BAB III OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN III.1. Objek penelitian III.1.1. Sejarah Singkat PT. Dewata Freight International merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang layanan jasa logistik, distribusi domestik yang berupa jasa pengiriman darat, laut dan udara. Serta layanan jasa kurir yang dilengkapi dengan Customs Brokerage. PT. Dewata Freight International yang biasa disebut DFI ini didirikan pada tahun 1994. Sampai saat ini DFI memiliki 6 cabang di Indonesia, antara lain di Jakarta, Bandung, Surbaya, Semarang, Yogyakarta dan Denpasar. PT. Dewata Freight International juga menjadi penyedia layanan konsolidasi industri manajemen transportasi langsung di USA dan Australia. DFI mampu memberikan keunggulan kompetitif melalui transportasi dan jasa logistik. PT. Dewata Freight International mempunyai pengalaman yang luas dan pengetahuan industri yang besar dalam menciptakan solusi transportasi untuk memenuhi kebutuhan logistik dalam semua bidang. Segmen pasar utama PT. Dewata Freight International adalah otomotif, makanan dan minuman, gas dan energi, dan manufaktur. PT. Dewata Freight International menawarkan jasa pengiriman ekspor melalui udara dan laut internasional maupun pengiriman impor. Setelah PT. Dewata Freight International memiliki jaringan pribadi di seluruh dunia, mereka telah mengembangkan layanan konsolidasi udara dan laut untuk semua rute dunia luas. 32
Hasil yang dicapai oleh PT. Dewata Freight International sejauh ini sangat baik akibat dari fokus utama kami pada pelanggan, yang telah memungkinkan PT. Dewata Freight International memiliki organisasi dan gudang pribadi milik PT. Dewata Freight International, dengan tenaga – tenaga ahli yang PT. Dewata Freight International miliki. III.1.2. Profil Perusahaan Nama
: PT. Dewata Freight International
Status
: Perseroan Terbatas
Alamat
: Wisman Mitra Sunter 8th Floor 8-01 Jl. Yos Sudarso Kav. 89 Building C-2 Jakarta Utara 14350 Indonesia
Telephone
: 62-21 6530 6503
Facsimile
: 62-21 651 4775
Email
:
[email protected]
III.1.3. Visi dan Misi Perusahaan III.1.3.1 Visi Perusahaan Dunia berkelimpahan melalui ketepatan, kecepatan dan keamanan pengiriman cargo customer ke seluruh penjuru dunia.
33
III.1.3.2 Misi Perusahaan 1. Team Seluruh staff PT. Dewata Freight International adalah satu teamyang bekerja dan memberikan service yang terbaik berdasarkan budaya perusahaan untuk menjamin pertumbuhan perusahaan. 2. Customer Memberikan solusi dengan azas yang saling menguntungkan kepada semua pelanggan untuk menjamin pertumbuhan perusahaan. 3. Competitor Menjadikan pesaing sebagai rekanan perusahaan dan mengupayakan kerja sama yang saling menguntungkan untuk menjamin pertumbuhan perusahaan. 4. Product / Service Selalu memberikan produk/jasa yang terbaik dan bias memenuhi harapan pelanggan yang selalu meningkat dari waktu ke waktu untuk menjamin pertumbuhan perusahaan.
III.1.4. Produk – produk Adapun produk – produk yang ditawarkan oleh PT. Dewata Freight International adalah sebagai berikut : 1. Pelayanan air services PT. Dewata Freight International menggunakan pelayanan udara guna mempercepat waktu yang diperlukan untuk pengambilan maupun pengiriman barang customer.
34
Kami menawarkan beberapa pelayanan handal dan terjangkau. Adapun keuntungan yang kami tawarkan untuk pelayanan udara ini adalah sebagai berikut : •
Keamanan barang berharga, binatang hidup dan barang – barang khusus.
•
Pemeriksaan keamanan melalui mesin x-ray kedalam dan keluar atau gerbang utama kami.
•
Pendingin area gudang truk pendingin untuk barang – barang yang memerlukan pengawet.
•
Bonded warehouses.
2. Pelayanan Ocean Services Transportasi laut, yang masih dominan dari perdagangan internasional, telah mengalami perubahan besar dalam beberapa tahun terakhir. Munculnya generasi terbaru dari kapal kontainer, manajemen jasa oleh tingkat yang lebih tinggi efisiensi yang dicapai meskipun hubungan laut semua telah meningkatkan waktu transit pengiriman. Membuat mereka lebih aman dan membuat kenaikan harga. Terlepas dari itu, kepentingan dasar untuk pelanggan menggunakan interlocutor, dengan keahlian yang professional, memungkinkan untuk mendapatkan keuntungan dari kemajuan tersebut. Dalam konteks ini DFI memungkinkan untuk menyediakan ke klien tersebut dengan solusi terbaik, yang disesuaikan untuk kebutuhan yang mungkin ada melalui jaringan global.
35
3. Weekly LCL Consolidation Services Barang anda akan ditangani dengan menggunakan alat modern kami untuk konsolidasi dengan jadwal pelayaran mingguan dan demikian dikirim ke semua pelabuhan – pelabuhan di 5 benua seluruh dunia. 4. Full Container Load (FCL) Perjanjian dan kontrak yang kami tawarkan untuk barang – barang yang akan dikirim. Kami menawarkan kondisi dan waktu untuk pengiriman anda. Anda dapat melakukan permintaan untuk penggunaan kontainer eksklusif dimana terdapat jeni box yang tepat sesuai barang – barang anda, seperti 20 ft box – 40 ft box – 40 high cube – open top – hard top – flat rack – platform equipment. 5. Warehouse and Distribution Ini menjadi perusahaan berbasis non asset, memanfaatkan pada layanan dan fasilitas dari mitra strategi untuk menawarkan kepada pelanggan dengan berbagai penyimpanan pergudangan dan fasilitas distribusi untuk memilih. Pergudangan mungkin termasuk yang terletak di perdagangan bebas dan dikontrak untuk penyimpanan jangka pendek atau panjang menurut permintaan pelanggan yang bervariasi. Beberapa pendukung pelayanan termasuk barang berisi, kargo tidak berisi, nilai tambah seri seperti re – packing dan re – lebeling kargo untuk re – export yang bertujuan baik. Pengiriman door-to-door, berbahaya, penyimpanan kargo tidak berbahaya dan kami dapat mengatasi kargo tersebut.
36
III.1.5. Struktur Organisasi/Manajemen/Mekanisme dan Prosedur III.1.5.1. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi suatu perusahaan mempunyai peran yang sangat penting dalam menggambarkan hierarki dengan pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang. Dengan adanya struktur organisasi, maka akan tercipta dan terjalin kerja sama antara pimpinan dan bawahan, serta mewajibkan semua fungsi untuk berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan. III.1.5.1.1. Struktur Organisasi Perusahaan Berikut struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Dewata Freight International:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dewata Freight International Sumber : PT. Dewata Freight International 37
III.1.4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan Divisi Keuangan Berikut struktur organisasi divisi keuangan yang dimiliki oleh PT. Dewata Freight International:
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Keuangan PT. Dewata Freight International Sumber : PT. Dewata Freight International III.1.4.2. Tugas dan Wewenang Pembagian tugas dan wewenang yang terkait pada sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Dewata Freight International : 1. Direktur Utama Mengatur perusahaan secara menyeluruh. Memutuskan rencana strategis dan mengarahkan dan mengatur kebijakan agar sejalan dengan tujuan perusahaan. Memegang peranan di setiap hal pada perusahaan dan dapat memeriksa laporan di tiap devisi dengan lengkap. Direktur juga berhak mengevaluasi kinerja karyawan di setiap devisi.
38
2. Direktur Operasional Bertugas memantau kinerja karyawan/teknisi secara langsung maupun tidak langsung, membagi dan mengkoordinasikan tugas tenaga kerja yang akan diserahkan untuk dikirim ke lapangan agar tugas yang diberikan berjalan dengan baik dan dapat diselesaikan tepat waktu. 3. Direktur Marketing Bertugas untuk mempertanggungjawabkan menjaga atas hubungan kerja sama dengan perusahaan lain sebagai partner maupun kompetitor perusahaan. Direktur marketing juga bertugas membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan/staff dibagian pemasaran. 4. Direktur Keuangan Bertugas mengatur dan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan staf – staf keuangan dalam melakukan perhitungan estimasi kerja para teknisi lapangan, membuat pengajuan pembayaran dari customer, serta melakukan perhitungan neraca keuangan perusahaan, membuat laporan keuangan sesuai dengan keperluan perusahaan. 5. Regional Accounting Mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan akuntansi, pajak dan
financial
perusahaan,
melaksanakan,
serta
melaporkannya
kepada
manajemen dengan akurat dan tepat waktu. 6. LEGAL Mengatur dan mempertanggung jawabkan keamanan pengiriman maupun penerimaan yang terkait dengan hukum – hukum yang berlaku dan berhubungan pada kegiatan pengiriman maupun penerimaan barang. 39
7. HRD & GA MGR Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja dan memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai. Serta mengurusi mulai dari perijinan – perijinan, hubungan lingkungan sekitar, prosedur keamanan, urusan transportasi, pengawasan dan perawatan asset perusahaan. 8. IT Menyediakan dukungan fasilitas perusahaan dan penyelesaian masalah teknis. Bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasikan staff untuk menganalisa dan mengembangkan sistem teknologi informasi perusahaan. 9. IT Support Bertanggung jawab untuk mengatasi dan memonitoring masalah yang terjadi pada sistem teknologi informasi yang sedang berjalan pada perusahaan. Menjaga perangkat – perangkat teknologi informasi yang digunakan perusahaan. 10. Billing AR&AP Bertanggung jawab dalam melaksanakan proses dan kegiatan administrasi, memeriksa kelengkapan dokumen yang digunakan dan memastikan seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu. 11. Kasir Bertanggung jawab terhadap accounting manager, menerima setiap pembayaran dari customer/agen, mengimput pembayaran dari customer dan mem file laporan penerimaan kas tersebut.
40
III.2. Prosedur Standar Operasional Siklus Pendapatan. III.2.1 Proses penjualan Diagram prosedur proses penjualan yang sedang berjalan pada PT DEWATA FREIGHT INTERNATIONAL
Gambar 3.3 Flowchart proses penjualan PT. Dewata Freight International Sumber : PT. Dewata Freight International
41
Marketing Menerima konfirmasi dari customer untuk pengiriman barang. Melakukan Identifikasi langsung terhadap customer mengenai rencana adanya barang yang akan dikirim / di export. Melakukan identifikasi kelengkapan dari shipping instruction yang diterima. Jika diterima lanjut ke dept.operational, sedangkan apabila ditolak kembali pada identifikasi rencana pengiriman barang. Melakukan persetujuan terhadap shipping instruction /order yang masuk dengan mengisi format costing -selling, dan kemudian diberikan kepada customer service untuk ditindaklanjuti. Operational Memeriksa data shipping instruction dan format cost-sell yang diberikan marketing. Memberikan jadwal pengiriman sesuai permintaan dari customer lalu bagian operational mencari harga yang terbaik dari vendor yang terkait. Melakukan booking order kepada vendor yang di tunjuk. Mengisi format costing dan selling manual. Membuat rencana pengiriman sehingga dapat diproses pada proses operational gudang maupun proses dokumen. Setelah itu dept operational memeriksa kargo yang masuk sehingga status pengiriman dapat diketahui lalu barang dikirim.
42
III.2.2 Proses Account Receivable Diagram prosedur account receivable yang sedang berjalan pada PT DEWATA FREIGHT INTERNATIONAL.
Gambar 3.4 Flowchart Account Receivable PT. Dewata Freight International Sumber : PT. Dewata Freight International
43
Prosedur Account receivable ini mulai dari mengisi form jobsheet, Prosedur ini berlaku di bagian Billing (AR) di departemen Accounting. Dalam hal Job sheet telah lengkap dan telah disetujui oleh Accounting Manager dan Branch Manager maka invoice/Debit Note/Credit Note dan Faktur PPN dapat dicetak berdasarkan data Jobshet. Approval terhadap Invoice/Debit Note yang dicetak dilakukan oleh Accounting Manager setelah dicek lebih dahulu. Invoice/Debit Note/Credit Note dan Faktur PPN didistribusikan ke Customer/Agent dengan ketentuan sebagai berikut : -
Invoice dan Faktur PPN ditujukan untuk customer (shipper/consignee), bagi customer yang membayar langsung ke Kasir maka Invoice asli diserahkan bersamaan dengan dokumen asli ke customer setelah uang diterima kasir. Bagi customer yang membayar berdasaerkan kredit term maka Invoice dan Faktur PPN di fax ke customer atau dikirim ke customer (Invoice asli, faktur PPN asli dan dokumen asli), lalu ditukar dengan tanda terima, Kemudian akan dilakukan penagihan oleh bagian Billing (AR) sesuai ketentuan waktu (credit term) yang disepakati sebelumnya antara marketing dan customer. Pembayaran oleh Customer dapat dilakukan melalui transfer Bank atau diambil oleh collector DFI.
-
Debit Note/Credit Note diemail oleh bersamaan dengan copy dokumen yang dibutuhkan melalui email ke agent . Kemudian bagian accounting akan mengkomunikasikan dengan agent untuk masalah pembayaran. Untuk Invoice/Debit Note yang telah lunas akan di rekam datanya di daftar piutang untuk pembaharuan daftar piutang oleh bagian Billing (AR)
44
III.2.3 Proses Penerimaan Kas Diagram prosedur penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT DEWATA FREIGHT INTERNATIONAL.
Gambar 3.5 Flowchart Penerimaan Kas PT. Dewata Freight International Sumber : PT. Dewata Freight International 45
Customer Mengisi jobsheet dengan benar dan memastikan job sheet telah diapproval oleh Head Departemen dan Branch Manager. Menyerahkan job sheet yang telah diapproval dengan lengkap ke bagian Billing. Billing Memeriksa kelengkapan job sheet. Jika Job sheet ada yang tidak lengkap maka dikembalikan pada bagian dokumen untuk diperbaiki. Jika sudah benar maka menindaklanjuti jobsheet yang sudah lengkap dengan mencetak Invoice dan faktur PPN. Menyerahkan Invoice dan faktur PPN pada Accounting Manager untuk diperiksa dan minta ditandatangani. Mengirim invoice dan faktur PPN ke customer. Customer akan langsung membayar pada kasir. Accounting Manager Memeriksa Invoice berdasarkan data job sheet dan copy document. Jika tidak setuju, memberikan Invoice dan faktur PPN kepada bagian billing untuk direvisi. Jika setuju, menandatangani Invoice tersebut dan menyerahkannya beserta faktur PPN kembali ke bagian Billing. Kasir Menerima pembayaran dari customer, lalu input pembayaran, mencap lunas dan distribusi invoice dan faktur PPN. Kasir akan mem file laporan penerimaan kas tersebut.
46
III.3. Desain Penelitian III.3.1. Jenis dan Sumber Data Jenis penelitian ini adalah kualitatif yang berupa: a. Data Primer Data penelitian diperoleh langsung dari objek penelitian perusahaan, yang dilakukan di kantor perusahaan untuk mengumpulan data-data yang diperlukan dalam mendukung penelitian untuk memecahkan masalah yang dihadapi penulis. b. Data Sekunder Data penelitian diperoleh dengan cara membaca dan mengambil beberapa buku literatur, internet dan sumber lainnya yang memiliki hubungan dengan kasus penelitian tentang evaluasi sistem informasi akuntansi.
III.3.2. Penentuan Jumlah Data Dalam penelitian ini, diperlukan banyak data-data perusahaan pada PT. Dewata Freight International. Dimana data-data tersebut sangat diperlukan untuk mengevaluasi dan menganalisis masalah yang ditemukan pada penelitian.
III.2.3. Metode Pengumpulan Data Metode dalam pengumpulan data-data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah : a. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan pihak yang berwenang dari perusahaan tersebut untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan.
47
b. Observasi Melakukan peninjauan langsung dalam mencari dan memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk melengkapi penulisan skripsi sebagai tugas akhir. c. Dokumentasi Mengambil dokumen-dukumen dari perusahaan yang terkait dengan topik penelitian antara lain yaitu, formulir-formulir, laporan faktur servis, laporan catatan setoran masuk dan laporan piutang. d. Reperformance Mengevaluasi kembali prosedur pada proses yang berjalan. e. Studi Pustaka Dalam skripsi ini, diperlukan landasan teori yang berguna untuk mendukung atau memperkuat pembahasan dan temuan masalah serta solusi yang ditemukan dalam penelitian. Landasan teori tersebut diperoleh dari buku literatur atau media lainnya yang berhubungan dengan skripsi ini.
48
