BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Latar Belakang Perusahaan Pada awal didirikan tanggal 11 November 2004 PT. M Cashback Indonesia
didirikan dengan nama PT. Tekno Futura Prima yang modalnya berasal dari PMDN dengan Akta nomor 33 yang dibuat dihadapan notaris Ny. Djumini Setyoadi, SH., Mkn. Kemudian pada 18 mei 2005, 99% sahamnya dibeli oleh M Cashback Limited dan berubah namanya menjadi PT. M Cashback Indonesia. PT. M Cashback Indonesia atau yang biasa di sebut juga M Cashback adalah perusahan perusahaan multinasional yang bergerak dalam bidang teknologi informasi. PT. M Cashback
mempunyai produk dan layanan utamanya adalah menyediakan
teknologi switching antara perusahaan telekomunikasi dengan modern ritel.
Di
Indonesia PT. M Cashback Indonesia bekerja sama dengan perusahaan telekomunikasi seperti Telkomsel, Indosat, XLcomindo, Bakrie Telecom, Telkom Flexi, dan lain-lain, selain itu juga bekerja sama dengan modern retailer seperti Carrefour, Indomaret, Hero Group, Matahari, dan lain-lain. 3.1.1 Visi Visi dari perusahaan M Cashback adalah : “to provide a unique mobile-based proprietary delivery technology that is focused on modern consumer lifestyles.”
33
Menawarkan sesuatu yang unik dgn kepada pemilik mobile-based dengan mengantarkan teknologi yang berfokus berdasarkan gaya hidup moderen. 3.1.2 Misi Misi dari perusahaan M Cashback adalah : “Provide our clients with enabling technologies and applications that facilitate mobile telephone marketing and service delivery directly to the end user.” Misi M Cashback adalah memberikan layanan kepada pelanggan dengan menggunakan teknologi dan aplikasi yang tepat guna, yang difasilitasi oleh mobile telephone marketing dan pelayanan langsung kepada pelanggan. 3.1.3 Critical Success Factor Dalam operasi perusahaan ada beberapa faktor yang menentukan keberhasilan dari sebuah perusahaan. Demikian juga pada M Cashback Indonesia ada beberapa hal yang menjadi faktor kritis yang menjamin keberhasilan bisnisnya, antara lain: 1.
Penjualan top up mencapai target yang ditentukan.
2.
Tingkat keberhasilan minimal 95%.
3.
Tingkat kecepatan pengisian pulsa di bawah satu menit.
4.
Jumlah proses top up yang dibantu oleh call center di bawah 5%.
5.
Strategi promosi marketing yang meningkatkan penjualan minimal sama dengan periode sebulan atau setahun sebelumnya.
6.
Performance indicator untuk mempercepat penyelesaian permasalahan yang terjadi pada transaksi. 34
3.2
Profil Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Perusahaan M Cashback
PT. M Cashback Indonesia merupakan salah satu cabang dari regional M Cashback Asia yang berada dibawah korporasi internasional M Cashback, Ltd. M Cashback, Ltd berkedudukan di Inggris membawahi lima regional M Cashback, yaitu Eropa, Amerika, Asia, Afrika Selatan, dan China. Dalam hal ini PT. M Cashback Indonesia berkedudukan di Jakarta dan bertanggung jawab sepenuhnya kepada M Cashback regional Asia yang berkedudukan di Thailand. Seperti M Cashback pada negara-negara lain, PT. M Cashback Indonesia juga berfokus
pada
technology
switching
antara
perusahaan-perusahaan
operator
telekomunikasi dengan perusahaan-perusahaan retail. M Cashback menjadi perantara di antara operator dan retail yang menghasilkan produk-produk kreatif melalui penjualan pulsa operator. Produk-produk kreatif ini maksudnya adalah M Cashback tidak hanya melakukan penjualan pulsa, tetapi juga 35
melakukan aksi penawaran yang lain melalui penjualan pulsa. Contohnya adalah reward belanja oleh konsumen pada perusahaan retail dapat diberikan dalam bentuk isi ulang pulsa.
3.2.1 Tugas dan Wewenang
Gambar 3.2 Struktur O1rganisasi M Cashback Pada pelaksanaannya M Cashback dipimpin oleh seorang pemimpin tertinggi yaitu CEO(Chief Executive Officer) yang merangkap sebagai chairman yang berkedudukan di Inggris. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing struktur organisasi M cashback Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Chairman & CEO Chairman atau CEO berada di kantor pusat M Cashback di Inggris, bertanggung jawab atas perencanaan Global menentukan kerjasama dengan retail retail global, dan bertanggung jawab atas perencanaan bisnis ke depannya. CEO bertanggung jawab atas ketersedian modal secara global. 36
2.
Board of Director Dewan direksi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dewan direksi ini terdiri dari beberapa orang direksi yang bertugas untuk tugas specific, misalnya International Development Director, Telecommunication Director, Managing and Marketing Director, IT Director, Director of Business Planning and NPD, dan Regional Director yang berada di setiap cabang M Cashback, Ltd.
3. Managing Director Managing Director terdapat pada setiap cabang, yaitu jabatan direktur yang bertanggungjawab kepada Board of Director. Merupakan manajer umum yang memimpin seluruh departemen pada regional. 4. Finance and Accounting Department Finance and Accounting Department dipimpin oleh seorang finance and accounting manager. Finance and accounting manager bertugas mengawasi dan mengarahkan proses akuntansi yang dilakukan staf keuangan serta penyusunan administrasi keuangan di dalam perusahaan. Data dari proses akuntansi dan keuangan dilaporkan kepada Managing Director secara berkala. 5. Operational department Departemen
operasional
dipimpin
oleh
seorang
operational
manager.
Departemen ini akan bertanggung jawab untuk mengatur operasional perusahaan setiap hari dan melaporkannya kepada Managing Director. 6. Information Technology department,
37
Departemen Teknologi Informasi
yang dipimpin seorang
manajer
IT
(information technology). Bertanggung jawab dalam merancang, membangun, serta memelihara teknologi informasi yang merupakan tulang punggung perusahaan. Manajer IT juga harus melapor kepada managing director. 7. Sales and Marketing department Sales and Marketing department yang dipimpin oleh seorang manajer sales dan marketing. Departemen ini bertugas menentukan strategi penjualan, promosi, pengenalan produk, serta berbagai program untuk meningkatkan penjualan. Manajer sales dan marketing juga harus melapor kepada managing director. 3.2.1.1 Product PT. M Cashback Indonesia berfokus pada pelanggan modern market. Dengan kata lain PT. M Cashback Indonesia berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mengunakan teknologi mobile. Produk utama M Cashback Indonesia adalah M System. Beberapa produk lagi yang mendukung bisnis M Cashback antara lain : 1. M Rewards M Rewards merupakan salah satu bagian dari M System yang menyediakan layanan pemberian bonus kepada pelanggan setelah melakukan pembelian yang sesuai dengan kualifikasi. 2.
M Top up M Top up merupakan salah satu bagian dari layanan pengisian ulang pulsa pelanggan.
38
M System yang menyediakan
3. M National Promotions M National Promotions membantu kesempatan untuk menawarkan dalam satu paket “free mobile airtime”, terbuka untuk semua pengguna layanan telepon genggam yang jaringannya di-support oleh M System. 3.2.1.2 Price PT. M Cashback Indonesia mempunyai strategi penetapan harga yang bersaing atau competitive pricing. Penetapan harga ini disesuaikan dengan harga dari telco yang merupakan supplier dan perbandingan dengan pesaing yang menjual produk serupa. 3.2.1.3 Place PT. M Cashback Indonesia menggunakan konsep Business to business (B2B) marketing concept dalam menempatkan penjualan produknya. Dimana PT. M Cashback Indonesia melakukan bisnis dengan menggunakan jasa perusahaan ritel yang sudah mapan untuk melakukan bisnis dengan user yang menggunakan produk yang dijual oleh PT. M Cashback Indonesia 3.2.1.4 Promotion Untuk mendukung persaingan dengan pesaing PT. M Cashback Indonesia menggunakan strategi direct selling ke pelanggan dengan perantara rekan bisnis. Target pemasaran PT. M Cashback Indonesia adalah golongan masyarakat menengah ke atas yang menggunakan telepon genggam sebagai kebutuhan sehari-hari. Strategi persaingan harga yang dilakukan yaitu dengan mengadakan promo dalam bentuk bonus pulsa dan potongan harga, serta promosi yang dilakukan berkaitan dengan produk yang dijual oleh retailer. 39
3.3
Sistem yang Berjalan Berikut ini merupakan deskripsi sistem yang sedang berjalan pada PT M Cashback
Indonesia. Sistem yang berjalan yang diuraikan pada bagian ini terdiri dari prosedur, sistem dan infrastruktur. 3.3.1 Prosedur Seperti yang telah dijelaskan diatas PT M Cashback adalah penyedia aplikasi switching antara penyedia layanan telekomunikasi dalam menjual produknya di modern retailer. PT M Cashback menyediakan teknologi yang menjadi perantara antara kedua partnernya tersebut. Seperti yang telah dijelaskan diatas PT M Cashback adalah penyedia aplikasi switching antara penyedia layanan telekomunikasi dalam menjual produknya di modern retailer. PT M Cashback menyediakan teknologi yang menjadi perantara antara kedua partnernya tersebut. Prosedur PT M Cashback dibagi menjadi 4 bagian:
Pelanggan membeli Top up dari kasir
Pelanggan mengirimkan permintaan kepada System M
Rekonsilisasi dengan retailer.
Rekonsilisasi dengan provider.
40
3.3.1.1 Pelanggan membeli Top up
Gambar 3.3 Pelanggan membeli Topup Berikut penjelasan rich picture diatas: 1. Pelanggan membeli top up di mesin kasir (EPOS). 2. Kasir memasukan kode SKU berdasarkan nilai yang diinginkan pelanggan. Kode top up dicetak pada kertas.
41
3.3.1.2 Pelanggan mengirimkan permintaan
Gambar 3.4 Pelanggan mengirimkan permintaan Berikut penjelasan rich picture diatas: 1. Pelanggan mengirim kode tersebut melalui sms ke M System. 2. M Sistem melakukan pengecekan terhadap code yg dikirimkan oleh pelanggan 3. Jika kode benar M System akan melakukan permintaan top up kepada provider berdasarkan produk yang dibeli pelanggan. 4. Provider melakukan proses top up terhadap nomor pelanggan. 5. M System mengirim sms konfirmasi ke pelanggan.
3.3.1.3 Rekonsiliasi dengan Retailer
Gambar 3.5 Rekonsiliasi dengan Retailer 42
Berikut penjelasan rich picture diatas: 1. Retailer mengirimkan transaksi detil kepada M Cashback. 2. M Cashback melakukan proses rekonsiliasi. 3. M Cashback mengirimkan tagihan ke retailer untuk semua transaksi. 4. MCashback menerima pembayaran dari retailer. 3.3.1.4 Rekonsiliasi dengan Provider
Gambar 3.6 Rekonsiliasi dengan Provider Berikut penjelasan rich picture diatas: 1. Provider mengirimkan transaksi detil kepada M Cashback. 2. Provider mengirimkan tagihan ke M Cashback untuk semua transaksi. 3. M Cashback melakukan proses rekonsiliasi. 4. Provider menerima pembayaran dari M Cashback.
43
3.3.2 Perangkat Lunak M-in-a-Box (MIAB) atau Sistem M adalah sebuah framework yang integrasi untuk menangani semua bisnis usaha M Cashback terutama produk top up. Fasilitas MIAB yaitu dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis seperti a. Menawarkan kontrol, fleksibilitas, dan nilai jual. b. Pendekatan umum untuk semua implementasi. c. Penambahan
interface
baru
baik
retailer
maupun
provider
telekomunikasi. Sistem M dibangun dengan menggunakan teknologi Microsoft terbaru, berikut merupakan teknologi Microsoft yang digunakan untuk membangun sistem: 1. Team Foundation Server (TFS) Merupakan aplikasi yang digunakan untuk kolaborasi programmer dan kontrol kode sumber. 2. VS 2005 C# Merupakan aplikasi IDE (Interface Development Development) dalam lingkungan .NET Framework 3. SQL Server 2005 4. Reporting Services 2005 Merupakan komponen pelaporan dari SQL Server 2005 5. Service Broker Merupakan teknologi messaging yang merupakan komponen SQL Server 2005
44
6. Replication Merupakan komponen untuk replikasi data antar SQL Server database. 7. MOM 2005 (Microsoft Operations Manager) Merupakan aplikasi membantu pengguna mengatur infrastruktur IT dan mengelola desain dan implementasi teknologi server Windows. 3.3.2.1 Modul PT M Cashback mengintegrasikan teknologi penjualan top up di sistem EPOS modern retailer. Di dalam Sistem M dibagi menjadi 2 (dua) modul. Berikut modul yang terdapat Sistem M: 1. Retailer Connector 2. Telco Connector Setiap modul bersifat modular sehingga setiap penambahan mitra baru baik itu retailer
maupun provider telekomunikasi tidak mengggangu sistem yang sedang
berjalan. 3.3.2.2 Retailer Connector Retailer Connector adalah subsistem yang bertanggung jawab dalam pengelolaan transaksi retailer. Retailer connector terdiri dari 2 jenis Offline Connector dan Online Connector.
Jika Sebuah retailer memilih online connector setiap toko-toko yang
dimiliki oleh retailer tersebut harus online dan terkoneksi dengan kantor pusat, sehingga persedian kode diambil dari server di kantor pusat, sedangkan offline connector mengirimkan persedian kode secara offline ke setiap toko. Pengiriman dapat
45
menggunakan teknologi ftp, web ataupun email. Berikut prosedur yang dilakukan oleh retailer connector. 1. Mendefinisikan toko baru dan melakukan update data jika toko tersebut tutup 2. Mendistribusikan kode-kode semua produk ke toko-toko, jika retailer connector online maka kode dikirimkan ke CDS (Code Distribution Service) yang berada di kantor pusat. 3. Mengunduh semua transaksi log(tlog) yang berasal dari toko. 4. Mengirimkan lagi kode pengganti berdasarkan jumlah kode yang telah dijual oleh setiap toko. 3.3.2.3 Telco Connector Telco Connector adalah subsistem dari M System yang berlaku jawab melakukan permintaan pengisian top up ke provider telekomunikasi. Telco connector terdiri dari 3 (tiga) bagian: 1. Telco SMS Interface 2. Telco CIR interface 3. Telco Network Enquiry Interface 3.3.2.3.1 Telco SMS Interface Telco SMS Interface merupakan aplikasi yang digunakan untuk sms masuk dan sms keluar. Semua masuk adalah sms merupakan sms request yang datang dari pelanggan, sedangkan sms keluar adalah sms kembalian dari Sistem M kepada pelanggan, baik itu berhasil atau gagal. 46
3.3.2.3.2 Telco CIR Interface Telco CIR Interface adalah aplikasi yang bertanggung jawab melakukan pengisian top up kepada pelanggan. Pengisian dilakukan setelah dilakukan validasi kode M. 3.3.2.3.3 Network Enquiry Network Enquiry adalah aplikasi yang digunakan untuk mengecek status status jaringan. Berikut ini diagram yang menggambarkan Sistem M.
Gambar 3.7 Diagram Sistem M Cashback
47
3.3.3 Infrastruktur Jaringan Sistem M terdiri dari server cluster yang menggunakan teknologi network balancing untuk mengatur lalu lintas transaksi terdistribusi secara normal. Berikut ini server-server yang digunakan dalaM System M : 1. Router Merupakan server yang menangani permintaan yang masuk dari pelanggan. Server ini juga menangani pesan notifikasi untuk pelanggan. Komponen Sistem M yang terdapat dalam server ini adalah Telco SMS Interface. 2. Processor Merupakan server yang menangani permintaan pengisian top up kepada provider telekomunikasi 3. Reconciler Merupakan server yang menangani proses rekonsilasi dan finalisasi transaksi 4. SMS Forwarder Merupakan server yang menangani pemisahan lalu lintas transaksi antar live server dan UAT server. 5. UAT UAT server merupakan server yang digunakan untuk uji coba setiap penambahan connector baru baik itu telco connector maupun retailer connector. Setiap server terhubung ke dunia luar melalui sebuah firewall yang digunakan untuk mengamankan lalu lintas data dan akses dari luar system M.
48
Gambar 3.8 Diagram Infrastruktur Jaringan
3.4
Kebutuhan Informasi Direktur Utama PT. M Cashback Indonesia ingin menganalisis statistik yang
tersedia dari M System. Alat analisis yang interaktif akan lebih mudah digunakan daripada laporan yang dicetak, kemudian dapat diakses oleh semua pihak yang terkait. Pada tabel berikut adalah kebutuhan data untuk mendukung keputusan yang efektif.
49
Divisi Direktur No
Kebutuhan Informasi
Marketing
Utama
Divisi Operasional
dan Sales 1.
Jumlah top up berdasarkan produk, √
√
√
√
√
√
√
√
ritel, dan waktu 2.
Jumlah top up dibandingkan dengan target berdasarkan produk, ritel, dan waktu.
3.
Peringkat operator atau telco berdasarkan ritel dan waktu.
4.
Sepuluh toko teratas berdasarkan ritel dan waktu
5.
Analisis tren
√
√
6.
Analisis perbandingan dengan data
√
√
sebelumnya, yaitu: 1. Tahun sebelumnya dengan tanggal yang ditentukan (last year to date) 2. Bulan sebelumnya dengan 50
√
tanggal yang ditentukan (last month to date). 7.
KPI :
√
1. Persentase kesuksesan dari seluruh top up yang dilakukan. 2. Persentase manual credit top up.dari seluruh top up yang sukses. 3. Pencapaian rata-rata kecepatan top up dalam satuan waktu. 4. Persentase pencapaian target penjualan dalam satuan waktu.
51
√
√
8.
Persentase kesuksesan top up pada
√
√
√
√
√
√
√
√
setiap retailer per telco. 9.
Persentase kesuksesan top up pada setiap telco per retailer.
10.
Persentase jumlah manual credit pada top up pada setiap retailer per telco.
11.
Persentase jumlah manual credit pada top up pada setiap telco per retailer.
12.
Kecepatan rata-rata top up setiap telco
√
13.
Tingkat pencapaian target berdasarkan
√
√
√
√
√
retailer. 14.
Perbandingan penjualan semua retailer atau provider berdasarkan: 1. Waktu 2. Kesuksesan pengisian 3. Manual credit 4. Kecepatan rata-rata top up
52
√
15.
Sistem Alert untuk perubahan yang
√
√
√
signifikan berdasarkan tingkat toleransi tertentu yang dapat di-drill down menjadi: 1. Kesuksesan pengisian 2. Manual credit 3. Kecepatan rata-rata top up Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi 3.5
Permasalahan Permasalahan yang dihadapi M Cashback Indonesia selama ini adalah sebagai
berikut: Data aktivitas penjualan masih diproses secara manual, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pengambilan keputusan strategis Informasi yang diberikan formatnya tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna secara cepat. Pengguna kesulitan menganalisa performa yang membutuhkan perhatian, karena tidak adanya sistem alert. Manajemen level atas sulit melakukan analisa jangka panjang karena butuh waktu lama menghasilkan laporan dari sumber data yang sangat besar.
53
M Cashback mempunyai sistem operasional yang banyak, sehingga analisa sulit dilakukan dari sumber data yang berbeda. 3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan yang diusulkan adalah membuat sebuah digital dashboard untuk
informasi top up, dimana data akan dikumpulkan dalam sebuah data warehouse yang kemudian dikelola secara otomatis, sehingga manajemen dapat menggunakan data tersebut kapan saja dibutuhkan.
54
