BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN 4.1.
Perencanaan Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan Finished Vehicle pada PT. Mercedes-Benz Indonesia Perencanaan evaluasi dilakukan sebelum pembahasan dengan tujuan dapat
memperoleh bukti yang cukup serta dapat mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian internal atas persediaan barang dagang khususnya finished vehicle pada PT. Mercedes-Benz Indonesia. PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah sebuah perusahaan dibidang otomotif asal Jerman yang memproduksi berbagai macam kendaraan seperti mobil, truk, dan bus, maka sangat penting bagi perusahaan untuk menjalankan proses pengelolaan persediaan barang dagang secara efektif dan seefisien mungkin. PT. Mercedes-Benz Indonesia mengkategorikan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle menjadi dua jenis yaitu Completely Knocked Down (CKD) dan Completely Built Up (CBU). Pada unit CKD, proses pengelolaan persediaan dimulai pada saat persediaan barang dagang khususnya finished vehicle dipesan oleh bagian Marketing karena bagian Marketing memiliki wewenang dan bertanggung jawab atas pemesanan dan pembelian persediaan barang dagang. Pemesanan barang dilakukan oleh bagian Marketing berdasarkan hasil rapat planning schedule pembelian yang dilakukan oleh Logistic bagian PPC (Production Planning Control) bersama dengan bagian Marketing. Rapat tersebut menghasilkan rencana pembelian unit CKD untuk periode satu tahun. Untuk unit CBU, pemesanan unit dilakukan oleh bagian Marketing berdasarkan dua hal yaitu atas dasar permintaan dari customer yang dilakukan melalui dealer dan atas dasar hasil kesepakatan dari rapat planning yang dilakukan oleh pihak Logistic bagian PPC (Production Planning Control) dan Marketing. Pemesanan persediaan barang dagang datang berdasarkan packing month yang dilakukan secara bertahap dalam suatu periode produksi. Sedangkan yang menjadi dasar pemesanan adalah berdasarkan history tahun lalu, proyeksi penjualan, forecast 57
58
kendaraan apa yang akan menjadi trend setter pada tahun produksi, dan permintaan dari customer melalui dealer. Setelah persediaan yang dibeli tiba, bagian Logistic atau Gudang menerima persediaan yang dikirim Supplier, lalu dilakukan proses warehousing dimana pengaturan atas penempatan dan pengambilan finished vehicle (barang jadi) ke display, hingga proses issuing yaitu pengiriman finished vehicle (barang jadi) ke PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia selaku distributor utama PT. Mercedes-Benz Indonesia yang bertanggung jawab untuk pemasaran semua produk dari PT. Mercedes-Benz Indonesia. 4.1.1. Pengumpulan Bukti Evaluasi Pengumpulan bukti dapat dilakukan dengan cara melakukan wawancara, pengamatan, dan studi dokumentasi. Sumber informasi diperoleh dari pihak Finance Accounting & Tax Department, Marketing dan Logistic. 1.
Wawancara Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat didalam siklus persediaan barang dagang yaitu
Finance Accounting & Tax Department,
Marketing dan Logistic. Adapun pertanyaan yang diajukan adalah seputar prosedur yang terkait dengan persediaan barang dagang serta pengendalian internal yang terdapat pada perusahaan yang diteliti. 2.
Studi Dokumentasi Pengumpulan bukti juga dilakukan dengan mengevaluasi dokumen-dokumen yang terkait.
4.2.
Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan Finished Vehicle pada PT. Mercedes-Benz Indonesia
4.2.1. Lingkungan Pengendalian Evaluasi atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar dapat memahami sikap, kesadaran serta tindakan-tindakan yang dilakukan pemimpin yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian. Dengan metode wawancara diharapkan dapat melihat keandalan internal control yang ada serta bertujuan untuk meminimalisasi potensi kecurangan atau fraud dan kerugian yang mungkin akan terjadi pada perusahaan.
59
Melalui wawancara yang dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan persediaan barang dagang di PT. Mercedes-Benz Indonesia dapat disimpulkan bahwa lingkungan pengendalian pada PT. Mercedes-Benz Indonesia telah berjalan cukup baik terbukti dengan adanya bagian Controlling yang bertugas untuk memantau semua kegiatan termasuk keluar masuknya persediaan barang dagang khususnya finished vehicle mengingat harga perolehan yang cukup tinggi. Berikut akan diuraikan beberapa aspek dalam lingkungan pengendalian untuk dapat mengidentifikasi kelebihan maupun kekurangan atas pengelolaan persediaan barang dagang, yaitu: 1.
Integritas dan Nilai Etika Integritas dan nilai etika merupakan nilai standar perilaku yang berlaku di suatu perusahaan, bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan diterapkan. Informasi yang didapat dari pihak-pihak yang terlibat dalam siklus persediaan barang dagang yaitu Finance Accounting & Tax Department, Marketing dan Logistic PT. Mercedes-Benz Indonesia. Nilai integritas dan nilai etika meliputi tindakan karyawan yang jujur khususnya bagian Stock Accounting dan berkualitas terhadap pekerjaannya serta tidak melanggar hukum ataupun bertindak tidak etis dan penuh rasa tanggung jawab berdasarkan standar operasional perusahaan berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan. Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan bahwa pengendalian internal yang berhubungan dengan nilai integritas dan etika pada PT. MercedesBenz Indonesia telah berjalan dengan lakyak atau memadai. Adapun hal-hal yang ditemukan pada nilai integritas dan nilai etika yaitu: a. Perusahaan sudah mempunyai code of ethics yang dibagikan ke seluruh karyawan dan secara rutin dilakukan resosialisasi melalui pamflet, brosur ataupun melalui email agar karyawan benar-benar memahami kode etik yang berlaku di PT. Mercedes-Benz Indonesia. b. Selain itu sistem reward dan punishment juga sudah berjalan dengan baik di PT. Mercedes-Benz Indonesia. Karyawan dituntut untuk bekerja dengan disiplin, bertanggung jawab dan jujur. Perusahaan akan memberikan reward
60
berupa berupa bonus, insentif, maupun kenaikan gaji diatas rata-rata karyawan lainnya bagi karyawan yang berprestasi dan beretika baik serta akan ada tindakan yang tegas apabila ada karyawan yang melakukan pelanggaran etika. Hal ini menunjukkan komitmen dan etika terhadap rasa tanggung jawab serta integritas perusahaan. c. Sikap karyawan berdasarkan pengamatan yang dilakukan selalu cermat dan sigap dalam menjawab pertanyaan seputar topik yang dibahas namun untuk informasi yang sifatnya confidential para karyawan tidak bersedia memberikan informasi tersebut. Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan mempunyai aturan khusus berkaitan dengan penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa yaitu tentang informasi apa saja yang diberikan dan sejauh mana informasi tersebut dapat diberikan oleh perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan memahami dan menjunjung tinggi prinsip kerahasiaan yang diterapkan perusahaan. d. Para
karyawan
yang
bekerja
pada
PT.
Mercedes-Benz
Indonesia
mendapatkan gaji yang layak untuk memenuhi kebutuhan, mendapatkan fasilitas antar jemput dan makan siang setiap hari. Selain itu, bagi karyawan yang lembur akan mendapatkan voucher taksi sebagai pengganti karena tidak bisa menggunakan fasilitas antar jemput yang disediakan oleh PT. MercedesBenz Indonesia. Dengan benefit yang diberikan oleh PT. Mercedes-Benz Indonesia kepada seluruh karyawan dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa hal itu akan mengurangi potensi terjadinya kecurangan di PT. Mercedes-Benz Indonesia dan menurut hasil pengamatan yang dilakukan, para karyawan datang ke kantor tepat waktu, menggunakan waktu istirahat secara bertanggung jawab dengan kembali bekerja tidak melebihi jam istirahat yang telah ditetapkan, dan pulang tepat waktu karena rata-rata karyawan yang bekerja di PT. Mercedes-Benz Indonesia khususnya yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri menggunakan fasilitas antar jemput, kecuali bagi karyawan yang harus melakukan kerja melebihi jam kerja yang ditetapkan (lembur) dengan syarat mendapat persetujuan dari atasan terlebih dahulu.
61
Kedisiplinan karyawan terhadap jam kerja merupakan salah satu perwujudan dari integritas karyawan yang baik dan dapat meningkatkan efisiensi terhadap perusahaan. 2.
Komitmen Terhadap Kompetensi Kompetensi merupakan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan terhadap kompetensi untuk suatu pekerjaan dan bagaimana tingkatan tersebut dapat berubah menjadi keterampilan serta kebiasaan yang baik. Menurut hasil pencatatan atas pengamatan yang dilakukan pada PT. Mercedes-Benz Indonesia bahwa PT. Mercedes-Benz Indonesia mempunyai komitmen yang tinggi terhadap kompetensi para karyawannya. Hal ini dapat dilihat dari pelatihan yang diberikan kepada karyawan baik karyawan baru ataupun karyawan yang telah bekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan benar. Training yang diberikan dapat berupa training internal ataupun training eksternal seperti melakukan exchange karyawan PT. Mercedes-Benz Indonesia dengan karyawan PT. Mercedes-Benz Jerman yang secara tidak langsung dapat memantau secara otomatis apakah pekerjaan yang dilakukan oleh satu karyawan dengan karyawan yang lain telah dijalankan sesuai SOP. Training internal adalah training yang diadakan di internal PT. Mercedes-Benz Indonesia dengan instructor berasal dari internal perusahaan. Sedangkan training eksternal adalah training yang diselenggarakan oleh pihak diluar PT. Mercedes-Benz Indonesia.
3.
Dewan Komisaris atau Komite Audit Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan tidak memperoleh banyak informasi mengenai Dewan Komisaris atau Komite Audit pada PT. MercedesBenz Indonesia karena terbatasnya informasi yang diberikan, akan tetapi dari wawancara yang diajukan diperoleh informasi bahwa PT. Mercedes-Benz Indonesia tidak memiliki bagian Internal Audit karena proses audit langsung dilakukan oleh pihak Internal Audit PT. Mercedes-Benz Jerman yang dilakukan setahun sekali, tetapi PT. Mercedes-Benz Indonesia khususnya yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri, Bogor mempunyai bagian Controlling yang
62
bertugas untuk memantau semua kegiatan operasional perusahaan. Selain itu, PT. Mercedes-Benz Indonesia juga diaudit oleh Auditor eksternal yang bekerja secara independent yaitu KPMG (Klynveld, Peat, Marwick, Goerdeler) secara periodik dua kali dalam setahun (pertengahan tahun dan akhir tahun). 4.
Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi dan gaya operasi manajemen sangat penting karena hal ini mencerminkan seberapa baik pengendalian internal yang ada dan telah berjalan. Seperti halnya perusahaan lain, PT. Mercedes-Benz Indonesia memiliki filosofi tersediri yaitu “Kekeluargaan, Kebersamaan, Kerja Keras, dan Kerja Cerdas”. Dari filosofi tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa PT. Mercedes-Benz Indonesia berhasil menciptakan lingkungan kerja yang nyaman berdasarkan sifat kekeluargaan serta kebersamaan terbukti dengan sikap karyawan yang ramah tamah, tersenyum atau menyapa kepada sesama karyawan yang bekerja dan juga tamu yang datang ke PT. Mercedes-Benz Indonesia. Karena dengan lingkungan kerja yang nyaman tersebut dapat membuat karyawan bekerja dengan penuh loyalitas dan menumbuhkan semangat bekerja yang dapat menciptakan prestasi. Selain itu PT. Mercedes-Benz Indonesia juga memiliki filosofi kerja keras dan kerja cerdas yang telah terbukti dengan keberhasilan target yang dicapai untuk jangka pendek dan semua karyawan dapat menikmati hasil kerja keras mereka dengan kesejahteraan dalam bentuk bonus yang diberikan setiap tahun oleh PT. Mercedes-Benz Indonesia. Disamping itu PT. Mercedes-Benz Indonesia tetap mengutamakan keselamatan karyawan saat bekerja dengan motto “Safety First”. Dari sisi gaya operasi Manajemen perusahaan menerapkan sistem desentralisasi. Dengan sistem ini, maka proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena keputusan tidak hanya terpusat di Manajemen Puncak tetapi juga didelegasikan ke Manajemen dibawahnya sesuai dengan matriks otorisasi. Manajemen Puncak melakukan review secara berkala untuk dapat memantau tindakan atau kegiatan yang dilakukan oleh Manajer Menengah ataupun Manajer Bawah agar terhindar dari kerugian bagi perusahaan. Sebagai contoh internal control yang telah ada dalam Stock Accounting adalah control effectiveness yang
63
dilakukan secara enam bulan sekali dengan cara mengumpulkan hasil laporan stock taking untuk diserahkan dan ditandatangani oleh Department Manager dan Deputy Director Accounting Department untuk di review apakah job description telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada dan wajib diterapkan oleh seluruh karyawan PT. Mercedes-Benz Indonesia. 5.
Struktur Organisasi Struktur organisasi pada perusahaan berguna untuk mengetahui informasi mengenai tugas dan wewenang yang ada pada tiap karyawan agar pemisahan fungsi dapat terlihat antara satu bagian dengan bagian lainnya dan untuk mencegah terjadinya kecurangan. Terdapat struktur organisasi pada PT. Mercedes-Benz Indonesia secara tertulis yang penting bagi pedoman karyawan dalam melakukan pekerjaan dan pelaporan serta pertanggungjawaban terhadap atasan. Jika tidak terdapat struktur organisasi secara tertulis, urutan pemberi perintah tugas mulai dari yang teratas sampai bawah akan menjadi tidak jelas bagi karyawan sehingga kinerja kurang maksimal karena struktur organisasi menunjukkan wewenang dan tanggung jawab seseorang yang ada dalam suatu perusahaan.
6.
Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab Pembagian wewenang dan tanggung jawab dijelaskan pada struktur organisasi. Wewenang yang terdapat pada PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah wewenang garis, staff, dan fungsional. Wewenang garis ditunjukkan dengan adanya hubungan seorang atasan untuk memerintahkan bawahan dan tiap bawahan hanya mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja. Wewenang staff merupakan wewenang yang membantu garis personil dalam memberikan saran, pendapat, atau usulan mengenai operasional perusahaan. Wewenang fungsional adalah wewenang yang mempunyai personil suatu Departemen untuk memberikan saran atau usulan lain dalam bidangnya masing-masing terhadap personil di Departemen lainnya. Pengendalian internal terhadap pembagian wewenang dan tanggung jawab pada PT. Mercedes-Benz Indonesia telah berjalan dengan memadai. Kondisi ini dapat
64
dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan wewenang kepada setiap karyawan berdasarkan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki. Dalam siklus persediaan barang dagang pada PT. Mercedes-Benz Indonesia. Pemisahan tugas dilakukan oleh orang yang berbeda untuk mencegah adanya kecurangan atau fraud yang mungkin dapat terjadi. Control atas pemisahan tugas dimulai pada saat barang persediaan dipesan atas dasar rapat planning schedule pembelian yang dilakukan oleh Logistic bagian PPC (Production Planning Control) dengan bagian Marketing. Kemudian hasil rapat planning yang berupa schedule pembelian CKD unit untuk satu tahun diserahkan ke bagian Marketing karena bagian Marketing bertugas dan bertanggung jawab dalam pemesanan dan pembelian persediaan barang dagang. Untuk persediaan barang dagang CBU dipesan berdasarkan permintaan customer melalui dealer dan tanpa adanya pesanan (berdasarkan kesepakatan yang dilakukan oleh Logistic bagian PPC (Production Planning Control) dan bagian Marketing pada rapat planning). Setelah persediaan barang dagang yang dibeli tiba, bagian Logistic atau Gudang melalui stock keeper menerima persediaan yang dikirim Supplier dan menyimpannya. Kemudian proses warehousing dilakukan oleh bagian Logistic dimana pengaturan atas penempatan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle untuk menyimpan barang dagang sesuai dengan jenisnya agar tidak terjadi kesalahan dalam penempatan yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan dan dilakukan stock taking oleh bagian yang independen yaitu bagian Stock Accounting PT. Mercedes-Benz Indonesia satu kali dalam tiga bulan hingga proses issuing yang dilakukan bagian Finance Accounting & Tax Department khususnya Account Receivable yang melakukan penjualan inter company menggunakan dokumen-dokumen seperti Invoice Inter Company, Dispatch Note dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam PT. Mercedes-Benz Indonesia untuk dikirim ke PT. MercedesBenz Distribution Indonesia selaku distributor utama PT. Mercedes-Benz Indonesia yang bertanggung jawab untuk pemasaran semua produk finished vehicle dari PT. Mercedes-Benz Indonesia.
65
7.
Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya berpengaruh pada internal control yang efektif oleh karena itu tiap perusahaan memiliki kriteria dan proses seleksi yang memadai dalam penerimaan karyawan, serta memiliki program yang memadai dalam mengembangkan kompetensi atas kinerja karyawan. Para karyawan didorong untuk dapat berinovasi dan mengambil keputusan atas risiko yang rinci dalam pekerjaannya, memandang positif mengenai persaingan dan kegiatan kerja berdasarkan tim. Berdasarkan hasil yang didapatkan atas pengamatan dari pengendalian internal atas kebijakan dan praktik sumber daya manusia pada PT. Mercedes-Benz Indonesia sudah cukup memadai. PT. Mercedes-Benz Indonesia melakukan penilaian atau review terhadap kinerja karyawan dan membaginya kedalam empat kategori yaitu unsuccessful, successful, excellent, dan outstanding. Unsuccessful adalah sebutan bagi karyawan yang belum atau kurang menguasai bidang pekerjaannya, untuk itu
PT. Mercedes-Benz Indonesia memberikan
pelatihan berupa training agar karyawan tersebut dapat menguasai secara keseluruhan bidang pekerjaannya. Successful adalah sebutan bagi karyawan yang menguasai secara keseluruhan bidang pekerjaan yang diberikan, untuk itu PT. Mercedes-Benz Indonesia memberikan promosi kenaikan jabatan ataupun bonus bagi karyawan yang berprestasi dalam bidangnya. Sedangkan untuk excellent dan outstanding adalah sebutan bagi karyawan yang menguasai bidang pekerjaannya dan dapat meng-handle bidang pekerjaan lainnya (menguasai lebih dari satu bidang pekerjaan), untuk itu PT. Mercedes-Benz Indonesia memberikan reward bagi karyawan tersebut dengan cara promosi kenaikan jabatan dan tunjangan lainnya.
66
4.2.2. Penilaian Risiko Penilaian risiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola permasalahan tersebut sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian internal. Hal ini ditunjukan pada prosedur persediaan barang dagang yang telah berjalan dengan cukup baik. PT. Mercedes-Benz Indonesia mempunyai target penjualan setiap tahunnya yang telah ditetapkan. PT. Mercedes-Benz Indonesia juga menaksirkan risiko terhadap pesaing bisnis agar dapat mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi dan untuk bertahan serta terus berkembang didalam dunia bisnis. Hal tersebut dilakukan dengan memproduksi barang (kendaraan) dengan kualitas yang terbaik dan terus melakukan inovasi sesuai dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi. Penaksiran risiko terhadap kecurangan oleh karyawan juga dilakukan untuk mengantisipasi kehilangan persediaan barang dagang yang ada dan mempertimbangkan kemampuan Supplier dalam mengirimkan persediaan barang dagang untuk perusahaan. Berikut penilaian risiko yang mungkin timbul pada persediaan barang dagang: 1.
Risiko Tidak Tercapainya Target Pada PT. Mercedes-Benz Indonesia, target penjualan yang telah dibuat oleh bagian Marketing dapat tidak tercapai oleh sebab-sebab antara lain: kondisi ekonomi yang sedang turun sehingga permintaan menjadi turun, kompetitor mengeluarkan produk baru yang lebih bagus ataupun kualitas bahan yang digunakan untuk membuat kendaraan belum lulus uji kualitas yang menyebabkan produksi harus menunda perakitan kendaraan yang telah dijadwalkan.
2.
Risiko Adanya Kecurangan oleh Karyawan Persediaan barang dagang merupakan asset perusahaan yang menempati posisi cukup penting dalam suatu perusahaan karena dana perusahaan tertanam dalam persediaan barang dagang. Untuk itulah persediaan barang dagang khususnya finished vehicle bisa dikatakan sebagai asset yang mempunyai nilai signifikan bagi perusahaan. Kecurangan terhadap persediaan barang dagang yang dilakukan oleh karyawan bisa terjadi karena control yang lemah dalam pengendalian internal persediaan barang dagang. Pada PT. Mercedes-Benz Indonesia control
67
terhadap persediaan barang dagang khususnya finished vehicle dilakukan dengan cara stock taking oleh bagian Stock Accounting yang dilakukan satu kali dalam tiga bulan. 3.
Risiko Terhadap Kesalahan Karyawan yang Tidak Disengaja (Human Error) Human error merupakan kesalahan dalam pekerjaan yang disebabkan oleh ketidaksesuaian atas pencapaian dengan apa yang diharapkan dan dapat terjadi karena kurangnya ketelitian seorang individu. Dalam prakteknya, human error terjadi ketika serangkaian aktivitas di lapangan kerja yang sudah direncanakan, ternyata berjalan tidak seperti apa yang diinginkan. Namun human error tidak mutlak disebabkan oleh kesalahan seorang individu tetapi dapat terjadi dikarenakan oleh banyak faktor seperti: 1) Induced Human Error System, yaitu mekanisme sistem kerja yang memungkinkan pekerjanya melakukan kesalahan, misalnya tidak adanya penerapan disiplin yang baik dari pihak manajemen. 2) Induced Human Error Design, yaitu terjadinya kesalahan akibat dari kesalahan rancangan sistem kerja yang kurang baik. 3) Pure Human Error, yaitu ketika kesalahan itu berasal dari individu itu sendiri. Misalnya karena kemampuan dan pengalaman kerja yang terbatas. Selain itu, secara sederhana human error juga bisa disebabkan oleh tiga hal yang umum biasa terjadi dalam suatu perusahaan, seperti hal yang lebih menekankan kepada individu (kurangnya pelatihan atau pendidikan pada saat masa percobaan karyawan baru) atau yang bersifat manajerial (kurangnya peranan manajemen dalam mengatur karyawan) serta yang lebih bersifat global seperti tekanan keuangan, waktu, serta perlakuan sosial dan budaya organisasi.
4.
Risiko Kesalahan Pembelian Persediaan Barang Dagang Dalam Purchase Order yang disiapkan bagian Logistic berdasarkan sistem Demand Manajemen (SAP) yang dimiliki bagian Purchasing secara otomatis mengatur persediaan mana yang telah mencapai minimum stock dan harus di reorder. Pembelian yang menggunakan sistem secara otomatis dilakukan untuk
68
meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pembelian persediaan barang dagang, tetapi biasanya PT. Mercedes-Benz Indonesia telah membuat planning pembelian persediaan barang dagang untuk satu tahun produksi. Jadi, risiko untuk kesalahan pembelian persediaan barang dagang khususnya finished vehicle jarang terjadi. 5.
Risiko Kerusakan Pada Barang yang Diterima Bagian penerimaan yaitu Logistic dibantu oleh bagian Quality Control memiliki fungsi untuk melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari Supplier, jika terdapat kerusakan barang maka perusahaan akan memilih apakah barang tersebut akan dikembalikan, diclaim ke asuransi atau dihancurkan. Sebelum proses pengembalian atau penghancuran dilakukan, bagian Stock Accounting menghitung berapa biaya yang lebih murah dan harus mendapatkan persetujuan Manager Department yang terkait.
6.
Risiko Barang Yang Diterima Tidak Sesuai Dengan Yang Dipesan Bagian Logistic pada PT. Mercedes-Benz Indonesia bertugas untuk melihat dan menerima barang kemudian bagian Quality Control melakukan pemeriksaan persediaan barang khususnya finished vehicle yang diterima. Dalam hal ini pengendalian internal telah dilakukan cukup baik karena adanya koordinasi yang baik antara bagian Logistic PT. Mercedes-Benz Indonesia yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri (penyimpanan CKD) dan Gudang PT. Puninnar Logistic (penyimpanan CBU) sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Bagian Gudang PT. Puninnar Logistic akan mengkonfirmasi ke bagian Gudang PT. Mercedes-Benz Indonesia yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri bahwa barang yang tiba dan diterima sejumlah yang dipesan sesuai perminaan pembelian dan Delivery Order.
7.
Risiko Penumpukan Barang di Gudang Pembelian yang dilakukan oleh bagian Marketing akan melakukan pembelian persediaan barang khususnya finished vehicle dalam jumlah banyak yang melebihi limit di gudang untuk mencegah terjadinya stock out sehingga hal ini
69
dapat menyebabkan penumpukan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle di gudang. 8.
Risiko Adanya Personel Baru Adanya personel baru dapat meningkatkan tingkat risiko kesalahan dikarenakan kurangnya pemahaman karyawan tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya. Namun dengan adanya karyawan baru yang masih mempunyai semangat cukup tinggi untuk bekerja sangat baik dikarenakan akan memacu karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik.
4.2.3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang khususnya finished vehicle pada PT. Mercedes-Benz Indonesia meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat adalah untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagang khususnya finished vehicle yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori yaitu: 1.
Otorisasi yang Tepat atas Transaksi Pada otorisasi transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang seharusnya dilakukan. Suatu contoh dalam hal pengendalian internal atas persediaan barang dagang khususnya finished vehicle yaitu adanya penandatanganan terhadap suatu dokumen oleh seseorang yang berwenang atau yang bertanggung jawab diantaranya adalah pada saat penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian Logistic di PT. Mercedes-Benz Indonesia dengan nama bagian PLG (Production Logistic) Department.
2.
Dokumen dan Catatan yang Memadai Dokumen harus dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa seluruh aktiva telah dikendalikan dengan pantas dan transaksi telah dicatat dengan benar. PT. Mercedes-Benz Indonesia cukup memiliki dokumen yang memadai untuk membantu pengawasan pengendalian internal diantaranya yaitu Delivery Note yang berfungsi untuk tanda keluar unit kendaraan dari stock dan Dispatch Note untuk mencatat seluruh barang yang keluar dari PT. Mercedes-Benz Indonesia
70
yang dibuat oleh bagian Logistic untuk kemudian didistribusikan ke bagian Finance Accounting & Tax Department khususnya Cost and Stock Accounting mendapatkan Dispatch Note Original, receiver mendapatkan Dispatch Note White Copy, Driver atau Operator mendapatkan Dispatch Note Pink Copy, Guard mendapatkan Dispatch Note Blue Copy, Requestor mendapatkan Dispatch Note Green Copy, dan Archive mendapatkan Dispatch Note Yellow Copy. Dengan adanya salah satu contoh dokumen tersebut menandakan bahwa pengendalian internal telah berjalan cukup baik karena semua transaksi barang masuk atau keluar telah dicatat sesuai dengan prosedur yang berlaku dan telah ditetapkan oleh perusahaan. 3.
Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan Gudang merupakan tempat penyimpanan persediaan barang dagang diantaranya finished vehicle (barang jadi). Gudang telah dilengkapi dengan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dan mobil branwir untuk menanggulangi dari bahaya kebakaran. Gudang juga dijaga oleh petugas keamanan (satpam) yang bertugas memeriksa barang dan orang yang masuk dan keluar gudang. Hanya orang yang memiliki otorisasi terkait yang bisa masuk ke gudang. Gudang akan dikunci apabila tidak digunakan. Berdasarkan hasil interview dengan bagian Asuransi PT. Mercedes-Benz Indonesia diperoleh informasi bahwa persediaan dan asset lainnya telah dilindungi oleh asuransi. Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan pun cukup memadai yaitu dengan adanya tempat penyimpanan dokumen (Filing Room) untuk masingmasing Department. Perusahaan mempunyai kebijakan penyimpanan dokumen. Apabila terkait dengan pajak maka dokumen harus disimpan selama sepuluh tahun.
Menurut hasil pengamatan tersebut, secara keseluruhan kebijakan
perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan barang dagang dan catatan serta aktiva telah cukup memadai dalam menciptakan pengendalian internal yang baik.
71
4.
Pemisahan Tugas PT. Mercedes-Benz Indonesia telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup memadai pada setiap transaksi atau kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle. Adapun salah satunya dapat dijelaskan dibawah ini: a. Pemisahan
antara
Fungsi
Gudang,
Fungsi
Pembelian
dan
Fungsi
Pembayaran. Fungsi gudang di PT. Mercedes-Benz Indonesia dilakukan oleh Logistic bagian PLG (Production Logistic) Department, sedangkan fungsi pembelian dilakukan oleh Marketing berdasarkan hasil rapat antara Logistic bagian PPC (Production Planning Control) dengan bagian Marketing . Setelah barang yang diorder oleh bagian Marketing datang dan diterima oleh bagian gudang kemudian Finance Accounting & Tax Department khususnya Account Payable melakukan proses pembayaran ke Supplier. b. Pemisahan antara Fungsi Pembelian dengan Fungsi Akuntansi Keuangan Fungsi akuntansi keuangan yang dimiliki oleh Finance Accounting and Tax Department memiliki tugas mencatat hutang atas pembelian persediaan barang dagang (Account Payable) dan mencatat seluruh persediaan barang dagang (Logistic dan Cost and Stock Accounting) yang dimiliki oleh PT. Mercedes-Benz Indonesia serta mengarsip dokumen-dokumen yang ada pada prosedur pembelian, penerimaan dan pengeluaran persediaan barang dagang. 5.
Pemeriksaan Independen atau Verifikasi Internal PT. Mercedes-Benz Indonesia telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan dengan pengawasan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle dengan diwajibkannya tanda tangan pada dokumen yang digunakan untuk melakukan transaksi operasional perusahaan oleh Section Manager yang berwenang sesuai dengan Departmentnya masing-masing. Kebijakan perusahaan ini secara tidak langsung menciptakan suatu pengecekan yang independent diantara
bagian-bagian
yang
melakukan
pembelian,
menerima
barang,
mengeluarkan barang, mengirim barang, serta bagian yang membuat faktur.
72
4.2.4. Informasi dan Komunikasi Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan pihak Finance Accounting & Tax Department, Marketing dan Logistic PT. Mercedes-Benz Indonesia, ditemukan bahwa penerapan informasi dan komunikasi telah berjalan dengan memadai. Hal ini ditunjukkan dengan adanya prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan yang dikomunikasikan dan dijalankan dengan baik oleh seluruh karyawan. Adapun bentuk informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan yaitu dalam bentuk sosialisasi, pengumuman, pelatihan atau arahan yang diberikan oleh perusahaan untuk seluruh karyawan. Salah satu contoh yang ditemukan di PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah karyawan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing yang berkenaan dengan pengendalian internal baik karyawan atau yang telah bekerja ataupun karyawan baru dengan melakukan training. Apabila karyawan menemukan kesulitan dalam menjalankan pekerjaannya, biasanya kegiatan yang dilakukan di PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah diskusi dengan karyawan lainnya yang mengerti, memahami dan menguasai bidang pekerjaan tersebut dan mengkomunikasikan kepada Section manager ataupun Supervisor masing-masing Department agar dapat dibimbing melalui diskusi sehingga karyawan tersebut mengerti dan dapat menguasai pekerjaannya. 4.2.5. Pemantauan Pemantauan merupakan suatu penilaian kualitas kinerja pada pengendalian internal sepanjang masa. Pemantauan menyangkut tentang penilaian terhadap karyawan pada suatu perusahaan yang bertujuan untuk menentukan bahwa sistem pengendalian internal telah berjalan dengan memadai. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak Finance Accounting & Tax Department, Marketing dan Logistic yang berhubungan dengan pemantauan yaitu: 1.
Melakukan Pemeriksaan Terhadap Kelengkapan Dokumen Secara Berkala yang Berhubungan dengan Prosedur Persediaan Barang Dagang Khususnya Finished Vehicle Pemantauan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu melalui perintah dari atasan langsung, dan melalui pihak yang independent. Dari hasil wawancara
73
yang dilakukan dengan pihak Finance Accounting & Tax Department, Marketing dan Logistic dapat disimpulkan bahwa dokumen yang ada pada setiap prosedur telah diperiksa kelengkapannya secara baik. Pemeriksaan kelengkapan dokumen ini dilakukan oleh pihak yang independent sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Contohnya yaitu pada prosedur pembelian persediaan barang dagang bahwa dokumen permintaan pembelian dibuat oleh Logistic bagian PPC (Production Planning Control) atas dasar rapat planning schedule pembelian yang dilakukan bersama bagian Marketing. Hasil rapat planning schedule pembelian berupa schedule pembelian sebagai syarat untuk melakukan pembelian persediaan barang dagang. Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat oleh Logistic bagian PLG (Production Logistic) Department yang kemudian di distribusikan ke bagian Finance Accounting and Tax Department. Apabila dokumen tersebut tidak ada maka PT. Mercedes-Benz Indonesia melalui bagian Marketing tidak dapat melakukan pembelian persediaan barang dagang. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa dengan adanya kelengkapan dokumen maka data akuntansi telah terjaga dengan baik dan tercatat sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi. Dan jika hal ini dapat terus dipertahankan kecurangan atau fraud dapat diminimalisir bahkan dihilangkan. 2.
Perusahaan Memiliki Kebijakan Pada Saat Melakukan Penerimaan Persediaan Barang Dagang Khususnya Finished Vehicle Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan bagian Logistic PT. MercedesBenz Indonesia mengatakan ada pedoman kebijakan yang perusahaan lakukan pada saat penerimaan persediaan barang dagang. Kebijakan ini dilakukan berdasarkan peraturan yang dibuat perusahaan yang pengawasannya dilakukan oleh bagian Quality Control dan diterima oleh bagian Logistic. Adapun kebijakan yang dilakukan pada saat penerimaan persediaan barang dagang yaitu: a. Memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan schedule pembelian dan dikirim oleh Supplier yang dipilih oleh perusahaan. b. Memastikan bahwa barang yang diterima telah diinput dalam sistem SAP secara benar dan akurat (real time).
74
c. Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh pihakpihak yang tidak mempunyai kepentingan dalam penerimaan persediaan barang dagang. d. Memudahkan pengaturan persediaan barang dagang di area gudang dengan cara
menyusun
berdasarkan
jenis
persediaan
barang
dagang
dan
pengembalian barang ke Supplier apabila terjadi kerusakan dalam pembelian persediaan barang dagang atau menghancurkan persediaan barang dagang tersebut apabila biaya untuk melakukan pengembalian terlalu tinggi agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk memenuhi kebijakan tersebut maka bagian Logistic selaku penerimaan persediaan barang dagang melakukan beberapa aktivitas yang perlu diperhatikan pada saat peneriman persediaan barang dagang yaitu: a. Melakukan verifikasi dokumen dengan cara memeriksa surat jalan (Delivery Note), Delivery Order, dan Invoice untuk diserahkan ke bagian Account Payable dan kegiatan ini dimonitor oleh bagian Quality Control. b. Melakukan verifikasi fisik dengan cara memeriksa nama dan kode barang, deskripsi dan spesifikasi, serta kuantitas dan melakukan verifikasi kualitas dengan cara memeriksa fisik barang apakah ada yang cacat atau tidak, memeriksa kualitas merk apakah merk barang asli atau palsu, memeriksa kapasitas apakah sesuai dengan yang tertera di spesifikasi barang, dan memeriksa fungsi barang apakah dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh bagian Quality Control. c. Membuat laporan hasil verifikasi dokumen dan fisik barang kedalam kertas kerja yang disebut Inspection Sheet. d. Mengirimkan dokumen pengiriman dan laporan verifikasi yang ditandatangani dan membuat copy dokumen untuk dikirimkan ke Finance Accounting and Tax Department khususnya Cost and Stock Accounting dan Account Payable.
75
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kebijakan yang ada pada PT. Mercedes-Benz Indonesia khususnya yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri telah berjalan dengan baik. Hal ini ditunjukkan dengan adanya ketentuan-ketentuan yang harus dilakukan pada saat melakukan penerimaan persediaan barang dagang. Jika hal ini terus dilakukan maka pengendalian internal dapat berjalan lebih layak dan memadai karena sedikitnya bahkan tidak adanya kesalahan dalam proses penerimaan persediaan barang dagang khususnya finished vehicle sampai persediaan barang dagang tersebut keluar. 3.
Telah Ditetapkannya Sanksi Bagi Pelanggaran yang Dilakukan Oleh Karyawan yang Dibuat Perusahaan Berdasarkan peraturan yang dibuat oleh perusahaan apabila ada karyawan yang melakukan tindakan pelanggaran yang tidak sesuai dengan etika yang seharusnya maka perusahaan akan mengambil tindakan tegas yaitu: a. Peringatan Lisan Peringatan secara lisan diberikan oleh atasan langsung atau pimpinan pada Department yang berkaitan dan berwenang untuk kesalahan/pelanggaran yang bersifat ringan atau umum yang masih dapat diperbaiki dan dimaklumi. b. Peringatan Tertulis Peringatan secara tertulis diberikan oleh atasan langsung atau pimpinan pada Department yang berkaitan dan berwenang untuk kesalahan/pelanggaran yang bersifat berat. Peringatan secara tertulis terdiri dari tiga tingkatan yaitu: a) Surat Peringatan Tertulis I (SP I) b) Surat Peringatan Tertulis II (SP II) c) Surat Peringatan Tertulis III (SP III) Dengan demikian dapat disimpulkan apabila karyawan yang bekerja pada PT. Mercedes-Benz Indonesia khususnya yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri terus mengikuti dan melaksanakan tata tertib yang dibuat oleh perusahaan maka tindakan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan akan berkurang bahkan tidak terjadi.
76
4.3.
Hasil Penelitian PT. Mercedes-Benz Indonesia yang terdiri atas tiga perusahaan, yaitu PT.
Mercedes-Benz Indonesia, PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia, dan PT. Star Engines Indonesia. PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah agen, perakitan, dan produsen tunggal dari produk PT. Mercedes-Benz Indonesia. PT. Mercedes-Benz Indonesia memiliki hak penuh untuk mengimpor semua produk Mercedes-Benz dari Jerman yang diakui secara hukum. PT. Mercedes-Benz Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang otomotif asal Jerman yang memproduksi berbagai macam kendaraan roda empat seperti mobil dan chasis bus. PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia adalah distributor utama dari PT. Mercedes-Benz Indonesia dan bertanggung jawab untuk memasarkan semua produk dari PT. Mercedes-Benz Indonesia. Mercedes-Benz adalah salah satu perusahaan mobil yang paling dikenal dan juga perusahaan mobil tertua di dunia yang bertahan sampai sekarang. Pada PT. Mercedes-Benz Indonesia, persediaan barang dagang khususnya finished vehicle berpengaruh secara langsung terhadap kegiatan produksi yang menunjang untuk memperoleh pendapatan. Karena persediaan barang dagang berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan dan merupakan unsur terbesar dalam asset, maka persediaan barang dagang harus dijaga dengan melakukan internal control secara baik yang dilakukan oleh perusahaan agar tidak terjadi kecurangan dalam suatu siklus persediaan dari barang diterima dan disimpan di gudang sampai barang tersebut dikirim ke customer. PT. Mercedes-Benz Indonesia yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri adalah tempat penyimpan dan perakitan Passenger Cars (PC) dan Commercial Vehicle (CV). Terdapat gudang di PT. Mercedes-Benz Indonesia untuk menyimpan persediaan barang dagang dari spare parts, consumption material (bensin, oli, lem, dll) hingga gudang persediaan finished vehicle (barang jadi). Semua persediaan barang jadi (kendaraan) di PT. Mercedes-Benz Indonesia telah diasuransikan terhadap risiko rusaknya barang akibat kebakaran, kebanjiran, dan bencana lainnya. Perhitungan persediaan secara fisik merupakan salah satu aspek penting dalam pengendalian
77
persediaan yang dilakukan oleh bagian Finance Accounting and Tax Department khususnya Cost and Stock Accounting, oleh karena itu kesalahan dalam perhitungan fisik untuk menentukan kuantitas persediaan akan mempengaruhi laporan keuangan. Atas dasar tersebut, PT. Mercedes-Benz Indonesia melakukan perhitungan fisik persediaan barang dagang (stock taking) pada barang jadi (kendaraan) satu kali dalam tiga bulan. Tempat penyimpanan persediaan barang jadi (kendaraan) disimpan di dua tempat yaitu, di gudang PT. Mercedes-Benz Indonesia yang terletak di Desa Wanaherang, Gunung Putri dikhususkan untuk menyimpan persediaan barang jadi CKD dan di gudang PT. Puninnar Logistic yang dikhususkan untuk menyimpan persediaan barang jadi CBU karena lokasi PT. Punninar Logistic yang berdekatan dengan pelabuhan. 4.4.
Jenis Persediaan Barang Jadi (Finished Vehicle) Sebuah perusahaan mengklasifikasikan persediaan barang dagangnya tergantung
pada bentuk perusahaan. Persediaan barang dagang dapat didefinisikan sebagai aktiva berwujud yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan dan yang diperoleh untuk diproses terlebih dahulu kemudian dijual. Persediaan barang dagang pada perusahaan manufaktur meliputi tiga kategori, yaitu persediaan bahan baku (raw materials), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods). PT. Mercedes-Benz Indonesia mengklasifikasikan kendaraan yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual sebagai barang jadi (finished vehicle). Kendaraan yang sedang dalam tahapan produksi diklasifikasikan sebagai barang dalam proses (work in process). Kaca, thinner, body shell, dan komponen lainnya yang digunakan untuk proses produksi merupakan persediaan bahan baku (raw manterials).
78
Persediaan barang jadi (finished goods) pada PT. Mercedes-Benz Indonesia terdiri dari:
Inventory/Stock
CKD (Completely Knock Down)
CBU (Completely Built Up)
Passenger Car
Commercial Vehicle
Sedan (LKW)
Bus/Truck (PKW)
Gambar 2. Jenis Persedian Barang Jadi Berdasarkan Tempat Perakitan Sumber: PT. Mercedes-Benz Indonesia Berdasarkan gambar diatas dapat diketahui bahwa jenis persediaan barang jadi (kendaraan) menjadi dua yaitu CBU dan CKD. Persediaan CBU adalah barang jadi (kendaraan) yang proses perakitannya dilakukan PT. Daimler AG yang berada di Jerman. Pada CBU persediaan barang jadi digolongkan menjadi dua, yaitu Passenger Car dan Commercial Vehicle. Passenger Car digunakan untuk klasifikasi kendaraan penumpang dan Commercial Vehicle merupakan sebutan untuk kendaraan niaga. Sedangkan persediaan CKD adalah barang jadi (kendaraan) yang proses perakitannya dilakukan PT. Mercedes-Benz Indonesia yang berada di Desa Wanaherang, Gunung Putri.
Kendaraan
Penumpang
Car)
(Passenger A-Class, C-Class, E-Class, M-Class, S-Class, etc.
Kendaraan Vehicle)
Niaga
(Commercial OH 1526, OH1626, OH 1836, Heavy Duty Truck, etc.
Tabel 2. Jenis Persediaan Barang Jadi Berdasarkan Tipe Sumber: PT. Mercedes-Benz Indonesia (2014)
79
4.5.
Alur Persediaan Barang Jadi Dasar pemesanan CBU terdiri dari:
1.
Pesanan dari pembeli/customer, dimana dilakukan pemesanan lewat Dealer.
2.
Tanpa adanya pemesanan. Kedua dasar tersebut dijalankan oleh bagian Marketing, sedangkan untuk
kendaraan CKD dilakukan rapat planning terlebih dahulu sebelum dilakukan proses produksi untuk menentukan jumlah barang jadi yang akan diproduksi selama satu tahun kedepan. Berikut adalah alur persediaan barang jadi CKD dan CBU:
Marketing
Logistic
Production Planning Control (PPC)
Production
Quality Control (QC)
Vehicle Preparation Centre (VPC)
Gambar 3. Alur Persediaan CKD (Completely Knock Down) Sumber: PT. Mercedes-Benz Indonesia
80
Logistic
Purchase Order ke PT. Daimler AG Jerman
Vehicle Preparation Center (VPC) Gambar 4. Alur Persediaan CBU (Completely Built Up) Sumber: PT. Mercedes-Benz Indonesia
Supplier (Pengiriman Bahan Baku)
PT. Mercedes-Benz Indonesia
PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia (Distributor Resmi PT. Mercedes-Benz Indonesia)
Dealer (Penjualan Barang Jadi)
Customer Gambar 5. Alur Persediaan Secara Umum Sumber: PT. Mercedes-Benz Indonesia
81
Adapun penjelasan dari alur persediaan secara umum pada gambar tersebut adalah: 1.
PT. Mercedes-Benz Indonesia memesan barang ke Supplier yang disertakan PO (Purchase Order) kemudian bahan baku dikirim ke PT. Mercedes-Benz Indonesia.
2.
Setelah itu PT. Mercedes-Benz Indonesia memulai proses produksinya dengan merakit bahan baku (raw materials) menjadi barang jadi dan setelah barang jadi selesai dirakit lalu dikirim ke warehouse/gudang PT. Mercedes-Benz Indonesia. Kemudian barang yang disimpan akan dicatat secara otomatis (berkurang atau bertambahnya barang) menggunakan System Application and Product in Data Processing (SAP) oleh Logistic.
3.
PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia memesan kendaraan kepada PT. Mercedes-Benz Indonesia, disini terjadi penjualan antar perusahaan (Inter Company). Setelah itu muncul Invoice Inter Company sebagai dokumen yang digunakan dalam penjualan kendaraan antar perusahaan. PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia merupakan distributor utama dari PT. Mercedes-Benz Indonesia dan bertanggung jawab untuk pemasaran semua produk dari PT. Mercedes-Benz Indonesia.
4.
Dealer memesan kendaraan yang diinginkan ke PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia, dan PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia mengirimkan Sales Order (SO) kepada dealer melalui sistem yang disebut Customer Order Management System (COMSYS). Disini terjadi penjualan antara PT. MercedesBenz Distribution Indonesia dengan dealer, setelah itu muncul Invoice sebagai dokumen yang digunakan dalam penjualan kendaraan antara PT. Mercedes-Benz Distribution Indonesia dengan dealer.
5.
Barang jadi langsung diterima oleh pembeli/customer setelah melakukan pembelian lewat dealer.
82
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan persediaan barang jadi (kendaraan) pada PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah: 1.
Vehicle Delivery Order Dokumen yang digunakan sebagai bukti barang sudah dalam keadaan baik dan menjadi stok.
2.
VPC Job Card Dokumen yang digunakan untuk mengecek kendaraan yang dikirim dari bagian Quality Control (QC).
3.
Pre Delivery Inspection (PDI-1) Dokumen yang digunakan untuk pengiriman barang ke dealer sebagai bukti bahwa telah dilakukan tes uji kendaraan.
4.
Vehicle Maintenance Record (Passenger Car) Dokumen yang digunakan untuk pengecekan didalam perawatan barang jadi, proses perawatan dilakukan setiap lima belas hari. Selain dilakukan pengecekan lewat visual, dilakukan juga pengecekan menggunakan komputer yang disebut dengan Star Diagnosis.
5.
Paint Rework Info Dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa kendaraan masih ada kekurangan atau masih belum dalam keadaan baik.
6.
Final Inspection Dokumen yang digunakan sebagai laporan bahwa kendaraan telah siap untuk dijual.
7.
Second Inspection of CBU Vehicle Dokumen digunakan apabila ada kekurangan pada kendaraan Completely Built Up (CBU) yang berada di PT. Punninar Logistic.
83
4.6.
Metode Pencatatan Persediaan Barang Jadi (Finished Vehicle) Pencatatan persediaan barang dagang dilakukan untuk mengetahui nilai
persediaan barang dagang pada suatu periode tertentu. Sistem pencatatan persediaan barang jadi yang digunakan pada PT. Mercedes-Benz Indonesia adalah sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system). Dalam sistem persediaan perpetual, rincian catatan mengenai setiap pembelian dan penjualan disimpan. Sistem ini secara rinci dan terus menerus menunjukkan persediaan yang dimiliki untuk setiap jenis barang. PT. Mercedes-Benz Indonesia juga melakukan perhitungan fisik setiap tiga bulan sekali didalam pengendalian internal atas persediaan. Perhitungan fisik mencocokkan jumlah yang benar atas persediaan barang dagang akhir untuk laporan keuangan dan juga berguna sebagai pengecekkan atas pencatatan dengan sistem komputer. Adapun tahapan-tahapan untuk melakukan perhitungan fisik persediaan atau stock taking, yaitu: 1.
Perencanaan atau persiapan dalam melakukan perhitungan persediaan, salah satu bentuk persediaan yang terkoordinasi adalah adanya instruksi perhitungan persediaan yang menjadi panduan bagi anggota tim yang melakukan stock taking.
2.
Sebelum melakukan perhitungan fisik, anggota tim harus mengerti lokasi yang akan dilakukan stock taking dengan orang lapangan yang terkait dan berdasarkan layout gudang persediaan.
3.
Sebelum meninggalkan lokasi, anggota tim harus memastikan apakah terdapat kekeliruan dalam pencatatan dan apakah masih ada persediaan yang tidak terhitung atau terlewati.
4.
Setelah perhitungan persediaan, data-data dan semua berkas stock taking diinput/dimasukkan ke dalam sistem komputer untuk dijadikan laporan jumlah persediaan perusahaan. Sistem komputer yang digunakan adalah System Application and Product in
Data Processing (SAP). SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk
84
mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools atau alat bantu IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung. Telah diketahui sebelumnya bahwa jenis persediaan barang jadi (kendaraan) pada PT. Mercedes-Benz Indonesia mempunyai beragam tipe kendaraan. Oleh karena itu, penulis memfokuskan pada persediaan finished vehicle. 4.6.1. Metode Penilaian Persediaan Barang Jadi (Finished Vehicle) Metode penilaian persediaan barang jadi yang digunakan oleh PT. MercedesBenz Indonesia adalah metode penilaian moving average/rata-rata bergerak. Pada metode rata-rata bergerak, harga beli rata-rata dihitung setiap terjadi transaksi pembelian dari harga pokok penjualan per unit menggunakan harga rata-rata pada saat transaksi penjualan. Sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang memiliki nilai rata-rata. 4.6.2. Penyajian Persediaan dalam Laporan Keuangan Setelah dilakukan pencatatan dan penilaian persediaan barang dagang, maka persediaan barang dagang tersebut disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Persediaan barang dagang adalah salah satu komponen yang penting di dalam laporan keuangan yaitu Laporan Laba Rugi (Statement of Income) dan Neraca (Balance Sheet). Laporan Laba Rugi (Statement of Income) adalah ikhtisar pendapatan dan beban suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu. Laporan Laba Rugi menunjukkan hasil usaha suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan Neraca (Balance Sheet) adalah daftar aktiva, kewajiban, dan modal suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Neraca menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu. PT. Mercedes-Benz Indonesia juga menyajikan persediaan barang jadinya ke dalam bentuk
85
laporan keuangan setelah dilakukan pencatatan jurnal yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. 4.7.
Temuan Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang Adapun temuan pada pengendalian internal atas persediaan barang dagang
khususnya finished vehicle yaitu: 1.
Stock taking dilakukan Secara Reguler Kondisi yang sebenarnya terjadi yaitu stock taking persediaan barang dagang pada PT. Mercedes-Benz Indonesia tidak dilakukan secara tiba-tiba, melainkan secara regular (sudah terjadwal) jadi diketahui oleh bagian Logistic setiap kali akan dilakukan stock taking. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya fraud atas persediaan barang dagang muncul karena adanya keinginan, kesempatan dan rasionalisasi. Untuk meminimalisir terjadinya fraud tersebut, harus menekan salah satu dari ketiga unsur tersebut. Salah satu unsur yang harus ditekan adalah kesempatan. Kesempatan ini dapat dimanfaatkan oleh fraudster untuk melakukan fraud atas persediaan barang dagang, misalnya seperti mengubah data stock yang ada di sistem sebelum bagian Stock Accounting melakukan stock taking karena hanya bagian Logistic pula yang mempunyai akses untuk mengubah, menambah, serta mengurangi stok pada suatu periode tertentu dan data dari sistem yang terintegrasi (SAP) tersebut yang digunakan oleh bagian Stock Accounting untuk mengambil sample data secara random.
2.
Update ke Sistem Tidak Tepat Waktu Kondisi yang sebenarnya terjadi yaitu terdapatnya difference yang cukup signifikan pada consumption materials pada PT. Mercedes-Benz Indonesia karena persediaan barang dagang yang keluar tidak langsung diinput kedalam sistem. Hal ini terjadi karena dokumen pendukung seperti Picking Order atau Material Requisition untuk pengeluaran persediaan barang dagang dari bagian Gudang ke bagian Produksi belum sempat dibuat oleh bagian Produksi karena terjadi kekurangan bahan baku untuk memproduksi unit kendaraan dan harus segera diambil. Setelah produksi kembali berjalan, bagian Produksi yang
86
mengambil persediaan barang dagang tersebut baru membuat dokumen Picking Order atau Material Requisition yang dibutuhkan tersebut lalu bagian Logistic menginput kedalam sistem. Dalam membuat dokumen Picking Order atau Material Requisition diperlukan waktu dan prosedur yang cukup panjang karena dokumen tersebut harus ditandatangani oleh Manajer pada Departemen yang terkait. 3.
Tata Cara Penyimpanan Persediaan Barang Dagang (Kendaraan) yang Kurang Memadai Kondisi yang sebenarnya terjadi karena banyaknya persediaan barang dagang jadi (kendaraan) bus/truck (PKW) pada PT. Mercedes-Benz Indonesia diletakkan di lapangan terbuka yang rentan terhadap cuaca (panas dan hujan) bisa menyebabkan terjadinya kerusakan pada cat ataupun bagian dari bus/truck tersebut. Dengan adanya kerusakan yang terjadi, PT. Mercedes-Benz Indonesia harus melakukan rework agar kondisi bus/truck seperti baru kembali yang pastinya membutuhkan biaya untuk melakukan rework tersebut.
