ANALISIS PENANGANAN SURAT KELUAR PADA KANTOR PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh: MARIA NIA ASTUTI ZENDRATO NIM 1005092129
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan senantiasa
mencurahkan
kasih
dan
kehadirat Tuhan Yesus Kristus, yang karunia
sehingga
penulis
dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat waktu. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 bagi mahasiswa yang sedang menjalani semester akhir Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Penulisan Tugas Akhir ini mendapatkan banyak dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi material maupun moral teristimewa dari Ayahanda tercinta Nia Aro Zendrato dan Ibunda tercinta Menifati Telaumbanua juga kepada Kakek, Nenek dan Adik-adik penulis yaitu Dewi Nia Intan Sari Zendrato, Jonatan Fajar Samowa’a Zendrato, Juang Iman Zendrato Dan Johanes Haga Kriss Zendrato yang juga membantu mendoakan penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas
Akhir
ini.
Pada
kesempatan
ini
juga,
penulis
menyampaikan terimakasih kepada: 1. M. Syahruddin,S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Edy Syahputra Sitepu, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Safaruddin, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Adminstrasi Bisnis. 5. Parenta Ritonga, S.E., M.Si dan Dra. Ratna Dewi, M.Hum. Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan sarana dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 6. Seluruh staff pengajar Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
7. Basuki Soleh, S.E., M.Si, Senior Manager Umum PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 8. Muliawaty, S.E., M.M, Asisten Senior Manager Umum bidang Tata Usaha PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan. 9. Pak Fahrur Rozi dan Pak Sumarno pegawai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan selaku pembimbing di Perusahaan. 10. Seluruh
teman-teman
tim
pelayan
chapel
USU
terkhusus
kepada
kelompok PA ku yang lama yaitu kak Nopelita, Meyne dan Marice juga kepada kelompok PA yang baru yaitu Kak Happy dan dek Helmina. 11. Seluruh teman sekelasku terkhusus yang selalu bersama-sama denganku berjuang dan berdoa yaitu Femmy Christiani Sitompul, Abdi Sara Elman Janus Putra Hulu dan Nelly Yanthi Lambok Tambunan. Penulis menyadari terdapat banyak kesalahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, dengan tangan terbuka penulis menerima kritik dan saran yang membangun.
Medan, 17 Juli 2013 Penulis
Maria Nia Astuti Zendrato NIM 1005092129
ABSTRAK
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan persyaratan tertentu. Fungsi surat adalah sebagai sarana komunikasi, wakil/duta organisasi, bahan bukti, sumber data, bahan pengingat, jaminan, alat promosi, dan alat untuk penghemat. Oleh karena itu penanganan surat sangat penting bagi perusahaan. Data yang digunakan adalah data primer dan sekunder yang diperoleh melalui wawancara, observasi, dokumentasi, dan studi pustaka. Data kemudian dianalisis dengan menggunakan analisis deskriptif. Analisis deskriptif adalah suatu cara menganalisis data dengan menggambarkan data yang telah terkumpul dengan apa adanya dalam membuat suatu kesimpulan. Prosedur penanganan surat keluar pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah membuat konsep, menyusun anak surat, mengetik induk surat, penyerahan surat di bagian administrasi umum, pencatatan di agenda surat keluar, penandatanganan surat dan pengiriman surat.
Kata kunci: surat keluar.
ABSTRACT
A letter is a written communication tool that is used to convey a message or information from one party under certain conditions. Function of the letter is as a means of communication, representative / ambassador for the organization, material evidence, data sources, material reminders, insurance, promotional tools, and tools for saving. It is therefore very important for handling letter firms. The data used are primary and secondary data obtained through interviews, observation, documentation, and literature. Data was analyzed using descriptive analysis. Descriptive analysis is a way of analyzing the data to describe the data that has been collected with what it is to make a conclusion. Procedures for handling outgoing mail on PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) is a draft, compose a letter, typed letter, letter delivery in public administration, record keeping on the agenda letter out, signing and mailing a letter. Key words: outgoing letter.
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ................................................................................................ i ABSTRAK .............................................................................................................. iii DAFTAR ISI ........................................................................................................... v DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... viii BAB 1 PENDAHULUAN ......................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ........................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................................................... 3 1.3 Tujuan Penulisan .................................................................................. 3 1.4 Manfaat Penulisan ................................................................................ 3 1.5 Sistematika Penulisan .......................................................................... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................ 5 2.1 Pengertian Surat ................................................................................. 5 2.2 Fungsi Surat ....................................................................................... 7 2.3 Penggunaan Surat .............................................................................. 7 2.4 Persyaratan Surat ............................................................................... 8 2.5 Bahasa Surat ...................................................................................... 9 2.6 Penanganan Surat Keluar .................................................................. 9 2.6.1 Penyiapan Konsep ................................................................ 10 2.6.2 Persetujuan Konsep .............................................................. 11 2.6.3 Registrasi dan Pemberian Nomor ......................................... 11
2.6.4 Pengetikan Konsep Surat ...................................................... 12 2.6.5 Penandatanganan Surat ....................................................... 12 2.6.6 Pencatatan Surat Keluar ....................................................... 12 2.6.7 Pengiriman Surat................................................................... 12 BAB 3 METODE PENELITIAN ............................................................................. 14 3.1 Cara Pengumpul Data ....................................................................... 14 3.2 Jenis Sumber Data ............................................................................ 15 3.3 Teknik Analisis Data .......................................................................... 15 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................... 17 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ........................................................... 17 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ..................................................... 17 4.1.2 Struktur Organisasi .................................................................... 20 4.2 Penanganan Surat Keluar .................................................................. 30 4.2.1 Membuat Konsep Surat ........................................................... 31 4.2.2 Menyusun Anak Surat ............................................................. 31 4.2.3 Mengetik Induk Surat............................................................... 31 4.2.4 Penyerahan Surat di Bagian Administrasi Umum .................... 31 4.2.5 Pencatatan di Agenda Surat Keluar ........................................ 32 4.2.6 Penandatanganan Surat.......................................................... 32 4.2.7 Pengiriman Surat ..................................................................... 32 4.2.8 Perbandingan .......................................................................... 33 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 35 5.1 Simpulan ........................................................................................... 35 5.2 Saran ................................................................................................ 35 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 37
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran1: Struktur Organisasi Perusahaan. Lampiran 2: Skema Sistem Administrasi Perkantoran Perusahaan. Lampiran 3: Disposisi Bagian Tata Usaha Perkantoran DITPUM. Lampiran 4: Disposisi Senior Menejer Umum. Lampiran 5: Contoh Surat Keluar Perihal Penyampaian data Kerjasama Usaha. Lampiran 6: Contoh Surat Keluar Perihal Penggantian Tenaga Satpam. Lampiran 7: Contoh Surat Keluar Perihal Pemansangan Infocus Permanen dan Pemasangan Layar Screen Permanen. Lampiran 8: Nota Dinas Perihal Ketertiban di Lingkungan Kantor Pusat Pelabuhan Indonesia I (Persero). Lampiran 9: Nota Dinas Perihal Penetapan SKPJ. Lampiran 10: Nota Dinas Perihal Pembayaran Rekening Air. Lampiran 11: Contoh Kartu Dossier yang Telah Berisi. Lampiran 12: Contoh Kartu Dossier yang Belum Berisi.
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dalam setiap kegiatan di perusahaan diperlukan komunikasi yang baik agar aktifitas yang dilaksanakan bisa berjalan dengan baik. Komunikasi merupakan alat untuk terjadinya kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerajaan secara efektif. Dengan adanya komunikasi yang baik, kemauan, pendapat, serta maksud dari suatu pihak kepada pihak yang lain bisa bertemu, sehingga tanpa adanya komunikasi akan sulit dicapai kerjasama yang baik antar perusahaan baik internal maupun ekseternal. Secara garis besar, komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan.
Komunikasi lisan dapat dilakukan
dengan berbicara dan bertatap muka secara langsung dengan lawan bicara atau melalui telepon yang saat ini sudah banyak digunakan sedangkan komunikasi tulisan dapat dilakukan melalui surat. Surat merupakan salah satu contoh komunikasi tertulis yang sampai saat ini masih digunakan untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi dari pihak yang satu ke pihak yang lain.
Meskipun dewasa ini zaman telah maju yang
ditandai dengan hadirnya perangkat atau peralatan komunikasi yang canggih, namun sebagian besar kegiatan komunikasi tertulis masih dilakukan dalam bentuk surat menyurat, bahkan kecanggihan alat komunikasi tersebut tidak mampu menggeser
kedudukan
dan
peranan
surat
dalam
melakukan
hubungan
komunikasi antara seseorang dengan orang lain, perusahaan/organisasi, dan sebagainya.
Surat juga dianggap sebagai data yang otentik untuk suatu kejadian atau peristiwa.
Selain itu, surat memiliki keunggulan yang tidak dimiliki oleh alat
komunikasi lisan yaitu adanya bukti berupa tulisan “hitam diatas putih”, sehingga orang harus memakai surat sebagai alat komunikasi. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah salah satu perusahaan besar yang bergerak dibidang jasa yang tidak lepas dari kegiatan surat menyurat. Oleh sebab itu, penulis membuat dan menyajikan judul: “Analisis Penanganan Surat Keluar Pada PT Pelabuhan Indonesia I (PERSERO)”. Pertimbangan yang penulis ambil dalam memilih judul tersebut adalah: a. Menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan dalam kegiatan surat menyurat b. Mengetahui sampai sejauh mana perbandingan antara teori yang diperoleh selama dalam bangku perkuliahan dengan keadaan yang sebenarnya pada perusahaan khususnya dalam bidang kesekretarisan dan administrasi perkantoran. c. Mengetahui bagaimana sebenarnya fungsi surat tersebut dan sejauh mana pentingnya peranan surat bagi kemajuan dan kelancaran tugas pada perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah Pada pembuatan Tugas Akhir ini yang akan dibahas adalah tentang bagaimana pelaksanaan penanganan surat keluar pada kantor PT Pelabuhan Indonesia I (Persero).
Dalam hal ini akan diuraikan bagaimana kegiatan dan
penanganan surat keluar pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
hingga
mencapai kemajuan dan menambah aktivitas yang seefisien mungkin, yang
merupakan masalah yang paling sering menjadi permasalahan didalam dunia administrasi perkantoran. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan Tugas Akhir ini yaitu agar penulis mampu mengetahui tentang prosedur penanganan surat keluar dengan baik dan benar. 1.4 Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Menambah wawasan dan mengembangkan keterampilan penulis mengenai cara penanganan surat keluar yang baik dan benar 2. Sebagai
masukan
untuk
memperlancar
kegiatan
perusahaan
dalam
penanganan surat keluar 3. Memberikan informasi kepada pembaca mengenai penanganan surat keluar 4. Membandingkan ilmu yang telah dipelajari oleh penulis selama perkuliahan dengan Praktik Kerja Lapangan yang telah diamati penulis selama mengikuti Praktik Kerja Lapangan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). 1.5 Sistematika Penulisan Adapun yang terkandung di dalam Tugas Akhir ini dapat dilihat secara sistematis seperti dibawah ini: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakan pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini diuraikan secara teoritis mengenai pengertian surat, fungsi surat, penggunaan surat, persyaratan surat, bahasa surat serta penanganan surat keluar.
BAB 3 METODE PENELITIAN Dalam bab ini menerangkan tentang metode-metode yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penelitian terdiri atas tiga yaitu cara pengumpulan data, jenis sumber data dan
teknik
analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan dan pembahasan mengenai penanganan surat keluar. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis memberikan suatu simpulan dari keseluruhan Tugas Akhir ini, kemudian memberikan beberapa saran yang dapat bermanfaat dan berguna bagi perusahaan dan pembaca
