BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat PT. Citra Contractor Hasaja (CCH) PT. Citra Contractor Hasaja (CCH) didirikan pada tanggal 7 Maret 1990 oleh Bapak Ir. Herman Sapar berdasarkan akte notaris Sri Rohani Wahyudi, SH No. 25 pada tanggal 7 Maret 1990, dengan nomor SIUP adalah 048/XIV-07/PB/V/1990 dan nomor SITU adalah 334.2000/Perkotaan/R-IV/B/2000. Ide awal untuk pendirian perusahaan ini adalah idealisme Bapak Ir. Herman Sapar untuk membangun kota asalnya yaitu kota Pontianak. Pada mulanya, yaitu sejak pendiriannya, PT. Citra Contractor Hasaja beralamat di Jalan Nusa Indah I, Pontianak. Seiring dengan perkembangannya, pada tanggal 7 Maret 1998 perusahaan ini kemudian pindah alamat ke jalan Teuku Umar, Kompleks Pontianak Mall, Blok A No.27-28, Pontianak. PT. Citra Contractor Hasaja adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia jasa konstruksi dengan kualifikasi M2 (Menengah 2) dengan nilai proyek Rp. 1 s/d 3 miliar. Perusahaan ini menangani proyek-proyek pembangunan kota berupa pembangunan gedung, jalan, jembatan dan saluran air di Kalimantan Barat. Ruang lingkup pelayanan jasanya dimulai dari perancangan gambar sampai pada pelaksanaan pembangunan konstruksi rangka di lapangan. Dalam perjalanan waktu yang panjang, sejak didirikan pada tahun 1990, PT. Citra Contractor Hasaja telah banyak melakukan pekerjaan proyek-proyek pembangunan kota dengan persentase jumlah proyek – proyek yang telah diselesaikan dari tahun ke tahun cukup merata yaitu sekitar 3-4 proyek per tahun. Contoh proyek
70 yang pernah ditangani oleh PT. Citra Contractor Hasaja adalah pembangunan Hotel Shanotel, SMU Bilingual Immanuel, Rumah Karet PT. Sumber Djantin, Gajahmada Mall, dan Ayani Mega Mall Extension yang merupakan tender proyek terbaru yang dimenangkan tahun ini. Saat ini perkembangan pembangunan di wilayah Kalimantan Barat sangat pesat, ditandai dengan semakin maraknya pembangunan kompleks perumahan, kawasan industri, dan jalan-jalan penghubung antar kota. Dengan berbekal pengalaman yang panjang dalam bidang konstruksi, PT. Citra Contractor Hasaja optimis untuk menjadi perusahaan konstruksi yang mampu memberikan pelayanan jasa terbaik dalam proyekproyek yang dipercayakan kepadanya sehingga unggul dalam persaingan untuk memenangkan tender. Karena itulah dibutuhkan sistem operasional perusahaan yang efektif dan efisien untuk memperlancar pencapaian tujuan perusahaan. Pelaksanaan proyek di lapangan sangat perlu didukung oleh sistem pembelian dan persediaan bahan baku secara efektif dan efisien. Kelancaran sistem pembayaran utang usaha juga sangat mempengaruhi keseluruhan proses perusahaan. Untuk itulah, PT. Citra Contractor Hasaja memerlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi yang mampu mendukung proses pengendalian internal dan peningkatan efektifitas dan efisiensi dalam proses pembelian, proses pencatatan utang, dan proses pengelolaan persediaan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Adapun visi PT. Citra Contractor Hasaja adalah mewujudkan gagasan dengan berbekal itikad baik dan profesionalisme kerja dibidang konstruksi sehingga PT. Citra Contractor Hasaja dipandang sebagai pilihan terbaik perusahaan konstruksi di Kalimantan Barat.
71 Misi PT. Citra Contractor Hasaja adalah berusaha dalam bidang kontraktor, pemborong, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari pekerjaan untuk melayani serta memenuhi kebutuhan masyarakat dibidang konstruksi. Dalam mendukung misi tersebut PT. Citra Contractor Hasaja (CCH) bertekad untuk : 1.
Memenuhi harapan dan kepuasan dari pelanggan.
2.
Berkomitmen untuk peningkatan kualitas secara berkelanjutan.
3.
Memelihara kinerja proses yang optimal dan konsisten.
4.
Mementingkan pengembangan profesional untuk kompetensi pegawai.
3.1.3 Gambaran Umum Kegiatan Perusahaan Saat ini kegiatan bisnis utama yang dijalankan oleh PT. Citra Contractor Hasaja adalah pelayanan jasa di bidang konstruksi yang dimulai dari perancangan gambar sampai dengan pembangungan konstruksi rangka di lapangan. PT. Citra Contractor Hasaja melaksanakan pekerjaan proyek yang diperoleh dari hasil pemenangan tender proyek dari pihak pemberi kontrak. Adapun urutan-urutan kegiatan yang dilakukan perusahaan sejak suatu pekerjaan diperoleh hingga diselesaikan dan diserahkan kepada pemberi kontrak adalah : 1.
Pihak pemberi kontrak mengajukan undangan untuk lelang tender untuk pembangunan proyek tertentu kepada perusahaan kontraktor dan dijelaskan spesifikasi yang diinginkan oleh pihak pemberi kontrak.
2.
Perusahaan memasukkan penawaran dengan memberikan gambaran dan rincian biaya.
3.
Pihak pemberi kontrak menyeleksi penawaran yang masuk dan dicari biaya yang paling murah dan mengumumkan pemenang tender.
72 4.
Setelah pihak pemberi kontrak mengumumkan pemenangan proyek tertentu, maka perusahaan akan memperoleh pelulusan pekerjaan dari pemberi kontrak melalui surat yang menyatakan perusahaan telah memenangkan tender.
5.
Dibuat perjanjian antara pihak pemberi kontrak dengan pihak perusahaan dan dilampirkan anggaran biaya yang merupakan penawaran dari pihak perusahaan. Perjanjian tersebut mengatur tentang segala hal dalam pelaksanaan kontrak atau proyek antara lain: jenis pekerjaan yang dilaksanakan, jangka waktu pekerjaan, nilai kontrak yang disetujui, pembayaran kemajuan kontrak konstruksi (payment) dan kemungkinan-kemungkinan terjadinya perubahan pekerjaan.
6.
Dikeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang berisi kapan pekerjaan dapat dimulai dan jangka waktu penyelesaian.
7.
Perusahaan melaksanakan pekerjaan sesuai prosedur dan gambar yang ada.
8.
Setelah pekerjaan seratus persen (100%) maka dibuat berita acara penyerahan pekerjaan I.
9.
Setelah selesai jangka waktu pemeliharaan 100 hari setelah penyerahan I akan dibuat berita acara penyerahan pekerjaan II.
10.
Setelah berita acara penyerahan II selesai dibuat dan disetujui maka selesailah tugas perusahaan.
3.1.4 Struktur Organisasi Suatu perusahaan baik yang bersifat profit oriented maupun non profit oriented mempunyai tujuan masing-masing yang hendak dicapai, yang dilakukan melalui rangkaian kegiatan yang terencana. Untuk koordinasi dan penggerakan sumber daya perusahaan dengan lebih baik dan jelas maka diperlukan suatu konsistensi mengenai
73 tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dituangkan dalam suatu struktur organisasi dengan memperhatikan kemampuan personil yang dimiliki perusahaan. PT. Citra Contractor Hasaja didukung oleh personil-personil profesional yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam pelaksanaan proyek konstruksi. Jumlah karyawan tetap sebanyak 24 orang, yang sebagian mengisi jabatan struktural perusahaan. Sebagian lagi merupakan tenaga profesional proyek, di samping didukung oleh lebih dari 100 orang karyawan lepas pelaksana proyek. Adapun struktur Organisasi pada PT. Citra Contractor Hasaja tampak pada Gambar 3.1 sebagai berikut :
74
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : File Struktur Organisasi Perusahaan PT. Citra Contractor Hasaja)
3.1.5 Tanggung Jawab dan Wewenang Adapun fungsi-fungsi pokok dalam organisasi perusahaan memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1.
Komisaris Utama
75 Merupakan orang yang menduduki bagian tertinggi dari organisasi perusahaan PT. Citra Contractor Hasaja. Tugas komisaris utama adalah : a.
Melakukan
pengawasan
terhadap
kebijakan
manajemen
dalam
melaksanakan pengelolaan perusahaan. b.
Memberikan nasihat kepada manajemen mengenai pelaksanaan rencana jangka panjang perusahaan.
c. 2.
Menerima laporan hasil kinerja dari pihak manajemen.
Direktur Utama Bertanggung jawab langsung kepada Komisaris Utama. Tugas direktur utama adalah: a.
Membuat kebijakan umum dan mengambil keputusan tentang hal-hal yang menyangkut jumlah uang yang besar.
b.
Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Direktur Teknik dan Direktur Keuangan.
c.
Menerima, menilai, dan mengevaluasi laporan-laporan kegiatan dari para direktur dan memberikan petunjuk-petunjuk untuk peningkatan prestasi di masa mendatang.
3.
d.
Mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan.
e.
Mewakili perusahaan baik dalam dan luar perusahaan.
f.
Membina hubungan yang baik dengan rekan bisnis perusahaan.
g.
Mengelola asset perusahaan.
Direktur Teknik Tugas direktur teknik adalah:
76 a.
Mendapatkan informasi mengenai tender-tender baru yang dapat diikuti oleh perusahaan.
b.
Menentukan harga jual/nilai semua proyek yang ditangani.
c.
Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan kabag perencanaan, kabag pelaksanaan, tenaga ahli dan logistik kantor yang berkaitan dengan kegiatan operasional proyek.
d.
Membuat kebijakan-kebijakan teknis yang berkaitan dengan perencanaan dan pelaksanaan proyek yang ditangani perusahaan.
4.
Kabag Perencanaan Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan tugasnya adalah: a.
Melakukan pengidentifikasian semua aktivitas spesifik yang harus dilakukan dalam rangka mencapai seluruh tujuan dan sasaran proyek sehingga dihasilkan work breakdown structure.
b.
Menentukan urutan masing-masing aktivitas secara akurat, jalur kritis dan menentukan estimasi durasi masing-masing aktivitas.
c.
Melakukan pengembangan jadwal (time schedule) yang realistis.
d.
Melakukan perencanaan sumber daya yang dibutuhkan untuk suatu proyek (tenaga kerja, peralatan, material).
e.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Biaya Pelaksanaan (RAB).
f.
Mewakili perusahaan dalam lelang tender yang meliputi proses negosiasi dengan calon klien sampai tahap proses pembuatan kontrak kerja setelah tender dimenangkan.
5.
Kabag Pelaksanaan / Office engineer
77 Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan tugasnya adalah: a.
Melaksanakan evaluasi dan pengembangan teknologi dan alat-alat konstruksi yang digunakan untuk menunjang pelayanan jasa konstruksi perusahaan.
b.
Bekerja sama dengan kabag perencanaan dalam melakukan perencanaan sumber daya yang dibutuhkan untuk suatu proyek (tenaga kerja, peralatan, material).
c.
Bekerja sama dengan kabag perencanaan dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Biaya Pelaksanaan (RAB).
d.
Mewakili perusahaan dalam lelang tender yang meliputi proses negosiasi dengan calon klien sampai tahap proses pembuatan kontrak kerja setelah tender dimenangkan bersama Kabag perencanaan.
e.
Melakukan
koordinasi
dengan
setiap
project
manager
atas
setiap
perkembangan pengerjaan proyek.
6.
Tenaga Ahli Tenaga ahli merupakan tenaga-tenaga yang memiliki skill atau keahlian di bidang yang berkaitan dengan konstruksi. Tenaga ahli yang dimiliki perusahaan antara lain: ahli tanah, ahli pengawas teknik jembatan, arsitek, ahli drainase perkotaan, ahli pengawasan teknis bangunan gedung, road designer engineer. Tugas tenaga ahli adalah bertugas memberikan jasa sesuai dengan keahlian yang dimilikinya dan mengawasi pelaksanaan di lapangan apakah telah sesuai dengan konsultasi yang diberikan olehnya.
7.
Kasubbag Logistik
78 Dikenal juga sebagai office logistic. Merupakan orang yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk mengawasi pengadaan, penyimpanan, dan penggunaan persediaan material yang tahan lama dan bisa distok di gudang, material sisa dari setiap project yang ditangai perusahaan, serta peralatan konstruksi yang dimiliki perusahaan. Tugasnya adalah: a.
Menerima pengiriman material dari pemasok dan mencatat di Catatan Persediaan
b.
Mencatat pengiriman peralatan konstruksi dan pengembalian peralatan konstruksi yang telah digunakan.
c.
Menerima material sisa konstruksi dari project-project perusahaan.
d.
Mengkoordinasi peminjaman material konstruksi antar project.
e.
Mencatat pengeluaran material yang ada di stok gudang kantor ke lapangan.
7.
Direktur Keuangan Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan tugasnya adalah: a.
Merencanakan, mengatur dan menyediakan modal kerja, aspek legal bidang keuangan serta laporan.
b.
Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Kabag keuangan dan administrasi, kabag akuntansi dan kasubbag pembelian.
c.
Mengotorisasi setiap pengeluaran kas yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran.
d.
Membuat kebijakan-kebijakan teknis yang berkaitan dengan perencanaan keuangan.
79 8.
Kabag keuangan dan Administrasi Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan tugasnya adalah: a.
Menerima tagihan dari para pemasok.
b.
Mengumpulkan segala dokumen yang berhubungan dengan administrasi perusahaan.
9.
c.
Membuat perencanaan dalam pengajuan dana.
d.
Menerima dan menyetor uang, mengkoordinir keuangan.
e.
Mengatur pengeluaran dan pemasukan kas.
Kabag Anggaran dan Akuntansi Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan tugasnya adalah melaksanakan pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan yang dimulai dari menerima bukti transaksi, penjurnalan, posting ke buku besar, sampai dengan penyajian laporan keuangan perusahaan serta melakukan melakukan penganggaran biaya dan pengendalian biaya.
10.
Kasubbag Pembelian Merupakan orang yang bertugas untuk mendukung kegiatan pembelian di perusahaan baik material proyek dan kebutuhan operasional kantor. Tugasnya adalah: a.
Mencatat daftar material dan barang yang akan dibeli ataupun diperlukan oleh proyek dan kantor.
b.
Melakukan negosiasi harga dengan para pemasok.
c.
Mencari informasi baru mengenai pemasok.
d.
Melakukan pemesanan material dan barang ke pemasok.
80 e.
Melakukan pengawasan atas penerimaan material dan pengembalian material dari dan ke pemasok.
f. 11.
Membuat laporan pembelian per project.
Project Manager Adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan proyek yang harus mengetahui situasi dari proyeknya sehingga dapat mengkoordinir semua kegiatan bawahannya dan tugasnya adalah: a.
Membuat tim proyek
b.
Memastikan setiap kegiatan mulai dari proses persiapan, pelaksanaan, dan pemeliharaan berjalan dengan lancar.
c.
Menyusun dan mengimplementasikan rencana kerja proyek serta mengendalikan perubahan atau penyimpangan yang terjadi sehingga kontrak dapat selesai sesuai rencana.
d.
Menentukan infrastruktur (peralatan proses, transportasi, alat komunikasi) dan lingkungan kerja (peralatan keamanan dan keselamatan kerja, penerangan) yang dibutuhkan.
e.
Melaksanakan tata usaha tenaga kerja di lapangan meliputi: penerimaan, pengangkatan, penggajian, dan pemberhentian staf proyek dan membuat laporan tenaga kerja secara berkala.
f.
Membuat laporan ke developer tentang hasil kemajuan pekerjaan (Realisasi Progress Fisik terhadap rencana) sebagai syarat tagihan berkala.
12.
Site Manager
81 Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menangani, mengatur, mengkoordirnir pekerjaan di suatu tempat konstruksi atau lapangan. Tugasnya adalah: a.
Membuat schedule 2 mingguan dan bulanan serta membuat laporan realisasi progress fisik mingguan terhadap progress rencana.
b.
Mendistribusikan gambar kerja ke lapangan dan melaporkan tiap penyimpangan gambar kerja kepada site engineer.
c.
Mengkoordinasikan pekerjaan site engineer, quality control dan logistik lapangan.
d.
Memastikan kebutuhan tenaga kerja, material, dan peralatan di lapangan tercukupi.
e.
Mengawasi agar pelaksanaan proyek sesuai schedule, rancangan anggaran dan biaya, mutu pekerjaan sesuai target.
f. 13.
Memeriksa laporan pengerjaan proyek yang diberikan oleh site engineer.
Quality Control Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin kualitas atas material produksi, kualitas pengerjaan konstruksi, dan kualitas kemananan kerja.
14.
Site Engineer Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menangani halhal teknis pekerjaan disuatu tempat konstruksi atau lapangan. Tugasnya adalah: a.
Mengawasi dan mengatur pekerjaan di lapangan sesuai gambar kerja.
b.
Mengawasi dan menentukan pembagian kerja dan jumlah tenaga kerja lapangan sesuai kebutuhan lahan pekerjaan yang ada.
82 c.
Menjamin agar pekerjaan di lapangan berjalan sesuai dengan jadwal.
d.
Merencanakan kebutuhan permintaan material setiap minggu dan diusulkan ke site manager.
e.
Melaporkan jika ada masalah teknis gambar kerja yang tidak dapat diterapkan di lapangan ke site manager.
15.
f.
Membuat laporan harian pengerjaan proyek.
g.
Memeriksa laporan pengawasan lapangan oleh mandor.
Mechanic Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk: a.
Memastikan bahwa alat-alat yang digunakan dalam proses konstruksi berada dalam kondisi yang baik dan siap untuk digunakan.
b.
Mengusulkan kebutuhan pengadaan peralatan baru jika peralatan lama telah usang.
c.
Memasang instalasi listrik dan penerangan lapangan.
d.
Membuat sarana dan prasarana serta mengontrol dan memperbaiki sarana kerja yang ada.
16.
Logistik Disebut juga field logistic. Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin ketersediaan material konstruksi dan peralatan yang dibutuhkan di lapangan sehingga waktu penyelesaian proyek tidak tertunda. Tugasnya adalah: a.
Menerima pengiriman material dari pemasok, mencocokkannya dengan Bon Permintaan Barang, dan mencatat pada Catatan Persediaan.
b.
Mengawasi pemakaian alat – alat konstruksi.
83 c.
Mengawasi pemakaian material konstruksi di lapangan.
d.
Melakukan pemesanan ulang atas material konstruksi jika ada stok material yang telah menipis dengan persetujuan site manager dan merencanakan kapan material harus tiba agar tidak terjadi keterlambatan.
e.
Membuat laporan pengadaan dan pemakaian material yang ditujukan kepada site manager.
17.
Surveyor/Levelling Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang bertugas untuk melaksanakan kalibrasi alat ukur secara periodic sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan dalam pengukuran, dan melaksanakan marking untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan. Supervisor ini mempunyai hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.
18.
Supervisor Beton/Mal Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang bertugas untuk melakukan survey lapangan ke lokasi tempat pengerjaan konstruksi beton dan membuat laporan hasil survey. Supervisor ini mempunyai hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.
19.
Supervisor Pembesian Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang bertugas untuk melakukan survey lapangan ke lokasi tempat pengerjaan konstruksi besi dan membuat laporan hasil survey. Supervisor ini mempunyai hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.
20.
Mandor
84 Mandor adalah pihak atau orang yang bertugas merekrut sejumlah tenaga kerja sesuai dengan kulifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang kayu, besi, batu dan memimpin serta melakukan pengawasan terhadap pekerjaan mereka di lapangan.
3.2
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Dokumen-Dokumen yang Digunakan Berikut ini adalah dokumen yang digunakan pada proses pembelian, persediaan, dan utang usaha PT. Citra Contractor Hasaja: A.
Dokumen Internal 1.
Permohonan Permintaan Barang Merupakan dokumen yang menjadi dasar pemesanan material ke pemasok oleh Kasubbag Pembelian.
2.
Bon Permintaan Barang Dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan material kepada pemasok.
3.
Bon Pengeluaran Barang Dokumen yang digunakan untuk melakukan pengeluaran material dari gudang, baik untuk retur atau untuk dikirim ke lapangan.
4.
Permintaan Barang Gudang Dokumen yang digunakan untuk melakukan permintaan pengeluaran barang ke bagian gudang.
5.
Permintaan Barang Antar Proyek Dokumen yang digunakan untuk permintaan material antar proyek.
85 6.
Bukti Kas Keluar Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran ke pemasok menggunakan uang tunai.
7.
Bukti Bank Keluar Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran ke pemasok, baik secara transfer, cek, atau giro.
B.
Dokumen Eksternal 1.
Surat Penawaran Harga Merupakan dokumen yang dikirim oleh pemasok, yang berisi harga yang ditawarkan pemasok yang digunakan sebagai perbandingan harga dalam proses pemilihan pemasok.
2.
Surat Persetujuan Kontrak Harga Dokumen yang mendukung pembelian material secara kontrak kepada pemasok dengan harga yang telah disetujui kedua belah pihak.
3.
Surat Jalan Dokumen bukti pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pemasok ke pembeli.
4.
Faktur Penagihan Dokumen yang digunakan oleh pemasok untuk melakukan penagihan atas pembelian yang telah dilakukan.
5.
Faktur Pajak Dokumen yang mencatat nilai pajak pembelian yang dikenakan terhadap perusahaan.
6.
Kuitansi
86 Dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti penerimaan pembayaran dari pembeli. 7.
Nota Retur Dokumen yang diterima dari pemasok sebagai nota pengurang tagihan karena retur yang terjadi.
3.2.2 Fungsi-Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait sistem pembelian, persediaan dan utang usaha PT. Citra Contractor Hasaja adalah: 1.
Fungsi Pembelian yang dijalankan oleh Kasubbag Pembelian.
2.
Fungsi Logistik yang dijalankan oleh Logistik Kantor dan Logistik Lapangan.
3.
Fungsi Keuangan yang dijalankan oleh Kabag Keuangan & Administrasi.
4.
Fungsi Akuntansi yang dijalankan oleh Kabag Anggaran & Akuntansi.
3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan dan Diagram Alir Dokumen 3.2.3.1 Prosedur Pembelian Material Kabag Perencanaan bekerja sama dengan Kabag Pelaksanaan akan membuat rancangan anggaran dan biaya (RAB), yang merupakan estimasi jumlah dan biaya kebutuhan material dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek. RAB diserahkan kepada Kabag Anggaran & Akuntansi untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, RAB didistribusikan ke Manajer Proyek. Manajer Proyek kemudian merinci Bill of Material (daftar kebutuhan material untuk proyek sesuai RAB) untuk ditujukan kepada Site Manager dan Kasubbag Pembelian.
87 Proses pembelian dimulai dari diterimanya Permohonan Permintaan Barang oleh Kasubbag Pembelian dari Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Setelah melihat item material yang diminta maka Kasubbag Pembelian baru menentukan kemungkinan cara pembelian material. Pembelian material bisa dilakukan dengan tiga cara yaitu: 1.
Pembelian material secara kontrak Pembelian material secara kontrak adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membuat suatu perjanjian kontrak atas harga material tertentu dengan pemasok yang berlaku selama jangka waktu yang telah ditentukan bersama. Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan untuk pembelian material yang jumlah pemakaiannya relatif banyak seperti semen dan kawat besi. Pembelian secara kontrak ini biasanya dilakukan untuk menghindari resiko terjadinya kenaikan harga material secara tiba-tiba. Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat awal pelaksanaan proyek.
2.
Pembelian material secara D/O ke pemasok Pembelian material secara D/O ke pemasok adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membeli material sejumlah kuantitas tertentu dan menitipkan material tersebut di gudang pemasok. Material tersebut akan dikirim jika perusahaan membuat delivery order kepada pemasok. Pembelian material secara D/O biasanya dilakukan untuk material yang membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar. Contoh material yang selalu dibeli secara D/O adalah pasir dan besi beton. Dengan pembelian secara D/O
88 maka perusahaan terbebas dari masalah kekurangan tempat untuk penyimpanan material. 3.
Pembelian material secara stok di gudang Pembelian material secara stok di gudang perusahaan adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membeli material sejumlah kuantitas tertentu dan menyimpannya di gudang perusahaan sampai pada saat material tersebut dibutuhkan. Pembelian ini dilakukan untuk beberapa macam material bantu yang selalu distok di gudang perusahaan seperti: timba cor, paku, bendrat dan oli. Pembelian ini biasanya dilakukan untuk material yang mempunyai ukuran kecil sehingga mudah bagi perusahaan untuk mengatur tempat penyimpanannya. Berikut ini prosedur-prosedur pembelian yang ada di PT. Citra Contractor
Hasaja: 3.2.3.1.1 Prosedur pembelian material secara kontrak Pada saat menerima Bill of Material dari Manajer Proyek, Kasubbag Pembelian kemudian menandai item-item material yang ingin dibeli secara kontrak. Kasubbag Pembelian menelepon pemasok-pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga. Setelah didapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih, maka Kasubbag Pembelian akan menerima Surat Persetujuan Kontrak Harga 2 rangkap dari pemasok dan dibawa ke Direktur Utama untuk ditandatangani. Rangkap ke-1 dipegang oleh Kasubbag Pembelian, rangkap ke-2 diserahkan ke pemasok.
89 Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum (setelah dilakukan pengecekkan), Logistik Lapangan/Logistik Kantor membuat Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi oleh Site Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan rangkap ke-2 disimpan oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Jika ditemukan item material yang akan dibeli sesuai kontrak, maka Kasubbag Pembelian akan membuat Bon Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang diotorisasi oleh Direktur Utama berdasarkan Permohonan Permintaan Barang dan Surat Persetujuan Kontrak Harga. Rangkap ke-1 difax atau dikirm ke pemasok, rangkap ke-2 diarsip oleh Kasubbag Pembelian bersama Surat Persetujuan Kontrak Harga dan Surat Penawaran Harga, rangkap ke-3 dikirim ke oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor, rangkap ke-4 akan dikirim ke Kabag Keuangan & Administrasi.
3.2.3.1.2 Prosedur pembelian material secara D/O ke pemasok Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum (setelah dilakukan pengecekkan), oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor membuat Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi oleh Site Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan rangkap ke-2 disimpan oleh oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag Pembelian akan menelepon beberapa pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga. Setelah didapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih,
Kasubbag
Pembelian akan membuat Bon Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang diotorisasi oleh Direktur Utama. Rangkap ke-1 difax atau dikirim ke pemasok,
90 rangkap ke-2 diarsip oleh Kasubbag Pembelian, rangkap ke-3 dikirim ke oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor, rangkap ke-4 dikirimkan ke Kabag Keuangan & Administrasi. Dengan cara pembelian material secara D/O, pengiriman material akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan informasi kebutuhan material dari oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor melalui telepon ke Kasubbag Pembelian. Kasubbag Pembelian kemudian menyampaikan jadwal pengiriman material ke pemasok melalui fax/telepon.
3.2.3.1.3 Prosedur pembelian material secara stok di gudang Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum (setelah dilakukan pengecekkan), Logistik Lapangan/Logistik Kantor membuat Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi oleh Site Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan rangkap ke-2 disimpan oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag Pembelian akan menelepon beberapa pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga. Setelah didapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih, Kasubbag Pembelian akan membuat Bon Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang diotorisasi oleh Direktur Utama. Rangkap ke-1 difax atau dikirim ke pemasok, rangkap ke-2 diarsip oleh Kasubbag Pembelian, rangkap ke-3 dikirim ke Logistik Lapangan/Logistik Kantor, rangkap ke-4 dikirimkan ke Kabag Keuangan & Administrasi. Untuk prosedur pembelian material lebih jelasnya lihat gambar 3.2 dan gambar 3.3.
91 Flowchart Prosedur Pembuatan Surat Persetujuan Kontrak Harga
Kasubbag Pembelian
Dilakukan pada saat awal pengerjaan proyek
Start Pada bill of material yang diterima dari manajer proyek
menandai itemitem material yang ingin dibeli secara kontrak
Menelepon pemasok-pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan surat penawaran harga
Surat Penawaran Harga
Diterima dari pemasok
Mendapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih dan menerima Surat Persetujuan Kontrak Harga Diterima dari pemasok dan ditandatangani direktur utama
2 1 Surat Persetujuan1 Kontrak Harga
Diserahkan ke pemasok
T End
Gambar 3.2 Flowchart prosedur pembuatan Surat Persetujuan Kontrak Harga
92
Gambar 3.3 Flowchart prosedur pembelian material
3.2.3.2 Prosedur Penerimaan Material Prosedur penerimaan material dimulai ketika pemasok mengirimkan material yang dipesan disertai Surat Jalan sebanyak 2 rangkap dan diterima oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Berdasarkan Bon Permintaan Barang rangkap ke-3 dan Surat Jalan, Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mencocokkan jumlah dan spesifikasi material yang diterima dari pemasok apakah telah sesuai dengan yang dipesan. Jika material tersebut telah sesuai jumlah dan spesifikasinya, maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan menandatangani Surat Jalan tersebut dan
93 mengembalikan rangkap ke-1 Surat Jalan kepada pemasok. Kemudian, Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan menyimpan dan mencatat penerimaan material ke Catatan Persediaan dan mencopy rangkap ke-2 Surat Jalan sebanyak 1 rangkap untuk diberikan kepada Kasubbag Pembelian. Kemudian Surat Jalan rangkap ke-2 asli dan Bon Permintaan Barang diarsip. Dengan menerima Surat Jalan tersebut maka Kasubbag Pembelian mengetahui bahwa material yang dipesan sudah diterima oleh
Logistik
Lapangan/Logistik
Kantor.
Kasubbag
Pembelian
kemudian
mencocokkan antara copy Surat Jalan dengan Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 dan kemudian copy Surat Jalan tersebut diserahkan ke Kabag Keuangan & Administrasi untuk diarsip. Untuk prosedur penerimaan material lebih jelasnya lihat gambar 3.4.
94
Gambar 3.4 Flowchart prosedur penerimaan material
95 3.2.3.3 Prosedur Retur Pembelian Prosedur retur pembelian dimulai ketika material yang diterima dari pemasok ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan yang terdapat dalam Bon Permintaan Barang baik dari segi kuantitas, jenis material maupun kualitas material atau ditemukan adanya kerusakkan.
Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan
mengkonfirmasikan adanya material yang perlu diretur. Kasubbag Pembelian menelepon ke pemasok untuk mengkonfirmasikan mengenai kemungkinan retur material apakah dapat ditukar dengan material baru atau langsung mengurangi nilai tagihan saja. 3.2.3.3.1 Retur Pembelian (Pengurangan Nilai Tagihan) Retur pembelian yang langsung mengurangi nilai tagihan dapat terjadi dalam 3 kasus yaitu: retur sebelum Faktur Penagihan diterima, retur setelah Faktur Penagihan diterima dan retur setelah pembayaran dilakukan.
Berikut ini
prosedurnya: 3.2.3.3.1.1Prosedur retur pembelian sebelum Faktur Penagihan diterima Kondisi retur sebelum Faktur Penagihan diterima, jika retur dapat dilakukan maka bagian logistik akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Kasubbag Pembelian memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 yang dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian memberitahukan informasi retur tersebut kepada Kabag Keuangan & Administrasi agar Kabag Keuangan &
96 Administrasi memberikan catatan retur di nota Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 yang dimilikinya. 3.2.3.3.1.2Prosedur retur pembelian setelah Faktur Penagihan diterima Kondisi retur terjadi setelah Faktur Penagihan diterima, jika retur dapat dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Kasubbag Pembelian memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 yang dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian memberitahukan informasi retur tersebut kepada Kabag Keuangan & Administrasi agar Kabag Keuangan & Administrasi memberikan catatan retur di nota Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 yang dimilikinya. Setelah itu Kabag Keuangan & Administrasi akan menerima Nota Retur dari pemasok yang digunakan untuk mengurangi nilai hutang ke pemasok atas Bon Permintaan Barang tersebut. 3.2.3.3.1.3 Prosedur retur pembelian setelah pembayaran dilakukan Kondisi retur terjadi setelah pembayaran dilakukan, jika retur dapat dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan.
97 Kasubbag Pembelian memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 yang dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian memberitahukan informasi retur tersebut kepada Kabag Keuangan & Administrasi agar Kabag Keuangan & Administrasi memberikan catatan retur di nota Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 yang dimilikinya. Setelah itu Kabag Keuangan & Administrasi akan menerima Nota Retur dari pemasok yang digunakan untuk mengurangi nilai hutang ke pemasok atas Bon Permintaan Barang lainnya atau menerima pengembalian dana oleh pemasok dan mencatat pada Bukti Kas Masuk. Untuk retur pembelian lebih jelasnya lihat gambar 3.5.
98
Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur pembelian (pengurangan nilai tagihan)
99 3.2.3.3.2 Retur Pembelian (Penukaran Material) Kondisi pertukaran material, jika penukaran dapat dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap . Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang diretur.
Rangkap
ke-2
akan
disimpan
sebagai
arsip
oleh
Logistik
Lapangan/Logistik Kantor . Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Ketika menerima material yang ditukar maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mencocokkan Bon Pengeluaran Barang rangkap ke-2 dengan Surat Jalan yang diterima dari pemasok untuk memastikan apakah jumlah material yang ditukar sama kuantitasnya. Jika sesuai, maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan menandatangani Surat Jalan dan mengembalikan Surat Jalan rangkap ke-1 kepada pemasok. Kemudian Logistik Lapangan/Logistik Kantor
akan mencatat penerimaan material ke Catatan
Persediaan. Untuk prosedur pertukaran material lebih jelasnya lihat gambar 3.6.
100
Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur pembelian (penukaran material)
101 3.2.3.4 Prosedur Pembayaran Utang Usaha Setelah pengiriman, pemasok akan membawa Faktur Penagihan, Kuitansi, Faktur Pajak dan Surat Jalan asli yang akan diterima oleh Kabag Keuangan & Administrasi. Kabag Keuangan & Administrasi kemudian akan melakukan pengecekkan terhadap dokumen-dokumen tersebut dengan Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 dan copy Surat Jalan. Jika sesuai maka Kabag Keuangan & Administrasi memberi approval kecil pada Kuitansi sebanyak 2 rangkap
yang
dibawa oleh pemasok sebagai tanda bukti penerimaan dokumen-dokumen tersebut. Rangkap ke-1 akan dibawa kembali oleh pemasok dan rangkap ke-2 akan disimpan oleh Kabag Keuangan & Administrasi.
Kabag Keuangan & Administrasi akan
mencatat terjadinya utang pada Catatan Utang. Ketika utang telah mendekati tanggal jatuh tempo pembayaran, Kabag Keuangan & Administrasi akan mengecek Catatan Utang dan berbagai dokumen yang mendukung seperti: Faktur Penagihan, Faktur Pajak, Surat Jalan asli, Kuitansi rangkap ke-2, Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 dan Nota Retur (jika terjadi retur). Kemudian baru menyiapkan dana untuk pembayaran tunai/transfer atau menyiapkan cek/bilyet giro untuk diotorisasi oleh direktur keuangan dan menelepon pemasok agar mengambil pembayaran. Cash/cek/bilyet giro/bukti transfer tersebut akan ditukar dengan Kuitansi rangkap ke1 yang dibawa oleh pemasok. Setelah pemasok menerima cash/cek/giro tersebut maka Kabag Keuangan & Administrasi akan mengeluarkan Bukti Kas Keluar (untuk cash) atau Bukti Bank Keluar (untuk cek/giro/transfer) untuk ditandatangani oleh pemasok sebagai bukti bahwa cash/cek/giro/bukti transfer telah diterima oleh pemasok. Setelah itu Kabag Keuangan & Administrasi akan mencatat pembayaran utang dalam Catatan Utang. Dokumen-dokumen yang dimiliki finance akan
102 digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi bagi Kabag Anggaran & Akuntansi ke dalam Jurnal Umum, Jurnal Pembelian, Jurnal Kas Keluar, Jurnal Bank Keluar serta Buku Utang. Setelah itu dokumen-dokumen diarsip oleh Kabag Anggaran & Akuntansi. Untuk prosedur pembayaran lebih jelasnya lihat gambar 3.7
103
Gambar 3.7 Flowchart prosedur pembayaran utang usaha
104 3.2.3.5 Prosedur Pengeluaran Material Prosedur pengeluaran material yang ada di perusahaan itu dibedakan menjadi 4 jenis yaitu: pengeluaran material di Logistik Lapangan, pengeluaran material dari Logistik Kantor ke Logistik Lapangan, pengeluaran material sisa konstruksi dari Logistik Lapangan ke Logistik Kantor dan pengeluaran material antar proyek. 3.2.3.5.1 Prosedur pengeluaran material di Logistik Lapangan Untuk
pengeluaran
material
di
logistik
lapangan,
ketika
mandor
membutuhkan material maka mandor akan melaporkan kepada Logistik Lapangan jenis material dan jumlah material yang diperlukan. Logistik Lapangan akan mengecek ketersediaan material dan jika tersedia maka Logistik Lapangan akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dan diarsip. Rangkap ke-1 dipegang mandor sebagai tanda terima dan rangkap ke-2 diarsip Logistik Lapangan. Logistik Lapangan akan mencatat pengeluaran material tersebut dalam Catatan Persediaan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.8.
105 Flowchart Prosedur Pengeluaran Material di Logistik Lapangan Logistik Lapangan
Start Menerima informasi kebutuhan material dari mandor Mengecek ketetersedia an material
Tersedia?
Tidak
Prosedur Pembelian Material
Ya Membuat Bon Pengeluaran Barang
Bon Pengeluaran 1 Barang
2
Mengeluarkan dan Mencatat pengeluaran material Catatan Persediaan
Bon Pengeluaran 1 Barang
2
Diserahkan kepada mandor
T End
Gambar
3.8
Flowchart Lapangan
prosedur
pengeluaran
material
di
Logistik
3.2.3.5.2 Prosedur pengeluaran material dari Logistik Kantor ke Logistik Lapangan Untuk pengeluaran material dari logistik kantor ke logistik lapangan, Logistik Lapangan akan mengecek ketersediaan material di logistik kantor dan jika tersedia maka akan mengeluarkan Permintaan Barang Gudang sebanyak 2 rangkap yang diserahkan kepada Logistik Kantor. Rangkap ke-1 ditujukan ke Logistik
106 Kantor, Rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Logistik Kantor akan membuat Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1 ditujukan kepada Logistik Lapangan beserta material, rangkap ke-2 diarsip oleh Logistik Kantor dan mencatat pengeluaran material ke dalam Catatan Persediaan. Logistik Lapangan akan menerima material dan mencatat penerimaan material ke dalam Catatan Persediaan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.9. Flowchart Prosedur Pengeluaran Material dari logistik kantor ke logistik lapangan Logistik Lapangan
Logistik Kantor
Start
Permintaan Barang 1 Gudang
Mengecek ketetersediaan material di logistik kantor
Tersedia?
Prosedur Pembelian Material
Tidak
Ya Membuat permintaan barang gudang
Permintaan barang 1 gudang
2 Bon Pengeluaran 1 Barang 1
Mengeluarkan material dan Mencatat pengeluaran material
2
Catatan Persediaan
T
Bon Pengeluaran 1 Barang
Membuat Bon Pengeluaran Barang
Bon Pengeluaran Barang
Bersama material
Menerima material dan Mencatat penerimaan material Catatan Persediaan
Bon Pengeluaran 1 Barang T End
Gambar 3.9 Flowchart prosedur pengeluaran material dari Logistik Kantor ke Logistik Lapangan
12
T
107 3.2.3.5.3 Prosedur pengeluaran material sisa konstruksi dari Logistik Lapangan ke Logistik Kantor Pengeluaran material sisa konstruksi dari logistik lapangan ke logistik kantor dilakukan pada saat akhir pengerjaan proyek dan terdapat material sisa. Dimulai dengan Logistik Lapangan akan membuat Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1 ditujukan kepada Logistik Kantor beserta material sisa dan rangkap ke-2 diarsip Logistik Lapangan. Logistik Lapangan akan mencatat pengeluaran material dalam Catatan Persediaan. Logistik Kantor akan mencatat penerimaan material sisa konstruksi tersebut ke dalam Catatan Persediaannya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.10. Flowchart Prosedur Pengeluaran Material Sisa Konstruksi dari logistik lapangan ke logistik kantor Logistik Lapangan
pada saat akhir pengerjaan proyek dan terdapat material sisa.
Start
Membuat Bon Pengeluaran Barang
Bon Pengeluaran 1 Barang
Logistik Kantor
Bon Pengeluaran 1 Barang
Menerima material dan mencatat penerimaan material 2 Catatan Persediaan
Mengeluarkan material dan Mencatat pengeluaran material
Bon Pengeluaran1 Barang
T End
Catatan Persediaan Dikirim bersama material sisa konstruksi
Bon Pengeluaran Barang
12
T
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur pengeluaran material sisa konstruksi dari Logistik Lapangan ke Logistik Kantor
108
3.2.3.5.4 Prosedur pengeluaran material antar proyek Pengeluaran material antar proyek dilakukan ketika material kosong di gudang lapangannya dan material tersebut dibutuhkan segera. Untuk pengeluaran material antar proyek, Logistik Lapangan proyek yang membutuhkan material akan menelepon ke logistik lapangan proyek lainnya untuk mencari tahu ketersediaan material. Jika tersedia dan idle maka proyek yang membutuhkan material akan mengeluarkan Permintaan Barang Antar Proyek sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 ditujukan kepada bagian logistik proyek yang memiliki material dan rangkap ke-2 diarsip. Sedangkan Logistik Lapangan yang memiliki material akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1 ditujukan kepada bagian logistik proyek yang membutuhkan dan rangkap ke-2 diarsip. Pengeluaran dan penerimaan persediaan akan dicatat dalam Catatan Persediaan masing-masing. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.11.
109
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur pengeluaran material antar proyek
110 3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan evaluasi atas prosedur pembelian, persediaan dan utang usaha PT.Citra Contractor Hasaja, ditemukan beberapa permasalahan yang terkait dengan prosedur pembelian, persediaan dan utang usaha antara lain : 1.
Terkait masalah pembelian, permintaan atas jumlah pembelian material setiap proyek seringkali melebihi anggaran kebutuhan proyek dan total biaya pembelian untuk setiap proyek melebihi anggaran biaya proyek. Seharusnya Pembelian material untuk setiap proyek hendaknya sesuai dengan anggaran biaya proyek dan diotorisasi oleh bagian yang mengetahui anggaran. Namun pada proses berjalan, pengendalian internal atas jumlah pembelian dan total biaya pembelian yang dilakukan untuk setiap proyek belum teratur diterapkan pada setiap Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan Barang yang dikeluarkan. Pada proses pembelian dengan kontrak, D/O, maupun stok, Permohonan Permintaan Barang harusnya diotorisasi sebelumnya oleh Site Manager dan Bon Permintaan Barang harusnya selalu diotorisasi sebelumnya oleh Bagian Anggaran yang mengetahui anggaran biaya proyek. Namun terkait dengan kurangnya SDM dan belum teraturnya proses pencatatan anggaran yang telah digunakan untuk pembelian, maka Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan Barang pernah diotorisasi tanpa proses pengecekan anggaran. Akibatnya total biaya pembelian untuk setiap proyek seringkali melebihi anggaran biayanya dan material sisa dari setiap proyek menumpuk di gudang. Kelebihan total biaya pembelian aktual yang terjadi dibandingkan anggaran
111 biaya baru diketahui ketika melakukan perbandingan total biaya pembelian dibandingkan dengan anggarannya. Untuk mengantisipasi kejadian ini, sebaiknya perusahaan memiliki suatu sistem pengendalian internal secara otomatis yang akan memvalidasi semua proses pembuatan Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan Barang. Ketika Permohonan Permintaan Barang dibuat, sistem akan langsung memvalidasi apakah jumlah permintaan pembelian yang dibuat sesuai dengan rancangan anggaran masing-masing proyek. Selanjutnya, saat dibuat Bon Permintaan Barang, akan divalidasi apakah total harga pembelian yang akan dilakukan masih sesuai biaya anggaran awal masing-masing proyek. Jika telah melampaui batas anggaran maka sistem akan meminta otorisasi bagian yang mengetahui anggaran proyek agar Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan Barang dapat diproses dan ini sebagai warning juga bagi perusahaan bahwa proyek akan mengalami over budget dibandingkan kalkulasi budget awal. 2.
Terkait masalah pembelian, Kasubbag Pembelian yang memiliki tanggung jawab dalam melakukan pemilihan pemasok mengalami kesulitan untuk memilih pemasok yang terbaik dari segi harga maupun kualitas barang ketika melakukan pemesanan pembelian. Seharusnya perusahaan melakukan pencatatan history harga penawaran yang diterima dari pemasok sebagai pedoman pemilihan pemasok dari segi harga dan mempertimbangkan kriteria tambahan lain seperti: ketepatan waktu pengiriman, ketepatan jumlah pengiriman pesanan, dan jumlah keseringan retur untuk menunjang pemilihan pemasok yang tepat.
112 Namun dalam prakteknya ketika dihadapkan dengan banyaknya pilihan pemasok setiap kali hendak melakukan pemesanan pembelian, pertimbangan pemilihan pemasok hanya berdasarkan informasi harga yang diketahui berdasarkan konfirmasi via telepon atau penawaran harga yang diberikan oleh pemasok pada saat itu. Belum adanya pencatatan history harga penawaran yang diterima dari pemasok menjadi batasan untuk penentuan pemasok yang paling cocok di saat proses pembelian harus dilakukan dalam waktu singkat. Akibatnya Kasubbag Pembelian cenderung untuk melakukan penunjukkan langsung terhadap pemasok dengan tingkat pertimbangan yang minim hanya dari segi harga material. Hal ini menyebabkan perusahaan kerap menderita kerugian sebagai dampak dari penunjukkan pemasok yang kurang berkualitas seperti: kualitas material yang kurang baik, kualitas pelayanan dari pemasok yang lebih rendah seperti tidak konsisten dalam hal waktu dan jumlah pengiriman barang yang tepat. Untuk mengantisipasi kejadian ini, maka dibutuhkan sistem pencatatan semua informasi harga yang ditawarkan oleh pemasok selama ini. Dengan adanya sistem pencatatan yang teratur, informasi perbandingan harga yang terupdate antar pemasok dapat langsung dimanfaatkan oleh Kasubbag Pembelian sebagai pedoman pemilihan pemasok dari sisi harga dan dapat meningkatkan kemampuan penawaran harga perusahaan ke pemasok pada saat pembuatan Bon Permintaan Barang. Selain itu juga diperlukan tersediannya Laporan Evaluasi Mengenai Kinerja Pemasok per periode. Kriteria evaluasi adalah: ketepatan waktu pengiriman, ketepatan jumlah pengirimanan pesanan, kualitas yang
113 ditinjau dari tingkat retur. Kriteria-kriteria tersebut akan menjadi indikator dalam perhitungan bobot nilai untuk perhitungan laporan evaluasi kinerja pemasok. 3.
Terkait masalah penerimaan material dari pemasok, selama ini belum ada proses pencatatan dokumen bukti penerimaan barang dari pemasok ke dalam file komputer. Seharusnya penerimaan material harus dicatat secara teratur dalam bentuk Bukti Penerimaan Material ke dalam file komputer untuk merangkum informasi mengenai jenis, kuantitas, tanggal penerimaan material serta otorisasi dari pihak yang melakukan penerimaan material. Namun dalam proses bisnis berjalan saat ini, perusahaan hanya menyimpan Bon Permintaan Barang dan Surat Jalan yang diterima dari pemasok. Jika diperlukan pegecekkan dan informasi mengenai material yang diterima, bagian logistik harus mencari kembali dari dokumen-dokumen yang sudah disimpan secara fisik. Akibatnya adalah adanya resiko hilangnya data fisik akibat human error ataupun sebab eksternal lainnya misalnya kebakaran, sulitnya dilakukan penelusuran atas penerimaan material yang telah terjadi, serta tempat penyimpanan data secara fisik juga sangat menyita lokasi kantor. Rekomendasinya adalah Surat Jalan dari pemasok harus disimpan ke dalam sistem komputer dalam bentuk Bukti Penerimaan Barang (RR) agar memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali informasi mengenai penerimaan material serta informasinya dapat digunakan dalam hal penilaian kinerja pemasok.
114 4.
Terkait masalah persediaan, belum adanya kebijakan mengenai jumlah persediaan minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan kembali. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan persediaan minimum untuk setiap material yang dibutuhkan untuk suatu proyek. Namun pada waktu proses pelaksanaan, proses pembelian material dilakukan berdasarkan permintaan pembelian material oleh logistik lapangan. Logistik lapangan menentukan kapan harus memesan kembali hanya berdasarkan pada perkiraan dari pengalaman proyek-proyek sebelumnya. Hal ini tentunya membutuhkan pemantauan yang terus-menerus dari Logistik Lapangan. Akibatnya proses konstruksi kadang-kadang mengalami hambatan ketika material konstruksi yang dibutuhkan ternyata tidak cukup tersedia di gudang sehingga proyek harus meminjam material proyek yang dimiliki oleh proyek lain yang ditangani oleh perusahaan. Proses peminjaman material juga memakan waktu cukup lama karena harus memastikan ketersediaan material di logistik proyek lain dan status pemakaiannya apakah sedang idle atau tidak. Jika tidak tersedia di proyek manapun maka proyek harus tertunda sampai pengiriman material datang. Hal ini yang tentunya memperlambat target rencana penyelesaian aktivitas proyek dan menyebabkan ketidakefisienan tenaga kerja. Untuk mengantisipasi hal ini, akan dirancang sebuah sistem yang mampu menyediakan sistem pengendalian internal atas reorder point (ROP) berdasarkan kebijakan persediaan minimal sehingga persediaan material konstruksi dapat selalu tersedia sesuai dengan jumlah kebutuhan pemakaian dan jumlah kapasitas penampungan gudang. Sistem akan menyediakan informasi persediaan material
115 telah melewati batas reorder point, yang dapat menjadi reminder bagi bagian logistik untuk melakukan pemesanan kembali ke pemasok. 5.
Terkait masalah persediaan, ditemukan adanya kesulitan dalam hal menghitung nilai persediaan material baik material sisa konstruksi setiap akhir pengerjaan proyek ataupun material yang ada di gudang. Penilaian material diperlukan untuk mengetahui nilai persediaan yang masih dimiliki oleh perusahaan. Seharusnya dilakukan perhitungan nilai persediaan atas material yang dimiliki perusahaan agar perusahaan mengetahui nilai persediaan yang dimilikinnya saat ini sehingga dapat dilakukan pengendalian terhadap persediaan. Hal ini disebabkan selama ini pada proses berjalan setiap material di gudang hanya diperhitungkan jumlahnya. Proses perhitungan nilai material yang dimiliki perusahaan sulit ditelusuri karena kurangnya kemampuan dan waktu dari SDM yang dimiliki perusahan untuk menangani masalah tersebut. Akibatnya ketika material sisa konstruksi ditempatkan di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama dan terjadi kerusakkan terhadap material sisa tersebut, perusahaan tidak dapat menilai kerugian terhadap perusahaan. Selain itu aset perusahaan yang berupa material tidak dapat diketahui nilainya. Rekomendasinya adalah menyediakan sistem perhitungan nilai persediaan dengan menggunakan metode average.
6.
Terkait masalah penerimaan material secara internal, masih sulit untuk menelusuri penerimaan material yang ditransfer antara gudang ke proyek atau sebaliknya dan antar proyek.
116 Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus sebagai tanda bukti penerimaan material dari internal perusahaan untuk mencatat mengenai informasi jenis, kuantitas, tanggal penerimaan material serta otorisasi dari pihak yang melakukan penerimaan material. Namun dalam proses bisnis berjalan saat ini pencatatan penerimaan material dari internal perusahaan dicatat berdasarkan Bon Pengeluaran Barang rangkap ke-1 yang diterima yang digunakan untuk mengupdate Catatan Persediaan. Akibatnya sulit dilakukan penelusuran atas penerimaan material yang terjadi dari transfer internal. Rekomendasinya adalah sebaiknya memiliki dokumen khusus yang digunakan untuk mencatat penerimaan material yang dari internal perusahaan baik dari gudang kantor ke proyek atau sebaliknya dan antar proyek. Dokumen yang diusulkan yang berkaitan dengan transfer material secara internal adalah: Pindah Keluar Lokasi Gudang (TGO), Pindah Masuk Lokasi Gudang (TGI), Permohonan Permintaan Material, Permintaan Material Ke Gudang, Permintaan Material Antar Proyek, Bon Pemakaian Material, Bon Pengeluaran Material Gudang , Bon Pengeluaran Material Antar Proyek 7.
Terkait masalah retur, selama ini pihak manajemen kerap mengalami kesulitan pada saat ingin melakukan penelusuran informasi atas terjadinya retur pembelian yang dilakukan. Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus yang digunakan untuk menunjang prosedur retur pembelian sehingga dapat memudahkan penelusuran informasi atas retur pembelian yang terjadi.
117 Namun pada proses berjalan saat ini, belum ada dokumen khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi terkait retur pembelian yang dilakukan perusahaan. Retur dilakukan dengan membuat Bon Pengeluaran Barang sebagai bukti terjadinya retur kepada pemasok sekaligus digunakan untuk meng-update Catatan Persediaan. Untuk men-gupdate catatan hutang, Kabag Keuangan & Administrasi akan mengarsip Nota Retur dari pemasok. Akibatnya proses penelusuran informasi retur memakan waktu lama dan kurang akurat. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kurang teraturnya pendataan data yang berkaitan dengan retur. Selain itu juga terjadi kerancuan akibat retur menggunakan Bon Pengeluaran Barang antara pengeluaran barang untuk retur dengan pengeluaran barang untuk pemakaian proyek. Sekalipun Rekap Laporan Retur dapat dibuat, akan membutuhkan waktu yang cukup lama oleh Bagian Logistik untuk menghasilkannya. Rekomendasinya adalah sebaiknya perusahaan memiliki Surat Jalan Retur Pembelian (SJRP) sebagai tanda bukti retur yang dilakukan perusahaan. Jadinya sistem dapat langsung menyajikan Laporan Retur Pembelian selama periode tertentu sehingga manajemen dapat memperoleh informasi yang lebih bermanfaat terkait masalah retur ini. Selain itu juga proses peng-update-an persediaan dan utang dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 8.
Terkait masalah penukaran material ke pemasok, selama ini pihak manajemen kerap mengalami kesulitan pada saat ingin melakukan penelusuran informasi atas terjadinya penukaran material yang dilakukan.
118 Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus untuk proses pertukaran material. Hal ini disebabkan perusahaan belum memiliki dokumen khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi terkait penukaran material yang dilakukan perusahaan. Pertukaran material dilakukan dengan membuat Bon Pengeluaran Barang sebagai bukti terjadinya penukaran material yang bisa menyebabkan kerancuan apakah dokumen tersebut digunakan untuk retur, tukar barang, atau pemakaian proyek. Pada saat penerimaan material yang ditukar hanya dengan mencocokkan Surat Jalan dengan Bon Pengeluaran Barang dan tidak adanya Bukti Penerimaan Barang Tukar. Akibatnya proses penelusuran informasi tukar material memakan waktu lama dan kurang akurat. Rekomendasinya adalah sebaiknya perusahaan memiliki Bukti Tukar Barang Keluar sebagai bukti material dikirimkan ke pemasok untuk ditukar dan Bukti Tukar Barang Masuk sebagai bukti material dikembalikan pemasok. Dengan adanya dokumen-dokumen tersebut maka perusahaan dapat lebih mudah mengontrol proses penukaran material untuk memastikan bahwa barang yang ditukar diterima kembali dengan jumlah yang sama. 9.
Terkait masalah pengelolaan utang usaha, Kabag Keuangan & Administrasi sulit mengetahui tanggal jatuh tempo utang secara cepat agar bisa mengatur arus kas yang mendukung kelancaran pemenuhan pembayaran kepada pemasok. Seharusnya perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai tanggal jatuh tempo utang dengan mudah sehingga dapat melakukan perencanaan arus
119 kas yang baik untuk menunjang kelancaran pemenuhan pembayaran utang ke pemasok. Namun, sampai saat ini belum dilakukan pencatatan data penagihan di file komputer sehingga mereka melakukan membutuhkan dokumen fisik untuk mengetahui informasi tagihan yang jatuh tempo. Akibatnya aktivitas pengumpulan daftar tagihan yang jatuh tempo ini membuat proses pengelolaan utang usaha perusahaan menjadi kurang maksimal yang pada akhirnya berdampak pada pengelolaan arus kas perusahaan secara keseluruhan dan hubungan terhadap pemasok yang kurang baik. Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang dapat merekapitulasi semua daftar utang sehingga dapat memudahkan Kabag Keuangan & Administrasi untuk dapat mengetahui tanggal jatuh tempo utang yang akan datang dan pada akhirnya membantu manajemen terkait dalam melakukan perencanaan arus kas perusahaan ke depan dengan lebih baik. Hal tersebut akan mendukung perusahaan untuk menjaga citra baik perusahaan dengan membayar hutang secara tepat waktu. 10.
Pihak manajemen cenderung mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan yang berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan secara cepat, terutama laporan yang menyangkut proses pembelian, utang usaha dan persediaan yang dilakukan oleh perusahaan seperti Laporan Pembelian, Laporan Retur Pembelian, Laporan Rekapitulasi Utang, Laporan Pengeluaran Kas dan Laporan Persediaan Per Gudang yang dibutuhkan dalam rangka proses pengambilan keputusan. Seharusnya laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam rangka proses pengambilan keputusan dapat diperoleh dengan cepat dan akurat.
120 Hal ini disebabkan karena banyaknya data-data yang harus dihimpun dari berbagai file komputer atau dokumen secara fisik yang terkait dengan laporan tersebut untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Akibatnya pembuat laporan cenderung membutuhkan waktu yang lama untuk menyelesaikan suatu laporan. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kurang akuratnya pasokkan data yang dibutuhkan. Rekomendasinya adalah menyediakan suatu aplikasi sistem yang dilengkapi dengan database engine yang dapat digunakan untuk menghimpun berbagai transaksi yang diperlukan untuk dapat menghimpun berbagai data transaksi yang diperlukan untuk dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan dalam tempo waktu yang cepat dan tingkat akurasi data yang baik. Laporanlaporan tambahan yang diusulkan seperti: Laporan Analisis Kinerja Pemasok, Laporan List Harga Efektif Material, Laporan Material Mencapai ROP, Laporan Nilai Persediaan, Laporan Budget vs Realization, Jurnal pengeluaran kas, Jurnal Pembelian, dan Jurnal Umum (terkait retur pembelian). 11.
Dokumen-dokumen terkait pembelian, utang dan persediaan masih ditulis secara manual dan tidak memiliki nomor urut tercetak. Seharusnya setiap dokumen hendaknya memiliki nomor urut tercetak yang identik untuk setiap transaksi untuk memudahkan penelusuran informasi. Namun saat ini semua dokumen masih belum memiliki nomor urut dan hanya dikelompokkan berdasarkan tanggal transaksi.
121 Akibatnya dokumen-dokumen jika hilang tidak dapat diketahui dan penelusuran informasi atas dokumen-dokumen tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama. Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang menghasilkan dokumen-dokumen dengan nomor urut tercetak.
Berikut ini adalah gambaran Rich Picture Proses Bisnis Berjalan yang disajikan melalui gambar 3.12.
122
Gambar 3.12 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan - Overview
