BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1
Pengenalan Pada Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, terlebih dahulu penulis mengajukan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT. Ratu Oceania Raya , yang beralamatkan di Bintaro Trade Center Blok C2 No. 12 Sektor VII Bintaro Jaya Tangerang. Kemudian penulis dikenalakan kepada Ibu Mayang serta staf dan karyawan lainnya sebelum penulis melakukan kegiatan magang di PT. Ratu Oceania Raya, selanjutnya penulis diberikan arahan oleh Bapak Purnomo selaku kepala bagian processing, bagian dimana penulis ditempatkan untuk melakukan magang, Bapak Purnomo menjelaskan apa saja tugas-tugas dan pekerjaan penulis selama melakukan magang di bagian processing PT. Ratu Oceania Raya. Penulis diizinkan melakukan kegiatan magang pada PT. Ratu Oceania Raya, penulis banyak diberitahukan dan dijelaskan pesyaratan dan tata tertib yang harus dijalankan selama magang, kegiatan ini berlangsung selama kurang lebih satu bulan , dimulai dari tanggal 2 februari 2015 sampai dengan tanggal 2 Maret 2015.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.2
Kegiatan Selama Magang Selama melaksanakan magang penulis selalu berusaha menjalin komunikasi dengan para karyawan dan pimpinan agar penulis memperoleh informasi atau data-data yang ada, baik diperoleh secara lansung melalui wawancara terhadap karyawan atau pengamatan secara secara langsung terhadap apa saja yang menjadi kegiatan penulis selama menjalani magang di PT.Ratu Oceania Raya. Penulis melakukan kegiatan magang dimulai dari hari senin sampai dengan jum’at, dimulai dari pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB. Selain itu, penulis juga mmpunyai kegiatan sendiri yaitu kegiatan secara rutin maupun non rutin. 3.1.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama satu bulan di PT. Ratu Oceania Raya antara lain: 1. Melakukan pembukuan mengenai pendapatan perusahaan yang diperoleh dari fee/komisi dari kapal pesiar, tiket yang diterbitkan, dan pembuatan dokumen. 2. Menginformasikan melalui telpon kepada kandidat yang akan bekerja dikapal pesiar tentang biaya tiket yang harus dibayarkan, dan menerbitkan tiket tersebut setelah kandidat melakukan pembayaran tiket tersebut.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3. Membuat form biaya-biaya yang harus dikeluarkan para kandidat ,seperti biaya pembuatan visa,passpor,buku pelaut. Dan membuat bukti pembayaran atas biaya tersebut. 4. Menyimpan atau mengarsipkan semua dokumen, catatan atau bukti transaksi para kandidat dan Memproses surat kontrak kerja kandidat yang disebut letter of employment. 3.1.2. Kegiatan Non Rutin Selama melakukan kegiatan magang di PT. Rattu Oceania Raya selain kegiatan rutin, penulis juga melakukan kegiatan non rutin antara lain: 1. Memasukan
data-data
dokumen
seperti
nomor
passpor,nomor
visa,buku pelaut,nomor rekam medik, dan status para kandidat apakah baru bergabung dikapal pesiar atau perpanjangan kontrak ke dalam sebuah sistem yang terkoneksi dengan internet. 2. Mengecek seluruh kelengkapan dokumen para kandidat apakah sudah sesuai persyaratan atau belum. 3. Menelpon para kandidat
untuk menginformasikan kekurangan
dokumen yang harus segera dilengkapi, menginformasikan jadwal keberangkatan
dan
di
kapal
pesiar
apa
ia
bekerja,
serta
menginformasikan seluruh dokumen sudah lengkap dan kandidat siap untuk diberangkatkan. 4. Membuat surat jalan untuk para kandidat yang akan berangkat ke kapal pesiar.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3
Masalah Pada Unit Kerja Selama penulis melaksanakan kegiatan magang di PT.Ratu Oceania Raya terdapat beberapa masalah di dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Adapun masalah yang penulis temukan ditempat praktek kerja penulis adalah : 1. Masalah pencatatan penerimaan pendapatan yang kurang baik : a. Staff adminitrasi dalam bagian processing hanya 1 orang. b. Pekerjaan staf adminitrasi selain menerima pembayaran biaya yang harus dikeluarkan kandidat, melakukan pembukuan mengenai pendapatan perusahaan, juga memeriksa semua kelengkapan dokumen para kandidat dan memproses dokumen kedalam sebuah sistem untuk menghasilkan letter of employment. Sehingga pekerjaan administrasi kurang berjalan dengan baik karena adanya pekerjaan rangkap. c. Penerimaan pendapatan perusahaan dari pembuatan dokumen mudah diselewengkan contohnya saat bagian kasir menerima pembayaran atas pembuatan dokumen hanya dibuatkan receipt/kuitansi yang isinya sama untuk diterima kandidat dan untuk diarsipkan, sedangkan dalam pembuatan dokumen tersebut ada selisih antara receipt/kuitansi dan biaya pembuatan dokumen sesungguhnya, tetapi pembukuan
yang
dilakukan
nominalnya
receipt/kuitansi yang diarsipkan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
sama
dengan
d. Pencatatan penerimaan pendapatan masih menggunakan sistem pembukuan manual, contohnya pada saat kandidat berangkat maka dicatatalah keberangkatan tersebut didalam sebuah buku siapa nama kandidat, tanggal berapa berangkat dan dikapal apa dia bekerja, negara mana yang menjadi tempat kerja serta dicacat berapa besar harga tiket sesungguhnya yang diterbitkan dan pendapatan dari tiket tersebut. Pembukuan secara manual akan menyulitkan jika buku tersebut hilang, rusak, atau terbakar dan akan membuat pekerjaan menjadi tidak efesien. e. Konfirmasi dari HRD belum ada penambahan staf administrasi di bagian processing karena keterbatasan ruang kerja. 2. Masalah kerugiaan perusahaan : a. Perusahaan harus membelikan tiket baru karena tiket keberangkatan kandidat hangus dan kandidat tidak jadi berangkat disebabkan dokumen yang kurang lengkap, seperti visa khusus untuk bekerja dinegara tertentu. b. Ketidaktelitian perusahaan dan kurangnya informaasi perusahaan mengenai syarat-syarat dokumen khusus untuk kandidat bekerja di kapal pesiar di sebuah negara atas masalah dokumen khusus tersebut.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3. Masalah penyimpanan dokumen, catatan, dan bukti transaksi : a. Ruangan perusahaan
yang
sempit
menyebabkan
penyimpann
dokumen yang tidak baik. b. Penyusunan
dokumen dan bukti transaksi yang tidak teratur dan
terlalu berantakan sehingga menyulitkan karyawan mencarinya saat dokumen tersebut dibutuhkan. 3.4
Pemecahan Masalah pada Unit Kerja Setelah penulis melakukan pengamatan selama melakukan kegiatan magang, dan menemukan masalah, penulis mencoba mengemukakan solusi dari masalah yang ada. Adapun pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pemecahan pencatatan penerimaan pendapatan yang kurang baik : a. Penambahan karyawan. b. Pemisahaan fungsi khususnya dibagian administrasi processing. Contoh : Karyawan 1: sebagai staf administrasi yang bertugas memastikan kelengkapan dokumen, memproses dokumen dengan menginput nomor-nomor dokumen seperti nomor passpor, visa, buku pelaut, nama kandidat, kapal pesiar dan negara kapal pesiar tersebut kedalam sebuah sistem guna menghasilkan surat kontrak kerja kandidat dengan kapal pesiar yang disebut letter of empolyment serta membuat surat jalan untuk keberangkatan kandidat.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Karyawan 2: sebaiknya ditambahkan karyawan baru untuk staf khusus akuntansi yang bertugas membuat rincian biaya, menerima pembayaran biaya tersebut dan melakukan proses akuntansi perusahaan seperti pencatatan dan pembukuan atas
pendapatan dan pengeluaran
perusahaan. c. Pencatatan penerimaan harus dicatat sesuai dengan bukti fisik yang ada. Contohnya untuk pembuatan visa sebesar Rp 2.500.000 dari pembuatan visa tersebut perusahaan memperoleh keuntungan 5 %, seharusnya pada saat pencatatan penerimaan yang ditulis sebesar 5% keuntungan tersebut bukan sebesar Rp 2.500.000 karena uang yang masuk kas perusahaan hanya sebesar 5%
dari pembuatan visa
tersebut. d. Seharusnya PT. Ratu Oceania Raya menggunakan sistem pembukuan komputerisasi bukan manual yang dilakukan oleh staf khusus akuntansi agar lebih mudah dan cepat terselesaikan. Jika pencatatan dilakukan secara manual permasalahan yang timbul adalah waktu yang banyak dibutuhkan untuk menghasilkan laporan keuangan, selain itu tingkat keakurasiannya juga kurang. Dengan adanya staf khusus akuntansi maka perusahaan dapat melakukan pencatatan akuntansi guna memperoleh laporan keuangan karena dari laporan keuangan yang
dihasilkan
akan
dapat
menunjukan
perusahaan yang sesungguhnya, laba atau rugi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
keadaan
keuangan
2. Pemecahan masalah kerugian perusahaan: a. Perusahaan harus lebih teliti memeriksa kelengkapan dokumen kandidat agar tidak terjadi kerugiaan membelikan tiket baru untuk keberangkatan kandidat karena dokumen yang kurang. b. Perusahaan harus lebih banyak lagi menggali informasi mengenai syarat-syarat dokumen yang harus dipunya kandidat untuk bekerja dikapal pesiar di sebuah negara, seperti visa khusus yang memang dibutuhkan hanya dinegara tertentu. 3. Pemecahan masalah penyimpanan dokumen: a. Seharusnya menambah ruangan untuk penyimpan dokumen dan bukti transaksi, agar memudahkan pencarian jika dibutuhkan dan kerja karyawan lebih nyaman jika ruangannya rapih dan tertata dengan baik. b. Untuk penempatan dokumen kandidat sebaiknya disimpan secara terpisah antara dokumen yang sudah lengkap dan belum, juga dipisahkan penyimpanan dokumen untuk bulan sekarang dan bulan mendatang dan untuk penyusunan bukti transaksi sebaiknya diurutkan berdasarkan tanggal, bulan, tahun agar lebih rapih dan mempermudah pencarian saat dibutuhkan oleh bagian terkait.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.4.3. Flowchart Gambar 3.1 FlowChart Proses Penerimaan Kandidat di PT. Ratu Oceania Raya
Menerima kandidat
Verifikasi persyaratan umum (CV,KTP,KK)
Interview tahap pertama di divisi recruiting
Tidak Lulus
Selesai
Interview tahap kedua di divisi recruiting
Memustuskan hasil interview
lolos Pemrosesan dokumen
Lulus
Bagian
scheduling l lolol
s
lolo Letter of employment
l lolol lolo
Selesai, ready to go
“ “Data Dikelola oleh Penulis”
http://digilib.mercubuana.ac.id/
