BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Administrasi a. Pengertian Administrasi Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa Latin, yang terdiri dari ad + ministrare, yang secara operasional berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativis. Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama (dalam buku Ilmu Administrasi). Adapun beberapa pengertian Administrasi dari berbagai ahli antara lain sebagai berikut: Menurut Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1982:1). “Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok “applied sciences”, karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip -prinsip, rumusrumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara. Sedangkan Administrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada zaman modern sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus-menerus, agar admininistrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan.” Menurut Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1982:2) Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu: Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Admnistratie (bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (bahasa Inggris). Administrasi dikemukakan dalam beberapa pendapat dari para ahli, arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu: - Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: Introduction to the study of Public Administration:
5
6
“Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil dan sebagainya”. -
H.A. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya: Public Administration, memberikan definisi sebagai berikut: “Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama”.
-
William H. Newman, dalam bukunya: Administrative Action mengemukakan: “Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama”.
Menurut J. Wayong dalam bukunya Fungsi Administrasi Negara (1961) mengemukakan bahwa “Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan tercapai”.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi (Inu Kencana, 2010:14) “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Administrasi Pembangunan (Inu Kencana, 2010:14), mengungkapkan bahwa: “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” . Menurut Luther Gulick, dalam Ilmu Administrasi Publik (2010:14) “Administrasi berkenaan dengan penyelesaian apa yang hendak dikerjakan dengan tercapainya tujuan-tujuan yang hendak ditetapkan.”
7
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo dalam Ilmu Administrasi Publik (1999:14), mengartikan administrasi sebagai tata pengendalian dari suatu usaha. Administrasi dalam tata tertib pelaksanaannnya dapat dibedakan menjadi delapan unsur: -
Organisasi adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terkait secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
-
Manajemen adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengarahkan segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
-
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga adanya timbal balik dan saling pengertian.
-
Kepegawaian adalah suatu proses untuk merencanakan, mengembangkan, dan memelihara potensi-potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.
-
Keuangan adalah proses yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan, dan pertanggungjawaban tentang uang.
-
Perbekalan adalah kegiatan mengadakan, mendayagunakan, dan memelihara sarana prasarana serta menyingkirkan sarana prasarana yang sudah tidak layak digunakan.
-
Tatausaha adalah proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, dan menyampaikan bahan-bahan informasi.
-
Hubungan masyarakat adalah proses kegiatan mengadakan dan memelihara hubungan dengan internal dan eksternal.
Administrasi menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, dalam bukunya Filsafat Administrasi (1997:3) “Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”
8
Dalam pengertian di atas, ada beberapa hal yang terkandung yaitu: -
Administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaannya sedang akhirnya tidak ada.
-
Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu: adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas atau tugastugas yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Kedalam golongan peralatan dan perlengkapan termasuk pula waktu, tempat, peralatan materi serta perlengkapan lainnya. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo, dalam Ilmu Administrasi
Publik oleh Inu Kencana Syafiie dkk, (1999:14) mengungkapkan dua pengertian Administrasi yaitu: Dalam arti luas: “Administrasi merupakan suatu fenomena sosial, suatu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern”. Eksistensi dari pada administrasi ini berkaitan dengan organisasi, artinya administrasi itu terdapat didalam suatu organisasi. Jadi untuk mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat, maka harus mencari terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup sehingga ditemukan administrasi.” Dalam arti sempit Administrasi sering disebut dengan tatausaha.
Administrasi menurut The Liang Gie berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor).
Kata Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Kamus Admnistrasi Perkantoran (1986:18) “Administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan, menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus, atau dengan singkat kegiatankegiatan menata”.
Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, dalam bukunya Filsafat Administrasi (1992:267) “Administrasi dalam arti sempit biasanya hanya
9
dikaitkan
dengan
kegiatan-kegiatan
ketatausahaan
yang
mencakup
korespondensi, kesekretarisan, penyusunan laporan dan kearsipan”.
Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (1996:16), tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangannketerangan yang berwujud enam pola perbuatan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Keterangan tersebut bisa berupa data atau informasi.
Dari beberapa pengertian Administrasi di atas, maka penulis mengambil pendapat dari The Liang Gie, Administrasi yang dikaitkan dengan kegiatan tata usaha kantor yang didalamnya terdapat segala kegiatan meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor).
b. Unsur-unsur Administrasi Untuk membangun suatu administrasi diperlukan berbagai unsur atau elemen baik berupa faktor-faktor situasional dan kondisional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, The Liang Gie (1970:8). Unsur-unsur administrasi tersebut antara lain sebagai berikut: -
Pengorganisasian Rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan dari usaha kerjasama yang bersangkutan.
-
Manajemen Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu benar-benar tercapai.
-
Tata hubungan Rangkaian perbuatan menyampaiakan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama itu.
10
-
Kepegawaian Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.
-
Keuangan Rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama itu.
-
Perbekalan Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menghapus segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama itu.
-
Perwakilan Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu.
-
Tata usaha Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatata, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.
c. Administrasi sebagai Tata Usaha Administrasi berdasarkan pengertian secara luas menurut The Liang Gie (2010,14), merupakan suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya, sedangkan dalam pengertian secara sempit yaitu kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan. Tata Usaha merupakan unsur dari Administrasi yang hingga saat ini dianggap sama dengan pengertian Administrasi oleh sebagian besar masyarakat Indonesia. Tata usaha adalah sebagian pekerjaan di dalam administrasi yang merupakan proses penyelenggaraan yang terdiri dari enam pekerjaan (The Liang Gie, 1970:13-14), antara lain:
11
-
Menghimpun Kegiatan-kegiatan
mencari
dan
mengusahakan
tersedianya
segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan. -
Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keteranganketerangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, lalu disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar misalnya pencatatan pada pita tape.
-
Mengolah Kegiatan
mengerjakan
keterangan-keterangan
dengan
maksud
menjadikannya dalam bentuk yang lebih berguna. -
Menggandakan Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
-
Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
-
Menyimpan Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
2. Asuransi Menurut D.S. Hansel, disebutkan bahwa “Asuransi merupakan suatu cara untuk mengumpulkan dana dari masyarakat (pemegang polis) dalam bentuk premi dan sebagai imbalannya setiap perserta berhak memperoleh pembayaran sejumlah dana apabila terjadi peristiwa atau musibah tertentu”. (Insurance may be defined as a social device providing financial compensation for the effects of misfortunes, the payment being made from the accumulated contribution of all parties participating in the scheme).
12
Asuransi atau pertanggungan (verzekering) merupakan suatu gejala hukum atau fenomena hukum. Bila ditinjau dari segi hukum, asuransi merupakan suatu persetujuan. Sebagai suatu persetujuan, asuransi harus tunduk kepada ketentuan-ketentuan hukum perjanjian.
Dalam KUHD pasal 246 memberikan pengertian tentang Asuransi: "Asuransi atau pertanggungan adalah suatu perjanjian, dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan menerima suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dideritanya karena suatu peristiwa yang tak tentu". Asuransi menurut Professor Mehr dan Cammack dalam Pengantar Asuransi (hal. 169) “Asuransi
merupakan
alat
sosial
untuk
mengurangi
risiko
dengan
menggabungkan sejumlah yang memadai unit-unit yang terbuka terhadap risiko sehingga kerugian-kerugian individual mereka secara kolektif dapat diramalkan. Kemudian kerugian yang dapat diramalkan itu dipikul merata oleh semua mereka yang bergabung itu”.
Menurut Undang-undang Usaha Perasuransian No. 2 tahun 1992 pasal 1. Bab-I memberikan pengertian tentang asuransi yaitu: “Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penganggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung-jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita terntanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan”. Dengan adanya perjanjian tersebut maka di dalam Asuransi terdapat sumber hukum yang memperkuat kedudukan asuransi antara lain:
13
KUHPdt terdiri dari 4 (empat) buku, yang masing-masing mengatur hal-hal sebagai berikut ini, yaitu:
Buku ke I mengatur tentang orang (van personen), dibagi dalam 18 bab (title), yang terdiri dari pasal 1 sampai dengan pasal 198 (198 pasal).
Buku ke II mengatur tentang kebendaan (van zaken), dibagi dalam 21 bab, yang terdiri dari pasal 199 sampai dengan pasal 1232. (1034 pasal)
Buku ke III mengatur tentang perikatan (van verbintenissen), dibagi dalam 18 bab, yang terdiri dari pasal 1233 sampai dengan pasal 1864 (632 pasal).
Buku ke IV mengatur tentang pembuktian dan Daluarsa (van bewijs en verjaring), dibagi dalam 7 bab, yang terdiri dari pasal 1865 sampai dengan pasal 1993 (129 pasal).
3. Premi Menurut Syarat-syarat Umum Polis Asuransi Jiwa (SUP), “Premi adalah sejumlah uang yang tercantum dalam Polis yang harus dibayarkan oleh pemegang Polis kepada penanggung sehubungan dengan diadakannya polis.” Polis merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penanggung termasuk syarat – syarat umum Polis dan ketentuan lainnya beserta tambahan atau perubahannya yang memuat syarat-syarat perjanjian asuaransi yang merupakan lampiran yang tak terpisahkan dengan polis.
a. Jenis Premi Jenis premi berdasarkan waktu penerimaan perusahaan menurut Kepala Sie Operasional Jiwasraya Surakarta, dibedakan menjadi dua jenis yaitu: Premi Pertama Premi pertama merupakan premi yang diterima pertama kali oleh perusahaan dari calon nasabah yang akan menjadi tertanggung. Premi Berkala Premi berkala atau premi lanjutan adalah premi yang diterima perusahaan secara berkala misalnya satu tahun sekali atau tiga bulan sekali saat jatuh tempo pembayaran oleh nasabah dengan cara pembayaran melalui Auto
14
Debet, Virtual Account, datang ke kasir secara langsung dan Host to Host. Premi berkala untuk seluruh produk Asuransi Jiwasraya dibedakan kembali menurut waktu pembayaran dan penerimaan perusahan antara lain: -
Premi Sekaligus Premi sekaligus diterima oleh perusahaan secara langsung atau sekaligus dari nasabah tanpa adanya premi lanjutan yang harus dibayarkan.
-
Premi Bulanan Premi bulanan diterima oleh perusahaan setiap bulannya sesuai setelah masa jatuh tempo.
-
Premi Kwartalan Premi kwartalan diterima oleh perusahaan yaitu setiap tiga bulan sekali setelah masa jatuh tempo.
-
Premi Semesteran Premi semesteran diterima setiap enam bulan sekali oleh perusahaan.
-
Premi Tahunan Premi tahunan merupakan premi berkala yang diterima oleh perusahaan setiap satu tahun sekali setelah masa jatuh tempo nasabah.
b. Administrasi Penerimaan Premi Pertama Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi Mengemukakan bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor). Administrasi penerimaan premi menurut Kepala seksi Operasional & Penjualan PT Asuransi Jiwasraya Surakarta:
15
“Penerimaan premi merupakan sejumlah pendapatan pertama dari calon nasabah yang melakukan cara bayar sesuai dengan media yang telah ditentukan oleh kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta, Administrasi penerimaan itu dari Premi pertama yang diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya”. Jadi, Administrasi penerimaan Premi dikaitkan dengan penerimaan Premi Pertama karena kegiatan penerimaan yang pertama kali dilaksanakan yaitu penerimaan Premi Pertama dari calon nasabah sampai calon nasabah benarbenar menjadi nasabah atau sering disebut dengan tertanggung dalam asuransi. Berdasarkan pengertian secara teori dan praktek menurut Kepala seksi Operasional dan Penjualan di atas, maka Administrasi Penerimaan Premi Pertama merupakan kegiatan yang berkaitan dengan diterimanya Premi pertama dari calon nasabah yang di dalamnya terdapat kegiatan Administrasi yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan.
c. Administrasi Penagihan Bulanan Administrasi dalam arti sempit menurut para ahli yang berarti segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor) diterapkan pula dalam Administrasi penagihan bulanan. Administrasi penagihan Bulanan merupakan salah satu kegiatan ketatausahaan penagihan Premi bulanan di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta. Pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan tersebut disampaikan oleh Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta sebagai berikut: “Administrasi penagihan Premi bulanan itu kegiatan yang dilakukan setiap bulannya seperti mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo, sedangkan penagihan lainnya dilakukan sesuai jenis premi yang dipilih nasabah, ada banyak kegiatan administrasi seperti mengetik, mencatat, mengarsip, mencetak dan lain – lain.” Berdasarkan pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan menurut Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta di atas, maka dalam penagihan Premi bulanan terdapat kegiatan ketatausahaan yang sangat beragam seperti mengetik, mencatat, mengarsip dokumen dan mencetak surat dan sebagainya. Kegiatan Administrasi tersebut dilakukan untuk
16
memperoleh tujuan tertentu seperti menerima Premi bulanan atau Premi lanjutan dari nasabah. Administrasi penagihan Premi bulanan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta seperti memberikan pemberitahuan jatuh tempo kepada nasabah sekaligus mengingatkan untuk membayar premi dan di dalamnya terdapat kegiatan Administrasi yang berkaitan dengan ketatausahaan. Rangkaian kegiatan Administrasi penagihan Premi bulanan yang berkaitan dengan ketatausahaan seperti mencetak surat pemberitahuan,
menggandakan,
ketik-mengetik
serta
surat-menyurat
dilaksanakan dan diterapkan sesuai dengan pengertian Administrasi dalam arti sempit.
17
B. Metode Pengamatan
Dengan metode pengamatan ini, penulis akan menguraikan tentang lokasi pengamatan, jenis pengamatan, sumber data dan metode pengumpulan data.
1. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan. (H.B. Sutopo, 2002 : 52). Pengamatan dilakukan oleh penulis di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta yang terletak
di
Jalan
Slamet Riyadi Nomor. 538
Surakarta. Pengamatan tersebut dilaksanakan selama satu bulan mulai tanggal 17 Januari 2016 sampai dengan 18 Februari 2016. Penulis memilih melakukan pengamatan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta dengan pertimbangan alasan berikut: 1. PT Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta merupakan kantor cabang dari satu – satunya Badan Usaha Milik Negara di Indonesia yang bergerak di bidang jasa yaitu Asuransi Jiwa. 2. Perusahaan tersebut sesuai dengan judul pengamatan yaitu tentang Administrasi penerimaan Premi Pertama dan penagihan bulanan karena dalam penerimaan Premi dari tahun per tahun terhitung mengalami peningkatan pendapatan yang meningkat.
2. Jenis Pengamatan Pengamatan ini menggunakan jenis atau metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Penulis melakukan observasi berperan aktif yaitu merupakan cara khusus dan penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi memainkan peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya,
18
dengan
mempertimbangkan
akses
yang
diperolehnya
yang
bisa
dimanfaatkan bagi pengumpulan data. (H. B. Sutopo, 2002:67). Jenis pengamatan dengan metode deskriptif kualitatif yaitu dengan mengumpulkan informasi yang menghasilkan data. Data tersebut terdapat dalam bentuk kata-kata dan gambar, kata-kata disusun menjadi kalimat. Misalnya, wawancara antara pengamat dengan informan mengenai pengamatan yang dilakukan yang dapat berupa kalimat-kalimat. Kalimat tersebut dipaparkan dan dianalisa menjadi sebuah data. Data yang diperoleh tersebut dipaparkan dan dianalisa sesuai obyek penelitian dengan fakta-fakta yang terdapat di tempat penelitian.
3. Sumber Data Menurut HB. Sutopo (2002:49-54) mengemukakan bahwa: “Dalam penelitian kualitatif sumber data dapat berupa informan, peristiwa atau aktifitas, tempat atau lokasi, benda, beragam gambar, rekaman, dokumen dan arsip. Berdasarkan pengertian di atas sumber data yang digunakan penulis dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut: a. Informan Informan adalah sumber data yang berupa manusia yang dianggap mengetahui permasalahan yang akan diamati dan mengetahui mendalam tentang data-data yang diperlukan. Sumber data berupa manusia dalam penelitian kualitatif lebih tepat disebut sebagai informan daripada responden. Karena responden posisinya hanya sekedar memerikan tanggapan (respond) pada apa yang diminta atau ditentukan oleh penelitinya. Adapun informan dalam penelitian ini adalah: -
Kepala seksi Operasional dan Penjualan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta (Bapak Permadi Joko Santoso).
-
Pegawai Operasional dan Penjualan (Bapak Rachmat Santoso)
-
Pegawai Administrasi seksi Pertanggungan (Ibu Izzatun Nisa)
-
Kasir Uang (Ibu Sri Lestari)
19
b. Peristiwa atau aktivitas Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, salah satu sumber data diperoleh dari pengamatan langsung yang dilakukan oleh penulis terhadap kegiatan atau peristiwa yang berkaitan. Peristiwa atau aktivitas yang dilakukan penulis dalam pelaksanaan kuliah kerja magang pada PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan Administrasi penerimaan premi pertama dan penagihan premi bulanan. Penulis dapat mengetahui secara detail peristiwa sebagai sumber data yang sangat beragam dapat terjadi, bisa aktivitas rutin yang berulang, aktivitas formal maupun tidak formal, aktivitas yang tertutup ataupun yang terbuka.
c. Gambar Beragam gambar yang ada dan berkaitan dengan aktivitas dan kondisinya bisa juga dimanfaatkan sebagai sumber data. Gambar tersebut bisa berupa gambar apa saja yang berkaitan dengan masalah yang dikaji, misalnya gambar peta, potret, dan juga gambar buatan tangan lainnya.
d. Dokumen dan Arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu, yaitu merupakan rekaman tertulis (bisa berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan peristiwa tertentu) dan rekaman yang bersifat formal dan terencana dalam organisasi. Banyak peristiwa yang telah lama terjadi bisa diamati dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen dan arsip-arsip, baik secara langsung maupun tidak langsung, sangat berkaitan dengan permasalahan yang diteliti.
4. Teknik Pengumpulan Data Pada pengertian awal sudah dijelaskan bahwa sumber data dalam penelitian kualitatif dapat berupa informan, peristiwa atau aktifitas, tempat atau lokasi, benda, beragam gambar, rekaman, dokumen dan arsip. Berbagai
20
sumber data tersebut menuntut dilakukannya cara untuk teknik pengumpulan data tertentu agar sesuai untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk menjawab permasalahan tertentu. Untuk
memperoleh
dan
menyusun
data
penelitian,
penulis
menggunakan teknik observasi, wawancara dan analisis dokumen. a. Wawancara Menurut H.B. Sutopo (2002 : 56-57) wawancara merupakan sumber data yang paling penting dalam penelitian kualitatif berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan. Teknik pengumpulan data ini, dilakukan untuk mendapatkan keterangan-keterangan secara lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan informan. Wawancara di dalam penelitian kualitatif dilakukan secara tidak terstruktur atau sering disebut sebagai teknik wawancara mendalam.
b. Observasi Menurut HB Sutopo (2002: 64) Observasi yaitu “menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar”. Observasi yang dilakukan penulis dengan cara melihat secara langsung kegiatan yang dilakukan. Dengan teknik observasi ini diharapkan
penulis
dapat
mendeskripsikan
mengenai
administrasi
penerimaan premi pertama dan penagihan bulanan secara lebih teliti dan mendalam.
Selain
itu
data
yang
diperoleh
juga
dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
c. Analisis Dokumen dan Arsip Teknik analisis dokumen merupakan salah satu metode pengamatan data yang dilakukan dengan melihat dokumen yang telah terkumpul kemudian menganalisisnya. Sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diteliti. H.B. Sutopo (2002: 69).
21
Dalam pengamatan di PT Asuransi Jiwasyara cabang Surakarta ini ini, penulis mengambil dokumen berupa file, arsip dan gambar yang dapat dijadikan lampiran dalam laporan karya kary ilmiah ini.
5. Teknik Analisis Interaktif Teknik analisa interaktif merupakan suatu analisa melalui berbagai proses melalui seleksi, memperoleh data kasar, penyusunan data dan sampel pada kesimpulan dengan menggunakan waktu yang tersisa. Pengamatan turut serta dan aktif beinteraksi secara langsung dengan pihak-pihak pihak pihak yang terkait untuk memperoleh data. Menurut H.B Sutopo (2002:96) mendiskripsikan teknis analisi analisis data interaktif yaitu sebagai sebag berikut : Gambar 2.1 Bagan Analisis Interaktif
(Sumber : H.B Sutopo, 2002:96)
a. Pengumpulan Data Data yang berupa kalimat-kalimat kalimat kalimat yang dikumpulkan lewat observasi, dokumentasi dan lain-lain lain lain yang sudah disusun teratur, tetapi berupa kata katakata yang sangat banyak sebelum siap digunakan dalam analisis.
22
b. Reduksi Data Merupakan komponen pertama dalam analisa yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski mungkin tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual melakukan pemilihan kasus menyusun pertanyaan pengamatan, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh dari lapangan. (H.B Sutopo, 2002:91).
c. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian data harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang telah tersaji
merupakan
deskripsi
mengenai
kondisi
yang
rinci
untuk
menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada. Sajian data yang baik dan jelas sistematiknya, akan banyak menolong pengamat dalam menyelesaikan pekerjaannya. (H.B Sutopo, 2002:92).
d. Penarikan Kesimpulan Dari awal pengumpulan data, pengamat sudah harus memahami apa arti berbagai hal yang akan ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab akhibat, dan berbagai proposisi. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, dengan melihat kembali pada catatan lapangan.
