20
BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG
3.1
Pengendalian Lingkungan Kerja Untuk dapat melaksanakan kegiatan magang, mahasiswa mengajukan surat izin sah dari kampus yang menyatakan benar bahwa mahasiswa tersebut akan melaksanakan kegiatan magang sebagai salah satu syarat guna penulisan tugas akhir. Penulis berkesempatan magang di salah satu perusahaan dagang sekaligus distributor produk aqua yaitu PT. Tirta Varia Intipratama terhitung sejak tanggal 21 januari 2015 yang berlangsung selama satu bulan atau lebih tepatnya berakhir pada 21 februari 2015. Sebelumya penulis meminta izin untuk dapat diterima magang pada perusahaan ini melalui bagian human resource agar dapat diterima sebagai mahasiswa magang, selain itu penulis sebagai mahasisa magang didaftarkan aplikasi finger print, hal ini membuat penulis merasa memiliki peran untuk ikut andil dalam perusahaan. Selama kegiatan magang berlangsung, penulis dibimbing oleh mba ani yang merupakan karyawan pada bagian accounting dan juga penulis mendapatkan banyak bantuan dari karyawan-karyawan bagian keuangan selama melakukan kegitan disana, penulis ditempatkan untuk membantu bagian accounting dan pajak. 20
21
Tata tertib yang berlaku dalam perusahaan ini antara lain: A. Jam aktif kantor sejak pukul 08.00 sampai jam 17.00 mulai dari hari senin sampai sabtu. B. Memakai seragam untuk hari senin sampai jumat dan pakian bebas untuk hari sabtu. C. Berbicara dan berperilaku yang baik dan sopan kepada semua orang. Pada bagian pajak penulis membantu untuk membuat bukti potong pajak seluruh karyawan mulai dari pusat sampai depo. Sedangkan untuk bagian accounting penulis membantu untuk terselesainya laporan-laporan akhir tahun, membuat saldo awal tahun dan sebainya. 3.2
Kegiatan Selama Magang Dalam melakukan kegiatan magang, penulis banyak mendapatkan ilmu khususnya dalam hal berkomunikasi yang sebelumnya penulis belum merasakan pengalam dalam dunia kantor. Pelaksanaan magang yang dilakukan penulis banyak menumui hambatan dikarnakan saat pelaksanaan magang bertepatan pada musim hujan, yang membuat kesehatan penulis sedikit terganggu. Kegiatan magang yang dilakukan selama penulis melakukan praktek magang pada perusahaan ini dibagi menjadi kegiatan rutin dan kegiatan non rutin
22
3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama melakukan kegiatan magang yaitu : A. Memverifikasi voucher-voucher kas keluar pusat dan depo dengan bantuan aplikasi GL. Yaitu melakukan pengecekan voucher-voucher kas yang dikeluarkan semua depo mulai dari pusat sampai depodepo perbulan apakah sudah sesui dengan yang ada dalamtarikan dari aplikasi GL, jika belum akan dicari tahu perbedaannya atau selisihnya. B. Menginput data hutang dan pembayaran dimuka. Pengimputan ini dilakukan setiap hari oleh bagian accounting dengan menggunakan aplikasi yang terhubung dengan semua divisi yang berhubungan dengan keluar atau masuknya dana. C. Membuat saldo awal hutang dan pembayaran dimuka. Penulis membuat saldo awal hutang dan pembayaran dimuka dibuat berdasarkan saldo akhir tutup buku perusahaan menggunakan aplikasi excel. D. Menginput data hutang januari 2015. Penulis melakukan praktek magang bulan februari maka hutang perusahaan yang diinput oleh penulis sebatas
23
awal
pembukuan
hutang
sampai
bulan
februari
dan
diklasifikasi berdasarkan tempat hutang perusahaan. 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis selama kegiatan magang antara lain: A. Menginput semua data pengeluaran depo baru cikande. Penginptan dana depo cikande dilakukan karna sebelumya depo ini merupakan depo baru PT. Tirta Varia Intipratama yang tidak jadi dioperasikan oleh perusahaan karna akan disewakan. B. Memverifikasi kas besar depo pusat bulan juni – September. Kas besar dikeluarkan pada transaksi-transaksi tertentu dengan menggunakan beberapa bank milik perusahaan dengan jurnal terpisah dengan jurnal kas kecil dan pengarsipan terpisah. C. Memverifikasi jurnal-jurnal. Setiap transaksi yang terjadi dibuatkan jurnal pada bagian accounting yang sebelumnya telah di input oleh semua divisi menggunakan system sehingga memudahkan pekerjaan bagian accounting.
24
D. Melakukan rekonsiliasi kas pusat dengan depo-depo. Rekonsiliasi kas antara kas pusat dengan depo-depo dilakukan untuk mengetahui saldo akhir kas pusat dan kas depo-depo apakah ada perbedaan atau tidak. E. Foto copy. Penulis banyak memfoto copy pendukung bukti jurnal seperti faktur pajak bukti potong kuitansi pembayaran dan sebainya. F. Mengarsip. Berkas-berkas seperti bukti jurna bukti potong dan sebainya diarsip dan diklasifikasi perdivisi setelah satu tahun dikirim kegudang untuk disimpan selama sepuluh tahun, setelah sepuluh tahun dapat dimusnahkan.
3.3
Masalah yang Ditemui pada Unit Kerja Setiap individu memiliki masalah begitu pun organisasi pasti
memiliki masalah baik internal maupun eksternal, karana organisasi mencakup banyak individu yang memiliki sifat dan pemikiran yang berbeda-beda. Masalah yang penulis dapat selama melakukan kegiatan magang di perusahaan ini adalah :
25
A. Kurangnya pegawai dibeberapa divisi. Minimnya sumber daya pada beberapa divisi membuat kinerja dari beberapa divisi tersebut kurang optimal. Seperti divisi finance untuk bagian accounting, pajak dan AR yang memerlukan banyak karyawan karna perusahan menggunakan system sentralisasi yang mengontrol keuangan depo-depo setiap hari dengan menerima laporan-laporan pemasukan dan pengeluaran kas seluruh depo. B. Tempat yang penyimpanan yang kurang. Pengiriman dokumen-dokumen kegudang terkendala karna masih banyak divisi-divisi yang membutuhkan beberapa dokumen penting sehingga dokumen-dokumen yang sehusnya dikirim kegudang masih berada dikantor yang membuat kantor terlihat keterbatas ruang. C. Terbatasnya alat-alat kantor. Perusahaan ini memiliki dua kantor yaitu bagain managemen dan accounting, untuk bagian accounting sendiri memiliki alat-alat penunjang pekerjaan yang dimiliki masing-masing divisi akan tetapi untuk mesin foto copy sendiri kantor ini hanya memiliki satu mesin foto copy yang dipakai bukan hanya bagian accounting, bagian manageman pun memakainya sehingga apabila divisi yang satu menggunakan maka divisi lain yang ingin menggunakan mengantri, dan terkadang mesin foto copy tersebut rusak dan membutuhkan
26
waktu untuk memperbaikinya, ini membuat pekerjaan menjadi kurang maksimal. 3.4
Pemecahan Masalah Setelah melakukan pengamatan selama proses magang penulis mendapatkan beberapa masalah yang ditemui dalam perusahaan terutama pada bagian accounting. Solusi yang penulis dapat berikan adalah : A. Kurangnya sumber daya pada bagian tertentu membuat pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan secara efektif menjadi memakan waktu yang lama selain pekerjaan yang banyak dan menumpuk dikarnakan semua control perusahaan dilakukan secara sentralisasi sementara untuk beberapa divisi membutuhkan sumber daya yang cukup banyak. B. Terbatasnya ruang gerak dalam kantor yang disebabkan oleh banyaknya dokumen-dokumen yang belum bisa dikirim dikarnakan bebrapa divisi yang membutukan beberapa dokumen-dokumen pentig sehingga membuat dokumen-dokumen menumpuk dikantor yang memuat ruangan menjadi sempit dan kurang rapih. C. Mesin foto copy yang sudah lama dan hanya memiliki satu unit yang sehingga mesin foto copy mudah panas karna tidak berhenti dipakai membuat mesin foto copy mudah macet dan hasil cetakan menimbulkan bercak dan memerlukan waktu mesin foto copy untuk beristirahat, terkadang kantor harus memanggil teknisi untuk memperbaiki mesin.
