PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR (Mail Handling) PADA PT.ASKES (Persero) REG I MEDAN
TUGAS AKHIR
VERA MARLINA SIAHAAN 062406011
PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER DEPARTEMEN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009
Universitas Sumatera Utara
PERSETUJUAN
Judul
Kategori Nama Nomor Induk Mahasiswa Program Studi Departemen Fakultas
: SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR (Mail Handling) PADA PT. ASKES (Persero) REG I MEDAN : TUGAS AKHIR : VERA MARLINA SIAHAAN : 062406011 : D-3 ILMU KOMPUTER : MATEMATIKA : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Disetujui di Medan, Juni 2009
Komisi Pembimbing
:
Diketahui/disetujui oleh Departemen Matematika FMIPA USU
Ketua
Pembimbing
Dr. Saib Suwilo, M.Sc NIP. 131 769 149
Drs.Ujian Sinulingga, M.Si NIP 131 412 312
Universitas Sumatera Utara
PERNYATAAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR(Mail Handling) PADA PT.ASKES(Persero) REG. I MEDAN
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan,
Vera Marlina Siahaan 062406011
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSEMBAHAN Salam hangat
“Terpujilah Tuhan, sebab kasih setiaNya ditunjukkanNya kepadaku dengan ajaib. Pada waktu kesesakan, aku menyangka dalam kebingunganku aku telah terbuang dari hadapan mataMu. Tetapi sesungguhnya Engkau mendengarkan aku berteriak minta tolong”.
Penulisan Tugas Akhir yang berjudul : SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN KELUAR (Mail Handling) PADA PT.ASKES (Persero) REG. I MEDAN ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Jurusan Ilmu Komputer Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis menerima banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak, maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang setinggi-tingginya kepada:
1. Bapak Dr. Eddy Marlianto, M.Sc selaku Dekan Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc selaku Ketua Pelaksana D-3 Ilmu Komputer dan Statistik.
Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. Ujian Sinulingga, M.Si selaku pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu untuk membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir. 4. Tuhan Yesus Kristus, Juru Selamat dan kekuatanku. Termakasih atas kasih setia dan anugerah yang melimpah yang Kau berikan padaku. I know this could happen just because of You, without Your loves, I will never could done everything, whenever I need Your help, U will always there for me. 5. Teristimewa buat kedua orangtuaku yang sangat kukasihi dan kuhormati, Bapak O.Siahaan dan Ibu S.br Tamba yang terus mendoakan aku dalam setiap langkahku baik dalam suka dan duka. All of respect and love for U Both. 6. Kakakku Agnes Evi Rosauli Siahaan (yang sedang nyelesain skripsinya mudah-mudahan cepat kelar dan sukses ya kak…), adikku Sintong Jonatal Siahaan (yang lagi sibuk buat persiapan UMB nya, kakak doakan yang terbaik buatmu dek! Hopefully the best for u…) , Greace Silvia Siahaan dan Rio Haholongan Siahaan (Mudah-mudahan dapat SMA yang bagus ya dek n kalau boleh ke Budi Mulia tercinta aja!) yang selalu berdoa dan memberikan semangat kepada penulis. 7. Buat teman-teman yang paling semangat mendukung aku dalam penyelesaian Tugas Akhir ini teristimewa buat Jojo (Thank’s buat kesabaran dan masukannya yach…! Walaupun aku kadang ga bisa dibilangin), Titin ( thank’s ya jadi orang yang paling khawatir dan semangat memberikan aku dukungan
dalam
penyelesaian
Tugas
Akhir
ini
walaupun
cerewet
bgt…Ha..ha…Kalau ga da kamu, aku ga yakin ini semua bisa selesai
Universitas Sumatera Utara
walaupun kamu suka bgt gangguin aku), Imel ( thank’s ya teman atas bantuan dan bimbingannya buat penyelesaian TA ini. Kalau ga da kamu yang sabar ngebimbing n nyemangatin aku, aku ga tau lah bilang apalagi. Pokoknya makasih bgt deh), Candra (yang da ngijinin imel n kasih semangat juga buat aku nyelesain TA ini) , Richard ( Makasih atas ide dan masukannya ya bro!). 8. Teman- teman satu kos ada Bang Maju, Evirina, Bang Dedy, Bang Sanggam, Pai (pokoknya semua yang tergabung dalam perkumpulan artha kost 3B Gg. Sedar P.Bulan deh). Thank’s for all of you…! 9. Teman – teman kom’A 06 semuanya yang tidak bisa penulis ucapkan satu persatu namanya. Hopefully the best 4 all of us!
Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun pihak-pihak yang berkepentingan, walaupun penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, penulis mengharapkan saran da kritik yang membangun.
Medan, 28 Mei 2009 Hormat penulis,
Vera Marlina Siahaan Nim: 062406011
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk Dan Keluar (Mail Handling) Pada PT.Askes (Persero) Regional I Medan. Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan perangkat lunak Macromedia Dreamweaver MX 2004, Apache, PHP, dan MySql. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu dalam penanganan surat yang baik. Hal ini tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang informasi.
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman Persetujuan Pernyataan Penghargaan Abstrak Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar
i ii iii vi vii ix x
BAB 1 : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Identifikasi Masalah 1.3 Batasan Masalah 1.4 Maksud Dan Tujuan 1.5 Metodologi Penelitian 1.6 Kontribusi Penelitian 1.7 Tinjauan Pustaka 1.8 Sistematika Penulisan
1 3 4 4 5 6 7 8
BAB 2 : LANDASAN TEORI 2.1 Sistem, Data, dan Informasi 2.2 Pengertian Sistem Informasi 2.3 Sejarah Singkat PHP 2.4 Pengenalan MySQL 2.5 Mengenal Macromedia Dreamweaver MX 2004
10 12 13 14 14
BAB 3 : SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat PT. ASKES 3.1.1 Tahun 1968 3.1.2 Tahun 1984 3.1.3 Tahun 1991 3.1.4 Tahun 1992 3.1.5 Tahun 2005 3.1.6 Tahun 2008 3.1.7 Tahun 2009
18 18 19 19 19 19 20 20
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Sistem 4.2 Desain Database
22 22
Universitas Sumatera Utara
4.3 Flowchart BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengertian Implementasi Sistem 5.2 Tujuan Implementasi Sistem 5.3 Pengujian Sistem 5.4 Komponen Utama Implementasi Sistem 5.5 Pemeliharaan Sistem
31 37 37 38 40 44
BAB 6 : KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan 6.2 Saran
46 47
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 4.1.1
Admin
25
Tabel 4.1.2
Kode Surat
25
Tabel 4.1.3
Surat Kantor Cabang
25
Tabel 4.1.4
Surat Berita Acara
26
Tabel 4.1.5
Surat Direksi
26
Tabel 4.1.6
Surat Edaran
27
Tabel 4.1.7
Surat Instruksi
27
Tabel 4.1.8
Surat Keputusan Pasal
28
Tabel 4.1.9
Surat Keterangan
28
Tabel 4.1.10
Surat Kuasa
29
Tabel 4.1.11
Surat Perintah Kerja
29
Tabel 4.1.12
Surat Undangan Acara
30
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 4.1.1
Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks
23
Gambar 4.1.2
Data Flow Diagram (DFD) Level 0
24
Gambar 4.1.3
Flowchart Halaman Utama
31
Gambar 4.1.4
Flowchart Login Admin
32
Gambar 4.2
Halaman Index
33
Gambar 4.3
Penginputan Kantor Cabang
34
Gambar 4.4
Penginputan Surat Berita Acara
35
Gambar 4.5
Data Kantor Cabang
35
Gambar 4.6
Control Panel
36
v
Universitas Sumatera Utara
