BAB 3 ANALISA SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY
3.1
Sekilas Perusahaan 3.1.1
Riwayat Perusahaan PT. Trikomsel Multimedia merupakan perusahaan distributor telepon
seluler berbagai macam merek. PT Trikomsel Multimedia, berdiri sejak tahun 1996, yang mempunyai divisi ritel yaitu Oke Shop.
Perusahaan ini mengalami perkembangan yang pesat mulai pertengahan tahun 1999 yaitu sejak dibukanya outlet-outlet penjualan ritel di Jakarta yang dinamakan OkeShop, yang sampai saat ini memiliki 700 gerai yang tersebar di seluruh wilayah nusantara. Setiap gerai dijaga oleh 2 sampai 10 orang dan dikepalai oleh satu supervisor. Gerai Oke Shop tersebar di lokasi-lokasi strategis, seperti di pusat perbelanjaan, supermarket modern, toko buku Gramedia, dan lain-lain. Untuk menunjang sistem pembayaran secara kredit, maka PT Trikomsel Multimedia mengadakan kerjasama dengan CitiBank. Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan Trikomsel sebagai "Leading Distributor" terutama untuk produk-produk "Wireless Communication" dan "Multimedia Gadget".
51
52 3.1.2
Visi dan Misi Visi dari PT. Trikomsel Multimedia yaitu: "To enrich quality of life through multimedia solutions". Memperkaya kualitas kehidupan melalui solusi multimedia. Misi dari PT. Trikomsel Multimedia yaitu: "Committed to be the leading company in providing multimedia solutions which bring value and prosperity to stakeholders, through Operational & Service Excellence". Bertekad untuk menjadi yang terdepan sebagai penyedia solusi
multimedia
dengan
meningkatkan
nilai
kehidupan
dan
kemakmuran kepada para stakeholder (pelanggan, karyawan, & pemegang saham) melalui Operasional dan layanan terbaik.
53 3.1.3
Struktur Organisasi Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbedabeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi ini, tugas dan wewenang dapat dijelaskan, dan juga dapat melihat tingkatan manajemen yang sudah ada sehingga dapat terjalin kerjasama yang jelas antara atasan maupun bawahan.
Direktur
Marketing Manager
Marketing Communicati
Asst. IT Manager
Asst. Retail Manager 1
Product Supervisor
Staff IT
Staff EDP
Tax and Finance Manager
Retail M
IT Manager
Asst. Retail Manager 2
Asst. Retail Manager 3
Logistic Supervisor
Retail Supervisor
Marketing Corporate
Staff Logistik
Team Leader
Tax Supervisor
HRD M Asst. HRD Manager
Finanace Supervisor
Accounting
Front Liner
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Trikomsel Sumber: Wawancara dengan Julia (HRD Manager) HRD Division
3.1.4
Tugas dan Wewenang Adapun tugas-tugas setiap personel dari struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Direktur Tugas dan tanggung jawabnya adalah: •
Menandatangani semua perjanjian kerjasama dengan pihak lain.
54 •
Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan.
2. Marketing Manager •
Bertanggung jawab atas pencapaian target baik setiap bulannya atau sampai akhir tahun dari produk-produk yang dijual oleh PT. Trikomsel Multimedia.
•
Membuat rencana kerja selama setahun dengan berbagai promosi atau program disesuaikan dengan budget yang tersedia.
•
Memonitor dan menganalisa performance penjualan sehingga langsung dapat mengadakan perubahan strategi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
3. Marketing Communication •
Bertanggung jawab atas segala kontrak dan kerjasama dengan para supplier.
•
Mempersiapkan laporan pencapaian hasil promosi dan budget kepada manager.
4. Information Technology Manager •
Menetapkan strategi untuk menyediakan pengarahan teknis, secara pengembangan dan prosedur untuk pengembangan aplikasi terprogram.
•
Bertanggung jawab atas perawatan database, hardware, dan software.
•
Bertanggung jawab atas EDP (Entry Data Processing).
5. Assistant Information Technology Manager •
Bertanggung jawab dalam mengawasi proses kerja yang ada dalam divisi IT.
•
Membuat laporan secara periodik atas hasil kerja divisi IT.
55 6. Staff Information Technology •
Memberikan solusi IT kepada seluruh karyawan.
•
Membantu membuat program yang dapat membantu guna mendukung kinerja seluruh karyawan.
•
Bertanggung jawab mengimplementasikan sistem.
7. Staff Entry Data Processing •
Bertanggung jawab dalam memasukkan data yang berkaitan dengan perusahaan ke dalam sistem.
•
Bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi data.
8. Retail Manager •
Menangani penjualan produk ke agen dan end user.
•
Membuat hasil laporan penjualan dan stok barang.
•
Mengawasi aktivitas transaksi penjualan di outlet maupun perusahaan.
•
Memimpin dan mengatur staf-staf penjualan.
9. Product Supervisor •
Mengawasi training atau pelatihan secara periodik terhadap produk-produk baru.
10. Logistic Supervisor •
Bertanggung jawab atas laporan persediaan produk secara periodik.
•
Mengawasi aktivitas arus keluar dan masuk barang.
11. Staff Logistic •
Bertanggung jawab dalam mengontrol persediaan barang.
•
Membuat laporan persediaan barang kepada logistic supervisor.
56 12. Retail Supervisor •
Bertanggung jawab dalam mengontrol proses penjualan pada outlet.
•
Membuat laporan penjualan secara periodik yang akan diberikan kepada retail manager.
13. Team Leader •
Memberikan laporan penerimaan barang kepada retail supervisor.
•
Melakukan pengawasan, pengkoordinasian dan bertanggung jawab atas aktivitas penjualan produk di masing-masing outlet.
14. Front Liner •
Penguasaan product knowledge.
•
Memberikan informasi kepada customer secara persuasif dan empati.
•
Melayani pelanggan dan calon pelanggan dengan sebaik mungkin.
15. Marketing Corporate •
Bertanggung jawab dalam promosi produk-produk yang ada kepada pelanggan.
16. Tax and Finance Manager •
Bertanggung jawab atas keputusan yang berhubungan dengan sumber keuangan perusahaan.
•
Bekerjasama dengan bagian-bagian lain yang terkait untuk mengadakan pemeriksaan silang terhadap laporan keuangan perusahaan secara periodik.
•
Perencanaan untuk menambah kas perusahaan serta menghitung dan menganalisa pinjaman perusahaan dan pajak yang harus dibayar.
57 •
Mengeluarkan sejumlah uang untuk melakukan pembayaran atas persetujuan direktur.
•
Menyusun laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan.
17. Tax Supervisor •
Bertanggung jawab dalam memberikan laporan perpajakan.
•
Menghitung rincian jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
18. Finance Supervisor •
Bertanggung jawab dalam memberikan laporan keuangan perusahaan.
19. Accounting •
Membuat jurnal secara periodik.
•
Mencatat seluruh transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan.
•
Menghitung neraca, laporan rugi laba dan cash flow.
20. Human Resource Department Manager •
Merumuskan dan menyusun strategi perekrutan, seleksi, pelatihan dan pengembangan karyawan.
•
Bertanggung jawab atas pemenuhan kebutuhan pengadaan karyawan sesuai persyaratan.
•
Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, promosi, mutasi, dan pemutusan hubungan kerja.
•
Merumuskan hal-hal yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan.
21. Assistant Human Resource Manager •
Memberikan laporan yang berkaitan dengan hasil pelatihan, promosi, perekrutan dan lain sebagainya.
58 3.2
Analisis Strategi Perusahaan Didalam menganalisis strategi perusahaan, setiap bidang bisnis (jasa dan barang) menggunakan pendekatan metode analisis yang berbeda. Pada perusahaan yang bergerak dibidang produk barang, metode analisis yang digunakan adalah analisis value chain. Sedangkan untuk perusahaan jasa, analisis yang digunakan adalah value network. Value network digunakan untuk menganalisa perusahaan yang bergerak dibidang jasa dan distribusi. Tujuan menggunakan analisis value network adalah dapat melihat dengan jelas value yang diterima dari setiap komponen yang terlibat didalam bisnis. Karena itu, seluruh pihak yang terhubung dengan perusahaan baik itu dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan, dianggap sama nilainya dan memiliki manfaat yang sama besar didalam nilai bisnis perusahaan. 3.2.1
Analisis Industri dan Internal dengan Value Network Inti proses bisnis yang terjadi pada PT.Trikomsel Multimedia, dapat dibagi menjadi 3 bagian. Sedangkan untuk proses bisnis pendukung yang terdapat di perusahaan terbagi menjadi empat bagian. Untuk lebih jelas, lihat gambar 3.2.
Infrastruktur
: Modul dan perangkat pendukung proses bisnis internal Perusahaan seperti Internet, LAN, SIM, ERP, dan SAP.
Human Resource : - Divisi HRD - Divisi Marketing, Technology
: - IT Support
- Knowledge
- Database Support - Intranet Procurement
: Aksesoris variasi handphone yang dijual
59
Network Promotion and Contract
Service and Provisioning Infrastructures Operation
a. Iklan media cetak
a. Layanan website
b. Ikut berperan dalam beberapa pameran elektronik c. Promosi melalui papan reklame d. Kontrak kerja dengan vendorvendor penyedia produk dan vendor software serta operator
b. Layanan individu.
a. Client - server network
pelanggan langsung
b. E-commerce
datang
c. Kantor cabang operasional
c. Transaksi yang ditangani secara cepat d. Layanan phone service
yang tersebar hampir di seluruh Indonesia dengan jumlah 700 gerai.
penyedia aplikasi pelengkap. e. Desain Promosi f. Kontrak kerja dengan pusat perbelanjaan Gambar 3.2 Analisa Value Network PT.Trikomsel Multimedia Penjelasan gambar 3.2 adalah sebagai berikut: Terdapat 3 pengelompokkan aktifitas inti perusahaan berdasarkan value network yang terdiri dari: Network Promotion and Contract a. PT. Trikomsel Multimedia telah melakukan beberapa langkah guna meningkatkan promosi dan penyampaian informasi kepada pelanggan. Langkah yang telah ditempuh dalam promosi PT. Trikomsel Multimedia adalah dengan membuat iklan di media cetak, seperti koran dan majalah. Didalam industri retail handphone sendiri, Trikomsel Multimedia mempunyai banyak pesaing, salah satunya adalah SentraPonsel. Promosi yang dilakukan SentraPonsel tidak hanya merambah media cetak, tetapi
60 juga media elektronik seperti televisi. Sehingga nama SentraPonsel lebih dikenal oleh masyarkat dibanding OkeShop. b. Dalam melakukan kegiatan promosinya, Trikomsel Multimedia sering mengikuti beberapa pameran elektronik yang diselenggarakan di beberapa kota besar, seperti Jakarta, Medan, dan Surabaya. c. Salah satu bentuk promosi yang dilakukan oleh PT.Trikomsel adalah dengan memasang iklan pada papan reklame. Selain melalui media cetak, PT.Trikomsel Multimedia juaga mengambil jalur promosi melalui papan reklame dengan pertimbangan bahwa masih banyak orang yang kurang tertarik membaca media cetak. Karena itu promosi melalui papan reklame dianggap cukup vital di dalam mendukung penjualan produk perusahaan. d. Untuk proses penyediaan barang PT. Trikomsel Multimedia juga bekerjasama dengan provider-provider ponsel terkenal di Indonesia seperti Nokia, Motorola, BenQ-Siemens, Samsung, Sony Ericssons, dan LG. Selain itu, PT. Trikomsel Multimedia juga bekerjasama dengan beberapa perusahaan yang bergerak dibidang jasa software untuk memperbanyak content dari layanan yang mereka sajikan (download game, ringtone dan aplikasi). e. Desain promosi yang dibuat oleh OkeShop biasanya berupa acaranya promosi bulanan yang diberikan untuk produk-produk tertentu seperti paket pembelian produk Sony Ericsson Z550i yang berhadiah sling bag, berlangganan paket 220 Xplor selama 1 tahun berhadiah handphone Nokia 6030.
61 f. Kontrak kerja dengan pusat perbelanjaan dilakukan oleh PT.Trikomsel dalam rangka untuk memperluas jaringan penjualan guna menjangkau lebih banyak pasar. Seperti contohnya kerjasama PT.Trikomsel dengan Matahari Department Store yang mengambil lokasi di setiap Matahari Department Store. Service and Provisioning PT. Trikomsel Multimedia mempunyai beberapa langkah dalam melayani pelanggan, yaitu : a. Layanan Website. Salah satunya adalah terdapat website www.Oke.com yang memudahkan pelanggan dalam mencari berbagai jenis ponsel serta membeli ponsel. Layanan tersebut dimaksudkan untuk para pelanggan yang sibuk dan tidak sempat untuk keluar membeli produk–produk ponsel di gerai OkeShop. b. Layanan individu dimaksudkan bagi setiap pelanggan yang datang langsung ke gerai OkeShop. Di gerai OkeShop pelanggan akan dilayani oleh para staff frontliner dengan pelayanan yang ramah dan menjawab seluruh pertanyaan pelanggan. c. Transaksi yang ditangani secara cepat. Setiap pelanggan yang akan melakukan transaksi pembelian ataupun penjualan, staff frontliner akan sesegera mungkin melayani dan mengatur agar transaksi dapat berjalan lancar dan mudah. d. Layanan phone service. Pelayanan yang dapat digunakan oleh pelanggan untuk melakukan komplain ataupun bertanya tentang informasi terbaru yang dimiliki gerai OkeShop.
62 Infrastructures Operation a. Client–server network Infrastruktur yang berfungsi untuk memperkuat keamanan dan akses data yang terdapat pada sistem internal PT. Trikomsel Multimedia. b. E-commerce Merupakan suatu sarana yang digunakan untuk memasarkan dan melakukan transaksi melalui jaringan internet. Dengan menggunakan fasilitas website yang mendukung sarana e-commerce. Fitur shopping cart pada website OkeShop dapat membantu pelanggan untuk melakukan pembelian melalui web dan pembayarannya dapat dilakukan dengan menggunakan kartu kredit CitiBank. c. Kantor cabang operasional yang tersebar hampir di seluruh Indonesia Dengan jumlah cabang operasional yang berjumlah sekitar 700 cabang dan tersebar hampir di seluruh Indonesia, sehingga membuat PT. Trikomsel Multimedia memiliki kemampuan menjaring pelanggan dengan baik. Selain aktifitas inti seperti yang tertera diatas, terdapat 4 pengelompokkan aktifitas pendukung perusahaan berdasarkan value network yang terdiri dari: Infrastructure Modul dan perangkat pendukung internal proses bisnis perusahaan, seperti:
63 a. Internet Internet merupakan salah satu infrastruktur yang digunakan untuk mempermudah proses bisnis, jaringan dan pengiriman maupun penerimaan informasi kepada pihak supplier atau pelanggan. b. LAN Infrastruktur LAN digunakan sebagai sarana untuk menghubungkan dan menyalurkan informasi dari divisi satu ke divisi lain. c. SIM Software atau aplikasi yang dibuat divisi IT PT. Trikomsel Multimedia membantu menjaga dan mengkoordinasikan informasi kearah dan sasaran yang benar. d. ERP Sebuah software outsource yang dimiliki PT. Trikomsel Mutimedia guna mengintegrasikan setiap fungsi bisnis yang dimiliki perusahaan sehingga meningkatkan
produktivitas
perusahaan
dan
keunggulan
kompetitif
perusahaan. e. SAP Sebuah software outsource yang dimiliki PT. Trikomsel Mutimedia yang dapat mempercepat proses internal perusahaan dengan menggunakan modul–modul yang disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan. Human Resource Proses inti dari perusahaan adalah menjual produk secara retail sehingga divisi yang mempunyai peranan inti adalah divisi retail yang dapat didukung oleh divisi HRD, Marketing, IT, Tax and Finance. Apabila divisi-divisi
64 pendukung tersebut tidak dapat beroperasi dalam jangka waktu pendek, hal tersebut tidak berpengaruh besar terhadap proses inti dari perusahaan. Technology Dalam menjalankan proses bisnis inti yang dilakukan, perusahaan membutuhkan teknologi guna mendukung hal tersebut. Mengingat peranan teknologi sangat mendukung dalam bisnis telekomunikasi seluler, teknologi seperti IT support, database support, dan menjadi hal yang essential guna menghasilkan knowledge. Procurement Selain menjual handphone dari berbagai vendor di Indonesia, OkeShop juga menjual paket perdana, aplikasi download, dan juga variasi aksesoris handphone seperti casing handphone.
3.2.2
Analisis SWOT Analisis SWOT yang terdiri dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats digunakan untuk mengetahui posisi strategis pada PT. Trikomsel Multimedia dengan mengambil kesempatan dalam dunia bisnis dan menghindari ancaman yang ada. 3.2.2.1 Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS) 1. Opportunities a. Kebutuhan masyarakat akan telepon genggam semakin tinggi Seiring dengan kebutuhan pelanggan yang semakin kompleks akan sebuah telepon genggam, maka produsen telepon genggam pun berusaha untuk menyesuaikan kebutuhan masyarakat dengan menambah fitur-fitur
65 lain seperti kamera dan pemutar musik. PT Trikomsel Multimedia melihat ada celah pada hal tersebut dan menjadikannya sebagai suatu kesempatan atau peluang untuk melakukan penetrasi pada pasar dengan selalu menghadirkan telepon genggam yang up-to-date karena sekarang ini ponsel tidak melulu digunakan untuk berkomunikasi tetapi juga untuk fashion dan sebagai status sosial pemakainya. b. Masih luasnya area pasar yang belum dicapai Peluang terbesar PT. Trikomsel Multimedia adalah masih adanya pasar di daerah-daerah kecil yang belum tergarap, seperti daerah sekitar Sulawesi dan Nusa Tenggara Timur . Hal ini bisa dijadikan sebagai suatu peluang bagi PT. Trikomsel Multimedia dengan menambah gerai-gerai yang tidak hanya disebar di kota-kota besar tetapi hingga ke kota-kota kecil dan supaya bisa menjangkau hingga ke pulau lain di Indonesia yang belum dijangkau Oke Shop. c. Berkesempatan untuk melaksanakan inovasi guna memberikan layanan kepada pelanggan Dengan makin berkembangnya tuntutan masyarakat akan tempat yang nyaman dan pelayanan yang memuaskan, PT. Trikomsel Multimedia mempunyai kesempatan yang besar untuk meningkatkan pelayanan di bidang retail dan reparasi. PT.Trikomsel menyediakan layanan untuk download software seperti aplikasi musik, video, permainan , dan aplikasi kerja, secara cuma-cuma bagi pelanggan yang membeli ponsel di OkeShop. PT. Trikomsel Multimedia melalui OkeShop dapat membuat programprogram baru, seperti pelanggan yang membeli ponsel di OkeShop akan
66 mendapatkan merchandise atau voucher, pelanggan yang ponselnya telah direparasi akan dikonfirmasi tentang keadaan ponselnya, mengikuti trend yang terjadi dalam mayarakat. 2. Threats a. Banyaknya toko-toko kecil penjual ponsel. Dengan makin maraknya toko-toko kecil yang menjual ponsel berbagai merek, menjadikan hal tersebut sebagai ancaman bagi PT. Trikomsel Multimedia karena jumlah toko-toko kecil penjual ponsel yang terus menjamur.
Lokasi toko-toko tersebut pun lebih menjangkau ke
pelosok-pelosok kota dan perumahan. Dan hal ini dapat mengurangi market share dari PT. Trikomsel. b. Perusahaan pesaing menerapkan Experience Customer Strategy dengan baik. Dengan belum diterapkannya Experience Customer Strategy pada PT. Trikomsel Multimedia melalui gerainya yaitu Oke Shop, maka dapat dikatakan hal ini bisa menjadi sebuah ancaman yang sangat penting bagi Oke Shop jika dilihat dari perusahaan lain semisal Sentra Ponsel yang berani “memberikan” produknya pada customer untuk dicoba di tempat sehingga pelanggan bisa mencoba fitur-fitur yang ada pada ponsel sehingga pelanggan tidak hanya mendapatkan kepuasan tapi juga pengalaman, dan hal inilah yang tidak terdapat pada Oke Shop dimana produknya hanya dipajang di etalase dan sebagian besar display-nya berupa dummy. c. Keadaan ekonomi yang tidak stabil menyebabkan menurunnya daya beli masyarakat.
67 Dengan kondisi perekonomian seperti sekarang, dimana segala kebutuhan mengalami kenaikan harga dan daya beli masyarakat yang semakin rendah, para pelanggan cenderung untuk memilih untuk lebih sedikit menyisihkan uang untuk keperluan komunikasi. Menurut data yang didapat dari IMF, pada tahun 2005 presentase tingkat kemiskinan penduduk mencapai sekitar 35% sedangkan pada tahun 2006 presentase tingkat kemiskinan penduduk bertambah menjadi 49%. Fakta ini dikaitkan dengan pernyataan IMF yang menyebutkan penduduk yang termasuk golongan miskin adalah penduduk dengan pendapatan dibawah $2/hari atau Rp 18.000,-/hari. d. Konsumen memiliki kekuatan untuk memilih dan menentukan. Dengan banyaknya outlet atau gerai ponsel yang semakin menjamur, mulai dari kios kecil sampai kepada outlet-outlet ponsel yang berada di pusat perbelanjaan, membuat konsumen mempunyai kekuatan (bargaining power yang tinggi) dalam memilih outlet ponsel, hal ini membuat PT. Trikomsel Multimedia dituntut untuk melakukan promosi yang gencar serta memperbaiki dan meningkatkan infrastruktur yang dapat menunjang peningkatan kualitas terhadap pelayanan pelanggan.
Tabel 3.1 Tabel Analisis SWOT – Eksternal EFAS
Bobot
Rating
Bobot * Rating
68 Peluang (Opportunities) : 1.
Kebutuhan masyarakat akan telepon
0,15
4
0,60
0,13
3
0,39
0,15
4
0,60
genggam semakin tinggi 2.
Masih luasnya area pasar yang belum dicapai.
3.
Berkesempatan untuk melaksanakan inovasi guna memberikan layanan kepada pelanggan
Total
1,59
0,43 Ancaman (Threats) : 1.
Banyaknya toko-toko penjual ponsel
0,14
3
0,42
0,15
4
0,60
0,15
4
0,60
0,13
2
0,26
yang kecil 2.
Perusahaan pesaing menerapkan Experience Customer Strategy dengan baik
3.
Keadaan ekonomi yang tidak stabil menyebabkan menurunnya daya beli masyarakat
4.
Konsumen memiliki kekuatan untuk memilih dan menentukan
Total
JUMLAH
0,57 1,00
1,88 3,47
3.2.2.2 Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS) 1. Strength a. Mempunyai outlet lebih dari 700 gerai hampir di seluruh Indonesia
69 Dengan terdapatnya 700 gerai hampir diseluruh Indonesia, PT. Trikomsel Multimedia dapat meraup keuntungan yang cukup banyak dan dapat menjadi salah satu kekuatan bersaing dengan gerai-gerai lainnya. Selain itu dengan terdapatnya 700 gerai, PT. Trikomsel Multimedia telah mampu menjadi salah satu distributor penjual ponsel terbesar yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan hampir di seluruh Indonesia. b. Program pembelian kredit bekerjasama dengan bank-bank besar. Citibank merupakan salah satu bank yang mempunyai nasabah yang cukup besar di Indonesia dari kalangan menengah keatas. Untuk memperluas segmen pasar dan memudahkan pelanggan untuk mendapatkan ponsel, maka PT. Trikomsel Multimedia melakukan kerjasama dengan Citibank untuk memasarkan produk dan mendapatkan keuntungan yang cukup besar dari program Eazy Pay milik Citibank. c. Komitmen yang kuat untuk mengembangkan SDM PT.
Trikomsel
Multimedia
mempunyai
pandangan
dimana
perusahaan dapat maju dan berkembang apabila didukung dengan SDM yang dapat maju dan berkembang. Maka dari itu bagian divisi SDM sangat mementingkan pencapaian kinerja yang optimal melalui pelatihan dan pengembangan karyawan. Dengan adanya pelatihan dan pengembangan para karyawannya, PT. Trikomsel Multimedia mampu meningkatkan kualitas pelayanan dan memperoleh inovasi baru dalam mempromosikan perusahaan kepada pelanggan. d. Harga ponsel yang kompetitif dipasaran
70 PT. Trikomsel Multimedia sangat menjaga persaingan harga dengan para kompetitornya dengan mengambil margin keuntungan yang relatif lebih sedikit Seperti contohnya perbandingan harga ponsel Motorola ROKR E1, pada gerai Sentra Ponsel harga yang ditawarkan senilai Rp.1.680.000,sedangkan di gerai Oke Shop harganya senilai Rp.1.620.000,- (data diambil pada tanggal 13 Oktober 2006). e. Telah menerapkan sistem e-commerce Penjualan yang dilakukan oleh PT. Trikomsel Multimedia tidak hanya melayani penjualan secara tatap muka secara langsung di gerai Oke Shop saja, tetapi juga melalui website www.oke.co.id yang memudahkan pelanggan untuk melakukan transaksi pembelian. Pada website ini pelanggan juga dapat membandingkan fitur-fitur ponsel yang ingin dibeli, sehingga informasi yang ditampilkan cukup untuk meyakinkan pelanggan untuk membeli. Dalam penjualan melalui e-commerce ini PT. Trikomsel Multimedia bekerjasama dengan Citibank dan Visa dalam menangani pembayaran melalui transfer rekening. Dengan adanya e-commerce ini perusahaan dapat meningkatkan penjualan produknya mengingat para pengguna internet di Indonesia sudah mulai berkembang. 2. Weakness a. Kurangnya promosi ke masyarakat Promosi yang dilakukan oleh Trikomsel Multimedia hanya terbatas pada media cetak seperti koran (itupun hanya sebatas pada kolom yang kecil) bila dibandingkan dengan salah satu kompetitornya yaitu SentraPonsel hal ini berbeda jauh, karena promosi yang dilakukan SentraPonsel meliputi
71 iklan yang berkolom besar dan juga iklan di media televisi dan radio yang gencar. Karena hal tersebut masyarakat kurang mengetahui mengenai Trikomsel ataupun OkeShop.
b. Tenaga kerja yang mempunyai dwi-fungsi Di dalam divisi SDM kurang jelas mengenai pembagian tanggung jawab dan wewenang, sehingga sering terjadi karyawan yang mengerjakan dua pekerjaan di dua bidang yang berbeda. Contohnya bagian staff IT yang tengah mengerjakan proyek software dapat diikutertakan kembali kedalam event-event tertentu, terkadang frontliner atau Retail Manager juga mempunyai tugass untuk mengatur persediaan di outlet tempat mereka bekerja. c. Perjanjian kontrak dengan supplier yang relatif lama Salah satu yang menjadi kelemahan PT.Trikomsel Multimedia adalah prosedur perjanjian yang panjang, lama waktunya dan rumit sehingga apabila supplier ingin mendistribusikan produknya menjadi enggan. Selain itu terdapat perjanjian-perjanjian yang tidak menguntungkan pihak supplier/vendor. Seperti contoh peraturan pembatasan pemasangan spanduk atau poster dalam gerai OkeShop terkait dengan luasnya tempat dan banyaknya vendor yang terlibat.
72
Tabel 3.2 Tabel Analisis SWOT – Internal IFAS
Bobot
Rating
Bobot * Rating
0,14
4
0,56
0,13
2
0,24
0,13
2
0,24
0,12
3
0,36
0,13
4
0,52
Kekuatan (Strengths) : 1.
Mempunyai lebih dari 700 gerai hampir di seluruh Indonesia
2.
Program pembelian kartu kredit bekerjasama dengan bank-bank besar
3.
Komitmen yang kuat unutk mengembangkan SDM
4.
Harga ponsel yang kompetitiif dipasaran
5.
Telah menerapkan sistem ecommerce Total
1,92
0,65 Kelemahan (Weakness) : 1.
Kurang dikenal (promosi iklan)
0,13
3
0,39
0,13
2
0,26
0,09
4
0,36
masyarakat 2.
Tenaga kerja yang mempunyai dwifungsi
3.
Perjanjian kontrak dengan supplier yang relatif lama.
Total JUMLAH
0,35 1,00
1,01 2,93
Keterangan untuk tabel 3.2 dan tabel 3.3 : •
Bobot : Semakin besar nilai, maka variabel tersebut semakin penting.
73 •
Rating : 1
= Kurang.
2
= Cukup.
3
= Baik.
4
= Sangat Baik. Setelah mendapatkan hasil dari matriks IFAS dan EFAS maka dapat
digambarkan posisi strategis dengan perhitungan dibawah ini: Posisi X Kekuatan =
1,92
Hasil =
Kekuatan – Kelemahan
=
Kelemahan = 1,01
1,92 – 1,01 = 0,91
Posisi Y Peluang =
1,59
Ancaman = 1,88
Hasil =
Peluang – Ancaman
=
1,59 – 1,88 = - 0,29
Dari tabel 3.2 analisis IFAS dan table 3.3 analisis EFAS dapat diketahui bahwa PT. Trikomsel berada pada posisi kuadran 2 (0,91, -0,29). Angka 0,91 (sumbu X) menunjukkan bahwa PT. Trikomsel Multimedia berada pada posisi kekuatan, sedangkan angka -0,29 (sumbu Y) menunjukkan bahwa PT. Trikomsel
Multimedia
sedang
menghadapi
banyak
ancaman.
74
Opportunity
Weakness
-3
-2
-1
1
2
3
Strengths
(0,91 ; -0,29) -1 -2 -3
Threats
Gambar 3.3 Analisa SWOT PT.Trikomsel Multimedia
75 Tabel 3.3 Matriks SWOT Internal
Strengths
Weaknesses
• Mempunyai outlet lebih • dari
700
gerai
di
Eksternal
iklan) oleh masyarakat •
Indonesia • Program pembelian kredit
bank-bank besar. • Komitmen untuk
yang
Tenaga kerja yang mempunyai dwifungsi
dengan •
bekerjasama
Kurang dikenal (promosi
Perjanjian kontrak yang relatif lama
kuat
mengembangkan
SDM • Harga
ponsel
yang
kompetitif dipasaran • Telah menerapkan sistem e-commerce Opportunities
Srategi SO
•
Kebutuhan
Strategi WO Memanfaatkan Meningkatkan proses
peluang pemasaran
masyarakat akan telepon
dengan pemberian harga genggam semakin
tinggi •
yang lebih kompetitif.
Masih luasnya area
gerai Oke Shop
pasar yang belum dicapai •
Menambah
Berkesempatan
Membangun
pelanggan Meningkatkan promosi melalui media elektronik Melakukan diferensiasi dan inovasi terbaru
kepuasan pelanggan
dalam menciptakan
dengan menyediakan
pelayanan-pelayanan
layanan perbaikan dan
terhadap pelanggan
kemudahan proses
inovasi guna
pembayaran
Meningkatkan pelayanan
dan meningkatkan
untuk melaksanakan
memberikan layanan
kerja
Membangun
76 kepada pelanggan
partnership baik perusahaan lokal maupun internasional
Threats
Strategi ST
•
Banyaknya toko-
Strategi WT Memanfaatkan
peluang pemasaran
toko kecil penjual
dengan menambah gerai ponsel •
Meningkatkan
informasi Experience Customer Strategy dengan baik. Keadaan ekonomi
Mengadakan pelatihan bagi karyawan
penggunaan teknologi
pesaing menerapkan
•
pelayanan pelanggan
Oke Shop
Perusahaan
Meningkatkan
– karyawan.
Meningkatkan promo berhadiah.
Memanfaatkan peluang pemasaran dengan pemberian harga yang lebih kompetitif.
yang tidak stabil menyebabkan menurunnya daya beli masyarakat •
Konsumen memiliki kekuatan untuk memilih dan menentukan.
3.3 Strategi Perusahaan dan Knowledge Goal Dengan visi "to enrich quality of life through multimedia solutions”, PT. Trikomsel Multimedia selalu memberikan pedoman meningkatkan kualitas
77 hidup melalui pemecahan masalah multimedia. Hubungan strategi yang diterapkan perusahaan dengan Knowledge Goal adalah:
78 Strategi Perusahaan 1
Membangun dan meningkatkan kepuasan pelanggan antara lain dengan penyediaan jasa reparasi dan kemudahan proses pembayaran.
2
Membangun jaringan yang luas yang mencakup area vital di Indonesia.
3
Membangun partnership dengan perusahaan ponsel pemegang lisensi.
4
Melakukan diferensiasi dan inovasi terbaru dalam menciptakan pelayananpelayanan terhadap pelanggan.
5
Bekerjasama dengan provider penyedia jasa telekomunikasi local maupun internasional.
6
Penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi proses perusahaan.
7
Evaluasi yang berkelanjutan terhadap kualifikasi dan kinerja karyawan.
8
Penetapan harga yang terjangkau, kualitas tinggi dan layanan yang baik kepada pelanggan.
Normative Knowledge Goal 1. Menciptakan budaya yang peka ilmu pengetahuan. 2. Menciptakan kondisi yang berorientasi ilmu pengetahuan agar tercapai tujuan strategis dan operational perusahaan. 3. Menciptakan keadaan dimana karyawan dapat dengan mudah menyampaikan aspirasi Strategic Knowledge Goal 1. Mengawasi dan mengembangkan trend atau isu yang terjadi, serta mengevaluasi Opportunities dalam rangka meningkatkan kinerja. 2. Menganalisa kebutuhan perusahaan berdasarkan kemampuan Sumber Daya Manusia. 3. Mendayagunakan semua knowledge yang ada untuk menunjang strategi perusahaan dalam mencapai visi dan misi. 4. Membuat sistem dokumentasi yang digunakan untuk mengoptimalkan kinerja. Operational Knowledge Goal 1. Menciptakan sebuah network bagi knowledge worker untuk dapat memfasilitasi knowledge yang terhubung dengan seluruh bagian. 2. Menciptakan dokumentasi dan mengawasi perkembangan potensi setiap Sumber Daya Manusia dari beberapa proyek perusahaan. 3. Mendukung kinerja perusahaan sepenuhnya dengan menjaga terlaksananya sistem kerja khususnya yang berhubungan dengan komputer, aplikasi dan jaringan agar dapat terlaksana dengan baik. 4. Mengolah dan memelihara setiap aset perusahaan yang berhubungan dengan perusahaan. 5. Mengurangi terjadinya pengulangan pekerjaan dan membantu menyelesaikan masalah secara efektif melalui pendokumentasian yang baik.
Gambar 3.4 Strategi Perusahaan dan Strategi Unit
79 3.4 Analisis Knowledge Goal Perusahaan 3.4.1
Normative Knowledge Goal
1. Menciptakan budaya perusahaan yang peka terhadap ilmu pengetahuan. 2. Menciptakan kondisi yang berorientasi ilmu pengetahuan agar tercapai tujuan strategis dan operational perusahaan. 3. Menciptakan keadaan di dalam perusahaan dimana karyawan yang ada dapat dengan lebih mudah menyampaikan aspirasi sehigga kualitas dapat ditingkatkan. 3.4.2
Strategy Knowledge Goal
1. Mengawasi dan mengembangkan trend atau isu yang terjadi berkaitan dengan proses dan sistem, serta mengevaluasi Opportunities dalam rangka meningkatkan kinerja. 2. Menganalisa kebutuhan perusahaan berdasarkan kemampuan Sumber Daya Manusia, sehingga dapat menempatkan knowledge worker dengan lebih efektif dan efisien. 3. Mendayagunakan semua knowledge yang ada di dalam perusahaan untuk digunakan dalam menunjang strategi perusahaan dalam mencapai visi dan misi. 4. Membuat sistem dokumentasi yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja. 3.4.3
Operational Knowledge Goal
1. Menciptakan sebuah network bagi knowledge worker untuk memfasilitasi penuh knowledge yang terhubung dengan seluruh bagian dan kantor cabang .
80 2. Menciptakan dokumentasi dan mengawasi perkembangan potensi setiap Sumber Daya Manusia dari beberapa proyek perusahaan. 3. Mendukung kinerja perusahaan sepenuhnya dengan menjaga terlaksananya sistem kerja khususnya yang berhubungan dengan komputer, aplikasi dan jaringan agar dapat terlaksana dengan baik. 4. Mengolah dan memelihara setiap aset perusahaan yang berhubungan dengan divisi information system dan database milik perusahaan. 5. Mengurangi
terjadinya
pengulangan
pekerjaan
dan
membantu
menyelesaikan masalah secara efektif melalui pendokumentasian yang baik.
3.5 Knowledge Identification Analisa Knowledge identification perusahaan dibagi atas tiga bagian yaitu analisa berdasarkan struktur perusahaan (structural), operasional perusahaan (functional) dan perilaku perusahaan (behavioural). Dimana setiap knowledge yang telah teridentifikasi dibagi menjadi dua jenis knowledge, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. 3.5.1
Structural Knowledge Pembagian knowledge perusahaan secara struktural yang terdapat dibawah ini yang menggambarkan tacit atau explicit knowledge adalah sebagai berikut:
1
Tugas dan wewenang Tugas, tanggung jawab dan wewenang pembagian yang tertulis jelas tetapi kurang lengkap dalam bentuk dokumen. Adapun dokumen tersebut tidak menguraikan secara rinci tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab
81 yang harus dilakukan oleh karyawan. Dokumen tersebut menguraikan sebagian besar tugas dan tanggung jawab tetapi tidak lengkap. Dokumen ini diberikan kepada tiap kepala divisi untuk diberikan kepada karyawan baru secara lisan. Dengan begitu, hasil yang didapatkan kurang maksimal. Mengingat tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan secara lisan tidak dapat diingat secara lengkap oleh karyawan. Dokumen yang diberikan secara lisan merupakan dasar bagi karyawan baru untuk melanjutkan tugas dan wewenang yang diberikan oleh atasan. Jika dokumen ini dapat disimpan didalam database dan ditampilkan melalui komputer, maka dokumen ini akan dapat diakses oleh seluruh karyawan yang mengetahui dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya didalam perusahaan.
3.5.2
Functional Pembagian knowledge perusahaan berdasarkan functional yang terdapat dibawah ini menggambarkan tacit atau explicit knowledge adalah sebagai berikut:
1
Pendokumentasian training Salah satu strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan yaitu dengan meningkatkan kualitas sumber daya yang dimiliki. Salah satu program yang dijalankan perusahaan dalam hal ini yaitu dengan mengirimkan karyawan terpilih untuk mengikuti pelatihan berupa seminar, workshop, ataupun training. Semuanya itu bertujuan untuk meningkatkan kemampuan atau skill karyawan dalam bidangnya masing-masing.
82 Training, workshop ataupun seminar baik yang diselenggarakan oleh perusahaan ataupun pihak luar dapat diikuti oleh setiap karyawan yang terpilih.
Pada
setiap
training,
workshop
ataupun
seminar
yang
diselenggarakan, perusahaan terlebih dahulu melihat pada kebutuhan para karyawan atau pengaruh training tersebut dapat meningkatkan kinerja para karyawannya. Sebelum
mengadakan
training,
workshop
ataupun
seminar,
dibentuklah proposal pengajuan training yang berisi tipe training yang akan diikuti (meliputi; training, workshop ataupun seminar), judul subject tipe training yang diikuti, tanggal berlangsungnya training, siapa pembicaranya, buku tamu yang harus diisi dan biaya yang dibutuhkan. Setelah training mendapatkan persetujuan, training tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan yang telah tertulis didalam proposal. Untuk karyawan-karyawan yang telah mengikuti training di luar perusahaan, dapat ikut memberikan training kepada karyawan lain. Training merupakan salah satu alat perusahaan dalam peran sertanya memfasilitasi peningkatan kemampuan setiap karyawan dan meningkatkan kompetensi karyawan. 2
Pendokumentasian notulen rapat Rapat merupakan suatu media guna mencari suatu tindakan dalam topik yang dibicarakan ataupun evaluasi dari ssetiap kegiatan yang dilakukan perusahaan. Berikut adalah contoh kategori notulen rapat:
•
General meeting
83 Berfungsi untuk membahas masalah-masalah umum ataupun evaluasi kegiatan dan dapat dihadiri oleh karyawan yang terlibat. •
Executive meeting Berfungsi untuk membahas permasalahan yang lebih detail berkaitan dengan strategi yang akan diambil perusahaan agar dapat terus maju dan berkembang. Rapat ini hanya dapat dihadiri oleh kepala-kepala divisi dan manager.
•
Client meeting Dihadiri oleh pihak marketing dan pihak vendor ponsel yang telah bekerja sama dengan perusahaan. Rapat ini membahas tentang kontrak kerja ataupun kebijakan program-program baru yang ditawarkan oleh perusahaan kepada vendor-vendor ponsel.
4 Pembahasan masalah beserta solusinya Selama ini pembahasan masalah beserta solusi yang dilakukan perusahaan hanya berdasarkan perkiraan siapa yang mampu menyelesaikan masalah
tersebut
dan
rekomendasi
karyawan
yang
mampu
menyelesaikannya. Sehingga pembahasan masalah beserta solusi yang dilakukan perusahaan membuat pekerjaan seseorang menjadi terganggu karena sering kali karyawan menanyakan masalah yang sama berulangkali. Biasanya karyawan akan mencari solusi permasalahan yang dihadapi berdasarkan pada topik masalah, dan kemudian memperkirakan siapa yang mampu menyelesaikan masalah tersebut berdasarkan divisi ataupun kemampuan yang dimiliki karyawan terebut. Pembahasan masalah beserta solusi ini berisi informasi tentang gambaran masalah yang terjadi, solusi-
84 solusi atas masalah tersebut dan siapa yang dapat memberikan solusi pemecahan yang terbaik.
3.5.3
Behaviour Selama ini komunikasi antar karyawan yang juga merupakan tacit knowledge masih dilakukan melalui email jika tidak ada kesempatan bagi mereka untuk bertatap muka. Belum ada fasilitas yang dapat menampung aspirasi, ide-ide, pertanyaan, pengalaman, dan knowledge yang memungkinkan karyawan untuk saling berdiskusi kapan saja tanpa harus bertatap muka. Jadi untuk diskusi-diskusi tersebut biasanya dilakukan saat mereka sedang kumpul-kumpul atau saat sedang mengadakan rapat. Diharapkan perusahaan mempunyai sebuah wadah sebagai budaya tanya jawab melalui forum diskusi antar para karyawan baik pada saat jam kerja (berkaitan dengan pekerjaan) maupun pada jam istirahat (tentang apa saja) yang memungkinkan karyawan bertukar ide dan pikiran. Sehingga karyawan terbiasa untuk bertanya jawab dan tidak canggung untuk mengeluarkan ide atau pikiran mereka. Hal lain yang menjadi kebutuhan karyawan sehari-hari adalah informasi eksternal mengenai berita-berita terbaru dunia telepon seluler, seperti misalnya informasi mengenai produk-produk telepon seluler terbaru.
85 3.6
Permasalahan yang dihadapi Dari sistem yang telah ada dan berlangsung, diperoleh permasalahan sebagai berikut: 1. Belum adanya system pendokumentasian yang baik dan terstruktur sehingga segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dimanfaatkan. 2. Kurangnya pengetahuan mengenai lingkungan eksternal seperti produkproduk terbaru yang diluncurkan oleh para vendor, software-software terbaru, berita mengenai perkembangan terbaru dari operator komunikasi seluler dan informasi lain yang berhubungan dengan industri telepon genggam. Hal ini menyebabkan kurang maksimalnya kinerja karyawan dalam aktualisasi informasi. 3. Dokumentasi penyelenggaraan event, permasalahan dan solusi yang pernah terjadi belum terdokumentasi dengan baik sehingga memungkinkan masalah yang sama berulang kembali. 4. Notulen rapat yang belum memiliki format khusus sehingga menyebabkan ketidakjelasan dan antara format notulen rapat yang dibuat oleh karyawan satu dan yang lainnya tidak memiliki keseragaman. 5. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge. 6. Belum adanya fasilitas untuk saling tentang hasil pelatihan karyawan yang didapat dari seminar atau workshop.
86 3.7 Usulan pemecahan masalah Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh PT. Trikomsel, maka kami mengusulkan alternatif pemecahan masalah yang berupa sebuah aplikasi, yaitu aplikasi knowledge repository system yang berfokus pada knowledge management yang dapat memfasilitasi aliran knowledge dalam perusahaan. Aplikasi knowledge management system yang dibuat berfokus pada functional dan behavioral karena dari sisi structural knowledge yang meliputi proses bisnis dan deskripsi kerja telah terdokumentasi dengan baik. Selain itu, melihat fungsi kerja karyawan PT. Trikomsel yang tidak terstruktur dimana mereka mendapatkan pengetahuan dan pengalaman mereka di lapangan atau “learning by doing” yang sampai saat ini masih belum terdokumentasikan dengan baik sehingga proses pembelajaran berjalan tidak lancar. Aplikasi yang dibuat berbasiskan web karena dapat berjalan melalui jaringan komputer internal yang telah ada tanpa harus merubah spesifikasi system
sebelumnya.
System
ini
nantinya
akan
digunakan
untuk
mendokumentasikan knowledge yang ada pada PT. Trikomsel yang nantinya dapat memperlancar aliran knowledge yang berguna dalam mendukung proses pembelajaran karyawan. Sistem aplikasi knowledge management yang kami usulkan adalah sebagai berikut: 1. Sistem
yang
dapat
mengatur
penyimpanan,
pengkategorian,
dan
pengaksesan dokumentasi secara efektif, sehingga memudahkan bagi karyawan dalam mencari dokumen yang diinginkan.
87 2. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan pendistribusian dokumentasi event, permasalahan dan solusi, notulen rapat kedalam format yang jelas dan terstruktur. 3. Sistem yang dapat memfasilitasi komunikasi dan diskusi antar karyawan melalui suatu forum diskusi. 4. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan penyebaran hasil pelatihan dari seminar, workshop dan training. 5. Sistem dengan availability dan accessability tinggi, yaitu dengan memanfaatkan jaringan komputer yang telah ada pada perusahaan.
