BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci Yayasan Dewi Adhi Suci didirikan pada tahun 1985 oleh H.Abdul Madjid, SPK yang merupakan pimpinan sekaligus pemilik dari usaha ini. Dalam pelaksanaannya Yayasan Dewi Adhi Suci bergerak dalam pelayanan kesehatan seperti Poliklinik Umum dan Rumah Bersalin. Poliklinik-poliklinik Yayasan Dewi Adhi Suci yang bernaung di dalam organisasi “ Dewi Adhi Suci Group” adalah : 1. Rumah Bersalin Dewi Adhi Suci adalah poliklinik pertama yang didirikan oleh Yayasan Dewi Adhi Suci pada tahun 1985 yang terletak di Desa Telaga Murni RT.01 RW.01 Kecamatan Cikarang Barat, Kabupaten Bekasi, Telp.0218900266. 2. Poliklinik Dewi Adhi Suci II didirikan pada tahun 1995 terletak di Desa Simpangan Kp.Cibeber RT.002/04 Cikarang Utara Kabupaten Bekasi, Telp.0218903195
Pada tahun 2004 dengan suran izin nomor : 503/617/Dinkes/RB/2004 dan surat izin nomor : 503/994/Dinkes/BP/2004 Rumah Bersalin dan Poliklinik tersebut digabung menjadi satu tempat dan secara bersamaan namanya berubah menjadi Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci yang beralamatkan di Jl. Imam Bonjol No : 01 Bojong Koneng, Cikarang Barat - Bekasi.
57
58 3.1.1 Fasilitas Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci memiliki fasilitas pelayanan seperti :
Pemeriksaan Dokter Umum (Poli umum 24 Jam)
Pemeriksaan Dokter Gigi (Poli Gigi)
Praktek Dokter Spesialis Kandungan dan Radiologi
USG Kandungan
Bidan jaga 24 Jam
Pemeriksaan Kehamilan
Persalinan
Layanan KB
Imunisasi/Tindik
Pelayanan Kecelakaan Kerja
Pelayanan Gawat Darurat/Emergency
Bedah Minor (Operasi Kecil)
Fisioterapi
One Day Care Pelayanan operasi kecil / ringan tanpa perlu rawat inap di rumah sakit
Home Visit
Medical Check up Calon Karyawan
Radiologi (Rontgen)
Laboratorium Klinik
Sewa Mobil Ambulance 24 Jam
59 3.1.2 Sarana dan Prasarana Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci memiliki sarana dan prasarana, diantaranya :
Gedung / bangunan milik sendiri
Letak di depan jalan raya utama Bekasi, transportasi mudah untuk dijangkau
Mobil Ambulance
Halaman parkir cukup memadai
Line telepon dan Line fax
Air dan penerangan yang cukup memadai
3.1.3 Visi Rumah Bersalin Dewi Adhi Suci bertekad untuk menjadi institusi pelayanan kesehatan yang berkualitas, terkemuka di wilayah
Bekasi serta bertaraf
internasional.
3.1.4 Misi Melaksanakan upaya terencana, berkesinambungan bertahap, periodik, dan dipertanggung jawabkan secara professional, efektif, efisien, dan modern demi kepuasan pengguna jasa.
3.1.5 Motto “ Kesehatan Anda adalah prioritas kami “
60 3.1.6 Tujuan a. Membantu Pemerintah Kabupaten Bekasi khususnya dalam memberikan pelayanan kesehatan masyarakat dalam bentuk Rumah Bersalin dan Poliklinik Umum. b. Memenuhi permintaan masyarakat Kecamatan Cibitung, Cikarang dan sekitarnya yang menginginkan adanya balai pelayanan kesehatan umum yang berlokasi dekat dengan tempat tinggal mereka dan harganya terjangkau. c. Membantu pemerintah dalam hal penyediaan lapangan pekerjaan terutama dalam bidang medis, paramedis dan tenaga lain. d. Menciptakan
pemerataan
pelayanan
kesehatan
khususnya
wilayah
Kecamatan Cibitung, Cikarang dan sekitarnya. e. Mewujudkan cita-cita luhur Yayasan Dewi Adhi Suci untuk memberikan pelayanan
kesehatan
masyarakat
secara
paripurna
dengan
mempertimbangkan profesionalisme investasi di bidang kesehatan.
3.2 Struktur Organisasi Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci bernaung di bawah Yayasan Dewi Adhi Suci Group yang dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang juga sebagai pemilik Yayasan Dewi Adhi Suci. Di bawah ini gambaran lengkap struktur organisasi Yayasan Dewi Adhi Suci.
61
62 3.2.1 Tugas dan Wewenang Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian sesuai keputusan yang telah ditetapkan dalam Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. 1. Yayasan Dewi Adhi Suci Merupakan wadah yang menaungi Rumah Bersalin dan Praktek Dokter milik Yayasan Dewi Adhi Suci.
2. Direktur Utama Adapun tugas direktur utama sebagai berikut : •
Memimpin seluruh jajaran Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
•
Merumuskan kebijakan-kebijakan dan melakukan perubahan yang dianggap perlu.
•
Mengkoordinasikan, membina dan mengawasi pelaksanaan tugas Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
3. Divisi Keuangan •
Bertanggung jawab atas seluruh laporan dan informasi keuangan di Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
•
Mengontrol proses pencatatan pembukuan
•
Membuat rencana keuangan, yaitu pengadaan dan penggunaan dana
•
Membawahi dua unit, yaitu :
63 o Unit keuangan o Unit pembukuan
4. Divisi Administrasi dan Personalia •
Mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan administrasi Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
•
Memberikan pelayanan kesekretariatan keuangan, akuntansi dan administrasi kepada semua satuan oraganisasi di lingkungan Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
•
Membawahi empat unit, yaitu : o Unit Human Resource Development o Unit Umum o Unit Logistik o Unit Pemeliharaan Sarana
5. Divisi Medis •
Bertanggung jawab atas penyimpanan dan kerahasiaan data pribadi serta rekam medis pasien Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
•
Membawahi semua dokter, bidan dan perawat yang ada di Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
•
Bertanggung jawab untuk melakukan bimbingan pelaksanaan dan pelayanan medis kepada pasien
64 •
Mengkoordinasikan kebutuhan fasilitas dan kebutuhan pelayanan medis
•
Membawahi tiga unit, yaitu : o Unit Pelayanan Medis o Unit Penunjang Medis o Unit Pelayanan Keperawatan
3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan Tata laksana dalam Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci sampai saat ini masih dilakukan dengan pembukuan manual secara komprehensif. Berikut prosedur-prosedur yang diterapkan pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
3.3.1 Prosedur Instalasi Kamar Bersalin (IKB) Pasien yang akan melakukan persalinan di instalasi kamar bersalin harus mendaftar di bagian administrasi terlebih dahulu. Pasien juga diwajibkan untuk memilih dalam proses persalinan yang akan dijalani. Proses persalinan yang terdapat di Rumah bersalin ini dapat dibagi menjadi : Tabel 3.1 Tarif Jenis Pelayanan Persalinan di Instalasi Kamar Bersalin No 1
Jenis Pelayanan Partus Normal
Tarif Rp
Keterangan
900,000 Bidan
Rp 2.000.000 Dokter Spesialis Obgins
65 2
Curretage
Rp 1,800,000 Dokter Spesialis Obgins
3
Vacum
Rp 2,000,000 Dokter Spesialis Obgins
4
USG tanpa print
Rp
145,000 Dokter Spesialis Obgins
5
USG dengan print
Rp
165,000 Dokter Spesialis Obgins
Catatan : tarif tersebut sudah termasuk jasa dan biaya penggunaan alat – alat medis. Dari tarif tersebut, prosedur pembayaran instalasi kamar bersalin dapat disisipkan dalam prosedur pembayaran bagi pasien rawat inap.
3.3.2 Prosedur Rawat Inap pada Pasien Pasien yang dirawat pada instalasi rawat inap harus terdaftar terlebih dahulu sebagai pasien Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Bila pasien belum mempunyai kartu berobat pasien, maka mereka harus mendaftarkan diri di tempat pendaftaran pasien/TPP. Setelah mengisi formulir, pasien mendapatkan kartu berobat dan kemudian mendaftarkan diri di bagian administrasi untuk melakukan rawat inap. Bagian administrasi di instalasi rawat inap biasanya menerima pasien dari instalasi gawat darurat atau instalasi kamar bersalin. Pasien harus menunjukkan kartu berobat dan membawa surat pengantar rawat inap dari dokter. Berdasarkan surat pengantar tersebut, bagian administrasi akan memberikan nomor opname dan kamar rawat inap kepada pasien. Tanpa surat pengantar rawat inap bagian administrasi tidak dapat memberikan nomor
66 opname dan kamar kepada pasien. Selama kamar inap masih tersedia, pasien dapat memilih kamar sesuai dengan kelas yang mereka inginkan. Berikut kelas – kelas yang tersedia pada Rumah Bersalim dan Praktek Dokter Dewi Adhi Suci : Tabel 3.2 Daftar Kelas Rawat Inap RB dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci No 1
Kelas Ruang/TT III
3 TT
Tarif
Keterangan
Rp 60,000 Tempat Tidur, Sofa, Kamar Mandi Tempat Tidur, Sofa, Kamar Mandi,
2
II
1 TT
Rp 100,000 AC Tempat Tidur, Sofa, Kamar Mandi,
3
I
1 TT
Rp 150,000 AC, TV Berwarna
Nomor opname dan kamar yang nantinya ditempati oleh pasien akan dicatat oleh bagian administrasi. Kemudian berkasnya akan diproses bersama jenis pelayanan yang pasien terima pada saat proses rawat inap. Tabel 3.3 Biaya Jenis Pelayanan/Jasa Medis pada Kelas Rawat Inap Jenis Pelayanan /
Kelas
No
Keterangan Jasa
III
II
I
Visit Dokter 1
2
Spesialis
Maksimal Rp 30,000
Rp 45,000
Rp 55,000
2x sehari
Konsul Dokter
Maksimal
Spesialis
1x sehari
67
3
1.Konsul aktif
Rp 30,000
Rp 45,000
Rp 55,000
2.Konsul Pasif
Rp 25,000
Rp 30,000
Rp 35,000
Rp 10,000
Rp 12,000
Rp 15,000
Visit / Konsul Dokter Umum
Maksimal 1x sehari, diluar jam kerja dengan status jaga malam
Perpaduan antara jenis pelayanan diatas dan jenis ruang inilah yang akan mempunyai andil dalam perumusan jumlah tagihan untuk si pasien.
3.3.3 Prosedur Pembayaran Bagi Pasien Rawat Inap Pasien harus melunasi semua pembayaran di bagian kasir. Pembayaran ini meliputi biaya kamar, kunjungan atau tindakan dokter, penggunaan alat atau fasilitas medis lain (laboratorium, radiologi, dan lain-lain), biaya obat – obatan, dan sebagainya. Biaya penggunaan pelayanan dan penunjang medis selama rawat inap akan menentukan jumlah yang harus dibayar. Sebelum pasien dirawat inap, pihak rumah sakit akan meminta uang muka atau jaminan atau deposit kepada pasien sebesar Rp. 300.000,-. Tagihan terhadap pasien diperbaharui setiap saat terjadi transaksi, misalnya tindakan medis, pembelian obat ataupun transaksi lainnya. Bila uang atau deposit yang ditinggalkan pasien
68 sudah hampir melewati tagihan, pihak rumah sakit akan memberitahu kepada pasien agar membayarkan sejumlah uang lagi. Bila pasien sudah selesai di rawat inap dan uang yang dibayarkan melebihi jumlah tagihan, maka kelebihan uang akan dikembalikan kepada pasien.
3.3.4 Prosedur bagi Pasien Pemeriksaan Rutin Pasien yang akan berobat, harus terdaftar pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Jika pasien belum terdaftar, maka pasien harus mendaftarkan diri di tempat pendaftaran pasien. Kemudian pasien ke bagian administrasi untuk memilih dokter umum atau spesialis kandungan. Dan pasien akan mendapatkan nomor urut antrian berobat. Adapun tarif jasa pelayanan medis rawat jalan adalah sebagai berikut :
Tabel 3.4 Tarif Pelayanan/Jasa Medis pada Rawat Jalan Jenis No
Kelas Keterangan
Pelayanan / Jasa
Umum
Perusahaan
Asuransi
Klinik 1
Umum
Rp 25,000
Rp 25,000
Rp 25,000 Dokter Umum
Rp 75,000
Rp 60,000
Rp 60,000 Dokter Spesialis
Rp 12,000
Rp 10,000
Rp 10,000 Bidan
Klinik 2
Spesialis Klinik
3
Kebidanan
69 4
UGD
Rp 20,000
Rp 20,000
Rp 20,000 Dokter Umum
Catatan : tarif tersebut belum termasuk tarif tindakan medis
3.3.5 Prosedur Pembayaran Bagi Pasien Pemeriksaan Rutin Pasien harus melunasi semua pembayaran di bagian kasir. Pembayaran ini dapat mencakup pembayaran jasa medis (dokter / bidan) yang digunakan, pembayaran tarif laboratorium atau radiologi yang digunakan pasien.
70 3.4 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.1 Diagram Konteks
Pemberian Fasilitas Rawat Inap
Pasien
Pemberian Pelayanan Persalinan Pemberian Pelayanan Pemeriksaan Rutin
Konfirmasi Persetujuan Pembayaran Registrasi Data Data Reservasi Pembayaran
Lap. Pelayanan Perawatan Rawat Inap
Pemberian Invoice Pembayaran
Lap. Pelayanan Instalasi Kamar Bersalin
Lap. Pendataan Pasien
Tanda Terima Pembayaran
Lap. Pelayanan Perawatan Rutin
Manager
0.0 Sistem pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
Tagihan
Pemeriksaan Rutin
Pembayaran
Tagihan
Pembayaran Penerimaan Pembayaran Rawat Inap & Instalasi Kamar Bersalin
Tagihan
Penerimaan DP
Penerimaan Pelunasan
Ruang Rawat Inap
Penerimaan Pembayaran Pemeriksaan Rutin
Instalasi Kamar Bersalin
Kasir
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan
71 3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol S istem yang Sedang Berjalan
72 3.5 Definisi Sistem 3.5.1 Fact Finding Techniques Seorang database developer biasanya menggunakan beberapa factfinding techniques dalam pembuatan proyek database. Ada 5 macam teknik yang digunakan, yaitu : 1) Examining documentation 2) Interviewing 3) Observing the enterprise in operation 4) Research 5) Questionnaires Pada pembuatan aplikasi ini, hanya digunakan 4 macam teknik factfinding.
3.5.1.1 Examining Documentation Examining documentation digunakan untuk menyediakan data/informasi Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci yang dibutuhkan untuk membuat sistem sebagai bahan pertimbangan
untuk
menyelesaikan
masalah.
Macam-macam
dokumentasi yang harus di pelajari adalah sebagai berikut : Tujuan Dokumentasi
Contoh sumber
Mendefinisikan masalah dan
Employee/patient complaint,
kebutuhan database
performance review/reports
Mendefinisikan sistem yang
daftar informasi mengenai
73 Tujuan Dokumentasi sedang berjalan
Contoh sumber pasien, pemeriksaan rutin, ruang rawat inap, instalasi kamar bersalin dll.
3.5.1.2 Interviewing Interviewing adalah salah satu teknik yang paling sering digunakan, untuk mengumpulkan informasi secara individu (faceto-face).
3.5.1.3 Observing the Enterprise in Operation Observation adalah salah satu teknik yang paling efektif untuk memahami sistem. Teknik ini memungkinkan developer untuk ikut berpatisipasi, atau melihat secara langsung, karyawan yang sedang melakukan aktifitasnya untuk mempelajari jalannya sistem.
74 3.5.2 Mission Statement Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisa dan merancang sistem pendaftaran pasien, pembayaran, ketersedian ruang rawat inap dan jadwal dokter pada Instalasi Kamar Bersalin dan Pemeriksaan Rutin Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
3.5.3 Mission Objective a.
Mengelola (insert, update) data pasien
b.
Mengelola (insert, update) data pemeriksaan rutin (imunisasi, KB, kehamilan)
c.
Mengelola (insert, update) data ruang rawat inap
d.
Mengelola (insert, update) data instalasi kamar bersalin
e.
Mengelola (insert, update) data tagihan
f.
Mengelola (insert, update) data pembayaran
g.
Mengelola (insert, update) jadwal praktek dokter / bidan dan shift jaga dokter / bidan / perawat
3.5.4 System Boundary System boundary digunakan untuk menggambarkan sistem yang kompleks lalu memisahkannya menjadi sub-sistem yang cakupannya lebih kecil. System boundary dibatasi dengan garis yang mengelilingi sistem yang akan dianalisis dan akan dikembangkan. Ini berguna untuk merepresentasikan system boundary secara grafik dibandingkan mendeskripsikannya dengan tulisan.
75
Keuangan
Payroll
Pasien
Karyawan
Penunjang Medis (Lab, Radiologi, Apotik)
Instalasi Kamar Bersalin
Keperawatan
Poliklinik
Pemerikasaan Rutin
Ruang Rawat Inap
UGD
Logistik
Gambar 3.4 System Boundary pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci
Dari gambar 3.4, maka system boundary yang akan dianalisis dan dikembangkan adalah bagian Pemeriksaan Rutin, Instalasi Kamar Bersalin, Ruang Rawat Inap dan Pasien. Dalam hal ini bagian Keuangan, Rawat Jalan, Logistik,
Karyawan,
Payroll,
Penunjang
Medis,
UGD,
Keperawatan
merupakan diluar cakupan batasan masalah yang penulis analisa dalam kegiatan aktifitas detail dan proseduralnya.
76 3.5.5 Analisa User View Fungsi analisa user view adalah untuk membuat user’s requirements specification yang mendeskripsikan data secara detail untuk disimpan ke dalam database dan bagaimana data tersebut digunakan. Dibawah ini akan diperlihatkan referensi silang dari user view dengan jenis-jenis data utama yang sudah di identifikasi pada database Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Tabel 3.5 Major User Views pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci Data
Access Type
Karyawan
Maintain
Manager
Administrasi
Kasir
Query Report Pelayan Medis
Maintain
x
Query
x
Report Pasien
x x
Query
x x
x
Maintain
x
Query
x
Report Tagihan
x
Maintain
Report Pelayanan Medis
x
x
x
Maintain
x
Query
x
Report
x
x
x
77 Pembayaran
Maintain
x
Query
x
Report Jadwal
x
x
x
Maintain
x
Query
x
Report
x
Tabel 3.6 Referensi Silang User View dari Tipe Data Utama Data
Manager
Administrasi
Kasir
Karyawan
x
Pelayan Medis
x
x
Pasien
x
x
Pelayanan Medis
x
x
Tagihan
x
x
x
Pembayaran
x
x
x
Jadwal
x
Berdasarkan hasil analisa user view pada tabel 3.1 dan tabel 3.6 maka user view yang digunakan pada perancangan sistem basis data ini hanya satu user view saja yakni Karyawan View.
78 3.6 User Requirements Specifications Pada sub-bab ini mendeskripsikan data yang dibutuhkan dan transaksi yang terjadi pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Manager Divisi Medis menginginkan sebuah aplikasi desktop yang dapat menyimpan data pasien, pemeriksaan rutin seperti KB, imunisasi, dan cek kehamilan, data persalinan dan curette pada instalasi kamar bersalin dan juga transaksi pembayaran yang terjadi pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Koleksi data dari database yang sekarang dan penjelasan terperinci dari hasil wawancara dengan Manager Divisi Medis Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci, merupakan andil utama dalam transformasi sistem basis data yang ada.
3.6.1 Data Requirements Data yang dibutuhkan dalam operasional Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci antara lain sebagai berikut : a. Pelayan Medis Sebagai orang yang melayani pasien, data yang dibutuhkan seperti kode dokter/bidan/perawat, nama lengkap, alamat, nomor telepon, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, latar belakang pendidikan dan lain sebagainya.
b. Pasien Data yang dibutuhkan dari seorang pasien antara lain,kode pasien, nama lengkap, umur, alamat, nomor telepon, jenis kelamin, usia, tanggal lahir, nama serta alamat lengkap orang tua/suami/istri/orang sebagai penanggung jawab.
79 c. Karyawan Orang yang melayani di bagian kasir dan administrasi. Data yang diperlukan dari karyawan seperti kode karyawan, nama lengkap, alamat, nomor telepon, jenis kelamin, usia, tempat tanggal lahir, latar belakang pendidikan.
d. Pelayanan Medis Merupakan jasa yang diberikan kepada pasien Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Pelayanan medis ini mencakup instalasi kamar bersalin, pemeriksaan rutin dan ruang rawat inap.
e. Tagihan Merupakan kalkulasi dari biaya-biaya instalasi kamar bersalin, rawat inap pra atau pasca persalinan ataupun pemeriksaan rutin yang dibebankan kepada pasien.
f. Pembayaran Merupakan data hasil transaksi pasien yang telah melakukan pembayaran tagihan yang telah diberikan.
g. Jadwal Pembagian dokter/bidan.
shift
kerja
dokter/bidan/perawat
dan
jadwal
praktek
80 3.6.2 Transaction Requirements Transaksi di bawah ini sangat memerlukan informasi yang tepat untuk memudahkan para karyawan untuk mengatur dan melihat kegiatan keseharian yang berlangsung di Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci untuk dipertanggung jawabkan pada saat laporan bulanan.
1. Data Entry a. Mengelola
insert
detail
data
dari
formulir
pengisian
pasien
(Administrasi) b. Mengelola insert detail data kamar rawat inap yang digunakan ataupun tidak (Administrasi) c. Mengelola insert detail data imunisasi, pemeriksaan KB, cek kehamilan pada pemeriksaan rutin (Administrasi) d. Mengelola insert detail data dari pembayaran instalasi kamar bersalin, rawat inap pasca persalinan dan pemeriksaan rutin (Kasir) e. Mengelola insert detail data dari pelunasan pembayaran, pengembalian kelebihan pembayaran (Kasir)
2.
Data Update a. Mengelola update detail data dari formulir pengisian pasien (Administrasi) b. Mengelola update detail data kamar rawat inap yang digunakan ataupun tidak (Administrasi)
81 c. Mengelola update detail data imunisasi, pemeriksaan KB, cek kehamilan pada pemeriksaan rutin (Administrasi) d. Mengelola update detail data dari pembayaran instalasi kamar bersalin, rawat inap pasca persalinan dan pemeriksaan rutin (Kasir) e. Mengelola
update
detail
data
dari
pelunasan
pembayaran,
pengembalian kelebihan pembayaran (Kasir) f. Mengelola update detail data dari tarif jasa medis (Administrasi)
3. Queries a. Membuat daftar laporan dari detail penggunaan instalasi kamar bersalin, ruang rawat inap per hari (Administrasi) b. Membuat daftar laporan dari detail penggunaan instalasi kamar bersalin, ruang rawat inap per bulan (Administrasi) c. Membuat daftar laporan dari detail data imunisasi, cek kehamilan, pemeriksaan KB per bulan (Administrasi) d. Membuat daftar laporan dari detail penerimaan pembayaran per bulan (Kasir).
3.6.3 General Sistem Requirements Spesifikasi sistem harus menguraikan semua fitur-fitur penting pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. Tipe fitur yang harus diuraikan pada spesifikasi sistem meliputi :
82 1. Initial database size a) Ada sekitar 30 orang karyawan dan dokter yang bekerja di Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci. b) Dari 30 orang karyawan dan dokter yang bekerja dalam satu hari dibagi menjadi 3 shift. Yang masing – masing shift berdurasi 8 jam. c) Pada shift I (06.20-14.00) terdiri dari 12 karyawan dan dokter. pada shift II (14.20-22.00) terdiri dari 12 karyawan dan dokter. pada shift III (22.20-06.00) terdiri dari 6 karyawan dan dokter. d) Jumlah kamar rawat inap yang tersedia ada 12 kamar, terdiri dari :
Kelas I
= 3 kamar
Kelas II
= 4 kamar
Kelas III
= 5 kamar
e) Untuk jumlah pasien yang sudah terdaftar dalam pembukuan hampir mencapai 1000 pasien untuk Rumah Bersalin dan Praktek Dokter. Yang terdiri dari 650 pasien bersalin dan 350 pasien umum.
2. Database rate of growth a) Rata-rata jumlah pasien baru tiap bulan ada sekitar 2-5 orang. b) Pembelian jumlah alat medis baru tiap bulannya sekitar ± 3% c) Pembelian persediaan jumlah obat tiap bulannya sekitar ± 1%
3. The types and average number of record searches a) Pengecekan laporan harian dilakukan pada setiap pergantian shift kerja. b) Pengecekan laporan bulanan dilakukan setiap tanggal 30 atau 31.
83 c) Pengecekan keadaan fasilitas dan peralatan medis setiap 6 bulan sekali.
4. Networking and shared access requirements Terdapat
jaringan
LAN
(Local
Area
Network)
yang
menghubungkan antar komputer di rumah bersalin tersebut.
5. Performance a) Waktu yg diperlukan untuk mencari data (single record) dalam pembuatan laporan ± 1 menit. b) Waktu yg diperlukan untuk mencari data (multiple record) dalam pembuatan laporan ± 2 menit. c) Waktu yang diperlukan untuk meng-update dan mencatat data dalam pembuatan laporan bulanan yaitu selama ± 2 menit.
6. Security Staf yang berhak mengakses database laporan yang ada adalah direktur utama, manager divisi keuangan, manager divisi medis, manager divisi administrasi dan personalia.
7. Backup and recovery Data yang berupa file dalam format excel di-backup tiap hari dan tiap bulan.
84 8. Legal issues Dalam prakteknya Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci tidak melegalkan aborsi, euthanasia (suntik mati), penggunaan obat bius berlebihan. Tindakan operasi harus mendapatkan persetujuan dari pihak keluarga dengan memprioritaskan keselamatan pasien.
3.7 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut : 1. Data-data pada Instalasi Kamar Bersalin dan Pemeriksaan Rutin Medis Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci belum terintegrasi dengan baik. Data-data ini meliputi antara lain data pasien, data instalasi kamar bersalin, data ruang rawat inap, dan transaksi pembayaran. Sehingga jika jumlah pasien semakin banyak, maka semakin sulit untuk proses pencarian data. 2. Saat ini sistem pada Instalasi Kamar Bersalin dan Pemeriksaan Rutin pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci belum terkomputerisasi dan masih dijalankan secara manual. Dengan sistem manual ini, proses pengolahan dan penyampaian informasi menjadi lambat. 3. Pencatatan yang masih manual juga menyebabkan data mudah hilang. Bila data pribadi pasien ada yang hilang maka data akan sangat sulit ditelusuri dan diketahui kembali.
85 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Dari hasil analisa permasalahan yang dihadapi oleh bagian Instalasi Kamar Bersalin dan Pemeriksaan Rutin Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci, maka alternatif pemecahan masalahnya adalah dengan membuat sistem basis data yang terintegrasi dan terkomputerisasi sesuai dengan kebutuhan Instalasi Kamar Bersalin dan Pemeriksaan Rutin pada Rumah Bersalin dan Praktek Dokter Yayasan Dewi Adhi Suci.
