulan ke pihak Manajemen yang menyebabkan berlakunya azas keadilan dan pembagian kesempatan kepada semua divisi kerja yang berarti tidak semua atau hanya beberapa saja usulan divisi QS yang diterima. 4. Keterbatasan dana yang ada pada PT.DIP, sehingga akan lebih mendahulukan penggunaan dana untuk membiayai kewajiban rutin seperti pembayaran gaji, pajak, dan pengadaan peralatan kantor.

4.2.2. Langkah Untuk Mengurangi dan Menghilangkan Hambatan Hambatan yang ada sedapat mungkin dikurangi dan bila mungkin dihilangkan. Karena itu diambil langkah berikut untuk mengurangi dan menghilangkan hambatan yang teridentifikasi sebelumnya. 1. Mengingatkan kembali visi, misi dan strategi perusahaan kepada top manajemen sehingga aware bahwa usulan yang diajukan

dalam rangka

kebaikan perusahaan dan dengan tujuan meningkatkan performance dan daya saing perusahaan. 2. Membina hubungan baik, membangun integritas dan komitmen bersama dengan setiap unsur dan individu dalam PT.DIP, serta memberikan pengertian bahwa kegiatan yang harus dilakukan maupun biaya yang dikeluarkan untuk setiap kegiatan usulan adalah demi kemajuan bersama, dan tidak bermaksud menambah pekerjaan dan pemborosan semata. 3. Walaupun tidak dapat diukur manfaatnya secara langsung dalam bentuk Rupiah bagi PT.DIP terhadap semua usulan yang diajukan, tetapi secara tidak

84


langsung pada saat proses dapat ditinjau yaitu perhitungan yang lebih cepat, surat menyurat dan dokumen yang lebih rapi, QS yang lebih trampil dan memiliki wawasan analisis yang lebih luas. Dengan proses yang lebih baik, kesempatan menghasilkan layanan yang baik akan jauh lebih besar. 4. Usulan yang urgent seperti penambahan QS dan peningkatan spesifikasi komputer akan menjadi usulan prioritas dari divisi QS apabila harus berbagi kesempatan usulan dengan divisi kerja lain di PT.DIP 5. Tidak semua usulan perlu dana. Untuk usulan yang perlu dana akan ditinjau kembali besarannya dan disesuikan dengan kondisi keuangan perusahaan, sehingga tidak menggangu kewajiban rutin operasional PT.DIP

4.2.3. Peluang Usulan diterima Sebagai suatu perusahaan bisnis jasa yang dituntut untuk dapat selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada klien, tentunya kinerja dari divisi QS sebagai bagian penting di PT.DIP akan sangat berpengaruh terhadap performance perusahaan secara keseluruhan. Sehingga bila kinerja divisi QS meningkat dan dapat mengimbangi pertumbuhan yang direncanakan maka diharapkan salah satu strategi perusahaan yaitu menjaga kepuasan klien dengan melakukan pengendalian atas biaya investasi klien pada proyek yang dijalankan dapat terjaga, sehingga klien akan merasa puas dan kembali membeli jasa perusahaan sehingga pada akhirnya dapat memberikan keuntungan kepada perusahaan.

Dengan demikian peluang diterimanya usulan perbaikan pada divisi QS yang berfokus pada 3 aspek varibel yaitu cost plan, fee dan SDM sangat mungkin diterima

4.3. Kebutuhan Sumber Daya Untuk menjalankan semua rincian usulan perbaikan yang diajukan maka diperlukan semua sumber daya pendukung seperti yang dapat dilihat pada table 4.2. khususnya sumber daya manusia. Komitmen pimpinan, manajemen, semua divisi kerja dan

85


khususnya pegawai divisi QS PT.DIP memegang peranan penting, sebab kesuksesan usulan perbaikan tersebut terletak pada rasa kepemilikan terhadap perusahaan, dan keinginan untuk berubah lebih baik. Tanpa adanya komitmen untuk mau berubah maka usulan perbaikan tersebut tidak akan berjalan dan menjadi sia-sia.

86

BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI

Recommend Documents