BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN
Pada bab ini akan dilakukan analisis sistem penggajian pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa dengan tujuan untuk meneliti dan mempelajari sistem penggajian yang sedang diterapkan oleh perusahaan sehingga dapat diketahui kelemahan dan kelebihan dari sistem tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu dengan menjabarkan suatu fenomena yang diamati pada saat penelitian dilakukan, melalui tahapan pengamatan, wawancara dan pengumpulan dokumen. Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan membandingkan suatu teori yang dijelaskan pada landasan teori bab 2 dengan peristiwa yang terjadi pada perusahaan. PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa merupakan perusahaan milik Yayasan Bulog yang terbentuk dari hasil penggabungan beberapa perusahaan yang masing masing memiliki latar belakang bidang bisnis yang berbeda.
Hal ini menyebabkan
perusahaan memiliki beberapa unit bisnis yang bergerak dalam beberapa bidang berbeda.
Aktivitas
perusahaan
yang
tidak
terpusat,
membuat
perusahaan
membutuhkan sebuah sistem baru yang mampu mengintegrasikan seluruh fungsi dan unit bisnis perusahaan dengan baik. Sehingga seluruh fungsi perusahaan mampu menghasilkan kinerja yang maksimal untuk mendorong perusahaan mencapai tujuannya. Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dan pengumpulan dokumen yang telah di lakukan akan terlihat kelemahan dan kekurangan yang ada pada sistem penggajian yang sedang diterapkan perusahaan. Dari temuan tersebut maka penulis akan memberikan beberapa saran perbaikan yang bertujuan untuk meningkatkan 4.1
Analisis Sistem Penggajian Analisis sistem penggajian yang dilakukan yaitu dengan cara menguraikan
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan tujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diberikan saran perbaikan. Analisis sistem penggajian yang dilakukan terdiri dari tiga bagian, sesuai dengan kinerja sistem yaitu masukan (input), proses pengubahan (conversion) dan keluaran (output). Analisis masukan adalah analisis yang dilakukan terhadap dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian yang ada pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. Dokumen tersebut ada dua yaitu dokumen 53
54
pencatatan absensi dan dokumen pencatatatan lembur. Analisis proses pengubahan (conversion) adalah menganalisis proses perhitungan gaji total, pajak penghasilan karyawan hingga gaji bersih. Analisis keluaran adalah analisis yang dilakukan untuk mengambil dan mempelajari laporan laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan, seperti laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian karyawan. Berikut gambar sistem penggajian yang sedang diterapkan perusahaan:
Gambar 4.1 Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa
Direktur
Menyiapkan Daftar Gaji dan minta persetujuan
Divisi SDM
Tiap akhir bulan dibuat laporan ke Bagian Keuangan Bagian Akuntansi
Daftar gaji yang telah disetujui dibuatkan sverik dan diserahkan ke Bagian Keuangan
Divisi Keuangan
Daftar Karyawan Setelah proses verifikasi, menyiapkan cek dan dana yang akan ditransfer ke setiap karyawan
Gambar 4.2
55
Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa
Bagian Kepegawaian
Bagian Pajak
Mulai
1
Membuat Daftar Gaji dan meminta otorisasi
DG
Menghitung pajak penghasilan ditambah tunjangan
2 DG
1
1
Meminta Persetujuan Direksi
DG
1 2
RPP 2 DG
1
A
A
3
1
Keterangan : a. DG : Daftar Gaji b. DPK : Daftar Potongan Koperasi c. RPP : Rekapan Perhitungan Pajak d. BKK : Bukti Kas Keluar e. SSB : Slip Setoran Bank Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa
56
Bagian Pemotongan
Bagian Verifikasi
Data potongan berasal dari Koperasi Karyawan
2
3
DG
Menyiapkan daftar potongan karyawan
RPP
1
DPK
1
2 DPK
1 Menyiapkan verifikasi, Di otorisasi Kasubdiv & Kadiv
DG
1
RPP DPK
1 1
A
3
3
Keterangan : a. DG : Daftar Gaji b. DPK : Daftar Potongan Koperasi c. RPP : Rekapan Perhitungan Pajak d. BKK : Bukti Kas Keluar e. SSB : Slip Setoran Bank Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa
1
57
Bagian Pembayaran
Bagian Akuntansi
4
1
DG
1
RPP
DG
1
DPK
1
1
DPK
1
BKK
Menyiapkan cek dan ditanda tangani pejabat yang berwenang
DG
1
Menghitung pajak penghasilan ditambah tunjangan
1
RPP
1 DG
DPK
1
RPP
1
1
RPP
1
Cek DPK BKK Ditransfer ke karyawan via Bank
1 1
SSB 2 BKK
1
A
5
Selesai
Keterangan : a. DG : Daftar Gaji b. DPK : Daftar Potongan Koperasi c. RPP : Rekapan Perhitungan Pajak d. BKK : Bukti Kas Keluar e. SSB : Slip Setoran Baru
4.2 Analisis Proses Masukan (Input) Sistem Penggajian Perusahaan
58
Berdasarkan hasil analisis dari proses masukan (input) sistem penggajian karyawan yang dilakukan dengan menganalisis dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. Dokumen tersebut ada dua yaitu dokumen pencatatan absensi dan dokumen pencatatatan lembur. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian yang terdiri dari dokumen pencatatan absensi dan dokumen pencatatatan lembur keduanya dikelola dan disiapkan oleh Divisi SDM dan UMUM. Proses masukan dari mulai pengelolaan lembar absensi, pengelolaan surat perintah lembur, membuat laporan absensi, membuat daftar gaji hingga membuat internal memo untuk pembayaran gaji seluruhnya di lakukan oleh Divisi SDM dan UMUM. 4.2.1
Analisis Dokumen Pencatatan Absensi Dokumen pencatatan absensi diperoleh dari hasil pencatatan absensi yang
dilakukan oleh karyawan setiap hari. Pencatatan absensi berfungsi untuk mencatat waktu kehadiran karyawan dengan cara pengisian kolom lembar absensi oleh karyawan. Absensi dilakukan oleh karyawan dimulai pada saat karyawan masuk kerja dan mengisi kembali saat waktu kerja selesai. Pengisian absensi ini bertujuan sebagai dasar informasi untuk perhitungan gaji karyawan agar sesuai dengan waktu kerja yang dilaksanakannya. Pengisian absensi masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi kolom yang terdapat dalam lembar absensi berisi nama karyawan, jam hadir, jam pulang kerja, serta paraf dari karyawan tersebut. Pengawasan saat pengisian absen dilakukan oleh Divisi SDM dan UMUM Perusahaan. Pencatatan daftar hadir karyawan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Padahal perusahaan memiliki beberapa unit bisnis yang berada diluar lokasi kantor pusat, seharusnya pencatatan daftar hadir karyawan sudah menggunakan sistem terkomputerisasi. Sehingga kantor pusat sudah terintegrasi dengan setiap unit bisnis perusahaan untuk melakukan pengawasan absensi secara langsung pada karyawan yang berada pada kantor unit bisnis. Saat ini proses input dokumen pencatatan absensi dilakukan Divisi SDM dan UMUM dengan menginput kembali ke dalam komputer dari lembar absensi yang telah dikumpulkan setiap bulan. Tentunya ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan dapat memunculkan beberapa kesalahan akibat human error. Mengingat bahwa karyawan jumlahnya cukup banyak dan terbagi dari beberapa unit bisnis. Dari analisis yang telah dilakukan terdapat beberapa temuan terkait dokumen pencatatan absensi karyawan yang mengakibatkan kesulitan bagi Divisi SDM dan UMUM
59
untuk melakukan input data absensi karyawan yang tepat dan cepat. Salah satu kesulitan dalam melakukan proses input data absensi karyawan disebabkan masih ditemukan karyawan yang tidak mengisi seluruh kolom di lembar absensi atau tidak melakukan absensi, padahal karyawan tersebut setiap hari datang dan pulang sesuai dengan ketentuan jam kerja perusahaan. Meskipun karyawan tersebut tidak mengisi absensi namun gajinya tetap dibayarkan satu bulan penuh oleh perusahaan. Hal tersebut dapat terjadi karena perusahaan masih memberikan toleransi yang sangat tinggi kepada karyawan dalam hal absensi. Kemungkinan kecurangan lainnya terhadap absensi yaitu ada karyawan yang tidak datang bekerja namun tetap terhitung hadir. Agar dapat memastikan hal tersebut mungkin terjadi atau tidak pada perusahaan maka dilakukan pengumpulan dokumen absensi, observasi dan wawancara dengan pihak perusahaan. Setelah melalui proses tersebut diperoleh kesimpulan bahwa kecurangan seperti itu masih kecil kemungkinannya terjadi dan selama proses penelitian tidak diperoleh temuan yang mengarahkan kecurangan tersebut pernah terjadi. Hal ini di yakinkan dengan sistem pengawasan pencatatan absensi pada perusahaan masih berada dibawah pengawasan Divisi SDM dan UMUM. Meskipun tidak dilakukan pengawasan secara ketat oleh Divisi SDM dan UMUM sehingga masih ada peluang kecurangan untuk manipulasi lama jam kerja. Namun untuk kecurangan karyawan yang tidak masuk tetapi tetap tercatat hadir pada lembar absensi akan dapat diketahui karena setiap karyawan memiliki atasan yang akan mengawasi kinerja nya secara langsung dan mengetahui secara langsung bawahannya masuk kerja atau tidak. Jika tidak masuk bekerja maka biasanya atasan tersebut akan mengkonfirmasi kehadiran bawahannya kepada Divisi SDM dan UMUM. Oleh sebab itu kemungkinan kecurangan tersebut dapat terjadi kemungkinannya masih kecil dan belum pernah ditemukan terjadi pada perusahaan. Selain itu pengisian absen dengan cara manual ini memungkinkan karyawan untuk manipulasi jam hadir dan jam pulang pada lembar absensi sehingga yang diisi oleh karyawan di lembar absensi tidak sesuai aktualnya. Proses pencatatan waktu hadir ini masih perlu adanya peningkatan, karena beberapa kesalahan yang dapat muncul dapat mengakibatkan dokumen pencatatan hadir yang dihasilkan tidak memberikan informasi yang sebenarnya kepada perusahaan. 4.2.2 Analisis Dokumen Pencatatan Lembur
60
Dokumen pencatatan lembur diperoleh dari setiap atasan pada setiap Divisi yang memberikan perintah kepada karyawan atau bawahannya untuk melakukan lembur. Selanjutnya surat perintah lembur diserahkan kepada Divisi SDM dan UMUM untuk dibuatkan nota intern yang ditanda tangani oleh Kepala Divisi SDM dan UMUM. Nota intern tersebut di ajukan kepada Direksi untuk minta persetujuan Direksi. Setelah mendapat persetujuan Direksi, nota intern di serahkan kepada Divisi Keuangan untuk diproses dan dilakukan pembayaran kepada karyawan yang bersangkutan. Divisi Keuangan akan menyimpan nota intern yang disampaikan oleh Divisi SDM dan UMUM sebagai arsip dan bukti pengeluaran oleh Divisi Keuangan terkait pembayaran lembur. 4.3 Analisis Proses Pengubahan (Conversion) Sistem Penggajian Analisis proses pengubahan (conversion) adalah menganalisis proses perhitungan gaji total, PPh 21 hingga gaji bersih karyawan. Proses perhitungan gaji karyawan dimulai dengan membuat daftar gaji karyawan yang disusun berdasarkan surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Pemotongan terhadap pajak penghasilan karyawan juga tercantum dalam daftar gaji. Informasi yang digunakan dalam pembuatan daftar gaji ini sudah lengkap. Surat keputusan pengangkatan karyawan. Setiap divisi mengkelola dan memberikan daftar perubahan jumlah karyawan setiap bulan kepada Divisi SDM termasuk data kenaikan pangkat dan pemberhentian karyawan. Selanjutnya jika terjadi perubahan terhadap data tersebut setiap divisi akan langsung meng update data kepegawaian dan menginformasikan kepada Divisi SDM untuk dasar membuat daftar gaji. Hal ini untuk menghindari terjadinya karyawan fiktif. Daftar gaji bulan sebelumnya dipegang oleh Kepala Divisi SDM dan UMUM selaku pihak yang mempunyai wewenang atas penggajian dan kepegawaian. Divisi SDM dan UMUM memiliki wewenang menentukan daftar pendapatan yang akan diberikan kepada karyawan dan kemudian akan disampaikan kepada Direksi untuk diminta persetujuannya oleh Divisi SDM dan UMUM. Dalam komponen daftar gaji terkait pendapatan, Divisi SDM dan UMUM hanya menentukan komponen gaji sampai pada komponen THP (take home pay). Selanjutnya Divisi SDM dan UMUM menyerahkan kepada bagian pemotongan untuk melakukan pengurangan terhadap THP (take home pay) dengan daftar
61
potongan yang dibuat oleh Bagian Keuangan. Potongan yang dimaksud juga termasuk potongan untuk pajak penghasilan karyawan. Pajak penghasilan ditanggung oleh masing-masing karyawan dan perhitungan pajak penghasilan ini dilakukan oleh staff pajak. Daftar gaji dibuat berdasarkan hasil perhitungan waktu kerja dan waktu lembur karyawan ditambah tunjangan yang karyawan peroleh. Hasil wawancara dengan Kepala Divisi SDM dan UMUM perusahaan mengenai perhitungan waktu kerja dan waktu lembur, diperoleh informasi sebagai berikut: 4.3.1
Proses perhitungan waktu kerja
Perhitungan ini dilakukan dengan melihat laporan absen, dari laporan tersebut terlihat kehadiran dan ketidak hadiran karyawan pada tiap harinya. Perhitungan absensi dipisahkan berdasarkan kehadiran dan keterangan ketidak hadiran (A/S/I/CT/LB/D) dan dijumlahkan sesuai keterangan yang sama. Proses ini telah dilakukan dengan benar karena perhitungan absensi dirinci sesuai dengan keterangan yang ada. Namun berdasarkan hasil wawancara dengan pihak Divisi SDM dan UMUM ketidak hadiran karyawan karena sakit, izin dan lain lain tidak mempengaruhi gaji yang karyawan peroleh. Meskipun karyawan tersebut tidak hadir beberapa hari, gaji yang diberikan perusahaan tetap gaji seperti masuk setiap hari. 4.3.2
Proses Perhitungan Waktu Lembur Perhitungan waktu lembur dihitung berdasarkan surat perintah lembur yang
ditanda tangani oleh setiap atasan yang memberikan perintah lembur. Pada surat tersebut tertera nama, jabatan, divisi, jam mulai dan selesai lembur, serta tanggal pelaksanaan lembur. Dari penjelasan diatas maka dapat terlihat bahwa proses perhitungan lembur sudah cukup memadai karena di hitung berdasarkan surat yang sudah di otorisasi dengan baik. 4.4 Analisis Proses Keluaran (Output) Sistem Penggajian Analisis proses keluaran dilakukan dengan menganalisis laporan laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan pada sistem penggajian. Seperti laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian karyawan. 4.4.1
Laporan Daftar Nominatif Karyawan Divisi SDM dan UMUM membuat dan mengelola laporan daftar karyawan
yang berisi nama , kelahiran, pendidikan terakhir, jabatan terakhir, status pegawai, tanggal mulai bekerja, lama bekerja diperusahaan, upah/thp dan keterangan. Dalam perhitungan gaji karyawan Divisi SDM dan UMUM selain menggunakan data
62
absensi juga menggunakan data karyawan sebagai dasar perhitungan gaji. Hal hal pada laporan daftar nominatif karyawan yang harus diperhatikan dalam melakukan perhitungan gaji seperti status pegawai, lama bekerja, tanggal masuknya dan lain lain. Misalnya pada status pegawai ada karyawan lajang yang menikah maka Divisi SDM dan UMUM akan melakukan update data terhadap status karyawan tersebut. Hal ini penting karena akan diperhitungkan dalam perhitungan gaji.
Gambar 4.3 Laporan Daftar Nominatif Karyawan
Gambar 4.3
63
Laporan Daftar Nominatif Karyawan
Gambar 4.3
64
Laporan Daftar Nominatif Karyawan
4.4.2 Laporan Daftar Absensi Karyawan
65
Laporan ini adalah berisi rekapan kehadiran karyawan selama satu bulan. Hasil analisis menyatakan bahwa informasi yang terlampir dalam laporan ini cukup lengkap. Laporan daftar absensi tersebut hanya dibuat untuk karyawan yang bekerja dikantor pusat. Adminitrator pada unit bisnis perusahaan tidak ada membuat laporan daftar absensi yang seharusnya dikirim ke kantor pusat. Administrator hanya memberikan informasi kepada kantor pusat terkait karyawan yang tidak masuk kerja.
Gambar 4.4 Laporan Daftar Absensi Karyawan
4.4.3
Nota Intern Pengajuan Pembayaran Lembur
66
Surat ini dibuat oleh Divisi SDM dan UMUM untuk di ajukan kepada Direksi untuk diminta persetujuannya. Selanjutnya surat ini akan diproses oleh bagian keuangan di Divisi Keuangan untuk diproses pembayaran kepada setiap karyawan yang melaksanakan lembur. Pembayaran lembur dengan gaji bulanan yang diterima karyawan, dibayar terpisah oleh perusahaan. Jadi nota intern adalah surat resmi pengajuan pembayaran lembur yang dibuat oleh Divisi SDM dan UMUM untuk diproses lebih lanjut sampai uang lembur dibayarkan kepada karyawan tersebut.
Gambar 4.5 Nota Intern Pengajuan Pembayaran Lembur
4.4.4
Laporan Daftar Penggajian Karyawan
67
Divisi SDM dan UMUM membuat laporan daftar gaji yang berisi nama, jabatan, upah pokok, tunjangan keluarga, uang makan, uang transportasi, tunjangan jabatan, bingkisan, insentif tunjangan khusus, subsidi dan thp. Laporan daftar penggajian karyawan dibuat sebagai pelengkap dokumen penggajian serta sebagai dokumen dasar pertanggung jawaban terhadap penggajian karyawan kepada Direksi.
Gambar 4.6 Laporan Daftar Penggajian Karyawan
4.4.5 Daftar Gaji Karyawan
68
Divisi SDM dan UMUM menyiapkan daftar gaji karyawan yang disusun dari data absen karyawan. Dalam daftar gaji karyawan tidak terdapat rincian untuk pembayaran lembur karena pembayaran lembur dilakukan terpisah dengan gaji bulanan. Pada daftar gaji dibawah ini Divisi SDM dan UMUM hanya menghitung rincian sampai pada komponen THP (take home pay) Kemudian dilanjutkan oleh Divisi Keuangan untuk komponen potongan, pajak penghasilan karyawan (pph 21) sampai dengan perhitungan gaji bersih yang akan dibayarkan.
Gambar 4.7 Daftar Gaji Karyawan
4.5 Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan Sistem Penggajian
69
Analisis terhadap sistem penggajian yang telah dilakukan menemukan kekuatan dan kelemahan pada sistem penggajian yang diterapkan perusahaan saat ini. Kekuatan pada sistem penggajian perusahaan diharapkan dapat terus dipertahankan bahkan dapat tingkatkan pada perancangan sistem penggajian yang baru. Namun kelemahan pada sistem penggajian tersebut harus diperhatikan lebih lanjut dengan tujuan memperbaiki sistem yang telah diterapkan agar lebih baik lagi. Sistem penggajian dikatakan telah efektif jika aktivitas yang ada dalam sistem penggajian dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan sesuai dengan aktualnya. Salah satu pencapaian tersebut dapat dilihat dari proses penggajian yang baik karena dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan. 4.5.1
Kekuatan Sistem penggajian perusahaan
1.
Bagian kepegawaian memiliki daftar karyawan aktif dan selalu melakukan
update data tersebut untuk mencegah karyawan fiktif. 2.
Dalam
pengolahan
gaji
bagian
pembayaran
gaji
karyawan
sudah
menggunakan komputer dalam perhitungannya yaitu dengan menginput data kedalam Ms. Excel. Termasuk dalam perhitungan PPh 21 nya juga sudah dihitung menggunakan komputer. 3.
Setiap perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan selalu
dilakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan dengan data terbaru. 4.
Untuk perhitungan lembur sudah dilakukan sesuai peraturan perusahaan yang
telah disahkan Depnaker dan setiap lembur sudah mendapatkan perintah dari atasan yang berwenang kemudian akan dicatat oleh divisi SDM dan UMUM karyawan mana saja yang lembur. 5.
Perusahaan selalu membuat dokumen penggajian untuk pembayaran gaji.
6.
Dokumen penggajian tersebut selalu dibuat rangkap guna pendistribusian
kepada bagian lain yang memerlukan. 7.
Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah
diotorisasi secara memadai. Apabila otorisasi tidak dilakukan oleh pihak yang semestinya maka dokumen tersebut tidak sah dan tidak dapat dilanjutkan. 8.
Fungsi yang menyiapkan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian pembayaran
gaji dari divisi keuangan perusahaan, termasuk menghitung jumlah gaji. Selanjutnya menyiapkan cek pembayaran gaji tersebut dengan disertai dokumen yang lengkap. 9.
Setiap bulannya divisi keuangan menyiapkan dana untuk pembayaran gaji
tepat waktu, sehingga karyawan yang menerima gaji tepat pada waktunya.
70
4.5.2
Kelemahan sistem penggajian perusahaan
1.
Pencatatan absensi karyawan masih dilakukan secara manual yaitu dengan
mengisi kolom pada lembar absensi yang disiapkan oleh Divisi SDM dan UMUM. Sehingga masih memungkinkan terjadinya manipulasi jam kerja dan kesalahan pencatatan. 2.
Perhitungan jam kerja karyawan oleh Divisi SDM dan UMUM masih
membutuhkan waktu yang lama dan terdapat peluang terjadinya kesalahan akibat human error karena proses perhitungan masih dilakukan secara manual. Perhitungan jam kerja dilakukan dengan menginput data dari kolom lembar absensi yang telah di isi setiap karyawan selama satu bulan. 3.
Perhitungan jam kerja pada setiap unit bisnis perusahaan yang berada diluar
lokasi kantor pusat masih belum memadai karena tidak dihitung berdasarkan laporan yang jelas dan lengkap. Unit bisnis perusahaan tidak ada membuat laporan absensi yang berisi rekapan kehadiran karyawan yang bekerja pada unit bisnis perusahaan. Setiap administrator pada unit bisnis hanya memberikan informasi mengenai karyawan yang tidak masuk kerja kepada staff kepegawaian kantor pusat. 4.
Perhitungan waktu lembur pada perusahaan sudah berdasarkan dokumen
yang cukup memadai namun untuk kelengkapan dokumen waktu lembur dianggap belum lengkap. Hal ini terlihat dari belum ada laporan daftar lembur khusus yang dibuat Divisi SDM dan UMUM sebagai arsip pengajuan lembur yang telah di ajukan karyawan. 5.
Perusahaan belum menerapkan sistem reward and punishment. Berdasarkan
hasil wawancara yang dilakukan dengan Divisi SDM dan UMUM saat ini perusahaan tidak memberlakukan sistem reward and punishment. Terlihat dari proses perhitungan kerja dan perhitungan gaji karyawan. Setiap karyawan yang tidak masuk kerja, terlambat dan pulang lebih cepat dari jam selesai kerja, gaji mereka tetap dihitung seperti masuk setiap hari tanpa sanksi potongan gaji atau sanksi lain. 6.
Pada mulai perhitungan data absensi sampai menyiapkan daftar gaji pada
komponen THP masih tidak ada pemisahan tugas yang memadai. Hanya dilakukan oleh satu bagian.
4.6 Masalah yang Mungkin Terjadi Pada Sistem Penggajian Perusahaan
71
Setelah mengetahui dengan jelas resiko kesalahan apa saja yang mungkin terjadi pada sistem penggajian, maka dapat dilakukan tindakan untuk meminimalisir resiko yang ada. Penilaian resiko yang dilakukan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui kemungkinan kesalahan apa saja yang dapat terjadi terhadap sistem penggajian yang diterapkan perusahaan. Sistem pada perusahaan berfungsi untuk mengatur dan mengelola rangkaian proses pada beberapa aktivitas perusahaan. Seperti pada sistem penggajian terdapat tiga proses yaitu input, proses dan output. Setiap kelemahan pada sistem dapat memberikan peluang yang dapat merugikan perusahaan. Berdasarkan tiga proses pada sistem penggajian ada beberapa ancaman yang mungkin dapat terjadi. 1.
Keterlambatan penyiapan dokumen untuk pembayaran gaji. Hal ini dapat terjadi karena proses penyiapan laporan absensi masih
dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan cara melakukan input satu per satu data yang ada pada kolom lembar absensi. Selanjutnya menyiapkan daftar gaji untuk setiap karyawan berdasarkan data yang ada pada laporan absensi secara manual. Rangkaian aktivitas ini jelas membutuhkan waktu yang lama, apalagi jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan lumayan banyak dan berada pada unit bisnis yang berbeda beda. 2.
Perhitungan jam kerja yang tidak akurat. Bagian kepegawaian melakukan perhitungan jam kerja berdasarkan data yang
ada pada kolom lembar absensi. Setiap data yang ada pada kolom lembar absensi di input secara manual ke dalam Ms. Excel pada komputer bagian kepegawaian. hal ini memungkinkan kesalahan input data akibat human error. Selanjutnya data yang ada pada lembar absensi tersebut juga masih belum mampu menjamin keakuratan data karena pencatatan waktu hadir yang dilakukan masih memungkinkan terjadinya manipulasi pencatatan oleh karyawan akibat pencatatan waktu hadir yang masih dilakukan secara manual. Peluang terbesar manipulasi pencatatan yang di lakukan oleh karyawan yaitu menambah lama jam kerja. 3.
Perhitungan gaji yang tidak akurat. Setiap kelemahan pada proses sistem penggajian akan berpengaruh pada
proses lainnya. Seperti kelemahan pada proses perhitungan kerja yang tidak akurat pasti akan berdampak pada perhitungan gaji. Hal ini dapat terjadi karena perhitungan gaji dilakukan berdasarkan data yang dihasilkan dari proses perhitungan jam kerja.
72
4.
Pembayaran gaji tidak sesuai dengan jam kerja karyawan. Perusahaan dapat dirugikan secara materi jika pengeluaran yang dibayarkan
perusahaan tidak sebanding dengan kontribusi yang diperoleh perusahaan. Seperti dalam hal pembayaran gaji, jika pada proses awal perhitungan jam kerja sudah terjadi kesalahan maka secara otomatis akan terjadi kesalahan pula pada proses perhitungan jam kerja. Demikian selanjutnya pada proses pembayaran gaji karena dokumen pembayaran gaji masih belum akurat akan menyebabkan pembayaran gaji oleh perusahaan tidak sesuai dengan kontribusi yang diperoleh perusahaan dari karyawan. 4.7
Saran Perbaikan Pada Sistem Penggajian Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Divisi SDM dan
UMUM serta Divisi Keuangan perusahaan. Dilengkapi dengan hasil observasi langsung pada proses sistem penggajian. Penulis menemukan beberapa kelemahan yang terdapat pada sistem penggajian perusahaan. Kelemahan tersebut dapat mempengaruhi keakuratan data yang dihasilkan oleh setiap proses pada sistem penggajian perusahaan. Keakuratan data yang tidak dapat menjamin kualitas data sebagai dasar utama penyiapan daftar gaji dapat merugikan perusahaan secara materi maunpun non materi. Demi mencegah ancaman dan resiko yang dapat merugikan perusahaan tersebut, penulis merumuskan beberapa saran perbaikan dengan tujuan meminimalisir dan mencegah resiko yang mungkin muncul pada sistem penggajian perusahaan. 4.7.1
Saran Perbaikan Pada Proses Masukan (Input) Sistem Penggajian Berdasarkan hasil analisa masukan (input) yang dilakukan terhadap dokumen
yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. Maka ada beberapa hal yang harus diperbaiki pada proses input sistem penggajian perusahaan agar proses input yang dilakukan mampu menghasilkan data dan informasi yang akurat. Perbaikan yang harus dilakukan yaitu sebagai berikut : 1. Cara Pencatatan Absensi Baru 2. Sistem Absensi Terkomputerisasi 3. Perancangan Laporan Daftar Lembur Perbaikan tersebut dianggap tepat untuk meningkatkan kemampuan proses input pada sistem penggajian, selain untuk keakuratan data. Hal tersebut juga mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada proses input sistem penggajian.
73
4.7.1.1 Sistem Pencatatan Absensi Baru A. Saran Perbaikan Berdasarkan hasil analisis pencatatan absensi yang telah dilakukan, terdapat beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk menghindari kesalahan atau tindakan manipulasi dalam absensi karyawan. Temuan yang diperoleh adalah terdapat karyawan yang tidak melakukan absensi atau tidak ada mengisi kolom tetapi tetap dibayarkan gaji nya satu bulan penuh oleh perusahaan. Hal ini menyebabkan kelengkapan kesulitan memberikan keterangan yang lengkap atas data absensi karyawan. Pencatatan absensi secara manual dianggap kurang memadai dalam menghasilkan data absensi yang akurat. Sebuah sistem harus terdiri dari serangkaian proses yang mampu menghasilkan data yang berkualitas dan dijamin keakuratannya. Oleh sebab itu penulis memberikan saran kepada perusahaan untuk mengganti cara pencatatan absensi menjadi sebagai berikut : 1. Menggunakan Mesin Finger Scanning Pengisian absensi dengan cara menscanning ibu jari pada mesin finger scanning dapat menghindari manipulasi pencatatan absensi oleh karyawan karena absensi harus dilakukan langsung oleh karyawan yang bersangkutan dan secara otomatis akan terekam jam kedatangan dan pulang karyawan tersebut pada mesin finger scanning nya. Manfaat penggunaan utama mesin absensi adalah untuk memantau dan mendata kehadiran karyawan. Mengingat pentingnya mengetahui daftar absensi karyawan bagi pemimpin perusahaan, fungsi mesin absensi sangat bermanfaat untuk memberikan kemudahan dalam mendata absensi karyawan. Memantau data kehadiran karyawan akan jauh lebih mudah dan cepat dengan menggunakan mesin absensi sehingga pemimpin perusahaan dapat memperoleh data kehadiran karyawan dengan menggunakan mesin absensi. 4.7.1.2 Sistem Absensi Terkomputerisasi Perusahaan saat ini memiliki beberapa unit bisnis yang berada pada lokasi dan tempat yang berjauhan sehingga mempersulit pertukaran informasi antara unit bisnis dan kantor pusat. Padahal seluruh data penting pada unit bisnis perusahaan harus disampaikan ke kantor pusat. Termasuk terkait dengan penggajian karyawan, seluruh gaji karyawan di seluruh unit dan kantor pusat perusahaan dikelola oleh Divisi SDM dan UMUM dikantor pusat PT. Sistemajua Mandiri Prakarsa. Dengan demikian seluruh data kepegawaian dan data absensi pada unit bisnis perusahaan seharusnya
74
lengkap disampaikan kepada kantor pusat. Tetapi pada kenyataannya data dan informasi yang dijadikan sebagai dasar pembuatan daftar gaji belum cukup memadai. Oleh karena itu untuk memperbaiki masalah tersebut, diberikan saran perbaikan untuk merancang sistem absensi yang sudah terkomputerisasi. A. Saran Perbaikan Dimulai pada saat karyawan masuk kerja, lalu melakukan absensi dengan memasukan finger scanning, kemudian mesin tersebut akan merekam jam kedatangan dan pulang sesuai dengan nama karyawan tersebut. Mesin finger scanning disediakan pada kantor pusat dan seluruh unit bisnis perusahaan. Selanjutnya data yang terekam pada mesin finger scanning di unit bisnis perusahaan secara otomatis akan masuk ke sistem bagian kepegawaian kantor pusat. Sehingga pengiriman data dan informasi absensi antara setiap unit bisnis dengan kantor pusat berjalan dengan lancar dan cepat. Hal ini dapat membantu pengawasan langsung oleh bagian kepegawaian kantor pusat terhadap pencatatan absensi yang dilakukan karyawan pada unit bisnis perusahaan. Sehingga dapat mencegah terjadinya manipulasi jam kerja pada karyawan di unit bisnis perusahaan. Setelah setiap karyawan melakukan pencatatan absensi dengan mesin finger scanning maka secara otomatis data absensi setiap karyawan akan terekam dan tersimpan. Setelah data tersebut berhasil disimpan pada komputer bagian kepegawaian, agar lebih mudah untuk mengetahui karyawan yang datang masuk kerja terlambat dan pulang lebih awal dari jam selesai kerja. Harus dibuat sebuah sistem yang mampu mendeteksi hal hal tersebut, misalnya perusahaan menetapkan jam masuk kerja 08.00 dan jam selesai kerja 17.00 serta toleransi keterlambatan maksimal 30 menit. Maka pada sistem baru yang sudah terkomputerisasi tersebut di buat pengaturan bahwa sistem secara otomatis akan melakukan penyaringan dan pemisahan data karyawan yang masuk kerja terlambat lebih dari 30 menit dan pulang lebih awal dari jam selesai kerja. Dengan pengaturan tersebut secara otomatis bagian kepegawaian akan mendapatkan sebuah tampilan khusus dari sistem yang berisikan data karyawan yang terlambat dan pulang lebih awal dari jam kerja. Hal ini akan membantu bagian kepegawaian dalam memberikan informasi kepada pimpinan perusahaan mengenai kinerja karyawan berdasarkan kedisiplinan kehadirannya. 4.7.1.3 Menggunakan Kamera Pengintai (CCTV) A. Saran Perbaikan
75
Pencatatan absensi dengan menggunakan mesin finger scanning dan sistem yang terkomputerisasi sebenarnya sudah cukup memadai untuk menghindari tindakan manipulasi dan kesalahan pada pencatatan absensi. Namun demi peningkatan pengawasan untuk semakin memperkecil kemungkinan terjadinya tindakan manipulasi dan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Saran perbaikan yang diberikan kepada perusahaan yaitu menggunakan kamera pengintai atau cctv pada ruangan atau tempat pencatatan absensi. Pada tahap awal penerapan diutamakan pemasangan kamera pengintai atau cctv pada ruangan atau tempat pencatatan absensi pada unit bisnis perusahaan karena lebih sulit untuk dilakukan pengawasan langsung oleh bagian kepegawaian kantor pusat. Hal ini dianggap penting agar seluruh karyawan dapat berperilaku disiplin terhadap peraturan perusahaan. Dengan menggunakan kamera pengintai atau cctv bagian pengawas kepegawaian dapat memantau dan merekam segala bentuk aktifitas yang terjadi pada area atau lokasi dari jarak jauh dari mana saja, tanpa batasan jarak. Seharusnya untuk mengawasi aktifitas karyawan terutama pencatatan absensi pada unit bisnis perusahaan cctv yang dipasang sudah bisa di akses secara online oleh bagian kepegawaian kantor pusat sehingga bagian kepegawaian kantor pusat juga dapat memantau dan merekam segala bentuk aktifitas yang terjadi dari luar area / lokasi konsumen dengan menggunakan Laptop atau PC secara real time dari kantor pusat. Cctv yang dipasang juga harus disertai fasilitas penyimpanan hasil rekaman yang memadai, paling tidak untuk satu bulan. Penyimpanan hasil rekaman selama 24 jam tanpa berhenti secara otomatis akan tersimpan kedalam hardisk atau dapat juga merekam hanya jika ada gerakan yag terjadi pada daerah yang dipantau. 4.7.2
Perbaikan pada Proses Pengubahan(Conversion) Sistem Penggajian
Berdasarkan hasil analisis proses pengubahan (conversion) dengan menganalisis mulai dari proses perhitungan gaji total bulanan, perhitungan gaji lembur, pajak penghasilan karyawan hingga gaji bersih. Diperoleh informasi bahwa perusahaan menerapkan pembayaran terpisah antara gaji bulanan dengan pembayaran lembur karyawan. Gaji bulanan yang diterima karyawan dihitung berdasarkan data absensi jam kerja biasa dan tidak termasuk hitungan lembur karyawan. Berdasarkan hasil analisis tersebut maka penulis memberikan beberapa saran perbaikan sebagai berikut : 1. Perhitungan gaji untuk seluruh karyawan berdasarkan laporan daftar absensi karyawan.
76
2. Pada Proses perhitungan gaji menerapkan sistem reward and punishment. 3. Proses perhitungan lembur berdasarkan laporan daftar lembur. 4. Pembayaran lembur tidak di pisah dengan gaji bulanan. Saran tersebut bertujuan untuk menjamin bahwa jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan kontribusi yang karyawan berikan kepada perusahaan. 4.7.2.1 Perhitungan Gaji Harus Berdasarkan Dokumen yang Lengkap Sebenarnya perhitungan gaji pada kantor pusat sudah dilakukan berdasarkan laporan daftar absensi namun untuk unit bisnis perusahaan seperti pada spbu, saat ini perhitungan gaji nya hanya berdasarkan data karyawan yang diperoleh dari administrator. Data karyawan yang diberikan pun masih sangat kurang memadai, terlihat dari hasil wawancara dengan bagian kepegawaian kantor pusat bahwa data atau informasi terkait absensi karyawan yang bagian kepegawaian terima hanya informasi terkait nama karyawan yang tidak masuk kerja. Untuk karyawan pada unit spbu yang tidak masuk kerja diberlakukan potongan gaji sebesar Rp. 50.000,00 per hari. Jadi bagi karyawan yang dilaporkan tidak masuk kerja akan dipotong gajinya sesuai dengan jumlah hari tidak masuk bekerja karyawan tersebut. A. Saran Perbaikan Seharusnya perhitungan gaji yang dilakukan bagian kepegawaian kantor pusat sudah berdasarkan dokumen yang lengkap termasuk perhitungan gaji untuk seluruh unit bisnis perusahaan. Oleh sebab itu perhitungan gaji untuk seluruh karyawan harus berdasarkan laporan daftar absensi atau jika perusahaan sudah menerapkan sistem yang terkomputerisasi antara kantor pusat dengan seluruh unit bisnis perusahaan maka secara otomatis laporan absensi setiap unit bisnis perusahaan sudah ada disistem kantor pusat. Perhitungan gaji berdasarkan dokumen yang lengkap sangat penting agar jumlah gaji yang dibayarkan perusahaan sesuai dengan sebenarnya. Sehingga tidak merugikan perusahaan secara materi dan non materi. 4.7.2.2 Menerapkan Sistem Reward and Punishment Pada Perhitungan Gaji Perusahaan pada saat ini belum menerapkan sistem reward and punishment terutama untuk kehadiran karyawan. Penerapan sistem reward and punishment dianggap penting demi meningkatkan kedisiplinan, kerajinan dan ketaatan karyawan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan. Penerapan sistem reward and punishmend selain dapat mengurangi tindakan tidak disiplin oleh karyawan juga dapat membuat karyawan termotivasi untuk memberikan kinerja yang terbaik bagi
77
perusahaan. Apalagi dalam hal absensi seharusnya perusahaan menerapkan sistem reward and punishment terkait absensi karyawan. Seperti diberlakukannya pemotongan gaji saat proses perhitungan gaji. A.
Saran Perbaikan
Sistem reward and punishment yang dimaksud yaitu pemberian bonus gaji setiap akhir tahun oleh perusahaan kepada karyawan yang memperoleh penghargaan. Selanjutnya pemotongan gaji sesuai berapa lama jam yang berkurang dari jumlah jam kerja dan dihitung secara proporsional dari total gaji setiap karyawan berdasarkan masing masing jumlah gajinya. Misalnya seorang karyawan total gaji bersihnya Rp. 3.300.000,00 perbulan, terdapat 22 hari kerja dalam satu bulan dan 8 jam kerja dalam sehari. Setelah dilakukan rekap laporan absensi karyawan tersebut dijumlahkan terlambat selama 4 jam. Maka perhitungan pemotongan gajinya sebagai berikut : Rp.3.300.000 : 22 hari = Rp. 150.000 per hari (Gaji karyawan satu hari) Rp.150.000 : 8 Jam = Rp.18.750 per jam (Gaji karyawan per jam) Rp.18.750 x 4Jam = Rp.75.000 (Potongan gaji karena keterlambatan) Maka karyawan tersebut selama satu bulan akan dipotong gajinya sebesar Rp. 75.000,00
4.7.2.3 Peraturan Baru Untuk Izin Karyawan Keluar Kantor A.
Saran Perbaikan
Setiap karyawan yang tidak hadir karena alasan sakit atau urusan pribadi yang sangat penting, jika ingin tetap dianggap hadir seharusnya dibatasi dan dikontrol dengan baik oleh perusahaan dalam hal pemberian izinnya. Hal ini dilakukan bukan untuk mempersulit karyawan namun agar setiap izin yang diperoleh karyawan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. B.
Prosedur Baru yang Disarankan
Bagi setiap karyawan yang tidak hadir karena alasan urusan pribadi yang sangat penting atau sakit seharusnya dibatasi izin nya maksimal sebulan 3 kali. Selain itu untuk karyawan yang izin tidak hadir karena urusan pribadi diwajibkan maksimal paling lambat mengisi form ketidakhadiran satu hari sebelum izin tersebut diberlakukan serta form tersebut harus diketahui dan disetujui oleh atasan yang bersangkutan kemudian disetujui oleh divisi SDM dan UMUM. Jika karyawan tersebut izin melebihi 3x dalam sebulan maka wajib diberlakukan pemotongan gaji
78
untuk karyawan tersebut. Tetapi berbeda jika tidak hadir karena sakit maka karyawan tersebut diwajibkan saat masuk kantor saat sembuh dari sakit menyerahkan surat istirahat dan fotocopy resep obat dari dokter untuk diproses izin ketidakhadirannya oleh divisi SDM dan UMUM. C.
Form Baru yang Disarankan
Surat Perintah Kerja di Luar Kantor (SPKLK) adalah dokumen yang dibuat oleh divisi SDM dan UMUM yang dapat diambil oleh setiap karyawan yang akan izin melaksanakan perintah kerja di luar kantor berdasarkan perintah atasan karyawan tersebut. Form ini harus diketahui dan ditanda tangani oleh atasan yang memberikan perintah kerja diluar kantor pada karyawan yang bersangkutan. Berikut form yang dibuat :
Gambar 4.8 Form Surat Izin Karyawan Keluar Kantor
4.7.3
Saran Perbaikan pada Proses Output Sistem Penggajian
79
Analisis keluaran (output) adalah analisa yang dilakukan untuk mengambil dan mempelajari laporan laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan, seperti laporan daftar karyawan, laporan absensi, laporan lembur dan laporan data penggajian karyawan. Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan pengumpulan dokumen perusahaan disimpulkan bahwa perbaikan yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1. Membuat laporan daftar absensi untuk seluruh karyawan di kantor pusat dan seluruh unit bisnis perusahaan. 2. Membuat laporan daftar lembur. Pada proses output kedua laporan di atas dianggap penting untuk mendukung kelengkapan dokumen. Sehingga dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian lengkap dan akurat. 4.7.3.1 Laporan Daftar Absensi Harus Memuat Seluruh Karyawan Sering kali sistem yang sudah dirancang sebaik mungkin oleh manusia mengalami gangguan, maka untuk mencegah terjadinya kehilangan data. Meskipun sistem sudah dirancang dengan kemampuan memback up data secara otomatis. Tetap disarankan setiap administrator pada unit bisnis perusahaan untuk membuat laporan daftar absensi karyawan pada unit bisnis tersebut. Administrator pada unit bisnis membuat laporan daftar absensi berdasarkan data yang terekam pada finger scanning setiap hari. Selain untuk arsip pencatatan absensi, laporan absensi juga diperlukan untuk menjamin kelengkapan data absensi.
Gambar 4.9 Laporan Daftar Absensi Karyawan Untuk Unit Bisnis
1.7.3.2 Laporan Daftar Lembur Baru A. Saran Perbaikan
80
Selama ini dalam proses pembayaran lembur hanya berdasarkan nota intern atas persetujuan direksi. Perusahaan seharusnya memiliki dokumen lengkap terkait seluruh pengeluaran kas perusahaan. Seperti dalam hal ini untuk pembayaran lembur yang dilakukan perusahaan seharusnya perusahaan memiliki dokumen dan arsip yang lengkap. Laporan daftar lembur selain untuk kelengkapan dokumen juga berfungsi sebagai alat untuk memantau kinerja dan kerajinan karyawan.
Gambar 4.10 Laporan Daftar Lembur Baru
