BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A.
1.
Tinjauan Pustaka
Pengertian Prosedur Prosedur berasal dari bahasa Inggris “procedure” yang bisa diartikan
sebagai cara atau tata cara. Akan tetapi kata procedure lazim digunakan dalam kosakata Bahasa Indonesia yang dikenal dengan kata prosedur. Dalam Kamus Manajemen, prosedur berarti tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa, tugas harus diselesaikan. Menurut Ida Nuraida (2008:35), “Prosedur adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.” Dari pengertian prosedur di atas dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah prosedur pastinya akan tercantum cara bagaimana setiap tugas dilakukan, berhubungan dengan apa, bilamana tugas tersebut dilakukan dan oleh siapa saja tugas harus diselesaikan. Hal ini tentu sangat wajar dilakukan karena sebuah prosedur yang dibuat memiliki tujuan untuk mempermudah kita dalam melaksanakan suatu kegiatan. Pengertian Prosedur menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai berikut: a.
Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
b.
Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Dalam hal ini prosedur merupakan suatu tahapan dalam menyelesaikan suatu aktivitas yang dapat memecahkan suatu masalah. Misalnya, dalam suatu perusahaan terdapat banyak dokumen yang berbeda jenis dan manfaatnya, untuk menata dokumen tersebut agar terlihat rapi dan mudah ditemukan maka kita harus bisa memilah dokumen sesuai jenis dan manfaatnya yang kemudian difilekan ke 6
7
box yang sudah tersedia. Dengan demikian, sangat diperlukan sebuah prosedur yang baik dan benar untuk diterapkan pada perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.” Selain itu Zaki Baridwan (2002:3), menjelaskan bahwa prosedur adalah “suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi.” Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan yang tersusun dan biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian departemen atau lebih, serta disusun untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Menurut Ig. Wursanto (1987:19) yang dimaksud dengan prosedur merupakan rencana, karena bersangkutan paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berfikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna menjalankan suatu kegiatan tertentu. Seperti halnya dengan kebijaksanaan, prosedur juga mempunyai urutan kepentingan. Adapun pengertian prosedur menurut Ida Nuraida (2008:35), prosedur merupakan: a. b. c.
Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Pedoman untuk bertindak.
Pengertian prosedur di atas dijelaskan dengan pengertian metode menurut Ida Nuraida (2008:35), yang menyatakan bahwa : “metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai sehingga serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.”
8
Pendapat Ida Nuraida yang dikemukakan di atas jika dipahami, bahwa prosedur adalah suatu cara, dimana pembuatan cara tersebut dipersiapkan untuk jangka waktu mendatang dan bisa jadi akan digunakan secara terus menerus jika cara tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efisien. Suatu cara di atas berisikan aturan atau pedoman untuk melakukan aktivitas-aktivitas pekerjaan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Menurut A.S. Moenir (1982:110), “Prosedur adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan akhir.” Di dalam sebuah pencapaian tujuan akhir yang kita inginkan kita harus mempunyai pandangan tentang apa yang seharusnya kita lakukan, tahapan yang bagaimana yang nantinya dapat membantu kita dalam mencapai tujuan akhir. Pengertian prosedur menurut MC Maryati (2008:43) adalah “serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja.” Dalam sebuah prosedur terdapat langkah-langkah yang saling berkaitan satu sama lain, langkah-langkah ini akan menjadi petunjuk dalam menyelesaikan permasalahan pada suatu pekerjaan. Di dalam perusahaan tentunya akan membutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja yang terdiri dari tahapan-tahapan suatu pekerjaan, karena hal ini dapat menunjang tercapainya efisiensi perusahaan dengan baik. Prosedur adalah faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan, kerjaan perkantoran. Prosedur kerja dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh instansi atau perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuan dan sasarannya. Prosedur-prosedur berkaitan dengan suatu langkah yang bertahap dan berkaitan satu sama lain yang digunakan oleh suatu organisasi dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dari beberapa pendapat-pendapat yang telah diuraikan di atas, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan langkahlangkah, dari serangkaian tahapan yang saling berhubungan satu sama lain
9
sebagai suatu cara atau metode dalam melaksanakan ataupun menjalankan suatu aktivitas sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan akhir. Prosedur yang ada biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang dan prosedur juga bisa berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Adapun sifat-sifat dan ciri-ciri prosedur menurut Moekijat (1989:194) sebagai berikut: a.
Sifat Prosedur 1)
Prosedur
terdapat
dalam
tiap
bagian
perusahaan;
prosedur
merupakan salah satu macam rencana yang penting. 2)
Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya berulang.
3)
Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
b.
Ciri Prosedur 1)
Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginankeinginan.
2)
Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas.
3)
Prosedur harus mengikuti zaman (up-to-date).
Pentingnya suatu prosedur dikemukakan oleh MC Maryati (2008:43) bahwa “Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.” Dengan demikian, prosedur kerja dibuat dan disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan mudah, lancar dan baik, dengan tahapan-tahapan yang teratur, urut pada akhirnya suatu pekerjaan dapat diselesaikan menurut target atau
10
urutan waktu yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga akan lebih menghemat pembiayaan dalam proses kerja. Untuk itu dalam penyusunan prosedur hendaknya disesuaikan dengan prinsip-prinsip penyusunan prosedur yang ada. Prinsip-prinsip prosedur menurut MC Maryati (2008:44) sebagai berikut: a. b. c.
d. e. f. g.
Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik, akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu (menghemat gerakan atau tenaga). Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya suatu prosedur bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Memperhatikan penggunaan alat-alat untuk menunjang terlaksananya suatu prosedur dan sebaiknya digunakan sesuai kebutuhan. Sebuah prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan. Dari pendapat di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu prosedur
terdapat semua aktivitas yang harus dilakukan. Prosedur yang dibuat hendaknya baik, tidak berbeli-belit dan tidak rumit agar yang berkepentingan dapat menggunakan fungsinya secara efektif dan efisien. Prosedur tersebut hendaknya telah teruji dan tidak menguras banyak tenaga, karena apabila terlalu menguras tenaga orang yang berkepentingan cenderung akan melanggar aturan dan merasa bosan dengan prosedur yang diterapkan. Prosedur yang dibuat hendaknya memiliki fleksibilitas agar pada situasi-situasi tertentu yang mendesak prosedur yang semula tidak dapat dijalankan karena suatu hal, prosedur tersebut dapat dilakukan perubahan tanpa harus menghentikan fungsi awalnya. Serta dalam pembuatan prosedur harus memperhatikan tingkat pencapaian tujuan, dengan prosedur yang baik dan tujuan yang hendak dicapai harus memiliki target serta tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan. Prosedur menurut A.S. Moenir (1982:117) dibagi menjadi dua yaitu: a.
Prosedur umum, yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab Manajer atas. Prosedur umum ini kadang-kadang demikian luas berlakunya sehingga melampaui batas-batas nasional.
11
b.
Prosedur khusus (lokal), yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara lokal artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat itu (atas, menengah atau bawah, tergantung luas lingkup prosedur itu).
Berkaitan dengan macam prosedur di atas, pada suatu perusahaan pasti akan menggunakan prosedur khusus (lokal), karena terlihat jelas bahwa prosedur ini dibuat dan hanya berlaku secara lokal, sehingga untuk semua aktivitas di perusahaan yang meliputi prosedur akan menjadi tanggung jawab manajer sesuai dengan lingkup prosedur yang ada di perusahaan tersebut. Prosedur kerja selain disajikan secara tertulis bisa juga ditampilkan dalam bentuk bagan atau diagram. Menurut MC Maryati (2008:44-48), ada 3 bagan dalam prosedur, yaitu: a.
Bagan aliran kerja atau bagan proses (Work-flow Chart) 1)
Bagan proses adalah bagan yang menunjukkan secara rinci langkahlangkah dalam suatu proses pekerjaan.
2)
Langkah-langkah ditunjukkan dalam bentuk simbol dan disusun secara vertikal.
b.
Bagan gerak atau bagan layout kerja (Work-layout Chart) Bagan layout menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. Bagan digambarkan pada sebuah layout kantor, sehingga gerakan diukur dalam hubungannya dengan faktor fisik (energi). Alur kegiatan atau pekerjaan digambarkan dengan garis yang menghubungkan dengan beberapa unit kerja yang harus dilalui.
c.
Bagan arus Bagan ini menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. Perjalanan dari dokumen-dokumen serta tembusannya dari suatu tempat bagian ke bagian lainnya sangat jelas digambarkan dalam bagan ini.
12
2.
Pengertian Penjualan Penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan suatu perusahaan.
Semakin meningkat aktivitas penjualan di suatu perusahaan, maka akan semakin besar pula keuntungan yang akan didapatkan oleh perusahaan tersebut. Sebenarnya pengertian penjualan sangat luas, beberapa para ahli mengemukakan tentang definisi penjualan antara lain: Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), ”Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.” Selain itu pengertian penjualan menurut Prof. Dr. Winardi (1991:3), Penjualan (Selling) diartikan sebagai “proses di mana sang penjual memastikan, mengaktivasi dan memuaskan kebutuhan atau keinginan sang pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi sang penjual maupun bagi sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak.” Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa adanya penjualan dapat tercipta suatu proses pertukaran barang atau jasa antara penjual dengan pembeli dengan tujuan untuk memperoleh laba dari adanya transaksi tersebut, pihak penjual juga ingin memuaskan kebutuhan sang pembeli. Di dalam perekonomian kita (ekonomi uang), seseorang yang menjual sesuatu akan mendapatkan imbalan berupa uang. Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan. Jarak yang jauh tidak menjadi masalah bagi penjual. Secara sederhana, transaksi penjualan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli dapat dilihat sebagai berikut: Gambar 1. Proses Pertukaran (Basu Swastha, 1989:9)
Barang atau Jasa Penjual
Pembeli
13
Semakin pandai seseorang untuk menjual akan semakin cepat pula mencapai sukses dalam melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga tujuan yang diinginkan akan segera terlaksana. Dalam segala bidang dan tingkatan, taktik penjualan harus digunakan agar pelayanan yang diberikan kepada orang lain dapat memberikan kepuasan. Dengan kepuasan ini diharapkan mereka dapat menjadi langganan atau sahabat yang baik. Ada definisi lain tentang penjualan yang dikemukakan oleh William G. Nickels (Basu Swastha, 1989:10) yang menyebutnya dalam istilah penjualan tatap muka (personal selling) sebagai berikut, “Penjualan tatap muka adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain.” Jadi, penjualan tatap muka merupakan komunikasi orang secara individual yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan seluruh usaha pemasaran pada umumnya, yaitu meningkatkan penjualan yang dapat menghasilkan laba dengan menawarkan kebutuhan yang memuaskan kepada pasar dalam jangka panjang. Dalam hal ini, perusahaan memerlukan tenaga-tenaga penjualan atau wiraniaga untuk melakukannya. Tugas-tugas yang mereka lakukan cukup luwes karena secara langsung dapat mengetahui keinginan, motivasi dan perilaku konsumen; dan sekaligus dapat melihat reaksi konsumen sehingga mereka langsung dapat mengadakan penyesuaian seperlunya. Bagi perusahaan, pada umumnya mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualannya, yaitu: a.
Mencapai volume penjualan tertentu
b.
Mendapatkan laba tertentu
c.
Menunjang pertumbuhan perusahaan. (Basu Swastha, 1989:80)
Usaha-usaha untuk mencapai ketiga tujuan tersebut tidak sepenuhnya hanya dilakukan oleh pelaksana penjualan atau para penjual. Dalam hal ini perlu adanya kerja sama yang rapi di antara fungsionaris dalam perusahaan. Namun demikian semua ini tetap menjadi tanggung jawab dari pimpinan (top manager), dan dialah yang harus mengukur seberapa besar sukses atau kegagalan yang dihadapinya.
14
Untuk maksud tersebut pimpinan harus mengkoordinir semua fungsi dengan baik termasuk fungsi penjualan. Adapun tahap-tahap penjualan menurut Basu Swastha (1989:121-124) sebagai berikut: Salah satu aspek yang ada dalam penjualan adalah penjualan dengan bertemu muka seperti yang telah dibahas sebelumnya. Dalam hal ini tahap-tahap yang perlu ditempuh oleh pihak penjual meliputi: Gambar 2. Tahap-tahap Penjualan
Persiapan
Penentuan Lokasi Pembeli
Penjualan
Kegiatan Purna Jual
Penentuan Calon Pembeli
Perhatian Minat Keinginan Tindakan
Dari beberapa tahap-tahap penjualan di atas maka dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
Persiapan Sebelum Penjualan adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga lebih dulu harus mengetahui kemungkinan tentang motivasi dan perilaku dalam segmen pasar yang dituju.
15
b.
Penentuan Lokasi Pembeli Potensial adalah dengan menggunakan data pembeli yang lalu maupun sekarang, penjual dapat menentukan karakteristik calon pembeli atau pembeli potensialnya. Termasuk faktor lokasi yang menjadi sasaran kunjungan bagi wiraniaga.
c.
Pendekatan Pendahuluan adalah sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah tentang individu atau perusahaan yang dapat diharapkan sebagai pembelinya.
d.
Melakukan Penjualan adalah penjualan yang dilakukan bermula dari suatu usaha untuk memikat perhatian calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik atau minat mereka.
e.
Pelayanan Purna Jual adalah sebenarnya kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat pesanan dari pembeli telah dipenuhi, tetapi masih perlu dilanjutkan dengan memberikan pelayanan atau servis kepada mereka. Beberapa pelayanan yang diberikan oleh penjual sesudah penjualan dilakukan seperti: pemberian garansi, pemberian jasa reparasi, latihan tenaga-tenaga operasional dan cara penggunaannya, penghantaran barang ke rumah.
Dalam tahap terakhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan lain yang juga perlu diberikan sesudah penjualan adalah memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat, barang yang dibelinya betul-betul bermanfaat dan hasil kerja produk tersebut memuaskan.
3.
Pengertian Prosedur Penjualan Dari pengertian prosedur dan penjualan di atas maka dapat dijelaskan lebih
rinci lagi tentang pengertian keduanya secara garis besar, yaitu prosedur penjualan adalah suatu urutan langkah-langkah yang saling berhubungan satu sama lain dan didalamnya terdapat kegiatan penjualan yang terkait dengan proses pertukaran barang atau jasa serta transaksi yang terjadi berulang-ulang agar mencapai tujuan akhir yang efektif dan efisien.
16
Pengertian Prosedur Penjualan menurut Dr. Zaki Baridwan (1991:109) adalah: “Urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. Dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur penjualan dan piutang, karena keduanya berkaitan erat.” Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Prosedur penjualan agar dapat berjalan dengan optimal tentunya akan bergantung pada beberapa bagian, salah satunya yaitu bagian Administrasi. Menurut hasil wawancara dengan Eko Pujo Leksono dan Minanto selaku Staff Sales Administration, secara garis besar tugas administrasi penjualan adalah menyiapkan dan menyediakan segala keperluan kegiatan penjualan secara administratif sesuai dengan SOP (Standart Operational Procedur) yang berlaku pada setiap perusahaan dan dapat diuraikan sebagai berikut: a.
Mengolah dokumen penjualan menjadi data yang meliputi Surat Pesanan Kendaraan (SPK), Purchase Order (PO), Bukti Penyerahan Kendaraan (BPK), kuitansi, invoice, faktur).
b.
Mencari barang yang diinginkan customer apabila stok tidak ada, serta bisa memesankan barang dengan cara nginden terlebih dahulu.
c.
Menginput data dari faktur kendaraan bermotor ke dalam sistem komputer.
d.
Mengajukan permohonan faktur guna pembuatan kelengkapan kendaraan (BPKB, STNK, dan Plat Nomor).
e.
Melakukan input BPKB guna menyimpan data-data atau informasi customer dan kendaraan yang ada pada BPKB ke dalam sistem komputer.
f.
Mengarsipkan dan mengefilekan dokumen-dokumen atau catatan-catatan yang diperlukan di bagian penjualan.
17
g.
Membuat laporan bulanan yang berupa laporan penjualan, laporan jumlah unit yang ada di PDS, dan laporan penjualan dari sales atau sales counter selama satu bulan. Bukti transaksi merupakan suatu dokumen yang menandai bahwa transaksi
yang sah telah terjadi. Setiap perusahaan mempunyai bukti transaksi yang berbeda-beda, tergantung pada jenis dan besarnya perusahaan. Bukti transaksi dapat berupa kuitansi, cek, faktur penjualan dan pembelian, tanda terima barang, daftar gaji, tanda setoran ban, surat keputusan direktur atau komisaris, nota pengiriman barang, dan sebagainya (Rahman Pura, 2013:19). Berdasarkan hasil wawancara dengan Eko Pujo Leksono dan Minanto selaku Staff Sales Administration, di dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal yang harus dilakukan dan dicatat sebagai bahan acuan guna mengevaluasi hasil penjualan dan sebagai alat ukur laba atau rugi dari transaksi yang dilakukan. Bukti transaksi dari adanya penjualan di perusahaan, antara lain: a.
Laporan Persediaan Barang Laporan yang menyajikan data tentang barang masuk dan keluar, berkaitan dengan jenis barang, tanggal pembelian dan penjualan yang berkaitan dengan nota debet atau surat pesanan kendaraan agar mudah untuk mengawasi barang apabila terjadi kerusakan, kehilangan, serta kehabisan persediaan.
b.
Stok Barang Aplikasi daftar persediaan barang yang berisi tentang identitas dan lokasi barang yang masih tersedia.
c.
Surat Pesanan Kendaraan (SPK) Surat yang isinya berupa identitas customer, jenis dan harga barang pesanan yang diberikan kepada sales atau sales counter setelah adanya persetujuan dari kedua belah pihak.
d.
Purchase Order (PO) Surat pesanan dari penjualan kredit yang berisi kesepakatan dari customer terkait dengan rincian harga dan tahapan pembayaran, serta dapat dijadikan sebagai bukti pengiriman barang.
18
e.
Kuitansi Bukti penerimaan uang dengan jumlah tertentu yang telah ditandatangani oleh bagian kasir kemudian diberikan ke customer.
f.
Invoice Invoice atau faktur penjualan yang merupakan bukti pencatatan adanya kegiatan penjualan, biasanya berisi informasi barang yang dibeli dan jumlah harga barang.
g.
Faktur Kendaraan Bermotor (FKB) Faktur ini berbeda dengan invoice, faktur kendaraan bermotor merupakan bukti pencatatan yang berfungsi sebagai permohonan penerbitan BPKB dan STNK, serta dijadikan bukti untuk dealer dan pemilik.
h.
Laporan Penjualan Laporan yang berisi tentang data barang yang terjual selama periode tertentu dalam bentuk sistem komputer, yang meliputi identitas barang yang terjual, harga jual, diskon, customer dan sales yang direkap agar mengetahui sejauh mana kegiatan penjualan berkembang dengan optimal. Berdasarkan penjelasan di atas, sudah nampak jelas bahwa dalam penjualan,
khususnya penjualan barang merupakan kegiatan menjual barang yang diproduksi sendiri atau dibeli dari pihak lain untuk dijual kembali kepada customer baik secara tunai maupun kredit. Jadi, secara umum kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, yang pada dasarnya terdiri dari dua jenis yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Berikut beberapa penjelasan dari para ahli terkait dengan penjualan tunai dan penjualan kredit: 4.
Pengertian Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2008:455), “Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.”
19
Menurut Yadiati dan Wahyu (2006:129), “Penjualan tunai adalah pembeli langsung menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa penjualan tunai adalah penjualan yang transaksi pembayaran dan pemindahan hak atas barangnya langsung melalui register kas atau bagian kassa, sehingga tidak perlu ada prosedur pencatatan piutang pada perusahaan penjual. Dalam penjualan tunai melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dimaksudkan agar penjualan dapat diawasi dan berjalan dengan baik. Fungsi yang terkait dalam penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:462) adalah: a.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d.
Fungsi Pengiriman Fungsi
ini
bertanggung jawab
untuk
membungkus
barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. Dalam penjualan tidak pernah terlepas dari bukti-bukti yang menguatkan atas terjadinya proses transaksi antara kedua belah pihak. Salah satu bukti bahwa terjadinya suatu perjanjian transaksi adalah dokumen. Menurut Mulyadi (2001:463) dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah: a.
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur
20
penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas. b.
Pita Register Kas (Cash Register Tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c.
Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.
d.
Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
e.
Faktur Penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
f.
Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank.
5.
Pengertian Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:210) “Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.”
21
Menurut Soemarso (2009:160) yaitu “Penjualan kredit adalah transaksi antara perusahaan dengan pembeli untuk menyerahkan barang atau jasa yang berakibat timbulnya piutang, kas aktiva.” Dari kedua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa penjualan kredit adalah suatu transaksi antara perusahaan dengan pembeli, mengirimkan barang sesuai dengan order serta perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli untuk jangka waktu tertentu yang mengakibatkan timbulnya suatu piutang dan kas aktiva. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit kepada pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Fungsi yang terkait dalam penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:211-213) adalah: a.
Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
b.
Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini
22
bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Menurut Mulyadi (2001:214-216) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 1)
Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi.
2)
Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3)
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4)
Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkut umum.
5)
Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen
ini
ditempelkan
pada
pembungkus
barang
untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. 6)
Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
23
7)
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
8)
Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
6.
Pengertian Evaluasi Prosedur Pengertian Evaluasi Prosedur menurut MC Maryati (2008:49) adalah:
“Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.” Bagan Evaluasi Prosedur dalam MC Maryati (2008:50) Gambar 3. Evaluasi Prosedur
Prosedur
Evaluasi
Waktu, tenaga, uang
EFISIEN atau INEFISIEN ?
Dipertahankan, diperbaiki atau disederhanakan
Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efisiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Namun bisa juga perubahan
24
prosedur dilakukan karena adanya keluhan dari karyawan atau pelanggan. Selanjutnya dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu: a.
Prosedur dipertahankan
b.
Prosedur disederhanakan
c.
Prosedur diperbaiki Menurut MC Maryati (2008:50-51) menjelaskan tentang Penyederhanaan
merupakan: “Sebuah prosedur atau metode kerja yang selama ini sudah dianggap baik, namun perlu sekiranya dipelajari atau diamati lagi masih mungkinkah dilakukan penyederhanaan. Berdasarkan pengalaman beberapa perusahaan yang mencoba melakukan penyederhanaan pekerjaan (work simplification) mereka akan tercengang dengan hasilnya. Karena tidak menyangka bisa melakukan efisiensi yang nilainya sangat tinggi. Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.” Pengertian Perbaikan Prosedur menurut MC Maryati (2008:51-52) adalah: “Prosedur yang telah ada seringkali perlu dilakukan perbaikan secara terus menerus. Karena manajer kantor harus selalu mencari metode atau prosedur kerja terbaik, agar efisiensi tercapai.” Langkah-langkah perbaikan prosedur: a. b. c. d. e. f.
Temukan permasalahannya, misalnya boros, atau banyak keluhan. Kumpulkan data-data pendukung, yang menguatkan alasan bahwa prosedur harus diperbaiki. Temukan prosedur yang lebih baik, dengan melihat mana yang harus dihilangkan, ditambah, dikombinasikan, atau diubah. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik. Jika sudah baik lalu bakukan (standarisasi).
Jika perlu semua bagian yang terkait dilibatkan dalam perbaikan prosedur tersebut. Cara ini sangat bagus untuk membangun suasana kerja yang baik. Setiap karyawan yang terlibat dalam perbaikan akan merasa ikut menetapkan prosedur baru tersebut, sehingga ketika harus menjalankan prosedur baru akan merasa lebih ringan dan nyaman.
25
Dari uraian di atas untuk menjawab rumusan masalah yang telah ditentukan sebelumnya, penulis akan menjelaskan dengan tinjauan pustaka mengenai prosedur penjualan mobil. Adapun unsur yang diuraikan penulis untuk mendeskripsikan tentang prosedur penjualan mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar terdiri dari : 1.
Prinsip-prinsip prosedur penjualan mobil
2.
Tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam prosedur penjualan mobil
3.
Tahap-tahap penjualan mobil di dalam perusahaan
4.
Dokumen yang terkait dalam penjualan tunai dan kredit
5.
Fungsi atau bagian yang terkait dalam penjualan tunai dan kredit
6.
Alur penjualan unit mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar
7.
Evaluasi prosedur penjualan mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Selain itu, penulis juga akan memaparkan masalah-masalah yang timbul
selama prosedur penjualan mobil berlangsung di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Beberapa unsur tersebut nantinya yang akan digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah ditentukan oleh penulis.
B.
1.
Metode Pengamatan
Lokasi Pengamatan Lokasi yang dijadikan tempat pengamatan adalah PT. Nasmoco Abadi
Motor Karanganyar yang beralamat di Jalan Ring Road Utara Km 9 Jaten, Karanganyar. Pengamat ditempatkan di bagian administrasi untuk membantu kegiatan yang berkaitan dengan penjualan. Dari beberapa kegiatan yang dilakukan selama di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, maka pengamat tertarik pada prosedur penjualan unit mobil yang dilakukan di perusahaan tersebut dengan pertimbangan sebagaimana : a. Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan pembuatan laporan dengan judul Prosedur Penjualan Mobil pada PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang
26
berada di Karanganyar dengan tujuan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan (customer) sekitar, salah satunya melakukan penjualan mobil baru dengan varian yang beranekamacam. Maka prosedur sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas penjualan agar tujuan yang diharapkan perusahaan tercapai. b. Dapat melakukan pengamatan di tempat tersebut sehingga penulis akan memperoleh data, informasi dan referensi yang dibutuhkan untuk membuat suatu laporan.
2.
Jenis Pengamatan Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan metode deskriptif yang
dilakukan dengan pengamatan secara langsung tentang suatu aktivitas yang ingin diamati untuk nantinya dapat menghasilkan suatu data. Dengan menggunakan metode pengamatan ini maka penulis ingin mengetahui dan memperoleh informasi berkaitan dengan prosedur penjualan mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar dengan mendapat pengarahan dari pihak yang diamati sehingga penulis nantinya dapat memaparkan dan mendeskripsikan secara rinci dan jelas mengenai prosedur penjualan mobil yang diterapkan di perusahaan tersebut.
3.
Sumber Data Dalam pengamatan ini, sumber data yang digunakan adalah sebagai berikut: a.
Narasumber (informan) Dalam
pengamatan
deskriptif
posisi
sumber
data
manusia
(narasumber) sangat penting peranannya sebagai individu yang memiliki informasi dan data dari informan ini diperoleh dengan wawancara secara langsung pada informan, yang menjadi narasumber (informan) dalam pengamatan ini adalah: 1)
Bapak Rizky Firmansyah selaku Kepala Bagian Administrasi (ADH) di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.
27
2)
Mas Eko Pujo Leksono dan Mas Minanto selaku Staff Administrasi Penjualan (admin sales 1 dan 2).
3)
Mbak Dian Ayu Purbondani selaku Sales Counter di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.
Pengamat dalam memilih narasumber (informan) yang akan dijadikan sumber data harus memperhatikan dengan baik agar data dan informasi yang diperoleh dari informan akurat dan valid sehingga data tersebut dapat digunakan untuk penulisan laporan secara lengkap. b.
Hasil Pengamatan Dalam tahap ini pengamat melakukan pengamatan pada bagian administrasi di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, dengan tujuan untuk mengetahui kondisi dan kelengkapan alat atau benda di lokasi. Tempat ini merupakan bagian dari kehidupan di dalam perusahaan yang berperan penting pada administrasi yang digunakan selama penjualan berlangsung. Dari pengamatan tersebut, maka pengamat bisa memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku atau peristiwa yang terjadi, bahkan sangat berkaitan dengan sikap dan pandangan para karyawannya.
c.
Beragam gambar dan rekaman Beragam gambar yang ada dan berkaitan dengan aktivitas serta kondisinya bisa dimanfaatkan sebagai sumber data. Sumber lain yang cukup penting posisinya berupa rekaman yang bersifat audio maupun yang visual. Gambar dan rekaman yang diperoleh secara langsung melalui beberapa karyawan di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, maka dapat dijadikan sumber kelengkapan data dalam suatu laporan.
d.
Dokumen Dokumen merupakan suatu data yang tertulis dan tersimpan sesuai dengan peristiwa dan aktivitas yang terjadi, selain data yang tertulis dokumen juga harus memiliki beberapa jenis untuk membedakan dokumen satu dengan dokumen lain. Diharapkan dokumen yang disimpan dan ditulis ada keterangan yang jelas sehingga mudah untuk dipahami jenis dan fungsi dokumen tersebut.
28
Dokumen yang mendukung dalam Tugas Akhir ini antara lain: 1)
Dokumen-dokumen tentang prosedur penjualan unit mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.
2)
Dokumen-dokumen yang menunjang dapat berupa surat-surat, brosur, laporan, struktur organisasi dan susunan tata kerja di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.
4.
Teknik Pengumpulan Data a.
Wawancara Dalam melakukan wawancara penulis mendapat informasi langsung dari beberapa bagian yang terkait dengan adaaya transaksi penjualan di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Hal ini dilakukan guna menggali pandangan subjek yang diamati tentang banyak hal yang sangat bermanfaat untuk menjadi dasar bagi penggalian informasi secara lebih jauh dan mendalam. Oleh karena itu, pada subjek yang diamati posisinya lebih berperan sebagai informan. Wawancara ini dapat dilakukan pada waktu dan kondisi yang dianggap paling tepat guna mendapatkan data yang valid, rinci, dan jujur. Untuk itu pengamat dalam melakukan wawancara tidak hanya satu kali, karena pengamat butuh kejelasan dan kemantapan pada masalah yang sedang amati.
b.
Observasi Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan observasi langsung dengan mengamati kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa nyata mengenai masalah yang terjadi pada bagian administrasi khususnya pada penjualan unit di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, sehingga pengamat berkesempatan mengumpulkan data yang benar-benar valid untuk dilaporkan. Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, serta rekaman gambar.
29
c.
Pengambilan gambar dan perekaman Pada saat melakukan wawancara pengamat dapat mengambil foto atau gambar dan merekam hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang akan ditanyakan. Sebelum wawancara dimulai pengamat meminta ijin terlebih dahulu kepada narasumber karena selama wawancara berlangsung pembicaraannya akan direkam oleh pengamat. Baik gambar maupun rekaman yang diperoleh selama pengamatan dapat membantu di dalam pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan perilaku subjek yang diteliti agar mendapatkan data yang lebih kuat, jujur, dan mendalam.
d.
Mengkaji Dokumentasi Dokumentasi yang dilakukan pengamat dengan cara membaca dan mempelajari surat-surat, brosur, laporan, peralatan-peralatan, susunan organisasi dan tata kerja yang berhubungan dengan transaksi penjualan. Sebab
dalam
pengolahan
data
pengamat
banyak
menggunakan
dokumentasi yang ada. Dokumen yang pengamat peroleh hanya untuk memperkuat penulis dalam mengolah data sehingga ada keterkaitan di dalam sebuah laporan.
5.
Teknik Analisis Data Analisis data yang digunakan penulis untuk acuan adalah analisis secara
deskriptif, yaitu analisis dengan cara menggambarkan kondisi yang sebenarnya baik berupa, dokumen, tulisan, gambar maupun rekaman untuk ditayangkan kembali ke dalam karya tulis secara jelas. Analisis ini dilakukan dengan membandingkan teori-teori yang ada dengan kenyataan yang terjadi di perusahaan berdasarkan data-data yang diperoleh, karena masalah ini tidak membuktikan suatu hipotesa tetapi memberikan gambaran tentang prosedur penjualan mobil pada PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.
