BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka Sesuai dari masalah yang tertera dalam pendaftaran dan pencairan dana di BPJS
ketenagakerjaan
cabang
Surakarta.
Sistem
ini
dibuat
agar
mempermudah pekerjaan yang dilaksanakan di BPJS ketenagakerjaan cabang Surakarta untuk mencapai saran dan tujuan yang ditetapkan oleh BPJS Ketenagakerjaan cabang Surakarta. 1. Sistem Informasi a. Sistem Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya tentang pengertian sistem, diantaranya menurut U. Saefullah (2012: 14) menguraikan pengertian “Sistem dapat diartikan sebagai sesuatu yang lebih tinggi daripada hanya merupakan cara, tata, rencana, skema, prosedur, atau metode. Sistem adalah suatu cara yang mekanismenya berpola dan konsisten, bahkan mekanismenya serin bersifat integral, yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan” Sementara menurut Zulkifli Amsyah (2005: 27) menyatakan bahwa “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan”. Menurut Edhy Sutanta (2003: 7), secara umum “Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau subsistem yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan cara cara tersebut sehinga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan”. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
7
8
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki itemitem penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. b. Informasi Dalam pengamatan kualitatif informasi sangat diperlukan untuk mengetahui sumber informasi tersebut. Informasi menurut Ahmad Tafsir (2015: 17) mengatakan bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat memberikan manfaat (arti) bagi pengguna” Dan Menurut Abdul Kadir (2002: 31) mendefinisikan “Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. 1) Nilai Informasi Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Menurut Jogiyanto, H.M (2005: 8)
9
“Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya”. 2) Siklus Informasi Semua informasi pasti akan melewati proses siklus informasi ini, menurut Tata Sutabri (2012 : 26) mengungkapkan bahwa “Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle”. Bagan 1
Sumber : Tata Sutabri (2012: 26) Di dalam siklus informasi terdapat 7 (tujuh) tahapan sebagai berikut.
10
a) Data Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut, sebagai contoh data pribadi mahasiswa, data nilai siswa, data quesioner, dan data guru. Hal ini belum bisa bercerita banyak ke lembaga. b) Input Data-data yang ada diinputkan untuk segera ditindaklanjuti ke dalam proses pengolahan. c) Proses Data-data yang telah diinputkan melalui dan menggunakan suatu model tertentu. Contohnya nilai mahasiswa yang dihasilkan berupa nilai angka, di mana data ini masih kurang tepat bagi penerimanya jika terbiasa dengan grade. Agar lebih tepat, maka diolah dengan model perhitungan dengan range untuk mendapatkan grade nilai. Pada proses ini data-data tersebut disimpan ke dalam database dan dapat diambil kembali untuk melakukan suatu proses. d) Output Data-data yang telah diproses dengan model tertentu, selanjutnya menghasilkan informasi. e) Penerima Penerima selanjutnya menerima informasi tersebut. Hal ini penerima merupakan orang yang berkepentingan dengan informasi tersebut. f) Keputusan dan tindakan Penerima yang telah menerima informasi tersebut, selanjutnya membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan. g) Hasil tindakan penerima yang telah membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan, maka akan
11
menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data lagi. Data-data tersebut dikumpulkan sebagai input, selanjutnya diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya. c. Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (informastion systems) atau disebut juga dengan processing system atau information processing systems atau information-generating systems. Menurut Tata Sutabri (2012 : 38) “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”. Selain itu menurut Komaruddin (2001: 30) menjelaskan bahwa “Sistem Informasi merupakan seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan”. Dari kesimpulan tersebut Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut buku Susanto Azhar (2004: 41) Sistem Informasi memiliki fungsi atau ciri-ciri sebagai berikut : 1)
Fungsi Sistem Informasi
12
a)
Untuk meningkatkan aksesibilitas data yang ada seecara efektif dan efisien kepada pengguna, tanpa dengan perantara sistem informasi.
b)
Memperbaiki produktivitas aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
c)
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
d)
Mengidentifikasi kebutuhan mengenai keterampilan pendukung sistem informasi.
e)
Mengatisipasi dan memahami akan konsekuensi ekonomi.
f)
Menetapkan investasi yang akan diarahkaan pada sistem informasi.
2)
Ciri-ciri Sistem Informasi a)
Baru, karena informasi yang didapat sama sekali bar dan segar bagi penerimanya.
b)
Tambahan, karena informasi dapat diperbaharui atau memberikan tambahan terhadap informasi yang sebelumnya telah ada.
c)
Kolektif, karena informasi yang dapat menjadi suatu koreksi dari suatu informasi yang salah sebelumnya.
2. Asuransi a. Pengertian Asuransi Menurut Muhammad Syakir Sula (2004: 29). “Asuransi adalah cara atau metode untuk memelihara manusia dalam menghindari risiko (ancaman) bahaya yang beragam yang akan terjadi dalam hidupnya, dalam perjalanan kegiatan hidupnya atau dalam aktivitas ekonominya”. Menurut Abas Salim, (2000: 1) “Asuransi dipahami sebagai suatu kemauan untuk menetapkan kerugian-kerugian kecil yang sudah pasti sebagai substitusi kerugian-kerugian yang belum pasti”.
13
Dalam UU No. 40 Tahun 2014 tentang perasuransian menjelaskan bahwa, “Asuransi merupakan perjanjian diantara dua pihak, yaitu perusahaan asuransi dengan pemegang polis, yang menjadi dasar atau acuan bagi penerimaan premi oleh perusahaan asuransi dengan imbalan untuk : Memberikan penggantian kepada tertanggung atau pemegang polis karena kerugian yang dideritanya, kerusakan, biaya yang timbul, kehilangan keuntungan maupun tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin diderita tertaggung / pemegang polis karena terjadinya suatu peristiwa yang tidak pasti tersebut; atau Memberikan pembayaran dengan acuan pada meninggalnya tertanggung atau pembayaran yang didasarkan pada hidup si tertanggung dengan manfaat yang besarnya telah ditetapkan dan atau didasarkan pada hasil pengelolaan dana”. Dari pengertian asuransi di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian Asuransi adalah suatu alat untuk mengurangi risiko yang melekat pada sistem perekonomian, dengan cara menggabungkan sejumlah unit-unit yang terkena risiko yang sama atau terkena resiko yang hampir sama, dalam jumlah yang cukup besar agar jumlah kerugiannya dapat diprediksi dan bila kerugian yang diprediksikan terjadi, maka akan dibagi secara proposional kepada semua pihak yang ikut serta dalam gabungan tersebut. b. Jenis-Jenis Usaha Asuransi Jenis usaha asuransi yang sedang berkembang di Indonesia dibagi menjadi beberapa macam, berdasarkan dari bidang yang ditangani menurut Soeisno Djojosoedarso (2003: 74) sebagai berikut: Jika dilihat dari segi sifatnya usaha asuransi dibedakan menjadi : 1) Asuransi Sosial atau Asuransi Wajib dimana untuk ikut serta dalam asuransi tersebut terdapat unsur paksaan atau wajib bagi setiap warga negara, jadi semua warga negara (berdasarkan kriteria tertentu) wajib menjadi anggota atau
14
membeli
asuransi
tersebut.
Asuransi
sosial
biasanya
diselenggarakan Pemerintah atau BUMN (misal BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, TASPEN, ASABRI) 2) Asuransi Sukarela dalam asuransi ini tidak ada paksaan bagi siapapun untuk menjadi anggota/pembeli, jadi setiap orang bebas untuk memilih anggota atau tidak dari jenis asuransi ini. Asuransi sukarela biasanya diselenggarakan oleh pihak swasta (misal AJB, Bumiputra, dan lain-lain) tetapi ada juga yang diselenggarakan oleh pemerintah (misalnya PT. Jiwasraya, Prudential, dan lain-lain). Dilihat dari bidang usaha asuransi biasanya dibagi dua bagian, yaitu asuransi atas orang dan asuransi atas harta. Menurut Herman Darmawi (2004: 26-27) pengertian kedua jenis asuransi tersebut adalah sebagi berikut: 1) “Asuransi atas orang (personal insurance), yaitu asuransi yang objeknya orang atau penutupan asuransi atas individu-individu, dengan kata lain adalah asuransi yang berkaitan dengan individu. Adapun risiko yang ditanggung (peril) dalam asuransi atas orang adalah: a) Kematian b) Kecelakaan dan sakit c) Pengangguran, dan d) Karena umur tua 2) Asuransi atas harta (property insurance), yaitu asuransi yang ditujukan terhadap peril-peril yang mungkin menghancurkan properti atau harta kekayaan. Asuransi ini di Indonesia digolongkan sebagai asuransi kerugian.” Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa jenis asuransi terdiri dari asuransi atas orang dan asuransi atas harta. Asuransi atas orang adalah asuransi yang objeknya orang sedangkan asuransi atas
15
harta adalah asuransi yang ditujukan terhadap peril-peril yang mungkin menghancurkan harta kekayaan c. Prinsi-Prinsip Asuransi Ada beberapa prinsip-prinsip pokok Asuransi yang sangat penting yang harus di penuhi baik oleh tertanggung maupun penanggung agar kontrak/perjanjian Asuransi berlaku (tidak batal). Adapun prinsip-prinsip pokok Asuransi tersebut sebagai berikut menurut Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD) : 1) Prinsip Indemnity (Ganti rugi indemnitas) (Dasar hukum; pasal 268 KUHD) Metode atau cara-cara dan sistem yang diperlukan dalam proses penggantian kerugian, juga mempunyai berbagai permasalahan, terutama karena banyaknya jenis-jenis asuransi kerugian yang dipasarkan di dalam masyarakat, untuk mengakomodasi pengalihan risiko-risiko yang dihadapinya. Artinya, Proteksi Asuransi tidak bisa dijadikan obyek mencari keuntungan finansial. Aplikasi prinsip indemnity merupakan salah satu upaya untuk pengendalian adanya itikaditikad buruk. Mencari atau memanfaatkan asuransi untuk tujuan mencari keuntungan finansial, melalui manipulasi jumlahjumlah pengganti kerugian. Prinsip Indemnity diartikan sebagai Kompensasi
keuangan
yang
pasti
dan
cukup
untuk
mengembalikan posisi keuangan Tertanggung setelah peristiwa kerugian, sama dengan posisi keuangan sesaat sebelum terjadinya peristiwa kerugian tersebut. Penggantian kerugian dari asuransi tidak mungkin akan melampaui
jumlah
kerugian
yang
sebenarnya
terjadi
(pelaksanaan Prinsip Subrogasi dan Prinsip Kontribusi akan menjadi
pendukung/Cololtary
Prinsip
Indemnity
ini).
Penggantian kerugian akan sama dengan jumlah kerugian real yang di alami tertanggung. Kalaupun jumlah penggantinya lebih
16
kecil, hal itu pasti disebabkan oleh aplikasi syarat-syarat pertanggungan yang tercantum dalam dokumen perjanjian yaitu Polis 2) Prinsip Good Faith (Itikad baik) (Dasar hukum; pasal 251 KUHD) Dimaksudkan adalah bahwa Tertanggung berkewajiban memberitahukan sejelas-jelasnya dan teliti mengenai segala fakta-fakta penting yang berkaitan dengan obyek yang diasuransikan. Prinsip inipun menjelaskan risiko-risiko yang dijamin maupun yang dikecualikan, segala persyaratan dan kondisi pertanggungan secara jelas serta teliti. 3) Prinsip Sebab Akibat (Dasar hukum; pasal 1247 dan 1248 KUHD) Prinsip ini berkaitan erat dengan masalah terjadinya peristiwa-peristiwa (perils) yang dapat menimbulkan kerugiankerugian keuangan bagi tertanggung. Penggantian kerugian oleh Perusahaan Asuransi hanya akan dibayarkan apabila peristiwa yang efisien atau dominan menimbulkan kerugian itu termasuk dalam jaminan Polls Asuransi yang bersangkutan. Dalam praktek asuransi, kadang-kadang sangat sulit menetapkan sesuatu peristiwa yang dianggap sebagai penyebab yang paling dominan atau paling efisien menimbulkan kerugian, karena adakalanya peristiwa tersebut tidak merupakan peristiwa tunggal (single perils) tetapi merupakan rangkaian peristiwa yang saling berkaitan. Sehingga sering terjadi kontroversi dan perdebatan-perdebatan dalam menetapkan kejadian utama penyebab kerugian. 4) Prinsip Insurable Initerest (Kepentingan yang diasuransikan) (Dasar hukum; pasal 250 KUHD) Anda dikatakan memiliki kepentingan atas obyek yang diasuransikan apabila Anda menderita kerugian keuangan
17
seandainya terjadi musibah yang menimbulkan kerugian atau kerusakan atas obyek tersebut. Kepentingan keuangan ini memungkinkan Anda mengasuransikan harta benda atau kepentingan anda. Apabila terjadi musibah atas obyek yang diasuransikan dan terbukti bahwa Anda tidak memiliki kepentingan keuangan atas obyek tersebut, maka Anda tidak berhak menerima ganti rugi. 5) Prinsip Subrogasi (Dasar hukum; pasal 284 KUHD) Prinsip Subrogasi berkaitan dengan suatu keadaan dimana kerugian yang dialami Tertanggung merupakan akibat dari kesalahan pihak ke III (orang lain). Menunjuk pasal 1365 KUH Perdata, pihak ke III yang bersalah tersebut harus membayar ganti rugi kepada Tertanggung, padahal Tertanggung juga mempunyai Polis Asuransi. Dalam keadaan yang demikian mekanisme atau aplikasi subrogasi adalah, tertanggung harus memilih salah satu sumber penggantian kerugian, dari Pihak ke III atau dari asuransi. Tidak boleh dari keduanya, karena Tertanggung akan mendapatkan penggantian melampaui yang semestinya (ini tidak sejalan dengan Prinsip Indemnity). 6) Prinsip Contribution (Kontribusi) (Dasar hukum; pasal 278 KUHD) Prinsip
yang
mengatur
dalam
hal
suatu
objek
pertanggungan, dipertang-gungkan pada 2(dua) atau lebih Perusahaan Asuransi, maka kerugian yang terjadi akan dikontribusikan pada seluruh Perusahaan Asuransi yang telah menutup pertang-gungan tersebut, sebanding dengan liabilitynya masing-masing dengan formula. Jadi adalah suatu prinsip yang mengatur hak seorang Penanggung untuk meminta para penanggung
lainnya
juga
bertanggung-jawab
kepada
Tertanggung yang sama untuk turut menanggung suatu kerugian
18
tertentu, yang ganti rugi penuhnya telah dibayarkan oleh Penanggung yang pertama. Jika ganti rugi penuh belum dibayar, maka Tertanggung akan meminta ganti-rugi itu dari semua Penanggung yang terlibat dalam kerugian itu, Dalam hal ini prinsip kontribusi dapat berperan untuk membagi klaim atas kerugian itu dengan cara yang jujur. d. Tujuan Asuransi Ganti
rugi
yang
diberikan
oleh
penanggung
kepada
tertanggung bila tertanggung menderita kerugian yang dijaminkan oleh polis, bertujuan untuk mengembalikan tertanggung kepada posisinya semula atau untuk menghindarkan tertanggung dari kebangkrutan sehingga ia masih mampu berdiri, seperti sebelum menderita kerugian. Menurut Radiks Purba (2002: 55) menjelaskan tujuan asuransi adalah sebagai berikut: “Tujuan Asuransi adalah ganti rugi yang diberikan oleh penanggung kepada tertanggung bila tertanggung menderita kerugian yang dijamin oleh polis, bertujuan untuk mengembalikan tertanggung pada posisinya semula, atau untuk menghindarkan tertanggung dari kebangkrutan sehingga ia masih mampu berdiri seperti sebelum menderita kerugian.” Sedangkan tujuan asuransi menurut Abbas Salim (2007: 29) adalah sebagai berikut: 1) “Untuk memberikan jaminan perlindungan dari risiko yang diderita suatu pihak. 2) Untuk meningkatkan efisiensi, karena kita tidak perlu secara khusus mengadakan pengamanan dan pengawasan untuk memberikan perlindungan yang memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. 3) Untuk membantu mengadakan pemerataan biaya, yaitu cukup hanya dengan mengeluarkan biaya untuk premi saja yang jumlahnya sudah tertentu secara tetap perperiode. 4) Untuk dasar pemberian kredit, terutama dalam sistem perkreditan yang dilakukan oleh bank. Bank memerlukan jaminan atau agunan yang diberikan oleh peminjam uang.
19
5) Sebagai tabungan, bahkan lebih daripada itu karena yang dibayar kepada asuransi akan diterima kembali. 6) Untuk memupuk earning power seseorang, badan usaha yang akan digunakan pada waktu terjadi keadaan dimana ia tidak dapat berfungsi. 7) Untuk modal investasi, bagi pihak lain melalui penggunaan dana yang dikapitalisasi oleh asuransi.” Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan asuransi adalah untuk memberikan jaminan perlindungan risiko yang diderita suatu pihak, untuk meningkatkan efisiensi, untuk membantu mengadakan pemerataan biaya, untuk dasar pemberian kredit, sebagai tabungan, untuk memupuk earning power suatu perusahaan, dan untuk modal investasi. 3. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Menurut Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2011 tentang SJSN menyatakan bahwa “Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan adalah badan hukum publik yang bertanggung jawab kepada Presiden dan berfungsi menyelenggarakan program jaminan hari tua, jaminan pensiun, jaminan kematian, jaminan kecelakaan kerja bagi seluruh tenaga kerja termasuk orang asing yang bekerja paling singkat 6 (enam) bulan di Indonesia. Jaminan yang diberikan untuk tenaga kerja merupakan jaminan sosial, menurut Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1992 menyatakan bahwa “Jaminan sosial tenaga kerja adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja dalam santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaam yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil, bersalin, hari tua dan meninggal dunia”. Adapun salah satu program jaminan BPJS Ketenagakerjaan yaitu Jaminan
Hari
Tua.
Jaminan
hari
tua
adalah
program
BPJS
Ketenagakerjaan yang diperuntukkan bagi tenaga kerja atau peserta yang bekerja kepada pihak pemberi kerja . Program JHT ini merupakan salah satu dari program BPJS ketenagakerjaan sebagai pendukung JK (Jaminan
20
Kematian), JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja), Jaminan Pensiun, Jaminan Jasa Konstruksi, dan Program Bukan Penerima Upah (BPU). Sasaran dari program JHT ini diperuntukkan bagi seluruh pekerja di seluruh Indonesia. Menurut PP No. 46 Tahun 2015 menjelaskan bahwa “Jaminan Hari Tua adalah manfaat uang tunai yang dibayarkan sekaligus pada saat peserta memasuki usia pensiun, meninggal dunia, atau mengalami cacat total tetap. Setiap Pemberi Kerja selain penyelenggara negara wajib mendaftarkan dirinya dan Pekerjanya dalam program JHT kepada BPJS Ketenagakerjaan sesuai penahapan kepesertaan. Dan setiap orang yang bekerja wajib mendaftarkan dirinya dalam program JHT kepada BPJS Ketenagakerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan”. Besarnya manfaat JHT adalah sebesar nilai akumulasi seluruh Iuran yang telah disetor ditambah hasil pengembangannya yang tercatat dalam rekening perorangan Peserta. 4. Pendaftaran dan Pencairan Dana a. Pendaftaran Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2008: 285), “Pendaftaran adalah proses keikutsertaan dengan mencatat identitas (nama, alamat, dan lain-lain) dan melampirkan syarat sesuai dengan ketentuan
guna
memperlancar
dan
mempermudah
dalam
pelaksanaannya”. Menurut Depdikbud pengertian pendaftaran adalah sebagai berikut “Pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan mendaftar yaitu pencatatan nama, alamat dsb dalam daftar “ Jadi, pendaftaran adalah proses pencatatan identitas pendaftar kedalam sebuah media penyimpanan yang digunakan dalam proses pendaftaran. Pendaftaran yang dilakukan oleh BPJS Ketenagakerjaan hampir sama dengan sistem pendaftaran pada umumnya. Hanya datang ke tempat dan membawa persyaratan yang berlaku. b. Pencairan Dana Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2008: 217) definisi
21
“Pencairan Dana adalah Suatu tindakan atau kegiatan menyalurkan, mengeluarkan, merealisasikan, atau kegiatan menguangkan dan memperbolehkan mengambil dana berupa uang tunai yang disediakan untuk suatu keperluan tertentu” Menurut Zain Badudu (2001: 243), “Pencairan adalah hal atau hasil kerja menguangkan (uang, dana giro)”. Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian pencairan adalah suatu kegiatan menguangkan di Bank dengan uang tunai untuk melakukan suatu transaksi pembayaran. 5. Sistem Informasi Pendaftaran dan Pencairan Dana Jaminan Hari Tua Sistem Informasi Pendaftaran dan Pencairan Dana Jaminan Hari Tua (JHT) adalah serangkaian proses atau tahap-tahap pendaftaran dan pencairan dana jaminan hari tua yang diajukan oleh peserta yang bersangkutan, sebagai tabungan pada hari tua atau saat peserta tersebut pensiun ataupun mengalami PHK. Pada tahap pendaftaran dan pencairannya sendiri terdapat tiga proses yaitu input, proses dan output. Sistem Informasi Pendaftaran dan Pencairan Dana Jaminan Hari Tua (JHT) pada BPJS Ketengakerjaan melalui beberapa proses. Pertama yaitu pendaftaran, Sebagai input dari sistem informasi pendaftaran jaminan hari tua meliputi pengajuan permohonan dengan membawa syarat-syarat dan mengisi formulir pendaftaran yang berupa Formulir F1 dan F1 A lalu diajukan kepada Document Regulation Officer (DRO) untuk memeriksa berkas-berkas atau syarat syarat yg ditentukan, selanjutnya jika diterima akan diberikan nomor antrian untuk menuju Customer Service (CS) dengan membawa syarat-syarat yang harus ditentukan dan formulir yang sebelumnya sudah diperiksa. Selanjutnya proses adalah penetepan sebagai peserta dan penetapan iuran pertama yang dilakukan oleh PMPJ (Penata Madya
Pelayanan
Jaminan)
melalui
berkas-berkas
yang
sudah
dikumpulkan oleh CS. Lalu outputnya pengiriman atau pengambilan kartu BPJS Ketenagakerjaan di Bagian Penata Madya Administrasi Pemasaran (PMAP).
22
Selanjutnya yang kedua yaitu pencairan dana jaminan hari tua, sebagai input pengajuan permohonan dengan membawa syarat-syarat dan mengisi formulir pencairan dana yang berupa Formulir F5 lalu diajukan kepada Dokumen Regulation Officer (DRO) untuk memeriksa berkasberkas atau syarat syarat yg ditentukan, selanjutnya jika diterima akan diberikan nomor antrian untuk menuju Customer Service (CS) dengan membawa syarat-syarat yang harus ditentukan dan formulir yang sebelumnya sudah diperiksa. Selanjutnya proses adalah mengecek saldo yang seharusnya akan di transfer kepada peserta yang dilakukan oleh Penata Madya Pelayanan Jaminan (PMPJ). Lalu outputnya mentransfer dana yang sudah ditetapkan yang dilakukan oleh Bagian Keuangan.
23
Bagan 2 Sistem Informasi Pendaftaran dan Pencairan Dana Jaminan Hari Tua BPJS Ketenagakerjaan Peserta / Pemohon
Pengisian Formulir F.1 dan F.1 A
Pengisian Formulir F.5
Penyerahan Berkas
Penyerahan Berkas Ditolak
Diterima Persetujuan Berkas
Persetujuan Berkas
Penetapan Iuran Pertama
Penetapan Jaminan Hari Tua 7-10 Hari
Pengambilan / Pengiriman Kartu (Sumber: BPJS Ketenagakerjaan Surakarta)
Tranfer Dana Jaminan
24
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan merupakan tempat yang digunakan untuk penyelesaian pengamatan dan diperoleh data yang dibutuhkan sebagai penunjang pembuatan tugas akhir. Pengamatan ini dilaksanakan di Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Surakarta. Penetapan lokasi pengamatan ini karena secara geografis mudah dijangkau sehingga memudahkan dalam pengambilan data dan proses analisis pengamatannya. Lokasi
Kantor
Badan
Penyelenggara
Jaminan
Sosial
(BPJS)
Ketenagakerjaan Cabang Surakarta berada di Jalan Bhayangkara No 42 Surakarta Penulis memilih tempat Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Surakarta karena lokasi tersebut merupakan tempat magang; penulis ingin mengetahui lebih dalam mengenai
Sistem Informasi Pendaftaran dan Pencairan Dana Jaminan
Hari Tua yang terdapat di bagian Pelayanan dan Pemasaran, dan penulis diberikan
izin
Penyelenggara
untuk Jaminan
mengadakan Sosial
pengamatan
(BPJS)
Kantor
Ketenagakerjaan
Badan Cabang
Suarakarta. 2. Jenis Pengamatan Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih bermakna dan mampu memacu timbulnya pemahaman yang lebih bermakna dan memacu timbulnya pemahaman yang lebih bermakna dariada sebuah angka. Menurut HB Sutopo (2006: 40) “Menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif karena diuraikan bukan hanya dengan menggunakan angka-angka melainkan berupa kata-kata, kalimat dan gambar yang lebih mengutamakan pemahaman dan makna. Pengamatan hanya sekedar memberikan catatan yang menggambarkan secara objek mengenai keadaan yang sebenarnya. Jenis pengamatan yang memusatkan pada deskripsi,
25
pengamatan kualitatif melibatkan kegiatan ontologis. Data yang dikumpukan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka-angka. Sifat pengamatan seperti ini mampu memperlihatkan secara langsung hubungan antar kegiatan yang terjadi dalam lokasi pengamatan tersebut”. Menurut Lexy J. Moleong (2010: 6) Pengamatan Kualitatif adalah “Pengamatan yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek pengamatan misalnya prilaku presepsi, motivasi, tindakan, dsb. Secara holistik dan dengan secara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah”. 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Penentuan Sampel Menurut Sugiyono (2003: 74-78). “Sampling adalah teknik pengambilan sample”. Penulis mengambil sampel dengan cara : 1) Proportional
sampling
adalah
pengambilan
sampel
yang
memperhatikan pertimbangan unsur-unsur atau kategori dalam populasi pengamatan. Jadi pada teknik ini penulis mempunyai banyak data dari BPJS Ketenagakerjaan dan mempertimbangkan atau menyaring materi tersebut untuk dimasukan ke dalam tugas akhir. 2) Proporsive sampling adalah cara pengambilan sampel dengan menetapkan ciri yang sesuai dengan tujuan. Penulis juga memakai teknik ini karena judul penulis yaitu pendaftaran dan pencairan dana maka penulis mengambil data dari Costumer Service dan Bagian Umum untuk mendapatkan informasi yang akurat. 3) Combinet adalah gabungan antara beberapa sampling dalam teknik random sampling dan teknik non random sampling di atas sehingga menyiapkan tampilan komunikasi. Untuk teknik ini penulis menggabungkan antara hasil observasi dan hasil wawancara yang dilakukan di BPJS Ketenagakerjaan.
26
Dapat disimpulkan bahwa penulis menentukan sampel dengan cara menarik beberapa pegawai yang bersangkutan dengan pendaftaran dan pencairan JHT untuk membantu memberikan informasi. Jika sudah penulis akan mengumpulkan beberapa informasi tersebut dan mempertimbangkan informasi yang diberikan sebelum masuk kedalam data pengmatan. b. Sumber Data Bagian yang terpenting kualitas pengamatan yang merupakan kumpulan dari fakta-fakta sehingga memberikan makna bagi pengguna yaitu ialah sumber data. Data atau informasi yang dikumpulkan dan dikaji dalam pengamatan ini sebagian besar adalah berupa data kualitatif. Jenis sumber data yang akan digunakan dalam pengamatan ini antara lain : 1) Narasumber (Informan) Pengamatan deskriptif kualitatif posisi sumber data berupa manusia (secara umum dikenal dengan nama responden) berperan sangat penting karena sebagai orang atau individu yang mewakili suatu informasi yang diperlukan dalam suatu pengamatan. Informan dalam menyajikan informasi tidak hanya memberikan tanggapan mengenai data dan informasi yang diminta oleh penulis namun juga dapat menemukan selera sendiri dalam menyajikan informasi. Dalam pengamatan ini menggunakan teknik memilih sampel pada beberapa orang yang dipandang memiliki sumber data penting berkaitan dengan masalah yang terjadi pada lokasi pengamatan atau disebut juga purposive sampling. Yang penulis jadikan informan antara lain : a) Customer Service Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Suarakarta
27
b) Penata Madya Umum Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Suarakarta c) Relationship Officer Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Suarakarta d) Penata Madya Jaminan JHT Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Suarakarta 2) Peristiwa atau Aktivitas Data atau Informasi yang dikumpulkan oleh penulis berdasarkan pristiwa atau aktivitas sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran pengamatan. Menurut HB Sutopo (2006: 58) “Dari pengamatan dalam peristiwa atau aktivitas, pengamatan dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena melihat sendiri secara langsung. Tidak semua peristiwa belangsung pada saat pengamatan berjalan” Peristiwa atau aktivitas yang diamati penulis adalah sistem informasi pendaftaran dan pencairan dana jaminan hari tua di BPJS ketenagakerjaan cabang surakarta 3) Dokumen atau Arsip Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam dalam pengamatan kualitatif. Demikian pula halnya arsip yang pada umumnya berupa catatancatatan yang lebih formal bila dibandingkan dengan dokumen yang juga sangat penting dalam pengamatan kualitatif. Penulis tidak hanya mencatat apa yang tertulis tetapi juga menggali dan menangkap makna yang tersirat pada informasi tersebut. Dokumen yang didapat dijadikan sebagai sumber data pengamatan meliputi struktur organisasi, tata pencairan JHT, apa saja dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan dan pendaftaran JHT, dan Tata Kerja Kantor BPJS Cabang Surakarta.
28
4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara merupakan salah satu metode yang cukup handal dan sering digunakan dalam rangka menggali data dan informasi yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu. Secara umum, wawancara memiliki karakteristik yang hampir sama dengan interaksi sosial yang akrab, percakapan, diskusi ataupun presentasi, namun memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Menurut Esterberg dalam sugiyono (2010: 72), menjelaskan bahwa
“Wawancara merupakan pertemuan dua orang
untuk bertukar informasi dengan gagasan melalui teknik tanya jawab yang menghasilkan konstruksi makna tentang suatu topik tertentu”. Dari pengertian tersebut dapat dipahami bahwa wawancara selalu dilakukakn antara dua orang yang salin bertemu tau bertatap muka, mereka melakukan sharing ide untuk mengkonstruksi suatu maknda tentang objek/fenomena tertntu. Menurut Lincoln dan Guba dalam Moleong (2002: 135) wawancara berfungsi antara lain : 1) Mengkonstruksi
mengenai
orang,
kegiatan,
kejadian,
perasaan, pikiran, motivasi, organisasi. 2) Mengkonstruksi kebulatan- kebulatan sebagai yang dialami masa lalu. 3) Memproyeksikan kebulatan-kebulatan sebagai yang telah diharapkan untuk dialami di masa yang akan datang. 4) Memverifikasi, mengubah dan memperluas konstruksi yang dikembangkan oleh peneliti sebagai pengecekan anggota. Wawancara yang dilakukan penulis yaitu bagaimana cara pendaftaran dan pencairan dana jaminan hari tua secara detail dan spesifik. Wawancara dilakukan ditempat yang sama dengan waktu yang berbeda.
29
b. Observasi Teknik ini sangat lah tepat untuk pengambilan data secara langsung karena penulis bisa langsung melihat, mencari dan memahami segala keigiatan yang terjadi pada objek tersebut, Menurut Sutrisno Hadi, dalam Sugiyono (2013 :145) mengemukakan bahwa, “Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua diantara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan”. Observasi yang dilakukan pada penulis yaitu ingin mengetahui dan memahami apa yang dilakukan dan dibawa oleh para peserta yang mendaftar maupun mencairkan dana jaminan hari tua. c. Mengkaji Dokumen dan Arsip Penulis dapat menggunakan dokumen-dokumen tertulis untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Menurut Sugiyono (2013: 240) “Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film dan lain-lain”. dan menurut Licoln dan Guba dalam Moleong (2002: 135) “Dokumen ialah setiap bahan tertulis atau film yang tidak dipersiapkan
karena
ada
permintaan
seseorang
pengamat”
Dokumen dapat berupa catatan, buku teks, jurnal, makalah, memo, surat, notulen rapat, dan sebagainya. 5. Teknik Analisis Data Menurut Sugiyono (2005: 89) bahwa “Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan
30
sintesis, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari dan membuat simpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang lain”. Teknik analisis yang dilakukan untuk pengamatan ini adalah model analisis interaktif. a. Reduksi Data Menurut Sugiyono (2005: 93) “Reduksi data merupakan proses berfikir sensitif yang memerlukan kecerdasan dan keluasaan dan kedalaman wawasan yang tinggi”. Reduksi data juga proses berfikir sensitive yang memerlukan kecerdasan dan keluasan serta kedalaman wawasan yang tinggi. Reduksi data yang dilakukan oleh penulis yaitu menyaring atau mempertimbangkan informasi yang tidak penting atau informasi yang sudah tercantum pada data sebelumnya. b. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi
dalam bentuk narasi
yang memungkinkan simpulan
pengamatan dapat dilakukan. Menurut Sugiyono (2005: 95) “Penyajian data adalah kegiatan ketika sekumpulan informasi disusun, sehingga memberi kemungkinan akan adanya penarikan kesimpulan. Bentuk penyajian data kualitatif berupa teks naratif (berbentuk catatan lapangan), matriks, grafik, jaringan dan bagan.” c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Menurut Sugiyono (2005: 9) “Kesimpulan dalam pengamatan kualitatif merupakan temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada”. Dari awal pengumpulan data, pengamatan harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yan ditemukan dengan melakukan peraturanperaturan, pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi. Simpulan perlu diverifikasi agar hasil pengamatan dapat di pertanggung
jawabkan.
Oleh
karena
itu
dilakukan
aktivitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penulusuran data kembali dengan cepat, sebagai akibat pikiran timbul yang melintas pada penulis
31
disaat waktu menulis sajian data dapat melihat kembali pada catatan lapangan yang sudah di kumpulkan. Gambar 1
Sumber : Sugiyono (2005: 93) Pengamatan kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi, sajian data, dan penarikan simpulan dengan verifikasinya, ketiga komponen tersebut aktivitasnya dilakukan dengan cara berinteraksi antar komponennya, maupun dengan proses pengumpulan data, yang terbentuk dalam siklus. Dengan memperhatikan gambar tersebut, maka prosesnya dapat dilihat pada waktu pengumpulan data, peneliti membuat reduksi data dan sajian data. Data yang berupa catatan selama dilapangan yang terdiri dari deskripsi. Penulis menyusun rumusan pengertian secara singkat, berupa pokok-pokok yang dialami dan dipahami selama peristiwa disebut reduksi data. Lalu kemudian sajian data yang berupa deskripsi atau cerita yang logis agar peristiwa terlihat jelas.
