BAB 3 OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN

BAB 3 OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN

3.1 ObjekPenelitian 3.1.1 SejarahSingkat PT.VIadalahpemasokotomotif

global

utamauntuknilaitambahkomponendansistemuntukprodusenkendaraan

di

seluruhduniamelaluibeberapaanakperusahaan , termasuk PT. VI Electronics , PT. VI Interiors , PT. VI Climate Control, dan PT. VIOtomotif Trim Systems. PT. VImerupakanperusahaan global yang tersebar di seluruhbelahandunia.PT. VI Indonesia sendirimerupakananakperusahaandari PT. VI Regional Asia Pasific yang

berdirisejak

2011.Sampaisaatinikegiatanutamadari

PT.

VIadalahmemasokkomponen interior kepadasalahsatuprodusenmobilasalJepang yang mendirikanpabrik di Indonesia. PT.

VImemilikikemampuanpenuhuntukmerancang,

mengembangkandanmemproduksisistem

modular

interior

lengkapdanfungsional.Keahlian PT. VI di bidangmanufaktur, bahan, desaindan model memungkinkanuntukmengembangkaninovasi, danefisienbiayaprodukberat. Selainitu , konsumenmerasakankemampuanmendalam PT. VI Indonesia, sertakualitaspenelitianmemungkinkan PT. VIuntukmemberikanpemahaman yang berhargadalammengembangkansolusimenarikkonsumenuntukmembantupelangganm embedakankendaraanmereka.

3. 1.2 Visi, Misi, danSrategi Perusahaan 3.1.2.1 VisidanMisi PT.VIbercita-citauntukmenjadi

yang

terbaik

di

duniapadabermitradenganpelanggannyauntukmenyediakanprodukprodukinovatifberkualitastinggi yang memberikannilailuarbiasa.

3.1.2.2 Strategi Denganstrategibekerjadengan

basis

beragammemungkinkankecerdikandankreativitasdalamcara

pasokan

yang yang

dapatmenguntungkansemua stakeholder PT. VI. Program keragamanpemasok PT.

30

31 VImenawarkanminoritasgiat,

veteran

danperusahaan

yang

dimiliki

,kesempatanuntukmemperluasbisnismerekadanmemberikankontribusibarangdanjasa yang

memberikannilai.

Melaluikerjasamaini,

dapatmenyediakankelasduniateknologi,

kami kualitas,

pengirimandanbiayakepadapelanggan kami.

3.1.3 Produk-Produk PT. VImenawarkanbeberapaproduk yang dapatdipasokkepada Perusahaan ManufakturOtomotifseperti : 1. Instrument Panels 2.

Door and Trim Panels

3.

Floor Consoles

4. Cockpit Modules

3.1.4. Organisasi perusahaan terkait siklus pendapatan beserta tanggungjawabnya 1. Logistic Logistic bertugas melakukan pengiriman barang ke customer baik penjualan lokal maupun ekspor, selain itu logistic juga bertanggung jawab memastikan bahwa setiap barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, baik jenis barang yang dipesan maupun kuantitasnya. 2. Account Officer Bagian ini berperan dalam verifikasi harga jual berdasarkan nominal yang terlampir didalam surat perjanjian (agreement letter). Account officer (AO) juga memeriksa status yang ada di apollo, apakah ada pemesanan baru atau tidak, bila ada pemesanan baru AO akan memperbaharui status yang ada di apollo. 3. Marketing Marketing merupakan bagian penting dalam pemasaran produk, selain menjaga kekerabatan dengan customer yang sudah ada, pihak marketing juga kerap menawarkan berbagai produk yang ada ke perusahaan lain dengan bidang usaha yang serupa yakni industri otomotif. Sudah menjadi target marketing untuk memperluas pemasaran yang salah satunya dengan menambah jumlah customer tersebut.

32

4. Finance Setelah menerima detail pemesanan dan pengiriman barang, merupakan fungsi bagian finance untuk melakukan penagihan piutang. Dari detail rekon DOS yang sudah diterima dari bagian logistic, finance kemudian mengolahnya dengan memasukkan harga jual dan memprosesnya menjadi invoice untuk kemudian di submit ke pihak customer. 5. Managing Director Merupakan orang yang berperan penting dalam bertanggung jawab atas setiap proses yang berjalan di perusahaan. Dalam hal invoicing, Managing Director bertugas untuk menandatangani setiap invoice dan faktur pajak yang akan diserahkan ke pihak customer untuk penagihan piutang.

3.2 Desain Penelitian 3.2.1 Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakandalampenelitianiniyaitudengan data primer.Data primer

adalah

data

diperolehlangsungdarisumberpertamabaikdariindividuatauperseorangan

yang yang

membutuhkanpengolahan yang lebihlanjutsepertiwawancaraataupengisiankuesioner.

3.2.2 Metode Pengumpulan Data 1.

Studi lapangan Penelitian dilakukan dengan cara terjun langsung ke objek penelitian untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara: a.

Observasi Penelitian melakukan pengamatan langsung ke PT. VIuntuk memperoleh gambaran mengenai objek yang diperlukan untuk peneliti.

b.

Wawancara Penelitian melakukan wawancara kepadabagian Public Relation (PR) dan akuntan PT. VI untuk mengetahui seputar masalah-masalah yang terjadi di dalam internal perusahaan.

33

c.

Dokumentasi Penelitian yaitu dengan cara pencatatan atas data yang diperoleh dari pengumpulan data yang dibutuhkan untuk penelitian yang bersumber dari arsip atau dokumen di PT. VI.

d.

Kuesioner Penelitian dengan mengajukan suatu daftar pertanyaan yaitu dengan menggunakan ICQ (Internal Control Questioner ) yang berkaitan atas siklus pendapatan perusahaan tersebut.

e. Teknik studi kepustakaan Metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teori-teori, literatur, dan tulisan yang berhubungan dengan penulisan. Tujuan dari teknik studi pustaka ini adalah untuk mencari data yang dapat digunakan sebagai landasan teoritis yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara Studi literatur.

3.2.3 Metode Penyajian Data Analisis

data

yang

telahdiuraikan

atasselanjutnyaakandisajikandenganmenggunakanpendekatankualitatif secarasistematisdilakukandalambentuknarasi,

di yang

uraiandengansuatuargumentasi.

Sebagaitambahanuntukmemperjelasdanmempermudahdalampemahamanhasilpeneli tianakandisajikandalambentuktabelsesuaidenganjenisdanbentuk data, baik yang dituangkandalambentuktabelmaupundenganbentuknarasilainnya.

3.2.4. Prosedur Operasional Penjualan PT. VI 1. Customer melakukan pemesanan dan mengeluarkan Delivery Order Sheet untuk kemudian dikirim ke PT. VI 2. PT. VI mengajukan pemesanan kepada supplier sesuai dengan yang tertera didalam DOS. 3. Setelah pemesanan selesai dan barang yang dipesan sudah jadi, lalu supplier mengirimkan barang kepada PT. VI yang kemudian langsung disalurkan ke customer. PT. VI menganut sistem Just In Time sehingga tidak memiliki inventory.

34 4. PT. VI merekonsiliasi DOS dan memasukkan nominal serta jumlah kuantitas pemesanan untuk mendapatkan jumlah penjualan. 5. PT. VI menerbitkan Invoice yang dilampirkan dengan Faktur Pajak, Copy DOS, dan Sales Order. 6. PT. VImengirim Invoice beserta dokumen terlampir untuk melakukan penagihan. 7. Membutuhkan waktu sekitar 1 bulan dalam proses penagihan hingga pelunasan.

3.2.4.1. Flowchart Prosedur Penjualan dan Penagihan Berikut adalah flowchart yang berisi langkah-langkah prosedur perusahaan dalam penjualan serta penagihan :

35

36 RESPONSIBILITY

PROCESS FLOW

INSTRUCTION

Start

(1) Customer

Notification of new PO or DOS by email

-DOS is the basis of delivery/triggers the delivery

Regular PO -PO is received on a monthly basis -DOS is received on a daily basis Non Regular PO -PO is received once there will be a special order/requirement from Customer -DOS is received once there will be new special order/requirement

(2) Account Officer (PT.VI)

Check the following: Check the availability of the new PO/DOS in Apollo

1. Price (use Master Price Database) 2. Part Number 3. Delivery date

37 (3) Account Officer (PT.VI) Are all the information on the PO/DOS accurate?

No

Yes

(4) Account Officer (PT.VI ), Logistics (Supplier)

A -

-

-

Download softcopy of PO & DOS (PT.XYZ-Account Officer) PT.XYZ Account Officer will send the softcopy to PT.XYZ Finance on a weekly basis Download softcopy of DOS (PT.XYZ-Account Officer &Supplier-Logistics)

B


Send email confirmation to customer that the expected documents are not yet in Apollo

Input the DOS details to PO Monitoring and Sales/Delivery Monitoring Sheet. Communicate and reconcile with MSI for the delivery schedule. Reconcile the list by screenshoting the DOS list from APOLLO

A

1. PT.VI Account Officer will save PO and DOS that appear in Apollo 2. Supplier will print and save the DOS as a basic document for delivering parts 3. PT.VI Senior Accountant will ensure that she has the softcopy of DOS and PO

Logistics PT.VI should input the following information on the Sales/Delivery Monitoring Sheet: 1. DOS number 2. Corresponding PO No. 3. Delivery date 4. Part Numbers 5. Part Description 6. Quantity This should be done on immediately once the DOS was released by Customer.

38 (6) Account Officer (PT.VI)

Will the number of units on the DOS exceed the number of open units in the PO?

Yes

Communicate with Customer regarding the discrepancy on the PO and the DOS

No

B

(7) Logistic (Supplier)

Deliver parts to Customer with specification stated in DOS (delivery time, Lot name, and part numbers)


Yes Is there any discrepancy on the actual delivery and the DOS?

1. Ensure that all the specification requested C in DOS delivered well to Customer warehouse. 2. Ensure that Customer warehouse officer signed and chop the DOS and retain 1 copy to themselves. 1. Customer will keep first the original copy of the DOS 2. Supplier will deliver the variance to Customer 3. Customer will give the original copy of DOS to Supplier once they complete

No the delivery



Scan the DOS. Prepare DN using the DOS as a reference. Return the signed DOS to PT.XYZ together with the DN to be signed by PTV.XYZ Logistic/AO

Verify DOS signed byCustomerwith the DN from Supplier and reconcile completeness of DOS from Apollo and the PO issued to Supplier

C D

1. DOS are accumulated from Monday to Thursday and are collected every Friday.

39 (11) Account Officer (PT.VI)

Are all the documents received reconciled with Apollo and the PO to MSI?

Yes



No

Confirm with Supplier&Custom er if it’s necessary, return the incorrect DN, and asked Supplier to complete the

D Signed the DN, return to Supplier the original and keep the copy for reference

Update PO Monitoring Sheet indicating the actual date of delivery on another column. Send via email/upload it on Vfile the PO Monitoring Sheet on a weekly basis to PTVI Finance.

(14) Finance (PT.VI)

Collect the signed DOS & copy DN signed by PT.XYZ from Supplier.

Updating of the monitoring should be done immediately once the DOS was received.

Sending of updated sales monitoring should be done every Monday.

1. File the copy of DN from Supplier

Update the Sales/Delivery Monitoring Sheet.


Screenshot from Apollo the list of of all DOS. Check for the missing DOS if any and follow up the Account Officer (PT.XYZ) if there is any

1. This should be done every Wednesday

40 (16) Finance (PT.VI)

Prepare a transmittal slip or list of all DOS and send them to Consultant for invoicing

(17) Consultant

Summarize the delivery and prepare invoices &FakturPajak

1. Send the DOS and PO to Consultant as basic information preparing the invoice. 2. This should be done every Friday.

Consultant will send the result to PT.VI Finance .


Verify the details of the invoice prepared by Consultant with the data base from logistic (DOS & PO)


Yes

Found any discrepancy on the invoice prepared by KCS versus the DOS & PO?

Confirm & ask Consultant to revised Invoices &FakturPajak

No E (20) Managing Director (PT.VI)

Sign Invoice &FakturPajak


Send signed invoice &fakturpajak to Customer

END

Credit term with Customer is 30 days from invoice date.

BAB 3 OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN

Recommend Documents