BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN
Pada bab ini akan dijelaskan prosedur serta pengendalian intern terhadap siklus penggajian yang telah berjalan dalam perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menjabarkan suatu fenomena yang diamati pada saat penelitian dilakukan, yaitu melalui tahapan observasi, wawancara dan pengumpulan dokumen. Teknik analisis yang digunakan dalam peneitian ini adalah dengan membandingkan suatu teori yang dijelaskan pada bab 2 dengan peristiwa yang terjadi. PT. Nawakara merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan layanan jasa keamanan yang berdiri sejak tahun 1996. Sebagai perusahaan besar yang memiliki karyawan banyak dan tersebar diseluruh Indonesia, perlu adanya pegendalian intern yang baik dan sistem kontrol yang menjangkau seluruh wilayah kegiatan perusahaan khususnya pada aktivitas penggajian. Pegendalian intern yang baik, dapat dianalasis melalui prosedur yang berjalan serta fungsi yang terkait di dalam siklus pernggajian tersebut. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir tingkat kecurangan ataupun kesalahan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
4.1
Analisis Terhadap Jaringan Prosedur Penggajian Karyawan Berdasarkan penelitian yang dilakukan, hasil analisis dari jaringan prosedur
penggajian karyawan menunjukan bahwa proses penggajian yang telah berjalan harus melewati beberapa departemen dengan fungsi berbeda dan memerlukan proses yang cukup lama. Fungsi yang diterapkan oleh masing-masing departemen sudah terpisah. Hal tersebut memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan ditimbulkan, 43
karena otorisasi oleh setiap transaksi telah ditangani oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur yang ada. Berikut adalah penjelasan mengenai pengendalian internal terhadap prosedur yang telah diterapkan :
4.1.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur pencatatan waktu hadir berfungsi untuk mencatat waktu kehadiran karyawan pada setiap hari. Absensi dimulai pada saat karyawan masuk kerja dan mengisi kembali saat waktu kerja selesai. Pencatatan waktu hadir harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pengisian absen ini bertujuan sebagai dasar informasi untuk perhitungan gaji karyawan agar sesuai dengan waktu kerja yang dilaksanakannya. Prosedur pecatatan waktu hadir yang berjalan dalam perusahaan dimulai dari karyawan masuk kerja sesuai dengan shift yang telah ditetapkan. Kemudian mencatat jam kedatangannya pada lembar absensi, dan mengisi kembali saat waktu kerja telah selesai. Pengisian absen masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi kolom yang terdapat dalam lembar absensi berisi nama karyawan, jam hadir, jam pulang kerja, serta paraf dari karyawan tersebut. Pengawasan saat pengisian absen dilakukan oleh bagian personalia dalam hal ini adalah kepala lapangan atau supervisor yang bertanggung jawab atas kegiatan secuirty proyek. Pencatatan daftar hadir karyawan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Bagian administrator proyek harus menginput kembali ke dalam Ms. Excel dari lembar absensi yang telah dikumpulkan setiap bulan. Tentunya ini membutuhkan waktu yang cukup lama, mengingat bahwa karyawan pada setiap proyek yang jumlahnya cukup banyak. Karena proses yang masih manual ini, pengiriman data dari proyek ke pusat sering mengalami keterlambatan. Dalam peneliatan terdapat temuan atas keterlamabatn tersebut, yaitu karena pengiriman data
44
dilakukan melalui email, sehingga sering terjadi gangguan pada akses internet yang bermasalah. Prosedur dalam pencatatan waktu hadir ini masih perlu adanya peningkatan, karena dinilai masih belum efisien dan efektif dalam pelaksanananya. Berdasarkan hasil analisis dokumen laporan daftar hadir karyawan yang diterima oleh pusat, tidak terdapat tandatangan dari pihak yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Otorisasi yang terdapat pada laporan absensi dapat diatakan belum memadai. Dan temuan lain terlihat dari tidak tercantumnya jam kerja dan jumlah jam kerja yang dilakukan pada absensi karyawan di lapangan. Sehingga data yang diberikan dinilai kurang akurat. Pusat tidak mengontrol secara langsung mengenai pencatatan absensi di lapangan dan hanya percaya pada laporan absensi yang diterimanya.
4.1.2 Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji karyawan. Sumber yang digunakan untuk membuat daftar gaji pegawai adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Pemotongan terhadap pajak penghasilan karyawan juga tercantum dalam daftar gaji. Dalam pelaksanaannya prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD. Informasi yang digunakan dalam pembuatan daftar gaji ini sudah lengkap. Surat keputusan pengangkatan karyawan dikelola oleh recruitment , karena bagian tersebut bertugas dalam penyeleksian karyawan baru. Untuk data kenaikan pangkat dan pemberhentian karyawan dikelola oleh personnel, jika terjadi perubahan terhadap data terbut bagian personnel langsung meng update data kepegawaian
45
tersebut dan akan menginformasikan kepada bagian payroll untuk membuat daftar gaji. Hal ini untuk menghindari terjadinya karyawan fiktif. Daftar gaji bulan sebelumnya dipegang oleh HRM Senior Manger selaku pihak yang mempunyai wewenang atas penggajian dan kepegawaian. Untuk daftar hadir karyawan pengolahan data dilakukan oleh bagian payroll. Perusahaan memiliki bagian khusus dalam perhitungan pajak. Kebijakan dari perusahaan untuk karyawan kontrak adalah pajak penghasilan atau Pph 21 ditanggung oleh masing-masing karyawan. Perhitungan pajak penghasilan ini dilakukan oleh staff pajak. Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja dan waktu lembur karyawan adalah hal penting yang harus diperhatikan. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar sebagai perhitungan gaji karyawan yang akan dibayarkan. Dari hasil wawancara dengan pihak supervisor payroll selaku bagian yang mengelola perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang dilakukan, dari hasil laporan absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut: a. Proses perhitungan waktu kerja Perhitungan ini dilakukan dengan melihat laporan absen yang dikirmkan kepada bagian payroll. Dari laporan tersebut terlihat kehadiran dan ketidak hadiran karyawan pada tiap harinya. Perhitungan absensi dipisahkan berdasarkan shift dan keterangan ketidak hadiran (A/S/I/C) dan dijumlahkan sesuai keterangan yang sama. Proses ini telah dilakukan dengan benar. Karena perhitungan absensi dirinci sesuai dengan keterangan yang ada. b. Proses perhitungan Waktu Lembur Perhitungan waktu lembur dihitung mundur satu bulan kebelakang. Untuk perhitungan lembur dilihat dari keterangan overtime pada laporan absensi kemudian jumlah jam kerja dikalikan dengan indeks. Proses ini sudah dinilai
46
cukup baik karena perhitungan yang dilakukan telah menggunakan rumusan yang benar dan berdasarkan peraturan yang berlaku sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah. Dari penjelasan diatas maka dapat terlihat bahwa pemisahan fungsi untuk pembuatan daftar gaji sudah baik, karena data yang dikelola oleh tiap bagian dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Pembagian fungsi telah terbagi dengan benar dan sesuai dengan tugasnya masing-masing serta perhitungan waktu kerja dan jam lembur yang benar.
4.1.3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam teori dijelaskan bahwa prosedur ini dilakukan dengan mendisitribusi biaya tenaga kerja kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja tersebut. Berbeda dengan apa yang dilakukan dengan perusahaan, proses distribusi biaya gaji dilakukan dengan mentransfer gaji karyawan melalui rekening bank. Perusahaan akan membuat dan menyerahkan daftar rekening, kemudian bank akan melakukan transfer ke rekening yang telah tercantum pada daftar tersebut. Dan gaji akan masuk ke dalam rekening masing-masing karyawan. Ada beberapa proses yang dilakukan sebelum prosedur distirbusi gaji karyawan dilaksanakan, proses tersebut meliputi proses permintaan pembayaran gaji dan proes pencairan dana. Analisis terhadap proses tersebut adalah sebagai berikut: a.
Proses Permintaan Pembayaran Gaji Pembuatan form permintaan pembayaran gaji atau internal memo dilakukan
oleh bagian payroll dan diserahkan kepada bagian keuangan setelah melalui otorisasi dari Com & Ben Manager dan HRM Senior Manager. Proes ini sudah cukup baik karena manajer Com & Ben memeriksa secara berulang atas internal memo yang
47
telah dibuat oleh payroll apakah ada perubahan dalam daftar gaji atau tidak. Sehingga data yang diberikan telah sesuai dengan data gaji terbaru dan dengan perhitungan gaji yang benar . Selain itu otorisasi yang dijalankan sudah sesuai dengan prosedur. HRM Senior manager sebagai pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan penggajian adalah satu-satunya pihak yang mempunyai akses untuk menandatangani internal memo tersebut sebelum diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan cek pembayaran gaji karyawan. Internal memo yang dibuat juga telah mencakup informasi yang cukup. Dalam internal memo tidak terdapat rincian dari masing maisng gaji karyawan, karena hanya bagian HRD saja yang bisa mengetahui data tersebut. Sehingga kerahasiaan dari daftar gaji pegawai sangat dijaga untuk terhindar dari kecurangan yang mungkin ditimbulkan, misalnya merubah tarif gaji tanpa persetujuan dari manager HRD. b.
Proses Pencairan Dana Proses pencairan dana dilakukan oleh bagian keuangan dengan melalui
otorisasi oleh direktur keuangan. Pemeriksaan terhadap total gaji yang akan dibayarkan juga sudah dilakukan berulang oleh bagian keuangan dan dicek kembali oleh direjtur keuangan sebelum mengeluarkan bilyet giro. Nilai nominal dari bilyet giro yang diberikan sesuai dengan permintaan pembayaran gaji yang telah diajukan oleh payroll yaitu sebesar total gaji bersih dari seluruh karyawan. Proses pencairan dana ini tidak memerlukan waktu yang panjang, dan prosedur yang ada sesuai dengan sistem yang baik dan melewati otorisasi yang semestinya.
48
Dokumen yang Proses Penggajian
Otorisasi digunakan
Penerimaan
data
dari
- Manager Proyek
Administrator Proyek Proses gaji oleh payroll officer Pembuatan internal memo
- Payroll Supervisor - Com & Ben Manager - HRM Senior Manager - Com & Ben Manager - HRM Senior Manager
oleh payroll Pemberian internal memo
- Manajer Akuntansi - Manager Keuangan
kepada finance Pembuatan daftar transfer
- Laporan daftar absensi - Data payroll - Data perubahan karyawan - Summary payroll
- Internal Memo tunjangan (rangkap 2) - Internal Memo gaji ( rangkap 2) - Internal Memo tunjangan (1) - Internal Memo gaji (1)
- Manager keuangan - HRM Senior Manager
- List transfer tunjangan - List transfer gaji
- Manager keuangan - Direktur keuangan
- Bilyet giro tunjangan
- HRM Senior Manager - Direktur keuangan
- Form transfer tunjangan - Form transfer gaji
- Payroll Supervisor
- Slip gaji karyawan
rekening karyawan untuk Bank Pengeluaran Bilyet Giro Pembayaran
gaji
karyawan melalui transfer
- Billyet giro gaji
Bank Slip
gaji
dibuat
oleh
payroll Tabel 4.1 Proses Penggajian PT. Nawakara
4.2
Analisis Terhadap Fungsi yang Terkait dalam Siklus Penggajian Fungsi yang terkait dengan sistem penggajian karyawan antara lain fungsi
kepegawaian dan penempatan pegawai, pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji karyawan, dan yang terakhir adalah fungsi keuangan. Hasil analisis 49
yang didapat menunjukan bahawa perusahaan telah memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional pada setiap bagian yang berbeda. Fungsi kepegawaian dikelola langsung oleh personnel & recruitment. Perhitungan gaji karyawan dari mulai perhitungan absensi dan sampai dengan pemotongan gaji karyawan dilakukan oleh payroll officer. Pembayaran gaji karyawan sudah dilaksanakan dengan prosedur dan melalui otorisasi yang benar. Terakhir adalah fungsi keuangan yang memeriksa kembali perhitungan total dari gaji karyawan yang telah dibuat untuk melakukan pembayaran gaji. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing-masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.
4.2.1 Fungsi Kepegawaian dan Penempatan Pegawai Pengendalian internal dalam kepegawaian dan penempatan pegawai yang diterapkan sudah cukup baik. Hal ini terlihat dari informasi yang diberikan untuk perubahan data pegawai telah diberikan secara benar. Update data pegawai selalu dilakukan setiap bulannya. Jika terdapat karyawan baru atau ada pemberhentian karyawan maka bagian personnel akan memberikan informasi tersebut kepada fungsi penyiapan pembayaran gaji dalam hal ini adalah payroll. Dan otorisasi yang dilakukan sudah melalui pihak yang berwenang. Daftar gaji yang dibuat sudah berdasarkan informasi yang lengkap, yaitu meliputi nama karyawan, nomor induk, status sosial, tanggal kerja karyawan (berdasarkan PKWT) dan data gaji dari setiap karyawan. Perusahaan juga telah melakukan pencegahan terhadap karyawan fiktif, yaitu dengan melakukan konfirmasi atas laporan absensi yang diterima dari administrator proyek. Jika terdapat karyawan yang absennya tidak lengkap atau berhenti ditengah bulan, maka bagian payroll akan melakukan konfirmasi kepada administrator proyek
50
atas karyawan tersebut, apabila jawaban dari pihak administrator masih belum meyakinkan maka akan di konfirmasi kembali dengan bagian personnel. Apakah karyawan tersebut telah habis kontraknya ataukah ada sebab lain. Hal ini menjadi sangat penting karena untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji terhadap karyawan non aktif. dari penjelasan diatas amka dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pengendalian tersebut dengan cukup baik. Untuk penempatan pegawai di proyek sudah cukup efisien, karena penyeleksian karyawan security langsung ditempat proyek tersebut berada. Sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya trasnportasi yang besar untuk mengirimkan security ke daerah tersebut. Fungsi kepegawaian tidak mempunyai akses terhadap katu absen, catatan gaji, maupun pembuatan cek. Perusahaan telah membagi fungsi secara terpisah sehingga akses terhadap data kepegawaian hanya bisa dilakukan oleh bagian personnel & recruitment saja. Dengan demikian pengendalian internal terhadap kepegawaian dan penempatan pegawai sudah cukup baik.
4.2.2 Pengelolaan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji Untuk pengelolaan waktu pada karyawan proyek masih perlu dimaksimalkan. Karena daftar absensi yang setiap hari diisi oleh karyawan belum terkomputerisasi dan HRD pusat tidak pernah mengetahui secara langsung daftar absensi yang dibuat oleh administratoristrasi proyek. Dan lembar absensi yang dibuat oleh setiap proyek tidak sama, tergantung yang dibuatkan oleh administratoristrator. Sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja oleh suatu pihak atas pencatatan yang dibuat. HRD hanya menerima laporan absensi yang telah direkap selama satu bulan oleh administratoristrasi proyek.
51
Dari penjelasan diatas, maka disimpulkan bahwa pengendalian intern pada pengelolaan waktu masih belum memadai. Karena pencatatan absensi yang masih manual kontrol dalam pencatatan absensi masih dikatakan kurang baik, dan akan menimbulkan resiko kesalahan akan cukup besar. Kemungkinan yang bisa terjadi ialah ketika seseorang mengabsen beberapa pegawai atau memanipulasi jam kerjanya dan bekerja sama dengan oknum tertentu, atau pencatatan waktu yang tidak sesuai dengan sebenarnya. Hal tersebut akan dapat dengan mudah dilakukan karena tidak adanya sistem proteksi yang menjamin ke akuratan dalam pencatatan absensi. Sedangkan dalam teori dijelaskan bahwa kartu absen harus mencakup penggunaan pencatat waktu untuk menjamin bahwa pegawai dibayar menurut jam kerja aktual dan harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu untuk mencegah terjadinya kesalahan.
4.2.3 Pembayaran Gaji Karyawan Pembayaran gaji karyawan telah mecakup pembatasan otorisasi yang baik. Hal ini terlihat dari penandatanganan cek oleh pihak yang berwenang yaitu direktur keuangan. Otorisasi pengeluaran cek hanya dapat disetujui oleh direktur keuangan, apabila tidak mendapatkan tandatangan dari direktur keuangan maka cek terebut tidak dapat diberikan kepada bank untuk melakukan transfer. Fungsi ini sudah terpisah dari pengelolaan daftar gaji dan pembuat daftar gaji. Bagian keuangan pun tidak mengetahui rincian dari masing-masing gaji karyawan. Karena internal memo yang diberikan kepada bagian keuangan hanya mencantumkan total dari seluruh gaji karyawan. Pengendalian internal untuk pembayaran gaji ini sudah cukup baik karena sistem otorisasi yang dilakukan untuk pengeluaran cek gaji sudah benar
yaitu
52
dengan melalui persetujuan oleh direktur keuangan. Dan prosedur pembayaran gaji yang berjalan telah sesuai dengan prosedur perusahaan.
4.3
Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggjian Pengendalian internal yang efektif dapat terlihat dari perilaku manajemen.
Manajemen puncak dapat memperngaruhi kinerja unit organisasi lain salah satunya kebijakan yang dikeluarkan yang dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan. Mulyadi menjelaskan bahwa pengendalian intern dapat dilihat dari 4 aspek, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern yang telah diterapkan oleh perusahaan dan dianalisis berdasarkan teori yang ada.
4.3.1 Aspek Organisasi Dilihat dari aspek organisasinya, fungsi personalia terpisah dengan fungsi perhitungan gaji. Dimana fungsi personalia yaitu bagian personnel & recruitment bertugas untuk melakukan perekrutan atau pemberhentian karyawan, membuat seluruh data pegawai, dan pendistribusian karyawan. Sedangkan fungsi perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll dengan membuat perhitungan gaji, dan distribusi pembayaran gaji pada setiap karyawan dan melewati otorisasi oleh HRM Manager untuk proses penggajian. Selanjutnya fungsi pembuat daftar gaji juga terpisah dengan fungsi keuangan. Fungsi keuangan dilakukan oleh bagian keuagan yang bertugas untuk memberikan dana dalam proses pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam setiap bagian terdapat job description yang menjelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan masing-masing departemen. Sehingga tidak terjadi kesalahan pada fungsi yang seharusnya tidak dikerjakan oleh bagiannya.
53
Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern yang baik pada aspek organisasinya. Terlihat dari pemisahaan fungsi dan penjelasan setiap tugas pada setiap bagian dengan benar, sehingga dapat mengurangi atau mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan yang mungkin ditimbulkan dalam pelaksanaan tugasnya. Hal ini terbukti dengan adanya pemisahaan tugas dengan pembuat daftar gaji dan fungsi keuangan yang terpisah. Dalam teorinya Mulyadi menjelaskan bahwa pengendalian intern yang baik adalah tidak boleh seseorang menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan. Karena dapat memperbesar risiko kecurangan dalam penyalahgunaan wewenang.
4.3.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dilihat dari aspek otorisasinya, pengendalian intern pada penggajian dapat dibagi menjadi 5 point yang akan akan dijelaskan sebagai berikut : a.
Surat pengangkatan pegawai Setiap karyawan yang terdaftar dalam daftar gaji harus memiliki SK (Surat
Keputusan) yang menyatakan bahwa karyawan tersebut benar telah diangkat sebagai pegawai perusahaan Nawakara. Serta disebutkan pula jabatan apa yang diberikan. Surat Keputusan tersebut harus melalui otorisasi dari manajer HRM dan mengetahui Direktur Utama. Surat Keputusan diberikan hanya kepada pegawai officer, sedangkan untuk karyawan security tidak diberikan SK tersebut. Hanya PKWT yang berfungsi sebagai perjanjian kerja yang menyatakan bahwa karyawan telah bekerja sebagai security pada PT. Nawakara. Dalam tugasnya karyawan akan dinilai oleh manajer proyek dimana mereka ditempatkan. Penilaian dapat dilihat dari performance yang ditunjukan oleh masingmasing karyawan. Jika menunjukan performance yang baik, maka manajer proyek
54
akan mengusulkan untuk kenaikan pangkat. Manajer proyek akan membuat form personal appresial kemudian diserahkan kepada HRD pusat untuk diotorisasi oleh HRM manajer dan mengetahui Direksi. Setelah mendapatkan persetujuan yang sah, kemudian HRD melakukan rekonsiliasi terhadap perubahan data gaji yang baru. b.
Daftar absensi karyawan proyek Setiap hari karyawan mengisi daftar absensi yang telah dibuatkan oleh
administrator proyek. Masih belum terdapat sistem komputerisasi dalam absen tersebut. Hanya pada setiap bulannya, HRD menerima laporan absen yang telah direkap selama satu bulan dalam bentuk Ms. Excel. Sebelumnya daftar absensi tersebut telah melalui otorisasi dari pihak manajer proyek untuk diperiksa kebenaran datanya kemudian dikirimnkan melalui email oleh administrator proyek kepada HRD pusat untuk proses perhtiungan gaji. Namun dalam laporan absensi yang diberikan kepada payroll, tidak terdapat tandatangan yang menyatakan bahwa laporan tersebut sudah melewati otorisasi dari pihak-pihak manajemen proyek. c.
Perintah Lembur karyawan Prosedur lembur yang diterapkan adalah jika jam kerja karyawan melebihi dari
8 jam atau 12jam, tergantung pada kebijakan masing-masing proyek. Karyawan yang bekerja diatas jam normal atau diluar dari shift kerjanya maka akan dihitung lembur. Karyawan tersebut akan menuliskan pada lembar absensi waktu lebih yang dijalankan. Selain itu, perhitungan untuk karyawan yang menggantikan shift karyawan lain dapat terlihat dilembar absensi, dengan keterangan “D/N” atau “N/D” yang berarti karyawan bekerja pada 2 shift yaitu siang (D) dan malam (N). Tidak seperti pada teori Mulyadi, dimana setiap karyawan lembur harus memiliki SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) sebelum lemburnya dikerjakan. Pada prosedur lembur untuk karyawan proyek, perusahaan tidak mengeluarkan surat
55
perintah lembur tersebut. Jika karyawan diharuskan untuk lembur karena pekerjaan yang belum selesai, maka karyawan diharuskan lembur. Misalnya, jika klien masih melakukan aktivitas di dalam kantor, maka security dan kepala lapangan yang bertugas sebagai pencatat absen tidak diperbolehkan untuk pulang sebelum aktivitas klien selesai dan sudah tidak ada kegiatan dikantor lagi. Setelah selesai maka karyawan dapat melakukan asben kembali dengan mencatat waktu saat pekerajaanya selesai. d.
Otorisasi daftar gaji Pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD. Daftar gaji yang dibuat
menggunakan Ms. Excel. Setelah itu daftar gaji diotorisasi oleh Manajer HRM untuk di sesuaikan bilamana terjadi perubahan data karyawan, misalnya terdapat karyawan baru maka harus segera dimasukan kedalam data kepegawian agar bisa dilakuka perhitungan gajinya. Begitu pula apabila ada karyawan yang berhenti kerja, maka datanya harus segera dihapus untuk menghindari kesalasahan pembayaran gaji. Pengencekan daftar gaji selalu dilakukan pada tiap bulannya sebelum dilakukan perhitungan gaji. e.
Bukti kas keluar Surat permintaan pembayaran gaji atau internal memo akan dibuat oleh
payroll, kemudian diotorisasi oleh Com & Ben dan HRM manager untuk diperiksa kembali kebenaran dari data gaji yang telah dibuat. Setelah mendapatkan otorisasi maka diserahkan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan cek pencairan dana untuk pembayaran gaji karyawan. Setelah transfer gaji pegawai berhasil dilakukan, internal memo yang diberikan pada bank dari perusahaan akan di stamp. Internal memo yang sudah dilegalisir oleh Bank tersebut menandakan bahwa transfer telah berhasil masuk ke rekening masing-
56
masing karyawan sesuai dengan daftar yang diberikan oleh pihak perusahaan kepada bank. Kemudian internal memo yang asli tanpa lampiran transfer beserta bukti permintaan pembayaran atau form yang diisi pada saat pengajuan transfer oleh bank, diberikan kepada bagian keuangan sebagai bukti kas keluar. Pengendalian internal terhadap sistem otoriasasi proses penggajian sudah diterapkan cukup baik. Karena secara keseluruhan proses pada setiap transaksi sudah melewati otorisasi dari pihak-pihak yang mempunyai wewenang dalam kegiatannya. Namun dalam laporan absensi masih harus dikoreksi kembali apakah laporan tersebut, benar telah melewati otorisasi dari manajer proyek dan kepala lapngan, selaku pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan karyawan di proyek. Karena dalam laporan absensi yang diterima, tidak tercantum tandatangan oleh pihak tersebut.
4.3.3 Pelaksanaan Kerja yang Sehat Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang diterapkan oleh karyawan ditunjukan dengan: Pertama, pembuatan daftar gaji yang telah diverifikasi kebenarannya oleh HRM manager dan Com & Ben sebelum diserahkan pada bagian keuangan untuk proses pembayaran gaji. Pengecekan dilakukan berulang untuk memeriksa apakah terjadi kekeliruan dalam perhitungan atau tidak. Dan juga bila ada penyesuaian terhadap karyawan yang baru ataupun yang sudah tidak bekerja lagi di perusahaan. Kedua, perhitungan Pph 21 telah direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Bagian payroll akan memberikan catatan penghasilan dari setiap karyawan kepada bagian pajak, untuk dihitung pajak penghasilannya. Dari rumusan summary payroll sudah terdapat data perhitungan Pph 21, kemudian setekah satu
57
tahun akan direkap oleh tim payrol diberikan kepada pajak unuk dilaporankan potongan pph nya selama satu tahun untuk diserahkan kepada kantor pajak. Yang ketiga adalah catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam hal ini pembuat daftar gaji adalah bagian payroll. Untuk tarif gaji dari setiap karyawan pihak yang megetahui hanya bagian HRD saja. Tidak ada bagian lain yang mempunyai akses atas data tersebut. Sehingga data tersebut sangat dijaga ke rahasiannya untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam perubahan tarif gaji.
4.3.4 Dokumen dan Catatan Proses Penggajian Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan. Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penujang penting dalam perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan benar. Berdasarakan analisis dari hasil wawancara yang telah dilakukan, dokumen dan catatan proses penggajian yang terdapat dalam perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Laporan daftar absensi Laporan ini adalah berisi rekapan kehadiran karyawan selama satu bulan. Dokumen ini diterima dari administrator proyek lalu dikirimkan melalui e-mail kepada payroll pusat. Hadil analisis menyatakan bahwa informasi yang terlampir dalam laporan ini masih kurang lengkap. Karena tidak adanya catatan waktu karyawan secara jelas. 2. Summary payroll Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas. Pada setiap hasil perhitungan penggajian terdapat periode bulan pada saat pembuatan (bulan dan
58
tahun), kepala surat (nama perusahaan, nomor telepon, alamat, dan kode pos). Untuk isi dari dokumen tersebut sudah dibuat secara rinci perhitungan dari gaji pokok serta tunjangan yang diberikan kepada karyawan beserta potongan dari peghasilan gaji karyawan. Dokumen tersebut juga dilengkapi dengan nama karyawan beserta nomor induk karyawannya. Ini dilakukan untuk menghindari double entry dan untuk menunjukan bahwa dokumen perhitungan penggajian telah memiliki informasi yang cukup lengkap. 3. Internal Memo Internal memo adalah surat permintaan pembayaran gaji kepada bagian keuangan. Dokumen ini diberisikan jumlah dari seluruh gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan. Namun tidak terlampir secara rinci daftar gaji dari masing-masing karyawan. Karena hanya bagian HRD saja yang mengetahui atas data tersebut. 4. Daftar bank transfer Daftar bank transfer dibuat oleh bagian payroll kemudian diserahkan kepada bank. Dokumen ini berisi daftar nomor rekening dari masing-masing karyawan yang akan dibayarkan gajinya melalui transfer. 5. Bilyet giro Pencairan dana untuk pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan membawa bilyet giro ke bank. Bilyet giro dikeluarkan oleh bagian keuangan kemudian diberikan ke payroll sebelum diserahkan ke bank. Berdasarkan analisis terhadap dokumen ini dapat dinilai maish kurang efektif, karena penyerahan cek tidak langsung diserhakan kepada bank, namun harus melalui bagian payroll terlebih dahulu. Sehingga dapat memunculkan penyalahgunaan tehadap cek tersebut. Hal ini perlu mendapatkan perhatian, agar proses
59
pencairan dana tidak terlalu panjang dan langsung dibayarkan oleh bagian keuangan sebagai pihak yang berwenang atas pengeluaran dana di perusahaan. 6. Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap. Karyawan tidak diwajibkan untuk mengambil slip gaji. Namun jika karyawan tersebut ingin mengetahui rincian dari gaji yang diterimanya beserta potongan dari gaji tersebut maka bagian payroll akan memberikannya. Slip gaji yang diterima oleh karyawan dengan rincian sebagai berikut : a.
Bagian atas
: nama perusahaan, nama karyawan
beserta nomor induk karyawan. b.
Kolom kiri
: pendapatan gaji pokok, upah lembur,
uang trasnport serta unjangan yang diterima c.
Kolom kanan
: cicilan pinjaman, potongan ketidak
hadiran, potongan telat, dan potongan pajak d.
Bagian bawah
: take home pay yaitu gaji bersih yang
diterima karyawan, tanggal pembuatan slip gaji, alamat transfer rekening, tanda tangan HRM manager, dan pemilik slip gaji tersebut. Dokumen ini termasuk dokumen penting untuk menjaga kerahasiaan atas rincian gaji karyawan. Kerahasiaan dokuemn ini sangat dijaga, dan hanya bagian HRD yang mengetahui secara rinci gaji yang diterima oleh setiap karyawan. 7. Form transfer bank
60
Form ini diisi pada saat menyerahkan list transfer kepada bank. Setelah bank melakukan transfer, maka form tersebut dilegalisir kemudian form tersebut direkap 2, yang asli disimpan oleh bagian keuangan dan yang coppy disimpan oleh payroll. 4.4
Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas efektivitas pengendalian intern
perusahaan terutama yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan. Untuk melihat sejauh mana pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan, maka digunakan Internal Control Quetionnaires (ICQ) untuk mengetahui apakah prosedur yang dijalankan sudah efektif atau belum. ICQ yang terdapat dalam lampiran berisi pertanyaan seputar prosedur dan otorisasinya dengan jawaban “Ya” dan “Tidak” serta terdapat keterangan yang menjelaskan jawaban tersebut. Apabila jawaban “Ya” lebih banyak dibandingkan dengan jawaban “Tidak” maka perusahaan sudah memiliki pengendalian intern yang cukup baik. Sedangkan jika jawaban lebih banyak “Tidak” maka pengendalian intern dalam perusahaan masih kurang dan memerlukan analisa lebih lanjut untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terjadi. Kelemahan-kelemahan tersebut merupakan temuan pemeriksaan yang perlu ditelaah lebih lanjut yang bertujuan untuk memperbaiki pengendalian intern yang telah ada agar lebih baik lagi. Pengendalian intern dapat dikatakan efektif jika tujuan dari perusahaan telah tercapai. Salah satu pencapaian tersebut dapat dilihat dari proses penggajian yang baik karena dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan khususnya untuk waktu kerja karyawan, agar gaji yang dibayarkan sesuai dengan waktu kerja aktulanya. Evaluasi atas efektifitas pengendalian intern perusahaan bersifat analisis kualitatif yaitu
61
dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan penggajian dengan pengendalian intern terha dap tujuan yang ingin dicapai.
Dari jawaban Internal Control Quetionnaires maka dapat disimpulkan kekuatan dan kelemahan dalam pengendalian intern penggajian perusahaan. Berikut dijelaskan kekuatan dan kelemahan pengendalian intern yang didapat dari hasil wawancara dengan payroll supervisor.
4.4.1 Kekuatan Pengendalian Intern Perusahaan: 1.
Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang tersusun secara layak dengan disertai uraian tugas dan wewenang dari masing-masing fungsi secara terinci
2.
Perussahaan telah melakukan pemisahaan fungsi secara memadai, seperti fungsi pencatat waktu terpisah dengan fungsi perhitungan daftar gaji dan terpisah dengan fungsi pembayran gaji..
3.
Secara umum karyawan telah mengetahui dengan baik mengenai sistem dan prosedur penggajian yang dijalankan oleh perusahaan
4.
Bagian personalia memiliki daftar karyawan aktif dan selalu meng update data tersebut untuk mencegah karyawan fiktif.
5.
Dalam
pengolahan
gaji
bagian
payroll
sudah
menggunakan
komputerisasi dalam perhitungannya yaitu dengan menggunakan Ms. Excel. 6.
Setiap perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan selalu dilakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan dengan data terbaru
62
7.
Setiap perhitungan menyangkut penggajian dicatat secara terperinci pada arsip gaji masing-masing pegawai
8.
Untuk lembur, harus mendapatkan perintah dari manager proyek kemudian akan dicatat oleh personalia karyawan mana saja yang lembur.
9.
Perusahaan selalu membuat dokumen penggajian untuk pembayaran gaji
10.
Dokumen penggajian tersebut selalu dibuat rangkap guna pendistribusian kepada bagian lain yang memerlukan
11.
Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah diotorisasi secara memadai. Apabila otorisasi tidak dilakukan oleh pihak yang semestinya maka dokumen tersebut tidak sah dan tidak dapat dilanjutkan
12.
Fungsi yang menyediakan uang pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan dari fungsi yang menghitung jumlah gaji yaitu payroll. Bagian keuangan hanya dapat meyediakan dana tersebut dengan disertai dokumen yang lengkap.
13.
Setiap bulannya bagian keuangan menyiapkan dana untuk pembayaran gaji tepat waktu, sehingga karyawan yang menerima gaji tepat pada waktunya.
14.
Secara rutin fungsi personalia selalu di audit kebenarannya atas kegiatan penggajian yang telah dilaksanakan oleh audior internal perusahaan.
4.4.2 Kelemahan yang terdapat dalam pengahasilan intern perusahaan 1.
Perusahaan belum menggunakan mesin pencatat waktu untuk kehadiran absensi karyawan proyek. Dimana pencatata absensi dicatat dengan menggunakan lembar absensi.
63
2.
Kontrol terhadap kehadiran setiap harinya karyawan masih kurang baik karena tidak adanya sistem yang terkomputerisasi agar mudah diawasi oleh personalia.
3.
Pencatatan waktu absen tidak ditulis jam kehadiran dan pulangnya secara jelas pada laporan yang diterima oleh payroll.
4.
Pada saat lembur waktu tidak dicatat, kapan mulai lembur dan selesainya. Sehingga tidak diketahui berapa jam waktu yang dilakukan dalam lembur tersebut
5.
Keterlamabatan dalam pengolahan gaji masih sering terjadi, laporan daftar absensi yang dikirimkan dari tiap proyek sering terlambat dan juga karena belum adanya software yang mengolah data gaji sehinnga mudah untuk diselesaikan.
Melalui jawaban ICQ, wawancara dengan staff personalia dan pengumpulan dokumen yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa secara umum perusahaan telah memiliki pengendalian intern yang cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian intern tersebut. Namun kelemahan yang ada cukup mempunyai pengaruh besar tehadap peroses penggajian. Karena kelemahan tersebut dapat menghambat perhitungan gaji yang dilakukan oleh bagian payroll. Hal ini terbukti dengan belum adannya mesin absesni karyawan di proyek yang berfungsi sebagai sistem kontrol kehadiran karyawan yang akurat. Sehingga dapat menimbulkan kecurangan seperti titip absen kepada karyawan lain, atau kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh kepala lapangan selaku fungsi pencatat waktu. Karena sistem kontrol absensi yang kurang
64
maksimal maka data laporan absen yang dikirimkan ke pusat kurang akurat dalam hal jumlah waktu kerja karyawan dan bukti otorisasi yang harus dilalui.
4.5
Penilaian Risiko dalam Proses Penggajian Setiap perusahaan tentunya akan memiliki resiko dalam menjalankan
bisnisnya. Perusahaan haru melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir resiko
yang
ada.
Organisasi
harus
melakukan
penilaian
risiko
untuk
mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatur resiko yag relevan dengan pelaporan keuangan. Sebagian dari resiko mugkin memiliki peluang yang tinggi untuk dapat terjadinya fraud, sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian yang besar. Dalam proses penggajian ada beberapa ancaman yang mungkin dapat terjadi. Romney dan Steinbart mengungkapkan ancaman proses penggajian adalah sebagai berikut : 1. Perubahan payroll master oleh pihak yang tidak berwenang 2. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat 3. Pengolahan gaji yang tidak akurat 4. Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji Dari wawancara dan analisa yang dilakukan, penilaian terhadap risiko yang mungkin terjadi pada proses penggajian adalah sebagai berikut : 1.
Perubahan Payroll Master Kemungkinan yang dapat terjadi apabila payroll master yang merupakan
dasar dari perhitungan gaji dan upah karyawan berubah. Perubahan tersebut tidak boleh diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Karena jika hal tersebut terjadi, maka perubahan dalam payroll master otomatis akan mempengaruhi
65
dalam pegambilan keputusan yang disebabkan oleh labor cost yang tidak akurat. Bagian payroll yang bertugas menghitung gaji dari seluruh karyawan, memiliki data gaji yang tidak dapat di akses oleh pihak lain. Otorisasi hanya bisa dilakukan oleh Com & Ben Manager. Pada saat perhitungan gaji, data yang telah diterima dari beberapa bagian dihitung, mulai dari daftar absensi, pajak serta tunjangan yang diterima oleh setiap karyawan, kemudian diolah dengan payroll master yang ada. Payroll master ini merupakan file yang menunjukan data kepegawaian dan data penghasilan dari tiap karyawan. Isi dari payroll master yaitu meliputi data pribadi lengkap karyawan, nomor induk karyawan, data gaji sesuai dengan PKWT, dan data lain yang menyangkut dengan penggajian karyawan. Bagian payroll selalu meng update file ini setiap bulannya untuk memperbaharui bila terjadi perubahan, baik dari data kepegawaian maupun perubahan tarif gaji. Dari hasil analisa diketahui bahwa risiko dalam perubahan payroll master yang
dilakukan
oleh
pihak
yang
tidak
berwenang
adalah
kecil
kemungkinananya. Karena bagian personnel sebagai pihak yang menangani masalah kepegawaian selalu memberikan informasi yang jelas kepada payroll jika ada perubahan data karyawan baru. Begitu pula jika ada karyawan yang sudah berhenti maka data karyawan tersebut harus segera dihapus. Perubahan data tersebut akan secepatnya dilaporkan kepada bagian payroll untuk dilakukan koreksi terhadap payroll master, karena untuk mencegah terjadinya pembayaran gaji berlebih yang dapat merugikan perusahaan. Bagian payroll dan personnel telah melakukan kerja sama yang baik dan memberikan informasi yang lengkap dan cepat terkait dengan perubahan data pada payroll
66
master tersebut. Dan juga pembatasan wewenang dalam pengolahan data payroll master sudah dijalankan sesuai dengan prosedur perusahaan.
2.
Keakuratan Daftar Absensi Pencatatan dari data kerja dan kehadiran karyawan sangat berpengaruh
dalam perhitungan gaji dalam suatu perusahaan. Kebenaran data tersebut harus dilakukan dengan benar dan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu yang bertanggung jawab terhadap tugasnya. Apabila terjadi kesalahan pada daftar absensi maka perhitungan gaji menjadi tidak akurat. Sehingga pembayaran gaji pada karyawan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenerannya. Bagian fungsi pencatat waktu untuk karyawan yang berada di proyek adalah diawasi oleh kepala lapangan atau supervisor secara langsung. Pencatatan waktu tersebut dilakaukan dengan cara manua yaitu dengan mengsisi pada lembar absensi. Setelah satu bulan, bagian administrator proyek akan merekap data kehadiran tersebut kemudian membuat laporan daftar absensi karyawan yang berupa Ms. Excel untuk dikirimkan kepada payroll pusat. Dalam laporannya tercantum nama karyawan, kehadiran dan ketidak hadiran selama satu bulan dengan keterangan shift yang dilaksanakan, serta perhitungan jam lembur karyawan. Namun berdasarkan hasil analisis dari dokumen laporan daftar absensi yang dikirimkan ke pusat, informasi yang terlampir dinilai kurang lengkap. Karena tidak tercantumnya jam kerja yang security di lapangan. Sebaiknya pencatatan waktu kerja dan jumlah jam kerja dituliskan pada laporan absensi. Sehingga pusat mengetahui secara rinci pelaksanaan waktu kerjanya. Maka
67
dapat dinilai bahwa risiko yang mungkin ditimbulkan dari ketidak akuratan data jam kerja dan kehadiran karyawan adalah cukup besar. Risiko lain yang mungkin terjadi adalah pencatatan yang dilakukan manual dan tidak menggunakan sistem yang terproteksi dengan baik, maka data absensi dapat dirubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dengan mudah. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan gaji, karena pembayaran gaji karyawan
harus
berdasarkan
waktu
dan
jam
kerja
sesuai
dengan
pelaksanaannya. 3.
Keakuratan Pengolahan Gaji Pengolahan gaji karyawan harus dilakukan dengan benar dan
berdasarkan perhitungan yang sesuai dengan prosedur yang berjalan. Kesalahan yang dapat terjadi adalah bila terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji, sehingga bagian payroll harus melakukan pembenaran terhadap data tersebut. Sehingga proses gaji akan
mengalami keterlamabtan dalam
penyelesaiannya. Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah yang tepat. Pengolahan gaji dilakukan oleh payroll. Pengolahan gaji yang dilakukan adalah membuat perhitungan gaji berdasarkan daftar absensi karyawan, tunjangan yang diperoleh, serta pemotongan gaji karena pajak penghasilan yang ditanggung oleh masing-masing karyawan dan pemotongan upah waktu kerja yang kurang dari semestinya. Perhitungan waktu kerja adalah berdasarkan laporan asbensi yang diterima dari setiap proyek. Untuk pajak
68
penghasilan bagian payroll akan merekap jumlah Pph 21 yang telah dirumuskan pada summary payroll selama satu tahun, kemudian hasil tersebut akan diberikan kepada staff pajak untuk dilaporkan pajak penghasilan dari seluruh karyawan yang terdaftar dalam perusahaan kepada negara. Berdasarkan hasil analisis terhadap pengolahan gaji yang telah berjalan masih rentan akan terjadinya risiko kesalahan karena ketidak akuratan dalam perhitungan data absensi. Karena laporan data absensi yang diterima masih kuran lengkap yaitu tidak dicatatnya jam hadir karyawan. Sehingga pusat tidak mengetahui secara jelas jam kerja dari masing-masing karyawan. Ditambah belum adanya sistem yang terkomputerisasi untuk absen karyawan yang dapat memperbesar peluang kecurangan maupun kesalahan dalam pencatatannya. Dan karena sistem yang masih manual tersebut maka perhitungan absensi karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam prosesnya, sehingga sering terjadi keterlamabatan dalam pengolahan gaji tersebut. Namun untuk pelaporan pemotongan pajak penghasilan karyawan susdah dilakukan dengan akurat berdasarakan perhitungan yang berlaku pada Undang-undang. Dan hasil pemotongan pajak penghasilan karyawan selali dilaporkan kepada negara tepat waktu oleh staff pajak sebagai bagian yang menangani masalah pajak perusahaan. 4.
Kecurangan pada saat pembagian cek gaji Ancaman lain yang mungkin dapat terjadi dalam proses penggajian
adalah pada saat pemgeluaran cek gaji dari bagian keuangan diberikan kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini akan sangat merugikan perusashaan, karena bila cek pembayaran gaji jatuh ke tangan orang yang
69
bukan wewenangnya, makaa kas perusahaan akan dicuri dengan mencairkan cek tersebut ke Bank. Bilyet giro sebagai cek untuk pencairan dana pembayran gaji karyawan diberikan oleh bagian keuangan kemudian diserahkan kepada bagian payroll untuk diberikan kepada Bank. Sebelumnya bagian payroll telah membuat transfer list gaji karyawan untuk diserahkan ke bank.. Kemudian Bank akan mentransfer gaji ke karyawan berdasarkan list transfer yang diberikan. Otorisasi dalam pemberian cek gaji ini sudah melewati proses yang benar. Bilyet giro harus mendapatkan tanda tangan dari Direktur Keuangan selaku pemberian wewenang dalam pencairan dana untuk pembayaran gaji karyawan. Dan pemberian cek tersebut harus diberikan kepada bagian payroll, dan nama penerima cek tersebut harus jelas tercatat dan menandatangani bahwa cek tersebut susdah diterima oleh bagian payroll. Dari penjelasaan diatas maka dapat disimpulkan bahwa penilaian terhadap risiko ini masih kurang baik. Karena menurut beberapa teori, cek seharusnya dibayarkan langsung oleh bagian keuangan. Apabila cek gaji melewati beberapa departemen dahhulu kemudian baru dicairkan, maka dapat menimbulkan risiko penggelapan dana. Atau bisa saja cek tersebut hilang atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
4.6
Perbaikan Prosedur Penggajian 1.
Karyawan melakukan pengisian daftar hadir dengan cara menscanning ibu jari pada mesin finger scanning.
2.
Berdasarkan data yang terrecord pada mesin finger print, bagian administrator mencetak daftar absensi karyawan sebanyak dua rangkap
70
yang telah di otorisasi oleh kepala lapangan atau supervisor dan proyek Manajer. Rangkap satu di arsip oleh bagian administrator, rangkap dua diserahkan kepada payroll pusat. 3.
Selanjutnya bagian payroll menerima laporan daftar absensi dari administrator dan memproses daftar gaji berdasarkan laporan daftar kehadiran karyawan.
4.
Payroll membuat summary payroll yang merupakan ringkasan dari seluruh gaji karyawan, kemudian di otorisasi oleh HRM Manajer .
5.
Setelah mendapatkan persetujuan dari HRM Manajer payroll membuat internal memo pembayaran gaji yang akan diserahkan kepada bagian keuangan.
6.
Bagian keuangan akan mengeluarkan cek gaji kepada payroll untuk pembayaran gaji karyawan. Cek gaji sebelumnya telah disetujui oleh Direktur Keuangan.
7.
Kemudian payroll akan membuat daftar rekening karyawan yang akan diberikan kepada bank untuk melakukan transfer gaji.
8.
Bank melakukan transfer gaji sesuai dengan daftar rekening yang telah diberikan kepada payroll.
9.
Setelah transfer berhasil bank akan memberikan form bukti yang telah dilegalisir untuk menyatakan bahwa pembayaran gaji telah masuk ke rekening masing-masing karyawan.
10. Payroll membuat salinan form bukti transfer dua rangkap, rangkap pertama disimpan oleh payroll sebagai arsip dan rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan sebagai bukti kas keluar.
71
11. Slip gaji diberikan setelah pembayaran gaji masuk ke rekening masingmasing
karyawan
dan
diberikan
kepada
administrator
untuk
didistribusikan kepada setiap karyawan.
Gambar 4.1 Prosedur Usulan Penggajian PT. Nawakara
4.6.1 Pencatatan Waktu Hadir Baru A. Usulan Perbaikan Berdasarakan hasil analisis pencatatan waktu hadir, terdapat beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk meningkatkan pengendalian internalnya. Terlihat dari laporan absensi yang diberikan kepada payroll pusat, tidak terdapatya tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Dan kelengkapan dokumen yang diberikan, masih kurang cukup
72
untuk memberikan keterangan yang lengkap atas data absensi karyawan. Untuk memperbaiki hal tersebut, usulan yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : a. Memberikan mesin pencatat waktu, agar waktu hadir tercatat sesuai dengan kehadiran yang sebenarnya dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga data absensi akan lebih akurat. b. Membuat sistem yang terkomputerisasi, yang dapat menghubungkan langsung dengan sistem yang ada di pusat, sehingga payroll dapat mengontrol waktu kerja karyawan secara langsung. Dengan adanya sistem tersebut, diharapkan juga dapat mempercepat proses penerimaan data laporan absensi dari karyawan proyek.
B. Prosedur Baru yang Diusulkan Dimulai pada saat karyawan masuk kerja, lalu melakukan absensi dengan memasukan kartu waktu atau dapat menggunakan finger print, kemudian mesin tersebut akan merecord jam kedatangannya sesuai dengan nama karyawan tersebut. Mesin akan menampilkan nama karyawan dan jam masuk dan pulangnya sesuai dengan stamp yang dilakukan. Setiap karyawan yang terlambat ataupun pulang lebih awal akan ter record datanya ke dalam sistem, maka dapat menjadi acuan bagi administratoristrator dan bagian payroll dalam pembuatan laporan daftar absensi yang digunakan untuk perhitungan gaji. Karyawan yang tidak melakukan absen maka tidak dianggap kehadirannya. Prosedur ini dapat meminimalkan kelemahan pertama, yaitu kecurangan pencatatan kehadiran karyawan dan karyawan yang tidak mengisi absensi karena faktor human error atau kesengajaan. Kelemahan kedua, yaitu proses penghitungan absensi dan kerja lembur yang memerlukan waktu yang cukup lama. Kelemahan ketiga, yaitu
73
rancangan formulir yang kurang informatif, yaitu formulir absensi tidak memuat informasi mengenai NIK dan jam kerja karyawan.
C. Dokumen dan Form yang Diusulkan 1. Kartu waktu diisi oleh adminstrator berdasarkan data record yang tersimpan dalam finger print. Kartu ini dibuat oleh pusat untuk setiap proyek dengan standar yang sama. Agar mempermudah proses perhitungan absensi. Kartu waktu diserahkan kembali sebagai lampiran laporan data absensi untuk setiap karyawan. Kartu waktu berfungsi untuk merekam absensi karyawan setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir di lapangan dan jam berapa mereka pulang. Kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan, apabila karyawan terlambat akan terdeteksi dari kartu ini dan sebagai dasar dari perhitungan gaji yang akan diterimanya.
Gambar 4.2 Kartu Waktu
2. Menambahkan kolom tandatangan untuk pihak-pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan security, yang menandakan bahwa laporan tersebut telah 74
melewati otorisasi yang benar dan telah dikoreksi kebenarannya. Adapun pihak yang berhak mengotorisasi laporan absensi adalah : - Kepala Lapangan, selakuku pihak yang mengontrol kegiatas dilapangan, - Koordinator Wilayah, sebagai pembuat laporan daftar absensi karyawan - Manajemen Proyek, pihak yang bertanggungjawab atas kegiatan operasional proyek
Gambar 4.3 Laporan Absensi Karyawan
3. Menambahkan lampiran lembur atau back-up (shift yang digantikan) pada laporan absensi yang dikirmkan kepada payroll, agar dapat diketahui secara jelas siapa saja karyawan yang melakukan lembur dalam satu bulan. Dan karyawan yang digantikan shift nya dengan karyawan lain. Dituliskan pula mengenai keterangan dari alasan penggantian tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghitung jumlah jam lembur secara lebih jelas sehingga meminimalkan salah perhitungan yang dilakukan.
75
Gambar 4.4 Lampiran Lembur – Back Up Anggota Security
4.6.2 Prosedur Pencatatan Waktu Lembur Baru A. Ususlan Perbaikan Analisis terhadap prosedur lembur perlu ada perbaikan dalam prosesnya, yaitu sebelum karyawan melaksanakan lembur harus diberikan surat perintah kerja lembur terlebih dahulu. Surat ini berisi NIK, Nama Karyawan, Jabatan, serta jam mulai lembur sampai selesai. Setiap karyawan lembur, harus dicatat datanya untuk mengetahui siapa sajakah karyawan yang lembur. Dalam proses ini perlu juga ditambahkan sistem yang berfungsi untuk me record data lembur tersebut agar lebih akurat dan memudahkan dalam perhitungannya. Otorisasi yang harus dilalui untuk pengesahan dalam prosedur ini harus melewati kepala lapangan atau supervisor proyek dan manajer proyek.
B. Prosedur Baru yang Diusulkan Surat perintah lembur harus dikeluarkan oleh kepala langan atau supervisor proyek sebelum karyawan melaksanakan tugasnya. Kemudian Kepala lapangan akan mencatat karyawan siapa saja yang melaksanakan lembur. Surat harus 76
ditandatangani oleh kepala lapangan dan manager proyek. Setelah mendapatkan persetujuan, kemudian administratoristrator akan melakukan input data melalui sistem komputerisasi dengan memasukan nama karyawan yang lembur, jam mulai lembur sampai dengan selesainya. Prosedur ini dilakukan untuk mencegah terjadinya pembayaran kerja lembur yang berlebih.
C. Form Baru yang Diusulkan Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) adalah dokumen yang dibuat oleh kepala lapangan untuk memerintahkan karyawannya melakukan kerja lebih dari jam normalnya. Form ini harus melewati otorisasi dari Kepla lapangan dan Proyek Manajer. SPKL diberikan kepada adminstrator untk kelenglapan dokumen, kemudian dirangkap 2. Dokumen asli diberikan kepada HRD pusat dan yang coppy disimpan administrator untuk arsip.
Gambar 4.5 Surat Perintah Kerja Lembur 77
