BAB 3 ANALISIS SISTEM PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA

BAB 3

ANALISIS SISTEM PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA

3.1

Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1

Sejarah Singkat Perusahaan PT. Jaya Kencana berdiri pada tanggal 16 Oktober 1970 dengan Akte Pendirian No.54 tanggal 12 Oktober 1970 oleh notaris Abdul Latif di Jakarta dan Akte Pendirian ini telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman RI tanggal 24 Februari 1971 No. J. A. 5/34/24 dan telah dimuat dalam berita negara RI tanggal 2 Desember 1975 No.96. Anggaran Dasar perseroan ini telah mengalami beberapa perubahan dan yang terakhir dengan Akte Perubahan No.13 tanggal 15 Juni 1986 notaris Budiarta Kanardi, S.H. Perusahaan ini berlokasi di Jakarta, di Jalan Salemba Raya No.61 sampai sekarang dengan cabang-cabang di beberapa tempat lainnya yang ditetapkan oleh direksi. Semenjak didirikan, PT. Jaya Kencana telah melaksanakan lebih dari 2500 proyek dengan melayani beragam pelanggan, termasuk bank, hotel, pusat perbelanjaan, pabrik obat dan tekstil, perkantoran, rumah sakit, bandara udara di tanah air dan lain-lain. PT. Jaya Kencana telah berkembang menjadi perusahaan kontraktor mesin dan listrik yang cukup dikenal, ini terwujud berkat kepercayaan bahwa keberhasilan ini adalah hasil dari profesionalisme, 76

77 kerja keras dan komitmen total untuk memenuhi sebaik mungkin bahkan melebihi kebutuhan pelanggan dengan menggunakan mutu, waktu, keamanan, serta hemat energi. Dikenal dalam industri konstruksi sebagai perusahaan yang memiliki integritas, kehandalan dan keahlian.

3.1.2

Visi dan Misi Perusahaan PT. Jaya Kencana memiliki visi dan misi yang dijadikan sebagai pedoman pencapaian kebijakan dan sasaran mutu perusahaan. Visi

: “Excellence, Expertise, Experience”

Misi

: “Meningkatkan profesionalitas, kompetensi dan prestasi sumber daya manusia dengan kerjasama tim yang baik.”

Kebijakan mutu

: “PT. Jaya Kencana menghasilkan jasa konstruksi terbaik dengan melaksanakan misi perusahaan serta melakukan perbaikan berkelanjutan untuk kepuasan pelanggan berdasarkan Manajemen Mutu ISO 9001:2000.”

Sasaran mutu

: ”Pada tahun 2007 ini PT. Jaya Kencana menargetkan tidak ada komplain setiap proyek dan mengoptimalkan kepuasan pelanggan.”

78 3.1.3

Struktur Organisasi Perusahaan PT. Jaya Kencana memiliki struktur organisasi umum yang menjadi acuan birokrasi yang berlangsung. Perusahaan dipimpin oleh sederetan dewan direksi (Board of Directors) yang terdiri atas pemilik dan beberapa pemegang saham. Dewan direksi membawahi 14 divisi yang kesemuanya dikepalai oleh kepala divisi (KaDiv) masing-masing. Keempat belas divisi tersebut yakni divisi General (GE), Accounting (ACC), Financing (FIN), Puchasing (PCH), Warehousing (WHS), Human Resource Department (HRD), Mechanical and Electrical (ME) yang dibagi lagi menjadi ME Marketing (ME MAR), ME Project dan ME Auditing dan terakhir divisi Lift and Escalator (LE) yang terdiri atas LE Marketing (LE MAR), LE Project dan LE Service.

3.1.4

Tugas dan Wewenang Masing-Masing Divisi Berdasarkan struktur organisasi yang ada, PT. Jaya Kencana memiliki dewan direksi dan 14 divisi yang saling bekerjasama dalam menjalankan semua kegiatan perusahaan. Adapun tugas dan wewenang masing-masing divisi tersebut adalah sebagai berikut: •

Board of Directors -

Tugas

:

Memimpin

perusahaan

dan

melakukan

perencanaan strategis perusahaan. -

Wewenang

: Mengambil setiap keputusan yang menyangkut kegiatan strategis perusahaan.

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Jaya Kencana

79

80 •

Financing Division -

Tugas

: Mengatur setiap kegiatan keuangan perusahaan antara lain seperti pembayaran tagihan ataupun penerimaan

pembayaran

dari

pelanggan.

Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan

kebijakan-kebijakan

yang

telah

ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dalam hal pelaporan kegiatan keuangan.

•

Accounting Division -

Tugas

:

Mengatur

setiap

kegiatan

pembukuan

perusahaan antara lain seperti perpajakan, audit penghasilan

dan

pengeluaran,

sampai

perhitungan laba rugi. Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan kebijakankebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi

dalam

hal

pelaporan

hasil

pembukuan. •

ME Project Subdivision -

Tugas

:

Mengelola dan mengendalikan proyek ME

mulai

dari

perencanaan

hingga

penyelesaian. Bekerjasama dengan divisi-divisi

81 lainnya sesuai dengan kebijakan kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi ME.

•

LE Marketing Subdivision -

Tugas

: Melakukan pemasaran penawaran proyek pembangunan

lift

dan

eskalator

kepada

pelanggan-pelanggan yang potensial melalui kegiatan tendering. Bekerjasama dengan divisidivisi lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi LE.

•

LE Project Subdivision -

Tugas

: Mengelola dan mengendalikan proyek LE mulai dari

perencanaan

hingga

penyelesaian.

Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan

kebijakan-kebijakan

yang

telah

ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi LE.

82 •

Purchasing Division -

Tugas

: Melakukan pembelian kebutuhan material baik untuk proyek ME dan LE tapi juga membeli kebutuhan perusahaan secara umum. Tugas lainnya

adalah menjaga hubungan

baik dengan supplier-supplier perusahaan serta melakukan negosiasi harga material dengan supplier. Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang


dalam

hal

pelaporan

transaksi

pembelian. •

HRD Division -

Tugas

: Mengatur setiap hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia perusahaan antara

lain

kesehatan,

dengan perekrutan

penggajian, dan

asuransi pemecatan

karyawan, dsb. Bekerjasama dengan divisidivisi

lainnya

sesuai

dengan

kebijakan-

kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dalam hal pelaporan kinerja karyawan.

83 •

General Division -

Tugas

: Mengelola urusan rumah tangga perusahaan serta kegiatan operasional kantor sehari-hari. Bekerjasama

dengan

divisi-divisi

lainnya

sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi.

•

Warehousing Division -

Tugas

: Mengatur setiap hal yang berhubungan dengan sarana penyimpanan fisik perusahaan seperti mengatur sirkulasi material proyek termasuk inventarisasi material, mengatur stok material dan menerima material dari supplier di gudang Salemba dan gudang Cakung dan melakukan

permintaan

pembelian

untuk

material yang habis atau yang tidak mencukupi permintaan proyek. Bekerjasama dengan divisidivisi

lainnya

sesuai

dengan

kebijakan-

kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang


dalam

material proyek.

hal

pelaporan

inventaris

84 •

ME Auditing Division -

Tugas

: Melakukan audit terhadap pelaksanaan proyek dan ketepatan perencanaan dengan kondisi aktual.

Bekerjasama

dengan

divisi-divisi

lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dalam hal pelaporan hasil audit proyek.

•

Trading Division -

Tugas

: Melakukan kegiatan perdagangan untuk produk-produk yang dibeli dan dijual oleh perusahaan seperti genset dan fan. Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.

-

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dalam hal pelaporan hasil trading perusahaan.

•

Importing Division -

Tugas

: Mengurus setiap hal yang berhubungan dengan impor material proyek seperti izin bea cukai dan pengaturan jadwal pengiriman dari luar ke dalam negeri melalui pelabuhan dan bandar udara seluruh Indonesia. Bekerjasama

85 dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. -

Wewenang

: Bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dalam hal pelaporan hasil kegiatan impor yang telah dilakukan.

3.2

Analisis Sistem Procurement yang Berjalan Analisis sistem procurement yang berjalan pada PT. Jaya Kencana dimulai dari penjelasan mengenai tahapan proses bisnis atau prosedur yang diperoleh dari hasil pengamatan langsung dan juga wawancara dengan Kepala Divisi Purchasing PT. Jaya Kencana yakni Bapak Fredy Ludony. Kemudian dilakukan analisis terhadap aspek strategis bisnis perusahaan dengan teknik SWOT untuk mengetahui bagaimana e-procurement dapat memberikan manfaat lebih dengan mengoptimalkan kekuatan perusahaan, mengatasi kelemahan perusahaan, menangkap kesempatan serta mengatasi ancaman dari luar perusahaan. Dari sini akan dirumuskan masalah-masalah yang timbul, dilanjutkan dengan alternatif solusi dari rumusan masalah.

3.2.1

Prosedur Sistem Procurement yang Berjalan 1. Prosedur Penerimaan Form Permintaan Barang (PB) & Permintaan Pembelian (PP) Dari Divisi Warehouse Kepada Divisi Purchasing -

Gudang pusat mengeluarkan form permintaan pembelian (warna putih) yang ditandatangani oleh kepala divisi warehousing (WHS)

86 / wakil kepala divisi WHS, dengan melampirkan form permintaan barang yang telah ditandatangani oleh project manager / site manager dan koordinator proyek atau pejabat yang berwenang (warna merah). -

Form PB & PP tersebut didata oleh bagian administrasi divisi purchasing.

-

Form yang telah didata selanjutnya harus mendapat persetujuan dengan ditandatangani oleh kepala divisi purchasing, general manager, serta direktur utama / wakil direktur utama.

-

Waktu minimal yang diperlukan antara tanggal permintaan pembelian dan tanggal diperlukan adalah 7 (tujuh) hari kerja.

2. Prosedur Pembelian Barang -

Barang yang akan dibeli seperti yang terdata pada form PP yang telah lengkap ditandatangani selanjutnya dimintakan penawaran harga dari beberapa supplier untuk mencari harga yang terbaik.

-

Setelah mendapat harga terbaik selanjutnya dibuatkan form PO (Purchase Order) dengan melampirkan form PP dan PB. Khusus untuk pembelian material utama, harus dilampirkan juga form DRC (Data Real Cost) dan perbandingan harga supplier.

-

Untuk pembelian material yang merupakan repeat order maka cukup dengan melampirkan harga pembelian sebelumnya seperti yang tercantum dalam PO.

87 -

Form PO yang telah dilengkapi data pendukung tersebut selanjutnya

didata

oleh

bagian

administrasi

kemudian

ditandatangani oleh kepala divisi purchasing, general manager, serta direktur utama / wakil direktur utama. -

Setelah lengkap ditandatangani maka form PO tersebut didata lagi oleh bagian administrasi purchasing dan selanjutnya bisa dikirim melalui faksimili ke supplier untuk dimintakan pengiriman barang.

-

Khusus untuk barang impor maka dilampirkan 1 rangkap fotokopi PO yang dilengkapi Form Permintaan Pembukaan L/C (Letter of Credit) dan selanjutnya diserahkan ke divisi import untuk diproses administrasi impor barang.

-

Lampiran PO dipisahkan dalam 5 (lima) rangkap dengan ketentuan: - Asli untuk supplier - Warna merah untuk divisi financing - Warna kuning untuk divisi proyek - Warna biru untuk divisi purchasing - Warna putih untuk divisi warehouse

3. Prosedur Monitoring Pengiriman Material Bila PO sudah diterbitkan tetapi material belum dikirim, maka admin PO bertugas untuk menghubungi supplier yang bersangkutan

88 untuk dimintakan pengirimannya atau diklarifikasi seandainya ada hal yang menyebabkan material tersebut terlambat dikirim.

4. Prosedur Evaluasi Supplier -

Setiap perusahaan atau toko boleh mengajukan permohonan untuk menjadi supplier di PT. Jaya Kencana. Selanjutnya staf purchasing meminta persetujuan dari kepala divisi purchasing agar perusahaan atau toko tersebut dapat diterima menjadi supplier dengan melengkapi form persetujuan supplier.

-

Setiap enam bulan tim purchasing akan melakukan evaluasi terhadap seluruh supplier material utama proyek, yang nilai pembeliannya lebih dari seratus juta rupiah per tahun dengan mengacu pada kriteria yang tercantum dibawah ini. Supplier yang dianggap memenuhi kriteria tetap dipertahankan. Bagi yang kriteria penilaian dianggap buruk akan dipertimbangkan lagi untuk pembelian selanjutnya. Bila sampai evaluasi berikutnya, ternyata tidak ada perbaikan maka supplier tersebut akan diusulkan ke direksi untuk di black list atau diminimalkan penggunaan produk dari supplier tersebut.

-

Penilaian supplier berdasarkan kriteria sbb: - Nilai penawaran bobotnya 40 % - Ketepatan waktu pengiriman bobotnya 30 % - Mutu barang bobotnya 20 % - Pelayanan bobotnya 10 %

89 -

Kesimpulan penilaian ditentukan dari nilai akhir yang diperoleh tiap supplier dengan ketentuan sbb ; - Baik

: > 7,5

- Cukup

: 6 – 7,5

- Buruk

:<6

Gambar 3.2 Contoh form Permintaan Barang (PB).

90

Gambar 3.3 Contoh form Permintaan Pembelian (PP).

91

Gambar 3.4 Contoh dokumen penawaran harga material dari pemasok.

92

Gambar 3.5 Contoh form Purchase Order (PO).

93

Gambar 3.6 Contoh form Persetujuan Supplier.

Gambar 3.7 Contoh form Penilaian Supplier.

94 3.2.2

Identifikasi Permasalahan Setelah mengetahui prosedur bisnis yang berjalan pada PT. Jaya Kencana, selanjutnya adalah melihat kaitan antara kondisi perusahaan dengan strategi bisnis dan strategi sistem infomasi yang dapat diambil.

3.2.2.1 Aspek Strategi Bisnis PT. Jaya Kencana dan Manfaat Implementasi

E-Procurement

bagi

Strategi

Bisnis

Perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kondisi perusahaan yang dilihat dari sisi intenal serta eksternal dalam bentuk rumusan analisis SWOT PT. Jaya Kencana. Strengths -

Struktur organisasi sederhana yang mengurangi birokrasi

-

Profesionalitas pekerja dan tenaga ahli

-

Layanan yang berkualitas

-

Pengakuan standarisasi proses dengan adanya ISO : 9001

-

Berpengalaman selama 42 tahun

Weaknesses -

Kurangnya koordinasi pelaksanaan beberapa proyek di saat yang bersamaan

Opportunities -

Pemanfaatan teknologi informasi

-

Kemungkinan target pemasok dan klien global

95 Threats -

Pesaing di industri yang sejenis

-

Kondisi ekonomi yang fluktuatif

Dari rumusan SWOT tersebut, dapat dilihat bagaimana kondisi dan posisi PT. Jaya Kencana yang ada saat ini, baik yang positif maupun yang negatif. Ada banyak pilihan strategi yang dapat diambil untuk mendukung dan mengatasi kondisi-kondisi tersebut, antara lain: -

Meningkatkan kualitas layanan dengan bantuan teknologi informasi.

-

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerja.

-

Memanfaatkan sistem informasi terintegrasi untuk meningkatkan koordinasi antar divisi.

-

Mengurangi penggunaan kertas untuk mengatasi pengeluaran biaya yang berlebihan.

-

Memanfaatkan teknologi Internet untuk mencari target pemasok dan klien global.

-

Meningkatkan hubungan perusahaan dengan pelanggan dan pemasok.

Strategi-strategi diatas jika diaplikasikan ke dalam divisi purchasing atau procurement perusahaan, maka salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasi

96 suatu sistem e-procurement. Beberapa keuntungan menggunakan sistem e-procurement adalah mempercepat proses administratif sehingga

informasi

dapat

lebih

cepat

didistribusikan,

kemampuannya untuk dapat menangkap calon-calon pemasok potensial yang lebih banyak, penggunaan kertas yang minim atau dengan kata lain dapat mengurangi biaya kertas sehari-hari, negosiasi harga penawaran yang lebih maksimal dan efektif, kemungkinan untuk memperoleh material yang berkualitas serta harga penawaran yang murah. Keuntungan-keuntungan eprocurement tersebut sejalan dengan strategi perusahaan untuk mencapai visi serta misi dan juga membantu memperkuat kondisi positif dan mengatas kondisi negatif perusahaan.

3.2.2.2 Perumusan Masalah Berikut ini adalah masalah-masalah yang dialami PT. Jaya Kencana dalam melakukan proses bisnis procurement-nya. 1. Kesalahan pencatatan data pada dokumen bisnis seperti formulir permintaan pembelian, permintaan penawaran, penawaran pemasok, purchase order, penerimaan material dan formulir registrasi pemasok baru. 2. Membengkaknya biaya kertas terutama untuk dokumendokumen bisnis yang digunakan. 3. Harga pembelian yang tinggi sehingga mempengaruhi pengeluaran dan laba proyek.

97 4. Kualitas material yang kurang baik sehingga mengurangi kepuasan pelanggan perusahaan. 5. Faktor keterlambatan saat pemindah-tanganan dokumen bisnis dari bagian satu ke bagian lainnya, sehingga mengakibatkan keterlambatan pembelian material dan akhirnya keterlambatan penyelesaian proyek.

3.2.2.3 Alternatif Solusi Permasalahan Dari masalah-masalah diatas dan dari hasil analisis aspek strategis perusahaan maka ada alternatif solusi yang dapat diambil untuk mengatasi permasalahan tersebut yakni salah satunya adalah dengan membangun suatu sistem informasi berbasiskan Internet yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis procurement PT.Jaya Kencana. Dengan solusi ini juga, PT. Jaya Kencana dapat memenuhi visi, misi serta kebijakan dan sasaran mutu utamanya yakni untuk meningkatkan kepuasan pelanggan PT. Jaya Kencana dengan tetap mempertahankan profesionalitas yang telah dicapainya.

3.3

Analisis Sistem E-Procurement 3.3.1

Requirement List Berikut ini adalah daftar requirement sistem yang diusulkan. Terdiri atas requirement fungsional yang berhubungan dengan use case dari sistem dan requirement non-fungsional yang berkaitan dengan

98 sistem. Kemudian dari daftar requirement fungsional tersebut, setiap usecase-nya akan digambarkan dalam sebuah Use Case Diagram dan dilanjutkan dengan penjelasan masing-masing use case dengan Use Case Description. No. Requirement List 1 Untuk mencatat rincian PP untuk setiap proyek, seperti data proyek, tanggal dibutuhkan material, data material yang dibutuhkan berdasarkan kategori material 2 Untuk menyetujui PR yang dibuat 3 Untuk mencatat rincian RFQ berdasarkan PR yang sudah disetujui kepada supplier-supplier tertentu yang menjual material yang dibutuhkan termasuk tanggal terakhir penawaran dan data material yang dimintakan penawarannya 4 Untuk mengecek apakah ada RFQ baru yang diterima 5 Untuk membuat penawaran atas RFQ yang diterima termasuk harga yang ditawarkan dan diskon yang diberikan 6 Untuk mengecek penawaran yang diterima untuk setiap RFQ 7 Untuk melakukan evaluasi atas penawaran-penawaran yang diterima dan memberi rating sebagai pedoman pengambilan keputusan untuk melakukan pembelian 8 Untuk mencatat rincian PO atas penawaran yang terpilih 9 Untuk menyetujui PO yang dibuat 10 Untuk mengecek PO yang diterima 11 Untuk mencatat rincian material yang telah diterima berdasarkan PO yang dibuat 12 Untuk melakukan registrasi sebagai supplier 13 Untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier berdasarkan kriteria tertentu dan dilakukan secara periodik 14 Untuk menghasilkan laporan PO yang sudah di buat Tabel 3.1 Tabel Functional Requirement.

Use Case Membuat PP

Approve PP Membuat RFQ

Mengecek RFQ Membuat Quotation Mengecek Quotation Mengevaluasi Quotation Membuat PO Approve PO Mengecek PO Membuat MRF Mendaftar Mengevaluasi Supplier Membuat Laporan PO

99 Setelah

menentukan

requirement

fungsionalnya,

langkah

selanjutnya yakni menentukan requirement non-fungsional dari sistem eprocurement, yang antara lain adalah: -

Sistem harus dapat diakses oleh semua jenis browser atau paling tidak, dapat diakses menggunakan browser-browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox dan Apple Safari.

-

Menggunakan authentication untuk mengidentifikasi user dan kemudian memberikan authorization sesuai dengan peran yang dimiliki user.

No. Nama Actor 1. WHS Officer

Deskripsi Actor Membuat permintaan pembelian dan membuat formulir penerimaan barang.

2.

Director

3.

PCH Officer

4.

PCH Head

5.

Supplier

6.

Calon Supplier

Menyetujui permintaan pembelian dan PO yang telah dibuat. Membuat dan mengirimkan permintaan penawaran, membuat PO dan membuat laporan PO. Dapat melakukan aktivitas PCH Officer ditambah dengan mengevaluasi penawaran dan mengevaluasi supplier. Mengecek permintaan penawaran, membuat dan merevisi penawaran dan mengecek PO. Melakukan registrasi supplier. Tabel 3.2 Tabel Actor Description.

100 E-Procurement System PT. Jaya Kencana Permintaan Pembelian

Membuat PP Approve PP

Quotation Membuat RFQ

Mengecek RFQ

«extends»

Membuat Quotation

WHS Officer

Director Merevisi Quotation entri

Mengecek Quotation

Mengevaluasi Quotation

Purchase Order PCH Officer

Membuat PO

Approve PO

Supplier Mengecek PO

Material Receiving Form

entri

Membuat MRF

PCH Head

Pemasok Mendaftar Mengevaluasi Pemasok

Calon Supplier

Laporan

entri

Membuat Laporan PO

Gambar 3.8 Use Case Diagram Sistem E-Procurement PT. Jaya Kencana.

101 Nama UC Tujuan UC Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Membuat PP Membuat permintaan pembelian material-material proyek oleh bagian warehousing (WHS). Actor Action System Response 1. WHS mengklik link 2. Sistem menampilkan membuat PP baru pada layar pembuatan PP halaman daftar PR 3. WHS memilih data 4. Sistem menampilkan proyek, tanggal layar untuk pengisian diperlukan dan memilih data material yang akan kategori material, lalu diminta melanjutkan ke layar berikutnya 5. WHS memilih material, 6. Sistem menampilkan data mengisi jumlah, material yang dipilih mengklik tombol Add dalam sebuah tabel 7. WHS mengklik tombol 8. Sistem menyimpan data PP yang baru. Save UI CreateNewPR, Proyek, Kategori, Material, PR Header, UI CreatePRDetails, PR Details. Tabel 3.3 Tabel Use Case Description Membuat PP.

Nama UC Tujuan UC Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Approve PP PP yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Direksi. Actor Action System Response 1. Direksi memilih menu 2. Sistem menampilkan PP untuk melihat daftar layar yang berisikan PP yang perlu disetujui. daftar PP yang perlu persetujuan 3. Direksi memilih salah 4. Sistem menampilkan data satu PP untuk melihat rincian PP tersebut rinciannya 5. Direksi menyetujui PP. Jika Direksi menyetujui PP tersebut, pilih Approve lalu klik OK. UI ViewPR, UI ViewPRDetails, PR Header, PR Details. Tabel 3.4 Tabel Use Case Description Approve PP.

102


Objek yang Terlibat

Membuat Request For Quotation Bagian purchasing (PCH) membuat request for quotation dari PP yang telah disetujui. Actor Action System Response 1. PCH memilih menu PP 2. Sistem menampilkan yang ada untuk melihat daftar PP daftar PP yang diterima 3. PCH memilih salah satu 4. Sistem menampilkan data PP yang ada untuk rincian PP yang dipilih melihat rinciannya 5. PCH mengklik tombol 6. Sistem menampilkan Create RFQ untuk layar pengisian header membuat RFQ dari PP RFQ tersebut 7. PCH mengisi data header 8. Sistem menampilkan RFQ seperti menentukan layar pemilihan pemasok tanggal penawaran dimulai, tanggal penawaran ditutup dan keterangan. Lalu melanjutkan ke langkah selanjutnya 10. Sistem menyimpan data 9. PCH memilih pemasokRFQ baru. pemasok untuk dimintakan penawaran harga material yang diperlukan. Lalu mengklik tombol Save UI ViewPR, UI ViewPRDetails, PR Header, PR Details, UI CreateRFQ, RFQ Header, RFQ Details, UI SupplierInvitation, Supplier, RFQ Invitation. Tabel 3.5 Tabel Use Case Description Membuat RFQ.

103


Objek yang Terlibat

Mengecek RFQ Pemasok mengecek apakah ada RFQ yang diterima. Actor Action System Response 1. Pemasok memilih menu 2. Sistem menampilkan RFQ yang ada untuk daftar RFQ melihat daftar RFQ yang diterima 3. Pemasok memilih salah 4. Sistem menampilkan data satu RFQ untuk melihat rincian RFQ yang dipilih. rinciannya UI ViewRFQ, UI ViewRFQDetails, RFQ Header, RFQ Details. Tabel 3.6 Tabel Use Case Description Mengecek RFQ.

Nama UC Tujuan UC UC Ekstensi Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Membuat Quotation Pemasok membuat quotation dari RFQ yang diterima untuk material-material yang dapat dipenuhi. Mengecek RFQ Actor Action System Response 1. Pemasok memilih salah 2. Sistem menampilkan data satu RFQ yang diterima rincian RFQ tersebut dari daftar 3. Pemasok mengklik 4. Sistem menampilkan tombol Create Quotation layar pengisian header untuk membuat SQ dari SQ RFQ tersebut 5. Pemasok mengisi masa 6. Sistem menampilkan data berlaku penawaran harga, material dari RFQ jenis mata uang ,lalu lanjut ke halaman berikutnya 8. Sistem menyimpan data 7. Pemasok memilih quotation yang baru. material-material apa saja yang dapat dipenuhi dan mengisi harga yang ditawarkan untuk tiap material. Lalu pemasok mengklik tombol Save UI ViewRFQ, UI ViewRFQDetails, RFQ Header, RFQ Details, UI CreateSQ, UI CreateSQDetails, SQ Header, SQ Details.

Tabel 3.7 Tabel Use Case Description Membuat Quotation.

104 Nama UC Tujuan UC Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Merevisi Quotation Melakukan perbaikan quotation. Actor Action System Response 1. Supplier mengklik link 2. Sistem menampilkan menu Quotation ada daftar Quotation yang untuk melihat daftar telah dibuat Quotation 3. Supplier memilih 4. Sistem menampilkan Quotation yang akan rincian Quotation diperbaiki dengan tersebut mengklik link ID quotation tersebut 5. Supplier mengklik 6. Sistem menampilkan tombol Revise formulir revisi quotation 7. Supplier mengisi ulang 8. Sistem menyimpan data data yang perlu direvisi, revisi quotation tersebut. lalu mengklik hasil revisi quotation tersebut dengan mengklik tombol Save Revision UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details, UI ReviseSQHeader, UI CreateSQDetails.

Tabel 3.8 Tabel Use Case Description Merevisi Quotation.


Objek yang Terlibat

Mengecek Quotation PCH mengecek apakah ada quotation yang diterima. Actor Action System Response 1. PCH memilih menu SQ 2. Sistem menampilkan yang ada untuk melihat daftar Supplier Quotation daftar Quotation yang diterima 3. PCH memilih salah satu 4. Sistem menampilkan data SQ untuk melihat rincian SQ yang dipilih. rinciannya UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details.

Tabel 3.9 Tabel Use Case Description Mengecek Quotation.

105

Nama UC Tujuan UC

Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Mengevaluasi Quotation Kepala divisi PCH melakukan penilaian terhadap quotationquotation yang diterima untuk mengetahui mana penawaran yang terbaik. Actor Action System Response 1. Kadiv. PCH melihat 2. Sistem menampilkan daftar RFQ, lalu memilih rincian RFQ salah satu SQ tersebut 3. Kadiv. PCH kemudian 4. Sistem menampilkan mengklik tombol layar pengisian bobot kriteria penilaian Evaluate Quotation 5. Kadiv.PCH mengisi nilai 6. Sistem menampilkan bobot untuk masinglayar pengisian bobot masing kriteria. Lanjut ke untuk masing masing halaman berikutnya supplier 7. Kadiv. PCH mengisi 8. Sistem menampilkan bobot untuk masing layar yang berisi hasil masing pemasok, lanjut perhitungan penilaian ke layar berikutnya quotation dan langsung meng-update ranking. UI AHP, RFQ Header, UI ViewQuotation, SQ Header, SQ Details, UI StepOne, UI StepTwo, UI Result.

Tabel 3.10 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Quotation.


Membuat PO Bagian purchasing (PCH) membuat Purchase Order (PO) dari quotation yang terpilih. Actor Action System Response 1. PCH melihat daftar SQ 2. Sistem menampilkan yang sudah dievaluasi daftar SQ dengan membuka layar SQ melalui menu SQ 3. PCH memilih salah satu 4. Sistem menampilkan SQ SQ dan quotation-nya 5. PCH mengklik tombol 6. Sistem menampilkan Create PO untuk layar pengisian data quotation yang terpilih header PO 7. PCH mengisi data header 8. Sistem menampilkan seperti alamat tujuan layar yang berisi data pengiriman, nilai tukar material yang akan dibeli mata uang dan keterangan PO, lanjut ke layar berikutnya

106 9. PCH mengklik tombol Save Objek yang Terlibat

10. Sistem menyimpan data PO yang baru tersebut.

UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details, UI CreatePOHeader, UI CreatePODetails, PO Header, PO Details. Tabel 3.11 Tabel Use Case Description Membuat PO.


Objek yang Terlibat

Approve PO PO yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Direksi. Actor Action System Response 1. Direksi memilih menu 2. Sistem menampilkan PO untuk melihat daftar layar yang berisikan PO yang perlu disetujui daftar PO yang perlu persetujuan 3. Direksi memilih salah 4. Sistem menampilkan satu PO untuk melihat data rincian PO tersebut rinciannya 5. Direksi menyetujui PO. Jika Direksi menyetujui PO tersebut, pilih Approve lalu klik OK. UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details, Supplier. Tabel 3.12 Tabel Use Case Description Approve PO.


Objek yang Terlibat

Mengecek PO Pemasok mengecek apakah ada PO baru yang diterima. Actor Action System Response 1. Pemasok memilih menu 2. Sistem menampilkan PO yang ada untuk daftar PO melihat daftar PO yang diterima 3. Pemasok memilih salah 4. Sistem menampilkan satu PO untuk melihat data rincian PO yang rinciannya dipilih. UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details. Tabel 3.13 Tabel Use Case Description Mengecek PO.

107


Membuat MRF Setelah material diterima, bagian WHS membuat MRF sebagai tanda penerimaan barang atas PO tertentu. Actor Action System Response 1. WHS memilih menu 2. Sistem menampilkan View PO untuk melihat layar yang berisi daftar daftar PO PO 3. WHS mencari dan memilih PO dari material yang diterima 5. WHS mengklik tombol Create MRF

Objek yang Terlibat

4. Sistem menampilkan layar yang berisi data rincian PO tersebut 6. Sistem menampilkan layar pengisian header MRF 8. Sistem menampilkan daftar material dari PO

7. WHS mengisi keterangan MRF, lanjut ke halamana berikutnya 10. Sistem menyimpan data 9. WHS mengisi jumlah MRF yang baru tersebut. yang diterima untuk setiap material dan juga keterangan untuk tiap material tersebut jika ada. Lalu WHS mengklik tombol Save UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details, UI CreateMRFHeader, UI CreateMRFDetails, MRF Header, MRF Details. Tabel 3.14 Tabel Use Case Description Membuat MRF.


Mendaftar Calon pemasok melakukan pendaftaran untuk menjadi pemasok PT. Jaya Kencana. Actor Action System Response 1. Calon pemasok masuk ke 2. Sistem menampilkan halaman Register form pengisian data perusahaan 3. Calon pemasok mengisi data-data perusahaannya seperti nama kontak perusahaan, alamat, telp, email, material yang

108

Objek yang Terlibat

disediakan, kategori material, mengeset username dan password, lalu submit. UI Register, Kategori, Supplier. Tabel 3.15 Tabel Use Case Description Mendaftar.

Nama UC Tujuan UC

Skenario Kegiatan

Objek yang Terlibat

Mengevaluasi Pemasok Kadiv. PCH melalukan penilaian terhadap pemasok-pemasok perusahaan untuk mengukur kinerjanya berdasarkan kriteria-kriteria yang dipilih. Actor Action System Response 1. Kadiv. PCH melihat 2. Sistem menampilkan daftar pemasok dari daftar pemasok menu View Supplier 3. Kadiv. PCH memilih 4. Sistem menampilkan salah satu pemasok layar yang berisi data untuk melihat data perusahaan pemasok rinciannya 5. Kadiv. PCH mengklik 6. Sistem menampilkan tombol View Evaluation data historis penilaian pemasok History 7. Kadiv. PCH memilih 8. Sistem menampilkan jumlah kriteria yang layar pemilihan criteria, akan dinilai dan pengisian bobot dan mengklik tombol nilai Evaluate Supplier untuk melakukan penilaian terhadap pemasok tersebut 10. Sistem menampilkan 9. Kadiv. PCH memilih kriteria dan mengisi hasil perhitungan bobot bobot nilai. Lalu lanjut berupa tabel. ke halaman berikutnya UI ViewSupplier, UI ViewSupplierDetails, Supplier, UI EvalutionHistory, Supplier Evaluation, Evaluation Details, UI Evaluation, UI Result.

Tabel 3.16 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Pemasok.


Membuat Laporan PO Bagian PCH membuat laporan PO mingguan, bulanan, tahunan. Actor Action System Response 1. PCH memilih menu 2. Sistem menampilkan layar pemilihan periode Report

109 laporan 3. PCH memilih periode

Objek yang Terlibat

4. Sistem menampilkan isi laporan lengkap sesuai dengan periode yang dipilih

5. PCH dapat mencetak laporan melalui menu web browser. UI Report, UI ReportViewer, PO Header, PO Details.

Tabel 3.17 Tabel Use Case Description Membuat Laporan PO.

3.3.2

Requirement Analysis Setelah melakukan requirement gathering dan memperoleh spesifikasi fungsi dari sistem, berikutnya adalah melakukan analisis interaksi antara user dengan sistem untuk setiap use case yang ada dengan menggambarkan Sequence Diagram untuk masing-masing use case tersebut. Selanjutnya adalah menganalisis elemen-elemen struktural atau entity classes sistem dan digambarkan dalam Analysis Class Diagram. Pada tahap analisis requirement ini juga dilakukan analisis user interface dari sistem yang digambarkan dengan teknik WAE dalam Diagram.

110 User and System Interaction

Gambar 3.9a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PP.

111

Gambar 3.9b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PP.

112

DIR /navigate/

:ViewPRUI

:ViewPR

:PRHeader

getPRHeader() getPRHeader()

/selectPR/ redirect() redirect()

:ViewPRDetailsUI

:ViewPRDetails


getPRDetails() getPRDetails()

/klik_approve/ setApprovalStatus() setApprovalStatus()

Gambar 3.10 Sequence Diagram untuk Use Case Approve PP.

:PRDetails

113

:PRHeader PCH/navigate/

:ViewPRUI

:PRDetails

:ViewPR


/selectPR/ redirect() redirect() :ViewPRDetailsUI

:ViewPRDetails


getPRDetails() getPRDetails()

/klik_createRFQ/ redirect() redirect() /entri_data_header/ /klik_next/

getLineMaterial()

/pilih_supplier/

/klik_save/

Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.11b

Gambar 3.11a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

114

Gambar 3.11b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

115 Gambar 3.12 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek RFQ.

116 Gambar 3.13a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.13a :RFQDetails

getRFQDetails()

redirect()

:CreateSQHeaderUI

:CreateSQHeader

/entri_data_header/ /klik_next/ newSQHeader() newSQHeader() NewSQH:SQHeader getLineMaterial() getLineMaterial()

newSQDetails() NewSQD:SQDetails

newSQDetails() redirect() redirect()

:CreateSQDetailsUI

:CreateSQDetails

getSQHeader() getSQHeader()

getSQDetails() getSQDetails()

/entri_data_detail/ /klik_save/ updateSQDetails() updateSQDetails()

Gambar 3.13b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

117

Gambar 3.14a Sequence Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

118

Gambar 3.14b Sequence Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

119

Gambar 3.15 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek Quotation.

120

Gambar 3.16a Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

121

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.16a

:ViewQuotation

:SQHeader

:SQDetails

getSQHeader() getSQHeader()

getSQDetails() getSQDetails()

redirect() redirect()

:StepOneU

:StepOne

/entri_bobot_kriteria/ /klik_next/ calculateCriteriaWeight() calculateCriteriaWeight()


getNumberOfSupplier()

/entri_bobot_solusi/ /klik_next/

updateRateAndRank()

getResult()

Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.16c

Gambar 3.16b Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

122

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.16b

redirect()

:StepTwoU

:StepTw

getNumberOfSupplier() getNumberOfSupplier()

/entri_bobot_solusi/ /klik_next/ calculateSolutionWeight() calculateSolutionWeight()

updateRateAndRank() updateRateAndRank() redirect() redirect()

:ResultUI

:Resul

getResult() getResult()

Gambar 3.16c Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

123

Gambar 3.17a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

124

Gambar 3.17b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

125

Gambar 3.17c Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

126

Gambar 3.18 Sequence Diagram untuk Use Case Approve PO.

127

Gambar 3.19 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek PO.

128

Gambar 3.20a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

129

Gambar 3.20b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

130


newMRFHeader()

NewMRFH:MRFHeader

NewMRFD:MRFDetails

newMRFDetails()

redirect()

:CreateMRFDetailsUI

:CreateMRFDetails

getMRFHeader() getMRFHeader()

getMRFDetails() getMRFDetails()

/entri_data_detail/ /klik_save/ updateMRFDetails() updateMRFDetails()

Gambar 3.20c Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

131

:Kategori /navigate/ Calon Supplier

:RegisterUI

:Register

getKategori() getKategori()

/entri_data/ /klik_submit/ newSupplier() newSupplier()

NewSupplier:Supplier

Gambar 3.21 Sequence Diagram untuk Use Case Mendaftar.

132

Supplier Kadiv PCH /navigate/

:ViewSuppliersUI

:ViewSuppliers

getSupplier() getSupplier()

/selectSupplier/ redirect() redirect() :ViewSupplierDetailsUI

:ViewSupplierDetails

getProfile() getProfile()

/klik_viewEvaluationHistory/ redirect() redirect()

:EvaluationHistoryUI getEvaluation()

getCriteria()

/pilih_jumlah_kriteria_evaluasi/ /klik_evaluate/ redirect()

/entri_data_evaluasi/ /klik_evaluate/

Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.22b

Gambar 3.22a Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

133

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.22a

:EvaluationHistory getEvaluation()

:SupplierEvaluation

:EvaluationDetails

getEvaluation()

getCriteria() getCriteria()


:EvaluationUI

/entri_data_evaluasi/ /klik_evaluate/ newEvaluation()

newEvaluationDetails(

redirect()


Gambar 3.22b Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

134

Gambar 3.22c Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

Gambar 3.23 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Laporan PO.

135

EvaluationDetails

SupplierEvaluation 1

0..*

Supplier idSupplier namaSupplier alamat kodePos kota negara noFax noTelepon email homepage contactPerson notifikasiEmail username password newSupplier() getSupplier() sendEmail() getProfile()

0..*

1

Proyek

MRFHeader

MRFDetails

noMRF tglMRF noPO keterangan newMRFHeader() getMRFHeader()

noMRF idMaterial kuantitas newMRFDetails() getMRFDetails() updateMRFDetails()

1

1..*

0..*

POHeader

0..*

noRFQ idSupplier newInvitation()

1

*

1

Invitation

noProyek namaProyek getProyek()

1

noEvaluasi kriteria bobot nilai newEvaluationDetails() getCriteria()

1..*

1

0..*

noEvaluasi tglEvaluasi idSupplier newEvaluation() getEvaluation()

1..*

noPO tglPO noSQ idSupplier alamatPengiriman kodePosPengiriman kotaPengiriman negaraPengiriman mataUang nilaiTukarMataUang PPN keterangan approvalStatus newPOHeader() getPOHeader() setApprovalStatus()

PODetails

1

1..*

noPO idMaterial kuantitas harga diskon newPODetails() getPODetails() 0..* getLineMaterial()

0..*

1 SQHeader 1..*

1

PRHeader noPR tglPermintaan tglDiperlukan noProyek idKategori approvalStatus newPRHeader() getPRHeader() setApprovalStatus()

1..*

1..* 1

1

Kategori idKategori namaKategori getKategori()

1..* PRDetails noPR idMaterial kuantitas deskripsi newPRDetails() getPRDetails() getLineMaterial()

1

1..* Material

RFQHeader

1

1

noRFQ tglRFQ noPR tglBukaPenawaran tglTutupPenawaran keterangan newRFQHeader() getRFQHeader() 1

1 0..*

noSQ revisi tglSQ idSupplier noRFQ masaBerlakuPenawaran mataUang PPN keterangan evaluationRate evaluationRank newSQHeader() getSQHeader() updateSQHeader() getNumberOfSupplier() updateRateAndRank() getResult()

1..* RFQDetails noRFQ idMaterial kuantitas newRFQDetails() getRFQDetails() getLineMaterial()

1

idMaterial namaMaterial idKategori getMaterial()

1

0..*

0..*

1 1 1

Gambar 3.24 Entity Class Diagram.

SQDetails

1 1..*

noSQ idMaterial kuantitas harga diskon newSQDetails() getSQDetails() updateSQDetails() getLineMaterial()

0..*

136 User Interface Analysis 1. Promotional Sites

Gambar 3.25 UX Screen Compartment Diagram: Promotional Website PT. Jaya Kencana.

Gambar diatas menunjukkan compartment utama yang digunakan dalam website promosional PT. Jaya Kencana. Setiap screen dalam website promosional menggunakan compartment ini, terkecuali untuk halaman Redirect.

137

Gambar 3.26 UX Top Level Navigational Map Diagram Promotional Website PT. Jaya Kencana.

138

Gambar 3.27 UX Detail Level Navigational Map Diagram Promotional Website PT. Jaya Kencana.

139 2. E-Procurement System

Gambar 3.28 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak perusahaan.

Gambar diatas menunjukkan compartment utama yang digunakan dalam sistem e-procurement untuk pihak perusahaan. Setiap screen dalam sistem eprocurement pihak perusahaan menggunakan compartment ini, terkecuali halaman Report Viewer dan Change Password.

140

Gambar 3.29 UX Top Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan.

141

Gambar 3.30 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan untuk user divisi Warehousing.

142

Gambar 3.31 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan untuk user Director.

143

Gambar 3.32 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan untuk user kepala divisi Purchasing.

144

Gambar 3.33 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan untuk user divisi Purchasing.

145

Gambar 3.34 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak pemasok.

Gambar diatas menunjukkan compartment utama yang digunakan dalam sistem e-procurement untuk pihak perusahaan. Setiap screen dalam sistem eprocurement pihak perusahaan menggunakan compartment ini, terkecuali halaman Change Password.

146

Gambar 3.35 UX Top Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak pemasok.

147

Gambar 3.36 UX Diagram untuk Use Case Membuat PP.

148 prev next

«input form» SearchForm Keyword: text Field: select

PR PRNo ProjectNo RequestDate RequiredDate CategoryID ApprovalStatus isRead

Line Material PRNo MaterialID Quantity UnitItem Description

«screen» Purchase Request $+ ScrollForward() ScrollBackward() SelectPR()

0..*

«screen» PR View Details PRNo ProjectNo ProjectName CategoryName RequestDate RequiredDate ApprovalStatus isRead Employee Approve()

1..*

Gambar 3.37 UX Diagram untuk Use Case Approve PP.

149 prev next «screen» Purchase Request $+


«screen» RFQ Create

«input form» RFQ Header Form RFQNo: text PRNo: text RFQDate: text OpenDate: text CloseDate: text Remarks: textarea

ScrollForward() ScrollBackward() SelectPR()

PR

0..*

PRNo ProjectNo RequestDate RequiredDate CategoryID ApprovalStatus isRead

Next Line Material

Create RFQ «screen» PR View Details PRNo ProjectNo ProjectName CategoryName RequestDate RequiredDate ApprovalStatus isRead Employee

1..* «screen» RFQ Supplier Selection RFQNo PRNo Cancel RFQDate OpenDate CloseDate Remarks

PRNo MaterialID Quantity UnitItem Description

Supplier List SupplierName LastEvaluationRate 0..*

Line Material PRNo MaterialID Quantity UnitItem Description

1..*

«input form» RFQSupplierSelectionForm select[]: checkbox

Save / Cancel


RFQ

«screen» Request For Quotation $+ prev ScrollForward() ScrollBackward() SelectRFQ()

next

0..*

RFQNo RFQDate OpenDate CloseDate isRead

Gambar 3.38 UX Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

150 prev


RFQ

next

«screen» Request For Quotation $+ ScrollForward() ScrollBackward() SelectRFQ()

0..*

RFQNo RFQDate OpenDate CloseDate isRead «screen» RFQ View Details RFQNo RFQDate OpenDate CloseDate Remarks isRead

Line Material MaterialName Quantity UnitItem

1..*

Gambar 3.39 UX Diagram untuk Use Case Mengecek RFQ.

151 prev


next

«screen» Request For Quotation $+

«screen» Quotation Create

ScrollForward() ScrollBackward() SelectRFQ() Next

RFQ

0..*

«input form» QuotationHeaderForm QuotationNo: text QuotationDate: text RFQNo: text SupplierID: text QuotationValidation: text Currency: select VAT: text Remarks: textarea

«screen» Quotation Create Details QuotationNo QuotationDate RFQNo QuotationValidation CurrencyID Cancel VAT Remarks

Create Quotation

RFQNo RFQDate OpenDate CloseDate isRead «screen» RFQ View Details RFQNo RFQDate OpenDate CloseDate Remarks isRead

1..* Line Material MaterialID MaterialName Quantity UnitItem

«input form» LineMaterialForm Price[]: text Discount[]: text

Save / Cancel Line Material MaterialName Quantity UnitItem

1..*

«screen» Quotation $+ «input form» SearchForm Keyword: text Field: select

Quotation

prev ScrollForward() ScrollBackward() SelectQuotation()

next

0..*

QuotationNo QuotationDate RFQNo PriceValidThru

Gambar 3.40 UX Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

152 prev next «screen» Quotation $+


«screen» Quotation Revise

ScrollForward() ScrollBackward() SelectQuotation() Next

Quotation

0..*

Revise

QuotationNo QuotationDate RFQNo QuotationValidation «screen» Quotation View Details QuotationNo Revision QuotationDate RFQNo CurrencyID VAT QuotationValidation Remarks

«input form» QuotationHeaderForm QuotationNo: text QuotationDate: text RFQNo: text SupplierID: text QuotationValidation: text Currency: select VAT: text Remarks: textarea

«screen» Quotation Revise Details QuotationNo QuotationDate RFQNo QuotationValidation CurrencyID Cancel VAT Remarks

1..* Line Material MaterialID MaterialName Quantity UnitItem

«input form» LineMaterialForm Price[]: text Discount[]: text

Save / Cancel

Line Material MaterialID MaterialName Quantity UnitItem Price Discount

«screen» Quotation $+

1..* «input form» SearchForm Keyword: text Field: select

Quotation

prev ScrollForward() ScrollBackward() SelectQuotation()

next

0..*

QuotationNo QuotationDate RFQNo PriceValidThru

Gambar 3.41 UX Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

153

Gambar 3.42 UX Diagram untuk Use Case Mengecek Quotation.

154

Gambar 3.43 UX Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

155

Gambar 3.44 UX Diagram untuk Use Case Membuat PO.

156 prev next


«screen» Purchase Order $+ ScrollForward() ScrollBackward() SelectPO()

0..*

PO PONo PODate PRNo SupplierID ApprovalStatus

Line Material MaterialName Quantity UnitItem Price Discount

1..*

«screen» PO View Details PONo PODate PRNo SQNo Supplier DeliveryAddress DeliveryPostalCode DeliveryCity DeliveryCountry CurrencyID CurrencyRate VAT Remarks Employee ApprovalStatus Approve()

Gambar 3.45 UX Diagram untuk Use Case Approve PO.

157 prev next



0..*

PO PONo PODate SQNo isRead

Line Material MaterialName Quantity UnitItem Price Discount

«screen» PO View Details PONo PODate SQNo DeliveryAddress DeliveryPostalCode DeliveryCity DeliveryCountry CurrencyID CurrencyRate VAT Remarks isRead

1..*

Gambar 3.46 UX Diagram untuk Use Case Mengecek PO.

158 prev next



0..*

PO PONo PODate PRNo SupplierID ApprovalStatus

Line Material MaterialName Quantity UnitItem

1..*

«screen» MRF Create

«input form» MRFHeaderForm MRFNo: text MRDate: text PONo: text Remarks: textarea

Next

«screen» MRF Create Details MRFNo Create MRF MRDate Cancel PONo «screen» Remarks PO View Details Employee PONo RemoveMaterial() PODate PRNo SQNo Supplier DeliveryAddress Save / Cancel DeliveryPostalCode DeliveryCity DeliveryCountry CurrencyID «screen» CurrencyRate Material Receiving $+ VAT next Remarks Employee prev ScrollForward() ApprovalStatus ScrollBackward()

LineMaterial MaterialName UnitItem 0..*

«input form» LineMaterialForm Quantity[]: text


SelectMRF()

MRF

0..*

MRFNo MRFDate PONo Supplier

Gambar 3.47 UX Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

159

Gambar 3.48 UX Diagram untuk Use Case Mendaftar.

160

Gambar 3.49 UX Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

161

Gambar 3.50 UX Diagram untuk Use Case Membuat Laporan PO.

BAB 3 ANALISIS SISTEM PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA

Recommend Documents