Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Untuk Materi e-learning Sebagai Sarana Knowledge Repository dan Knowledge Sharing 1
1
Frans Panduwinata
Universitas Pelita Harapan(
[email protected]) Ringkasan
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat. Pada tulisan ini akan dibahas perancangan sistem manajemen dokumen elektronik untuk materi-materi kuliah e-learning di Faculty Application Services Department Universitas Pelita harapan agar pengelolaan materi-materi tersebut dapat menjadi lebih baik dan efisien sekaligus sebagai sarana knowledge repository dan knowledge sharing. Perancangan sistem dibangun dengan tujuh tahapan implementasi sistem manajemen dokumen, yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original. Kemudian sistem tersebut dimodelkan dengan use case dan activity diagram dengan bantuan software Visual Paradigm for UML (VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Keunggulan dari perancangan sistem ini adalah sistem berbasis web dengan database terpusat yang memungkinkan untuk melakukan collaborative work dalam proses standarisasi materi e-learning. Dengan analisa SWOT, dihasilkan empat hal utama yang harus diperhatikan dalam menerapkan rancangan sistem tersebut, yaitu bandwith, intranet, perubahan budaya dan aturan untuk materi reuseable. Keywords: sistem manajemen dokumen, knowledge repository, knowledge sharing, e-learning
1 Pendahuluan Melalui kemajuan teknologi informasi, proses belajar-mengajar yang lebih dikenal dengan elearning telah membawa dampak perubahan pada proses belajar saat ini. Menurut[8], e-learning adalah proses belajar-mengajar yang dapat dilakukan melalui media elektronik seperti CD-ROM, video conferencing, websites dan e-mail. Dari sisi teknologi, proses belajar-mengajar dapat dilakukan secara jarak jauh maupun sistem online. Oleh karenanya, penyiapan materi dalam bentuk digital menjadi suatu keharusan. Materi-materi tersebut tentu saja disimpan pada media elektronik seperti hard disk dalam komputer. Pengelolaan materi menjadi sangat penting karena selain menyangkut tempat penyimpanan untuk materi juga menyangkut pendapatan kembali (retrieval) materi apabila akan digunakan atau dilakukan pencarian (search) terhadap materi tersebut. Pencarian atau mendapatkan kembali materi yang berjumlah besar akan semakin sulit dan memakan waktu yang lama apabila pengelolaan materi tidak ditangani dengan baik. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem manajemen dokumen untuk mengelola materi dengan lebih baik. Universitas Pelita Harapan (UPH) sebagai insti-
tusi pendidikan tinggi juga mulai menerapkan elearning sejak tahun 2005 dengan menggunakan software moodle. Langkah pertama yang ditempuh adalah mempersiapkan materi e-learning dalam bentuk digital secara bertahap dengan menargetkan kurang lebih lima mata kuliah setiap jurusan untuk setiap semester yang akan berjalan sampai pada akhirnya semua materi akan dirubah ke dalam bentuk digital. Faculty Application Services Department (FASD) adalah salah satu departemen dalam struktur organisasi UPH yang dibentuk untuk menangani pengelolaan materi-materi kuliah e-learning. Departemen ini menerima materi-materi kuliah dari setiap jurusan untuk diproses dan distandarisasi menjadi bentuk digital yang formatnya telah ditentukan oleh UPH, kemudian mendistribusikannya kepada seluruh mahasiswa dalam media CD melalui jurusan. Materi-materi e-learning yang telah distandarkan setiap semesternya sangat menyesuaikan dengan kebutuhan jurusan oleh karena adanya perubahan isi materi maupun perubahan jadwal penawaran mata kuliah akibat perubahan pada kurikulum operasional. Adanya peningkatan jumlah materi-materi digital tersebut menimbulkan kebutuhan untuk mengatur materi-materi digital agar
dapat disimpan dan digunakan kembali secara efisien.
2 Teori
Pengelolaan materi-materi digital yang sekarang dilakukan oleh FASD dirasa kurang efisien baik dari segi pendokumentasian, maupun layanan antara pembuat materi (dosen) dengan pengelola materi (FASD). Di lain sisi terdapat subjek mata kuliah yang digunakan berulang maupun subjek mata kuliah bersifat baru yang cenderung bertambah serta subjek mata kuliah lama yang direvisi.
2.1
Pengertian Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat[3]. Inti pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan terpusat (centralized repository), sebuah medium elekBerhubungan dengan hal tersebut, penerapan tronik tempat penyimpanan (storage) dengan sesistem manajemen dokumen elektronik menjadi ke- buah lokasi storage utama yang mampu menyediabutuhan sebagai upaya untuk merubah cara pe- kan banyak akses ke dalamnya. Sistem manajengelolaan materi-materi digital yang lama ke da- men dokumen pada dasarnya menyimpan informalam pengelolaan yang lebih baik guna meningkatk- si. Sebuah sistem manajemen dokumen menggaan efisiensi penyimpanan dan penggunaan kembali bungkan sekumpulan informasi yang relevan demateri-materi digital tersebut sehingga dapat me- ngan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar nunjang kegiatan e-learning di UPH. muka(interface) yang umum. Manajemen dokumen Tulisan ini akan membahas perancangan sistem dibangun pada central repository dengan menammanajemen dokumen elektronik sebagai sarana bahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi knowledge repository dan knowledge sharing untuk dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan materi-materi kuliah e-learning yang dikelola oleh dari storage dan mendapatkan kembali(retrieval) FASD UPH. Sistem tersebut akan dimodelkan de- dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebungan menggunakan use case dan activity diagram ah sistem yang independen. Menerapkan sebuah sistem manajemen dokudengan bantuan software Visual Paradigm for UML men merupakan sebuah tahap yang penting di da(VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Penerapan sislam sebuah strategi manajemen kualitas akan tetem manajemen dokumen elektronik diharapkan tapi dapat menyebabkan penolakan yang serius dapat : dan bahkan pertentangan dalam organisasi. Untuk mengatasi penolakan ini, banyak organisa1. Mengelola materi-materi digital yang diguna- si memulai dengan penelitian pilot menggunakan kan oleh FASD baik itu untuk penyimpanan dokumen-dokumen yang menurut aslinya dihasilkmaupun penggunaan kembali materi menjadi an pada kertas dan dimana biaya-biaya dan hasilhasil dapat diamati dan diukur. lebih efisien.
2.2 2. Memberikan informasi kepada Ketua Jurusan (Kajur) setiap jurusan mengenai status mata kuliah e-learning mana saja yang aktif atau tidak aktif dan juga informasi status materi e-learning yang mengalami revisi atau tidak. Dan Kajur juga dapat mengetahui materi elearning mana yang baru, revisi atau tidak dipakai lagi dari dosen yang bersangkutan. Informasi tersebut dapat digunakan oleh FASD untuk pengerjaan materi untuk semester selanjutnya.
3. Menghilangkan penggunaan CD untuk pendistribusian materi e-learning kepada mahasiswa yang dapat menghemat biaya pengerjaan untuk materi e-learning. Penggunaan CD diganti dengan akses mahasiswa untuk materi elearning kepada database yang terpusat. Akses tersebut diberikan sesuai dengan dosen yang bersangkutan pada mata kuliah tertentu.
Nilai Tambah pada Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan secara ’cheap and cheerful’, beroperasi pada sejumlah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang sepenuhnya, sistem yang mahal dengan sejumlah fungsi yang besar dan berpotensi menakutkan dalam istilah dampak mereka terhadap proses-proses organisatoris dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi. Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi[6]: 1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu. 2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahanperubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu. 3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen-dokumen.
4. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam groups yang berhubungan dan folders. 5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching). 6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai meta data , seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul. 7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumendokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow. 8. Merubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan scanning. 9. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan dokumendokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca. Pilihan sistem manajemen dokumen adalah mungkin untuk memberikan pengaruh kepada budaya dari organisasi atau, tergantung pada skalanya, mungkin juga hanya mencerminkan budaya yang dominan.
2.3
2.
3.
4.
5.
7. View/download original. Pengguna dapat melihat dokumen dalam format yang dapat dibaca seperti PDF atau dapat men-download file yang dibutuhkan.
2.4
Indexing dan Searching
Dalam membangun sistem manajemen dokumen dibutuhkan suatu indeksasi untuk dokumendokumen untuk kemudian dokumen-dokumen tersebut dapat di-retrieve atau didapatkan kembali melalui mesin pencarian. Beberapa teknik indexing[2], yaitu: 1. Text based index to index the documents. 2. Text based index for descriptions(of ontological nodes, documents). 3. Field based index for meta data(author, date, owner and other attributes).
Tahap Implementasi Sistem Mana- Mesin pencarian menggunakan text based index unjemen Dokumen tuk mencari di dalam dokumen-dokumen dari tempat penyimpanan atau pada deskripsi dokumendokumen tersebut. Hasil pencarian tersebut akan menampilkan hasil berupa daftar dokumendokumen berdasarkan tingkat yang sudah diurutkIdentify content. Mengidentifikasi atribut- an. Bagaimanapun juga kita menggunakan mesin atribut dokumen yang akan dibuat indeks-nya pencarian juga untuk menemukan wujud(entity) ontologi yang spesifik dan kemudian menampilkan dan membuatnya tersedia pada intranet. semua dokumen-dokumen yang berhubungan deDatabase set-up. Menetapkan contoh databa- ngan wujud tersebut. Hasilnya disusun menurut se atau kerangka untuk text database, yang ak- golongan dan disajikan menggunakan konteks onan menyimpan indeks-indeks dari dokumen- tologikal hingga memberikan pengguna informasi dokumen yang diproses. tambahan untuk dokumen-dokumen tersebut (contoh: jika seorang pengguna mempunyai 20 dokuPopulate database. Menjalankan indeksasi dan men sebagai suatu hasil dan dokumen-dokumen mengisi database dengan indeks-indeks dari tersebut terdapat pada kategori yang sama sekadokumen-dokumen yang diproses. li berbeda, pengguna tersebut dapat dengan muIntranet enable/publish. Segera sesudah dah memilih dokumen mana yang diinginkan dedokumen-dokumen diproses dan koneksi in- ngan meng-klik pada bagian kategori. Bagaimanatranet/internet telah dibuat dengan benar, se- pun juga, jika hasil yang ditampilkan cukup besar, buah antar muka dibuat dimana pengguna da- dengan menampilkan konteks-nya pengguna dapat pat memasukkan permintaan pencarian mere- mempersempit pencarian dengan membatasi hasil hanya pada satu atau beberapa kategori lainnya. ka. Indeks meta data juga digunakan untuk menyaring Process search requests. Dengan menggunakan dokumen-dokumen yang ditampilkan pada sebuah kriteria pencarian, text-retrieval engine menja- halaman hasil pencarian. Teknik ini berbeda dalankan sebuah pencarian pada penyimpanan ri teknik sebelumnya hanya dari interpretasi saja, dokumen (document repository). teknik ini menggunakan mekanisme yang sama.
Proses dalam mengimplementasikan sebuah sistem dokumen manajemen dapat dibagi menjadi 7 tahapan[6], yaitu: 1.
6. Present results. Menampilkan hasil-hasil pencarian sesuai dengan yang diminta oleh pengguna. Pengguna dapat melakukan pilihan dari daftar pencarian sampai melihat pada dokumen-dokumen tertentu.
2.5
Sistem Manajemen Dokumen Se- dan bagaimana mereka menjelaskan sesuatu. Para bagai Sarana Knowledge Reposi- ahli bukan tipe orang-orang yang rendah hati atau mudah untuk dimengerti. Kenyataannya, banyak tory dan Knowledge Sharing
Kebanyakan manajemen pengetahuan melibatkan pengetahuan yang berkomunikasi antara orangorang. Tentu saja, pengetahuan tersebut harus dapat diaplikasikan agar dapat berguna. Aplikasi manajemen dokumen yang bersifat kolaborasi meningkatkan komunikasi sehingga memperbolehkan sharing knowledge dalam suatu organisasi[1]. Manajemen dokumen dibuat pada sebuah repository atau tempat penyimpanan dengan menambahkan dukungan untuk retrieval atau mendapatkan kembali dokumen-dokumen di atas sistem yang independen. Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan keseluruhan informasi yang relevan melalui antar muka yang umum, khususnya Web based. WWW(World Wide Web) server adalah komputer yang mempunyai tujuan utama untuk melayani sebagai tempat-tempat penyimpanan untuk dokumen-dokumen, berkas-berkas, foto-foto, gambar-gambar, dan lain sebagainya yang berpotensi untuk menyimpan knowledge; dan untuk membuatnya tersedia bagi yang membutuhkannya melalui intranet/internet[1]. Pengertian WWW ini penting karena untuk menerapkan sistem manajemen dokumen dibutuhkan intranet/internet agar sharing knowledge dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat berlangsung.
2.6
Faktor Manusia
Orang-orang tidak menyediakan banyak waktu atau menunjukkan ketertarikan pada pengkontribusian sebuah dasar pengetahuan. Hal ini tentu saja benar bagi pelaku-pelaku teratas atau mereka yang mempunyai kinerja yang sangat baik. Mereka mengetahui pengetahuan mereka sebagai sesuatu yang mereka punya. Atas dasar apa mereka ingin membaginya? Sebagai tambahan, kebanyakan orang tidak cukup mengetahui untuk membedakan antara apa yang seharusnya dan apa yang tidak seharusnya dibagikan. Meskipun mereka membagikannya, tidak semua yang orang-orang bagikan tersebut adalah sesuatu hal yang berharga. Bagaimanapun juga, jika hanya sedikit saja penyumbang pengetahuan yang mendominasi sebuah knowledge repository, hal ini dapat mengecilkan hati partisipasi dari mayoritas ahli-ahli yang ada di sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam memberi semangat ahli-ahli untuk memberikan kepada inisiatif manajemen pengetahuan, adalah penting untuk ahli-ahli tersebut untuk diperlakukan sebagai layaknya seorang ahli. Hal ini berarti pengakuan dan penghargaan untuk kontribusi yang mereka buat, untuk cara mereka berpikir,
ahli dengan siapa mereka bekerja selama bertahuntahun cenderung bersikap murung dan menjadi gelisah ketika diminta untuk meluaskan pembahasan atau mengulang sesuatu yang sudah mereka jelaskan sebelumnya. Para ahli harus diwawancara, dan pengetahuan yang baru atau yang diperbaharui dari para ahli tersebut harus ditangkap secara rutin untuk menjamin kualitas dan knowledge repository yang dapat diandalkan. Hal ini berarti manajemen pengetahuan perlu untuk diatur dan diungkit(leverage); hal ini hanya dapat dicapai ketika memberikan perhatian kepada sumber terbaik dari pengetahuan, yaitu orang-orang[9].
3 Perancangan Sistem 3.1
Cara Pengelolaan Materi elearning di UPH dan Evaluasi Sistem Sekarang
Cara pengelolaan materi e-learning di UPH yang ditangani oleh FASD ditunjukkan pada gambar 1 Sebelum evaluasi dilakukan, dijelaskan terlebih dahulu mengenai cara pengelolaan materi elearning yang ada di UPH sekarang. Kemudian dilakukan evaluasi terhadap sistem sekarang dengan melakukan wawancara dengan kepala bagian di FASD dan 5 dosen yang terlibat dalam pembuatan materi kuliah e-learning UPH. Subjek wawancara dianggap mewakili karena terlibat aktif dalam kegiatan e-learning di UPH dan menguasai serta menggunakan kecanggihan teknologi komputer seperti menggunakan Microsoft Power Point, Intranet, dan lain sebagainya. Wawancara tersebut berkaitan dengan kelemahan sistem pengelolaan materi kuliah e-learning yang ada sekarang, fitur atau modul apa saja yang diharapkan ada untuk memperbaiki sistem yang lama tersebut dan konsep knowledge management yang menyangkut knowledge sharing dan knowledge repository.
3.2
Perancangan Sistem Manajemen Dokumen
Perancangan sistem manajemen dokumen yang dibuat mengacu pada 7 tahapan implementasi sistem manajemen dokumen yang telah dibahas sebelumnya. Dibawah ini merupakan gambar rancangan relasi tabel yang dibuat.
Tabel 1: Perbandingan Sistem Sekarang dan Usulan Sistem Baru Berdasarkan Tahapan Implementasi Sistem Manajemen Dokumen
Dibawah ini merupakan contoh use case diagram untuk FASD Staff
Gambar 1: Activity Diagram untuk Pengelolaan Materi e-learning Gambar 3: Dibawah ini merupakan contoh use case diagram untuk FASD Staff
4 Analisa Perancangan Sistem Manajemen Dokumen
Gambar 2: Relasi Antar Tabel
Usulan sistem baru berdasarkan tahapan implementasi sistem dokumen manajemen diatas dibandingkan dengan sistem sekarang yang ditunjukkan oleh tabel 1 dibawah ini.
Perancangan sistem manajemen dokumen yang dibuat, dianalisa dengan menggunakan analisa SWOT yang terdiri dari Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats. Strengths dan Weaknesses merupakan faktor dalam (internal) sedangkan Opportunities dan Threats merupakan faktor luar (eksternal) untuk sistem yang dibuat. Kemudian analisa dilanjutkan dengan matriks internal dan eksternal (IE) yang digunakan untuk memperoleh strategi bisnis ditingkat korporat dan matriks SWOT untuk memperoleh alternatif strategi yang dapat dijadikan pilihan oleh UPH dalam menerapkan sistem usulan yang telah dibuat. Kedua matriks tersebut dibuat berdasarkan analisa SWOT sebelumnya. Menurut [8], pembobotan masing-masing faktor strengths, weaknesses, opportunities dan threats di-
Tabel 3: TABLE I. Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Strategi yang didapat pada matriks IE tersebut adalah sel yang ke-V, yaitu strategi growth atau stability[8], dimana strategi ini sesuai untuk UPH yang penerapan sistem e-learning-nya masih dalam tahap perkembangan sehingga UPH harus relatif lebih defensif dalam arti menstabilkan sistem e-learning-nya. Usulan sistem baru yang telah dibuat juga diharapkan dapat mendukung sistem elearning tersebut.
Gambar 4: Activity Diagram untuk Sistem Baru Secara Keseluruhan
berikan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting). Semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00 (dengan pengelompokkan strengths dan weaknesses dengan skor total 1,00 serta opportunities dan threats dengan skor total 1,00). Sedangkan rating masingmasing faktor tersebut mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor). Variable yang bersifat positif (semua variablel yang masuk kategori strengths) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Pembobotan strengths dan weaknesses ditunjukkan dengan matriks faktor strategi internal (IFAS) (tabel 2) sedangkan opportunities dan threats ditunjukkan dengan matriks faktor strategi eksternal (EFAS) (tabel 3).
Tabel 2: TABLE I. Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS)
Gambar 5: Matriks IE
Strategi yang didapat pada matriks IE tersebut adalah sel yang ke-V, yaitu strategi growth atau stability[8], dimana strategi ini sesuai untuk UPH yang penerapan sistem e-learning-nya masih dalam tahap perkembangan sehingga UPH harus relatif lebih defensif dalam arti menstabilkan sistem e-learning-nya. Usulan sistem baru yang telah dibuat juga diharapkan dapat mendukung sistem elearning tersebut. Kemudian selanjutnya dibuat matriks SWOT (gambar 6) untuk menampilkan alternatif strategi dari analisa SWOT diatas. Alternatif strategi tersebut meliputi empat kemungkinan[8], yaitu strategi SO (menggunakan seluruh kekuatan untuk memanfaatkan peluang), strategi ST (menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman), strategi WO (pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada) dan strategi WT (bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman).
dokumen dirancang dengan tujuh tahapan implementasi, yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original. Kemudian sistem dimodelkan dengan menggunakan use case dan activity diagram dengan bantuan software Visual Paradigm for UML (VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Beberapa keunggulan dari rancangan sistem manajemen dokumen yang telah dibuat: 1. Adanya collaborative work antara dosen, kajur, CDO dan staf FASD dalam proses pengerjaan materi e-learning. Gambar 6: Matriks SWOT Melalui matriks IE dan matriks SWOT diatas, UPH dapat mengambil tindakan defensif dan memilih alternatif-alternatif strategi yang ditunjukkan pada matriks SWOT diatas. Alternatif-alternatif strategi tersebut berupa memanfaatkan collaborative work antara dosen, kajur, CDO dan staf FASD untuk mempermudah proses standarisasi materi kuliah e-learning, perubahan budaya kerja agar pengguna dapat terbiasa menggunakan sistem manajemen dokumen yang berbasis web, menambah bandwidth untuk mendukung intranet dan aliran data dalam melakukan download file materi kuliah elearning sehingga penggunaan CD materi e-learning dapat dihilangkan, dan mengadakan pelatihan mengenai intranet khususnya moodle yang digunakan sebagai antar muka aplikasi sistem yang diusulkan. Semua alternatif strategi diatas dapat dipilih sendiri oleh UPH dalam menerapkan sistem manajemen dokumen yang dibuat. Bandwidth, intranet, perubahan budaya kerja dan penetapan aturan atau policy yang jelas untuk penggunaan kembali (reuseable) materi e-learning oleh orang lain antar sesama pembuat materi merupakan empat hal utama yang penting dalam menerapkan sistem manajemen dokumen yang dibuat sebagai sarana knowledge repository dan knowledge sharing untuk materi-materi kuliah digital e-learning. Dan pada akhirnya sistem manajemen dokumen tersebut dapat mendukung suksesnya kegiatan e-learning di UPH.
5 Kesimpulan UPH sebagai institusi pendidikan tinggi yang sedang mengembangkan proses belajar mengajar e-learning mengalami kendala dalam mengatur materi-materi kuliah digital-nya, dimana semakin banyaknya jumlah materi-materi tersebut setiap tahunnya. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem manajemen dokumen elektronik yang mampu mengatasi kendala tersebut. Sistem manajemen
2. Kegiatan e-learning di tiap jurusan dapat dipantau oleh masing-masing Kajur. 3. Materi kuliah dapat di-reuseable atau digunakan kembali oleh orang lain atau mata kuliah lain. 4. Database yang terpusat sehingga backup data lebih mudah dan konsistensi data tetap terjaga. 5. Sistem berbasis web sehingga dapat diakses kapan saja dan tidak bergantung pada FASD staf. Strategi yang diusulkan berdasarkan analisa SWOT, matriks IE dan matriks SWOT untuk UPH dalam proses perkembangan e-learning-nya adalah strategi growth atau stability, dimana UPH harus lebih defensif dengan menstabilkan sistem e-learning-nya yang memperhatikan empat hal utama yang penting, yaitu 1. Bandwidth untuk mendukung intranet dan aliran data dalam melakukan download dan upload file materi kuliah e-learning. 2. Pelatihan mengenai intranet khususnya moodle yang digunakan sebagai antar muka aplikasi sistem yang diusulkan. 3. Perubahan budaya kerja agar pengguna dapat terbiasa menggunakan sistem yang berbasis web. 4. Penetapan aturan atau policy yang jelas untuk penggunaan kembali (reuseable) materi elearning oleh orang lain antar sesama pembuat materi.
Pustaka [1] Hobsons MBA Central Glossary. 2005. [2] Clarence SW Lau dan Ying K Leung Curtis HK Tsang. bject-Oriented Technology from Diagram to Code with Visual Paradigm for UML. McGraw-Hill Education, 2005.
[3] Elias M Awad dan Hassan M. Ghazir. Knowledge Management. New Jersey, Pearson Education, Inc, 2004. [4] Iulian Ciorascu dan Kilian Stoffel Eric simon. [An Ontological Document Management System. 2007. [5] http://www.expresscomputeronline.com/ 20030908/techspace01.shtml. Quick and easy document indexing. [1]2003. [6] http://www.mindtools.com/pages/article/ newTMC_05_1.htm. Mind tools ltd. Technical report, 1995-2010. [7] http://www.quickmba.com/strategy/swot/. Quickmba. 2010. [8] http://www.techscribe.co.uk/techw/indexing _technical_documents.htm. Indexing technical documents. Technical report, 2009. [9] dan Rajiv Sabherwal Irma Becerra-Fernandez, Avelino Gonzalez. Knowledge Management Challenges, Solutions, and Technologies. New Jersey, Pearson Education, Inc, 2004. [10] Ashok Jashapara. Knowledge Management An Integrated Approach, London. Pearson Education, Inc, 2004. [11] Freddy Rangkuti. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Utama, 2006.
