ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. INDO JAYA KERTAS
SKRIPSI
Oleh Hartono 1100040043
PROGRAM GANDA SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN UNIVERSITAS BINA NUSANTARA 2013
iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda Sistem Informasi – Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2012/2013 ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT.INDO JAYA KERTAS Hartono 1100040043 ABSTRAK PT Indo Jaya Kertas adalah perusahaan yang bergerak dalam produksi kertas potong. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sulit nya pengadaan dan pengawasan stock bahan baku sehingga perusahaan sulit memprediksi kapan harus melakukan stock pada bahan baku. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk ,mengusulkan aplikasi layanan pelanggan electronic-procurement melalui website perusahaan. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis yaitu analisis dengan value chain, analisa supplier, dan Production Order Quantity (POQ). Perancangan sistem e-Procurement dilakukan dengan menggunakan merode OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan notasi UML yang meliputi : use case diagram, class diagram, sequence diagram, user interface dan navigation diagram. Melalui pengunan e-procurement ini diharapkan perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengadaan barang dan dapat mengetahui supplier-supplier yang berkualitas, sehingga dapat meningkat kinerja para staff yang berhubungan langsung dengan proses ini.
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Electronic procurement, OOAD, website
v
KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan pada Yang Maha Esa, atas selesainya skripsi ini dalam memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Jenjang Strata S1di BINUS University, Jakarta. Pada kesempatan ini juga perkenankan penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang terlah banyak memberikan bantuan dan dukunganya baik secara langsung maupun tidak langsung, dikhususkan kepada: 1. Keluarga (Ayah, ibu, kakak dan adik tercinta), terutama ibu yang selalu memberikan saya dukungan untuk hal-hal yang saya lakukan. 2. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM. Selaku Rektor BINUS University atas kesempatan dan lingkungan yang diberikan selama proses pendidikan. 3. Bapak Hengkie Ongowarsito, S.Kom, MT. selaku Head of School Undergraduated Program (Double Degree) Sistem Informasi dan Manajemen. BINUS University yang telah mendukung, memberi petunjuk dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi. 4. Bapak Henry Antonius Eka W, S.Kom., MM selaku dosen pembimbing Sistem Informasi yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, inspirasi, berbagi ilmu dan pengalaman kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini dari awal hingga akhir. 5. Ibu Dian Taurianan SE., Msc. selaku dosen pembimbing Manajemen yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, inspirasi, berbagi ilmu dan pengalaman kepada peulis dalam penyelesaian skripsi ini dari awal hingga pertengahan. 6. Ibu Retno Dewanti,S.Si., MM. selaku dosen pembimbing Manajemen yang telah member dukungan, pengarahan, bimbingan, mengantikan Ibu Dian Tauriana. 7. Seluruh karyawan Binus University, serta semua pihak yang membantu penulis secara langsung maupun tidak langsung dari awal hingga akhir perkuliahan. 8. Perpustakaan Binus University dan stafnya yang telah banyak membantu dengan menyediakan sejumlah litelratur yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini. 9. Bapak Dominic ,S.Kom selaku Diretur PT. Indo Jaya Kertas yang telah memberikan ijin dan kesempatan bagi saya untuk melakukan penelitian di tempat usahanya. Terimakasih atas dukungan, data dan infromasi yang diberikan yang sangat menunjang dalam penyelesaian penulisan skripsi ini 10. Kepada Wiwi Bernice, Meice Novaria, Nora, Melinda yang merupakan teman-teman yang setia mendukung dan memberikan motivasi dalam penyusunan skripsi ini dan juga menemani bergadang untuk penyelesaian skripsi ini. 11. Teman-teman sepermaianan dan sepenanggungan di BNPC yang sudah menyelesaikan skripsi-nya terlebih dahulu Robin Sia,S.E.,S.Kom, Tommy Lim,S.E.,S.Kom, Heryanto,S.E.,S.Kom Efendy,S.E.,S.Kom, Nico,S.E.,S.Kom, Agustiawan ,S.E.,S.Kom, Eric,S.E.,S.Kom ,Silvia Yulita K ,S.E.,S.Kom, Andrew Wijaya,S.E.,S.Kom. ,Yulieny,S.E,S.Kom, dan untuk teman SI-MN yang masih bersama saya dalam perjuangan skripsi Yon Beta dan juga Jessica Moretosee 12. Keluarga besar dan teman-teman kelas PAY dan PBY Sistem Informasi dan Manajemen angkatan 2007 atas suka duka yang kita alami bersama selama masa perkuliahan. 13. Teman-teman Tzu Ching Ivonne Jonathan, Helen Y, Angel Agustina, yang tanpa henti dan tanpa bosan selalu mengingatkan saya untuk menyelesaikan skripsi. vi
14. Kepada semua pihak yang telah membantu, mendukung, membimbing, dan mendoakan sehingga ppenulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, semoga segala kebaikan Bapak, Ibu, serta rekan-rekan semua diberikan hasil yang indah pada saatnya. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Jakarta, 28 Februari 2013
Penulis, Hartono 1100040043
vii
DAFTAR ISI
Halaman iv v vii x xii xvii
Abstrak Kata Pengantar Daftar isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Ruang Lingkup 1.3 Tujuan dan manfaat 1.4 Metodelogi 1.5 Sistematika Penulisan
1 1 3 4 4 6
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem 2.1.2 Pengertian Informasi 2.2 E-Business 2.3 Manajemen 2.4 Sistem Informasi Manajemen 2.5 Persediaan 2.6 Procurement 2.7 Manajemen Pengadaan 2.8 E-procurement 2.8.1 Pengertian E-procurement 2.8.2 Proses dan kegiatan dalam E-procurement 2.8.3 Tujuan dan Manfaat E-procurement 2.9 Pemilihan dan Penilaian Vendor 2.9.1 Metode Linear Average 2.9.2 Metode Coefficient of Variance 2.10 Analisa dan Perancangan Sistem 2.10.1 Object 2.10.2 System Definition 2.10.3 Rich picture 2.10.4 The FACTOR Criterion 2.10.5 Problem Domain Analysis 2.10.6 Classes 2.10.7 Structure
8 8 8 9 9 9 10 11 15 18 19 19 20 22 24 26 30 32 33 33 34 34 35 36 37
viii
2.10.8
2.11
Behaviour 2.11.8.1 Event Trace 2.11.8.2 Behavioral Pattern 2.10.8.3 Explore Pattern 2.10.9 Application Domain Analysis 2.10.10 Usage 2.10.11 Sequence Diagram 2.10.12 Function 2.10.13 Interfaces 2.10.14 Architectural Design 2.10.15 Criteria 2.10.16 Component Architecture 2.10.17 Process Architecture 2.10.18 Component Design 2.10.19 Model Component 2.10.20 Function Component 2.10.21 Connecting Components Kerangka Pikir
40 40 41 41 42 42 43 47 48 50 51 53 54 58 59 60 60 63
BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3 Struktur Organisasi 3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2 Analisa Sistem Berjalan 3.2.1 Proses Bisnis Berjalan 3.2.2 Rich Picture 3.3 Permasalahan Yang Dihadapi 3.4 Alternatif Pemecahan Masalah 3.4.1 Analisa Penilaian Supplier 3.4.2 Analisa POQ
64 64 64 65 66 66 68 70 71 72 73 74 83
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analysis Documentation 4.1.1 The Task 4.1.1.1 Purpose 4.1.1.2 System Definition 4.1.1.3 Context 4.1.2 Problem Domain 4.1.1 Cluster 4.1.2 Class Diagram 4.1.3 Classes
86 86 86 86 86 88 90 90 91 92
ix
4.1.3
4.2
Application Domain 4.1.3.1 Usage 4.2.2.1.1 Actor Table 4.2.2.1.2 Actor Specification 4.2.2.1.3 Use Case 4.2.2.1.4 Use Case Specification 4.1.3.2 Function List 4.1.3.3 User Interface Design Document 4.2.1 The Task 4.2.1.1 The Purpose 4.2.1.2 Correction to Analysis 4.2.1.3 Quality Goals 4.2.2 Technical Platform 4.2.2.1 Equipment and System Software 4.2.2.2 System Interface 4.2.3 Architecture 4.2.3.1 Component Achitecture 4.2.3.2 Proses Architecture 4.2.4 Components 4.2.4.1 Structure 4.2.4.2 Classes 4.2.4.3 Perancangan Table Database 4.2.5 Implementation Plan
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 5.2 Saran
97 98 98 98 101 103 109 110 152 152 152 152 152 157 157 159 159 159 160 160 160 162 178 178 179 179 180
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 2.5 Tabel3.1 Tabel3.2 Tabel3.3 Tabel3.4 Tabel3.5 Tabel3.7 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Tabel 4.6 Tabel 4.7 Tabel 4.8 Tabel 4.9 Tabel 4.10 Tabel 4.11 Tabel 4.12 Tabel 4.13 Tabel 4.14 Tabel 4.15 Tabel 4.16 Tabel 4.17 Tabel 4.18 Tabel 4.19 Tabel 4.20 Tabel 4.21 Tabel 4.22 Tabel 4.23 Tabel 4.24 Tabel 4.25 Tabel 4.26 Tabel 4.27 Tabel 4.28 Tabel 4.29
Halaman Tabel Kriteria Pemilihan Supplier 22 Tabel Konversi PPM 25 Tipe interaction operator yang digunakan dalam fragment 45 Kriteria kualitas perangkat lunak 51 Jenis arsitektur client-server 55 Data Sampel Penerimaan Material 77 Perolehan Data On Time Delivery dari Metode Linear Average 79 Data Sampel Pengembalian Material 80 Perolehan Data Quality dari Metode Linear Average 82 Data Sampel Pembelian Material 83 Data Sample Material 86 System Definition dengan FACTOR 89 Actor tabel e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 99 Actor Specification tabel e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 99 Actor Specification tabel e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Actor Specification tabel e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Actor Specification tabel e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 100 Use case specification Mendata Bahan Baku 103 Use case specification Mendata Staff 103 Use case specification Mendata Supplier 103 Use case specification Registrasi 104 Use case specification membuat Surat Permintaan Bahan Baku 104 Use case specification membuat Surat Permintaan Penawaran 105 Use case specification membuat Surat Penawaran Supplier 105 Use case specification membuat surat pembelian 106 Use case specification membuat surat terima bahan baku 106 Use case specification membuat surat retur 107 Use case specification membuat Surat keluar bahan baku 107 Use case specification membuat laporan pembelian 108 Use case specification membuat laporan analisa supplier 108 Tabel Staff 148 Tabel Supplier 148 TabelSupplier evaluation 149 Tabel Supply product 149 Tabel Detail Supply Product 150 Tabel Surat Permintaan Bahan Baku 150 Tabel Detail Surat Permintaan Bahan Baku 151 Tabel Surat Permintaan Penawaran 151 Tabel Detail Surat Permintaan Penawaran 152 Tabel Surat Penawaran Supplier 153 xi
Tabel 4.30 Tabel 4.31 Tabel 4.32 Tabel 4.33 Tabel 4.34 Tabel 4.35 Tabel 4.36 Tabel 4.37 Tabel 4.38 Tabel 4.39 Tabel 4.40 Tabel 4.41 Tabel 4.42
Tabel Detail Surat Penawaran Supplier Tabel Pembelian Tabel Detail Pembelian Tabel Surat Terima Bahan Baku Tabel Detail Surat Terima Bahan Baku Tabel Surat Retur Pembelian Tabel Detail Surat Retur Pembelian Tabel Surat Keluar Bahan Baku Tabel Detail Surat Keluar Bahan Baku Tabel Bahan Baku Kebutuhan minimum sistem server yang direkomendasikan Kebutuhan minimum sistem client yang direkomendasikan Jadwal perancangan dan implementasi sistem yang direkomendasikan
xii
154 155 155 156 156 157 158 158 159 159 160 161 162
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 2.7 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Gambar 2.10 Gambar 2.11 Gambar 2.12 Gambar 2.13 Gambar 2.14 Gambar 2.15 Gambar 2.16 Gambar 2.17 Gambar 2.18 Gambar 2.19 Gambar 2.20 Gambar 2.21 Gambar 2.22 Gambar 2.23 Gambar 2.24 Gambar 2.25 Gambar 2.26 Gambar 2.27 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar4.1 Gambar4.2 Gambar4.3 Gambar4.4 Gambar4.5 Gambar4.6 Gambar4.6 Gambar4.7 Gambar4.8 Gambar4.9
Halaman Proses Procurement Tradisional 11 Manajemen E-Procurement 15 Proses E-Procurement 16 Rantai E-Procurement 17 Contoh Value Chain perusahaan manufaktur 31 Kegiatan utama dan hasil analisa dan perancangan berorientasi 32 Aktivitas didalam model problem-domain 35 Sub-aktivitas dalam memilih problem-domain class dan event 36 Generalization Structure 37 Cluster Structure 38 Aggregation Structure 38 Association Structure 39 Struktur kontrol dalam statechart 41 Contoh use case diagram 43 Hubungan semua tipe fungsi 47 Contoh navigation diagram 49 Aktivitas dalam architectural design 50 Layered architeture pattern 53 Generic architecture pattern 54 Client-server architecture pattern 55 Centralized pattern 56 Distributed pattern 56 Decentralized pattern 57 Component design 58 Revised class diagram 59 Class diagram dengan operation 59 Kerangka Pikir 61 Struktur Organisasi PT. Indo Jaya Kertas 64 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan 69 Value Chain PT. Indo Jaya Kertas 70 Proses Bisnis yang disusulkan untuk PT.Indo Jaya Kertas 90 Cluster pada e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 91 Class Diagram awal e-Procurement PT Indo Jaya Kertas 92 Atribut, event, dan statechart dari Purchasing 93 Atribut, event, dan statechart dari Admin 93 Atribut, event, dan statechart dari warehouse 94 Atribut, event, dan statechart dari Supplier 94 Atribut, event, dan statechart dari Supplier Evaluation 95 Atribut, event, dan statechart dari Supply Product 95 Atribut, event, dan statechart dari Surat Permintaan Bahan 95 xiii
Gambar4.10 Gambar4.11 Gambar4.12 Gambar4.13 Gambar4.14 Gambar4.15 Gambar4.16 Gambar4.17 Gambar4.18 Gambar4.19 Gambar4.20 Gambar4.21 Gambar4.22 Gambar4.23 Gambar4.24 Gambar4.25 Gambar4.26 Gambar4.27 Gambar4.28 Gambar4.29 Gambar4.30 Gambar4.31 Gambar4.32 Gambar4.33 Gambar4.34 Gambar4.35 Gambar4.36 Gambar4.37 Gambar4.38 Gambar4.39 Gambar4.40 Gambar4.41 Gambar4.42 Gambar4.43 Gambar4.44 Gambar4.45 Gambar4.46 Gambar4.47 Gambar4.48 Gambar4.49 Gambar4.50 Gambar4.51 Gambar4.52
Baku Atribut, event, dan statechart dari Surat Permintaan Penawaran Atribut, event, dan statechart dari Surat Penawaran Supplier Atribut, event, dan statechart dari Surat Pembelian Atribut, event, dan statechart dari Surat Terima Bahan Baku Atribut, event, dan statechart dari Surat Retur Pembelian Atribut, event, dan statechart dariSurat Keluar Bahan Baku Atribut, event, dan statechart dari Bahan Baku Use Case e-Procurement PT Indo Jaya Kertas. Navigation Diagram Admin Navigation Diagram Warehouse Navigation Diagram Purchasing Navigation Diagram Supplier Halaman Login Halaman Home (sesudah login) Halaman Bahan Baku (untuk Admin) Halaman Detail Bahan Baku untuk Admin Halaman Staff untuk Admin Halaman Edit Staff untuk Admin Halaman Supplier untuk Admin Halaman Detail Supplier untuk Admin Halaman Bahan Baku Untuk Warehouse Halaman Detail Bahan Baku untuk Admin Halaman Surat Permintaan Bahan Baku untuk Warehouse Halaman Detail Surat Permintaan Bahan Baku untuk Warehouse Halaman Surat Terima Bahan Baku Untuk Warehouse Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Warehouse Halaman Surat Retur untuk Warehouse Halaman Detail Surat Retur Untuk Warehouse Halaman Surat Keluar Bahan Baku untuk Warehouse Halaman Detail Surat Keluar Bahan Baku untuk Warehouse Halaman Bahan Baku untuk Purchasing Halaman Detail Bahan Baku untuk Purchasing Halaman Supplier untuk Purchasing Halaman Detail Supplier untuk Purchasing Halaman Surat Permintaan Bahan Baku untuk Purchasing Halaman Detail Surat Permintaan Bahan Baku untuk Purchasing Halaman Surat Permintaan Penawaran untuk Purchasing Halaman Detail Surat Permintaan Penawaran untuk Purchasing Halaman Surat Penawaran Supplier untuk Purchasing Halaman Detail Surat Penawaran Supplier untuk Purchasing Halaman Surat Pembelian untuk Purchasing Halaman Detail Surat Pembelian untuk Purchasing Halaman Surat Terima Bahan Baku untuk Purchasing xiv
96 96 96 97 97 97 98 102 109 110 111 112 113 114 115 116 117 117 118 118 119 119 120 121 122 122 123 123 124 124 125 125 126 126 127 127 128 128 129 129 130 130 131
Gambar4.53 Gambar4.54 Gambar4.55 Gambar4.56 Gambar4.57 Gambar4.58 Gambar4.59 Gambar4.60 Gambar4.61 Gambar4.62 Gambar4.63 Gambar4.64 Gambar4.65 Gambar4.66 Gambar4.67 Gambar4.68 Gambar4.69 Gambar4.70 Gambar4.71 Gambar4.72 Gambar4.73 Gambar4.74 Gambar4.75 Gambar4.76 Gambar4.77
Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Purchasing Halaman Surat Retur untuk Purchasing Halaman Detail Surat Retur untuk Purchasing Halaman Surat Keluar Barang untuk Purchasing Halaman Detail Surat Keluar Barang untuk Purchasing Halaman Laporan Pembelian untuk Purchasing Hasil Laporan Pembelian Halaman Laporan Analisa Supplier untuk Purchasing Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Criteria Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Performa Hasil Laporan Analisa Supplier Berdasarkan Produk Halaman Surat Permintaan Penawaran untuk Supplier Halaman Detail Surat Permintaan Penawaran untuk Supplier Halaman Surat Penawaran Supplier untuk Supplier Halaman Detail Surat Penawaran Supplier untuk Supplier Halaman Surat Pembelian untuk Supplier Halaman Detail Surat Pembelian untuk Supplier Halaman Surat Terima Bahan Baku untuk Supplier Halaman Detail Surat Terima Bahan Baku untuk Supplier Halaman Surat Retur untuk Supplier Halaman Detail Surat Retur untuk Supplier Sequence Diagram Halaman Bahan Baku Diagram sequence Halaman Staff Sequence Diagram Halaman Supplier Class Diagram Revise e-Procurement PT Indo Jaya Kertas
xv
131 132 132 133 133 134 134 135 136 136 137 138 138 139 139 140 140 141 141 142 142 143 144 145 147
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Lampiran II
Gudang PT.Indojaya Kertas Daftar wawancara PT. Indo Jaya Kertas
xvi
L1 L3
xvii
