BAB IITINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. PROSEDUR a.
Definisi Prosedur Prosedur berasal dari bahasa Inggris yaitu Procedure yang dapat diartikan sebagai cara / tata cara. Prosedur adalah serangaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Adapun beberapa devinisi pengertian prosedur menurut para ahli menurut Drs. A. S. Moenir dalam bukunya yang berjudul Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapan (1982:110), yaitu: 1.
Mengenai prosedur Louis A. Allen (1983:110) mengatakan bahwa: “suatu prosedur ialah suatu metode yang dinormalisasikan untuk melakukan pekerjaan yang telah diperinci”.
2.
Sedangkan menurut Heroeld Koontz dan Cyril O’Donnell (1982:110) menyatakan: “prosedur adalah rencana yang menuju pada metode penyelesaian kegiatan yang akan datang”.
3.
Menurut Carl Heyel dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran Paradigma Baru (2015:49) mengatakan bahwa: “suatu prosedur adalah serangkaian langkah-langkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol, dan diselesaikan”. Dari beberapa definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa
prosedur merupakan metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang untuk mencapai tujuan. b. Jenis Prosedur Atas dasar tujuan yang dilayani, prosedur dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu prosedur primer dan prosedur sekunder menurut Dr. Resto, M.Pd. (2015:50). 6
7
1.
Prosedur primer, dimaksudkan untuk memperlancar penyelesaian pekerjaan sehari-hari. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur pesanan, penagihan, dan prosedur pembelian.
2.
Prosedur sekunder, dimaksudkan untuk memfasilitasi pekerjaan yang dilakukan oleh prosedur primer. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur surat-menyurat, layanan telepon, dan layanan arsip.
c. Tujuan Prosedur Berikut ini adalah tujuan dari penetapan prosedur kantor, menurut Dr. Resto, M.Pd. (2015:50). Menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang benar. 1.
Menghindari kemungkinan kecurangan.
2.
Menjadikan batas pengendalian yang tepat.
3.
Memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai dengan persyaratan sistem.
4.
Menyesuaikan informasi yang tidak akurat.
5.
Memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu.
6.
Mengkonfirmasi persyarataan hukum.
7.
Membrikan informasi yang tepat kepada supervisor dan manajer dengan tepat waktu.
8.
Mengintegrasikan prosedur dan sistem lainnya.
9.
Menjadi ekonomis.
10. Menjawab dengan cepat
pertanyaan dari staf, pelanggan,
pemasok, dan lain-lain. 11. Mempertahankan kinerja karyawan pada level tinggi. 12. Menyajikan semua informasi dalam bentuk yang paling cocok. 13. Menunjukkan keakuratan informasi.
8
d. Prosedur Yang Tertulis Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya, menurut Ida Nuraida (2013:44). 1. Formal, artinya diakui oleh semua orang dalam organisasi; 2. Sebaiknya tertulis; dan 3. Selalu terbarui, artinya selalu up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis. Pada kenyataannya, masih ada beberapa kantor yang hanya membuat prosedur kerja secara lisan dan belum atau tidak menganggap perlu membuatnya dalam bentuk tertulis. Hal ini dapat memudahkan terjadinya misscommunication atau missunderstanding yang disebabkan oleh perbedaan persepsi antara perancang prosedur dengan pelaksana, atau antar para pelaksana itu sendiri. Koordinasi kerja akan menjadi sulit sehingga pencapaian tujuan akan terhambat. Oleh karena itu, prosedur kerja sebaiknya dibuat secara tertulis agar tercipta komunikasi yang sebahasa, terutama bagi level bahwa yang lebih sering memerlukan pedoman tertulis sebagai patokan dalam bertindak. e. Manfaat Prosedur Tertulis Prosedur kerja tertulis sangat bermanfaat bagi level manajerial maupun level non-manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen di bagiannya masing-masing, diantaranya sebagai berikut. Menurut ida nuraida (2008:44-45) 1. Planing-controlling a) Mempermudah pencapaian tujuan. b) Merencanakan dengan seksama tentang besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai. c) Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya. d) Mempermudah pengawasan mengenai apa yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, apakah pelaksanaan
9
pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau belum. Apabila belum, perlu diketahui penyebabnya sebagai bahan masukan untuk mempertimbangkan apakah perlu dilakukan tindakan koreksi terhadap pelaksaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan, kita dapat menyampaikan proses umpan balik yang konstruktif. 2. Organizing a) Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan, mengenai hal-hal berikut. -
Tanggungjawab setiap prosedur pada masing-masing bagian, terutama sekali pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya bagian yang terlihat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu perusahaan adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan.
-
Proses penyelesaian suatu pekerjaan.
b) Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen-dokumen kantor yang diperlukan. c) Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih lancar dan baik, serta menciptakan konsistensi kerja. 3. Staffing-leading a) Membantu atasan dalam memberikan pelatihan atau dasardasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur
mempermudah
orientasi
bagi
pegawai
baru.
Sementara bagi pegawai lama, pelatihan juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi baru atau mendapat tugas baru yang masih asing sama sekali sehingga dapat terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan yang rutin di kantor, yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain. b) Atasan perlu mengadakan penyuluhan bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebabnya harus
10
diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi kantor. c) Mempermudah pembeian penilaian terhadap bawahan. 4. Coordination a) Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antar departemen. b) Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur yang rutin dan prosedur-prosedur yang independen.
2. ADMINISTRASI a.
Definisi Administrasi administrasi berasal dari bahasa Yunani "Administrare" atau administer yang berarti mengendalikan, mengelola atau menangani urusan urusan seperti negara, pemerintahan, rumah tangga ataupun pengelolaan suatu bisnis/usaha. Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dapat diartikan menurut pengertian yang luas dan pengertian yang sempit. Menurut pengertian yang luas, administrasi adalah Proeses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan definisi menurut J.M Pfiffner (1963:9) dalam bukunya Madenan Sosromidjojo yang berjudul “Administrasi dan Efisiensi Bekerja” mengemukakan “administrasi adalah organisasi dan penjurusan dari sumber-sumber tenaga manusia dan materil guna mencapai tujuan yang ditentukan”. Arti organisasi menurut Mooney (1963:9) dalam bukunya Madenan Sosromidjojo yang berjudul “Administrasi dan Efisiensi Bekerja” mengatakan bahwa, “organisasi adalah setiap bentuk dari pada perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama”. Definisi administrasi menurut Moh. Rifai (1982:148) dalam bukunya Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo yang berjudul Kesekertarisan
11
dan Administrasi Perkantoran, mengatakan bahwa “administrasi merupakan suatu bantuan agar suatu usaha dapat berjalan dengan lancar dalam upaya untuk mencapai tujuan dengan tanpa menghamburhamburkan sumber-sumber yang tersedia”. Dari beberapa definisi tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan yang perlu dijalankan untuk dapat mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pengertian yang sempit administrasi berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi. Menurut The Liang Gie (1996:16), “tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola perbuatan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama”. Dengan demikian dari beberapa definisi menurut para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa Administrasi adalah sesuatu yang terdapat dalam organisasi yang perlu dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Unsur-Unsur Administrasi Untuk membantu suatu administrasi sebagai sistem diperlukan berbagai unsur (elements, elementen), baik berupa faktor-faktor situasionil dan kondisionil maupun sumberdaya-sumberdaya tertentu. Adapun unsur-unsur dari pada administrasi yang terpenting menurut The Liang Gie (1982:14-21) dalam buku Ilmu Administrasi Pengertian, kedudukan, dan perincian, yaitu :
12
1.
Organisasi Organisasi
proses kegiatan yang berkenaan dengan pengaturan,
penyususnan, pembagian kerja dari suatu usaha kerjasama unutk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen Manajemen adalah aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas unutk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 3. Komunikasi Komunikasi adalah suatu prose transaksi yang mengandung arti dari kemunikator ke komunikan untuk mencapai tuhuan tertentu. Adapun unsur-unsur
komunikasi
diantaranya
komunikan,
komunikator,
media/saluran, pesan, gangguan, dan umpan balik. 4. Keuangan Keuangan adalah suatu kegiatan usaha kerjasama sari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yang berkaitan dengan pembiayaa atau uang. 5. Perbekalan Perbekalan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan barang-barang perbekalan yang dapat membawa terlaksananya suatu kegiatan dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. 6. Ketatausahaan Ketatausahaan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penyediaan bahan-bahan keterangan yang diperlikan dalam kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 7. Hubungan Masyarakat Hubungan masyarakat adalah kegiatan yang berkenaan dengan usaha utnuk menjaga adanya hubungan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain dan juga masyarakat sekitar.
13
c.
Prinsip-Prinsip Administrasi Henri Fayol (1841-1925), seorang ahli teori Manajemen dan Administrasi yang berasal dari Perancis memperkenalkan 14 Prinsip Manajemen dalam bukunya yang berjudul “Administration Industrielle et Generale”. Berikut ini adalah 14 Prinsip Manajemen yang dikemukakan oleh Henri Fayol : 1. Pembagian kerja Pekerjaan harus dibagi menjadi unsur-unsur yang lebih kecil atau di-spesialisasi sehingga Output (hasil kerja) Karyawan dan Efektifitas akan meningkat seiring dengan peningkatan kemampuan dan keahlian pada tugas yang diembannya. 2. Wewenang dan tanggung jawab Para Manager memiliki wewenang dalam memerintahkan bawahan melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Setiap Karyawan diberikan wewenang untuk melakukan suatu pekerjaan. Tetapi suatu hal yang perlu diingat, Wewenang tersebut berasal dari suatu Tanggung Jawab. Oleh karena itu, Wewenang dan Tanggung Jawab harus seimbang, makin besar wewenangnya makin besar pula pertanggungjawabannya. 3. Disiplin Disiplin harus ditegakkan dalam suatu organisasi, namun setiap organisasi memiliki cara yang berbeda-beda dalam menegakkan kedisiplinannya. Kedisiplinan merupakan dasar dari keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasinya. 4. Kesatuan dalam perintah Berdasarkan Prinsip Kesatuan Komando, Karyawan seharusnya hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan juga bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Jika terlalu banyak Atasan yang memberikan perintah, karyawan yang bersangkutan akan sulit untuk membedakan prioritasnya. Hal ini juga akan menimbulkan kebingungan dan tidak fokus pada tugas yang diberikannya.
14
5. Kesatuan arah Karyawan yang bekerja dalam suatu organisasi harus memiliki tujuan dan arah yang sama dan bekerja berdasarkan rencana yang sama. 6. Mengutamakan kepentingan umum (general interest) di atas kepentingan individu Kepentingan Organisasi harus didahulukan dari Kepentingan Individu seorang karyawan. Termasuk kepentingan Individu Manager itu sendiri. 7. Pemberian upah bagi pekerja. Salah satu faktor yang mempengaruhi Kepuasan kerja karyawan adalah Upah atau Gaji yang didasarkan pada tugas yang dibebankannya. Kompensasi yang dimaksud ini dapat berupa Finansial maupun non-finansial. 8. Sentralisasi Menurut Fayol, seorang pemimpin atau Manajer harus mengadopsi prinsip Sentralisasi yang seimbang (bukan Sentralisasi penuh ataupun Desentralisai penuh). Hal ini dikarenakan Sentralisasi penuh (Complete Centralization) akan mengurangi peranan bawahan dalam suatu organisasi, sedangkan desentralisasi akan menimbulkan kesimpangsiuran dalam pengambilan keputusan. Wewenang tertentu
harus didelegasikan sebanding dengan
Tanggung Jawab yang diberikan. 9. Rantai skalar Rantai Skalar adalah garis wewenang dari atas sampai ke bawah. Setiap karyawan harus menyadari posisi mereka di dalam Hirarki Organisasi. Garis wewenang ini akan menunjukan apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. 10. Tata tertib Tata Tertib memegang peranan yang penting dalam bekerja karena pada dasarnya semua orang tidak dapat bekerja dengan baik dalam kondisi yang kacau dan tegang. Selain itu, untuk meningkatkan
15
efisiensi dalam bekerja, fasilitas dan perlengkapan kerja harus disusun dengan rapi dan bersih. 11. Keadilan Manager harus bertindak secara adil terhadap semua karyawan. Peraturan dan Perjanjian yang telah ditetapkan harus ditegakan secara adil sehingga Moral karyawan dapat terjaga dengan baik. 12. Stabilitas kondisi karyawan Mempertahankan Karyawan yang produktif merupakan prioritas yang penting dalam Manajemen. Manager harus berusaha untuk mendorong
dan
menciptakan
loyalitas
Karyawan
terhadap
organisasi. 13. Inisiatif Karyawan harus diberikan kebebasan untuk berinisiatif dalam membuat dan menjalankan perencanaan, tentunya harus dengan batas-batas wewenang dan tanggung jawab yang diberikan. 14. Semangat kesatuan Dalam Prinsip “esprits de corps” ini, Manajemen harus selalu berusaha untuk mengembangkan dan meningkatkan semangat kesatuan Tim. Dari prinsip-prinsip tersebut dapat dilihat bahwa tujuh prinsip di antaranya berkaitan dengan rantai perintah dan alokasi kewenangan. Sedangkan dua prinsip lainnya berkaitan dengan keadilan dalam sistem dan dua lainnya berkaitan dengan stabilitas dan ketertiban. Menurut Fayol, hal yang lebih penting adalah bahwa prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan dalam setiap organisasi.
16
3. PERIZINAN a.
Pengertian Perizinan Hukum perizinan adalah merupakan bagian dari Hukum Administrasi Negara. Adapun yang dimaksud dengan perizinan adalah melakukan perbuatan atau usaha yang sifatnya sepihak yang berada di bidang Hukum Publik yang berdasarkan wewenang tertentu yang berupa penetapan dari permohonan seseorang maupun Badan Hukum terhadap masalah yang dimohonkan. Pengertian izin menurut definisi yaitu perkenan atau pernyataan mengabulkan.
Sedangkan
istilah
mengizinkan
mempunyai
arti
memperkenankan, memperbolehkan, tidak melarang. Secara garis besar hukum perizinan adalah hukum yang mengatur hubungan masyarakat dengan Negara dalam hal adanya masyarakat yang memohon izin. Perizinan dalam arti luas adalah suatu persetujuan dari penguasa berdasarkan undang-undang. Perizinan dalam arti sempit adalah pembebasan, dispensasi dan konsesi. Secara garis besar hukum perizinan adalah hukum yang mengatur hubungan masyarakat dengan Negara dalam hal adanya masyarakat yang memohon izin. Izin merupakan perbuatan Hukum Administrasi Negara bersegi satu yang diaplikasikan dalam peraturan berdasarkan persyaratan dan prosedur sebagaimana ketentuan perundang-undangan. Pengertian izin dan perizinan menurut Pasal 1 ayat (8) dan ayat (9) Peraturan Mentri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 adalah sebagai berikut : Ayat (8), Izin adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah berdasarkan peraturan daerah atau peraturan lainnya yang merupakan bukti legalitas, menyatakan syah atau diperbolehkannya seseorang atau badan untuk melakukan usaha atau kegiatan tertentu. Ayat (9), perizinan adalah pemberian legalitas kepada sesorang atau pelaku usaha/ kegiatan tertentu, baik dalam bentuk izin maupun daftar usaha.
17
Menurut Adrian Sutedi “Perizinan adalah salah satu bentuk pelaksanaan fungsi pengaturan dan bersifat pengendalian yang memiliki oleh pemerintah terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat. Perizinan dapat berbentuk pendaftaran, rekomendasi, sertifikasi, penentuan kuota dan izin untuk melakukan suatu usaha yang biasanya harus dimiliki atau diperoleh suatu organisasi perusahaan atau seseorang sebelum yang bersangkutan dapat melakukan suatu kegiatan atau tindakan”. (2010 : 168). Dengan demikian, menurut penulis perizinan adalah pemberian izin untuk pembinaan, pengaturan, pengendalian, dan pengawasan atas kegiatan suatu badan pemerintah, organisasi maupun perseorangan.
b. Sifat Izin Dari uraian tentang izin diatas, yang pada dasarnya adalah sebagai keputusan pejabat/badan tata usaha Negara yang berwenang, yang isinya atau subtansinya mempunyai berbagai sifat, antara lain: (Menurut Adrian sutedi, 2010 : 173) 1. Izin yang bersifat bebas, adalah izin sebagai keputusan tata usaha negara yang penerbitnya tidak terikat pada aturan dan hukum tertulis serta orang yang berwenang dalam izin memiliki kadar kebebasan yang besar dalam memutuskan pemberian izin. 2. Izin yang bersifat terikat, adalah izin sebagai keputusan tata usaha negara yang penerbitannya terikat pada aturan dan hukum tertulis dan tidak tertulis serta orang yang berwenang dalam izin kadar kebebasannya dan wewenangnya tergantung pada kadar sejauh mana peraturan perundang-undangan mengatur. 3. Izin yang bersifat menguntungkan, merupakan izin yang isinya mempunyai sifat menguntungkan pada yang bersangkutan. Misalnya SIUP, SITU, dan lain-lain. 4. Izin yang bersifat memberatkan, merupakan izin yang isinya mengandung unsur-unsur memberatkan dalam bentuk ketentuan-
18
ketentuan yang berkaitan kepadanya. Misalnya pemberian izin kepada perusahaan tertentu. 5. Izin yang segera berakhir, merupakan izin yang menyangkut tindakan-tindakan yang akan segera berakhir atau izin yang masa berlakunya relatif pendek. Misalnya Izin Mendirikan Bangunan (IMB), yang hanya berlaku untuk mendirikan bangunan dan berakhir saat bangunan selesai didirikan. 6. Izin yang berlangsung lama, merupakan izin yang menyangkut tindakan-tindakan yang berakhir atau masa berlakunya relatif lama. Misalnya izin usaha industri dan izin yaang berhubungan dengan lingkungan. 7. Izin yang bersifat pribadi, merupakan izin yang isinya tergantung pada sifat atau kualits pribadi dan pemohon izin. Misalnya izin mengemudi (SIM). 8. Izin yang bersifat kebendaan, merupakan izin yang isinya tergantung pada sifat dan objek izin. Misalnya HO, SITU, dan lain-lain.
c.
Proses dan Prosedur Perizinan Proses dan prosedur perizinan dapat meliputi prosedur pelayanan perizinan, proses penyelesaian perizinan yang merupakan proses penyelesaian perizinan yang dilakukan oleh aparat/petugas. Dalam setiap tahapan pekerjaan tersebut, masing-masing pegawai dapat mengetahui peran masing-masing dalam proses penyelesaian perizinan. (Andrian Sutedi, SH,MH, hal. 185) Secara umum permohonan izin itu harus menempuh prosedur tertentu yang ditentukan oleh pemerintah, selaku pemeri izin. Di samping itu pemohon juga harus memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu yang ditentukan oleh pemerintah/ penguasa sebagai pemberi izin yang ditentukan secara sefihak. Prosedur dan persyaratan perizinan itu berbeda-beda tergantung jenis izin, tujuan izin dan instansi pemberi izin, yaitu instansi mana, bisa pemerintah daerah atau pusat.
19
Selanjutnya beberapa hal yang yang berhubungan dengan pelaksanaan perizinan, lack of competencies akan dijelaskan sebagai berikut : 1) Proses perizinan membutuhkan adanya pengetahuan tidak hanya sebatas aspek legal dari proses perizinan, tetapi lebih jauh dari itu. Misalnya untuk memberi izin, pihak pelaksana juga harus mempertimbangkan dampak yang akan ditimbulkan dari izin tersebut. 2) Proses perizinan memerlukan dukungan keahlian aparatur tidak hanya dalam hal mengikuti tata urutan prosedurnya, tetapi juga halhal lain yang sangat mendukung kelancaran proses perizinan itu sendiri. 3) Proses perizinan tidak terlepas dari interaksi antara pemohon dengan pemberi izin. Dalam interaksi tersebut terkadang muncul perilaku yang menyimpang, baik yang dilakukan oleh aparatur maupun yang dipicu oleh kepentingan bisnis pelaku usaha, sehingga aparatur pelaksana perizinan dituntut untuk memiliki perilaku yang positif dengan tidak memanfaatkan situasi demi kepentingan pribadi. Ini semata-mata demi terciptanya good governance. (Sumber : http://khayatudin.blogspot.co.id/2012/12/perizinan.html diakses 14 April 2016 pukul 20:00 WIB) Dari uraian diatas jelas bahwa, inti dari regulasi dan deregulasi proses perizinan adalah pada tata cara dan prosedur perizinan. Untuk itu maka isi regulasi dan deregulasi haruslah memenuhi nilai-nilai : Sederhana, Jelas, Tidak melibatkan banyak pihak, Meminimalkan kontak pisik antar pihak yang melayani dengan pihak yang dilayani, Memliki prosedur operasional standar, dan wajib dikomunikasikan secara luas.
20
d. Fungsi Pemberian Izin Ketentuan tentang perizinan merupakan fungsi yaitu sebagai fungsi penertib dan sebagai fungsi pengatur. Menurut Adrian Sutedi (2010:193), “fungsi penerbit, dimaksudkan agar izin atau setiap izin atau tempat-tempat usaha, bangunan dan bentuk kegiatan masyarakat lainnya tidak bertentangan satu sama lain, sehingga ketertiban dalam setiap segi kehidupan masyarakat dapat terwujud.” Sedangkan sebagai “fungsi mengatur dimaksudkan agar perizinan yang ada dapat dilaksanakan
sesuai
dengan
peruntukannya,
sehingga
terdapat
penyalahgunaan izin yang diberikan, dan kata lain, fungsi pengetahuan ini dapat juga sebagai fungsi yang dimiliki oleh pemerintah.” Secara umum fungsi dari perizinan adalah untuk pengendalian dari pada aktivitas pemerintah dalam hal-hal tertentu dimana ketentuannya berisi pedoman-pedoman yang harus dilaksanakan oleh baik yang berkepentingan ataupun oleh pejabat yang berwenang.
4. SEWA a. Definisi Sewa Menurut Aliminsyah dkk dalam bukunya kamus istilah Akunyansi (2002:283) sewa adalah, pemakaian sesuatu dengan membayar
uang,
sedangkan
(meminjam/menampung)
dengan
menyewa
adalah,
membayar
uang
memakai sewa. Sewa-
menyewa adalah suatu perjanjian dengan mana pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya kenikmatan dari sesuatu barang, selama suatu waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga yang oleh pihak yang tersebut terakhir itu disanggupi pembayarannya. Pada dasarnya, sewa-menyewa dilakukan untuk waktu tertentu, sedangkan sewa-menyewa tanpa waktu tertentu tidak diperkenankan. Persewaan
tidak
berakhir
dengan
meninggalkan
orang
yang
menyewakan atau penyewa. Begitu juga karana barang yang di
21
sewakan dipindahtangankan. Dalam hal ini, berlaku asas bahwa jual beli tidak memutus sewa-menyewa. Dapat disimpulkan bahwa yang di maksud sewa merupakan perjanjian antar dua orang atau lebih kemudian barang diserahkan tidak untuk dimiliki seperti halnya jual-beli, tetapi hanya untuk dipakai, dinikmati kegunaannya dengan pembayaran suatu harga yang telah disepakati oleh pihak yang terkait. . b. Jenis-Jenis Sewa Aliminsyah, dkk dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2002:283) membedakan beberapa jenis sewa, yaitu : 1. Sewa dibayar di muka (prepaid rent) : adalah salah satu bentuk aktiva dalam perusahaan yang berasal dari pembayaran sewa yang manfaatnya belum dipakai (dinikmati). Secara umum semua pembayaran yang manfaatnya baru akan dinikmati dimasa mendatang disebut dengan pembayaran dimuka (prepayment). 2. Sewa guna usaha pembiayaan (finance lease) : adalah kegiatan sewa guna usaha, dimana penyewa guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli objek sewa guna usaha. 3. Sewa menyewa biasa (operating lease) : adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli objek sewa guna usaha. 4. Sewa modal (capital lease) : adalah suatu sewa yang memuat satu atau dua dari keempat ketentuan, yang menetapkan bahwa aktiva yang disewa tersebut diperlakukan sebagai aktiva yang dibeli dalam perkiraannya.
c. Hak dan Kewajiban Pihak Yang Menyewakan dan Penyewa Hak dari pihak yang menyewakan adalah menerima harga sewa yang telah ditentukan, di dalam pasal 1550 KUH Perdata. Kewajiban pihak yang menyewakan, antara lain :
22
1. Menyerahkan barang yang disewakan kepada si penyewa. (Pasal 1550 ayat 1 KUHPerdata) 2. Memelihara barang yang disewakan sedemikian rupa sehingga dapat dipakai untuk keperluan yang dimaksudkan. (Pasal 1550 ayat 2KUHPerdata) 3. Memberikan hak kepada penyewa untuk menikmati barang yang disewakan. (Pasal 1550 ayat (3) KUHPerdata) 4. Melakukan
pembetulan
pada
waktu
yang
sama.
(Pasal
disewakan.
(Pasal
1551KUHPerdata) 5. Menanggung
cacat
dari
barang
yang
1552KUHPerdata) Hak dari pihak penyewa adalah menerima barang yang disewakan dalam keadaan baik, di dalam Pasal 1560, 1564, dan 1583 KUH Perdata. Kewajibannya adalah sebagai berikut : 1. Memakai barang sewa sebagai seorang kepala rumah tangga yang baik. Artinya, kewajiban memakainya seakan-akan barang itu kepunyaan sendiri. 2. Membayar harga sewa pada waktu yang telah ditentukan. (Pasal 1560 KUHPerdata) 3. Menanggung segala kerusakan yang terjadi selama sewamenyewa, kecuali jika penyewa dapat membuktikan bahwa kerusakan tersebut terjadi bukan karena kesalahan si penyewa. 4. Mengadakan perbaikan-perbaikan kecil dan sehari-hari sesuai dengan isi perjanjian sewa-menyewa dan adat kebiasaan setempat. Dari ketentuan di atas cukuplah jelas bahwa kedua belahpihak mempunyai hak dan kewajiban yang harus dipenuhi.
23
d. Sewa Tertulis dan Sewa Lisan Meskipun sewa-menyewa adalah suatu perjanjian konsensual, namun oleh undang-undang diadakan perbedaan (dalam akibatakibatnya) antara sewa tertulis dan sewa lisan. Jika sewa-menyewa itu diadakan secara tertulis, maka sewa itu berakhir demi hukum (otomatis) apabila waktu yang ditentukan sudah habis, tanpa diperlukannya sesuatu pemberitahuan pemberhentian untuk itu. Hal ini sesuai dengan ketentuan pasal 1570 KUHPdt. Sebaliknya, jika sewa menyewa tidak dibuat secara tertulis (lisan), maka sewa menyewa itu tidak berakhir pada waktu yang ditentukan, melainkan akan berakhir bila pihak yang menyewakan (pemilik) memberitahukan kepada penyewa bahwa ia hendak menghentikan sewanya. Sehingga jika tidak ada pemberitahuan dari yang Menyewakan mengenai pengakhiran sewa menyewa, maka dianggap sewa menyewa diperpanjang untuk waktu yang sama. Hal ini sesuai dengan ketentuan pasal 1571 KUHPdt. Jika seorang penyewa sebuah rumah atau ruangan, setelah berakhirnya waktu-sewa'yang ditentukan dalam suatu perjanjian anpan sewa tertulis, dibiarkan menempati rumah atau ruangan tersebut, maka dianggaplah si penyewa itu tetap menguasai barang yang disewakan atas dasar syarat-syarat yang sama, untuk waktu yang ditentukan oleh kebiasaan setempat, dan tak dapatlah ia meninggalkan rumah atau ruangan itu atau dikeluarkan dari situ, melainkan sesudahnya dilakukan pemberitahuan penghentian sewanya menurut kebiasaan setempat (pasal 1587). Dengan demikian dimaksudkan bahwa sewa tertulis tersebut, setelah habis waktunya dan penyewa di biarkan menempati rumah-sewa, berubah menjadi sewa lisan tanpa waktu tertentu yang hanya dapat diakhiri menurut adat kebiasaan setempat. 5. PROSEDUR ADMINISTRASI PERIZINAN Administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha yang merupakan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
24
ringan,
ketik-mengetik, agenda, yang berfungsi untuk membantu,
melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Perizinan dapat diartikan sebagai suatu tindakan dilarang, terkecuali diperkenankan dengan tujuan agar dalam ketentuan-ketentuan yang disangkutkan dengan perkenaan dapat dengan teliti diberikan batasbatas tertentu. Secara umum pemohon izin harus menempuh prosedur yang telah ditentukan oleh pemerintah, selaku pemberi izin. Disamping harus menempuh prosedur tertentu, pemohon izin juga harus memenuhi persyaratan-persyaratan tertentuyang ditentukan secara sepihak oleh pemerintah atau pemberi izin. Syarat-syarat dalam izin itu bersifat konsitutif dan kondisional. Bersifat konsitutif, karena ditentukan sebagai suatu perbuatan atau tingkah laku tertentu yang harus dipenuhi, artinya pemberian izin ditentukan suatu perbuatan kongkret dan bila tidak dipenuhi akan dikenai sanksi bersifat kondisional, karena penilaian tersebut baru ada dan dapat dilihat serta dapat dinilai setelah perbuatan atau tungkah laku yang disyaratkan terjadi. (Ridwan HR, 2007:217) Menurut Peraturan Daerah Surakarta No. 9 Tahun 2011 tentang Retribusi Daerah Pasal 1 ayat 13, pengertian perizinan tertentu adalah kegiatan tertentu Pemerintah Daerah dalam rangka pemberian izin kepada orang pribadi atau Badan yang dimaksudkan untuk pembinaan, pengaturan, pengendalian, dan pengawasan atas kegiatan, pemanfaatan ruang, serta penggunaan sumber daya alam, barang, prasarana, sarana atau fasilitas tertentu guna melindungi kepentingan umum dan menjaga kelestarian lingkungan. Setiap perusahaan/kantor harus melaksanakan fungsi manajemen di setiap
fungsi
oprasionalnya,
sehingga
muncullah
perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengevaluasian kegiatan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang perusahaan/kantor. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerja sama baik ke dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama dan
25
koordinasi dapat dilaksanakan dengan baik, perlu adanya komunikasi. Menurut Sedarmayanti (1997:26), dalam arti luas komunikasi adalah proses penyampaian pendapat, pesan, atau lembang yang mengandung pengertian baik antar perorangan atau golongan. Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan perusahaan/kantor adalah dengan cara tertulis sehingga muncullah istilah catatan kantor. Catatan kantor adalah dokumen tertulis yang mengandung data atau fakta mengenai kejadian tertentu yang menyangkut perusahaan/kantor. Dalam
prosedur
administrasi
perizinan
tidak
menutup
kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut, misal surat, e-mail, memo, buku tamu, lembar pesan telepon dan lain-lain. Diantara berbagai dokumen-dokumen tersebut, yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat. Menurut S. Hidayat (1995:42) “surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau tanyakan pada orang lain.” Sedangkan menurut Prajudi Atmosudirdjo (1995:42) “surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan membuat bahan komunikasi. Dengan demikian dari definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa surat adalah media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin disampaikan atau ditanyakan kepada si penerima surat. Berdasar kan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi 4 jenis menurut Ida Nuraida (2013:64), yaitu : 1. Surat niaga Surat niaga adalah surat-surat yang dibuat dalam dunia bisnis atau peninagaan atau/perindustrian. Suat ini bersifat resmi, namun tidak selalu menggunakan bahasa indonesia yang baku, tergantung situasi. 2. Surat dinas
26
Surat dinas yaitu surat yang diselenggarakan oleh jawatan/intansi, yang berisi tentang pelaksanaan tugas dengan segala formalitasnya. Surat ini bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku. 3. Surat pribadi Surat pribadi yaitu surat yang tidak termasuk dalam surat niaga maupun surat dinas. Surat pribadi biasanya digunakan untuk kepentingan keluarga. Umumnya bersifat tidak resmi, baik dalam ragam bahasa maupun struktur penyampaiannya. Namun ada pula yang bersifat resmi, seperti surat lamaran kerja, surat undangan, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, dan sebagainya. 4. Surat yang berisi masalah sosial Surat ini bertujuan untuk masalah sosial, misalnya sumbangan untuk bencana alam, daerah yang kurang mampu, dan sebagainya. Pemakaian bahasanya biasanya bersifat resmi karena bertujuan untuk meningkatkan citra positif perusahaan, atau disesuaikan dengan kondisi. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur administrasi perizinan merupakan bagian dari hubungan antara pemerintah dan masyarakat dalam rangka menjaga kepentingan antara masyarakat dengan lingkungan. Tujuan izin yaitu, hal yang di larang menjadi boleh.
27
B. METODE PENGAMATAN Metode pengamatan adalah faktor penting dalam melakukan suatu pengamatan untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Bermacam-macam metode akan digunakan dalam penelitian ini dapat di jelaskan secara singkat sebagai berikut: 1. Lokasi pengamatan Pengamatan ini dilakukan di UPTD Prasarana Olahraga Dinas Dikpora Kota Surakarta, yang beralamat di jalan Adi sucipto No. 1 Manahan Surakarta Telp. (0271) 729101 Penulis memilih intansi ini sebagai lokasi pengamatan didasarkan dengan berbagai pertimbangan antara lain: a. UPTD Prasarana Olahraga Dinas Dikpora Kota Surakarta, merupakan bagian yang bertanggungjawab untuk mengurusi mengenai prosedur administrasi perizinan sewa lapangan sepak bola Stadion Manahan. b.
Pada UPTD Prasarana Olahraga Dinas Dikpora Kota Surakarta, penulis mendapatkan izin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan.
2. Jenis Pengamatan Berdasarkan masalah yang diamati dalam pengamatan ini menekankan pada masalah proses dan makna, maka dalam pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan diskriptif kualitatif. Deskriptif kualitatif menurut H.B Sutopo (2002:35) adalah “data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih dari sekedar angka atau frekuensi”. Jenis pengamatan diskriptif kualitatif merupakan pengamatan yang dilakukan dengan mendekripsikan secara rinci dan mendalam tentang prosedur administrasi perizinan sewa lapangan sepak bola Stadion Manahan pada UPTD Prasarana Olahraga Dinas Dikpora Kota
28
Surakarta. Dengan demikian penulis dapat menggambarkan realita yang ada secara utuh dan sistematis.
3. Sumber Data Informasi atau sumber data yang paling penting untuk dikumpulkan dan dikaji sebagian besar merupakan data kualitatif. Informasi tersebut akan diulas dari beragam sumber data, macammacam sumber data menurut H.B Sutopo (2002:50-54): a.
Narasumber Dalam
penelitian
kualitatif
posisi
sumber
data
manusia
(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber memiliki posisi yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Oleh karena itu, di dalam memilih siapa yang akan menjadi informasi, peneliti wajib
memahami
posisi
dengan
beragam
peran
dan
keterbatasannya dengan kemungkinan akses informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitian. (H.B. Sutopo, 2002:50-51) b.
Peristiwa Atau Aktivitas Peristiwa sebagai sumber data memang sangat beragam dari berbagai peristiwa, aktivitas rutin yang berulang atau yang hanya satu kali terjadi, aktivitas yang formal maupun yang tidak formal, dan juga yang tertutup ataupun yang terbuka untuk bisa diamati oleh siapa saja. (H.B. Sutopo, 2002 :51)
c.
Dokumen dan Arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Bahan tersebut merupakan rekaman tertulis atau juga merupakan gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan sutau aktivitas atau peristiwa tertentu. Oleh karena itu dokumen atau arsip merupakan
29
data yang penting dalam penelitian kualitatif. (H.B. Sutopo 2002:54)
4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut: a.
Wawancara Wawancara dalam pengamatan penelitian kualitatif menggunakan wawancara yang bersifat santai dan terbuka, tidak terstruktur ketat dan tidak dalam suasana yang formal.
b.
Observasi Menurut Spradley, pelaksanaan observasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu observasi tak berperan sama sekali dan observasi berperan (dalam H. B. Sutopo, 2002 : 65). Teknik
observasi
yang
digunakan
dalam
pengamatan
ini
merupakan observasi tak berperan sama sekali (berperan pasif), karena penulis hanya berperan mengikuti kegiatan dalam pengamatan ini dan penulis tidak mempunyai
wewenang
pengambilan keputusan dalam prosedur administrasi perizinan sewa lapangan sepak bola Stadion Manahan pada UPTD Prasarana Olahraga Dinas Dikpora Kota Surakarta. c.
Mengkaji dokumen dan arsip (content analysis) Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam penelitian kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diteliti. Oleh karena itu, dalam menghadapi beragam arsip dan dokumen tertulis sebagai sumber data, penelitian harus bisa bersikap kritis dan teliti. (H. B. Sutopo 2002 : 69-70)
30
5. Teknik Analisis Data Menurut H.B Sutopo (2002:91-93) dalam proses analisis data terdapat 3 komponen utama yang saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis. Ketiga komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a.
Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data.
b.
Sajian Data Sajian data merupakan suatu rangkaian organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan penelitian dilakukan. Sajian data harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci setiap permasalahan yang ada.
c.
Penarikan Simpulan dan Verifikasi Kesimpulan yang diambil akan ditangani secara longgar dan tetap terbuka sehingga kesimpulan yang semula belum jelas, kemudian akan meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar dengan kokoh. Kesimpulan ini juga diverifikasi selama penelitian berlangsung dengan maksud-maksud menguji kebenaran, kekokohan dan kecocokannya yang merupakan validitasnya.
31
Proses analisis model interatif dapat digambarkan dalam bagan berikut ini :
Pengumpulan Data
Reduksi Data
Sajian Data
Penarikan simpulan/Verifikasi
Gambar 2.1 Model Analisis Interaktif
