1
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1.
PROSEDUR
a. Pengertian Prosedur Dalam melaksanakan pelayanan kepada masyarakat, kantor harus memiliki prosedur pelayanan yang baik. Prosedur penting digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan perkantoran apalagi dalam era globalisasi saat ini peran prosedur dalam kegiatan suatu perusahaan saat ini sangat penting, karena perkembangan dan kemajuan teknologi sangatlah cepat. Dimana setiap perusahaan memerlukan prosedur untuk dapat bersaing di dunia usaha yang semakin pesat ini. Untuk dapat menunjang kegiatan operasional suatu perusahaan dibutuhkan suatu gambaran dan informasi yang berguna bagi perusahaan. Prosedur merupakan rangkaian tata kerja yang menjadi pola tetap menurut tata caranya
maupun
urutan
langkah
yang
dilaksanakan
untuk
menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, serta dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien, serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah secara terperinci menurut jangka waktu yang telah ditentukan. Prosedur yang baik biasanya dirumuskan secara tertulis dan dituangkan dalam sebuah buku pedoman. Untuk lebih jelasnya berikut kutipan pendapat para ahli mengenai pengertian prosedur : Prosedur menurut Koontz dan Weihrich, (2008:43) dalam buku Ida Nuraida mendefinisikan prosedur sebagai berikut : “Prosedur merupakam bagian dari rencana kantor. Jenis-jenis rencana meliputi
misi, tujuan, strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan anggaran”.
Prosedur menurut MC. Maryati (2008:43), mendefinisikan prosedur sebagai berikut: “Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur”.
Prosedur menurut Moekijat dalam buku Ida Nuraida (2008:43) mengemukakan prosedur sebagai berikut : “Prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan) pekerjaan melakukan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Menurut Moekijat prosedur tidak lepas dari suatu metode (2008:44), “Metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis menulis oleh seorang pegawai”.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan penulis bahwa prosedur adalah suatu urutan atau bagian kegiatan yang melibatkan beberapa orang atau beberapa bagian dalam suatu departemen yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara berulang-ulang dan dilaksanakan secara seragam.
b. Manfaat Prosedur
3
Prosedur merupakan serangkaian tahapan-tahapan atau urutanurutan
dari
langkah-langkah
yang
saling
berkaitan
dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur penting karena suatu prosedur dapat menjadi suatu alat pengendali pelaksanaan kerja agar pekerjaan yang dilakukan dapat mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Menurut MC. Maryati (2008:43) terdapat manfaat serta prinsipprinsip dari prosedur perkantoran. Manfaat serta prinsip-prinsip itu antara lain: 1)
Manfaat Prosedur Perkantoran
a) Prosedur membuat pekerjaan kantor dilaksanakan lebih lancar. b) Waktu penyelesaian lebih cepat. c) Memberikan pengawasan yang lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. d) Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. 2)
Prinsip-prinsip Prosedur Perkantoran a. Prosedur tersebut tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan, karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkahlangkah yang telah ditetapkan. b. Prosedur tersebut dapat menghemat gerakan atau tenaga. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
c. Manfaat Prosedur Tertulis Prosedur tertulis sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada
setiap bagian/divisi. Manfaat prosedur tertulis dalam Ida Nuraida (2008:36) adalah: 1)
Planning-controling a. Mempermudah dalam penjapaian tujuan. b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai. c. Menghindari memborosan atau memudahkan penghematan biaya. d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak. Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2)
Organizing a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai : 1) Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masingmasing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan baigan-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu perusahaan adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan. 2) Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan. b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan. c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
5
3) Staffing-leading a.
Membantu atasan dalam memberikan training atau
dasar-dasar instuksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientadi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama, training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru, atau dengan prosedurprosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin dikantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya denga tugas lian. b. yang
Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan bekerja
tidak
sesuai
ketidaksesuaian
harus
diketahui
prosedur. dan
Penyebab
atasan
dapat
memberikan kontribusi yang maksimal bagi kantor. c.
Mempermudah
pemberian
penilaian
terhadap
bawahan. 4) Coordination a.
Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap
departemen dan antar departemen. b.
Menetapkan dan membedakan antara prosedur-
prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
d. Tahapan Penulisan Prosedur Selain itu, suatu prosedur harus mampu menciptakan arus kerja yang efisien, sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan pihak yang berwenang dan mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Menurut Ida Nuraida (2014:50) ada beberapa tahapan yang harus dilalui : 1. Identifikasi pekerjaan/ operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis
dengan sistem yang sudah ada. 2. Selaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan. 3. Buat urutan yang paling cocok dan logis. a. Hindarkan penulisan yang panjang lebar. b. Buat tiap langkah kea rah penyelesaian pekerjaan. c. Hidarkan keterlambatan, pengulangan, dan back tracking, yaitu pengawasan harus kembali ke tahap awal prosedur lagi apabila mengalami hambatan dari tengah-tengah pelaksanaan suatu prosedur. d. Cantumkan dengan jelas penanggung jawab pada setiap kegiatan dalam prosedur tersebut dan sesuaikan dengan kemampuan individu. Prosedur yang baik dibutuhkan dalam kantor yang dalam penyelesaian tugasnya harus dilakukan berurutan dari satu tahap ketahap yang selanjutnya, prosedur bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, jika mempunyai manfaat positif serta efektif, seperti waktu penyelesaian pekerjaan lebih cepat, koordinasi yang baik antar bagian lebih baik, penghematan biaya, dan pengawasan yang lebih mudah. Prosedur yang baik akan dilakukan dan secara terus menerus dijalankan dengan memanfaatkan sumberdaya manusia seopttimal mungkin. Dari uraian diatas dapat disimpulkan penulis bahwa Teori Prosedur menurut MC. Maryanti (2008:43) yang mendefinisikan tentang pengertian prosedur sangatlah mengacu pada prosedur pelayanan yang ada di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen karena dalam pengertian yang didefinisikan oleh MC. Maryanti (2008:3) yaitu menjabarkan “prosedur merupakan serangkaian dari tahapan-tahapan atau
7
urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur”. Karena dalam pelaksanaan penanggulangan kemiskinan khususnya dalam Prosedur Pelayanan Pengajuan Beasiswa Mahasintawati sangat penting dengan adanya tahapan-tahapan maupun urut-urutan dari langkah yang saling terkait guna mewujudkan pelayanan penanggulangan kemiskinan semakin efektif dan efisien.
2. PELAYANAN a.
Pengertian Pelayanan Pelayanan menurut Ivancevich, Lorenzi, Skinner dan Crosby
(1997:448) dalam buku Ratminto dan Atik Septi W yang berjudul “Manajemen Pelayanan” yang mengartikan pelayanan sebagai berikut : “Pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan”.
Pelayanan menurut Ratminto dan Atik Septi W. (2007:2) dalam buku “Manajemen Pelayanan” mendefisinikan pelayanan sebagai berikut : “Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimasudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan”.
Pelayanan menurut Moenir (2001:27) dalam buku “Manajemen
Pelayanan Umum” sebagai berikut : “Pelayanan adalah serangkaian kegiatan, karena itu ia merupakan proses. Sebagai suatu proses, pelayanan dapat berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat”.
Pelayanan terdiri dari empat layanan yaitu : Pelayanan Publik, Pelayanan Umum, Pelayanan Pemerintah, Pelayanan Perijinan. Pengertian umum pelayanan public menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara
Nomor:
63/KEP/M.PAN/7/2004
dalam
buku
“Pengembangan Kinerja Pelayanan Publik” oleh Ratminto dan Atik Septi W pada buku yang berjudul “Manajemen Pelayanan” yang mendefinisikan pelayanan umum atau pelayanan publik adalah sebagai berikut: “Pelayanan umum atau pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi Pemerintahan di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Definisi pelayanan publik atau pelayanan umum sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa yang pada prinsipnya menjadi tanggungjawab dan dilaksanakan oleh Sebagai penerima pelayanan publik adalah orang, masyarakat, instansi pemerintah, dan badan hukum. Sedangkan pelyanan pemerintah atau pelayanan perijinan dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan yang pada prinsipnya menjadi tanggungjawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan
peraturan
perundang-undangan,
pelayanannya adalah ijin dan warkat.
yang
bentuk
produk
9
b.
Karakteristik Jasa Pelayanan
Karakteristik Jasa Pelayanan menurut Ratminto dan Atik Septi W dalam Collins & McLaughlin, (1996 : 559) menjelaskan karakteristik yang baik yaitu : a. Konsumen memiliki keuangan, pengalaman atau memori tersebut tidak bisa dijual atau diberikan kepada orang lain. b. Tujuan penyelenggaraan pelayanan adalah keunikan, setiap konsumen dan setiap kontak ‘spesial’. c. Suatu pelayanan terjadi saat tertentu, ini tidak dapat disimpan di gudang atau dikirim contohnya. d. Konsumen adalah ‘rekanan’ yang terlibat dalam proses produksi. e. Konsumen melakukan control kualitas dengan cara membandingkan harapannya dengan pengalamannya. f. Jika terjadi kesalahan, satu-satunya cara yang bisa dilakukan untuk memperbaiki adalah meminta maaf. g. Moral karyawan berperan sangat menentukan.
c.
Hakikat pelayanan publik Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004 menyatakan bahwa
hakikat pelayanan public adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengguna jasa pelayanan harus memenuhi beberapa hal sebagai berikut :
1. Asas-asas pelayanan sebagai berikut : a) Akuntabilitas, yaitu dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. b) Kondisional, yaitu sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas. c) Transparansi, yaitu bersifat terbuka, mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimerngeti. d) Partisipasif, yaitu mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. e) Kesamaan Hak Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender,dan status ekonomi. f) Keseimbangan Hak dan Kewajiban Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
d.
Penyelenggaraan pelayanan publik Penyelenggaraan pelayanan public menurut Ratminto dan Atik Septi W
(2007:21) perlu memperhatikan dan menerapkan prinsip, standar, biaya pelayanan sebagai berikut : 1) Prinsip Pelayanan Publik Prinsip Pelayanan Publik menurut Keputusan MENPAN Nomor 63
11
Tahun 2004 disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut : a) Kesederhanaan Prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan. b) Kejelasan Kejelasan ini mencakup dalam beberapa hal diantaranya : 1. Pesyaratan teknis dan administrative pelayanan publik. 2. Unit kerja / pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan / persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik. 3. Rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayan. c) Kepastian Waktu Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang ditentukan. d) Akurasi Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat dan sah. e) Keamanan Proses produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. f) Tanggung jawab Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan
publik. g) Kelengkapan sarana dan prasarana Tersedianya sarana dan prasarana kerja peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika. h) Kedisiplinan, Kesopanan, Keramahan Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah serta memberikan pelayanan dengan ikhlas. i) Kemudahan akses Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau
oleh
masyarakat
dan
memanfaatkan
teknologi
telekomunikasi dan informatika. j) Kenyamanan Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah, dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah, dan lain-lain.
e.
Biaya Pelayanan Publik Di dalam keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004, diamanatkan
agar penetapan besaran biaya pelayanan publik perlu memperhatikan halhal sebagai berikut : a) Tingkat dan kemampuan daya beli masyarakat. b) Nilai/Harga yang berlaku atas barang atau jasa.
13
c) Rincian biaya harus jelas untuk jenis pelayanan publik yang memerlukan tindakan seperti penelitian, pemeriksaan, pengukuran, dan pengajuan. d) Ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan memperhatikan prosedur sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan penulis bahwa Prosedur Pelayanan adalah serangkaian tahapan yang diberikan sebagai kemudahan bagi masyarakat agar masyarakat dapat dengan mudah dan puas untuk menikmati pelayanan jasa yang selalu diberikan oleh lembaga pemberi jasa yang sangat sederhana tersebut.
3. BEASISWA a. Pengertian Beasiswa Beasiswa menurut Siswoyo (2007:121) dalam buku “Pedoman Beasiswa” didefisinikan sebagai berikut : “Beasiswa adalah tunjangan yang diberikan kepada pelajar atau mhasiswa sebagai bantuan biaya belajar yang masih aktif mengikuti perkuliahan disuatu perguruan tinggi”
Beasiswa menurut Lahinta (2007:56) dalam buku Siswoyo yang berjudul “Pedoman Beasiswa” menuturkan pengertian beasiswa sebagai berikut : “Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan yang bertujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh dan beasiswa dapat diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan, ataupun yayasan.
b. Jenis
Beasiswa
di
Unit
Pelayanan
Terpadu
Penanggulangan
Kemiskinan Kabupaten Sragen 1) Beasiswa Bantuan Jenis beasiswa ini adalah untuk mendanai kegiatan akademik para mahasiswa yang kurang mampu, tetapi memiliki prestasi. Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen biasanya memberikan beberapa penilaian pada kesulitan ini, misalnya, seperti pendapatan orang tua, jumlah saudara kandung yang samasama tengah menempuh studi, pengeluaran biaya hidup sehari-hari dalam kurun waktu satu bulan, dan akan dilakukan survey lapangan jika syarat-syarat dari calon pemerima beasiswa sudah melengkapi berkas syarat yang telah ditetapkan dapat langsung melakukan pengajuan
beasiswa
yang
ada
di
Unit
Pelayanan
Terpadu
Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen dengan memenuhi perayaratan dan ketentuan Beasiswa dibedakan menjadi dua ketentuan yaitu : A. KETENTUAN UMUM 1. Terdaftar sebagai mahasiswa regular Perguruan Tinggi Negeri yang berlokasi di pulau Jawa. 2. Fotocopy kartu mahasiswa dilegalisir minimal Dekan. 3. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga Sragen dilegalisir oleh Camat. 4. Surat keterangan untuk mencari beasiswa dari Lurah atau Kepala Desa diketahui Camat. 5. Surat keterangan keluarga tidak mampu dari Lurah atau Kepala Desa diketahui Camat. 6. Fotocopy SKCK dilegalisir di Polres.
15
7. Surat keterangan sehat dari dokter pemerintah. 8. Pas foto berwarna ukuran 4x6 lima lembar. 9. Surat keterangan penghasilan orangtua : a)
Dari
perusahaan
(apabila
adalah
karyawan
perusahaan). b)
Dari Lurah/Kepala Desa (apabila orangtua bukan
karyawan perusahaan). 10. Surat permohonan kepada Bupati Sragen bermaterai Rp.6.000,(contoh from disediakan). 11. Surat pernyataan tentang kebenaran data permohonan dan kebenaran lampirannya, bermaterai Rp.6.000,- (Contoh form disediakan).
B. KETENTUAN KHUSUS 1. Fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) terbaru. 2. Forocopy pembayaran kuliah semester terbaru. 3. Surat keterangan tidak sedang menerima beasiswa dari pihak manapun, dikeluarkan oleh : minimal ketua Jurusan, bermaterai Rp.6000,-. 4. Kartu Hasil Studi (KHS) tidak terdapat kekosongan nilai kecuali ada keterangan dari Dekan sesuai Program Studi. 5. Bukan mahasiswa semester pendek, mark up atau semester ulang. 6. Bukan masiswa yang menempuh studi lanjut karena tinggal
skripsi atau istilah lainnya. Dari semua ketentuan diatas untuk prosedur pengajuan pendaftaran beasiswa, semua berkas harus rangkap lima (satu asli, empat fotocopy), dokumen asli ditunjukkan pada saat pendaftaran atau penyerahan berkas. Penyerahan atau pendaftaran dapat juga dilakukan di perwakilan Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan di 20 Kecamatan.
c. Manfaat Beasiswa Pendidikan 1) Membantu siswa yang kurang mampu untuk mendapatkan kesempatan dalam mendapat kesempatan dalam menempuh pendidikan. 2) Mendorong siswa untuk saling berlomba dalam hal prestasi akademik. 3) Merangsang semangat belajar siswa atau penerima beasiswa agar terbebas dari pencabutan beasiswa tersebut. 4) Memberikan kesempatan kepada lembaga luar sekolah untuk berpartisipasi dalam proses peningkatan pendidikan.
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan Lokasi yang ditentukan penulis dalan pengamatan bertempat di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen, yang beralamat di Jl. Raya Sukowati No. 255 Sragen 57211. Alasan penulis memilih lokasi pengamatan Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen merupakan tempat melaksanakan magang. Selain itu hal yang mendorong penulis
17
melakukan pengamatan dan magang di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan
Kemiskinan
Kabupaten
Sragen
karena
Unit
Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen merupakan instansi pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan kemiskinan diseluruh wilayah Kabupaten Sragen sehingga menarik untuk melakukan pengamatan.
2. Jenis Pengamatan Pengamatan ini menggunakan jenis atau metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Penulis melakukan observasi berperan aktif yaitu merupakan cara khusus dan penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi memainkan peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. (H.B. Sutopo, 2002:67). Metode deskriptif lebih memusatkan pada penemuan faktafakta
sebagaimana
bentuk
aslinya.
Dalam
hal
ini
penulis
mendeskriptifkan hal-hal terkait dengan judul yang diambil penulis yaitu “Prosedur Pelayanan Pengajuan Beasiswa Mahasintawati Di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen”
3. Sumber Data
Tahapan untuk mendapatkan sebuah laporan pengamatan yang baik dan tepat, maka diperlukan data yang lengkap dan relevan dengan permasalahan yang dihadapi. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini menurut H.B. Sutopo (2002:49-54) adalah sebagai berikut: a. Narasumber (Informan) Informan adalah orang atau pihak yang memiliki dan memberikan informasi (sumber informasi). Manusia sebagai sumber data terdiri dari beragam individu dari individu juga memiliki beragam posisi mereka terdiri dari pelaku aktivitas, pengamat, perencana. Hal ini dapat menyebabkan adanya perbedaan kelengkapan informasi yang dimilikinya. Oleh karena itu penulis harus dapat memilih informan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengamatan. Pemilihan informan dilakukan dengan purposive sampling. “Purposive sampling dengan penelitian cenderung dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap”. (H.B. Sutopo, 2002:56) Data diperoleh dari hasil wawancara secara langsung kepada pihak-pihak yang memahami hal-hal yang berkaitan dengan permasalahan dalam pengamatan. Informan di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen adalah: 1) Kepala Sub bagian Pendidikan 2) Pelaksana Penyeleksi Calon Penerima Beasiswa Mahasintawati 3) Penerima Beasiswa Mahasintawati 4) Kepala Sub Bag Tata Usaha
19
5) Pelayanan Informasi pada loket bagian Pendidikan b. Dokumen dan Arsip “Dokumen merupakan surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan, dapat juga diartikan batang cetakan atau paskah karangan yang dikirim melalui pos. sedangkan arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis. Disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi”. H.B. Sutopo (2002:54). Dokumen-dokumen yang menjadi sumber data dalam pengamatan ini adalah : 1) Buku
profil
Unit
Pelayanan
Terpadu
Penanggulangan
Kemiskinan. 2) Standar pelayanan beasiswa pendidikan. 3) Berkas pengajuan permohonan Beasiswa Mahasintawati. 4) Gambar
Struktur
organisasi
Unit
pelayanan
Terpadu
Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen. 5) Gambar alur prosedur pendaftaran beasiswa Mahasintawati c. Peristiwa / Aktivitas “Data atau informasi dapat ditampilkan dari peristiwa, aktivitas atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran
pengamatannya.
Peneliti
dapat
mengetahui
proses
bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung”. H.B.Sutopo (2002:51) Sumber data peristiwa atau aktifitas dalam pengamatan ini dilakukan dengan mengamati secara langsung
aktivitas kerja
pegawai di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan
Kabupaten Sragen. Kegiatan atau aktivitas yang diamati dalam kaitannya dengan pelayanan pengajuan beasiswa Mahasintawati. d. Riset Pustaka Penulis telah membaca buku-buku yang ada di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen dan beberapa buku di perpustakaan Universitas Sebelas Maret yang berhubungan dengan topik yang akan penulis jadikan bahan pada lapotan Tugas Akhir ini.
4. Teknik Pengumpulan Data Teknik
pengumpulan
data
yang
digunakan
untuk
mempermudah dan dan membantu penulis dalam mendukung pengamatan ini berdasarkan teknik pengumpulan data menurut H.B Sutopo (2002 : 58-72) yaitu : 1) Wawancara Pengumpulan data melalui wawancara yang digunakan penulis guna
mendapatkan
keterangan-keterangan
lisan
melalui
komunikasi langsung atau tanya jawab dengan sumber informan yang dapat memberikan keterangan yang menunjang. Dalam pengamatan ini penulis secara langsung mewawancarai karyawan, staff terutama yang ada di bidang pendidikan sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti guna memperoleh hasil data dan informasi yang lengkap. 2) Observasi Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda
dengan
melakukan
pengamatan
secara
langsung.
21
Pengamatan dilakukan pada waktu pelaksanaan kuliah kerja magang di Unit Pelayanan Terpadu Peanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen guna memperoleh gambaran nyata tentang kondisi yang ada pada kondisi pengamatan. 3) Dokumentasi Yaitu data secara nyata yang dapat dilihat, yang mencakup tentang masalah yang berkaitan dengan pelayanan pengajuan beasiswa mahasintawati di Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan Kabupaten Sragen
