ANALISIS DAN PENGEMBANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. MITSUBISHI JAYA ELEVATOR AND ESCALATOR Donny Izfa Saputra, Haryadi Sarjono, S.T, M.M, M.E., J. Sudirwan, SE., M.M. Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya 27, Jakarta Barat 11530, Indonesia, (+6221)53696969,
[email protected] ABSTRACT The purpose of this study is to analyze and provide an alternative in controlling inventory maintenence part and develop an e-procurement system in PT. Mitsubishi Elevator and Escalator Jaya. The analysis in the conduct of research used in the preparation of this thesis uses Forecasting Analysis (Forecasting) to estimate the activity of maintenence request sparepart in the next period with the use of methods of Time Series (Moving Average, Weight Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, Linear Regression). In the Inventory Analysis, applied theory Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) and the Minimum-Maximum Inventory (Min-Max). These methods are analyzed one by one in order to determine the most suitable method to produce the most economical cost. In applying the method of development of eProcurement in this study using Object Oriented Analysis method development Design (OOAD) with notation (UML Activity Diagrams, Event Table, Usecase Diagram, Usecase Description, Domain Class Diagram, First-Cut Class Diagrams, Statechart Diagram, System Sequence Diagram, Sequence Diagram Three Layer, Update Class Diagram, Package Diagram, User Interface, Navigation Diagram) as an adjustment needs in the development of e-Procurement system. By doing this research are expected to PT. Mitsubishi Elevator and Escalator Jaya can improve inventory control and eprocurement systems are designed for the better. Keywords: e-Procurement, Maintenence Spare part, Forecasting, Inventory, System Development, OOAD ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan memberikan alternatif dalam mengendalikan persediaan maintenence spare part dan mengembangkan sistem e-procurement pada PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator. Analisis dalam melakukan penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini menggunakan Analisis Peramalan (Forecasting) untuk memperkirakan aktivitas permintaan maintenence spare part di periode kedepan dengan penggunaan metode Time Series (Moving Average, Weight Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, Linear Regression). Dalam Analisis Persediaan, diaplikasikan teori Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) dan Minimum-Maximum Inventory (Min-Max). Metode-metode tersebut dianalisis satu-persatu guna mengetahui metode yang paling cocok dalam menghasilkan biaya yang paling ekonomis. Dalam menerapkan metode pengembangan e-procurement dalam penelitian ini menggunakan metode pengembangan Object Oriented Analysis Design (OOAD) dengan notasi UML (Activity Diagram, Event Table, Usecase Diagram, Usecase Description, Domain Class Diagram, First-Cut Class Diagram, Statechart Diagram, System Sequence Diagram, Three Layer Sequence Diagram, Update Class Diagram, Package Diagram, User Interface, Navigation Diagram) sebagai penyesuaian kebutuhan dalam pengembangan sistem e-procurement. Dengan melakukan penelitian ini diharapkan PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dapat memperbaiki pengendalian persediaan dan sistem e-procurement yang dirancang menjadi lebih baik. Kata Kunci : e-procurement, Maintenence Spare part, Peramalan, Persediaan, Pengembangan Sistem, OOAD
PENDAHULUAN Persaingan bisnis saat ini sangatlah ketat, baik dalam pasar lokal maupun pasar global. Setiap perusahaan harus melakukan peningkatan kualitas produk, kecepatan respon terhadap permintaan konsumen, inovasi serta fleksibilitas produk. Hal-hal tersebut merupakan penyebab perusahaan harus melakukan investasi lebih dalam teknologi informasi terutama dalam proses pengadaan mereka. Dalam dunia bisnis para pemain bukan hanya perusahaan dan konsumen, tetapi pemasok yang memasok bahan baku produksi serta distributor atau perusahaan transportasi yang mendistribusikan produk jadi kepada konsumen atau yang mengirimkan bahan baku dari pemasok kepada perusahaan dan juga pelayanan after sales dari perusahaan yang harus memadai. Procurement merupakan salah satu proses pokok dari proses bisnis manufaktur. Kemajuan teknologi informasi (terutama teknologi internet) yang terus berkembang pesat menyebabkan perubahan dari konsep Procurement menjadi E-Procurement. Penggunaan E- Procurement ini menjadikan persediaan bahan baku dari pemasok terjaga baik dan barang hasil produksi kepada konsumen terpenuhi secara terus menerus tanpa ada kekurangan atau kelebihan barang jadi di pasar. PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator merupakan salah satu dari perusahaan yang memproduksi produk escalator dan elevator berkualitas di Indonesia yang berdiri sejak 6 Oktober 1996 sampai sekarang dan tetap kompetitif saat ini. Dengan kemampuan dan strategi yang dimiliki PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalaor mampu berkompetitif pada saat ini mulai dari proses produksi yang terdiri dari sarana dan prasarana, proses produksi, pelesatarian lingkungan dan monitoring semuanya dilakukan dengan baik demi menjaga kualitas produk, penyimpanan dan pengiriman. Pengaruh ketersediaan dalam memenuhi kebutuhanan maintenence spare part merupakan patokan penting dalam industri agar tetap produktif. Untuk mencapai tahap tersebut, Procurement and Material Control Section (PMCS) pada PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator tentunya harus memiliki pengelolaan yang baik agar biaya total yang dikeluarkan tetap ekonomis dengan mengetahui frekuensi pemesanan yang paling optimal tanpa harus mengalami kekurangan persediaan yang disebabkan prediksi jumlah pemesanan yang kurang tepat. Sistem yang telah berjalan pada perusahaan pada saat sekarang ini masih belum mempunyai fitur perencaan persediaan sehingga sering terjadinya kekurangan persediaan (out of stock) yang akan menyebabkan pelayanan costumer menjadi tidak maksimal, permintaan tidak terpenuhi value dari maintenence spare part yang berkurang, keluhan para costumer yang menjadikan nama baik perusahaan menurun di mata masyarakat. Untuk jenis maintenence spare part yang permintaannya banyak setiap tahunnya, hal itu sangat perlu diatasi dan diatur pengelolaannya karena sangat riskan permintaan tidak terpenuhi untuk beberapa kasus di PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator. Dari uraian yang menjelaskan perhitungan manajemen mengenai pengendalian persediaan dan rancangan upaya meningkatkan integrasi proses bisnis agar menjadi lebih baik, maka penulis tertarik untuk mengangkat tulisan ini yang akan di analisis lebih lanjut.
METODE PENELITIAN Metode pengumpulan data yang digunakan dalam mendapatkan kebutuhan dalam melakukan analisis lebih lanjut dengan menggunakan metode: • Studi Kepustakaan (Library Research) • Survey Lapangan - Wawancara (Interview) - Pengamatan (Observation) - Studi Dokumentasi (Review Documentation) Metode analisia yang digunakan dalam perumusan masalah yang dihadapi perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi adalah dengan menggunakan metode: • Analisis Peramalan - Moving Averages - Weight Moving Averages - Exponential Smoothing - Exponential Smoothing with Trend - Linear Regression - Naive Method • Analisis Metode Persediaan - Economic Order Quantity (EOQ) - Economic Order Interval (EOI) - MinMax Inventory Metode perancangan proses bisnis yang digunakan dalam membuat rancangan yang diusulkan sesuai analisis yang telah dilakukan dengan menggunakan kebutuhan perancangan: • Perancangan Sistem Proses perancangan dalam menganalisis untuk membuat suatu sistem yang baru, untuk memperbaharui atau menggantikan sistem yang lama atau yang telah ada. Metode perancangan sistem yang akan digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), sebagai berikut: - Activity Diagram - Event Table - Usecase Diagram - Usecase Description - Domain Model Class Diagram - First Cut Class Diagram - Statechart Diagram - System Sequence Diagram - Three Layer Sequence Diagram - Updated Design Class Diagram - Package Diagram - User Interface - Navigation Diagram • Perancangan Arsitektur Proses perancangan dalam menganalisis untuk menentukan jaringan yang paling cocok untuk digunakan dalam melakukan implementasi sistem. • Perancangan Implementasi Proses perancangan dalam menganalisis untuk menentukan langkah-langkah kegiatan penjadwalan bila melakukan implementasi sistem.
HASIL DAN BAHASAN Analisis Prosedur Berjalan Mengingat pengendalian persediaan spare part pada PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator membutuhkan proses analisis yang tepat untuk spare part kelompok PCB( Printed Circuit Board), yang merupakan spare part yang aktivitas permintaannya menyerap anggaran diatas 50% dan fungsinya yang paling berguna antara spare part lainnya, maka peramalan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan mengambil 1 sampel spare part yang aktivitas permintaannya diatas 50% karena permintaannya cenderung konstan dan stabil dan kegunaannya yang vital dibandingkan spare part lainnya, produk yang dipakai yaitu PCB KCJ – 200B yang berfungsi sebagai sistem pengontrolan lift. Tabel 1 Data Pemesanan PCB Januari 2014 – Desember 2014 Bulan PCB KCJ – 200B Januari
17 units
Februari
14 units
Maret
16 units
April
15 units
Mei
13 units
Juni
14 units
Juli
16 units
Agustus
15 units
September
13 units
Oktober
15 units
November
16 units
Desember Total
15 units 179 units
Setelah perhitungan peramalan permintaan pada Januari 2014 dilakukan, hasil yang didapatkan adalah sebagai berikut: Tabel 2 Data Peramalan Bulan Januari 2014 Januari 2014 No.
Metode
Forecast
MAD
MSE
15,33
1,15
1,81
1.
Moving Average
2.
Weighted Moving Average
15,3
1,09
1,88
3.
Exponential Smoothing
15,01
1,21
2,44
4.
Exponential Smoothing with Trend
14,57
1,34
2,64
5.
Linear Regression
14,62
0,98
1,39
6.
Naive Method
15
1,64
3,09
Berdasarkan hasil perhitungan peramalan jumlah permintaan produk spare part PCB KCJ – 200B di PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dengan menggunakan enam metode antara lain: Rata-rata Bergerak (Moving Average), Rata-rata Bergerak Tertimbang (Weighted Moving Average), Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing), Penghalusan Ekponensial yang dihaluskan (Exponential Smoothing with Trend), Regresi Linear (Linear Regression) dan Metode Naif (Naive Method). Berdasarkan hasil pengolahan data, maka diperoleh hasil MAD dan MSE dengan nilai terkecil, yaitu pada metode Regresi Linear. Hal ini dapat dilihat dari hasil MAD dan MSE pada
metode Linear Regression memiliki nilai kesalahan terkecil dibanding keempat metode lainnya. Oleh karena itu, metode Regresi Linear merupakan metode yang sebaiknya digunakan oleh PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator untuk meramalkan permintaan produk tersebut di masa mendatang. Tabel 3 Kebutuhan Data Menghitung Persediaan Variabel PCB KCJ - 200 Total Permintaan (D)
172 unit
Standar Deviasi (s)
0,45
Lead Time (L)
3 hari
Harga Barang (C)
Rp 12.485.000
Biaya Pemesanan (S)
Rp 980
Biaya Penyimpanan (H)
Rp 76.744
Service Level (Z)
95%
Frekuensi Pemesanan (n)
2 kali / bulan
Berdasarkan hasil hitungan tersebut, berikut hasil pengolahan data persediaan produk spare part PCB KCJ – 200B dengan meggunakan EOQ, EOI, dan Min-Max pada Januari 2015 – Desember 2015 didapatkan dengan menggunakan data forecasting dari metode Regresi Linear, diperoleh hasil biaya total untuk metode EOQ sebesar Rp 2.147.580.848 dengan TOR 165, EOI sebesar Rp 2.147.585.662 dengan TOR 55, dan Min-Max sebesar Rp 2.147.592.614 dengan TOR 22. Berdasarkan hasil tersebut, dapat disimpulkan bahwa metode EOQ adalah metode yang paling tepat digunakan oleh PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator karena menghasilkan biaya total yang paling ekonomis dibandingkan metode EOI dan Min-Max. Tabel 4 Perbandingan Hasil Pengolahan Data Persediaan pada Januari 2014 – Desember 2014 EOQ Keterangan Company Min-Max EOI Q
5
1
3
2
Safety Stock (SS)
10
7
2
1
Frekuensi
24
120
68
82
Turn of Ratio (TOR)
20
22
55
165
Total Cost (TC)
Rp 2.234.815.000
Rp 2.147.592.614
Rp 2.147.585.622
Rp 2.147.580.848
Penggambaran proses bisnis PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator secara umum dijelaskan dengan rich picture sebagai berikut:
Gambar 1 Gambaran Umum Proses Bisnis Melihat dari rich picture yang menggambarkan penggambaran umum proses bisnis yang sedang berjalan serta penghitungan peramalan permintaan dan model persediaan, maka usulan pemecahan masalah yang dihadapi adalah: (1) Menambahkan fitur untuk menghitung dan mengecek dalam menentukan kuantitas pembelian.
Pengembangan Sistem Hasil analisis yang telah dilakukan kemudian akan diturunkan ke dalam perancangan sistem dalam bentuk masalah dan kebutuhan, yang kemudian akan memunculkan fitur di dalam sistem sebagai alternatif solusi pemecah masalah. Berikut merupakan usecase diagram dan domain model class diagram yang menjelaskan mengenai fitur dari sistem yang diusulkan, objek-objek dalam proses bisnis yang terkait yang dapat diakses oleh user yang terlibat dalam proses manajemen pada PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator.
Gambar 2 Usecase Diagram: Proses e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator
Gambar 3 Domain Model Class Diagram: Proses e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator
Perancangan Arsitektur Sistem e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dikembangkan dengan konsep berbasis desktop application. Sistem e-Procurement terintegrasi dengan pihak-pihak internal PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator melalui jaringan Intranet. Berikut adalah gambaran rancangan arsitektur jaringan sistem e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator:
Gambar 5 Perancangan Arsitektur Perancang jaringan yang akan digunakan adalah dengan menggunakan jenis Client / Server Architecture. Client / Server Architecture membagi program menjadi dua jenis : client dan server. Sebuah server mengelola satu atau lebih sistem sumber daya informasi. Client berkomunikasi dengan server untuk meminta sumber daya atau layanan, dan server merespon permintaan tersebut. Client merupakan proses, modul, objek, atau komputer yang meminta layanan dari satu atau lebih server. Server merupakan proses, modul, objek, atau komputer yang menyediakan layanan menggunakan jaringan.
Perancangan Implementasi Rancangan Implementasi sistem e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator akan dilakukan secara parallel untuk mengurangi resiko yang akan timbul saat peralihan. Berikut adalah rancangan implementasi sistem e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator:
Tabel 5 Perancangan Implementasi No
Kegiatan
1
Pengadaan Perangkat Keras
2
Pengadaan Perangkat Lunak
3
Pengadaan Kebutuhan Jaringan
4
Instalasi - Konfigurasi
5
Implementasi Sistem
6
User Training
7
Evaluasi Sistem
8
Bugs Fixing
9
Re-Implementasi Sistem
Minggu ke 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai dalam menggunakan beberapa analisis, dapat diambil simpulan sebagai berikut: a. Hasil peramalan yang paling tepat dalam memperkirakan jumlah permintaan dengan menggunakan metode Linear Regression, karena menghasilkan tingkat kesalahan yang paling kecil dibanding metode Moving Averages, Weighted Moving Averages, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, dan Naive Method. b. Analisis perhitungan persediaan yang paling baik digunakan adalah menggunakan perhitungan EOQ, karena perhitungan EOQ yang mempunyai frekuensi pemesanan 71 kali, safety stock 27 unit, dan re-order point 55 unit menghasilkan biaya total yang paling ekonomis dan nilai Turn of Ratio yang terbsesar dibandingkan dengan analisis perhitungan EOI dan Min-Max. c. Dengan menggunakan sistem e-Procurement ini dapat mengatasi permasalahan out of stock dan over stock mengenai pengadaan maintenence spare part dimana PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dapat menggunakan fitur EOQ yang ditambahkan pada sistem yang telah ada untuk melakukan perencanaan pengadaan maintenence spare part. d.
Perbedaan sistem lama dengan sistem yang baru adalah sistem lama belum mempunyai fitur EOQ sedangkan sistem baru dikembangkan dengan menambahkan fitur EOQ pada sistem yang telah ada.
Saran Saran yang dapat diterapkan kepada PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator bagi pengembangan selanjutnya adalah: a. Menggunakan analisis peramalan dengan metode linear regression bila ingin melakukan peramalan permintaan spare part dengan alternatif Aplikasi QM untuk mengetahui jumlah forecast yang akan dihitung kedalam implementasi e-Procurement. b. Dalam pengembangan dimasa mendatang diharapkan sistem yang dikembangkan akan dapat diintegrasikan dengan proses bisnis yang lain sehingga dapat membantu kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
REFERENSI Chaffey, Dave. (2007). E-Bussiness and E-commerce managemenet. Prentice Hall United Kingdom Issued. Griffin, Jill. (2008). Costumer Loyalty How to Earn it, How to Keep it. Lexington Books: Singapore. Heizer, Jay dan Barry Render. (2009). Operation Management. Salemba Empat: Jakarta Jacobs, F.R., Chase, R.B. Aquilano, N.I. (2009), Operations & Supply Management, 12th Edition. McGrawHill Companies. Jefry El Whitten, J. Et al. (2004). edisi 6, Metoda Design dan Analisis Sistem, Edisi Bahasa Indonesia. McGrawHill Companies. Kalakota, Ravi & Maria Robinson. (2001). E-Business 2.0: Roadmap for Success. Addison Wesley, Longman Inc., USA. Laudon, Kenneth C, Laudon Jane P. (2004). Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems, Managing the Digital Firm). Terjemahan Philippus Erwin, Edisi Kedelapan. Penerbit Andi. Yogyakarta. McLeod, Raymond Jr dan Schell, George. (2007). Management Information System, 9th Edition. Pearson Education, Inc. New Jersey. Nair, Somesakaran dan Joseph, Jenson. (2013). Demand Forecasting For Economic Order Quantity in Inventory Management, Volume 3. O'Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management information systems, 7th Edition. McGrawHill Companies. Pujawan. I Nyoman. (2005). Supply Chain Management. Surabaya: Penerbit Guna Widya. Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems:Enabling and Transforming Business, 3rd Edition. USA: John Wiley & Sons. Sarjono, Haryadi. (2010). Aplikasi Riset Operasi. Jakarta: Salemba Empat Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design in a Changing World. Boston, MA: Course Technology. Stair, Ralph, and Reynolds, George. (2010). Principle of Information Systems, 9th Edition. Course – Technology. Cengage Learning, USA. Stephen P. Robbins dan Mary Coulter. (2012). Management, 11th Edition. US:Pearson Prentice Hall. Stevenson, William .J .(2009). Operation Management, 10th Edition. McGraw-Hill, USA. Turban, Efraim., Linda Volonino. (2010). Information Technology for management, 7th Edition. John Wiley & Sons, Asia.
RIWAYAT PENULIS Penulis lahir pada tanggal 03 Agustus 1991 di Bukittinggi dan diberi nama Donny Izfa Saputra. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada 2015.
