BAB III MEKANISME PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA DENGAN PENYUSUNAN INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA
Tujuan pelaksanaan evaluasi kinerja dengan cara ini adalah untuk mendapatkan masukan mengenai kelayakan usulan proyek, perkembangan pelaksanaan proyek, pencapaian tujuan proyek sesuai dengan indikator dan sasaran kinerja yang disepakati. Pelaksanaan evaluasi kinerja berdasarkan penyusunan indikator dan sasaran kinerja, digunakan untuk melakukan evaluasi proyek pada tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan pada saat proyek selesai, tanpa melakukan penelitian lapangan dan analisis yang mendalam. Indikator dan sasaran kinerja yang disusun, terdiri dari 5 tingkatan, yaitu: masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. Indikator dan sasaran kinerja tersebut dituangkan dalam Kerangka Kerja Logis (KKL) dengan matrik 5 baris 4 kolom.
3.1. Organisasi Pelaksana a. Wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja proyek pembangunan di tingkat departemen/lembaga dilakukan oleh manajemen lini dan dikoordinasikan oleh unit kerja di bawah pejabat setingkat eselon I yang ditunjuk oleh Menteri/Ketua Lembaga. b. Pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja di daerah dilakukan oleh pelaksana proyek dan dikoordinasikan oleh Bappeda Propinsi/Kabupaten/Kota. Adapun yang dimaksud dengan pelaksana proyek adalah pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek seperti, perencana proyek, pemimpin proyek, dan atasan langsung pemimpin proyek. c. Bappenas bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan dan menilai hasil penyusunan indikator dan sasaran kinerja yang disepakati oleh departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah. Adapun mekanisme pelaksanaan evaluasi kinerja dengan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dapat dilihat pada Bagan 2.
18
Bagan 2 Mekanisme Pelaksanaan dan Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja
KEBIJAKAN EKPP
MENTERI/ KETUA LEMBAGA
KEPALA BAPPENAS
Kepala Daerah
Koordinasi BAPPEDA Tim Pengarah
Biro Sektor
Sekretariat Tim Pengarah
(1) Pelaporan
Sekretaris Jenderal
Direktur Jenderal
Unit Evaluasi Kinerja
Unit M & E
Unit M & E
Pelaksana Proyek
Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja (2) Penilaian
(3) Hasil Evaluasi
3.2. Tahap Pelaksanaan Pelaksanaan terdiri atas 4 tahap, yaitu: 1. Perencanaan. 2. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja. 3. Penilaian kinerja. 4. Pelaporan hasil evaluasi kinerja.
3.2.1. Perencanaan Dalam perencanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja ditempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Penentuan obyek. 2. Pemahaman terhadap indikator dan sasaran kinerja.
19
3.2.1.1. Penentuan Obyek Obyek penyusunan indikator dan sasaran kinerja adalah proyek pembangunan, baik pusat maupun daerah, yang pembiayaannya bersumber dari rupiah murni dan/atau pinjaman/hibah luar negeri. 3.2.1.2. Pemahaman Terhadap Indikator dan Sasaran Kinerja a.
Definisi Indikator dan Sasaran Kinerja
Indikator Kinerja adalah uraian ringkas yang menggambarkan tentang suatu kinerja yang akan diukur, misal: tingkat pendapatan petani. Sasaran kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif dari indikator kinerja mencakup indikator masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results/outcomes), dan manfaat (benefits) serta dampak (impacts), misal: Rp. 100.000 /bulan.
Sedangkan definisi indikator dan sasaran kinerja sebagai satu kesatuan dapat dilihat pada penjelasan sebelumnya.
b.
Manfaat Indikator dan Sasaran Kinerja
Manfaat indikator dan sasaran kinerja: 1. Memperjelas tentang informasi proyek. 2. Menciptakan kesepakatan untuk menghindari kesalahan interpretasi dan perbedaan pendapat selama pelaksanaan kegiatan. 3. Membangun dasar bagi pemantauan dan evaluasi.
c.
Persyaratan penyusunan indikator dan sasaran kinerja
1. Spesifik dan jelas, sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi. 2. Terukur, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. 3. Obyektif, yaitu 2 orang atau lebih yang menilai indikator dan sasaran kinerja mempunyai kesimpulan yang sama. 4. Relevan, harus sesuai dengan ruang lingkup proyek dan dapat menggambarkan hubungan sebab-akibat antar indikator. 5. Fleksibel, dapat disesuaikan jika diperlukan. 6. Efisien, dapat dikumpulkan, diolah dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.
20
3.2.2.
Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja
Untuk mendapatkan pemahaman dan kesepakatan terhadap indikator dan sasaran kinerja proyek yang disusun, digunakan pendekatan Kerangka Kerja Logis (KKL) sebagaimana telah dijelaskan pada Bab II. Pada Bab tersebut dijelaskan bahwa KKL terdiri dari 5 baris dan 4 kolom. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja merupakan bagian dari KKL kolom 2. Berikut ini akan dijelaskan cara penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL. KOLOM 1 : RINGKASAN NARASI (NARRATIVE SUMMARY).
Kolom 1 menunjukkan ringkasan narasi setiap tingkatan proyek secara kualitatif. Masukan dan kegiatan: •
Sebutkan rincian kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksana proyek.
•
Sebutkan jumlah dana dan jenis masukan yang akan digunakan dalam kegiatan.
Keluaran: • Tentukan hasil spesifik yang diharapkan dalam pelaksanaan kegiatan yang dirinci pada baris 1. Hasil: • Uraikan dengan singkat fungsi langsung yang diharapkan dari keluaran. Manfaat: • Sebutkan manfaat yang ingin dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi optimal seperti diuraikan dalam indikator hasil. Dampak: • Jelaskan dasar pemikiran, latar belakang dan alasan dilaksanakannya proyek secara makro sesuai sasaran sektoral, daerah atau nasional.
KOLOM 2 : INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA. Masukan dan kegiatan: • Cantumkan jumlah dana untuk setiap jenis masukan. •
Tentukan unit kegiatan (investasi) yang dilakukan dalam satu ruang lingkup proyek yang rinci.
21
•
Identifikasi jumlah sumberdaya manusia yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan proyek.
•
Tentukan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek.
Keluaran: •
Tentukan jenis dan jumlah keluaran fisik dalam satuan fisiknya seperti ton semen, hektar tanah, ton pupuk, jumlah orang yang dilatih, dan lainnya.
Hasil: •
Tentukan ukuran kuantitatif yang menunjukkan fungsi langsung keluaran setelah proyek selesai, seperti jumlah anak sekolah yang dapat ditampung.
Manfaat: •
Tentukan ukuran yang menunjukkan manfaat keluaran setelah berfungsi dengan optimal, seperti peningkatan angka partisipasi anak sekolah.
Dampak: •
Identifikasi pengaruh positif dan negatif proyek sesuai dengan sasaran sektoral, regional atau nasional. Misalnya, peningkatan penerimaan devisa negara dari sektor pertanian melalui proyek perkebunan. Bila keluaran proyek perkebunan dapat berfungsi meningkatkan produktivitas tanah dan tanaman maka selanjutnya dapat meningkatkan ekspor, memenuhi permintaan dalam dan luar negeri (manfaat).
KOLOM 3 : CARA/ ALAT MENJELASKAN/ MEMBUKTIKAN INDIKATOR PADA KOLOM 1 DAN 2 (MEANS OF VERIFICATION).
Menentukan sumber atau alat untuk mendapatkan data/informasi yang digunakan untuk membuktikan indikator dan sasaran kinerja mulai dari masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. a. Data masukan (seperti besarnya dana dan rincian kegiatan), dapat diperoleh dari Departemen teknis, Kanwil/Dinas, Pemimpin Proyek, Direktorat Jenderal Anggaran-Departemen Keuangan, konsultan, kontraktor, dan instansi terkait. b. Data keluaran dapat diperoleh dari departemen teknis, instansi terkait dan pemerintah daerah dimana proyek tersebut berlokasi. c. Data dan informasi mengenai berfungsinya/hasil suatu keluaran, dapat diperoleh dari departemen teknis, instansi terkait, penerima manfaat, pemerintah daerah, dan masyarakat di sekitar lokasi proyek.
22
d. Data dan informasi mengenai manfaat dapat ditanyakan pada penerima manfaat, Bappeda/Kanwil/Dinas, instansi terkait dan masyarakat di sekitar lokasi proyek. e. Data dan informasi untuk dampak dapat diperoleh dari departemen teknis, penerima manfaat, Kanwil, Dinas, Bappeda, Kantor Statistik setempat, dan instansi terkait.
KOLOM 4 : ASUMSI PENTING (IMPORTANT ASSUMPTIONS) •
Yaitu faktor-faktor eksternal, atau hal-hal di luar kontrol pengelola proyek, yang perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek yang dinilai dari pencapaian indikator-indikator kinerja di setiap tingkatan.
•
Hal yang biasa terjadi dan mempengaruhi pencapaian indikator. Misalnya birokrasi yang rumit, kebijakan pemerintah yang sering berubah, komitmen pemerintah yang tidak dapat dipenuhi sehingga menyebabkan tertundanya proyek, krisis ekonomi, bencana, dan lainnya.
3.2.3. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja proyek pembangunan dilakukan dengan membandingkan indikator dan sasaran kinerja yang direncanakan dengan realisasinya. Melalui pemantauan indikator dan sasaran kinerja tersebut dapat diketahui dengan cepat keadaan yang terjadi pada saat pelaksanaan proyek, sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan koreksi apabila diperlukan.
3.2.4. Pelaporan Hasil Evaluasi Kinerja 3.2.4.1.
Format Laporan
a.
Pelaporan Indikator dan sasaran kinerja yang telah disusun disampaikan kepada pihak yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan evaluasi kinerja dengan menggunakan format KKL.
b.
Pelaporan Indikator dan Sasaran Kinerja pada Tahap Pelaksanaan Pelaporan indikator dan sasaran kinerja pada tahap pelaksanaan dapat menggunakan: • Formulir laporan Sistem Pemantauan dan Pelaporan Pelaksanaan Proyek Pembangunan sebagaimana ditetapkan oleh Kepala Bappenas Nomor: KEP.164/K/06/2000
23
• Format KKL dengan menambahkan kolom pencapaian untuk setiap tingkatan indikator. Contoh dapat dilihat pada lampiran III, contoh 5. • Apabila ditemukan hambatan dalam pencapaian indikator dan sasaran kinerja agar diuraikan dalam lembar tambahan. c.
Pelaporan Proyek yang baru selesai Pelaporan hasil evaluasi kinerja proyek yang baru selesai (terminal evaluation) menggunakan format KKL.
3.2.4.2.
Penyampaian Hasil Evaluasi Kinerja.
Laporan hasil evaluasi kinerja disampaikan kepada pihak yang berkepentingan oleh penanggungjawab pelaksanaan evaluasi kinerja, sebagaimana dapat dilihat pada Bagan 3.
24
