PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN ADMINISTRASI KONSTRUKSI PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
OLEH MYRISTIKA AYU PUTRI NIM 1205092249
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
1
KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, Pemelihara seluruh alam raya, yang atas limpahan rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN ADMINISTRASI KONSTRUKSI PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN”. Tugas akhir ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Medan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini bukanlah tujuan akhir dari belajar, karena belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan baik isi, bahasa serta penulisannya. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dari segi ilmu pengetahuan, bahan atau data, dana dan waktu sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tugas akhir ini. Terselesaikannya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya bila penulis mengungkapkan rasa terima kasih dan apresiasi kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga dan dosen pembimbing 2 yang telah banyak memberikan saran dalam menyelesaikan laporan ini. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Niaga. 5. Lily Maryam Nasution, S.H., M.Hum., selaku dosen pembimbing 1 yang telah banyak memberikan saran dalam menyelesaikan laporan ini.
iii
6. Seluruh dosen
khususnya
jurusan Administrasi
Niaga
yang telah
memberikan bimbingan kepada penulis. 7. Bapak Robert Aprianto Purba, selaku PLH General Manager PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 8. Ibu Lasmaria Sitorus, selaku Manajer Bagian Administrasi Kontrak PT PLN (Persero) UIP II Medan. 9. Bapak J. Bintang, Bapak Khairizal, Ibu Ros dan Bapak Misbah, pegawai di Bagian Administrasi Kontrak PT PLN (Persero) UIP II Medan. 10. Serta seluruh teman-teman di kelas AB-6I, khususnya kepada Elisa, Evarina dan Nindia. Ucapan terima kasih teristimewa penulis kepada Ayahanda tercinta Ir. Mariawan, SP dan Ibunda tersayang Depawaty dengan segala ketulusan memberikan dukungan moril maupun materil kepada penulis serta kepada Agung Pradita yang telah banyak membantu dan mendukung penulis dengan tulus. Penulis berharap laporan ini bermanfaat untuk peningkatan wawasan dan ilmu pengetahuan bagi pihak yang membutuhkan.
Medan, Penulis
Juni 2015
Myristika Ayu Putri NIM 1205092249
iv
ABSTRAK Surat adalah alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Mengingat begitu penting peran sebuah surat bagi suatu perusahaan, maka sudah selayaknya dibutuhkan pengelolaan surat yang baik dan benar. Apabila penanganan surat tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan masalah yang nantinya dapat merugikan perusahaan. Tugas akhir ini membahas tentang penangan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Administrasi Konstruksi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode wawancara dan observasi. Pada metode wawancara ini penulis langsung melakukan wawancara kepada salah satu staf pada bagian Administrasi Konstruksi dan Umum. Observasi yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang ada hubungannya dengan judul yang diambil penulis. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, sedangkan data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data deskriktif. Hasil analisis data menunjukan bahwa penangan surat masuk pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan terdiri dari penerimaan surat, pembukaan surat, pencatatan surat, penerusan surat, pengelolaan, penggandaan, dan penyimpanan. Penanganan surat keluar terdiri dari rancangan, penetapan, pengetikan, pengesahan, pemberian kode, pemberian nomor, pengetikan amplop, pencatatan, pengiriman, dan tembusan.
Kata Kunci: Penanganan, Surat Masuk, Surat Keluar
v
ABSTRACT Letter is a communication stuff expressed in writing, contain information material in the form of news, reports, notices, commands, orders, decisions, invitations and requests, which typically must be sent or delivered to the other party. Given the important role of a letter to a company, then it should be required a good letter governance. If the handling letter isn’t done properly, it will cause issues that would cause problems. This final task is discussing about the handling of the Incoming and Outcoming letter at administration of construction division PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. Data collection method used is by interview and observation. In the interview method, the writer made direct interview to one of the staff at the Administration of construction and General division. Observation is conducting a direct observation to the object that has to do with the title taken by the author. Source of data used are primary data and secondary data, while the data is analyzed using data descriptive analysis techniques. The results of the data analysis showed that the handling incoming letter at PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan consists of receipt, opening letter, recording a letter, letter forwarding, management, duplication, and storage. Handling outcoming letter consists of the design, establishment, typing, validation, coding, numbering, typing envelopes, recording, delivery, and copy. Keywords: Handling, Incoming letter, Outcoming letter
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR KELULUSAN KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii ABSTRAK............................................................................................................ v ABSTRACT ......................................................................................................... v DAFTAR ISI........................................................................................................ vi DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... vii BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ...................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ........................................................................... 2 1.3 Tujuan Penulisan ............................................................................. 2 1.4 Manfaat Penulisan ........................................................................... 2 1.5 Sistematika Penulisan ..................................................................... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 5 2.1 Pengertian Surat .............................................................................. 5 2.2 Fungsi Surat .................................................................................... 5 2.3 Bagian-bagian Surat ........................................................................ 6 2.4 Bentuk-bentuk Surat ........................................................................ 9 2.5 Penanganan Surat ......................................................................... 12 BAB 3 METODE PENELITIAN ........................................................................ 16 3.1 Cara Pengumpulan Data ............................................................... 16 3.2 Jenis Sumber Data ........................................................................ 17 3.3 Teknik Analisis Data ...................................................................... 17 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................. 18 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ....................................................... 18 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan ............................................. 18 4.1.2 Struktur Organisasi ................................................................ 20 4.1.3 Visi, Misi, Motto dan Logo Perusahaan ................................. 23 4.2 Penanganan Surat Masuk .............................................................. 25 4.3 Penanganan Surat Keluar ............................................................... 29 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 36 5.1 Simpulan ......................................................................................... 36 5.2 Saran .............................................................................................. 36 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
1
Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama
Lampiran
2
Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru
Lampiran
3
Bentuk Surat Lurus Penuh
Lampiran
4
Bentuk Surat Lurus
Lampiran
5
Bentuk Surat Setengah Lurus
Lampiran
6
Bentuk Surat Bertakuk
Lampiran
7
Bentuk Surat Alinea Menggantung
Lampiran
8
Daftar Pertanyaan Wawancara
Lampiran
9
Contoh Surat Keluar
Lampiran
10
Blanko Model 1001
Lampiran
11
Blanko Model 1002
Lampiran
12
Blanko Model 1003
Lampiran
13
Kartu Bimbingan Mahasiswa Dosen Pembimbing 1
Lampiran
14
Kartu Bimbingan Mahasiswa Dosen Pembimbing 2
vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap kegiatan perkantoran tidak dapat berjalan dengan baik tanpa ada komunikasi.
Kecanggihan alat komunikasi dapat membantu seseorang atau
sebuah perusahaan/organisasi untuk dapat melaksanakan kerja sama yang baik melalui komunikasi. Ditinjau dari cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dilakukan dengan berbicara dan bertatap muka secara langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tulisan dapat dilakukan seperti menulis berita surat kabar/majalah, menulis laporan, dan menulis surat yang merupakan kegiatan rutin yang dilakukan dalam suatu perusahaan/organisasi. Bagi sebuah perusahaan surat mempunyai peranan yang sangat penting karena surat merupakan salah satu alat komunikasi untuk menjalankan kegiatan usaha.
Surat merupakan sarana bagi perusahaan untuk penyampaian pesan
kepada pihak lain dan memberikan informasi yang dibutuhkan.
Selain
penyampaian informasi, surat juga berfungsi sebagai bukti otentik, dokumentasi historis, alat pengingat dan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan. Mengingat
begitu
pentingnya
peranan sebuah
surat
dalam suatu
perusahaan, maka sudah selakyaknya dibutuhkan pengelolaan surat yang baik dan benar, sebab apabila pengelolaan surat tidak dilakukan dengan baik akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan, seperti sulitnya mengambil keputusan atau sesuatu yang dibicarakan dalam surat. Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan penulis melihat bahwa surat memegang peranan
1
2
penting dalam kegiatan sehari-hari.
Surat digunakan dalam penyampaian
informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan, dan dalam penanganan surat tersebut digunakan suatu tata laksana surat yang bertujuan untuk menciptakan keseragaman yang memudahkan dalam penyampaian dan memperoleh data atau informasi secara cepat, tepat dan lengkap. Sehubungan dengan hal tersebut, penulis merasa tertarik untuk membahas mengenai “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Administrasi Konstruksi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 1.2 Rumusan Masalah Pada rumusan masalah ini penulis hanya membahas “Bagaimana Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada bagian Administrasi Konstruksi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembagunan II Medan?”. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Administrasi Konstruksi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembagunan II Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Untuk Penulis: Sebagai
ilmu
pengetahuan
bagi
mahasiswa
mengenai
bagaimana
penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian administrasi konstruksi. 2. Untuk Perusahaan: 1. Dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan bagi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dalam hal teori dan praktik mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar.
3
2. Dapat dijadikan bahan masukan pada perusahaan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi pada perusahaan tentang penanganan surat masuk dan surat keluar. 3. Untuk Politeknik Negeri Medan: 1. Sebagai bahan masukan bagi junior. 2. Dapat dijadikan bahan kepustakaan. 1.5 Sistematika Penulisan Materi yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini lebih sistematis dan terarah, maka dibagi kedalam lima bab dimana masing-masing terdiri dari sub-sub bab. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang penulisan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan tugas akhir. BAB II TINJAUAN PENULISAN Pada bab ini penulis menguraikan teori-teori yang bersumber dari pustaka dan buku-buku yang berhubungan mengenai laporan yang ditentukan. Bab ini berisikan tentang Pengertian Surat, Fungsi Surat, Bagian Surat, Bentuk Surat dan Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar. BAB III METODE PENELITIAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang metode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Adapun metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara dan observasi serta menggunakan metode kepustakaan.
4
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang hasil praktik kerja lapangan yang diperoleh dari penelitian berupa gambaran umum mengenai perusahaan dan permasalahan mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Adm. Konstruksi yang dilakukan. Pembahasan masalah dalam bab ini adalah untuk untuk membandingkat teori dengan kenyataan yang ada dilapangan serta menganalisis bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Administrasi Konstruksi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. BAB V SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini tentang simpulan dari hal-hal penting dan bermanfaat yang telah dirangkum pada bab-bab sebelumnya.
Dari simpulan tersebut dapat
diperoleh berbagai saran yang mungkin berguna bagi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dan semua pihak.
