45
BAB 3 ANALISIS SISTEM PT. RIMO CATUR LESTARI TBK
3.1
Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat 2
metode umum yang dapat kita gunakan. Metode-metode tersebut adalah metode top down dan metode bottom up. Metode top down merupakan perencanaan strategi dan diharapkan dapat mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top down adalah meneliti dan menganalisa organisasi secara keseluruhan dan menentukan sumber data yang diperlukan perusahaan. Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada sekarang. Berdasarkan sifat data yang diperoleh, data tersebut merupakan current data(data sekarang), maka analisa bottom up digunakan untuk memprediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi Metode yang akan digunakan dalam analisis dan perancangan data warehouse adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna membantu proses pengambilan keputusan.
46 3.2
Sejarah Singkat Perusahaan Pertama kali didirikan dengan nama PT. Rimo Catur Lestari TBK dengan Akta
Perseroan Terbatas No. 126 tanggal 25 Maret 1987 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardi, S.H., Notaris di Jakarta, dan telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2.9226.HT.01.01.TH88 tanggal 28 September 1988 dan telah didaftarkan pada Kepaniteraan Pengadilan Negeri Jakarta Pusat di bawah No.2544/1988 tanggal 10 Nopember 1988 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.62/2000 tanggal 4 Agustus 2000, Tambahan Berita Negara 4243/2000. Akta Pendirian tersebut telah diubah melalui Akta Risalah Rapat No.59 tanggal 26 April 1996 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardy, S.H., Notaris di Jakarta dan telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2.5977.HT.01.04.TH97 tanggal 2 Juli 1997 dan telah didaftarkan di
Kantor
Pendaftaran
Perusahaan
Kodya
Jakarta
Pusat
di
bawah
No.1296/BH.09.05/IX/1997 tanggal 16 September 1997 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.3 tanggal 9 Januari 1998, Tambahan Berita Negara No. 172/1998. Selanjutnya terdapat pula perubahan Akta Pendirian berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.68 tanggal 31 Maret 2000 dan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.59 tanggal 28 April 2000 dimana keduanya dibuat di hadapan Toety Juniarto, S.H., Notaris di Jakarta. Akta-Akta mana memperoleh persetujuan dari Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia pada tanggal 7 Juni 2000 dengan Surat Keputusan No.C-11.557.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat No.0695/RUB.09.02/VII/2000
47 tanggal 12 Juli 2000 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.72 tanggal 8 September 2000, Tambahan Berita Negara No.5242/2000. Selanjutnya Perseroan merubah namanya menjadi PT Rimo Catur Lestari Tbk sesuai dengan Akta Berita Rapat No.22 tanggal 8 Juni 2000 yang dibuat di hadapan S.P Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah memperoleh persetujuan dari Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C.11933.HT.01.04.TH2000 tanggal 14 Juni 2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No. 0821/RUB/09-02/VIII/2000 tanggal 10 Agustus 2000. Melalui Akta Penyertaan Keputusan Rapat No.68 tanggal 30 Agustus 2000 yang dibuat di hadapan S.P.Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah dilaporkan kepada Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia dengan Nomor Pelaporan No.C-20019.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No.0821/RUB.09-02/VIII/2000 tanggal 10 Agustus 2000.
3.3
Kegiatan Usaha dan Lokasi Perusahaan Perusahaan bergerak dalam bidang usaha ritel pakaian jadi atau Departement
Store yang memfokuskan diri pada penjualan produk pakaian jadi, aksesoris dan kosmetika. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan lebih memfokuskan pemilihan lokasi toko yang cermat yang disertai dengan rencana jangka panjang yang matang, sehingga meskipun jumlah toko relatif sedikit namun produktifitas penjualan masingmasing toko cukup tinggi. Perusahaan membagi produk yang dijual kedalam 6(Enam) bagian
kelompok
yang
masing-masing
ditangani
oleh
departemen
khusus
48 yaitu:departemen kosmetik, departemen pakaian wanita, departemen pakaian pria, departemen pakaian anak-anak, departemen non apparel, departemen netral. Dalam melakukan pemilihan lokasi toko, perusahaan menetapkan kriteria yang ketat dan perusahaan akan menilai kelangsungan perjanjian sewa menyewa tersebut jika jangka waktu perjanjian tersebut berakhir berdasarkan produktifitas penjualan per meter persegi. Jika lokasi toko tersebut dirasakan kurang menguntungkan maka perusahaan akan mengurangi arealnya atau menutup lokasi yang dirasakan kurang menguntungkan tersebut. Beberapa kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan dalam menentukan lokasi toko adalah sebagai berikut : 1. Lokasi toko berada dalam pusat perbelanjaan yang membidik pangsa pasar masyarakat berpenghasilan menengah-menengah bawah sesuai dengan segmen pasar perusahaan 2. Berada dalam suatu wilayah yang strategis dengan tingkat keramaian yang cukup tinggi. 3. Berada dalam lokasi yang aman dan memiliki tingkat risiko yang kecil untuk terjadinya kerusuhan. 4. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan penduduk dan kekuatan daya beli wilayah bersangkutan. 5. Fasilitas dan potensi keuntungan dari pusat perbelanjaan berupa kebijakan manajemen pusat perbelanjaan untuk mengadakan promosi dan event-event khusus yang dapat menarik pengunjung.
49
Saat ini lokasi perusahaan terletak antara lain di : 1. 3(tiga) toko di Jakarta berlokasi di Mal Taman Anggrek, Pasar Baru dan Plaza Gajah Mada 2. 1(satu) di wilayah Tangerang yaitu di Mal Karawaci 3. 1(satu) di Bandung terletak di Istana Plaza Bandung 4. 1(satu) di Surabaya yaitu di Tunjungan Plaza 5. 1(satu) di Bali (leasing place) 6. 1(satu) di Bekasi tepatnya di Mega Mall Bekasi.
3.4
Visi, Misi, Konsep, dan Motto Perusahaan Visi, misi, konsep, serta Motto PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah sebagai
berikut : Visi perusahaan : To serve middle family in our retailer. Misi perusahaan : 1. To transform into a professional corporate culture 2. To make each store a profit center 3. Return to profitability Konsep perusahaan : value for money store Motto perusahaan :
BUY MORE, PAY LESS!
50 3.5
Struktur Organisasi Perusahaan Pengertian
organisasi
dalam
arti
sempit,
yaitu
organisasi
merupakan
perkumpulan atau perserikatan antara dua orang atau lebih untuk mengadakan suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Sedangkan pengertian organisasi dalam arti luas adalah hubungan struktural antara berbagai faktor yang ada dalam perusahaan. Setiap perusahaan biasanya mempunyai struktur organisasi masing-masing, agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi mengambarkan fungsi-fungsi dalam perusahaan yang dikoordinasikan bersama-sama melalui sesuatu jalur wewenang dan tanggung jawab tersebut dan deskripsi kegiatan perusahaan secara terperinci. Suatu unsur penting untuk mengukur kebaikan setiap organisasi adalah adanya pemisahan fungsi-fungsi yang meliputi antara lain : 1. Fungsi otorisasi 2. Fungsi pencatatan 3. Fungsi penyimpanan 4. Fungsi pelaksanaan Meskipun terjadi pemisahan tugas, bukan berarti tidak adanya komunikasi dan konsultasi antara satu bagian dengan bagian yang lain, tetapi sebaliknya semua bagian harus diintregasikan dengan efisiensi usaha secara keseluruhan. Sesuai dengan pasal 12 ayat 1 dan pasal 15 ayat 1 Anggaran Dasar, perusahaan diurus dan dipimpin oleh Direksi di bawah pengawasan Komisaris. Lebih lanjut, sesuai dengan pasal 11 ayat 3 dan pasal 14 ayat 4 anggota Direksi dan Komisaris dipilih, diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS).
51 Adapun struktur organisasi yang terbentuk dapat digambarkan dalam bagan organisasi berikut ini :
Gambar 3.1 Bagan Organisasi PT Rimo Catur Lestari TBK
3.5.1
Tugas dan Wewenang Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar diatas. Adapun uraian
tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah :
52 1.
DIREKSI/DIREKTUR Para direksi mempunyai tugas dan wewenang : •
Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Tugas pokok Direksi adalah : a. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan
•
Setiap anggota Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
•
Direksi berhak mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat perusahaan dengan pihak lain dan pihak lain dengan perusahaan, serta menjalankan segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, akan tetapi dengan pembatasan bahwa untuk : a. meminjam uang atas nama perusahaan b. mempertanggungjawabkan atau menggadaikan atau dengan cara lain membebani barang tidak bergerak perusahaan. c. Ikut serta dalam suatu perusahaan lain atau mendirikan suatu usaha baru d. Memperoleh atau memindah tangankan barang tidak bergerak atau hak atas suatu perusahaan harus dengan persetujuan atau akta yang bersangkutan turut ditandatangani seorang Komisaris perusahaan
•
Memimpin, merencanakan dan melaksanakan semua rapat kerja perusahaan.
53 •
Menetapkan dan melaksanakan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan demi kemajuan perusahaan.
•
Mengambil tindakan dan keputusan bagi perusahaan.
•
Mengangkat dan memberhentikan manejer perusahaan.
•
Aktif mengawasi seluruh jalannya perusahaan dan mengkoordinasi semua bagian yang ada dibawahnya.
2.
DIVISI MERCHANDISER AND BUYER Divisi yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang dagangan,
negosiasi dengan supplier terhadap promo barang tersebut, MOU tentang target sales per meter persegi, umur barang dan lain sebagainya. Di PT Rimo Catur Lestari Tbk. Tugas dan tanggung jawab buyer di jabat sekaligus oleh divisi merchandiser.
3.
DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah •
Memberi dukungan kepada semua divisi yang membutuhkan informasi sebagai olahan dari data yang terekam juga kepada manajemen yang diperlukan untuk analisis.
•
Menganalisis kebutuhan user akan sebuah system yang handal untuk keperluannya serta merancang dan membuat program komputer tersebut.
•
Secara rutin setiap hari adalah melihat, memelihara, mencegah segala tindakan/kejadian yang dapat merusak/menghilangkan data, program dan lainnya
54 yang tersimpan di komputer terutama server dengan cara mem-backup data serta memasang program antivirus, firewall dan progam lainnya. •
Bertanggung jawab terhadap semua perangkat keras komputer yang ada di lingkungan Rimo Department Store.
4.
DIVISI ACCOUNTING & FINANCE Tugas dan wewenang divisi ini adalah : •
Menyusun rencana kerja dan anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
•
Melakukan pengendalian atas pelaksanaan pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
•
Mengawasi tugas atau aktivitas-aktivitas sehari-hari dan bagian yang dibawahinya.
•
Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan keuangan.
•
Menandatangani laporan tahunan.
•
Menandatangani perjanjian-perjanjian sesuai dengan bidangnya.
Bagian akuntansi bertanggungjawab kepada manajer keuangan dan akuntansi dan mempunyai tugas dan wewenang : •
Menyusun laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan yaitu neraca, laporan rugi laba, laporan arus kas, laporan laba ditahan, catatan atas laporan keuangan.
•
Menyelenggarakan pembukuan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.
•
Melakukan pembayaran gaji karyawan.
55 •
Mengunakan
komputerisasi
dalam
pengolahan
data
perusahaan
untuk
menghasilkan output bagi pihak yang berkepentingan. •
5.
Membuat rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi stock di gudang.
DIVISI OPERATIONAL Mengontrol kegiatan operasional toko sehari-hari. Men-drive target penjualan
yang telah disepakati dengan manajemen. Bersama-sama dengan tim merchandiser memonitor kelengkapan, kedalaman barang yang di-display di lapangan serta menganalisa barang dagang apakah barang tersebut broken-size, umurnya sudah lama dan sebagainya.
6.
DIVISI HUMAN RESOURCE Tugas utama departemen ini adalah mengelola karyawan, memberikan pelatihan,
mendengarkan keluhan karyawan, bersama-sama dengan manajemen menetapkan kebijakan umum peraturan perusahaan.
7.
DIVISI ADVERTISING & PROMOTION Departemen ini membuat promosi yang dapat digunakan oleh semua toko
(national promotion) maupun sebagian toko (local promotion) untuk mencapai target penjualan yang telah diproyeksikan manajemen. Departemen ini bekerja sama dengan departemen lainnya agar program promosi tidak bentrok dengan promosi lainnya serta tidak menggangu margin yang ada.
56 8.
DIVISI CUSTOMER SERVICE Departemen ini bertugas melayani keluhan pelanggan, memberikan informasi
yang benar kepada pelanggan serta memberi masukan kepada departemen advertising and promotion agar bagian tersebut dapat merancang suatu promosi yang tepat yang dapat mengundang pelanggan melakukan transaksi di toko.
9.
DIVISI BUSINESS AND DEVELOPEMENT Divisi ini mempunyai tugas dan wewenang : •
Mengawasi divisi customer service, divisi leasing, divisi adv. and promotion.
•
Menganalisa perkembangan perusahaan.
•
Menganalisa lokasi toko yang dihubungkan dengan margin.
10.
DIVISI KEUANGAN Keuangan mempunyai tugas dan wewenang : •
Mengawasi divisi accounting & finance, divisi audit, dan divisi information technology.
•
Menyimpan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
•
11.
Memeriksa laporan dari divisi yang berhubungan dengan keuangan.
DIVISI AUDIT Mengaudit setiap transaksi yang terjadi di RIMO meliputi pembelian, penjualan,
uang lembur, bonus dan sebagainya. Divisi ini membuat laporan kepada manajemen
57 setiap kejadian yang menyimpang atau tidak agar proses setiap transaksi di lingkungan RIMO menjadi sehat.
12.
DIVISI PROPERTY Divisi ini bertanggung jawab terhadap semua peralatan perangkat keras didalam
gedung dimana lokasi toko berada seperti listrik, telepon, mesin-mesin dari bank untuk akses data. Divisi ini bekerja sama dengan divisi IT untuk kegiatan yang berurusan dengan komputer dan data.
13.
DIVISI LEASING Tugas dan tanggung jawab dari divisi ini adalah mencari orang yang ingin
menyewa tempat di dalam toko RIMO dan sebagai negosiator antara manajemen dengan penyewa dalam urusan luas usaha yang disewa, jenis peruntukan, biaya yang timbul dan sebagainya.
14.
STORE MANAGER Store manager mempunyai tugas dan wewenang •
Memimpin, menanggani dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan dimasingmasing cabang
•
Memberikan laporan keadaan toko dan mempertanggung jawabkannya kepada pihak Direksi
58 3.6
Subjek Data dan Fungsi Bisnis Subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok sumber
data yang terdiri dari orang atau barang. Subjek data berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel berikut ini dapat dilihat subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.
Tabel 3.1 Subjek Data Subjek Data Produk Persediaan Pembelian Penjualan Penyewaan Promosi Keuangan Gudang Toko Customer Supplier Karyawan Peralatan
Fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok aktivitas perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri dari tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel di bawah ini dapat dilihat fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.
59 Tabel 3.2 Fungsi Bisnis Fungsi Bisnis Analisis Pasar Analisis Pelanggan Perencanaan Produk Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan Audit Perencanaan Laba Perencanaan Penjualan Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk Penjualan Produk Penyewaan Tempat usaha Promosi Produk Pemilihan Supplier Manajemen Fasilitas/Peralatan Perekrutan Karyawan Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Gudang Penentuan Lokasi Toko
3.7
Analisis Matriks
3.7.1
Organisasi vs Lokasi Pada tabel di bawah ini merupakan matriks yang menjelaskan hubungan antara
organisasi dan lokasi. Dapat dilihat jika bagian-bagian utama dari organisasi terdapat di pusat, oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kegiatan masing-masing departemen secara umum dilaksanakan di pusat. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di cabang merupakan hasil keputusan dari pusat.
60
Taman Anggrek
Pasar Baru
Mal Karawaci
Plaza Bandung
Tunjungan Plaza
Bali
Mega Mall Bekasi
Presiden Direktur Business and Development Director Direktur Keuangan Direktur Operasional CRM Manager Adv and Promotion Manager Leased Department Manager Audit Manager Financial and Accounting Manager IT Manager HRD Manager Merchandiser and Buyer Property Manager Store Manager
Gajah Mada
Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi
x
x x x x x x x x x x x x x x
x
x
x
x
x
x
Dari tabel di atas terlihat bahwa kegiatan dikendalikan dan berpusat di kantor pusat , yaitu di Mal Taman Anggrek, Jakarta.
3.7.2
Organisasi vs Subjek Data Pada tabel berikut ini dapat dilihat keterkaitan antara kegiatan yang dilakukan
antara bagian-bagian dari organisasi dengan subjek data.
61
x x x x x
x x
x
x
x x x x x
x x x
x
x
x x
x
x x
x
x
x
x x x
Peralatan
Karyawan
Supplier
Customer x
x
x x
x
x x x
Toko
Gudang
Keuangan
x x x x
Promosi
x
Penyewaan
Penjualan
x x x x x
Pembelian
Presiden Direktur Business and Development Director Direktur Keuangan Direktur Operasional CRM Manager Adv and Promotion Manager Leased Department Manager Audit Manager Financial and Accounting Manager IT Manager HRD Manager Merchandiser and Buyer Property Manager Store Manager
Persediaan
Produk
Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data
x x
x x x x x x
x x x x
x
x x
x
x
x
x
x
x
62 3.7.3
Fungsi Bisnis vs Organisasi Hubungan antara fungsi-fungsi bisnis yang dilakukan oleh bagian-bagian dari
organisasi dapat dilihat pada tabel 3.5 .
Analisa Pelanggan A
A
Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan
Store Manager
Property Manager
Merchandiser and Buyer I
RA RA W RA EW A
I
RA
I
RA W
RA W
RA W
Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk
HRD Manager
RA EW
Audit
Perencanaan Penjualan
IT Manager
RA EW
Perencanaan Produk
Perencanaan Laba
Financial and Accounting Manager
RA
Audit Manager
RA
Leased Department Manager
Direktur Operasional
RA
Adv and Promotion Manager
Direktur Keuangan
A
CRM Manager
Business and Development Director
Analisa Pasar
Presiden Direktur
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
I
A
A
I
I
RA W RA W I
RA EW
I RA RA W I
RA EW I
63 Penjualan Produk
RA
Penyewaan Tempat usaha Promosi Produk
RA W RA E
RA EW
Pemilihan Supplier
RA W
Manajemen Fasilitas/ Peralatan Perekrutan Karyawan
RA EW
RA EW RA EW
Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko Penentuan Lokasi Gudang
RA W RA W RA W
I
I
I
I
I
I
Keterangan : R
: Direct management responsibility Unit dari organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
A
: Executive or Policy making authority Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
I
: Involved in the function Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.
E
: Technical expertise Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis.
64 W
: Actual execution of the work Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi bisnis yang berkaitan.
3.7.4 Fungsi Bisnis vs Subjek Data Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data untuk menentukan siapa yang berhak dan terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan. Kegiatan tersebut adalah create, read, update, delete.
Penyewaan
Promosi
Keuangan
Gudang
Toko
R
R
R
R
R
R
R
Analisa Pelanggan
R
R
Perencanaan Produk
R
R
Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan
R
R
R
R
Audit
R
Perencanaan Laba
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R R
R
R
R
R
R R
R
U
Perencanaan Penjualan
R
Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
CR
R
U R
R
R
U R
R
R
R
R
CR
R
R
U
Penerimaan Produk dari Supplier
R
CR U
R
R
R
R
CR U
R
R
R
R
Peralatan
Penjualan
R
Karyawan
Pembelian
R
Supplier
Persediaan
Analisa Pasar
Customer
Produk
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data
65 Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk
CR
R
U R
CR
R
CR
U R
R
U R
R
R
R
R
R
R
R
U
Penjualan Produk
R
R
CR
Penyewaan Tempat usaha
R
R
CR
R
R
R
U
Promosi Produk
R
R
R
CR
R
R
R
U
Pemilihan Supplier
R
R
R
R
CR U
Manajemen Fasilitas/ Peralatan Perekrutan Karyawan
R
CR U
R
CR UD
Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko
R
R
R
R
R
R
R
R
R
CR
R
Penentuan Lokasi Gudang
R
R
R
R
R
R
R
R
CR
R
R
R
CR
Keterangan : R
: Read Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.
C
: Create Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.
U
: Update Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis, dimana data tersebut sebelumnya sudah ada.
D
: Delete Menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis.
66 Dari tabel matrik di atas kita dapat melihat bahwa setiap subjek fungsi yang ada pada perusahaan melaksanakan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang berkaitan dengan fungsi yang berupa create, read, update, delete data. Fungsi yang memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut sangat penting di dalam menjalankan perusahaan, selain itu fungsi tersebut memiliki peran besar dalam proses pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.
3.8
Analisis Critical Success Factor Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan sejumlah
faktor atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil yang baik bagi perusahaan. Analisis Critical Success Factor perlu dilakukan untuk menganalisa keunggulan kompetitif yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lainnya. Critical Success Factor bukanlah sasaran atau tujuan, melainkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai target yang ingin dicapai. Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK antara lain : •
Penganalisaan kondisi pasar khususnya terhadap penjualan, agar bisa mengadaptasikan diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat, khususnya pada permintaan koleksi produk dengan mode yang sedang fashionable.
•
Peningkatan kualitas pelayanan dalam segi fasilitas, pelayanan, dan kecepatan pelayanan, salah satunya dengan adanya kafe.
67 •
Pemantauan atas jumlah suatu produk yang masuk dan keluar pada suatu gudang tertentu yang dapat menginformasikan trend produk yang diminati oleh pasar pada waktu tertentu dan wilayah tertentu.
•
Penerapan status pembelian kepada supplier yang disebut OPEN sehingga memudahkan supplier dalam mengirimkan produk terbaru tanpa harus PT. Rimo Catur Lestari TBK melakukan PO sehingga potensial selling tidak hilang.
3.9
Analisis SWOT Analisa berikut digunakan untuk menganalisis strength dan weakness yang ada
di perusahaan yang memanfaatkan setiap opportunitiy dengan memperhatikan threat dari lingkungan di luar perusahaan, yang dapat menghambat kemajuan perusahaan. Hasil analisis SWOT yang diperoleh pada PT. Rimo Catur Lestari TBK sebagai berikut: 1. strength •
Memiliki cabang-cabang di lokasi yang strategis.
•
Memiliki koleksi produk yang beragam.
•
Memiliki hubungan bisnis dan kerja sama yang baik dengan pemasok (supplier) dan pelanggan (customer).
•
Memiliki reputasi baik dan terpercaya.
2. weakness •
Promosi belum terpublikasi dengan baik.
•
Kurang dapat memprediksikan produk yang cocok untuk lokasi tertentu
3. opportunity •
Kebutuhan masyarakat akan baju yang berkualitas cukup tinggi
68 •
Permintaan pasar akan produk pakaian yang sedang trend sangat tinggi
4. threat •
Perekonomian Indonesia tidak stabil.
•
Banyak bermunculan perusahaan yang bergerak di bidang retailer yang menjadi saingan bisnis.
Tabel 3.7 Matriks SWOT
Internal Eksternal
STRENGTH
WEAKNESS
(Kekuatan)
(Kelemahan)
Strategi SO
Strategi WO
OPPORTUNITY ¾ Mensegmentasikan variasi (Peluang)
¾ Memaksimalkan penempatan
produk yang sesuai dengan
produk yang tepat untuk
selera pasar di masing-masing
cabang tertentu
cabang
Strategi ST
Strategi WT
THREAT
¾ Memberi jaminan kepada
(Ancaman)
pemasok (supplier) dalam
pada cabang dengan
melakukan penjualan
menempatan produk yang
berdasarkan reputasi yang
tepat
dimiliki perusahaan.
¾ Meningkatkan daya saing
69 3.10
Teknologi Informasi PT. Rimo Catur Lestari TBK Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK digunakan
sebagai pendukung proses kinerja perusahaan agar semua aktivitas perusahaan dapat dijalankan secara efektif dan efisien. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.
3.10.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang terdapat pada kantor pusat PT. Rimo Catur Lestari yaitu : •
2 unit server
•
20 unit komputer sebagai workstation
•
40 unit machine register
•
Jaringan yang menghubungkan server dengan workstation dan machine register
3.10.2 Perangkat Lunak Piranti lunak yang digunakan oleh PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah Windows 2000 server sebagai operating systemnya, sedangkan aplikasi sistem yang digunakan untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan adalah : •
GL
•
INVENTORY
•
WAREHOUSE
•
BUDGET
•
POS
•
CASH BANK
70 •
CRM
•
HRIS
3.10.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Pada tabel di bawah ini terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi. Aplikasi ini berfungsi untuk meyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan.
Analisa Pasar Analisa Pelanggan Perencanaan Produk Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan Audit Perencanaan Laba Perencanaan Penjualan Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk Penjualan Produk Promosi Produk Penyewaan Tempat usaha Pemilihan Supplier Manajemen Fasilitas/Peralatan Perekrutan Karyawan Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko Penentuan Lokasi Gudang
HRIS
CRM
CASH BANK
POS
BUDGET
WAREHOUSE
INVENTORY
GL
Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
x x
x
x x x
x x x x x x
x x
x x
x x x x
x
x x
x
x
x
x
x
x x
x x x x
x
x x x
x x x
x x
x x
x
71 3.10.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi Tabel di bawah ini memperlihatkan hubungan antara subjek data dengan aplikasi. Masing-masing subjek data menggunakan aplikasi yang berkaitan.
3.11
x
x x
x
x
Karyawan
Peralatan
x
x
x
x x
x
x x
Supplier
x
Customer
x
Toko
x
Gudang
Penyewaan
x
Keuangan
Penjualan
x
Promosi
Pembelian
GL INVENTORY WAREHOUSE BUDGET POS CASH BANK CRM HRIS
Persediaan
Produk
Tabel 3.9 Matriks Subjek Data vs Aplikasi
x x
x x x x x
x
Analisis Database Database yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdapat beberapa
tabel-tabel yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang berkaitan erat dengan bidang pemasaran : •
Subjek data
: Produk
Nama Tabel
: im_merk
Primary Key
: merk_id Tabel 3.10 Tabel Merk
Nama Kolom merk_id merk_desc
Tipe Data Panjang varchar 10 ID merk varchar 50 Nama merk
Keterangan
72
Nama Tabel
: im_article
Primary Key
: article_id
Foreign Key
: merk_id Tabel 3.11 Tabel Artikel
Nama Kolom article_id merk_id article_desc article_type
Tipe Data Panjang varchar 10 ID artikel varchar 10 ID merk varchar 50 Nama artikel varchar 10 Tipe artikel
Nama Tabel
: im_colour
Primary Key
: colour_id
Keterangan
Tabel 3.12 Tabel Warna Nama Kolom colour_id colour_desc
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID warna varchar 10 Deskripsi warna
Nama Tabel
: im_satuan
Primary Key
: satuan_id Tabel 3.13 Tabel Satuan
Nama Kolom satuan_id satuan_desc
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 2 ID satuan varchar 10 Deskripsi satuan
73
Nama Tabel
: im_size
Primary Key
: size_id Tabel 3.14 Tabel Ukuran
Nama Kolom size_id size_desc
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 2 ID ukuran varchar 10 Deskripsi ukuran
Nama Tabel
: im_jenis1
Primary Key
: dept_id Tabel 3.15 Tabel Departemen
Nama Kolom dept_id dept_desc
Nama Tabel
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID departemen varchar 20 Nama departemen
: im_jenis2
Primary Key : dept_id, sub_dept_id Foreign Key : dept_id Tabel 3.16 Tabel Sub Departemen Nama Kolom dept_id sub_dept_id sub_dept_desc
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID departemen varchar 10 ID sub departemen varchar 20 Nama sub departemen
74
Nama Tabel
Primary Key : sku_id
Foreign Key : article_id, dept_id, sub_dept_id, size_id, colour_id,
: sku_master
satuan_id
Tabel 3.17 Tabel SKU Nama Kolom article_id dept_id sub_dept_id sku_id sku_desc size_id colour_id satuan_id flag_konsinyasi harga_jual harga_beli •
Subjek data
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID artikel varchar 10 ID departemen varchar 10 ID subdepartemen varchar 15 ID sku varchar 50 Nama sku varchar 2 ID ukuran varchar 10 ID warna varchar 2 ID satuan varchar 1 Tipe barang decimal 5 Harga barang dijual decimal 5 Harga barang dibeli
: Promosi
Nama Tabel
: ap_disc_hdr
Primary Key
: site_id, disc_id
Foreign Key
: site_id, merk_id Tabel 3.18 Tabel Diskon
Nama Kolom site_id disc_id disc_desc disc_amount disc_percent date_start date_end merk_id usr_disc margin_rimo margin_supplier margin_disc margin_type
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 15 ID diskon varchar 20 Jenis diskon numeric 9 Jumlah diskon rupiah numeric 9 Jumlah diskon persen datetime 8 Tanggal diskon dimulai datetime 8 Tanggal diskon selesai varchar 10 ID merk decimal 5 Nilai diskon decimal 5 Persen margin untuk rimo decimal 5 Persen margin untuk supplier decimal 5 Persen margin diskon char 1 Tipe Margin
75 Subjek data
: Keuangan
Nama Tabel
: budget_mou
Primary Key
: site_id, merk_id, periode
Foreign Key
: site_id, merk_id Tabel 3.19 Tabel Budget MOU
Nama Kolom site_id merk_id periode start_date end_date mou_min
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 10 ID merk datetime 8 Periode mou datetime 8 Tanggal mou dimulai datetime 8 Tanggal mou selesai decimal 9 Nilai mou yang harus dicapai
Nama Tabel
: budget_plan_margin
Primary Key
: site_id, merk_id, periode
Foreign Key
: site_id, merk_id Tabel 3.20 Tabel Target Budget
Nama Kolom site_id merk_id periode plan_margin
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 10 ID merk datetime 8 Periode perencanaan decimal 9 Nilai margin yang direncanakan
Nama Tabel
: im_merk_site
Primary Key : site_id, merk_id Foreign Key : merk_id Tabel 3.21 Tabel Margin Nama Kolom site_id merk_id margin
Tipe Data Panjang varchar 10 ID toko varchar 10 ID merk decimal 5 Nilai margin
Keterangan
76
Nama Tabel
: pos_sls_dtl
Primary Key : site_id, tsact_no, row_no Foreign Key : site_id, tsact_no, sku_id , disc1_id, disc2_id, disc3_id Tabel 3.22 Tabel Detail POS Nama Kolom site_id tsact_no row_no sku_id quantity harga_jual harga_beli disc1_id disc2_id disc3_id
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 15 ID transaksi numeric 5 ID baris varchar 15 ID sku numeric 5 Jumlah terjual money 8 Harga jual money 8 Harga beli varchar 15 ID diskon varchar 15 ID diskon varchar 15 ID diskon
Nama Tabel
: pos_sls_hdr
Primary Key
: site_id, tsact_no
Foreign Key
: site_id Tabel 3.23 Tabel Header POS
Nama Kolom site_id tsact_no salesdate shift cashier ttl_gross ttl_nett pan card_id bukti
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 15 ID transaksi datetime 8 Tanggal penjualan char 1 Shift penjualan varchar 6 ID tempat kasir money 8 Total penjualan kotor money 8 Total penjualan bersih varchar 15 ID kartu pelanggan varchar 16 ID kartu kredit varchar 15 ID bukti
77 Subjek data Nama Tabel
: Toko : gl_site
Primary Key
: site_id Tabel 3.24 Tabel Lokasi Toko
Nama Kolom site_id short_desc long_desc site_region •
Subjek data
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 4 ID toko varchar 5 Nama singkat toko varchar 50 Nama toko varchar 20 Kota toko
: Gudang
Nama Tabel
: im_awal
Primary Key
: gudang_id, article_id, periode
Foreign Key
: gudang_id, article_id Tabel 3.25 Tabel Gudang
Nama Kolom gudang_id article_id periode awal hawal masuk keluar akhir
Nama Tabel
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID gudang varchar 10 ID artikel datetime 8 Periode persediaan barang decimal 9 Jumlah artikel awal pada gudang decimal 9 Jumlah artikel awal pada toko decimal 9 Jumlah artikel yang masuk ke gudang decimal 9 Jumlah artikel yang keluar dari gudang decimal 9 Jumlah persediaan
: im_gudang
Primary Key : gudang_id Tabel 3.26 Tabel Lokasi Gudang Nama Kolom gudang_id gudang_desc gudang_region
Tipe Data Panjang Keterangan varchar 10 ID gudang varchar 50 Nama gudang varchar 20 Kota gudang
78 3.12
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan perusahaan yang bergerak dalam
perdagangan retail, dan memiliki toko di beberapa tempat. Oleh karena itu, PT. Rimo Catur Lestari TBK memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat dan tepat, sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak manajemen untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak manajemen perusahaan merupakan laporan yang berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak manajemen perusahaan. Laporan ini terintegrasi, tersimpan secara historikal, serta tidak mengalami perubahan. Dalam membantu pimpinan perusahaan menganalisa laporan yang disediakan, maka laporan yang disajikan menampilkan informasi yang berupa grafik sehingga mempermudah pihak manajemen untuk mengambil suatu keputusan dalam rangka usaha pengembangan perusahaan.
3.13
Masalah yang Dihadapi Masalah yang dihadapi oleh unit-unit organisasi perusahaan antara lain :
•
Data yang telah dikumpulkan dari berbagai unit dalam perusahaan, dirasakan kurang adanya pengaksesan dan pengelolaan yang optimal seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Padahal data-data yang sudah dikumpulkan tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.
•
Adanya kendala dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang pemasaran oleh pihak manajemen. Tidak tersedianya aplikasi yang membantu
79 dalam mengumpulkan dan menganalisa data pemasaran menyebabkan lambatnya pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
3.14
Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang diberikan perusahaan adalah membangun aplikasi data
warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan akan data yang terintegrasi secara keseluruhan dari masing-masing bagian yang ada. Aplikasi data warehouse ini sangat menunjang dalam proses pengambilan keputusan yang mempermudah pihak manajemen dalam menganalisa keadaan perusahaannya. Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan untuk laporan kemudian mentransformasikan ke bentuk yang terintegrasi antara yang satu dengan yang lainnya sehingga database yang akan dipakai merupakan data yang sudah terintegrasi. Data-data ini merupakan data-data yang bersifat historikal sehingga dapat digunakan dalam proses penganalisaan. Pengaksesan data yang diperlukan pada data warehouse lebih cepat dibandingkan aplikasi sistem informasi lainnya karena data warehouse berfokus pada performance query yang dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan. Laporan dari data warehouse merupakan laporan ringkas yang interaktif, yang dapat dimanipulasi oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya.
