BAB 3 ANALISIS STRATEGI BIDANG USAHA, SISTIM INFORMASI DAN TEKNOLOGI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Pulp & Kertas ., mempunyai pangsa pasar yang besar di Indonesia serta mempunyai lokasi yang strategis untuk melayani pasar Asia. 3.1.1 Sejarah perusahaan PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. merupakan perusahaan bubur kertas dan kertas . Indah Kiat didirikan di Jakarta pada tanggal 7 Desember 1976 dan pada tahun 1978 memulai produksi komersial untuk pabriknya yang berlokasi di Tangerang. Pada tahun 1990, saham Indah Kiat mulai dicatatkan di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya. Perusahaan ini dipimpin oleh Indra Widjaja sebagai presiden komisaris. Saat ini, Indah Kiat memiliki pabrik di 3 lokasi, yang berada di Perawang, Serang dan Tangerang. Pabrik yang berlokasi di Perawang, Propinsi Riau (Sumatera) memproduksi kertas budaya dan bubur kertas, sementara pabrik kertas yang berlokasi di Serang, Propinsi Banten khusus memproduksi kertas industri dan karton untuk keperluan kemasan. Pabrik yang berlokasi di Tangerang Propinsi Banten memproduksi kertas budaya untuk keperluan cetak dan tulis. Dan kantor pusatnya berada di Wisma Indah Kiat, Jln Raya Serpong Km 8 Tangerang, Jawa Barat
28
29 Produksi utama Indah Kiat adalah bubur kertas, kertas budaya yang terdiri dari kertas untuk keperluan tulis dan cetak (berlapis dan tidak berlapis), kertas fotokopi serta kertas industri yang terdiri dari kertas kemasan mencakup containerboard (linerboard & Corrugating Medium), corrugated shipping (konversi dari containerboard), boxboard dan kertas berwarna. Maka produksi dari PT . Indah Kiat Pulp & Paper secara garis besar yaitu awalnya pabrik yang berada di Perawang memproduksi bubur kertas, lalu setelah itu hasilnya dikirim ke pabrik yang berada di Serang untuk diproduksi ulang menjadi kertas kemasan, setelah itu hasil produksi dikirim kembali ke pabrik yang berada di Tangerang untuk di olah menjadi kertas cetak dan tulis untuk segera dipasarkan kepada konsumen. Tujuan yang dimiliki oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk adalah menghasilkan pulp dan produk kertas dengan kualitas sesuai persyaratan secara konsisten, menghasilkan produk produk dengan harga yang wajar dan bersaing, pengiriman dan pelayanan yang tepat waktu. Untuk mencapai tujuan tersebut maka
tiap area bisnis di PT Indah Kiat Pulp & Paper
mempunyai tujuan masing masing : •
. Departemen Logistik
: Mendapatkan bahan baku yang berkualitas dan harga bersaing.
•
. Departemen Engineering : Mengawasi penggunaan mesin mesin dan peremajaan mesin dalam perusahaan
•
Departemen Produksi
: Mengolah bahan baku menjadi bahan jadi dan menghasilkan produk yang bermutu
30 •
. Departemen Sales & Marketing
: Meningkatkan penjualan dengan mencari pembeli pembeli baru, membuat inovasi inovasi baru
dan
melakukan
promosi
untuk
memperkenalkan produk produk yang dihasilkan. •
. Departemen HRD & Staff administrative
•
. Departemen Finance & Accounting
: Menempatkan karyawan sesuai kemampuan seta meningkatkan kemampuan SDM : Menangani dokumen dokumen keuangan yang dibuat oleh Finance Staff membuat laporan yang dibutuhkan perusahaan, mewakili
3.1.2
perushaan dalam hal perbankan.
Visi dan Misi PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. Dalam menjalankan perusahaan sebagai sebuah perusahaan yang cukup besar, PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. mempunyai visi dan misi yaitu: -
Visi perusahaan Yang menjadi visi dari PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. Adalah Menjadi perusahaan bubur kertas nomor satu di indonesia pada abad ke 21 yang berdedikasi menyediakan nilai-nilai yang terbaik bagi para pelanggan, pemegang saham, karyawan dan masyarakat.
-
Misi perusahaan Yang menjadi misi PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. antara lain :
31 Mempertahankan posisinya sebagai produsen pulp dan kertas dengan biaya rendah serta pelaku utama di pasar Indonesia dan Asia yang tumbuh pesat, dengan mengandalkan keuntungan pada sumber bahan baku, effiseinsi produksi, serta jaringan distribusi yang luas.
3.1.3
Struktur organisasi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk
Komisaris Direktur General Manager
Manager Logistik
Manager engineering
Kepala Purchasing
Kepala Machine shop
Manajer Produksi
Kepala Produksi
Kepala Gudang
Manager Sales & Marketing Kepala Technical sales Kepala penjualan
Manger HRD & Administra Kepala Administra si
Kepala SDM
Kepala pemasaran
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT Indah Kiat Pulp & Paper
3.1.4
Tugas dan wewenang Manajemen
Manager Accounting & Finace Kepala Accounting Kepala Finance
32 1.
Komisaris
⇒ Mengawasi kegiatan di perusahaan secara periodik ⇒ Menyetujui perjanjian-perjanjian/transaksi penting 2. Direktur ⇒ Membuat perencanaan jangka panjang masa depan perusahaan. ⇒ Membuat kebijakkan perusahaan. ⇒ Mengawasi dan memonitor perusahaan secara menyeluruh. ⇒ Merancang laporan dari General Manager. 3.
General manager
⇒ Memimpin Manajer di setiap departemen dan memberi pertanggung jawaban atas seluruh pekerjaan manajer kepada kreditur. ⇒ Bekerja sama dengan Direktur dalam membuat dan menetapkan kebijakkan dan peraturan-peraturan dalam perusahaan. ⇒ Berperan dan bertindak mewakili Direktur Utama dalam pengambilan keputusan. 4
Engineer manager ⇒ Bertanggung jawab secara langsung terhadap General Manager atas seluruh pekerjaannya.
⇒ Memonitor dan mengawasi pekerjaan dari Machine shop. ⇒ Mengeluarkan surat untuk pembelian mesin-mesin untuk pabrik. Memutuskan apakah perlu untuk membeli mesin
5.
Production Manager
33 ⇒ Mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan produksi ⇒ Melakukan kegiatan produksi ⇒ Memastikan pemanfaatan yang efisien atas dana, fasilitas dan sumbersumber perusahaan lainnya yang dibawah wewenangnya 6.
HRD & Administrasi Manager
⇒ Bertanggung jawab langsung kepada General Manager. ⇒ Memimpin program orientasi bagi karyawan yang baru bergabung. ⇒ Menyusun rencana kebijakkan bagi para tenaga kerja. ⇒ Menyusun dan menyiapkan program pelatihan dan pengembangan kinerja karyawan. ⇒ Bertanggung jawab atas pendokumentasian dan pelaksanaan administrasi yang ada di perusahaan. 7. Accounting & Finance Manager ⇒ Bertanggung jawab akan keuangan perusahaan, perencanaan anggaran perusahaan baik kantor pusat, pabrik maupun kebun. ⇒ Memonitor pencatatan akuntansi perusahaan. ⇒ Memastikan laporan dan catatan akuntansi keuangan lengkap dan akurat untuk audit sistem. ⇒ Memberikan laporan keuangan kepada General Manager. ⇒ Menerima Laporan keuangan dari pabrik dan kebun. ⇒ Memberikan persetujuan dan menerima dokumen keuangan yang dibuat oleh Finance staff.
34 8. Logistic Manager ⇒ Menetukan supplier yang telah dipilih, lalu melakukan negosiasi. ⇒ Menerima surat order pembelian dan memeriksa ulang surat tersebut. ⇒ Memeriksa dan menandatangani Deklarasi Uang Muka. ⇒ Menghubungi supplier untuk menandatangani perjanjian kontrak jangka panjang. ⇒ Mengelompokkan supplier sesuai dengan bidang utamanya. 9. Sales & Marketting Manager ⇒ Menyetujui laporan dan diskusi dengan petugas penjualan. ⇒ Meminta persetujuan dari Direktur Utama bila diperlukan. ⇒ Bila sudah disetujui, maka melakukan negosiasi bersama sales staff. ⇒ Menganalisis pasar ⇒ Menetapkan strategi pemasaran dan memeriksa serta menyetujui laporan penjualan yang dilaporkan secara berkala ⇒ Menganalisis laporan penjualan 10. Logistic stafff ⇒ Membuat data supplier. ⇒ Mengelompokkan supplier sesuai dengan bidang utamanya. ⇒ Menghubungi supplier untuk menentukan jadwal pertemuan. ⇒ Membuat order pembelian. ⇒ Membuat penawaran kontrak kerja sama. ⇒ Memonitoring order pembelian sesuai dengan jadwal pengiriman dari supplier.
35 11. Gudang ⇒ Mengawasi keluar masuknya barang ⇒ Menjaga dan memelihara barang ⇒ Membuat laporan persediaan barang ⇒ Menginput data pemasukan dan pengeluaran barang 12. Machine Shop ⇒ Bertanggung jawab untuk menangani peralatan yang ada baik kantor pusat maupun pabrik. ⇒ Membuat permohonan surat dalam hal untuk pembelian mesin-mesin baru bagi pabrik. 13. Supervisor ⇒ Mengawasi pelaksanaan produksi ⇒ Bertanggung jawab atas terjadinya kesalahan dalam produksi 14. SDM Staff ⇒ Meminta persetujuan pada HRD Manager. ⇒ Melasanakan program pengembangan dan pelatihan terhadap karyawan baru. ⇒ Menangani perekrutan karyawan baru 15. Administrasi staff ⇒ Melakukan semua kegiatan administrasi perusahaan ⇒ Mencetak slip gaji dan return ⇒ Mendokumentasikan Semua dokumen perusahaan 16. Accounting Staff
36 ⇒ Membuat laporan keuangan dan rekonsiliasi hutang piutang setiap bulan. ⇒ Memonitoring pajak. ⇒ Memberikan laporan keuangan tersebut kepada Accounting Manager. 17. Finance Staff ⇒ Membuat permohonan pembayaran untuk biaya bunga bank, biaya entertainment. ⇒ Bertanggung jawab menyimpan semua dokumen penagihan yang belum dibayar pelanggan. ⇒ Menyiapkan dan membuat dokumen keuangan. 18. Technical sales staff ⇒ Membuat surat penawaran dan mencari pelanggan ⇒ Melakukan negosiasi terhadap pelanggan sebatas kewewenangan yang dimilikinya. ⇒ Mengembangkan strategi pemasaran yang sudah ada. ⇒ Menerima order pembelian resmi dari pelanggan. 19. Marketting staff ⇒ Menganalisis pasar ⇒ Menetapkan strategi pemasaran ⇒ Menganalisis laporan penjualan 20. IT staff ⇒ Bertanggung jawab langsung pada GM atas kinerjanya ⇒ Memelihara H/W, S/W yang ada 3.1.5
Area Fungsi Bsinis
37 Analisa fungsi bisnis dilakukan untuk menentukan perencanaan strategi pada tingkat puncak. Proses ini akan menerangkan secara lebih spesifik bagaimana suatu proses tsb dilakukan, area fungsi bisnis dapat dilihat dibawah Fungsi Area
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
Logistik
Pembelian bahan baku
- Meneria permintaan barang - Memeriksa data supplier - Melakukan negosiasi dengan supplier - Membuat order pembelian untuk supplier - Menetukan supplier - Menerima barang - Menerima dokumen dari supllier - Membuat permohonan pembayaran - Menyelesaikan pembayaran
Persediaan bahan baku
- Melakukan pengecekan barang - Memberikan laporan pada bagian pembelian bila ada barang yang kosong - Mengecek barang yang dikirim supplier - Membuat bukti barang masuk - Mencatat pada kartu gudang - Menerima catatan untuk tiap mesin - Menentukan apakah perlu untuk membeli mesin baru
Engineering
Pembelian mesin Pemeliharaan mesin
Produksi
Penjualan dan pemasaran
Perencanaan produksi
- Melakukan pemeriksaan tiap bulannya - Membuat laporan tentang keadaan mesin - Memperkirakan biaya produksi - Menentukan jadwal produksi
Pemrosesan bahan baku
- Membuat produk - Membuat laporan produksi
Persediaan barang jadi
- Membuat laporan keluar masuknya barang jadi - Menyimpan barang jadi yang telah diproduksi
Analisi pasar
- Menganalisa konsumen - Menganalisa trend - Menganalisa pesaing
Penjualan tunai
- Membuat penawaran - Membuat konteak penjualan - Menerima pembayaran - Menyiapkan dokumen pengiriman - Melaksanakan pengiriman - Membuat penawaran - Melkakukan negosiasi - Membuat kontrak penjualan dan kesepakatan -Mempersiapkan dokumen pengiriman - Melaksanakan pengiriman
Penjualan kredit
38 Pengecekan barang
- Memeriksa apakah barang yang diminta tersedia - Memriksa jumlah barang yang akan dikirimkan - Mencatat laporan pengecekan barang - Meminta tanda tangan pada surat jalan
Pengiriman barang
- Bagian penjualan membuat delivery order - Memberkan pada bagian gudang untuk menyiapkan barang - Bagian gudang membuat surat jalan - Meminta tanda tangan pengecekan barang - Membuat strategi dan rencana promosi - Memasang iklan - Menangani surat lamaran - Melakukan wawancara awal - Mengadakan test
Promosi HRD & Administrasi
Perekrutan karyawan
Penggajian karyawan
Akuntansi
Pencetakan laporan administrasi Anggaran Arus kas Perencanaan keuangan
Utang Piutang
- Menilai kerja karyawan - Membut laporan absensi - Melakukan pembayaran gaji karyawan - Mencetak slip gaji - Mendokumentasikan kegiatan administrasi perusahaan - Mencetak slip gaji - Menganaisa biaya yang dibutuhkan perusahaan - Membuat anggaran - Membuat neraca dan laporan rugi laba - Membuat arus kas kegiatan investasi - Membuat arus kas kegiatan operasi - Menganalisa seluruh kegiatan perusahaan - Menganalisa modal perusahaan - Membuat perencanaan keuangan - Menerima order yang telah diperiksa - Menyerahkan order pada bag accounting - Mencata sebagai utang - Menerima kontak penjualan dan data pelanggan - Mencatat debitur
Tabel 3.1 Tabel Area Fungsi Bisnis Perusahaan
Logistik
engineering
Produksi
Sales & Marketing
Pembelian bahan baku
X
HRD & Administr asi
Akuntansi & Finance
39 Persediaan bahan baku Pmbelian mesin Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi Pemrosesan bahan baku Persediaan barang jadi Analisa pasar Penjualan tunai Penjualan kredit Pengecekan barang Pengiriman barang Promosi Perekrutan karyawan Penggajian karyawan Pelatihan karyawan Pencetakan laporan administasi Anggaran Arus kas Perencanaan Keuangan Utang
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Piutang
Gambar 3.2 Matriks fungsi bisnis vs Unit organisasi
Direktur
X
Unit Organisasi General Manager
Kantor X pusat
Komisaris Manager Logistik
X X
Pabrik
40 Manager Engineering
X
Manager Produksi
X
Manager Sales & Marketing
X
Manager HRD & administrasi
X
Manager Accounting & Finance
X
Logistic staff
X
Machine shop
X
Supervisor
X
X X
Technical sales
X
Marketting staff
X
SDM staff
X
X
Administrasi staff
X
X
Accounting staff
X
Finance staff
X
IT staff
X
Gambar 3.3 Matriks Unit organisasi vs Lokasi 3.2 Analisis Strategi Bidang Usaha 3.2.1
Analisis Porter Analisa Porter sangat penting bagi sebuah perusahaan karena dengan menggunakan analisa ini perusahaan dapat mengetahui pesaing-pesaing baru, pendatang baru, kekuatan pembeli dan pemasok, serta produk pengganti. Dan juga dapat
menghasilkan informasi-informasi yang sangat penting dan
41 berguna . PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. saat ini belum merasa terancam kedudukannya dari pendatang baru. Karena PT Indah Kiat Pulp & Paper telah memiliki nama baik dalam usaha ini. Maka dari itu PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. harus dapat menerapkan sistem informasi dengan tepat sehingga dapat lebih memperkuat posisi bisnis terhadap pesaingnya.
Ancaman Pendatang Baru Saat ini
PT Barito Paper,
42
Kekuatan pemasok -PT. Dian Swastatika Sentosa, -PT Arara Abadi, -PT Ekamas Fortuna, Vestwin Trading Pte. Ltd. Singapura
Pesaing PT Lontar Papyrus, PT Buku AA, Paper One
Kekuatan pembeli -PT Sinar Dunia Makmur -PTPurinusa Ekapersada Asia Pulp & Paper (Japan)
Ancaman produk Pengganti : - Plastik - Karton - Mattpaper
Gambar 3.4 Analisis porter PT Indah Kiat Pulp & Paper
* Pesaing yang ada sekarang (Rivalry amongst existing competitor) Adalah kompetisi diantara perusahaan-perusahaan dalam industri yang sama dengan menganalisis batas industri, struktur, market, usaha utama yang dilakukan perusahaan dan hal-hal yang secara signifikan berdampak terhadap perusahaan dalam industri. Dalam hal ini PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. berkompetisi dengan PT Lontar Papyrus, PT Buku AA, paper
43 one. Kekuatan dari industri sejenis ini mempunyai kekuatan seimbang dalam persaingan bisnis. * Ancaman pendatang baru dan hambatan-hambatan untuk masuk (Threat of New Entrants) Pendatang baru merupakan jenis ancaman kedua dari perusahaan. Tetapi dalam menghadapi para pendatang baru, perusahaan menganggap hal ini bukan ancaman utama bagi perusahaan. Sebab perusahaan sudah memiliki basis pelanggan dan pemasok yang kuat selain faktor image dan citra perusahaan yang sudah dikenal terlebih dahulu. * Kekuatan tawar menawar para pemasok (Bargaining Power of Supplier) Posisi tawar menawar antara perusahaan dengan supplier lebih kuat. Untuk melaksanakan kegiatannya perusahaan memiliki supplier dari Indonesia, Singapura yaitu Vestwin Trading Pte. Ltd., Singapura, PT Dian Swastika Sentosa, PT Arara Abadi, PT Ekamas Fortuna. Supplier dapat menggunakan tawar menawar terhadap perusahaan dengan cara menaikkan harga dan memutuskan hubungan kerja. Untuk menghindari hal tersebut, PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. selalu melakukan pembayaran tepat waktu dan membina hubungan yang baik dengan supplier.
3.2.2
Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Oppurtinities. Threats ) Melalui hasil survey yang diperoleh dari perusahaan maka dapat didefenisikan analisis terhadap factor internal, untuk Strength ( kekuatan ),
44 Weakness ( kelemahan ), Oppurtinities ( peluang ), Threats ( ancaman ) yang dimiliki dan dihadapi oleh PT Indah Kiat Pulp & Paper. Kekuatan ( Strength ) ¾ Bahan baku yang bermutu tinggi. ¾ Dukungan finansial yang kuat ¾ Telah menggunakan teknologi komputer ¾ Penggunaan waktu yang optimal dalam kegiatan produksi dan pengawasaan pabrik. Kelemahan ( Weakness ) ¾ Ketergantungan impor bahan baku tinggi karena di Indonesia bahan baku berkualitas yang dibutuhkan perusahaan masih terbatas. ¾ Ketergantungan SI pada kantor pusat ¾ Prosedur manajemen kantor pusat kurang terorganisir ¾ Ketergantungan import spare part mesin tinggi karena mesin produksi dibeli dari luar negeri.
Peluang ( Oppurtinities ) ¾ Peluang pasar di dalam negeri yang luas ¾ Memasuki perdagangan bebas ¾ Permintaan pasar global yang meningkat ¾ Nama perusahaan yang sudah dikenal baik di dalam dan luar negeri.
45 Ancaman ( Threats ) ¾ Jumlah pesaing kuat cukup banyak ¾ Ketidakstabilan nilai valuta asing mempeengaruhi transaksi jual beli perusahaan. ¾ Keadaan Negara ( ekonomi,politik,keamanan ) yang tidak menentu ¾ Kurangnya kemampuan karyawan dalam menghadapi kemajuan teknologi yang pesat
Faktor internal Dukungan financial yang kuat
0,15 Bobot
3 Rating
0,45 Bobot
Strength : Telah menggunakan teknologi computer
0,15
3
0,45
Kualitas produk dan SDM
0,15
4
0,60
46 Penggunaan waktu yang optimal
0,10
3
Total
0,30 1,80
Weakness : Ketergantungan bahan baku impor
0,10
3
0,30
Ketergantungan SI pada kantor pusat
0,15
3
0,45
Ketergantungan Import spare part
0,10
2
0,20
Prosedur manajemen kantor pusat kurang 0,10
3
0,30
terorganisir Total Jumlah :
- 1,25 1,00
2,2
Tabel 3.2 Internal Strategic Factor Analysis Summary ( IFAS )
Faktor eksternal : Permintaan pasar global meningkat
0,15 Bobot
4Rating
0,60 Bobot
Nama perusahaan yang sudah dikenal Oppurtinities :
0,10
3
0,30
Pangsa pasar di dalam negri yang luas Total
0,20
4
0,80 2,00
Perdagangan bebas Threats :
0,10
3
0,30
47 Jumlah pesaing yang cukup banyak
0,10
2
0,20
Ketidakpastian perekonomian dunia
0,10
2
0,20
Ketidakstabilan nilai valuta asing
0,15
2
0,30
Kemajuan teknologi yang sangat cepat
0,10
2
0,20
Total Jumlah
- 0,90 1,00
4,4
Tabel 3.3 Eksternal Strategic Factor Analysis Summary ( EFAS )
Keterangan perhitungan bobot : - Rating ( kepentingan bagi perusahaan ) 4 = Sangat tinggi. 3 = Tinggi, 2 = Sedang, 1 = Rendah - Bobot ( pengaruhnya terhadap perusahaan ) 0,1 = Rendah, 0,15 = Sedang, 0,20 = Tinggi Posisi perusahaan hasil analisis SWOT : Faktor internal
: 2.20
Faktor eksternal
: 4,40
48
Oppurtinities 3. Mendukung strategi Turn-around
1. Mendukung strategi agresif
Internal 4,40
Weakness
4. Mendukung startegi defensive
2,20
Strenth
2.Mendukung strategi Diversifikasi
Threats
49
Gambar 3.5 Analisis SWOT Kuadran 1 : Mendukung strategi Agresif ( situasi yang menguntungkan sehingga perusahaan dapat menggunakan kekuatan internalnya ) Kuadran 2 : Mendukung strategi Diversifikasi ( Meskipun banyak ancaman perusahaan mempunyai kekuatan internal untuk mengimbangi ) Kuadran 3 : Mendukung strategi Turn Around ( meminimalkan
kelemahan
untuk memanfaatkan peluang) Kuadran 4 : Mendukung strategi Defensive ( Perusahaan mengahdapi ancaman dan kelemahan internal )
Berdasarkan analisis factor stategi internal dan eksternal PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk dapat diketahui bahwa perusahaan berada pada kuadran 1 (satu ) yakni perusahaan mendukung strategi agresif agar dapat bersaing dengan perusahaan lain. Pada kuadran 1 (dua) perusahaan menghadapi peluang yang sangat besar dan juga didukung oleh kekuatan internal yang baik. Pada kuadran ini PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk berada pada kondisi yang menguntungkan dan hanya perlu memanfaatkan keuntungan yang ada ini.
50
internal
Eksternal
Oppurtinities (o) 1. pangsa pasar yang luas sehingga memungkinkan perusahaan melakukan ekspansi wilayah 2. berlakunya perdagangan bebas sehingga pangsa pasar semakin luas 3. Nama perusahaan yang telah dikenal luas 4. Permintaan pasar yang meningkat
Strenth (S) 1. kualitas produk dan SDM yang baik sehingga pelanggan percaya kepada perusahaan 2. Telah menggunakan teknologi informasi 3. Kuat dalam segi keuangan 4. pemanfaatan waktu yang baik sehingga Penanganan order cepat agar pelanggan puas dan tidak kecewa dan pindah ke peasing Strategi SO 1. Dengan produk yang berkualitas dan SDM yang trampil serta keadaan keuangan yang kuat akan memungkinkan perusahaan melakukan ekspansi sehinggan perusahaan dapat lebih berkembang 2. Mempeluas market share 3. Menggunakan teknologi canggih
Weakness (W) 1.Kurang lengkapnya system informasi dalam perushaan 2 Ketergantungan pada suku cadang mesin yang diimport 3. Sulitnya penekanan harga di bawah peasing karena mahalnya bahan baku import
Strategi WO 1. Mencari alternative supplier dengan hargga murah sebanyak mungkin agar masalah bahan baku dapat diatasi 2. Meningkatkan system informasi dalam perusahaan
51 Strategi WT Strategi ST Threats ( T) 1. Memberikan pelatihan 1. Dengan produk yang 1. jumlah pesaing yang pada karyawan dalam berkwalitas dan SDM semakin banyak menggunakan system yang terampil serta 2. ketidakpastian yang digunakan dan didukung keuangan perekonomian dunia system- system yang yang kuat akan 3. ketidakstabilan nilai nantinya akan menjadi modal utama valuta asing digunakan dalam mengahadpi 4. munculnya teknologi 2. Meningkatkan jumlah perusahaan pesaing baru produksi dan kwalitas. 2. Menetapkan strategi Dengan menambah harga mesin – mesin dan bahan baku yang berkwalitas
Gamba 3.6 Matrix SWOT
3.2.3
Analisis Value Chain (rantai nilai ) 1. Infrastruktur Perusahaan. • Bagian keuangan merencanakan anggaran yang dibutuhkan perusahaan. • Bagian pabrik melalui sub bagian kontrolnya mengontrol proses pembuatan Pulp dan produk produk lainnya, lalu menyimpan hasil produksi • Bagian pabrik melalui sub bagian peralatan yang menjaga dan memeriksa kinerja dan kondisi mesin pabrik. • Bagian akuntansi memonitoring pajak perusahaan. • Bagian manajemen pengendalian mutu memeriksa mutu dan kualitas Pulp, kertas budaya dan kertas industri • Direktur utama melakukan perencanaan anggaran bagi perusahaan. 2. Manajemen Sumber Daya Manusia.
52 • Bagian Sumber daya manusia mengadakan tes dan wawancara kepada karyawan baru. • Bagian Sumber daya manusia melakukan evaluasi kinerja setiap karyawan baru. • Memelihara dan mengevaluasi catatan pelatihan karyawan sebagai dasar pengembangan kemampuan karyawan. 3. Pengembangan Teknologi. • Pada kantor pusat terdapat LAN untuk berkomunikasi. • Menggunakan software Microsof office, Auto Cad,Microsft Access. 4. Logistik • Bagian pembelian melakukan koordinasi untuk menetapkan pemasok. • Bagian pembelian melakukan negosiasi dengan pemasok. • Bagian pembelian mencatat kebutuhan bahan baku. 5. Logistik ke dalam. • Bahan baku yang diterima diperiksa terlebih dahulu oleh bagian pembelian, kontrol kualitas, gudang. • Bagian kontrol kualitas
melakukan pengujian terhadap bahan baku
dipisahkan antara yang dipakai dan tidak • Bahan baku yang layak disimpan di dalam gudang. 6. Operasi. • Bahan baku dibawa ke pabrik untuk diolah menjadi Pulp dan beberapa produk lainnya.
53 • Setelah melalui proses pengolahan, Kertas hasil produksi yang berkualitas baik dimasukkan ke dalam kemasan. Dan Pulp yang dihasilkan disimpan dahulu dalam gudang yan tersedia • Bagian peralatan atau engineering melakukan pemeliharaan peralatan pabrik. 7. Logistik ke luar. • Bagian gudang melakukan penyimpanan terhadap barang jadi dan memeriksa stock barang tentang jumlah produk. • Barang jadi yang dipesan sebelum dikirimkan ke pembeli diperiksa dahulu oleh bagian gudang. • Bagian gudang mencatatnya ke dalam kartu stock barang. • Bagian gudang membuat surat jalan, lalu menyiapkan transportasi untuk pengiriman barang. 8. Pemasaran dan Penjualan. • Bagian penjualan menghubungi pembeli lalu membuat penawaran. • Bagian penjualan mengadakan negosiasi dengan pelanggan untuk mencapai kesepakatan. • Bila sudah mencapai kesepakatan lalu membuat surat kontrak penjualan. • Bagian penjualan dan pemasaran juga menjaga hubungan dengan para pelanggan agar tetap baik. 9. Pelayanan. •
Mencari bahan baku yang baik agar menghasilkan Pulp dan kertas budaya serta industri yang berkwalitas baik
54 •
Menjaga agar kwalitas dan mutu produksi tetap baik.
•
Pelayanan terhadap pelanggan ditingkatkan dengan cara menaggapi dan menindak lanjuti pengaduan dari pelanggan.
3.2.4
Analisis Goal & Problem ¾ Analisis Goal Setiap perusahaan mempunyai goalnya masing- masing untuk dapat digunakan sebagi control terhadap aktivitas perusahaan. Goal merupakan sesuatu yang hendak dicapai di masa mendatang. Goal yang ada pada PT Indak Kiat Pulp & Paper adalah : 1. Memelihara dan meningkatkan bubungan baik dengan pelanggan 2. meningkatkan kuaalitas dan mutu produk, serta kuantitas produksi 3. meningkatkan kinerja dan kualitas karyawan 4. Melalukan ekspansi pemasaran produk 5. memakai jenis topologi jaringan yang saling terhubung
Permanent :
Strategis
Taktis
Menjadi perusahaan penjual dan produksi pulp dan kertas yang berkuaalitas
Meningkatkan penjualan pulp & kertas
Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan Memelihara hubungan baik dengan pelanggan Melakukan ekspansi pemasaran produk dengan memanfaatkan teknologi informasi
55 Meningkatkan produksi
Menambah mesin mesin Meningkatkan dan memelihara mutu serta kualitas produksi Menggunakan teknologi baru
Meningkatkan SDM
Meningkatkan kualitas dan kinerja karyawan Memberikan pelatihan pada karyawan
Komputerisasi dan teknologi jaringan informasi
Mengpdate sistem yang ada sesuai dengan perkembangan teknolgi dan kebutuhan perusahaan. Memakia topolgi jaringan yang saling terhubung
Tabel 3.4 Goal PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk ¾ Analisa Problem Dalam mencapai Goal, seringkali perusahaan menghadapi bahnyak problem ynag menghambat pencapaian goal tersebut. Problem Problem yang dihadapi oleh PT Indah Kiat Pulp & Paper adalah sebagi berikut : Problem
Solusi
Skala prioritas
1. jenis topologi jaringan
Karena masih mempergunakan
Sisfo Jaringan
komunikasi
yang
jenis topologi jaringan yang
komunikasi
tersentralisasi pada kantor
tersentralisasi, maka jika ada
pusat
kerusakan dan gangguan pada kantor pusat maka pertukaran informasi dan komunikasi akan terputus, sehrusnya perushaan meggunakan topologi jaringan yang baru seperti mess, maka kegiatan akan dapat berjalan dan pertukaran informasi dapat
4
SI
56 dilakukan tanpa ketergantungan pada kantor pusat 2. Prosedur manajemen
Menata
kantor
mengorganisirkan
pusat
belum
terorganizir dengan baik
kembali
dan
prosedur manajemen dan juga didukung
oleh
SIM
kembali SDM
4
yang
berkuaalitas dan bermutu 3. kurangnya promosi
Karena promosi dirasa masih
Sisfo penjualan
kurang gencar menyebabkan penjualan pulp & kertas tidak mencapai
target
yang
3
diinginkan, karena itu bagian advertising harus lebih aktiv dalm
membuat
ikalan
dan
promosi 4. Pelayanan yang dirasa
Memberikan
masih
bagian
kurang
pelanggan
terhadap
pelatihan
pelayanan
pada
Sisfo
terhadap
pelanggan agar dapat melayani pelanggan
secara
baik
dan
5
professional dan dapat menarik sipati dari pelanggan tersebut
Tabel 3.5 Problem PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk 3.2.5
Analisis CSF ( Critical Succes Factor ) Critical Success Factor adalah factor yang sangat berperan sebagai pendukung keberhasilan bagi setiap perusahaaan dalam mencapai sasaran.PT Indah Kiat Pulp & Paper memunyai beberapa faktor pendukung yang menjadi pendukung setiap kegiatan usahanya. CSF berguna bagi setiap organisasi sebagai pedoman untuk membantu kegiatan kegiatan yang penting dalam menentukan informasi informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. CSF pada PT Indah Kiat Pulp &
57 Paper berkaitan dengan dua faktor yaitu faktor internal dan eksternal, karena itu CSF harus mendapat perhatian khusus dari seluruh tingkat manajemen untuk dpat bekerja sama antara satu dengan yang alin, sehingga sasaran yang diinginkan dapat dicapai. CSF dari PT Indah Kiat Pulp & Paper, adalah sebagai berikut : 1. Kualitas produk Produk yang dihasilkan oleh PT Indah Kiat Pulp & Paper memiliki kualitas yang terjamin sesuai permintaan pelanggan agar dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan. Dengan produk yang berkualitas Keberhasilan perusahaan dapat dicapai. 2. Harga kompetitif Dengan harga yang kompetitif dapat memungkinkan perusahaan bersaing dengan perusahan perusahaan yang sejenis. 3. Pemasok Memilih pemasok yang mempuyai kualitas bahan baku yang terjamin, harga yang murah , sesuai ukuran serta pengirimn yang tepat waktu dan professional 4. Sumber daya manusia Sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan harus mempunyai criteria seperti trampil, bertanggng jawab, disiplin, dan juga dapat menguasai bidang yang akan ditanganinya 5. Sistem informasi & Teknologi informasi Dengan menggunakan sistem informasi & teknologi informasi seperti server oracle, maka jarinagan anatara Jakarta – Serang; Jakarta –
58 Perawang; Jakarta – Tangerang menjadi on-line, dan saling terhubung satu dengan yang lain. Maka kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan maksimal dan optimal dalam pengolahan data dan penyajian informasi.
3.3
Analisis Sistim Informasi Yang berjalan 3.3.1
Matrix fungsi bisnis vs subyek data Subyek data adalah file – file utama yang digunakan perusahaan, sebagai
acuan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan pada saat ini. Dalam model umum perusahaan PT Indah Kiat Pulp & Paper setiap fungsi bisnis memiliki subyek – subyek data, antara lain : Order pembelian
Debitur
Data supplier
Kreditur
Kartu gudang
Surat jalan
Permohonan pembayaran
Penelitian pasar
Surat penawaran
Hasil promosi
Kas
Karyawan
Calon karyawan
Biaya
Mesin
Modal
Pelanggan
Laporan keuangan
Kontrak penjualan
Kinerja karyawan
D.O
59 Tabel 3.6 Subyek data PT Indah Kiat Pulp & Paper Subyek data disini diperuntukkan bagi perusahaan agar dapat mengetahui tentang hal – hal yang terjadi, dan diharapkan dengan pengetahuan yang didapat maka perusahaan dapat melakukan langkah – langkah yang tepat untuk menghadapi
masalah
maupun
mempersiapkan
diri
untuk
menghadapi
kemungkinan yang akan terjadi
3.3.2
ERD ( Entity Relationship Digram ) Di dalam ERD ini kita dapat melihat hubungan entitas yang satu dengan
yang lainnya, Dimana ERD akan memberikan informasi hubungan antara entitiy tersebut. Untuk lebih jelas ERD pada PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk dapat dilihat pada gambar di halaman belakang : 3.3.4 Analisis Audit Grid Gambar di halaman berikut akan menerangkan mengenai penilaian dari segi bisnis dan teknis system yang berjalan dari tiap tiap departemen pada PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk
60
Diagram ERD
61
Matriks Cluster
62
Nilai bisnis Sistem Informasi Logistik Nilai bisnis departemen Logistik
3
1. Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5.Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
2
1
responden
nilai
ya 4
Ragu 2
tidak 0
6
16
3
2
1
6
14
3
2
1
6
14
2
2
2
6
12
1
2
3
6
10 76
Rata - rata
2.53
> Kualitas teknis Sistem Informasi Logistik Kwalitas teknis departemen Logistik
3 ya
2 Ragu
1 tidak
responden
nilai
63 3 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 2 pengoperasian sistem 3. Apakah sistem sering digunakan 3
1
1
6
12
3
1
6
13
2
1
6
12
4. Apakah Sistem mudah dalam 3 perawatannya.
2
1
6
14
5.Sistem informasi yang sudah ada 4 saat ini mudah dimengerti
1
1
6
15
Total Rata - Rata
66 2.2
Nilai bisnis Sistem Informasi Engineering Nilai bisnis departemen Engineering
3
1. . Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5. Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
2
1
responden
nilai
ya 4
Ragu 2
tidak 0
6
16
4
2
0
6
16
2
2
2
6
12
3
3
0
6
15
3
2
1
6
14 77
Rata - rata
2,56
> Kualitas teknis Sistem Informasi Engineering Kwalitas teknis departemen engineering
3 ya
2 Ragu
1 tidak
responden
nilai
64 2 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 3 pengoperasian sistem 3. Frekuensi penggunaan sistem 4
2
2
6
12
3
0
6
15
2
0
6
16
4. Apakah Sistem mudah dalam 3 perawatannya.
2
1
6
14
5.Sistem informasi yang sudah ada 3 saat ini mudah dimengerti
1
2
6
13
Total Rata - Rata
70 2,33
Nilai bisnis Sistem Informasi Produksi Nilai bisnis departemen Produksi
3
1. . Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5. Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
2
1
responden
nilai
ya 2
Ragu 2
tidak 2
6
12
4
2
0
6
16
3
3
0
6
15
4
2
0
6
16
4
2
0
6
16 75
Rata - rata
2,5
> Kualitas teknis Sistem Informasi Produksi Kwalitas teknis departemen Produksi
3 ya
2 Ragu
1 tidak
responden
nilai
65 3 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 2 pengoperasian sistem 3. Frekuensi penggunaan sistem 5
3
0
6
15
2
2
6
12
1
0
6
17
4. Apakah Sistem mudah dalam 3 perawatannya.
3
0
6
15
5.Sistem informasi yang sudah ada 2 saat ini mudah dimengerti
2
2
6
12
Total Rata - Rata
71 2,36
Nilai bisnis Sistem Informasi Sales & Mareketing Nilai bisnis departemen Sales & Mareketing
3
1. . Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5. Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
2
1
responden
nilai
Ya 5
Ragu 1
tidak 0
6
17
4
2
0
6
16
2
3
1
6
13
4
2
0
6
16
3
3
0
6
15 77
Rata - rata
2,57
> Kualitas teknis Sistem Informasi Sales & Marketing Kwalitas teknis departemen Sales & Mareketing
3 Ya
2 Ragu
1 tidak
responden
nilai
66 5 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 2 pengoperasian sistem 3. Frekuensi penggunaan sistem 4
1
0
6
17
2
2
6
12
2
0
6
16
4. Apakah Sistem mudah dalam 2 perawatannya.
2
2
6
12
5.Sistem informasi yang sudah ada 6 saat ini mudah dimengerti
0
0
6
18
Total Rata - Rata
75 2.5
Nilai bisnis Sistem Informasi HRD & staf administrasi Nilai bisnis departemen HRD & sataf administrasi 1. . Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5. Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
3
2
1
responden
nilai
Ya 1
Ragu 5
tidak 0
6
13
2
2
2
6
12
2
2
2
6
12
5
0
1
6
16
3
3
0
6
15 68
Rata - rata
2,27
> Kualitas teknis Sistem Informasi HRD & staf administrasi Kwalitas teknis departemen HRD & sataf administrasi
3
2
1
responden
nilai
67 Ya
Ragu
tidak
4
0
6
14
3
1
6
13
1
2
6
13
4. Apakah Sistem mudah dalam 2 perawatannya.
1
3
6
11
5.Sistem informasi yang sudah ada 3 saat ini mudah dimengerti
2
1
6
14
2 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 2 pengoperasian sistem 3. Frekuensi penggunaan sistem 3
Total Rata – Rata
60 2
Nilai bisnis Sistem Informasi Accounting & Finance Nilai bisnis departemen Accounting & Finance 1. . Apakah sistem perusahaan yang ada sudah dapat menunjang kegiatan opersional 2. Kepuasan terhadap output yang dihasilkan 3. Apakah sistem informasi user fiendly 4. Penerapan sistem untuk jangka panjang 5. Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Total
3
2
1
responden
nilai
ya 4
Ragu 2
tidak 0
6
16
3
3
0
6
15
3
2
1
6
11
5
1
0
6
17
3
3
0
6
15 74
Rata - rata
2.47
> Kualitas teknis Sistem Informasi Accounting & Finance Kwalitas teknis departemen Accounting & Finance
3
2
1
responden
nilai
68 Ya
Ragu
tidak
2
0
6
16
4
1
6
12
5
0
6
13
4. Apakah Sistem mudah dalam 3 perawatannya.
2
1
6
14
5.Sistem informasi yang sudah ada 2 saat ini mudah dimengerti
2
2
6
12
4 1. kemudahan dalam menggunakan sistem 2. Sering timbul masalah dalam 1 pengoperasian sistem 3. Frekuensi penggunaan sistem 1
Total Rata - Rata
3
2(Y)
1
67 2,33
69 (X) Perbaharui
R
Pelihara dan kembangkan *D *F *C *B *A *E
Hapuskan
Kaji Kembali
T
Gam bar 3.9 analis is audit grid Keter anga n:
X = Nilai bisnis Y = Nilai teknis A = Logistik B = Engineering C = Produksi D = Sales & Marketing E = HRD & Administrasi F = Accounting
Posisi setiap aplikasi dapat dilihat pada hasil audit grid yang terdiri dari perlakuan yaitu : Perbahurui, pelihara & kembangkan, hapuskan, kaji kembali. Analisis tinggi rendahnya nilai sistem teknis dan nilai bisnis untuk setiap aplikasi adalah : 1. Setiap aplikasi yang ada harus dipelihara serta dikembangkan
70 aplikasi yang perlu dipelihara dan dikembangkan dalam kegiatan Logistik, operasional peusahaan adalah , engineering, Produksi , penjualan& pemasaran, HRD & personal administrasi dan akuntansi & fiinance. Aplikasi Sistem Aplikasi
Fungsi
Akuntansi
Membuat
Tools Development
laporan
keuangan,
jurnal, laporan pajak dan lain-lain
Keterangan
Microsoft Word
Microsoft
Microsoft Excell
Microsoft
Microsoft Access
Access
word
dan
Excell, beli
dari
vendor . Penjualan
Membuat barang,
Form folder
permintaan form
dan
Lotus note, Microsoft
Lotus note, Microsoft
Excell,
Excell, Access
pembayaran Pembelian
beli
dari vendor
Membuat order pembelian dan data untuk semua supplier
Microsoft Excell, word
Microsoft
,
Microsoft
Clipper,
Microsoft
Access
Excell,
word
dan
Access,
Clipper
beli
dari vendor . HRD
&
Membuat data para karyawan
Administrasi
Delphi
Delphi, Access
Program HRD
dari
Microsoft Access
Programnya
beli
vendor
., dibuat
sendiri
Produksi
Membuat laporan secara otomatis dalam
membuat
laporan
Microsoft Excell, Microsoft Access Microsoft word
semua
dibeli
Auto cad
beli dari vendor
vendor
persediaan, dan untuk otomatisasi mesin Engineering
Membuat Gambar mesin
Tabel 3.7 aplikasi PT Indah Kiat Pulp & Paper
3.3.4 Analisa Bottom Up Evaluation Bottom Up meruapakan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui apakah sistem informasi yang digunakan perlu dievaluasi, dipelihara, dikembangkan, diperbaharui dan dihapus.
dari
71 Evaluasi sistem yang berjalan pada PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk adalah sebagai berikut : •
Aplikasi yang ada pada dasarnya sudah menunjang administrasi perusahaan, hanya saja masih memerlukan pengembangan karena hanya mengandalkan software
yang
dibeli
dari
vendor
saja
,
sehingga
kurang
dapat
menimplementasikan sistem yang ada. •
Pertukaran data dan informasi melalui jaringan dilakukan antara kantor pusat, pabrik, dan kantor cabang dengan menggunakan LAN dengan jenis topologi jaringan yang tersentralisasi.
•
Sistem atau aplikasi yang dipakai di pabrik dan kantor cabang ditentukan oleh kantor pusat. Berdasarkan hasil dari kuesioner dan analisa Audit Grid telah didapatkan hasil sistem sudah berjalan baik tetapi perlu dipelihara dan dikembangkan, terkecuali dengan sistem Pembelian yang masih harus diperbaharui.
3.4
Analisis Dampak Teknologi Analisis
dampak
teknologi
dilakukan
untuk
mengetahui
pengaruh
perkembangan teknologi yang dihubungkan terhadap peluang dan ancaman pesaing dan ancaman pesaing bagi bisnis dan manajemen. Perkembangan teknologi yang semakin pesat diikuti oleh setiap perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain, dapat mempermudah dan mempercepat kegiatan usaha perusahaan karena teah didukung oleh teknologi canggih. 3.4.1 Identifikasi Kecenderungan Teknologi baru
72 •
Absensi Elektronik Yaitu mesin yang sudah bersifat elektronis, biasanya menggunakan identitas pegawai, Hand scanner atau retina scanner. Alat ini dipelukan untuk menghindari terjadinya kecurangan atas kehadiran pegawai.
•
Knowledge Management Yaitu kumpulan Knowledge yang berasal dari berbagai keahlian yang dimiliki oleh tiap-tiap SDM yang terangkum dan tersimpan dalam suatu sistem. Setiap pegawai yang memiliki keahlian tertentu dalam memecahkan
masalah
yang
dihadapi
perusahaan
wajib
menyumbangkan keahliannya tersebut ke dalam sistem untuk dapat disebarluaskan pada pegawai-pegawai lain. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kualitas SDM dan menghindari jika pegawai yang ahli tersebut keluar dari perusahaan, maka perusahaan tidak akan kehilangan keahlian yang dimiliki oleh pegawai tersebut. •
Logistik Sistem pembelian pada PT Indah Kiat Pulp & Paper harus diperbaharui dengan menambahkan satu sistem baru yaitu EDI.
•
SIA Yaitu SIA yang dapat mengerjakan tugas-tugas dasar akuntansi secara terkomputerisasi. Dengan adanya SIA, tugas-tugas dasar akuntansi
73 dapat dikerjakan lebih mudah dan cepat serta mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam pencatatan atau perhitungan. •
EDI Adalah suatu sistem yang dapat membantu bagian gudang untuk mengetahui persediaan bahan baku, jika persediaan bahan baku sudah menipis,maka dengan menggunakan EDI ini langsung dapat memesan secara otomatis kepada supplier.
•
CRM Adalah suatu sistem yang berhubungan dengan pelanggan. Sistem ini dapat membantu dalam mencari, mempertahankan, dan memuaskan pelanggan.
•
Homepage atau Website Adalah semacam tampilan secara online yang berisi data data dan informasi perusahaan, produk – produk yang dihasilkan , Sehingga customer yang membutuhkan informasi mengenai produk dan jasa dapat mengakses kapan saja dan dimana saja.
Teknologi
Skala waktu
Prioritas
74 Mengembangkan
sisfo 1
B
sisfo 1
B
sisfo 2
B
sisfo 2
B
sisfo 3
B
penjualan Mengembangkan penbelian Mengembangkan produksi Mengembangkan engineering Mengembangkan
akuntansi dan keuangan Merancang
jaringan 3
B
Meng- upgrade hardware/ 1
B
komunikasi
software
Tabel 3.8 Pengembangan Teknologi Berdasarkan Skala
Jenis jenis prioritas : A = sangat kritikal dan harus diimplementasikan B = kritikal dan harus diimplementasikan
75 C = harus diimplementasikan dengan prioritas sedang D = diperlukan tetapi tidak mendesak E = dapat digunakan tetapi tidak pasi digunakan Skala waktu : 0 = segera
1 = dalam waktu 1 tahun
2 = dalam waktu 2 tahun
3 = dalam waktu 3 tahun
3.4.2
Analisis teknologi yang digunakan Perusahaan
3.4.2.1 Infrastruktur TI Pada mulanya komputer hanya digunakan sebagai alat bantu, tetapi agar perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya, maka komputer menjadi kebutuhan yang utama di dalam menjalankan bisnisnya. PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk menggunakan jaringan topologi yang tersentralisasi pada kantor pusat, dimana segala komunikasi dan pertukaran data juga informasi harus melalui kantor pusat dan kelemahan dari penggunaan jaringan ini adalah dimana jika jaringan pada kantor pusat mengalami gangguan atau kerusakkan, maka komunikasi dan pertukaran data juga informasi secara otomatis akan terputus sehingga menyebabkan kegiatan perusahaan akan terhambat.
Berikut ini merupakan teknologi yang digunakan oleh PT Indah Kiat Pulp & Paper
1. Perangkat keras ( Hardware ) a. Server. - Jumlah ada 3 buah.
76 - Processor yang digunakan Intel Pentium Seon. - Memori yang digunakan sebesar 1 Giga. - Harddisk yang digunakan 40 Giga untuk satu buah server. - Protocol yang digunakan TCP / IP. - Network interface card ( Kartu jaringan) yang digunakan Three Com. - Switch yang digunakan Three Com. b. Komputer operasional lainnya. - Jumlahnya 70 buah komputer termasuk juga Laptop. - Processor yang digunakan Pentium 200, Pentium 4 (2,4). - Memori yang digunakan berkisar antara 256
Mega.
- Harddisk yang digunakan berkisar antara 4 Giga sampai 40 Giga. c. Printer. - Jumlahnya 20 buah. - Jenisnya HP Desk Jet Plotter 500, Hp Desk Jet 3420. 2. Perangkat Lunak ( Software). - Windows Xp. - Microsoft Office seperti Microsoft Word dan Excell. - Microsoft Access. - Clipper. - Autocad. 3.4.2.2 Jaringan komunikasi yang digunakan
77
Gambar 3.10 Jaringan komunikasi PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk
