PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM DAN UMUM PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : AUGINA AGFILLA ROSA D1513009
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016
i
ii
iii
iv
MOTTO ”Kepuasan terletak pada usaha, bukan pada hasil. Berusaha dengan keras adalah kemenangan yang hakiki” (Mahatma Gandhi) “Jangan menilai saya dari kesuksesan, tetapi nilai saya dari seberapa sering saya jatuh dan berhasil bangkit kembali” (Nelson Mandela) “Banyak hal yang bisa menjatuhkanmu. Tapi satu-satunya hal yang benar-benar dapat menjatuhkanmu adalah sikapmu sendiri” (R.A Kartini)
v
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Orang tua tercinta 2. Adik-adikku tersayang 3. Keluarga besar yang selalu memberi doa
dan dukungan 4. Keluarga besar PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang 5. Sahabat
yang selalu setia memberi
motivasi 6. Teman-teman
Administrasi
vi
DIII
Manajemen
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian SDM dan Umum PT Pelayarana Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang” sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar Ahli Madya Program Studi Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir. 2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku penguji. 3. Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah memberikan izin untuk melakukan magang. 4. Bapak Ahmad Luthfi selaku staff SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah membimbing dalam melakukan pengamatan selama magang. 5. Seluruh karyawan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung, terutama dalam pencarian data-data yang penulis butuhkan. 6. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
vii
7. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 8. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Akademik. 9. Seluruh dosen pengajar program studi Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 10. Seluruh karyawan perpustakaan Ilmu Sosial dan Politik dan Perpustakaan Pusat UNS atas bantuan dan informasinya. 11. Kedua orang tua, adik-adik serta keluarga besar yang selalu mendoakan penulis, memberikan dukungan serta semangat untuk menyelesaikan Tugas Akhir. 12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan persahabatan selama ini. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan Tugas Akhir ini.
Surakarta, 02 Juni 2016 Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................ i PERSETUJUAN .................................................... Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN..................................................... Error! Bookmark not defined. MOTTO ................................................................................................................. iv PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xv ABSTRAK ........................................................................................................... xvi BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1 B.
Perumusan Masalah ..................................................................................... 4
C.
Tujuan Pengamatan ..................................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 7 A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 7 1.
Pengertian Prosedur .............................................................................. 7
2.
Pengertian Pengelolaan ......................................................................... 8
3.
Pengertian Surat .................................................................................... 9
4.
Pengertian Prosedur Pengelolaan surat ............................................... 10
5.
Sifat Surat ........................................................................................... 10
ix
6.
Syarat-syarat membuat surat yang baik .............................................. 10
7.
Tujuan Surat ........................................................................................ 11
8.
Bahasa Surat ....................................................................................... 12
9.
Jenis Surat ........................................................................................... 14
10.
Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian ........................................... 15
11.
Sistem Pengarsipan (Filing)................................................................ 26
12.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk .................................................... 29
13.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar .................................................... 36
B.
METODE PENGAMATAN ..................................................................... 38 1.
Lokasi Pengamatan ............................................................................. 38
2.
Jenis Pengamatan ................................................................................ 39
3.
Penentuan Sampel dan Sumber Data .................................................. 40
4.
Teknik Pengumpulan Data.................................................................. 42
5.
Teknik Analisis Data .......................................................................... 43
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA........................................................................ 45 A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 45 B.
Logo Perusahaan ....................................................................................... 46
C.
Sejarah Berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) ............... 47
D. Visi dan Misi PT Pelayaran Nasional Indonesia ....................................... 48 E.
Budaya Organisasi..................................................................................... 49
F.
Kegiatan Usaha ......................................................................................... 49
G. Struktur Organisasi .................................................................................... 51 H. Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 53 I.
Sekretaris Perusahaan ................................................................................ 66
J.
Sistem Recruitment ................................................................................... 67
K. Sistem Penggajian ..................................................................................... 68 L.
Kinerja Perusahaan .................................................................................... 69
M. GCG (Good Corporate Governance) ........................................................ 70 N. CSR (CorporateSocial Responsibility) ..................................................... 71 BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ........................................... 76 A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ........................................................... 77 B.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ........................................................... 83
C.
Ketentuan Surat Keluar ............................................................................. 93
x
D. Sistem Pencatatan Surat ............................................................................ 94 E.
Sistem Pengarsipan (filing) ....................................................................... 95
BAB V PENUTUP................................................................................................ 98 A. Kesimpulan................................................................................................ 98 B.
Saran ........................................................................................................ 100
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 101
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar ................................ 4 Tabel 2.1 Kartu Kendali ........................................................................................ 19 Tabel 2.2 Kartu Kendali ........................................................................................ 33 Tabel 2.3 Lembar Tunjuk Silang .......................................................................... 34
Tabel 3.1 Job Description Kantor Cabang ............................................................ 54
Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ............................................................................. 79 Tabel 4.2 Lembar Disposisi .................................................................................. 80 Tabel 4.3 Kode penomoran surat keluar kapal PT PELNI (Persero) .................... 86 Tabel 4.4 Kode penomoran surat keluar Kantor Pusat PT PELNI (Persero) ........ 87 Tabel 4.5 Agenda Surat Keluar ............................................................................. 90
xii
DAFTAR BAGAN Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................... 44 Bagan 4.1 Alur Pengelolaan Surat Masuk ............................................................ 82 Bagan 4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ..................................................... 92
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda ...... 18 Gambar 2.2 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Kartu Kendali ..... 22 Gambar 2.3 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah .................. 23 Gambar 2.4 Cara membuka Takah........................................................................ 25 Gambar 2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ................................................... 35 Gambar 2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ................................................... 37
Gambar 3.1 Logo PT PELNI (Persero) ................................................................. 46 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT PELNI (Persero) Cabang Semarang ............ 52
Gambar 4.1 Format Surat Keluar .......................................................................... 84 Gambar 4.2 Tempat penyimpanan arsip (Rak Arsip) ........................................... 96
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Contoh Surat Masuk (Esternal) beserta Disposisinya ..................... 103 Lampiran 2 Contoh Surat Masuk (Internal) beserta Disposisinya ...................... 106 Lampiran 3 Contoh Surat Keluar ........................................................................ 109 Lampiran 4 Surat Tugas ...................................................................................... 110 Lampiran 5 Form Presensi Magang .................................................................... 111 Lampiran 6 Form Monitoring Magang ............................................................... 112 Lampiran 7 Form Penilaian Magang................................................................... 113 Lampiran 8 Surat Keterangan Selesai Magang ................................................... 114
xv
ABSTRAK AUGINA AGFILLA ROSA D1513009, PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM DAN UMUM PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 100 Halaman. Untuk mencegah surat hilang, keterlambatan dalam pendistribusian, sulit menemukan kembali arsip yang telah disimpan, dan untuk mencegah bocornya informasi di dalam surat yang dapat merugikan perusahaan, maka dibutuhkan suatu pengelolaan surat di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan adanya pengelolaan surat yang baik, maka dapat meminimalisir terjadinya permasalahan yang mungkin dapat terjadi di dalam bidang pengelolaan surat pada suatu organisasi. Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari buku. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purpose sampling. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi. Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah Prosedur pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan surat, pendisposisian surat, penggandaan surat, pendistribusian surat dan penyimpanan surat. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi perintah pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, pengetikan surat, penomoran surat, penandatanganan surat, pemberian cap dinas, penggandaan surat, melipat dan menyampul surat, mengirim surat, dan menyimpan tindasan surat. Sistem pencatatan surat menggunakan sistem buku agenda dengan menggunakan sistem komputer Microsoft Excel. Sistem pengarsipan surat (filing) menggunakan sistem kronologi. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat masuk dan surat keluar, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip. Untuk tata cara penemuan kembali arsip yang telah disimpan yaitu dengan menggunakan tombol CTRL+F pada catatan agenda surat masuk dan surat keluar pada sistem komputer Microsoft Excel. Kata Kunci : pengelolaan, surat
xvi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam kehidupan sehari-hari surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis yang dipergunakan untuk menyampaikan informasi atau berita dan sering digunakan di dalam suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Menurut Thomas Wijaya (1987:2) surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, dan sebagainya. Surat memegang peranan penting di dalam suatu instansi karena dianggap mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain. Menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1989:1) fungsi surat dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat atau sarana komunikasi secara tertulis; 2. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan dikemudian hari yang tidak diinginkan; 3. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan kembali (arsip); 4. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset; 5. Sebagai bahan dokumentasi organisasi; 6. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi atau badan; 7. Untuk menjamin keamanan atau keterangan dalam segala aktivitas. Pentingnya surat di dalam organisasi, karena organisasi tanpa surat dapat dikatakan sebagai organisasi yang gagal mencapai visi misinya, selain itu dapat dikatakan bahwa organisasi tersebut dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif. Agar kegiatan surat-menyurat dapat berjalan dengan baik, maka perlu adanya pengelolaan surat yang tertib dan
1
2
teroganisir. Hal ini dimaksudkan agar dalam melaksanakan kegiatan suratmenyurat dapat terhindar dari permasalahan-permasalahan yang dapat terjadi di dalam bidang surat-menyurat. Misalnya karena tidak dikelola dengan baik, surat menjadi menumpuk dan berserakan dimana-mana. Hal ini akan menjadi masalah bagi instansi tersebut. Selain itu, pengelolaan surat juga bertujuan agar surat tidak hilang, mencegah keterlambatan pendistribusian, mencegah terjadinya kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi instansi, dan agar dapat dengan mudah menemukan surat jika sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan kembali. Jadi, dengan adanya pengelolaan surat yang tertib dan terorganisir maka dapat
meminimalisir
terjadinya
permasalahan-permasalahan
yang
mungkin akan terjadi di dalam suatu instansi. Di setiap instansi, penanganan pengelolaan surat perlu mengikuti prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Menurut Zulkifli Amsyah (1989:51) terdapat 3 cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan perangkat Buku Agenda, Kartu Kendali dan Tata Naskah. Buku Agenda beserta perangkatnya umumnya masih banyak dipergunakan di berbagai kantor, terutama kantor yang kecil dan perusahaan swasta. Kartu Kendali beserta perangkatnya sudah mulai banyak dipergunakan pada departemen-departemen kantor pemerintah dan beberapa bank. Tata Naskah beserta perangkatnya banyak dipergunakan di lingkungan perkantoran Departemen Hankam, jajaranjajaran ABRI, dan Departemen Perhubungan. Setelah dilakukan pencatatan dan pendistribusian, surat juga perlu disimpan atau diarsip agar dapat terpelihara dengan baik. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu Sistem Abjad, Sistem Subjek atau Perihal, Sistem Nomor, Sistem Geografis, dan Sistem Kronologis (Daryanto & Abdullah, 2013 : 154-156). Dalam pengarsipan tersebut terdapat langkahlangkah untuk menyelesaikannya mulai dari permulaan sampai dengan selesai. Langkah-langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Menurut
3
Zulkifli Amsyah (1989:51) prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masukmeliputikegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Selain prosedur pencatatan dan prosedur pengarsipan, agar pengelolaan surat dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu adanya pegawai khusus yang menangani tentang pengelolaan surat. Ada beberapa pegawai yang biasanya khusus menangani tentang pengelolaan surat, misalnya agendaris, arsiparis, ekspeditor, dan kurir. Jumlah pegawai tersebut ditentukan berdasarkan besar kecilnya suatu instansi atau organisasi. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang hanya mempunyai satu pegawai yang khusus menangani tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar mulai dari menerima surat, mengagenda surat, pendisposisian, menggandakan surat, mendistribusikan surat, sampai dengan mengarsipkan surat. Tidak ada istilah agendaris, arsiparis, ekspeditor maupun kurir. Dalam kesempatan ini penulis mendapat kesempatan mengamati tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Penulis di tempatkan di bagian SDM dan umum. Sebenarnya kegiatan yang dilakukan di bagian SDM dan umum sangat beragam, tetapi penulis secara khusus ditugaskan melaksanakan kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Adapun kegiatan yang penulis kerjakan selama magang adalah membuat surat balasan, mengetiksurat keluar, memberi nomor surat keluar, mendisposisi surat masuk, mengagendakan surat masuk dan surat keluar, menggandakan surat yang telah didisposisi oleh Kepala Cabang, mendistribusikan surat dan mengarsip surat masuk dan surat keluar. Mengingat pentingnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi atau organisasi, maka penulis tertarik untuk mengambil judul tentang “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan
4
Surat Keluar di Bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”. Berikut ini adalah daftar rekapitulasi surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang diperoleh penulis selama magang : Tabel 1.1 Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar Bulan dan
Jumlah
Jumlah
tahun
Surat Masuk
Surat Keluar
November 2015
199
76
Desember 2015
219
149
Januari 2016
267
115
(Sumber : Bagian SDM dan Umum) B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan penulis di atas, maka penulis merumuskan masalah yaitu: “Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?” C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah: 1. Tujuan Operasional a. Untuk menjajaki bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk mulai dari penerimaan surat sampai dengan pengarsipan surat dan untuk memahami bagaimana prosedur pengelolaan surat keluar mulai dari perintah pembuatan surat dari atasan sampai dengan pengiriman surat dan pengarsipan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, agar nantinya dapat mengerti urutan-urutan atau langkah-langkah dalam
5
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku. b. Agar dapat menguraikan permasalahan-permasalahan yang sering terjadi dalam bidang pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, sehingga
dapat
meminimalisir
dan
mencegah
timbulnya
permasalahan yang mungkin akan terjadi. c. Agar dapat menerangkan bagaimana sistem pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Dengan sistem pengelolaan yang benar diharapkan jika nanti terdapat pergantian pegawai, mereka tetap bisa mengetahui letak-letak surat yang telah disimpan. 2. Tujuan Fungsional Untuk mencegah terjadinya permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan surat misalnya surat hilang, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dimasa yang akan datang. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. Manfaat Pengamatan Manfaat dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah : 1. Bagi Instansi Terkait Apabila dimungkinkan dapat memberikan masukan bagi lembaga yang bersangkutan untuk melakukan perubahan atau perbaikan sesuai dengan hasil penulisan tugas akhir, dengan demikian dapat menambah kinerja instansi menjadi semakin tertib sesuai prosedur yang ada
6
khususnya dalam hal pengelolaan surat sehingga dapat memudahkan dalam pencarian arsip. 2. Bagi Penulis a. Penulis dapat mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. b. Penulis dapat mengetahui bagaimana cara menemukan kembali surat yang telah disimpan (arsip) jika sewaktu-waktu ada yang membutuhkan. c. Sebagai bekal penulis dalam menangani pengelolaan surat masuk dan surat keluar jika nanti di masa mendatang penulis mendapatkan pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan surat. d. Penulis dapat memperluas pengalaman dan mengembangkan pengetahuan mengenai
pengelolaan surat
melalui kegiatan
pengamatan. 3. Bagi Pembaca a. Menambah
pengetahuan
mengenai
bagaimana
prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. b. Sebagai informasi bagi masyarakat tentang pentingnya pengelolaan surat di dalam suatu instansi atau perusahaan. 4. Bagi Mahasiswa a. Sebagai referensi dalam penulisan tugas akhir khususnya bagi Mahasiswa DIII Manajemen Administrasi yang berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. b. Menambah
wawasan
dan pengetahuan
mengenai
prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1.
Pengertian Prosedur Pengertian prosedur menurut Ig. Wursanto (1991:20) prosedur (procedure) adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi: memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan
(asembling), mengklasifikasi
(classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file. Menurut Ida Nuraida (2014:4) prosedur merupakan a. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitasaktivitas yang akan datang; b. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu; dan c. Pedoman untuk bertindak. Menurut Moenir (1983:111) prosedur adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam pencapaian tugas akhir. Menurut MC. Maryati (2014:34) prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Berdasarkan definisi di atas dapat penulis simpulkan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau urutan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.
7
8
2.
Pengertian Pengelolaan Menurut
Kamus
Umum
Bahasa
Indonesia
(2007:551)
pengelolaan berarti penyelenggaraan dsb. Menurut
M.N.
Maulana
(1974:61)
pengelolaan
ialah
management. Dari kata management, kemudian disalin ke dalam bahasa indonesia yang kegiatan pemakaiannya bergerak dalam bidang administrasi. Oleh karena kegiatannya bergerak di bidang tata laksana atau administrasi, maka dalam melaksanakan memerlukan: a. Perencanaan b. Program c. Organisasi d. Penyelenggaraan e. Pelaksanaan f. Pengawasan g. Pembinaan dan pengendalian h. Laporan i. Komunikasi j. Pemanfaatan Usaha tersebut tidak akan berhasil dengan baik bila tidak diperkuat dengan leadership atau kepemimpinan yang mampu dan ampuh serta bijaksana dalam mencapai tujuan. Dalam usaha untuk berhasilnya kegiatan dan tujuan tersebut, diperlukan bahan informasi yang lengkap, yang dapat membantu menyelesaikan tugasnya. Menurut MC Maryati (2008:9) aktivitas mengelola meliputi mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya. Berdasarkan definisi di atas dapat penulis simpulkan bahwa pengelolaan
adalah
kegiatan
yang
menggunakan
sarana
sumberdaya untuk mencapai tujuan dengan cara efektif dan efisien.
dan
9
3.
Pengertian Surat Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982:139) surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini pada umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu “bahan komunikasi”. Penghasilan surat ini menimbulkan surat-menyurat atau korespondensi. Korespondensi terdiri atas: a. Korespondensi Ekstern, artinya surat-menyurat organisasi atau onderdil-onderdilnya dengan pihak luar, dan b. Korespondensi Intern, yaitu surat-menyurat antar orang-orang atau pejabat-pejabat di dalam Organisasi sendiri, termasuk Kantor Pusat dengan cabang-cabang. Korespondensi intern ini disebut suratmenyurat intern, atau: interoffice correspondence, intracompany correspondence. Masalah pokok yang dihadapi oleh setiap Office Manager dalam hal surat-menyurat ini adalah, bagaimanakah menghasilkan suratmenyurat yang jelas, rapi, sopan atau terhormat, dan benar-benar memang perlu ditulis; yang terakhir inilah yang seringkali sangat sukar untuk menentukan. Menurut Rahmawati (2014:33) surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Menurut Sedarmayanti (2014:26) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Pengertian surat yang lain didefinisikan Permendiknas No. 42/2006 dalam Rahmawati (2014:33) surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.
10
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat penulis simpulkan, surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu informasi. 4.
Pengertian Prosedur Pengelolaan surat Berdasarkan
uraian
di
atas
tentang
definisi
prosedur,
pengelolaan dan juga surat, penulis dapat menyimpulkan pengertian dari prosedur pengelolaan surat. Prosedur pengelolaan surat adalah kegiatan mengatur atau mengurus surat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan tujuan memperlancar dan memudahkan kegiatan pengurusan surat. 5.
Sifat Surat Aktivitas surat-menyurat dapat digolongkan dalam beberapa bagian. Di bawah ini adalah penjelasan mengenai sifat surat. Menurut Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1989:1) surat pada umumnya mempunyai 3 sifat yaitu: a.
Ekonomis, sebab biaya pengiriman surat relatif murah.
b.
Praktis, sebab dapat menjamin rahasia dan dapat menghilangkan segala perasaan.
c.
Efektif, sebab berita yang disampaikan sesuai dengan sumber beritanya.
6.
Syarat-syarat membuat surat yang baik Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Menurut Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1989 : 1-2) syarat-syarat membuat surat yang baik adalah: a.
Memahami masalah pokok yang akan disampaikan atau ditulis;
11
b.
Memahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan masalah pokok;
c.
Menurut tata bahasa yang berlaku;
d.
Bahasa cukup sederhana dan tidak perlu panjang lebar;
e.
Menggunakan kata-kata yang tepat;
f.
Menggunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam suratmenyurat;
g.
Jangan membuat singkatan yang tidak umum dipakai dalam suratmenyurat;
h.
Sebaiknya mempergunakan bahasa yang sopan dan hormat; dan
i.
Isi surat hendaknya terperinci dan jelas agar tidak salah tafsir dan salah pengertian.
Surat yang tidak jelas akan menimbulkan: a.
Keragu-raguan;
b.
Adanya salah pengertian atau salah paham; dan
c.
Sukar diambil kesimpulan, tidak dipahami maksudnya.
7. Tujuan Surat Kegiatan surat-menyurat didasarkan pada maksud tertentu dalam proses pemberian informasi. Selain itu surat memiliki kegunaan yang penting. Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982 : 146-147) pada umumnya surat itu mempunyai tiga macam tujuan, yakni: a.
Menyampaikan informasi;
b.
Mendapatkan tindakan (to go action);
c.
Kedua-duanya. Untuk itu, maka di dalam kita menaskah suatu surat, kita harus
menanyakan tiga hal pada diri sendiri, yaitu: a.
Apakah maksud dan atau tujuan dari pada surat yang hendak kita buat/kirim itu?
b.
Apakah yang kita kehendaki dari pembaca surat setelah dia selesai membaca surat kita?
12
c.
Apakah atau bagaimanakah fakta-faktanya? Pada umumnya, apa yang kita kehendaki dari pembaca surat kita
itu (saya muat juga bagi suatu perusahaan/perniagaan) adalah sebagai berikut (salah satu atau kombinasi):
8.
a.
Pembaca percaya apa yang kita tulis.
b.
Pembaca menerima pandangan, pendirian, atau keputusan kita,
c.
Pembaca meminta penjelasan/ informasi lebih lanjut.
d.
Pembaca memberikan penjelasan/ informasi kepada kita.
e.
Pembaca memenuhi permintaan kita.
f.
Pembaca menyesuaikan diri kepada keluh-kesah/ pengaduan kita.
g.
Pembaca mau mengadakan hubungan relasi dengan kita.
Bahasa Surat Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka surat pun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Menurut Thomas Wiyasa (1996 : 4-5) bahasa surat meliputi: a. Surat sebagai karangan Surat sebagai karangan harus pula memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunannya atau komposisinya. Misalnya: ketentuan tentang tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa, tujuan komposisi dan penggunaan tanda baca (pungtuasi). b. Tema surat Pengertian tema khususnya dalam surat-menyurat, dapat dilihat dari dua sudut, yaitu sudut surat yang telah selesai dan dari sudut
13
proses penyusunannya. Tema surat adalah rumusan dari topik dan pokok bahasan yang akan disusun. c. Kalimat Kalimat harus jelas apabila pembaca surat hanya sekali baca, langsung bisa menangkap isinya tanpa ada keragu-raguan. Ciri kalimat yang baik ialah bila kalimat itu telah memperlihatkan kesatuan gagasan dan mengandung satu ide pokok. d. Alinea Alinea adalah suatu kesatuan pikiran yang merupakan himpunan dari kalimat-kalimat yang saling berkaitan dalam suatu rangkaian untuk membentuk sebuah gagasan. e. Gaya bahasa Gaya bahasa ialah cara yang dipergunakan seseorang untuk melahirkan pikiran dan perasaannya ke dalam sebuah karangan. Cara pengungkapan (gaya bahasa) misalnya: 1) Eufemisme, yaitu ungkapan pelembut, pernyataan secara halus. Misalnya: ia kurang ingatan artinya gila. 2) Pleonasme, yaitu pernyataan yang bermaksud menegaskan. Misalnya: dengan mata kepala sendiri artinya melihat langsung. 3) Sinisme, yaitu sindiran atau ejekan. Misalnya: otak udang artinya sangat bodoh. 4) Sarkasme, yaitu sindiran atau ejekan dengan perasaan lucu. Misalnya: bajunya tertawa artinya bajunya sobek. 5) Ironi, yaitu sindiran halus tapi cukup menyinggung perasaan orang yang dituju. Misalnya: sopan benar sapamu (padahal yang dimaksud ialah sopan yang kurang ajar). f. Ejaan dan Pungtuasi Penyusunan dan penulisan surat juga harus memperhatikan ketentuan-ketentuan mengenai ejaan dan penggunaan tanda baca seperti yang digariskan dalam Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan (SK Menteri PDK tanggal 27
14
Agustus 1975 No. 0196/U/1975). Kriteria mengenai ejaan yang perlu diperhatikan : 1) Pemakaian huruf besar yang betul dan tepat; 2) Penulisan kata turunan yang tepat; 3) Penulisan kata ulang yang betul dan tepat; 4) Penulisan gabungan kata yang betul dan tepat; 5) Penulisan kata ganti yang betul dan tepat; 6) Penulisan kata depan yang betul dan tepat; 7) Penulisan unsur serapan yang betul dan tepat. g. Bahasa Surat Bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis adalah relatif singkat. Sebelum menyusun surat harus mempertimbangkan baikbaik susunan kalimat. Nada surat harus simpatik, sopan, luwes, tapi lugas. Penulis semestinya menghindari pemakaian kata kurang tepat yang bermakna ganda (simantik) dan menyinggung perasaan penerima surat. 9. Jenis Surat Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Menurut Thomas Wiyasa (1996 : 2-3) jenis surat dapat digolongkan sebagai berikut: a. Menurut isi dan pengirimnya 1) Surat Resmi (Dinas Pemerintah) 2) Surat Niaga (Surat Bisnis) 3) Surat Pribadi b. Menurut maksud dan menurut tujuannya 1) Surat Pemberitahuan 2) Surat Keputusan 3) Surat Perintah 4) Surat Permintaan atau Permohonan
15
5) Surat Peringatan 6) Surat Panggilan 7) Surat Penawaran 8) Surat Perjanjian 9) Surat Pesanan 10) Surat Laporan 11) Surat Pengantar atau Pengantar Jalan 12) Surat Lamaran Pekerjaan 13) Surat Penegasan 14) Surat Penuntutan (Klaim) c. Menurut wujud bentuk surat 1) Kartu Pos 2) Warkat Pos 3) Surat Bersampul 4) Nota atau Memo 5) Telegram dan Telex dan Faksimili d. Berdasarkan jaminan 1) Surat Sangat Rahasia 2) Surat Rahasia 3) Surat Konfidensial (Terbatas) 4) Surat Biasa e. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya 1) Surat Kilat Khusus 2) Surat Amat Segera atau Kilat 3) Surat Biasa 10. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Setiap kantor mengikuti prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian. Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 5362) ada 3 prosedur yang umum dipergunakan.
16
a. Prosedur Buku Agenda 1) Buku Agenda Halaman-halaman
buku
berisi
kolom-kolom
keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang di simpan di file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum
nomor
file,
buku
ini
memang
sering
dipergunakan untuk referensi pertama saat mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara Buku Agenda dengan
file penyimpanan surat
adalah karena
file
penyimpanan surat masih sering mempergunakan sistem filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat keluar pada buku verbal. Dengan menemukan tanggal masuk surat atau nomor urut masuk surat, atau tanggal dan nomor surat keluar, dari buku agenda dan verbal, maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat ditemukan. Suratsurat dari pengirim yang sama bila disimpan dengan sistem kronologis letaknya akan terpisah-pisah sesuai dengan waktu
masing-masing
surat
diterima.
Karena
itu
penemuannya relatif akan memakan waktu lebih lama, dan sukar melihat hubungan surat-surat tersebut satu sama lain. Untuk mencari informasi mengenai sesuatu surat dari buku agenda dan verbal pun agak sukar dan lama, karena susunan informasinya yang kronologis itu. Fungsi buku agenda sebagai alat pengawasan surat masuk dan keluar jadi berjalan kurang lancar. Akhirnya buku agenda tidak lebih hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu menyusun statistik jumlah surat masuk dan keluar per hari,
17
per bulan, per tahun dengan pengelompokan menurut unit kerja, perihal surat, dan lain-lain model yang dikehendaki. Untuk lebih memaksimalkan fungsi buku agenda dan verbal, pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan dengan mempergunakan formulir atau kartu. Memang untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaranlembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih mudah dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur buku agenda banyak digantikan oleh prosedur kartu kendali. Sampai saat ini masih banyak kantor-kantor swasta, pemerintah, organisasi, dan badan-badan lain yang keliru memilih sistem pencatatan. Kebanyakan masih memilih kronologis. Memang ada yang cocok mempergunakan susunan kronologis, misalnya buku catatan harian seperti penjagaan, log-book di kapal, buku induk tabanas, dan lainlain, yang kesemuanya memang perlu mencatat urutanurutan kejadian atau peristiwa. Tetapi susunan kronologis ini tidak akan membantu banyak bila dilakukan untuk mencatat urutan surat masuk dan keluar, terutama dipandang dari kepentingan penemuan kembali surat. sidik jari yang diterima sekian banyak setiap hari, misalnya, tidaklah tepat dicatat pada buku register secara urutan kronologis, sebab jumlahnya akan banyak sekali. Kalau buku register diperlukan juga sebagai penunjuk atau referensi untuk penemuan kembali, maka sebaiknya pencatatan data-data dilakukan pada kertas-kertas lepas atau kartu yang disusun secara alfabetis nama, atau pengelompokan-pengelompokan tertentu sesuai kebutuhan, misalnya secara geografis (menurut nama tempat). Dengan
18
demikian catatan ini dapat digantikan juga sebagai alat bantu pencarian dokumen. Kalau pemakaian buku agenda hanya terbatas sebagai alat
kontrol,
maka
sistem
penyimpanan
haruslah
mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem abjad nama, sistem nomor, sistem geografis, atau sistem subjek, dan jangan sekali-kali memakai sitem kronologis, karena susunan buku agendanya sendiri sudah kronologis. Di sini penyimpanan tidak ada sangkut pautnya dengan buku agenda. Berikut ini pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda: Gambar 2.1 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:55) 2) Buku Ekspedisi Buku Ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat di sini lebih sedikit dari Buku
19
Agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima. Setiap unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi. Di dalam prosedur Kartu Kendali fungsi buku ini digantikan oleh salah satu dari lembar Kartu Kendali yang diterima
oleh
unit
pengolah,
dan
setelah
diparaf
dikembalikan kepada unit tata usaha. b. Prosedur Kartu Kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan menggunakan Kartu Kendali, surat masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan Kartu Kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Tabel 2.1 Kartu Kendali INDEKS
TGL. : NO. :
KODE : M/K
ISI RINGKAS : LAMPIRAN : DARI :
KEPADA :
TANGGAL :
NO. SURAT :
PENGOLAH :
PARAF :
CATATAN:
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:56) Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat seperti Indeks, Isi Ringkas, Lampiran, Dari, Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah,
20
Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, M/K, Kode, dan Catatan. Untuk lebih jelasnya berikut ini diberikan contoh Kartu Kendali. Penggunaan Kartu Kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari Buku Agenda dan buku ekspedisi. Ini disebabkan para ahli melihat bahwa susunan Buku Agenda yang kronologis sukar membantu penemuan informasi sesuatu surat dengan cepat. Untuk mencari sesuatu informasi dari sesuatu surat, petugas terpaksa membolak-balik hampir semua halaman Buku Agenda, terutama kalau tanggal masuk surat tidak diketahui oleh petugas. Dan peminta informasi atau petugas Buku Agenda itu sendiri sekalipun, selalu akan lupa pada tanggal. Sehingga petugas sukar mencari informasi melalui Buku Agenda. Maka oleh para ahli kearsipan dicobalah mencari jalan keluar. Mereka mencoba pemakaian kartu-kartu seperti pada perpustakaan. Maka lahirlah prosedur Kartu Kendali, yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan. Dengan Kartu Kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda susunannya
kronologis.
Surat-surat
dari
satu
koresponden
(pengirim) di dalam Buku Agenda letaknya akan terpisah-pisah sesuai dengan waktu masuk masing-masing surat. Tetapi suratsurat tersebut di dalam kotak Kartu Kendali letaknya menjadi satu atau bersama-sama di bawah satu caption (nama), tidak perduli kapan pun surat-surat tersebut diterima. Untuk mencari informasi mengenai surat yang sudah lama diterima, misalnya 2-3 tahun yang lalu, Buku Agenda sukar membantu dengan cepat. Sedangkan pada kotak Kartu Kendali semua informasi dari satu koresponden tetap berada pada satu tempat, dan waktu penerimaan surat tidak menjadi masalah.
21
Mengenai penyimpanan suratnya sendiri, antara prosedur Buku Agenda dan prosedur Kartu Kendali sama saja, yaitu tergantung sistem penyimpanan yang dipilih. Ada beberapa sistem penyimpanan yang baik yang dapat dipakai. Hanya yang perlu dihindarkan adalah sistem kronologis. Pada sistem ini surat-surat dari hari ke hari dimasukkan dalam ordner map. Semua surat dari berbagai koresponden akan bercampur menjadi satu sesuai waktu masuk. Sebenarnya dengan ordner pun sistem yang tepat dapat juga dipergunakan, misalnya sistem abjad, sistem numberik, sistem geografis, maupun sistem subjek. Sistem penyimpanan surat pada prosedur Kartu Kendali dapat dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik, atau geogafis. Memang umumnya sistem penyimpanan (filing system) yang dipilih pada sistem Kartu Kendali adalah sistem subjek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan ini tidak boleh disamaratakan untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau kartu-kartu yang tidak dapat disimpan menurut subjek sistem. Sistem penyimpanan seyogianya dipilih berdasarkan kebutuhan masing-masing unit kerja. Karena itu banyak petugas dan unit kerja yang sukar menerapkan sistem subjek secara tuntas, padahal dari buku pedoman sudah ditetapkan penyimpanan surat harus mempergunakan sistem subjek. Penggunaan Kartu Kendali pun masih sering disertai dengan penggunaan Buku Agenda. Hal ini seharusnya tidak terjadi, sebab Kartu Kendali itu sama juga fungsinya dengan Buku Agenda dan buku ekspedisi, yaitu mencatat, mengawasi, mengatur, mengendalikan, mengedarkan, dan mendistribusikan surat.
22
Gambar 2.2 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Kartu Kendali
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:59) c. Prosedur Tata Naskah Di samping pencatatan dan pengendalian surat dengan prosedur Buku Agenda dan prosedur Kartu Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu prosedur Tata Naskah. Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segisegi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam Takah. Takah
adalah
suatu
kegiatan
administrasi
di
dalam
memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
23
Gambar 2.3 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:60) Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map jepit (snelchekter map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada
pengolah-pengolah
yang
berwewenang
terhadap
pengolahan surat yang bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan perubahan-perubahannya, dan arsip surat balasan, yang dimasukkan ke dalam map Takah berurutan secara kronologis. Takah ini beredar dari pejabat ke pejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terusmenerus oleh Tata Usaha Takah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takahnya disimpan di Tata Usaha Takah menurut sistem penyimpanan (filing system) tertentu yang dipilih.Umumnya sistem penyimpanan Takah adalah sistem subjek (sistem pokok
24
soal),
walaupun
tidak
tertutup
kemungkinan
penyimpanan
berdasarkan sistem lain, seperti sistem abjad (nama), sistem nomor, atau sistem geografis. Pencatatan surat masuk dan surat keluarnya sendiri tetap mempergunakan Buku Agenda yang di dalam prosedur Takah disebut Buku Pencatatan Keluar dan Buku Pencatatan Masuk. Bilamana sistem penyimpanan yang dipilih untuk Takah adalah sistem subjek, maka sebagaimana lazimnya sistem subjek, diperlukan suatu buku daftar istilah-istilah subjek yang umum disebut Buku Klasifikasi Subjek. Buku Klasifikasi Subjek ini dapat dibuat sendiri, atau memilih salah satu dari pola-pola klasifikasi subjek yang standar, seperti Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress Classification (LC), dan beberapa thesaurus lain yang ada. Bagan klasifikasi yang standar ini kebanyakan dipergunakan untuk penggolongan koleksi di perpustakaan.
25
Berikut ini disajikan cara membuka (membuat) Takah pada Dep. Hankam R.I : Gambar 2.4 Cara membuka Takah Menteri
mengirim
nota
kepada
Sekjen
untuk
menyusun konsep cara-cara pemberian tanda jasa dan nama-nama penerima tanda jasa. Karena
nota
tersebut
mengenai
persoalan
kepegawaian, maka oleh Sekjen nota ini dibicarakan dengan Kepala Biro Kepegawaian. Karo Kepegawaian membuat (membuka) Takah dengan nomor tertentu. Nota Menteri dimasukkan dalam map Takah sebagai naskah No. 1. Setelah Karo membuat konsep, maka konsep ini menjadi naskah No. 2. Takah dikirim kepada Menteri untuk persetujuan konsep Keputusan Menteri. Sesudah ada Keputusan Menteri, Takah diteruskan lagi kepada Karo Kepegawaian. Karo kepegawaian membuat konsep usulan namanama karyawan yang akan mendapat tanda jasa untuk mendapatkan persetujuan Menteri. (Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:62) Demikian seterusnya sampai persoalan selesai, dan semua “jalan cerita” sudah berada di Takah. Takah kemudian disimpan di Tata Usaha Takah sesuai dengan sistem penyimpanan yang sudah ditentukan.
26
11. Sistem Pengarsipan (Filing) Filing adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan dan merupakan cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Menurut Daryanto & Abdullah (2013 : 154-156) terdapat lima sistem untuk menyelenggarakan pengarsipan, yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem kronologis. a. Sistem Abjad Sistem abjad adalah dasar dari semua sistem yang lain. Dinamakan
sistem
abjad
karena
dasar
pengaturan
arsip
berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama organisasi, nama orang, nama instansi, nama tempat, atau nama barang. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak dipergunakan. Sistem ini disebut langsung karena tidak menggunakan indeks yang digunakan sebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan arsip manfaat utamanya selain langsung juga sederhana, sesederhana kita melafalkan a, b, dan c. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor atau
angka,
karena
dimungkinkannya
pengolahan
melalui
komputer, tetapi jenis arsip diklasifikasikan berdasarkan abjad. Misalnya
surat,
formulir,
laporan,
daftar
alamat,
arsip
kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum, dan masih banyak lagi yang lain. Melalui sistem abjad, semua arsip ini dapat diberkas baik secara tunggal maupun berkelompok sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan. Agar pembuatan sistem abjad dapat berjalan dengan lancar, maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z,
27
tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama, seperti nama orang, perusahaan, departemen, dan lembaga pemerintah non departemen. b. Sistem Subjek atau perihal Jika anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, maka anda dapat menerapkan pengarsipan dengan sistem subjek dalam menyimpan arsip. Untuk menerapkan sistem subjek, anda harus menentukan
terlebih
dahulu
hal-hal
yang
umumnya
dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Hal-hal tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya, masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subjek di bawah judul “kepegawaian”, hal-hal yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan dalam satu subjek “keuangan”. Selanjutnya, rincian dari subjek itu dapat identifikasi, seperti kepegawaian mencakup cuti, kenaikan pangkat, lamaran kerja, dan sebagainya. Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subjek dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan sub-subjek. c. Sistem Nomor Kode nomor dipakai sebagai pengganti nama orang atau instansi, sehingga disebut sistem nomor. Pada prinsipnya, sistem penyimpanan arsip sama dengan sistem abjad, hanya nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Misalnya, suratsurat dari dan kepada Arsip Nasional Repubik Indonesia akan disimpan dalam map bernomor 2000, atau kartu nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem nomor, seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan lain-lain, karena sudah memahami tata caranya, serta keuntungan serta kerugian dalam penerapannya. Namun, masih banyak juga instansi
28
yang menerapkan sistem nomor hanya karena sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. Sebenarnya sistem nomor lebih sukar dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah tabanas atau pasien sebuah puskesmas atau rumah sakit, pasti akan lebih ingat namanya daripada nomor tabanas atau nomornya sebagai pasien di suatu rumah sakit. Oleh karena itu, untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks, yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah, atau pasien yang penyusunannya berdasarkan urutan abjad. Itu sebabnya sistem nomor disebut sistem pengarsipan tidak langsung sedangkan sistem abjad disebut sistem pengarsipan langsung. d. Sistem Geografis Jika anda menghendaki menyimpan anda dapat menggunakan sistem geografis. Kegiatan organisasi dimana sistem geografis dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah atau wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakan sistem geografis. Dalam pelaksanaan sistem geografis ini anda dapat menggunakan nama daerah wilayah sebagai judul yang kemudian dapat diklasifikasikan menjadi daerah atau kota yang ada di dalam daerah atau kota tersebut. Selanjutnya dapat dikembangkan lebih jauh dengan nama-nama instansi, perusahaan, atau orang yang ada di setiap kota di daerah atau wilayah tersebut. e. Sistem Kronologis Sistem ini digunakan untuk arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluar arsip. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan paling depan. Selanjutnya anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip dalam bulan-bulan tiap tahun. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan tugas pengarsipan jika kegiatan surat menyurat
29
dalam organisasi belum banyak. Jika kegiatan atau aktivitas pimpinan organisasi berkembang demikian cepat, sehingga menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Diantara semua sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Artinya, meskipun anda memilih sistem subjek, sistem angka, atau sistem geografis, anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Oleh sebab itu, anda harus memahaminya benar sistem abjad karena sistem ini akan sangat membantu anda dalam melaksanakan tugas pengarsipan. Dapat dikatakan sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem pengarsipan. 12. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur pengelolaan surat masuk menurut Petunjuk Arsip Nasional RI dalam Sutarto (1992 : 231-236) adalah sebagai berikut: a. Penerimaan Surat Surat-surat dinas yang datang atau masuk diterima oleh Petugas Penerima Surat (baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan lain-lain). Kemudian surat-surat disortir untuk menentukan atau mengelompokan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan surat-surat pribadi. b. Membuka Surat Surat-surat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan surat-surat yang dapat dibuka distempel pada suratnya di belakang. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-
30
lain. Jika surat tidak jelas alamatnya (tidak ada), hendaknya amplop diklip menjadi satu dengan surat. c. Mengelompokkan surat Surat-surat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat. Kemudian diserahkan kepada Petugas Pencatat Surat. d. Menilai Surat Oleh Petugas Pencatat Surat dinilai untuk menentukan mana yang penting dan mana yang rutin atau biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masing-masing golongan dikelompokkan menurut asal surat dan disusun secara kronologis. Untuk memudahkan menentukan nilai surat dapat dibantu dengan pertanyaan-pertanyaan seperti di bawah ini: 1) Bagaimana akibatnya jika surat-surat yang bersangkutan terlambat sampainya kepada Unit Pengolah? 2) Apakah akan mengganggu kelancaran tugas-tugas pekerjaan seandainya surat tersebut hilang? 3) Andai kata hilang apakah informasinya masih dapat ditemukan pada sumber lainnya? 4) Apakah surat yang bersangkutan penting bagi kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan? 5) Apakah surat yang bersangkutan memerlukan tindak lanjut? 6) Dan lain-lain. e. Mencatat surat penting 1) Keterangan-keterangan yang perlu dicatat: a) Tanggal penerimaan surat b) Nomor urut surat masuk c) Mencoret huruf K (Keluar, karena yang sedang diproses adalah surat masuk) d) Isi ringkas, diambil dari isi ringkas yang terkandung dalam surat
31
e) Memberi kode klasifikasi f) Memberi indeks atau pengenal g) Dari mana surat itu berasal h) Kepada surat itu ditujukan i) Tanggal dan nomor surat j) Pengolahan surat f. Pencatatan pada Kartu Kendali sebanyak 3 lembar: 1) Tanggal dan nomor urut: Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut dari surat yang bersangkutan. Karena surat tersebut surat masuk maka huruf K yang dicoret. 2) Isi ringkas: Menentukan isi surat secara ringkas. Ini harus benar-benar ringkas, sedapat mungkin tidak lebih dari 5 kata. 3) Kode: Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat. Dalam setiap instansi harus dibuat daftar klasifikasi arsip yang berisi kode dan masalah. Maka setiap surat yang masuk dapat diberi kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat. Contoh: masalah pengangkatan calon pegawai negeri dalam daftar tercantum kode Kp 401 yang berarti: Kp = Kepegawaian 40 = mutasi 1 = pengangkatan Masalah penataran dalam daftar tercantum kode Kp 502 yang berarti: Kp = Kepegawaian 50 = penilaian 2 = penataran
32
Masalah bantuan keuangan luar negeri non pangan dalam daftar tercantum kode Ku 202 yang berarti: Ku = Keuangan 20 = bantuan luar negeri 2 = non pangan 4) Indeks: Penentuan indeks diambil dari keterangan isi surat yang dapat digunakan sebagai tanda pengenal surat yang paling tepat. Antara indeks dan isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat berupa masalah; nama orang, nama organisasi, atau nama tempat. 5) Lampiran: Diisi dengan jumlah yang dilampirkan. 6) Dari atau kepada: Yang dicatat di sini adalah tanggal yang tercantum pada surat yang bersangkutan, demikian pula nomor adalah nomor surat yang bersangkutan. 7) Pengolah: Yang dicatat di sini adalah siapa yang nantinya akan menangani surat yang bersangkutan. Contoh: surat yang ditujukan kepada Rektor mungkin yang akan menangani bukan Rektor melainkan Dekan Fakultas maka pada kolom Pengolah ditulis Dekan Fakultas. Surat yang ditujukan kepada Sekretaris Jenderal isinya mungkin harus ditangani oleh Biro Kepegawaian karena menyangkut masalah kenaikan pangkat, maka pada kolom pengolah pada Kartu Kendali harus ditulis Biro Kepegawaian. 8) Tunjuk silang Kadang-kadang dalam sepucuk surat terdapat obyek lebih dari satu masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari seorang nama, lebh dari satu tempat, karena obyek yang satu
33
telah dicatat pada indeks, maka yang satunya dicatat pada kolom Tunjuk Silang dan kemudian dibuatkan lembar tunjuk silang. Contoh Kartu Kendali dan Lembar Tunjuk Silang adalah sebagai berikut: Tabel 2.2 Kartu Kendali INDEKS:
TGL.: NO. URUT
KODE: M/K
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN:
DARI:
KEPADA:
TANGGAL:
NO. SURAT:
PENGOLAH: TUNJUK SILANG:
S( (Sumber: Sutarto, 1992:234)
PARAF:
34
Tabel 2.3 Lembar Tunjuk Silang INDEKS:
KODE:
TGL: No.:
ISI RINGKAS:
DARI:
KEPADA:
Lihat Berkas INDEKS:
KODE:
TGL.: NO.:
(Sumber: Sutarto, 1992:235) g. Mengarahkan Surat Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, surat diserahkan kepada Unit pengolah bersama Kartu Kendali II berwarna hijau dan Kartu Kendali III berwarna merah. Sedangkan Kartu Kendali I berwarna putih ditinggal pada Petugas Pengarah (Pengendali). Kartu Kendali II dan III diparaf oleh Unit Pengolah, kemudian: 1) Kartu Kendali II disampaikan kepada Petugas Pengarah untuk dicek, dan selanjutnya disimpan oleh Petugas Penata Arsip. Kartu Kendali II ini berfungsi sebagai arsip pengganti selama suratnya masih aktif digunakan pada Unit Pengolah. 2) Kartu Kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya. Apabila proses surat masuk ditunjukkan dengan gambar akan nampak sbb:
35
Gambar 2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
(Sumber: Sutarto, 1992 : 236) Keterangan: a = amplop berisi surat b = surat 1c = Kartu Kendali I berwarna putih 2c = Kartu Kendali II berwarna hijau 3c = Kartu Kendali III berwarna merah
36
13. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Prosedur pengelolaan surat keluar menurut Petunjuk Arsip Nasional RI dalam Sutarto (1992 : 242243) adalah sebagai berikut: a. Pencatatan 1) Seperti halnya surat penting ke luar, pencatatan surat biasa keluar juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2. 2) Bedanya dengan pencatatan surat biasa masuk adalah: a) Pada kolom DISAMPAIKAN dicatat jam dan tanggal penyampaian Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan b) Pada kolom DITERIMA dicatat oleh Unit Kearsipan c) Pada PARAF kalau surat biasa masuk yang memaraf Unit Pengolah, sedang untuk surat biasa ke luar yang memaraf Unit Kearsipan. b. Penyampaian 1) Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar Pengantar Surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan, untuk diberi stempel. 2) Setelah surat aslinya dikirimkan, arsip surat distempel jam dan tanggal pengirimannya. 3) Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan, dan Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada Pencatat.
37
Proses tersebut dapat digambarkan sbb: Gambar 2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
(Sumber: Sutarto, 1992:234) Keterangan: a = arsip surat b = surat asli yang akan dikirim 1c = Lembar Pengantar Surat Biasa I 2c = Lembar Pengantar Surat Biasa II d = amplop berisi surat yang akan dikirim
38
B. METODE PENGAMATAN 1.
Lokasi Pengamatan Menurut H. B. Sutopo (2002:52) tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat
maupun lingkungannya. Dari pemahaman lokasi
dan
lingkungannya peneliti bisa secara cermat mencoba mengkaji dan secara kritis menarik kemungkinan simpulan yang berkaitan dengan permasalahan penelitian. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang beralamat di Jl. Mpu Tantular No. 25 Semarang. Pada lokasi pengamatan ini penulis di tempatkan pada bagian SDM dan Umum. Dengan pertimbangan sebagai berikut: a. Lokasi tersebut merupakan tempat dilaksanakan proses kegiatan magang. b. Di lokasi tersebut terdapat permasalahan yang ingin penulis kaji dalam pengamatan ini. c. Penulis
mendapatkan
ijin
sebagai
tenaga
magang
untuk
mengumpulkan data yang akurat dalam melaksanakan pengamatan secara langsung di lapangan atau lokasi terkait proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan permasalahan. d. Tentunya lokasi tersebut merupakan rekomendasi dari instansi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang kepada penulis untuk melaksanakan observasi sekaligus mengumpulkan data-data yang diperlukan sebagai bahan materi Tugas Akhir.
39
2.
Jenis Pengamatan Pengamatan dalam penulisan tugas akhir ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Menurut H. B. Sutopo (2002:35) dalam deskriptif kualitatif “data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data”. Pengamatan dilakukan dengan menggunakan observasi berperan aktif. Menurut Spradley dalam H. B. Sutopo (2002:68) observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan penulis tidak bersikap pasif sebagai
pengamat,
dimungkinkan pengamatannya,
tetapi
dalam
memainkan
suatu
dengan
situasi
berbagai yang
mempertimbangkan
peran
berkaitan akses
yang dengan
yang
bisa
diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Penulis bahkan bisa berperan yang tidak hanya berbentuk dialog atau bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. Pengamatan yang dilakukan penulis terbatas pada usaha untuk mengungkapkan suatu masalah keadaan atau peristiwa sebagaimana keadaan yang terjadi, sehingga mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan. Pengamatan yang dilakukan
penulis
untuk
mendeskripsikan
mengenai
prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang semarang.
40
3.
Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik Penentuan Sampel Teknik penentuan sampel yang digunakan oleh penulis adalah Purpose Sampling. Menurut H. B. Sutopo (2002:56) dalam penelitian kualitatif cuplikan yang diambil lebih bersifat selektif. Peneliti mendasarkan pada landasan kaitan teori yang digunakan keingintahuan pribadi, karakteristik empiris yang dihadapi, dan sebagainya. Sumber data disini tidak digunakan sebagai yang mewakili populasinya tetapi lebih mewakili informasinya, dalam purpose sampling, penulis cenderung memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. b. Sumber Data Menurut H. B. Sutopo (2002 : 50-54) adapun sumber data yang digunakan selama kegiatan pengamatan adalah: 1) Narasumber (informan) Dalam deskriptif kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Sumber data yang berupa manusia di dalam deskriptif kualitatif lebih tepat disebut informan daripada responden. Informan atau narasumber sangat penting perannya sebagai orang yang memiliki informasi, narasumber bukan hanya sekedar memberikan tanggapan yang diminta penulis, tetapi juga lebih memilih arah dan selera yang menyajikan informasi (H.B. Sutopo, 2002:50). Data dari informan diperoleh melalui wawancara yang dilakukan selama magang. Narasumber dalam wawancara ini diambil
dari
berbagai
keragaman
secara
komprehensif
mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia
41
(Persero) Cabang Semarang. Adapun subjek penelitian ini adalah a) Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum b) Bapak Ahmad Luthfi selaku Staff SDM dan Umum 2) Peristiwa atau Aktivitas Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, penulis bisa mengetahui proses bagaimana
sesuatu
terjadi
secara
lebih
pasti
karena
menyaksikan sendiri secara langsung (H.B. Sutopo, 2002:51). Peristiwa atau aktivitas yang diamati penulis selama magang adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. 3) Dokumen dan Arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dokumen dapat berupa rekaman tertulis tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan aktivitas tertentu. Bila ia merupakan catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi, ia cenderung disebut arsip. Keduanya dapat secara baik dimanfaatkan sebagai sumber data dalam kegiatan pengamatan (H. B. Sutopo, 2002:54). Dalam pengamatan ini penulis memperoleh berbagai dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan surat sebagai sumber data yang akan digunakan dalam penulisan tugas akhir.
42
4.
Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam pengamatan. Tujuan utama dari pengamatan adalah untuk mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka penulis tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis berdasarkan teknik pengumpulan data menurut H. B. Sutopo (2002 : 58-72), yaitu: a. Wawancara Tujuan
utama
melakukan
wawancara
adalah
untuk
menyajikan konstruksi saat sekarang dalam suatu konteks mengenai para pribadi, peristiwa, aktivitas, organisasi, perasaan, motivasi, tanggapan atau persepsi, tingkat dan bentuk keterlibatan, dan sebagainya untuk merekonstruksi beragam hal seperti itu sebagai
bagian
dari
pengalaman
masa
lampau,
dan
memproyeksikan hal-hal itu dikaitkan dengan harapan yang bisa terjadi di masa yang akan datang. Penulis melakukan wawancara dengan bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum dan bapak Ahmad Luthfi selaku Staff SDM dan Umum untuk mengetahui tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. b. Observasi Penulis menggunakan observasi berperan aktif. Dengan teknik observasi berperan aktif, penulis tidak bersifat pasif sebagai pengamat,
tetapi
juga
memainkan
berbagai
peran
yang
dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data.
43
Penulis mengamati dan sekaligus berperan aktif dalam kegiatan yang terjadi di bagian SDM dan Umum, terutama mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar. c. Mengkaji dokumen dan arsip Dokumen bisa memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis sederhana sampai yang lebih lengkap, dan bahkan bisa berupa benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa lampau. Demikian pula halnya arsip yang pada umumnya berupa catatan-catatan yang lebih formal bila dibandingkan dengan dokumen sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Penulis mengkaji dokumen dan arsip yang berhubungan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir. d. Perekaman Alat kamera, foto, film dan video sering juga digunakan di dalam penelitian kualitatif karena bisa sangat membantu di dalam pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan perilaku subjek yang diteliti. Demikian pula alat perekam suara (tape recorder) banyak digunakan, terutam di dalam pengumpulan data dengan teknik wawancara, sehingga kalimat dapat direkam secara lengkap. Penulis menggunakan alat perekam dalam proses wawancara dengan tujuan dapat lebih mudah diingat tentang suatu deskripsi berbagai situasi yang sedang diamati. 5.
Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan penulis adalah teknik analisis menurut H. B Sutopo (2002:96) yaitu :
44
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif Pengumpulan data
Reduksi data
Sajian data
Penarikan simpulan/ verifikasi (Sumber: H. B. Sutopo, 2002:96) Reduksi dan sajian data ini harus disusun pada waktu penulis sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam pengamatan. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, penulis mulai melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Bila simpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi maupun sajian datanya, maka penulis wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Dalam keadaan ini tampak bahwa peneliti kualitatif prosesnya berlangsung dalam bentuk siklus. Biasanya, sebelum penulis mengakhiri proses pelaksanaan pengamatannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data ke lapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir pengamatan. Namun semuanya itu sangat tergantung dari mantapnya keyakinan penulis terhadap apa yang telah diperolehnya selama dalam perjalanan pelaksanaan pengamatannya.
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Profil Perusahaan Nama Perusahaan
: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Nama Sebutan
: PT PELNI (Persero)
Bidang Usaha
: Pelayaran
Status Badan Hukum
: Perseroan Terbatas
Alamat Kantor Pusat
: Jl. Gajahmada 14 Jakarta Pusat 10130
Alamat Cabang Semarang
: Jl. Mpu Tantular No 25 Semarang, Jawa Tengah
Telepon Kantor Pusat
: +62-21-6334342
Telepon Cabang Semarang
: (024) 3546723, 3546723, 3580814
Faksimili Kantor Pusat
: +62-21-63854130
Faksimili Cabang Semarang : 024-3555156 Call Center
: 021-162
Homepage
: http://www.pelni.co.id
Email Kantor Pusat
:
[email protected]
Email Cabang Semarang
:
[email protected]
Tanggal Berdiri
: 28 April 1952
Tanggal Beroperasi
: 28 April 1952
Dasar Hukum
: Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952
Modal Dasar
: Rp 13.000.000.000.000
Modal Disetor
: Rp 6.565.092.000.000
NPWP
: 01.001.637.6 – 093.000
TDP
: 09.05.1.50.37082
SIUP
: BXXV-845/AL.58
Jumlah Kantor
: 1 Kantor Pusat/47 Kantor Cabang
Wilayah Kerja
: Seluruh Wilayah Indonesia
45
46
Pemegang Saham
: Pemerintah Republik Indonesia (100%)
B. Logo Perusahaan Logo merupakan sebuah simbol yang mangandung banyak arti dan filosofi. Logo diyakini memberikan efek pengakuan tertentu kepada setiap orang yang melihat atau memakai. Logo dapat mencerminkan identitas sebuah perusahaan dan dapat dijadikan ciri khas berupa warna dan bentuk logo tersebut.
Gambar 3.1 Logo PT PELNI (Persero)
Sumber : Bagian SDM dan Umum Filosofi logo PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut : 1. Bendera melambangkan logo dalam pelayaran 2. Bintang melambangkan cita-cita setinggi langit 3. Warna merah berarti keberanian, melambangkan raga manusia 4. Warna putih berarti kesucian, melambangkan jiwa manusia
47
C. Sejarah Berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Sejarah berdirinya PT PELNI bermula dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Bersama (SKB) antara Menteri Perhubungan dan Menteri Pekerjaan Umum tanggal 5 September 1950 yang isinya mendirikan Yayasan Penguasaan Pusat Kapal-kapal (PEPUSKA). Latar belakang pendirian Yayasan PEPUSKA diawali dari penolakan pemerintah Belanda atas permintaan Indonesia untuk mengubah status maskapai pelayaran Belanda yang beroperasi di Indonesia, N.V. K.P.M (Koninklijke Paketvaart Matschappij) menjadi Perseroan Terbatas (PT). Pemerintah Indonesia juga menginginkan agar kapal-kapal KPM dalam menjalankan operasi pelayarannya di perairan Indonesia menggunakan bendera Merah Putih. Pemerintah Belanda dengan tegas menolak semua permintaan yang diajukan oleh pemerintah Indonesia. Dengan modal awal 8 (delapan) unit kapal dengan total tonage 4.800 DWT (death weight ton), PEPUSKA berlayar berdampingan dengan armada KPM yang telah berpengalaman lebih dari setengah abad. Persaingan benar-benar tidak seimbang ketika itu, karena armada KPM selain telah berpengalaman, jumlah armadanya juga lebih banyak serta memiliki kontrak-kontrak monopoli. Akhirnya pada 28 April 1952 Yayasan Pepuska resmi dibubarkan. Pada saat yang sama didirikanlah PT PELNI dengan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952, serta Berita Negara Republik Indonesia No. 50 tanggal 20 Juni 1952. Sebagai Presiden Direktur Pertamanya diangkatlah R. Ma'moen Soemadipraja (1952-1955). Delapan unit kapal milik Yayasan Pepuska diserahkan kepada PT PELNI sebagai modal awal. Karena dianggap tidak mencukupi maka Bank Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal sebagai tambahan dan memesan 45 “coaster” dari Eropa Barat. Sambil menunggu datangnya “coaster” yang dipesan dari Eropa, PELNI mencarter kapal-kapal asing yang terdiri dari berbagai bendera. Langkah ini diambil untuk mengisi
48
trayek-trayek yang ditinggalkan KPM. Setelah itu satu persatu kapal-kapal yang dicarter itu diganti dengan “coaster” yang datang dari Eropa. Kemudian ditambah lagi dengan kapal-kapal hasil pampasan perang dari Jepang. Status PT PELNI mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1961 pemerintah menetapkan perubahan status dari Perusahaan Perseroan menjadi Perusahaan Negara (PN) dan dicantumkan dalam Lembaran Negara RI No. LN 1961. Kemudian pada tahun 1975 status perusahaan diubah dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perseroan terbatas (PT) PELNI sesuai dengan Akte Pendirian No. 31 tanggal 30 Oktober 1975. Perubahan tersebut dicantumkan dalam Berita Negara RI No. 562-1976 dan Tambahan Berita Negara RI No. 60 tanggal 27 Juni 1976. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan usaha, perusahaan mengalami beberapa kali perubahan bentuk Badan Usaha. Pada tahun 1975 berbentuk Perseroan sesuai Akta Pendirian Nomor 31 tanggal 30 Oktober 1975 dan Akte Perubahan Nomor 22 tanggal 4 Maret 1998 tentang Anggaran Dasar PT Pelni yang diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 16 April 1999 Nomor 31 tambahan Berita Negara Nomor 2203. D. Visi dan Misi PT Pelayaran Nasional Indonesia 1. Visi : Menjadi Perusahaan Pelayaran yang Tangguh dan Pilihan Utama Pelanggan 2. Misi : a. Mengelola dan mengembangkan angkutan laut guna menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan nusantara b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi negara, karyawan serta berperan di dalam pembangunan lingkungan dan pelayanan kepada masyarakat
49
c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui kreativitas, inovasi, dan pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia d. Menjalankan usaha secara adil dengan memperhatikan azas manfaat bagi semua pihak yang terlibat (Stakeholders), dan menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) E. Budaya Organisasi Dalam mencapai visinya, PT PELNI (Persero) berkomitmen untuk menerapkan Tata Nilai Utama (Core Value) sebagai berikut: Integritas Setiap INSAN PELNI harus bertindak dengan integritas (kejujuran, konsisten, komitmen, berani dan dapat dipercaya) dalam rangka mencapai keunggulan dalam kinerja berdasarkan tuntutan “stakeholders” Service Exellence Fokus pada pelanggan untuk memberikan pelayanan prima dan memastikan produk/ jasa yang dikerjakan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan Continous Learning Setiap INSAN PELNI harus mampu mentransformasikan dirinya secara berkelanjutan, berdasarkan tuntutan yang sedang maupun akan terjadi Careness Menjaga keselamatan, keamanan dan kesehatan lingkungan untuk pekerja, mitra kerja, pelanggan maupun masyarakat pada umumnya. F. Kegiatan Usaha Usaha pokok PT Pelayaran Nasional Indonesia adalah menyediakan jasa angkutan transportasi laut yang meliputi jasa angkutan penumpang dan jasa angkutan muatan barang antar pulau. Saat ini perusahaan mengoperasikan 28 unit armada kapal penumpang yang diklasifikasi berdasarkan kapasitas jumlah penumpang, diantaranya : Kapal tipe 3.000 pax, tipe 2.000 pax, tipe 1.000 pax, tipe 500 pax, tipe Ro-Ro (Roll on Roll off) dan 1 unit kapal ferry cepat dengan kapasitas seluruhnya
50
berjumlah 36.913 penumpang. Di
samping itu PT Pelni
juga
mengoperasikan 4 unit armada kapal barang dengan total bobot mati berjumlah 1.200 ton. Wilayah Indonesia yang terdiri dari 17.503 pulau, sangat membutuhkan sarana transportasi laut untuk menghubungkan pulau-pulau yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai SK Dirjen Perla no. AT 55/I/8/DJPL-06 Tgl 5 April 2006 tentang penetapan jaringan trayek tetap dan teratur (Liner) angkutan laut penumpang dalam negeri untuk PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Tempat yang disinggahi berjumlah 91 pelabuhan dengan 47 kantor cabang dan kurang lebih 300 travel agent yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai misinya “Mengelola dan mengembangkan angkutan laut guna menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan nusantara”. PT Pelni melaksanakan tanggung jawabnya dengan tidak hanya terbatas melayari route komersial, tetapi juga melayani pelayaran dengan route pulau-pulau kecil terluar (Pepres No.78 tahun 2005 tentang Pengelolaan Pulau-pulau Kecil Terluar). Di samping itu pemanfaatkan sumber daya alam dalam rangka pembangunan yang berkelanjutan dan pemberdayaan masyarakat dalam rangka peningkatan kesejahteraan dapat tercapai sesuai target sasaran. Usaha-usaha yang di jalankan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah : 1. Usaha Sampingan : Hotel Bahtera Cipayung, Bogor, Jawa Barat 2. Usaha Penunjang (Unit Bisnis Strategis) a. Angkutan Bandar b. Keagenan Kapal c. Dock atau Perbengkelan Kapal (Galangan Surya, Surabaya, Jawa Timur) d. Pelayanan Penumpang Kapal e. Property Management PELNI
51
3. Anak Perusahaan a. PT. SBN : Bongkar Muat & EMKL b. PT. PIDC : Freight Forwarding, Pengelolaan Over bagasi c. Rumah Sakit PELNI Usaha-usaha tersebut dijalankan dengan tujuan untuk menambah profit perusahaan. G. Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Struktur Organisasi menggambarkan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada suatu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang sebagai berikut:
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT PELNI (Persero) Cabang Semarang
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
52
53
H. Deskripsi Pekerjaan Deskripsi pekerjaan (job description) adalah daftar tugas-tugas dan tanggung jawab dari sebuah posisi. Deskripsi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan melakukan analisis pekerjaan, yang meliputi pemeriksaan tugas dan urutan tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Uraian Tugas Pokok atau job description PT PELNI (Persero) Cabang Semarang adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 Job Description Kantor Cabang NO
NAMA
1.
Zamroni
NRP &
KELAS
MASA KERJA
GOLONGAN
JABATAN
DI PELNI
04741/ IIIA
5
30 Tahun
JABATAN
URAIAN TUGAS/ JOB DESCRIPTION
Kepala
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
Cabang
menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di cabang 2. Melaksanakan perencanaan,
penyiapan
perumusan
pengorganisasian,
kebijakan, pelaksanaan,
pengendalian, dan pelaporan bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan usaha cabang 3. Melaksanakan perencanaan,
penyiapan
perumusan
pengorganisasian,
kebijakan, pelaksanaan,
pengendalian, dan pelaporan bidang adm. Cabang 4. Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi kegiatan property management, meliputi bidang
perencanaan,
pendayagunaan,
dan
pengembangan usaha serta adm. Cabang 5. Memantau
dan
mengkoordinir
penyelenggaraan
54
kegiatan bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan serta adm. Di Kantor Sub.Cabang 6. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan cabang, yang
meliputi
kegiatan:
perencanaan,
pendayagunaan, dan pengembangan usaha serta adm. Cabang 7. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM pelaksana kegiatan di cabang 8. Mengorganisir
dan
mengendalikan
ketertiban
pengelolaan adm. Kegiatan cabang 9. Mengorganisir
dan
mengendalikan
kegiatan
pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil kegiatan di cabang 10. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain yang diberikan oleh atasan atau BOD 2.
Agus Nugroho
05000/IIID
7
24 Tahun
Kepala
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
Operasi
menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di bidang
perencanaan,
pengendalian
pengembangan kegiatan usaha cabang
55
dan
2. Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan, keg perencanaan, pengendalian dan pengembangan usaha cabang
yang
meliputi
penyiapan
administrasi,
pengelolaan dan pengendalian operasional usaha cabang serta dokumen termasuk dan tdk terbatas meliputi kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran jasa perusahaan, pelayanan kapal, departure control system (DCS), pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut, on time performance kapal, kepuasan pengguna jasa (customer satisfaction) serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang optimal. 3. Menyelenggarakan
kegiatan
perencanaan,
pengendalian, dan pengembangan usaha cabang yang meliputi penyiapan administrasi, pengelolaan dan pengendalian
operasional
usaha
cabang
serta
dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi
56
kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran
jasa
perusahaan,
departure
control
system
pelayanan
(DCS),
kapal,
pemanfaatan
fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut, on time performance, kepuasan pengguna jasa (customer satisfaction), serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang optimal. 4. Memantau,
mengkoordinir
penyelenggaraan
dan
kegiatan
mengendalikan
perencanaan
dan
pengendalian kegiatan operasi pelayanan kapal perusahaan pada Kantor Cabang. 5. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM pelaksana kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional usaha cabang. 6. Mengorganisir
dan
mengendalikan
ketertiban
pengelola administrasi kegiatan perencanaan dan pengendalian usaha cabang
57
7. Mengorganisir
dan
mengendalikan
kegiatan
pengelolaan administrasi usaha cabang. 8. Mengorganisir
dan
mengendalikan
kegiatan
pengelolaan data, informasi, dan pelaporan serta laporan khusus hasil kegiatan perencanaan dan pengendalian layanan usaha cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain-lain yang diberikan oleh atasan. 3.
Muhammad Badrun
02890/IIID
7
34 tahun
Kepala
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
Adm.
menengah, pendek dan program kerja perusahaan di
Keuangan
bidang administrasi keuangan 2. Menyiapkan administrasi
konsep keuangan
pengaturan
kebijakan
perusahaan
termsuk
pembuatan pedoman pengelolaan hutan, pencairan piutang,
penempatan
pengeluaran
kas/bank
dana,
penerimaan
berikut
verifikasi
dan bukti-
buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai, administrasi dan penyimpanan surat berharga serta
58
bkti-bukti kekayaan perusahaan 3. Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi kegiatan administrasi keuangan perusahaan 4. Memantau
dan
mengkoordinir
penyelenggaraan
kegiatan administrasi keuangan perusahaan di kantor cabang, Kapal, dan SBU 5. Mengorganisir
dan
mengendalikan
kegiatan
administrasi keuangan, termasuk pengelolaan hutang, pencairan piutang, penempatan dana, penerimaan dan pengeluaran
kas/bank
berikut
verifikasi
bukti-
buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai, administrasi dan penyimpanan surat berharga beserta bukti-bukti kekayaan perusahaan yang optimal. 6. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM pelaksana kegiatan administrasi keuangan 7. Mengorganisir pengelolaan
dan
mengendalikan
administrasi
kegiatan
ketertiban administrasi
keuangan perusahaan 8. Mengorganisir
dan
mengendalikan
59
kegiatan
pengelolaan
administrasi
perkantoran
bidang
administrasi keuangan 9. Mengorganisir
dan
mengendalikan
kegiatan
pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil kegiatan administrasi keuangan perusahaan. 10. Mengorganisir
dan
mengendalikan
administrasi
perkantoran
dan
layanan
kegiatan umum
kerumahtanggaan kantor cabang 11. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. 4.
Marinna Idawati
07548/ IIIB
9
17 Tahun
Asman Keuangan
1. Penyerahan RKA 2. Ketepatan pelaporan perpajakan 3. Penyerahan laporan bulanan 4. Penyerahan laporan triwulan 5. Penyerahan laporan tahunan
5.
Ruwiyadi
04741/IIIC
8
27 Tahun
Asman Pelayanan Jasa
1. Penyerahan RKA 2. Realisasi RKA 3. Response Time atas masalah operasional 4. Service ability performance peralatan penunjang
60
pelayanan 5. Tanggal akhir pelaporan berkala 6. Melaksanakan pengawasan EMB/DBD 6.
Edy Rachman
05910/IIIB
9
22 Tahun
Asman Pemasaran
1. Penyerahan RKA 2. Realisasi RKA 3. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan penjualan tiket kapal 4. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan boarding di pelabuhan 5. Pelaporan hasil penjualan tiket harian
7.
Prasojo Hendi
08074/IIIB
10
5 Tahun
Winisudo
Pjs.Asman
1. Penyerahan RKA
SDM dan
2. Realisasi RKA
Umum
3. Penyiapan fasilitas bidang umum (pemeliharaan aset/ inventaris) 4. Produktivitas SDM 5. Tanggal akhir pelaporan berkala RKA 6. Pelaporan absensi
8.
Ahmad Luthfi
08576/IIIA
13
3 Tahun
Senior Staf
1. Membuat konsep surat-surat (surat keluar cabang, nota dinas, spjdll dan pengarsipan)
61
2. Melakukan rekap data aset dan inventaris cabang 3. Membuat data check list dan kontrol service aset/ inventaris barang kantor 4. Kegiatan pelayanan tamu 5. Melakukan
koordinasi
dengan
instansi
terkait
pelaksanaan sertifikasi ABK (insidental) 9.
Betria Rizqi
08129/IIIB
11
5 Tahun
Junior Staf
Susanti
1. Membuat JV 2. Melayani permintaan tiket, administrasi agent/ travel 3. Membuat laporan tiket bulanan 4. Membuat laporan bulanan, triwulan ke kantor pusat 5. Administrasi tiket batal dan rusak
10.
Dasmir
05631/IIIA
11
24 Tahun
Junior Staf
1. Melaksanakan
kegiatan
penjualan
tiket
kapal
penumpang 2. Mencetak laporan penjualan tiket harian 11.
Sunaryadi Putranto
04775/IIIB
11
26 Tahun
Junior Staf
1. Membuat surat-surat pelk clearence kapal 2. Mengajukan biaya uang rambu ke kapal 3. Melakukan
koordinasi ke instansi terkait untuk
proses clearence 4. Melaksanakan EMB/DBD kapal
62
5. Melaksanakan clearence kapal turis 12.
Sudrajat
06191/IIIA
13
21 Tahun
Sub. Cab. Cirebon
1. Melakukan
kegiatan
Administrasi
ticketing
(penjualan, membuat rekap dan laporan ticketing, entry data ticketing oracle) 2. Melakukan pengecekan, pemeliharaan aset kantor sub cab. Cirebon 3. Melakukan
Administrasi
keuangan
(membuat
estimasi biaya dan melaporkan ke cabang Semarang, adm
pembayaran
telepon,
listrik,
air,
adm
pembayaran pensiun) 4. Melakukan Administrasi umum (pembayaran spj, surat pengantar berobat, clearence in out) 13.
Warimun
06403/IIB
13
22 Tahun
Junior Officer
1. Membuat/ menghitung biaya disbursement kapal keagenan lokal/asing 2. Membuat surat keluar utk urusan UPK 3. Membuat invoice kapal-kapal keagenan 4. Mengurus perpanjangan sertifikat kapal-kapal 5. Membuat laporan sweping kapal-kapal 6. Melaksanakan koordinasi dgn instansi terkait proses
63
clearence 14.
Astajib Tripratomo
04679/IIIC
13
25 Tahun
Junior
1. Membuat dokumen/ surat-surat internal
Officer
2. Kegiatan pelayanan tamu 3. Melakukan rekap data OB
15.
Etik MM
05713/IIIA
13
23 Tahun
Kasir
1. Membuat BPU 2. Membayar tagihan CBV 3. Membuat laporan posisi keuangan 4. Membuat
daftar
dan
melakukan
pembayaran
pensiunan PELNI 16.
Abdul Rifai
06287/IIB
14
22 Tahun
Adm. Officer
1. Mengentry data kas harian 2. Memilah dan mengarsip data kas, bank, memo, dan dokumen lainnya 3. Membantu membuat laporan ticketing bulanan 4. Mengumpulkan data-data KP1danKP2 Keagenan 5. Mengambil rekening koran Mandiri dan BNI 6. Mencetak dan mengarsip buku besar
17.
Muhammad Muhajir
07716/IIA
14
16 Tahun
Adm.
1. Membuat jadwal kapal
Officer
2. Mengetik PPKB masuk 3. Menyiapkan tangga kapal
64
4. Menghubungi petugas air pelindo 5. Melaksanakan EMB/DBD 6. Mencatat laporan harian 7. Membuat laporan bulanan ke ADPEL PELINDO 18.
Danang Yuniarto
07770/IID
14
16 Tahun
Adm. Officer
1. Melengkapi nomor Dokumen BL 2. Membuat resi mualim, cargo list, tiket kendaraan, BPU 3. Menyelesaikan pembuatan manifest 4. Menyelesaikan laporan B60B 5. Melakukan Penggandaan/ arsip muatan
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
65
66
I. Sekretaris Perusahaan Sekretaris Perusahaan merupakan pejabat penghubung (liason officer) antara perseroan dengan pihak-pihak berkepentingan serta menjaga kepatuhan Perseroan terhadap hukum dan perundang-undangan. 1. Fungsi a. Sekretaris Perusahaan berfungsi sebagai pejabat penghubung (liason officer) antara Perseroan dengan Pemegang Saham, regulator, lembaga lain, publik dan sebagai penanggung jawab Sekretariat Perseroan yang didalamnya termasuk Sekretariat Direksi serta menatausahakan dokumen-dokumen Perseroan. b. Sekretaris Perusahaan harus memastikan
bahwa Perseroan
mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan yang berlaku dan wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan tugasnya kepada Direksi secara berkala dan kepada Dewan Komisaris apabila diminta oleh Dewan Komisaris. c. Memastikan bahwa Perseroan taat terhadap berbagai peraturan yang berlaku dan pelaksanaan Good Corporate Governance. 2. Tugas a. Membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan komunikasi terhadap internaldan kegiatan publikasi,
eksternal publik antara lain:
press release, customer respons, bulletin,
keprotokolan, hubungan dengan media masa. b. Sebagai pengelola Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah Rapat Direksi, Rapat Gabungan Direksi dan Dewan Komisaris serta Risalah RUPS. c. Membantu ketatausahaan kegiatan Direksi yang terdiri dari : 1) Penyelenggaraan Rapat Kerja 2) Menyusun Agenda dan Undangan Rapat Direksi 3) Menyiapkan bahan-bahan rapat dan naskah-naskah pidato Direksi.
67
4) Membuat dan memelihara risalah Rapat Direksi. d. Mengkoordinasikan penyusunan laporan tahunan Perseroan. e. Memberikan masukan kepada Direksi atas kegiatan perseroan yang berkaitan dengan pelaksanaan GCG. f. Membantu Direksi sebagai penanggungjawab penyelenggaraan RUPS, termasuk pembuatan undangan, agenda, materi RUPS dan pendistribusiannya. g. Sekretaris Perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan peraturan-peraturan yang berlaku dan memastikan Perseroan untuk memenuhi peraturan tersebut. 3. Persyaratan dalam Jabatan a. Untuk diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan harus memiliki kualifikasi akademis dan pengalaman yang memadai sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan baik. b. Memiliki pengetahuan di bidang Hukum, Ekonomi, Sosial, dan Politik, terutama yang berhubungan dengan bidang usaha Perseroan. J. Sistem Recruitment Recruitment adalah proses menarik orang-orang pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang cukup, dan dengan persyaratan yang layak, untuk mengisi lowongan dalam organisasi. Perusahaan bisa memilih pelamar-pelamar yang persyaratannya paling dekat berhubungan dengan deskripsi pekerjaan. Recruitment PT PELNI (Persero) biasanya dapat dilihat pada web resmi PT PELNI (Persero) yaitu https://www.pelni.co.id/ atau melalui situs http://rekrutmen.pelni.co.id/. Adapun langkah-langkah pendaftarannya adalah sebagai berikut : 1. Akses http://rekrutmen.pelni.co.id/ 2. Pilih menu registrasi untuk membuat akun baru 3. Aktivasi akun anda. Kode aktivasi akan dikirim ke email anda untuk aktivasi akun
68
4. Silahkan login pada http://rekrutmen.pelni.co.id/ 5. Isi seluruh informasi data yang diperlukan dan mohon periksa kembali 6. Upload file yang dibutuhkan 7. Silahkan pilih menu “lowongan” untuk melihat lowongan yang tersedia 8. Pilih posisi sesuai dengan pendidikan terakhir 9. Klik “Apply” Setelah melakukan registrasi, pelamar dapat mengikuti tes tertulis sesuai jadwal yang telah ditentukan. Jika pelamar dinyatakan lolos dalam tahap tes tertulis, pelamar dapat melakukan interview. Tahap terakhir yaitu tes kesehatan. Tes kesehatan dapat dilakukan jika pelamar lolos dalam tahap interview. Untuk pengumuman penerimaan pegawai dapat dilihat di situs web resmi PT PELNI (Persero) atau peserta dapat dihubungi pihak perusahaan via telepon. K. Sistem Penggajian Dalam sistem penggajiannya, PT PELNI (Persero) menerapkan sentral pusat dengan merit system berdasarkan grade. Penggajiannya dilakukan dengan caratransfer melalui via ATM Mandiri dengan ketentuan dari SDM kantor pusat yang bersifat rahasia. Merit System merupakan pemberian kompensasi kepada karyawan atas baik kerjanya karyawan tersebut. Jika baik akan naik begitu juga sebaliknya. Grade Jabatan adalah tingkatan atau level penggolongan jabatan yang disusun berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan di dalam organisasi di suatu perusahaan. Masing-masing Grade Jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade tersebut. Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer atau mutasi, demosi, penggolongan gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.
69
L. Kinerja Perusahaan 1. Hari kerja
: Senin s.d Jumat
2. Jam kerja
: Pukul 08.00 s.d 16.00
3. Jam istirahat : Pukul 12.00 s.d 13.00 4. Seragam
:
a. Senin s.d Kamis Kemeja putihdengan logo PT PELNI (Persero) yang terletak di atas saku sebelah kiri, sedangkan di atas saku sebelah kanan terdapat tulisan nama pegawai, dan di sebelah lengan kanan terdapat tulisan PELNI Cabang. Kemeja putih tersebut dipadukan dengan bawahan berwarna biru tua. b. Jumat Memakai batik dengan bawahan bebas rapi. 5. Reward
:
Reward merupakan sebuah bentuk apresiasi yang diberikan baik oleh dan dari perorangan ataupun suatu lembaga yang biasanya diberikan dalam bentuk material atau ucapan. Pemberian reward bertujuan untuk memperkuat motivasi agar mencapai prestasi dan memberikan tanda bagi seseorang yang memiliki kemampuan lebih. Reward yang diberikan PT PELNI (Persero) kepada karyawannya berupa kompensasi tanda jasa yang berbentuk Setya Lencana Maritim dan bonus gaji. Reward tersebut diberikan kepada karyawan yang kinerjanya bagus. Reward diberikan berdasarkan kebijakan dari kantor pusat. 6. Punishment : Punishment merupakan sebuah cara untuk mengarahkan sebuah tingkah laku agar sesuai dengan tingkah laku yang berlaku secara umum. Pemberian punishment bertujuan untuk mencegah terjadinya tingkah laku yang tidak diharapkan dan untuk menghindarkan diri dari tingkah laku yang tidak diharapkan. Punishment yang diberikan PT
70
PELNI (Persero) kepada karyawannya berupa Surat Peringatan sebanyak 3 kali dan skors sesuai kewenangan dari kantor pusat. M. GCG (Good Corporate Governance) PT PELNI (Persero) memiliki kewajiban untuk menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) dengan tujuan agar perusahaan memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional maupun internasional sehingga mampu mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan BUMN serta terciptanya dunia usaha yang semakin dinamis dan kompetitif. Penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) di lingkungan PT PELNI (Persero) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN tanggal 01 Agustus 2011 nomor: PER-01 /MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN nomor: SK-16/S.MBU/2012 tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. Dengan memperhatikan pentingnya tujuan penerapan GCG, maka PT PELNI (Persero) berkomitmen untuk mengelola perusahaan sesuai dengan
prinsip-prinsip
GCG
yaitu
transparancy,
accountability,
responsibility, indepedency dan fairness. Komitmen ini diwujudkan dalam: 1. Pedoman GCG & SK Pedoman GCG PT PELNI (Persero) 2. Pedoman Code of conduct & SK Pedoman Code of Conduct PT PELNI (Persero) 3. Tata Laksana Kerja (Bord Manual) Direksi & Dewan Komisaris PT PELNI (Persero)
71
4. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) PT PELNI (Persero): a. Bantuan Kepentingan Dewan Komisaris b. Benturan Kepentingan Direksi 5. Pakta Integritas PT PELNI (Persero): a. Pakta Integritas Dewan Komisaris b. Pakta Integritas Direksi 6. Pedoman Penanganan Gratifikasi PT PELNI (Persero) 7. Manajemen risiko PT PELNI (Persero) 8. Annual Report PT PELNI (Persero): a. AR 2009 b. AR 2010 c. AR 2011 d. AR 2012 e. AR 2013 f. AR 2014 Aturan dan ketetapan tersebut di atas merupakan dasar bagi insan PELNI untuk menjalankan perusahaan. N. CSR (CorporateSocial Responsibility) Komitmen PT PELNI (Persero) dalam melaksanakan kegiatan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility atau CSR) merupakan bagian dari tugas dan kewajiban BUMN dalam turut serta
meningkatkan
perekonomian
masyarakat
dan
melestarikan
lingkungan. Oleh karena itu, kegiatan CSR PT PELNI (Persero) dilaksanakan dalam framework Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) yang telah dimulai sejak tahun 1990 dengan Mitra Binaan tersebar di 26 provinsi dan jumlah dana yang sudah disalurkan hingga Desember 2013 mencapai Rp 29.209.438.097 yang bersumber dari laba Perusahaan danhasil pengembangannya (revolving fund). Mitra binaan PT PELNI (Persero) bergerak di berbagai sektor ekonomi
misalnya
Industri,
Perdagangan,
Pertanian,
Perkebunan,
72
Peternakan, Perikanan, Jasa dan koperasi dengan tingkat kolektibillitas piutang yang masih berjalan (piutang aktif) dicapai sebesar 70%. Di sisi lain program Bina Lingkungan yang dijalankan oleh PT PELNI (Persero) meliputi kegiatan dalam bidang pemberian bantuan kemanusiaan bagi daerah-daerah yang terkena bencana alam, bantuan pendidikan dan pelatihan,
bantuan
peningkatan
kesehatan
masyarakat,
bantuan
pengembangan prasarana dan sarana umum, bantuan pembangunan sarana rumah ibadah, serta bantuan pelestarian alam. Selama tahun 2010, dana Bina Lingkungan diberikan untuk wilayah DKI Jakarta dan Jawa Barat dalam bentuk kegiatan Bhakti Sosial Kemanusiaan dan Santunan Alat Pendidikan. Program BUMN Peduli, belum dapat direalisasikan oleh PT PELNI (Persero) secara optimal disebabkan keterbatasan anggaran dana program Bina Lingkungan, mengingat dana Bina Lingkungan hanya berasal dari saldo tahun lalu ditambah jasa giro, sedangkan alokasi penyisihan laba perusahaan belum dapat terealisasi dengan baik dikarenakan perusahaan masih dalam keadaan merugi secara akumulasi. Oleh karena itu, penyaluran dana dilakukan dengan sangat selektif. Realisasi penyaluran dana Bina Lingkungan tahun 2012 sebesar Rp 6.500.000,- dalam bentuk pemberian sumbangan atau bantuan untuk kegiatan sarana ibadah Masjid Nurul Fatah di Provinsi Jawa Timur dan Masjid PBNU di Provinsi DKI Jakarta. Pada periode 2012, PT PELNI (Persero)
juga
melakukan
beberapa
kegiatan
sosial,
diantaranya
melakukan kunjungan sosial ke RS PELNI pada tanggal 4 Desember 2012, Panti Asuhan Tanjung Priok pada tanggal 6 Desember 2012, di Panti Asuhan Merpati Bekasi Timur pada tanggal 11 Desember 2012, kegiatan bakti sosial di daerah Desa Pesawahan Salam Jaya Purwakarta pada tanggal 14 April 2012 serta kegiatan bakti sosial di daerah Ciater Jawa Barat pada tanggal 26 Mei 2012. Untuk tahun 2013, bantuan dialokasikan ke wilayah disekitar lokasi perusahaan baik di pusat maupun daerah diseluruh cabang PT PELNI
73
(Persero). Melalui kegiatan-kegiatan CSR yang dilakukan, PT PELNI (Persero) mengedepankan eksistensi sebagai BUMN penyedia layanan transportasi kelautan yang terus berupaya memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan nilai tambah bagi stakeholders lain yang terkait dengan kegiatan bisnis dan operasional Perusahaan. Hal ini ditujukan agar PT PELNI (Persero) dapat terus bertumbuh dan memiliki bisnis yang berkelanjutan. 1. Tanggap Darurat Gempa Padang PT Pelayaran Nasional melakukan Tanggap Darurat atau Management Response Team (MRT) terhadap berbagai peristiwa bencana di Indonesia. Salah satu yang dilakukan PT PELNI adalah membantu korban bencana gempa di Padang 2009. Kapal penumpang yang dikerahkan adalah KM Sinabung, sedangkan adalah KM Ganda Dewata kapal barang yang diberangkatkan ke Padang. Kedua kapal ini diberangkatkan dari Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta, dengan membawa bantuan, relawan dan alat-alat berat ke Padang. Kapal tersebut berada di Padang selama tujuh hari sebagai posko Tanggap Darurat. Posko difungsikan sebagai tempat para relawan sekaligus bantuan untuk para korban bencana Gempa Padang. Kedua kapal ini mengangkut barang bantuan seperti genset, mie instan, selimut, pakaian, tenda, ambulans, obat-obatan dan 23 kontainer. Total bantuan yang diangkut KM Sinabung berjumlah 2.975 kolli. Logistik bantuan gempa padang yang diangkut KM Sinabung berasal dari wilayah Cirebon, Bandung, Sukabumi, Bogor, Tegal, Jogjakarta, dan Semarang. Bantuan logistik dari PT PELNI sendiri berupa sembako, air mineral, tenda dan lima genset yang juga diangkut dengan kapal tersebut. Bentuk kepedulian PT PELNI ini pun ditunjukkan dengan pemberian tiket gratis kepada korban bencana alam. Selain itu, PT PELNI membentuk Posko PELNI
74
Tanjung Priok untuk menampung sumbangan, baik berupa barang maupun kebutuhan pokok lainnya. 2. Tanggap Darurat Tsunami Mentawai PT PELNI menyiagakan satu unit Kapal Motor (KM) Labobar untuk membawa dan membantu koordinasi penyaluran bantuan korban tsunami Mentawai. Kapal ini berada di Mentawai sampai 05 November 2010. Kapal ini tak hanya sebagai posko (pusat komando) bantuan tetapi juga hotel terapung dan penginapan bagi relawan dan pejabat negara. Semula kapal ini mengangkut bahan makanan, obatobatan serta sejumlah relawan dari Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta. Namun, mengingat kondisi cuaca di Mentawai yang tidak menentu serta gelombang laut yang tinggi, maka kapal ini menetap sementara di Mentawai dan difungsikan sebagai pusat komando dan hotel terapung bencana alam tsunami Mentawai. 3. Pemberian sumbangan Rp 100 juta untuk pembangunan Masjid Al Fatah dan Gereja Maranatha Sumbangan ini merupakan partisipasi PT Pelni terhadap program Surya Baskara Jaya (SBJ) yang digelar oleh TNI AL dalam membantu masyarakat Ambon dan sekitarnya. Kegiatan ini merupakan salah satu rangkaian dari Sail Banda 2010. Sumbangan Rp100 juta ini ditujukan untuk pembangunan Masjid Al Fatah dan Gereja Maranatha yang berada di jantung Kota Ambon. 4. Tanggap Darurat Evakuasi Korban Banjir Bandang Wasior KM. Nggapulu PT PELNI mengangkut bantuan sembilan bahan pokok untuk para korban bencana Wasior. Bantuan tersebut merupakan bagian dari kepedulian PELNI yang bekerjasama dengan PT Sumber Alfaria Trijaya, Tbk (Alfamart). Bantuan ini akan diangkut dengan KM. Dorolonda yang berangkat dari Pelabuhan Tanjung Perak, Surabaya (19/10) menuju Manokwari, Papua Barat. Pengangkutan bantuan ini merupakan bagian dari Management Respon Team (MRT) PELNI
75
dalam tanggap darurat bencana Wasior. Bantuan ini didistribusikan ke Manokwari, Papua Barat karena banyaknya pengungsi di wilayah tersebut.
Selain
mengangkut
bantuan,
Kapal
PELNI
juga
mengevakuasi korban bencana Wasior. Di samping mengangkut bantuan ini, PELNI juga telah melakukan Tanggap Darurat dengan mengerahkan 4 kapal untuk evakuasi penumpang. Adapun MRT yang telah dan akan segera dilakukan PT PELNI antara lain, pengerahan 4 kapal untuk evakuasi pengungsi, pemberlakuan tiket bebas untuk pengungsi dari Wasior, dan Posko di kantor Sub Cabang PT PELNI Wasior.
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN Sebagai alat komunikasi, surat memegang peranan penting di dalam suatu instansi atau perusahaan, terutama di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Semua instansi tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat dalam menjalankan kegiatannya yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal. Besar kecilnya suatu instansi bisa dilihat dari volume surat masuk dan surat keluar yang ada di dalam suatu instansi tersebut. Agar surat-surat tersebut dapat dikelola dengan baik dan teratur maka perlu dilakukan kegiatan pengelolaan surat dengan sistem yang tepat. Apabila arsip yang dimiliki sebuah instansi tidak dikelola dengan baik, maka dapat mengakibatkan surat hilang, keterlambatan dalam pendistribusian surat sehingga surat juga mengalami keterlambatan untuk mendapat respon, tidak dapat menemukan kembali surat yang telah disimpan, bahkan dapat menyebabkan bocornya informasi di dalam surat sehingga dapat merugikan perusahaan. Dengan pengelolaan surat yang baik dan tepat maka dapat meminimalisir terjadinya permasalahan di dalam pengelolaan surat dan kegiatan surat-menyurat di dalam suatu instansi atau perusahaan dapat berjalan secara efektif. Semua surat yang ditujukan kepada PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang diterima di bagian SDM dan Umum yang kemudian diolah dan didistribusikan ke bagian yang dituju. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dilakukan oleh salah satu pegawai di bagian SDM dan Umum. Agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan lancar, pegawai tersebut menjalani pelatihan atau training selama 3 bulan. Training dilakukan dengan tujuan agar perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang ahli dan trampil sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja serta dapat meningkatkan mutu hasil kerja.PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang juga memberikan motivasi kepada karyawannya dalam menjalankan tugas-tugasnya. Motivasi yang diberikan berupa reward dan punishment. Selain itu, dalam usaha mensejahterakan karyawannya, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) 76
77
Cabang Semarang juga mengadakan rekreasi yang diadakan satu tahun sekali. Tujuan diadakan rekreasi adalah untuk mengembalikan kesegaran karyawan terhadap rutinitas pekerjaan yang monoton. Berikut ini adalah hasil pengamatan penulis mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang adalah sebagai berikut : A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Prosedur pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat Surat masuk diterima dan diolah di bagian SDM dan Umum. Penerimaan surat masuk juga bisa diterima via email. Dengan membuka email PT PELNI (Persero) Cabang Semarang, surat-surat masuk dicetak dan diolah. Email perusahaan harus sering-sering dibuka untuk mengetahui surat-surat yang telah masuk agar segera dapat diolah dan segera mendapat tanggapan. 2. Penyortiran Penyortiran surat adalah kegiatan memisah-misahkan surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan untuk pengolahan lebih lanjut. Tujuan dilakukan penyortiran adalah untuk menentukan prioritas penangannnya. Di bagian SDM dan Umum, surat-surat masuk disortir untuk mengetahui prioritas penanganannya. Jika surat tersebut termasuk surat penting, maka surat tersebut harus segera didisposisi dan diserahkan kepada pimpinan agar segera mendapatkan tanggapan. 3. Pengagendaan Pengagendaan suratmasuk adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda. Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Pengagendaan ini berfungsi sebagai
78
alat bukti keluar masuknya surat, untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu dan untuk membantu dalam melakukan pencarian surat. Berikut ini adalah tabel Agenda Surat Masuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk No.
No. Agenda
No. Surat
Dari
Tanggal Surat
Tanggal Arsip
Kapal
Voyage
Jenis Dokumen
Perihal
(Sumber : Bagian SDM dan Umum) Keterangan : No.
: diisi nomor urut 1 dst
Kapal
: diisi nama kapal (jika ada)
No. Agenda
: diisi nomor urut surat masuk
Voyage
: diisi nomor keberangkatan kapal
Dari
: diisi nama pengirim surat baik nama
Jenis Dokumen : diisi jenis surat
instansi ataupun perorangan No. Surat
Perihal
: diisi maksud atau isi ringkas surat
: diisi nomor surat masuk (sesuai surat)
Tanggal Surat : diisi tanggal surat (sesuai surat) Tanggal Arsip : diisi tanggal pengarsipan atau penyimpanan surat
79
80
4. Pendisposisian Dalam prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan lembar disposisi ini dilakukan ketika proses penyampaian surat. Dalam penyampaian surat, maka hendaknya disertai dengan lembar disposisi. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh bagian SDM dan Umum yang dipergunakan
untuk
membubuhkan
disposisi
Kepala
Cabang.
Berikut ini adalah tabel Lembar Disposisi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang : Tabel 4.2 Lembar Disposisi NO AGENDA : PERIHAL : NO KEPADA 1
CATATAN
OPERASI A. KEPALA OPERASI B. ASMAN PELAYANAN C. ASMAN PEMASARAN D.
2
ADM DAN KEUANGAN A. KEPALA ADM DAN KEUANGAN B. ASMAN KEUANGAN C. PJS ASMAN SDM & UMUM D.
(Sumber: Bagian SDM dan Umum) Nomor agenda dan perihal diisi oleh bagian SDM dan Umum sedangkan catatan diisi oleh Kepala Cabang. Setelah surat di agenda dan di disposisi, surat diajukan kepada Kepala Cabang untuk diberikan tanggapan.
81
5. Penggandaan Setelah surat mendapatkan tanggapan, surat digandakan sesuai dengan catatan disposisi. Misalnya: yang dilingkari di lembar disposisi adalah Kepala Operasi, berarti surat ditujukan kepada Kepala Operasi untuk mendapatkan tanggapan sesuai perintah catatan disposisi dari Kepala Cabang. Surat tersebut harus digandakan sebanyak satu kali.Surat yang asli diserahkan atau didistribusikan kepada Kepala Operasi dan salinannya disimpan sebagai arsip. Sebaliknya jika yang dilingkari adalah Kepala Operasi dan Kepala Adm dan Keuangan, berarti surat ditujukan kepada Kepala Operasi dan Kepala Adm dan Keuangan. Surat tersebut harus digandakan sebanyak dua kali.Surat yang asli dan salinanan yang pertama diserahkan atau didistribusikan kepada Kepala Operasi dan Kepala Adm dan Keuangan, sedangkan salinan yang terakhir disimpan sebagai arsip. 6. Pendistribusian Setelah surat digandakan, surat langsung didistribusikan kepada yang bersangkutan. 7. Penyimpanan Surat yang telah digandakan tadi kemudian dibubuhi nomor sesuai nomor agenda di bagian pojok kanan atas. Kemudian surat disimpan berdasarkan sistem kronologi. Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat penyimpanan yang dilakukan secara sistematis, dimana arsip disusun secara teratur menurut sistem penyimpanannya.
82
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah bagan prosedur pengelolaan surat masuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang: Bagan 4.1 Alur Pengelolaan Surat Masuk
Penerimaan Surat
Penyortiran Surat
Pengagendaan Surat
Pendisposisian Surat
Penggandaan Surat
Pendistribusian Surat
Penyimpanan Surat
83
Jenis-jenis surat yang dikelola di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia sebagai berikut: a. Cuti
n. Permintaan
b. Diklat
o. Permohonan
c. Edaran
p. Persetujuan
d. Emplooi
q. Proposal
e. Ikhtisar cuaca
r. Rencana kedatangan atau
f. Instruksi g. Izin
keberangkatan kapal s. SBN
h. Magang atau PKL
(Sarana
Bandar
Nasional)
i. Mutasi
t. Sidang
j. Nota Dinas
u. SK
k. Penawaran
v. SPJ
l. Pengunduran diri
w. Undangan
m. Penugasan
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Prosedur pengelolaan surat keluar di bagian SDM dan Umum sebagai berikut: 1. Perintah pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang 2. Pengetikan surat Surat yang diketik harus kelihatan rapi.
Harus diketik pada
kertas putih ukuran A4 dengan bentuk huruf times new roman ukuran 12 secara rapi dan sistematis, sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya. Pengetikan surat dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk untuk menindaklanjuti surat sesuai catatan disposisi dari Kepala Cabang.
84
Berikut adalah format surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Cabang: Gambar 4.1 Format Surat Keluar
(Sumber: Surat Keputusan Direksi No. 01.14/1/SK/HKO.01/2015)
85
3. Penomoran surat Setelah surat diketik, surat diberi nomor surat keluar berdasarkan nomor agenda surat keluar. Tata cara penomoran nota dinas dan surat keluar sesuai dengan Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015 tentang Standar Baku Nota Dinas dan Surat Keluar. a. Penomoran Surat Keluar Surat Keluar : Bulan.tanggal/Nomor urut keluar surat/S/Kode unit kerja atau cabang atau kapal/tahun 01.02/5/S/431/2015 Keterangan: 01
bulan
02
tanggal
5
nomor urut
S
Kode surat keluar
431
kode unit kerja
2015
tahun surat
Jika dalam tanggal yang sama ada surat keluar sebanyak 10, maka yang diganti cukup nomor urut surat. npmor urut surat setiap harinya selalu diawali dari nomor urut 1. b. Tata cara penomoran Surat Keluar 1) Cabang Jika cabang Tanjung Priuk menerbitkan surat keluar pada tanggal 2 januari 2015, dan surat keluar dimaksud surat yang ke- 5 pada tanggal 2 januari 2015 maka nomor surat keluar adalah 01.02/5/S/431/2015 2) Kapal Jika KM Kelud menerbitkan surat keluar pada tanggal 5 januari 2015, dan surat keluar dimaksud surat yang ke- 6 pada hari itu maka nomor surat keluar adalah 01.05/6/S/119/2015
86
3) Unit Kerja Kantor Pusat Jika Corporate Secretary menerbitkan surat keluar pada tanggal 5 januari 2015, dan surat keluar dimaksud surat yang ke- 3 pada hari itu maka nomor surat keluar adalah 01.05/3/S/010/2015 Berikut ini adalah kode penomoran surat keluar untuk kapal dan kantor pusat PT PELNI (Persero) ditetapkan sebagai berikut: Tabel 4.3 Kode penomoran surat keluar untuk kapal PT PELNI (Persero) NO
Nama Kapal
Kode Nota Dinas/ Surat Keluar
1
KM Umsini
103
2
KM Tidar
106
3
KM Ciremai
110
4
KM Dobonsolo
111
5
KM Bukit Siguntang
116
6
KM Lambelu
117
7
KM Kelimutu
104
8
KM Sirimau
108
9
KM Awu
109
10
KM Bukit Raya
114
11
KM Leuser
112
12
KM Tilongkabila
115
13
KM Lawit
105
14
KM Binaiya
113
15
KM Tataimailau
107
16
KM Sinabung
118
17
KM Kelud
119
18
KM Sangiang
122
87
19
KM Pangrango
120
20
KM Wilis
123
21
KM Ganda Dewata
125
22
KM Egon
126
23
KM Dorolondo
127
24
KM Nggapulu
128
25
KM Labobar
131
26
KM Gn. Dempo
132
27
KM Caraka J. N III - 1
247
28
KM Caraka J. N III - 4
248
29
KM Caraka J. N III - 32
250
30
KM Caraka J. N III - 22
249
31
HSC Jet Liner
152
(Sumber: Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015) Tabel 4.4 Kode penomoran surat keluar untuk Kantor Pusat PT PELNI (Persero) NO 1
2
Nama Direktorat/ Divisi/ Biro
Kode Nota Dinas/ Surat Keluar
Direktur Utama
001
Owner Surveyor
210
Pengadaan atau Modifikasi Kapal
113
Corporate Secretary
010
Hukum
020
TI
051
Head of Internal Audit
030
DPA – ISM Code
240
Pengelolaan BBM
050
Direktur Armada & Teknik
200
SMO
021
Teknika
220
88
3
4
5
6
Nautika
230
Galangan Surya
02A
Direktur Komersial & PU
100
Pemasaran Kapal Barang
111
Pemasaran & Penjualan angkutan penumpang
110
PSO & Kapal Perintis
112
Pengembangan usaha baru
113
Direktur Operasi
600
Port Captain
620
Operasi Kapal
610
Pelayanan Jasa
120
Direktur SDM & Umum
300
SDM
310
Umum
320
Pengamanan SPS - Code
330
Aset
114
Direktur Keuangan
400
Akuntansi
410
Perbendaharaan
420
Pengadaan
040
Keagenan
130
(Sumber: Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015) 4. Penandatanganan surat Surat disampaikan kepada Kepala Cabang untuk ditandatangani. Surat yang akan ditandangani oleh Kepala Cabang sebaiknya diletakkan pada map khusus. 5. Pemberian cap dinas Surat yang telah ditandatangani oleh Kepala Cabang kemudian dicap atau distempel.
89
6. Penggandaan surat Surat keluar harus digandakan terlebih dahulu sebelum dikirim sebagai arsip kantor. Berbeda dengan surat masuk, surat keluar digandakan satu kali saja. 7. Pengagendaan surat Sebelum dikirim, surat harus dicatat di agenda surat keluar agar memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Berikut ini adalah tabel Agenda Surat Keluar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
Tabel 4.5 Agenda Surat Keluar No.
Kepada/ Tujuan
TTD
No. Surat
Tanggal Surat
Tanggal Arsip
Kapal
Perihal
(Sumber: Bagian SDM dan Umum) Keterangan : No.
: diisi no urut 1 dst
Tanggal Surat
: diisi tanggal surat pada waktu dibuat
Kepada/ Tujuan
: diisi nama yang dituju baik nama
Tanggal Arsip
: diisi tanggal pengarsipan atau
instansi atau perorangan TTD
: diisi tandatangan pejabat yang berwenang menandatangani surat
No. Surat
: diisi nomor surat keluar
penyimpanan surat Kapal
: diisi nama kapal
Perihal
: diisi maksud atau isi ringkas pembuatan surat
90
91
8. Melipat Surat Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau salinannya disimpan sebagai arsip.Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi. 9. Penyampulan surat Selesai dilipat, surat harus dimasukkan sampul atau amplop. Pada sampul surat harus dilengkapi nama instansi atau perseorangan beserta alamat lengkap. 10. Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara: a. Pengiriman surat intern dikirim menggunakan via email b. Pengiriman surat ekstern dikirim mrnggunakan via email dan jasa pengiriman JNE. 11. Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju. Sedangkan tindasan atau salinannya disimpan menggunakan sistem kronologi. Seperti halnya dengan surat masuk, surat keluar yang akan disimpan juga dibubuhi nomor agenda keluar di bagian pojok kanan atas.
92
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah bagan prosedur pengelolaan surat keluar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang: Bagan 4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Perintah pembuatan suratkeluar dari Kepala Cabang
Pengetikan surat
Penomoran surat
Penandatanganan surat
Pemberian cap dinas
Penggandaan surat
Pengagendaan surat
Melipat surat
Penyampulan surat
Pengiriman surat
Penyimpanan surat
93
C. Ketentuan Surat Keluar Menurut Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015 Ketentuan Surat Keluar adalah sebagai berikut : 1. Kerangka Surat Keluar adalah sebagaimana Lampiran III Surat Keputusan Direksi ini, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Kop resmi perusahaan; b. Kepala surat terdiri dari: Tempat dan tanggal surat, Nama Perusahaan/ Perseorangan (tujuan), alamat tujuan, Nomor, perihal, penyebutan jenis lampiran; c. Isi surat terdiri dari: Pendahuluan, uraian atau maksud menyampaikan maksud dan tujuan atas penerbitan Surat Keluar, dan kalimat penutup; d. Penutup terdiri dari; Nama jabatan, Tanda tangan, Nama terang penandatanganan dan tembusan (sesuai kebutuhan). 2. Surat Keluar harus diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang menandatangani Surat Keluar. 3. Surat Keluar dinyatakan sah apabila telah ditandatangani dengan tinta basah dan berstempel resmi Direktorat/ Divisi/ Cabang/ SBU/ Kapal. 4. Kode Nomor Surat Keluar adalah sebagaimana Lampiran II Surat Keputusan Direksi ini. 5. Surat Keluar tercatat pada unit kerja dan bernomor berurut sesuai tanggal penerbitan Surat Keluar. 6. Tim yang dibentuk dengan Surat Keputusan Direksi dapat menerbitkan Surat Keluar yang tercatat pada Sekretaris Tim dan ditandatangani oleh Ketua Tim dan Wakil Ketua Tim. 7. Seluruh Surat Keluar sah harus tersimpan dalam bentuk soft copy atau dalam betuk dokumen elektronik. 8. Surat Keluar atas nama Divisi atau Biro wajib memberikan tembusan kepada Direktur penanggung jawab.
94
9. Surat Keluar dibuat minimal rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan: a. 1 (satu) file asli yang dibubuhi paraf menjadi arsip pihak yang membuat surat keluar. b. 1 (satu) file asli yang tidak dibubuhi paraf menjadi arsip pihak yang membuat surat keluar. c. 1 (satu) file asli yang tidak dibubuhi parf diberikan kepada pihak yang menjadi tujuan surat keluar. 10. Jenis kertas yang digunakan untuk surat keluar adalah jenis HVS dengan ukuran A4 dan F4 dengan bentuk huruf times new roman ukuran 12. 11. Penulisan nomor dan penanggalan surat keluar harus dicetak menggunakan mesin tik atau komputer dan bukan tulisan tangan. 12. Tanda tangan pejabat di surat keluar harus menggunakan tinta berwarna hitam. D. Sistem Pencatatan Surat Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum menggunakan sistem Buku Agenda. Pencatatan surat sistem buku agenda adalah sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang pencatatan surat dicatat dalam sistem komputer Microsoft Excel. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Ahmad Luthfi selaku staff SDM dan Umum pada tanggal 2 Februari 2016 mengatakan bahwa “Pencatatan surat menggunakan sistem komputer Microsoft Excel dimulai pada akhir bulan Oktober 2015”.
95
E. Sistem Pengarsipan (filing) Menurut wawancara dengan Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum pada tanggal 3 Februari 2016 mengatakan bahwa “Sistem pengarsipan surat di bagian SDM dan Umum menggunakan sistem kronologis”. Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. 1. Peralatan yang dipergunakan: a. Form agenda masuk dan keluar Form agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Form dibuat pada sistem komputer Microsoft Excel. b. Lembar Disposisi Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah dari Kepala Cabang atau pimpinan. c. Brief Ordner Brief Ordner adalah stopmap yang terbuat dari karton tebal dilengkapi dengan besi penjepit yang kuat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses. d. Rak arsip Rak arsip adalah almari tanpa daun pintu yang terbuat dari kayu ataupun besi yang dilengkapi dengan pembatas. Berikut ini adalah tempat penyimpanan arsip di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
96
Gambar 4.2 Tempat penyimpanan arsip (Rak Arsip)
(Sumber: Bagian SDM dan Umum) 2. Tata Cara Penyimpanan Arsip
Surat-surat disusun dan dimasukkan ke dalam brief ordner sesuai tanggal surat masuk dan tanggal surat keluar. Brief ordner disusun di dalam rak arsip secara rapi dari bulan ke bulan. Penyimpanan arsip bermaksud agar dapat teratur, aman dan kalau diperlukan segera dapat dicari kembali. 3. Tata cara menemukan arsip Penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip atau surat yang telah disimpan. Menemukan kembali, juga
berarti
memastikan
dimana
suatu
arsip
yang
akan
dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu,
97
penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem penyimpanannya. Tata cara menemukan arsip di bagian SDM dan Umum adalah dengan menggunakan tombol CTRL+F pada agenda surat masuk maupun surat keluar yang dicatat pada Microsoft Excel. Dengan menekan tombol tersebut akan diketahui nomor agenda pada surat, kemudian setelah itu dapat dicari pada brief ordner atau rak arsip yang tersedia.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang dikemukakan penulis dalam BAB IV, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Surat masuk diterima oleh bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang kemudian disortir untuk memisahmisahkan surat ke golongan tertentu untuk menentukan prioritas penanganannya. Setelah disortir, surat dicatat pada agenda surat masuk. Pencatatan dalam agenda surat masuk bertujuan agar memudahkan dalam proses pencarian surat jika sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan kembali. Selanjutnya surat didisposisi untuk mendapatkan
tanggapan
dari
Kepala
Cabang.
Setelah
surat
mendapatkan tanggapan, kemudian surat digandakan sebagai arsip. Surat yang asli didistribusikan ke bagian yang bersangkutan sesuai isi catatan disposisi dari Kepala Cabang. Pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang sudah berjalan dengan efektif mulai dari penerimaan sampai proses pengarsipan. 2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Prosedur pengelolaan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang yaitu mulai dari perintah pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, kemudian surat diketik oleh pegawai yang ditunjuk. Setelah surat diketik, kemudian surat diberi nomor surat keluar dengan meminta kepada pegawai yang biasa bertugas mengurus pengelolaan surat. Setelah surat selesai diketik dan diberi nomor surat keluar, surat dimintakan tanda tangan Kepala
98
99
Cabang kemudian dicap atau distempel. Sebelum dikirim, surat harus digandakan untuk disimpan sebagai arsip. Surat yang asli dilipat kemudian disampul. Sebelum dikirim, surat harus dicatat di agenda surat keluar. Untuk pengiriman surat internal cukup dikirim via email. Sedangkan untuk surat eksternal dikirim via email dan dikirim menggunakan jasa pengiriman JNE. Pengelolaan surat keluar PT PELNI (Persero) Cabang Semarang berjalan dengan efektif. Penulis tidak menemui hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan surat keluar. 3. Sistem Pencatatan Surat Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang menggunakan Sistem Buku Agenda. Buku tersebut digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar selama kurun waktu 1 tahun. Pencatatan surat di bagian SDM dan Umum
dilakukan
dengan
sistem
komputer
Microsoft
Excel.
Penggunaan sistem komputer Microsoft Excel dimulai akhir bulan Oktober 2015. Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) dapat dikatakan efektif. Dengan sistem pencatatan arsip menggunakan sistem komputer Microsoft Excel, dapat memudahkan pegawai dalam menemukan arsip karena tidak membutuhkan waktu yang lama. 4. Sistem Pengarsipan (Filing) Sistem pengarsipan di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang menggunakan sistem kronologi. Suratsurat disimpan berdasarkan urutan tanggal surat diterima atau tanggal surat keluar. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat masuk dan surat keluar yang dicatat pada sistem komputer Microsoft Excel, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip.
100
Untuk tata cara penemuan kembali arsip yang telah disimpan yaitu dengan menggunakan tombol CTRL+F pada agenda surat masuk dan agenda surat keluar pada sistem komputer Microsoft Excel. Sistem pengarsipan di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero)
Cabang
Semarang
sudah
berjalan
efektif
dengan
menggunakan sistem kronologis. Surat masuk dan surat keluar dapat tersimpan rapi di dalam rak arsip. Dalam proses menemukan arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. B. Saran Dalam kesempatan ini, penulis akan menyampaikan saran-saran yang mungkin dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam melaksanakan pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang sehingga dapat menjadi lebih baik lagi. 1. Seharusnya terdapat SOP (Standard Operating Procedure) surat masuk maupun surat keluar. Keberadaan SOP sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. SOP akan memberikan arah bagi staff perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staff perusahaan akan terjaga dengan baik. 2. Sistem pencatatan surat dengan menggunakan sistem komputer Microsoft Excel mulai dilaksanakan di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang Semarang pada akhir bulan Oktober 2015. Agar pencatatan arsip dapat lebih efektif lagi, maka sistem pencatatannya dapat terus di update, misalnya dari sistem komputer Microsoft Excel dapat beralih menggunakan sistem yang lebih canggih lagi yaitu misalnya menggunakan Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis atau yang biasa disingkat SIMARDI.
DAFTAR PUSTAKA
Adil
Kurnia. 2010. Sistem Karir Karyawan. https://adilkurnia.com/2010/03/07/sistem-karir-karyawan/. Diakses pada 28 Mei 2016.
Daryanto dan Abdullah. 2013. Pengantar Ilmu Manajemen dan Komunikasi. Jakarta : Prestasi Pustaka. eRecruitment PT Pelayaran Nasional Indonesia http://rekrutmen.pelni.co.id/. Diakses pada 25 April 2016.
(Persero).
Ida Nuraida. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi). Yogyakarta : PT Kanisius. Maryati, MC. 2014. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta : UPP STMIK YKPN. Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bhratara. Moenir, A.S. 1983. Tatalaksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta : Pradnya Paramita. Poerwadarminta, W.J.S. 2007. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka. Prajudi Atmosudirdjo. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta Timur : Ghalia Indonesia. Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta : Graha Ilmu. Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional untuk Meraih Keberhasilan. Bandung : Mandar Maju. Situs Resmi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). https://www.pelni.co.id/. Diakses pada 21 April 2016. Surat Keputusan Direksi No. 01.14/1/SK/HKO.01/2015 tentang Standar Baku Nota Dinas dan Surat Keluar. Sutarto. 1991. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press.
101
102
Wijasa Bratawidjaja, Thomas. 1989. Petunjuk Baru Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Jakarta : PT Pradnya Paramita. Wiyasa, Thomas. 1996. Pola Dasar Penyusunan Surat-Surat Resmi. Jakarta : PT Pradnya Paramita. Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita. Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius. Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.
103
LAMPIRAN
103
Lampiran 1 Contoh Surat Masuk (Esternal) beserta Disposisinya
104
105
106
Lampiran 2 Contoh Surat Masuk (Internal) beserta Disposisinya
107
108
109
Lampiran 3 Contoh Surat Keluar
110
Lampiran 4 Surat Tugas
111
Lampiran 5 Form Presensi Magang
112
Lampiran 6 Form Monitoring Magang
113
Lampiran 7 Form Penilaian Magang
114
Lampiran 8 Surat Keterangan Selesai Magang
