BAB 3 OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
3.1
Objek Penelitian 3.1.1
Sejarah Singkat PT. Simpatindo Multimedia ( PT. SMM ) merupakan anak
perusahaan dari Sarindo Group yang berdiri sejak 29 Oktober 2002 berbadan hukum berbentuk Perseroan Terbatas. Saat ini PT. SMM adalah Authorized Dealer Telkomsel untuk wilayah Jabodetabek, Jawa Barat, Jawa Timur, Balinusra, Sumatera bagian Selatan dan Kalimantan. PT. SMM, sebagai authorized Dealer di 6 Regional, hanya memfokuskan diri pada pendistribusian produk Telkomsel dan Telkom Flexi dengan target market ke pasar hilir langsung sampai wilayah kecamatan di suatu Regional. Selain itu sebagai bagian dari Sarindo Group yang merupakan pemilik merk D-One mobile phone, distributor Huawei mobile phone, distributor Motorola mobile phone, Sarindo Service Center, Distributor iPhone, Distributor BlackBerry dan Distributor modem Huawei sangat membantu PT. SMM dalam melebarkan pasarnya karena dapat melakukan bundling dan program tertentu seperti Jackphone yang merupakan bundling program D-One mobile phone dan kartu Simpati khusus untuk Jackmania ( Komunitas Suporter Persija ), modem huawei untuk program Telkomsel Flash, bundling Huawei mobile phone dengan perdana Simpati Max, bundling iPhone dan bundling BlackBerry. Dari sisi pengelolaan keuangan, PT. SMM selalu berusaha untuk melakukan pembayaran DOA dengan segera sesuai ketentuan Telkomsel. Untuk mendukung perputaran cash flownya maka PT. SMM membuat kebijakan dengan secepatnya mendistribusikan produk-produk yang telah didapat dari Telkomsel dan memperhatikan ketepatan pembayaran dari Mitra RS, SD, KiosHALO Maupun OBIN. Pendistribusian barang tidak dilakukan ke beberapa agen besar saja tetapi melakukan penyebaran ke jaringan jaringan kecil di area yang luas sehingga pembayaran / flow uangnya tidak terpaku pada orang tertentu saja.
1
2 Untuk melebarkan pasarnya, saat ini PT. SMM bekerja sama dengan pihak ketiga seperti Indomaret, dalam menyediakan seluruh kebutuhan pulsa elektrik yang dijual di jaringan Indomaret, Indogrosir dan Superindo. Jaringan Indomaret telah mencapai lebih dari 6.400 outlet, jaringan Indogrosir memiliki 300 OMI ( Outlet Mitra Indogrosir ) dan lebih dari 2.500 member merahnya serta jaringan Superindo juga memiliki lebih dari 65 Outlet. Untuk perdagangan Internasional, PT. SMM telah bekerjasama dengan Fixed & Mobile dalam memasarkan produk Telkomsel di seluruh jaringan pemasaran Fixed & Mobile di Singapura, Malaysia, Hongkong, Kuwait dan Arab Saudi untuk mengisi pulsa di seluruh wilayah Indonesia. Kerjasama tersebut meliputi kerjasama di sistem transaksi, penyediaan barang dan maintenance sistem. PT. Simpatindo Multi Media menyediakan jalur internet khusus untuk melayani permintaan pulsa elektrik atas penjualan Fixed and Mobile. Permintaan pengisian pulsa Telkomsel yang masuk ke sistem akan secara otomatis terbagi ke masing – masing regional sesuai HLR yang ada. Apabila ada permintaan tetapi HLR nya di luar area regional yang dimiliki PT Simpatindo Multi Media ( misalnya area Sulawesi ) maka sistem akan melakukan penembakan secara random dari stock regional yang ada saat ini. Selain itu PT. SMM sedang mengembangkan kemitraan dengan beberapa minimarket, restoran, koperasi dan apotik yang mempergunakan sarana cash register komputer pada saat transaksi. Program yang dikembangkan adalah pelanggan dapat melakukan transaksi langsung di kasir untuk pembelian pulsa elektrik. PT. Simpatindo Multi Media didukung oleh team IT yang solid yang terus berkembang sesuai dengan perkembangan IT dan perkembangan program kerja. IT pada PT. Simpatindo Multi Media bersifat sentralisasi dan desentralisasi dimana IT pada masing – masing daerah / outlet memiliki perkembangan dan spesifikasi yang berbeda tetapi tetap berpusat kepada suatu sistem yang terintegrasi semi on line dengan pusat. Team IT PT. Simpatindo Multi Media telah mengembangkan beberapa program antara lain: 1. Sarindo Group Visual Trading (SGVT) 2. Volca
3 3. V-gate 4. website PT. Simpatindo Multi Media 5. Simpatindo SMS Sales Automation ( SSSA )
3.2 Visi dan Misi Visi : Visi perusahaan ini adalah “Develop And Grow the Market with Telkomsel “ yang dapat diartikan menjadi berkembang dan mengembangkan pasar bersama Telkomsel sebagai penyedia pelayanan telekomunikasi terkemuka di Indonesia.
Misi :
Misi perusahaan ini adalah “Expanding The Businees thru vast
channel supported by strong financial, professional management and commitment to excellent” Saat ini PT Simpatindo Multi Media sebagai Authorized Dealer Telkomsel memiliki wilayah operasional di area : 1. Jabodetabek 2. Jawa Barat 3. Jawa Timur 4. Balinusra 5. Kalimantan 6. Sumatera bagian Selatan
3.3 Produk Perusahaan PT. Simpatindo Multimedia menawarkan beberapa produk yang dapat dipasok kepada Customer seperti : 1.
Voucer Elektrik
2.
Voucer Fisik
3.
Marchandise Handphone
4.
Modem
4 3.4 Struktur Perusahaan Struktur organisasi dari PT Simpatindo Multi Media :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : PT Simpatindo Multi Media 2013)
Struktur organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secra fisik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu organisasi.
3.4.1
Tugas dan Tanggung Jawab Dari struktur organisasi tersebut tentunya masing – masing jabatan
memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda – beda. Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari jabatan – jabatan yang ada pada PT. Simpatindo Multi Media adalah sebagai berikut :
5 a. Direktur Utama - Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. - Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan. - Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. - Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan. - Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efesien. - Bertanggung jawab sepenuhnya kepada Dewan Komisaris.
b.
Operational - Menyiapkan standar operasional perusahaan (SOP). - Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja senantiasa dijaga. - Memastikan bahwa seluruh pekerjaan di lapangan dapat berjalan sebagaimana mestinya. - Memastikan bahwa pekerjaan dikerjakan oleh tenaga yang ahli yang menguasai bidang pekerjaan tersebut.
c.
HRD - Memastikan komunikasi internal berjalan sesuai dengan standar operasional perusahaan. - Merekrut dan menyeleksi karyawan baru. - Mengorganisir karyawan melalui penetapan pembagian kerja, hubungan kerja, integrasi, dan koordinasi di dalam perusahaan. - Mengelola data karyawan. - Mengecek dan menghitung seluruh data absensi karyawan. - Menentukan tarif gaji karyawan pada saat proses perekrutan karyawan baru. - Melakukan penilaian kinerja karyawan setiap bulan.
6 d.
GA - Memantau dan mengurusi proses perpanjangan dokumen legal perusahaan. - Memenuhi
semua
kebutuhan
operasional
pada
internal
perusahaan,seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain. - Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan. - Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal.
e. Finance - Mengatur seluruh arus keuangan perusahaan. - Membayar gaji seluruh karyawan, pajak karyawan dan iuran jamsostek. - Merencanakan anggaran tahunan perusahaan. - Bertanggung jawab mengatur seluruh keuangan perusahaan.
f. Accounting - Memastikan
laporan
posisi
keuangan,
neraca,
dan
laporan
pengeluaran kas, dan laporan laba rugi sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. - Mengatur kas masuk dan kas keluar. - Menginput jurnal pembalik. - Menghitung dan menjurnal penyusutan fixed asset. - Evaluasi kelengkapan bukti transaksi penerimaan & pengeluaran kas. - Rekonsiliasi mutasi penerimaan dan pengeluaran kas. - Evaluasi kelengkapan bukti-bukti transaksi.
g. Sales - Memastikan pemilihan produk - Melakukan penentuan harga persediaan - sales forcasting - Melakukan promosi
7 h. IT - Maintenance perangka komputer dan lainya. - Mendata penambahan dan pengalokasian komputer dan laptop, serta aset terkait IT. - Memfollow-up laptop ke Project Manager. - Memaintain mesin absensi dan memastikan outputnya akurat. - Mengupdate data karyawan baru di mesin absensi. - Maintaince jaringan
i. Audit - Membuat catatan atas penyajian laporan keuangan apabila terjadi suatu kecurangan atau salah saji kepada dewan direksi. - Investigasi audit pada perusahaan pada periode tutup buku. - Melaporkan keadaan perusahaan sebenar-benarnya kepada dewan direksi secara langsung.
3.4.2
Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan data primer. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan yang membutuhkan pengolahan yang lebih lanjut seperti wawancara atau pengisian kuesioner.
3.4.3
Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1.
Penelitian Lapangan (field research) Yaitu peninjauan yang dilaksanakan dengan mengadakan peninjauan
langsung ke tempat terdapatnya masalah. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data – data yang diperlukan yang akurat dan relevan. Penelitian lapangan terdiri dari: a.
Observasi. Penulis langsung melakukan penelitian pada bagian manajemen PT. Simpatindo Multimedia.
8 b.
Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada pihak – pihak yang terkait dengan judul penelitian penulis.
c. Dokumentasi Penulis mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dari dokumen dan catatan administrasi perusahaan yang berkaitan dengan penerimaan, pengeluaran dan administrasi. 2. Penelitian Kepustakaan. Penelitian ini dilakukan dengan membaca dan mengambil beberapa teori dari buku, dan beberapa jurnal yang berkaitan dengan pengendalian intternal yang diperlukan untuk penulisan skripsi ini.
3.4.4 Metode Penyajian Data Analisis data yang telah diuraikan di atas selanjutnya akan disajikan dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang secara sistematis dilakukan dalam bentuk narasi, uraian dengan suatu argumentasi. Sebagai tambahan untuk memperjelas dan mempermudah dalam pemahaman hasil penelitian akan disajikan dalam bentuk tabel sesuai dengan jenis dan bentuk data, baik yang dituangkan dalam bentuk tabel maupun dengan bentuk narasi lainnya.
3.6
Prosedur Penerimaan, Pengeluaran, & Administrasi Barang Fisik pada PT. Simpatindo Multimedia Tujuan
: Sebagai pedoman untuk melakukan prosedur dalam proses-proses sebagai berikut.
1.
Penerimaan Barang
2.
Administrasi Penerimaan Barang
3.
Perdana Nomor Cantik
4.
Pengeluaran Barang
5.
Administrasi Pengeluaran Barang
6.
Retur Barang Masuk
7.
Administrasi Retur Barang Masuk
8.
Retur Barang Keluar
9.
Administrasi Retur Barang Keluar
10. Void
9 11. Stock Opname 12. Pelaporan
Definisi
:
A. Stock : Adalah barang dagang Simpatindo yang ada di gudang
B. SGVT ( Sarindo Group Visual Trading ) ; Adalah system yang dipergunakan untuk proses administrasi dalam Penginputan barang masuk dan barang keluar.
C. Istilah yang terdapat dalam program SGVT : WH ( Ware house ) : Gudang PO ( Purchase Order ) : Pesanan pembelian barang ke Vendor GR ( Good Receive ) : Penginputan baran masuk dari Vendor SO ( Sales Order ) : Pesanan pembelian oleh Dealer GD ( Good Delivery ) : Penginputan barang keluar atas Penjualan SM ( Stock Movement ) : Penginputan barang keluar untuk gudang Cabang SM Balik ( Stock Movement ) : Penginputan barang masuk ( retur) Dari gudang cabang SR ( Sales Return ) : Pengembalian atau pembatalan pembelian oleh Dealer secara keseluruhan atau sebagian order RI ( Return In ) : Penginputan barang retur penjualan PR ( Purchase Return ) : Permintaan pengembalian barang ke Vendor RO ( Return Out ) : Penginputan barang keluar untuk dikembalikan kepada Vendor SA ( Stock Adjust ) : Penyesuaian Stock dikarenakan adanya perubahan item atau perubahan jumlah. Item Card : Alur barang masuk atau barang keluar berdasarkan item Receiving List : Rekapan data masuk berdasarkan periode Summary Stock Adjust : Rekapan stock adjust berdasarkan periode Track SO progress : Status SO yang masih dalam proses otorisasi oleh finance atau dalam proses gudang kirim Outstanding PO : PO yang belum dilakukan GR (Good receive)
10 Outstanding SO : SO yang belum dilakukan GD (Good delivery) Inventory List : Data stock update Periodik Stock : Data stock berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun Void : Pembatalan
Lingkup
: Prosedur Operational ini hanya berlaku untuk Divisi Opertional PT. Simpatindo Multimedia khususnya untuk gudang HO dan gudang BO yang sudah menggunakan system SGVT.
Prosedur : I. Penerimaan Barang 1. Menerima barang sesuai dengan jumlah dan item yang tercantum pada PO Finance. 2. Apabila barang yang diterima dari Vendor atau Dealer tidak sesuai dengan jumlah item yang tertera pada PO Finance segera informasikan kepada Divisi Finance dan Divisi Sales untuk dikoordinasikan kepada Vendor atau Dealer. 3. Melakukan pengecekan barang yang masuk meliputi : a.) Masa barang / expired date ( perdana dan voucer ) b.) Kelengkapan barang misalnya untuk program bundling handphone yang sudah di wrapping / disegel pastikan fisik perdananya ada dan masa berlakunya tidak mendekati masa beraku atau expired c.) Kondisi barang / kondisi kemasan pastikan kondisi kemasan staterpack, handphone, modem dalam keadaan tersegel. 4. Melakukan pensortiran terhadap Nomor Cantik Perdana sesuai criteria yang telah ditentukan
( area tertentu mengacu terhadap
ketentuan Vendor / Operator yang ada ) 5. Menyusun dan menata barang dengan rapi di gudang berdasarkan item dan masa berlakunya.
11 II. Administrasi Penerimaan Barang
1. Melakukan pembuatan GR ( Good Receive ) berdasarkan PO Finance. 2. Apabila barang yang diterima dari Vendor jumlahnya kurang dari PO Finance maka jumlah yang kita buat di GR ( Good Receive ) harus sesuai dengan jumlah barang yang kita terima saja dan kekurangan jumlah barang tersebut tetap muncul di system SGVT dan menjadi Outstanding PO. 3. Melakukan pengecekan pada Inventory List dan Item Card atas GR ( Good Receive ) yang telah dilakukan ( jika jumlah barang si system bertambah) 4. Mengarsipkan GR ( Good Receive ) beserta berita acara barang masuk / surat jalan dari Vendor dengan rapi.
III. Perdana Nomor Cantik 1. Melakukan pensortiran / pemisahan Nomor Cantik Perdana setiap alokasi barang masuk dengan criteria yang telah ditentukan oleh Divisi Sales 2. Melaporkan data update Nomor Cantik Perdana yang ada di HO, dan
BO kepada Divisi Sales Regional, Area manager, Divisi
Operational setiap hari jumat via email, 3. Mengupdate list Nomor Cantik 4. Menginformasikan kepada Divisi Sales Regional, Area SPV dan Area Manager via email untuk Nomor Cantik yang masa berlaku atau masa tenggangnya akan habis dengan waktu pemberitahuan : a.) Kartu Nomor Cantik Segel : 1,5 bulan sebelum masa berlaku habis ( expired date ) b.) Kartu Nomor Cantik Aktif : 2 minggu sebelum masa aktif/ masa tenggang habis / berakhir. 5. Melakukan pengisian pulsa pada Nomor Cantik yang akan habis masa tenggangnya sesuai dengan intruksi dari Divisi Sales via email mengetahui Area Manager
12 IV. Pengeluaran Barang 1. Mengeluarkan barang dengan system FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama masuk dikeluarkan terlebih dahulu atau mendahulukan mengeluarkan barang yang masa berlakunya akan habis ( koordinasikan dengan Sales). 2. Mengeluarkan barang berdasarkan jumlah dan item yang tercantum pada GD (Good Delivery) / SM (Stock Movement) / RO (Return Out) 3. Mengeluarkan barang untuk Sales Force / Sales Mobile : a.) Pagi Hari :
Mempersiapkan barang-barang yang akan di alokasikan untuk Sales Force / Sales Mobile
Memberikan barang untuk Sales Force / Sales Mobile berdasarkan PO manual yang diajukan oleh SPV Sales sesuai dengan form serah terima barang.
Barang yang dikeluarkan untuk Sales Force / Sales Mobile sebagai
barang
pinjaman
sementara
dengan
batas
pelaporan atas pinjeman barang tersebut sore hari ( hari yang sama ).
Barang yang dialokasikan kepada Sales Force / Sales Mobile adalah barang yang diretur pada waktu kemarin sore oleh Sales Force / Sales Mobile (apabila jumalah barang retur kurang dengan alokasi yang ditentukan oleh SPV Sales maka kekurangan tersebut ditambah dengan stock baru)
b.) Sore Hari : -
Sales Force/Sales Mobile memberikan laporan atas pinjaman barang dengan kategori : *Barang terjual dijadikan sebagai barang keluar. *Stock akhir dijadikan sebagai sisa barang yang harus di Retur.
4. Apabila barang tidak dapat dikembalikan pada hari yang sama (membawa barang menginap) karena ada event /program dari
13 operator /dipinjam oleh orang telkomsel untuk program sehingga mengharuskan barang dibawa untuk beberapa
hari maka surat
pemberitahuan event/program dilampirkan bersamaan dengan pengajuan PO Sales Force dengan mengetahui SPV Sales dan Area Manager/Sales Manager. V Adminitrasi Pengeluaran Barang 1. Membuat GD (Good Delivery) berdasarkan SO (Sales Order) yang telah disetujui oleh Finance. 2. Membuat SM (Stock Movement) berdasarka PO SM dari Divisi Sales. 3. Membuat RO ( Return Out ) berdasarkan PR (Purchase Return) 4. Proses SM (Stock Movement) dilakukan untuk memindahkan stock dari gudang HO ke gudang BO atau proses sebaliknya. 5. Mencantumkan Nomor Seri Voucer, Perdana, Imei Handphone dan Imei Modem pada GD (Good Delivery) / SM (Stock Movement) / (Return Out). 6. GD (Good Delivery) / SM (Stock Movement) / RO (Return Out) harus ditandatangi oleh penerima barang
(Customer) sebelum
GD,SM,RO yang ditandatangani oleh penerima barang kita terima maka kita tetap mengarsip copy GD/SM/RO yang ditandatangani oleh pengantar dengan ketentuan sebagai berikut : a.) Pengantar barang
Setelah dilakukan serah terima barang oleh stocklist kepada pengantar barang maka GD/SM/RO harus ditandatangani oleh pengantar barang.
1 lembar copy GD/SM/RO yang sudah ditandatangani oleh pengantar barang diarsip sebagai bukti bahwa barang pesanan sudah disiapkan dan sedang proses dikirim oleh pengantar.
Copy GD/SM/RO tersebut hanya sebagai arsip sementara sampai GD/SM, yang sudah ditandatangi oleh penerima kembali ke Stocklist.
b.) PIC Ekspedisi apabila barang dikirim via ekspedisi
14
Tanda terima barang
yang dikeluarkan oleh ekspedisi
dilampirkan dengan GD/SM/RO yang sudah ditandatangani PIC Ekspedisi. 7. Berkas GD/SM/RO yang sudah ditandatangani penerima harus kembali pada hari yang sama saat barang dikeluarkan dari gudang. (kecuali untuk dikirim melalui ekspedisi) 8. Formulir serah terima barang ke Sales Force/Sales Mobile harus ditandatangani oleh semua pihak yang telah ditentukan di formulir serah terima barang. 9. Mengarsipkan GD/SM/RO dengan rapi beserta berkas pendukungnya.
VI. Retur Barang Penjualan (Retur In) 1. Menerima Retur Barang dari Dealer atau modem chanel (misalnya : Indomaret. Alfamart) sesuai dengan persetujuan dari Divisi Sales dan Divisi Finance. 2. Menerima Retur Barang dari OMO, BO, Gerai Halo, sesuai dengan jumlah dan item yang tertera pada tanda terima / surat jalan masuk yang sudah di setujui dan ditandatangani oleh Divisi Sales / PIC Gerai. 3. Melakukan pengecekan atas masa berlaku dan kondisi serta kemasan barang yang diretur. 4. Tidak boleh menerima retur barang dalam kondisi rusak, masa berlaku hampir habis, masa berlaku sudah expired atau kemasan staterpack, modem, handphone tidak tersegel.
VII. Administrasi retur barang penjualan (Return In)
1. Untuk barang yang dikeluarkan melalui proses GD (Good Delivery) membuat RI (Return In) berdasarkan SR (Sales Return) yang dibuat oleh Divisi Sales. 2. Untuk barang yang dikeluarkan
melalui proses SM (Stock
Movement) , diharuskan membuat SM (Stock Movement) balik misalnya :
15 Tanggal 1/9/2010 barang dikeluarkan dari WH Pondok Bambu maka terbitlah SM dari WH Menteng ke WH Pondok Bambu, tetapi Tanggal 10/9/2010 sebagian atau keseluruhan barang tersebut diretur dari WH Pondok Bambu ke WH Menteng maka terbitlah SM Balik dari WH Pondok Bambu ke WH Menteng. 3. Mengarsipkan (RI) Return In, SM (Stock Movement) Balik dengan rapi beserta berkas pendukungnya.
VIII. Retur Pembelian (Return Out)
1. Mengeluarkan stock barang kepada Operator berdasarkan instruksi / via email dari Divisi Sales yang diketahui pihak Divisi Finance. 2. Mengeluarkan stock berdasarkan jumlah dan item yang tertera pada RO (Return Out)
XI. Administrasi Retur Pembelian (Return Out) 1. Membuat PR (Purchase Return) dengan
memasukkan nomor GR
(Good Receive) pada saat barang masuk pertama kali. 2. Membuat RO (Return Out) berdasarkan PR (Purchase Return) 3. RO (Return Out) harus ditandatangani oleh penerima barang 4. Mengarsipkan RO (Return Out) yang telah ditandatangani oleh penerima barang beserta berkas pendukungnya.
X. VOID 1.
VOID dilakukan karena : a.) Adanya pembatalan transaksi b.) Dokumen yang harus direvisi karena adanya perubahan jumlah barang, item barang, harga, tanggal, customer. c.) Dokumen yang di VOID ditandatangani oleh PIC yang mengajukan VOID dan PIC Logistik Fisik / Elektronik dengan mencantumkan alasan VOID ( misalnya dokumen di VOID karena ada salah
harga m-kios maka yang menandatangani
dokumen PIC Sales dan PIC Logistik Elektronik ) , sebagai
16 persetujuan dokumen VOID ditandatangani juga oleh SPV Operational / Manager. d.) Mengarsip dokumen yang di VOID dan membuat pencatatan manual VOID. e.) Dokumen yang di VOID karena point B maka setelah VOID dilakukan, segera untuk membuat / menerbitkan dokumen baru ( hal ini untuk menghindari terjadinya selisih).
XI. Stock Opname 1. Stock Opname dilakukan oleh stocklist pada waktu pagi hari sebelum transaksi dilakukan dan sore hari setelah transaksi selesai. 2. Stock Opname berkala dilakukan oleh SPV Operasional dengan kurun waktu minimal 2 kali stock opname dalam 1 bulan ( dengan metode jadwal opname random / acak ) 3. Mengarsipkan
Berita
Acara
Stock
Opname
beserta
berkas
pendukungnya
XII. Pengiriman Laporan
1. Laporan Harian a.) Membuat
laporan
harian
fisik
dengan
mencantumkan
mencantumkan stock barang yang sebenernya dengan mengacu pada stock di SGVT. b.) Laporan dikirim via email ke Operasional Pusat H + 1 c.) Mengirimkan via email Inventroy Stock kepada Divisi Sales pada pagi hari. d.) Inventory Stock pagi dan sore di print sebagai dasar stock opname.
2. Laporan Mingguan a.) Hari Selasa Mengirimkan Inventory Stock kepada Divisi Finance dan Divisi Operasional Pusat via email. b.) Hari Jumat
17 Mengirimkan List Nomor Cantik kepada Divisi Sales dan Divisi Operasional Regional, serta Divisi Sales dan Divisi Operasional Pusat.
3. Laporan Stock Opname Berkala ( Jadwal Stock Opname ditentukan oleh SPV Operasional Area masing-masing atau pejabat setingkat yang menggantikan ) . a.) Berita Acara Stock Opname Gudang BO / Gudang HO ditandatangani oleh Stocklist, SPV Operasional b.) Berita Acara Stock Opname yang sudah ditandatangani di email ke Divisi Operasional Pusat. c.) Berita Acara Stock Opname dibuat dengan sebenar-benarnya sesuai dengan kondisi lapangan yang terjadi (misalnya : jika saat dilakukan stock opname terjadi selisih maka Berita Acara Stock Opname dibuat selisih) d.) Pada Berita Acara Stock Opname dicantumkan langkah-langkah dalam penyelesaian selisih beserta target waktu penyelesaiannya.
4. Laporan Voucer dan Kartu perdana Memberitahukan via email kepada SPV Sales, Area Manager, Sales & Operasional Pusat untuk Voucer dan Kartu Perdana yang akan habis masa berlakunya dengan ketentuan waktu pemberitahuan sebagai berikut: a.) Kartu Perdana Segel : 1.5 bulan sebelum masa berlaku habis. b.) Kartu Perdana Aktif : 2 minggu sebelum masa aktif / masa tenggang habis. c.) Voucer : 2 bulan sebelum masa berlaku habis. d.) Apabila dalam tempo 1 minggu sejak email Pemberitahuan Expired Perdana / Voucer dikirim tetapi stock Perdana / Voucer tersebut masih ada atau belum terjual maka kita wajib mengirimkan
email
kembali
pada
Divisi
Sales
dengan
subjek/judul : Pemberitahuan Expired Perdana / Voucer yang ke 2, dan seterusnya.
18 3.4 Activity Diagram Prosedur Penerimaan, & Pengeluaran Barang Fisik
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Persediaan Barang
19
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Pengeluaran Barang
20
21
