PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN PENGENDALIAN PROYEK PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh ELISA VERONIKA GESELA ARDETA SITANGGANG NIM 1205092231
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan
perlindungan,
kesehatan
dan
berkat-Nya,
sehingga
dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Tugas Akhir ini diselesaikan sebagai satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 di Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini disusun setelah menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan selama 3 bulan terhitung mulai tanggal 02 Maret 2015 sampai dengan 02 Juni 2015. Dengan menyadari Tugas Akhir ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis juga tak lupa mengucapkan terima kasih kepada: 1.
M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negri Medan.
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E. M.Si., Seketaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E. M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negri Medan. 5. Nursiah, S.E. M.Si., Dosen Pembimbing. 6. Bapak Maniso, Deputi Manajer Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 7. Seluruh pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
iii
8. Seluruh staf pengajar Politeknik Negeri Medan khususnya pada program Studi Administrasi Bisnis yang telah mendidik, dan mengarahkan selama mengikuti kuliah. 9. Seluruh teman-teman di AB-6I khususnya Myristika, Evarina, Nindia,
yang
telah banyak memberi dukungan dan semangat dalam menyelesaikan penulisan ini. 10. Kakak, adik dan rekan tersayang, Wenty Martha, Eka Juliana, Christiana Dewi, Bonar, dan Bram Arie Wahyu yang telah memberi dukungan semangat dan waktu dalam menyelesaikan penulisan ini. Teristimewa kepada Orang Tua tersayang J. Sitanggang, S.E., dan R. Br Manik, S.E., yang telah memberikan dukungan dan bantuan baik moril dan materil, serta doa yang tulus dan tak ternilai harganya sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari masih banyaknya kesalahan-kesalahan dan kekurangan. Untuk itu kritik maupun saran dari pembaca sangat diharapkan untuk lebih menyempurnakan penulisan ini. Medan, Agustus 2015 Penulis,
Elisa Veronika NIM 1205092231
iv
ABSTRAK
Suratadalah suatu alat komunikasi tertulis dari seseorang yang berisi pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, pernyataan, permohonan, yang ditujukan kepada pihak lain diatas sehelai kertas. Mengingat pentingnya sebuah surat bagi suatu perusahaan, maka sudah selayaknya dibutuhkan pengelolaan surat yang baik dan benar. Apabila pengelolaan surat tidak dilakukan dengan baik dan benar maka akan menimbulkan masalah yang dapat merugikan perusahaan.Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah dengan metode studi pustaka dan metode studi lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Sedangkan jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, dan data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data deskriptif. Pengelolaan surat masuk pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN adalah penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan amplop, mengagendakan surat masuk, ke dalam formulir pengendalian surat masuk, pendistribusian atau penyampaian surat, pengolahan surat, penyimpanan surat. Pengelolaan surat keluar adalah pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penandatanganan surat, melipat dan memasukan surat kedalam amplop, mencatat ke dalam buku agenda surat keluar, pengiriman surat, dan penyimpanan surat. Bentuk surat yang digunakan adalah bentuk Resmi Indonesia Lama dengan jenis huruf Arial/Times New Roman/Univers ukuran 10/11.
Kata kunci:
Surat, Pengelolaan,Surat Masuk, Surat Keluar.
v
ABSTRACT
Letter is a tool written communication from someone that contains notices, decisions, questions, statements, petition, addressed to the other party on a piece of paper. Given the importance of a letter to a company, then it should be required good management and the correct letter. If the management of the mail is not done properly then it will cause problems that can harm company. The purpose this paper is to determine management procedures incoming and outgoing mail to the Project Control Section of PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. Data collection methods used in this paper is the method of literature study and methods of field study conducted by observation and interview. While this type of data used are primary data and secondary data, and the data were analyzed using descriptive data analysis techniques. Management of incoming mail in Project Control Section of PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan is the acceptance of incoming mail, sorting mail, opening envelopes, scheduled incoming mail, into the form controls incoming mail, distribution or delivery of letters, mail processing, mail storage. While the management of outgoing mail is drafting, approval of the concept, typing a letter, giving numbers, signing a letter, folder and put the letter into an envelope, notes to the agenda book outgoing mail, mail delivery, and storage of letters. Formletterusedform ofIndonesiaOfficialLamawithtypefaceArial/TimesNewRoman/Universsize10/11. Keywords: Letter, Management, Incoming Mail, Outgoing Mail.
vi
DAFTAR LAMPIRAN 1. Lampiran 1
Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Lampiran 2
Bentuk Surat Lurus (Block Style)
3. Lampiran 3
Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
4. Lampiran 4
Bentuk Surat Lekuk ( Indented Style)
5. Lampiran 5
Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama
6. Lampiran 6
Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru
7. Lampiran 7
Daftar Pertanyaan Wawancara pada bagian Keseketariatan
pada bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 8. Lampiran 8
Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
9.Lampiran 9
Contoh Buku Agenda Surat Masuk PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
10.Lampiran 10 Formulir pengendalian surat masuk 11. Lampiran 11 Contoh Blanko pengetikan Surat 12. Lampiran 12 Contoh Buku Agenda Surat Keluar PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN............................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN .............................................................
ii
KATA PENGANTAR......................................................................
iii
ABSTRAK.....................................................................................
v
ABSTRACT......................................................................................
vi
DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................
vii
DAFTAR ISI.................................................................................... viii BAB 1 PENDAHULUAN................................................................
1
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul................................
1
1.2
Rumusan Masalah....................................................
2
1.3
Tujuan Penulisan......................................................
3
1.4
Manfaat Penulisan....................................................
3
1.5
Sistematika Penulisan...............................................
3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA.......................................................
5
2.1
Pengertian Surat........................................................
5
2.2
Fungsi Surat...............................................................
6
2.3
Bagian-bagian Surat..................................................
7
2.4
Bentuk Surat..............................................................
21
2.5
Pengelolaan Surat.....................................................
23
2.5.1 Pengelolaan Surat Masuk................................
23
2.5.2 Pengelolaan Surat Keluar................................
27
BAB 3 METODE PENELITIAN.......................................................
30
3.1 Metode Pengumpulan data........................................... 30
viii
3.2 Jenis dan Sumber data................................................. 31 3.3 Teknik Analisis data...................................................... 31 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN..............................................
32
4.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan ............................................. 32 4.1.1 Sejarah Umum....................................................
32
4.1.2 Logo....................................................................
34
4.1.3 Visi dan Misi........................................................
35
4.1.4 Struktur Organisasi.............................................. 35 4.2 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit IndukPembangunan II Medan............................
38
4.2.1 Pengelolaan Surat Masuk.................................
38
4.2.2 Pengelolaan Surat Keluar..................................
43
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN..................................................
48
5.1 Simpulan......................................................................
48
5.2 Saran............................................................................
48
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................
50
LAMPIRAN.....................................................................................
51
ix
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Komunikasi
adalah
proses
penyampaian
informasi
dari
pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Komunikasi sangatlah diperlukan oleh semua pihak termasuk perusahaan, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan sebagai alat untuk dapat menjalin kerja sama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan. Di dalam perusahaan komunikasi dapat dilakukan dengan cara lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka ataupun langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tulisan dilakukan biasanya dengan menggunakan memo atau surat. Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain dengan persyaratan tertentu. Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia. Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi. Surat juga jauh lebih hemat dari segi biaya dan juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena surat memakai amplop tertutup. Di dalam perusahaan, surat mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses pekerjaan di dalam kantor. Penggunaan surat dalam proses
1
2 pekerjaan kantor di dasari karena memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki identitas yang jelas, yaitu tanda tangan asli dan stempel (identitas resmi lembaga asli). Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Pentingnya peranan surat mengharuskan adanya pengelolaan surat yang tepat di suatu perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan surat haruslah dilakukan dengan baik dan benar agar pekerjaan di perusahaan tersebut akan terlaksana dengan baik dan selesai dan segera. Begitu pula halnya dengan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan, khususnya pada Bagian Pengendalian Proyek. Banyaknya surat yang masuk dan keluar untuk di proses baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan yang akan diselesaikan dengan segera. Sehubungan dengan ini, akan dibahas Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan, untuk pengelolaan surat yang lebih baik. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka perumusan masalahnya adalah “Bagaimana Pengelolaan
Surat
Masuk
dan Surat
Keluar pada
Bagian
Pengendalian Proyek pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan?.
3 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Pengendalian Proyek pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat yang diharapkan dalam penulisan ini adalah : 1. Untuk menambah wawasan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 2. Sebagai bahan masukan kepada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Pengendalian Proyek. 3. Untuk menambah wawasan kepada pembaca dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 4. Sebagai bahan referensi bagi penulis selanjutnya yang akan membahas judul yang sama. 1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan ini adalah : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini berisikan uraian tentang teori-teori yang berhubungan dengan judul yaitu, pengertian surat, fungsi surat, bagian-bagian surat, bentuk surat dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
4 BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Pada bab ini membahas mengenai metode pengumpulan data, jenis dan sumber data dan teknik analisis data yang digunakan untuk melengkapi penulisan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini berisi tentang gambaran PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan, dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Pengendalian Proyek pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini menuliskan simpulan yang ditemukan dari hasil pembahasan dan memberikan saran yang mungkin dapat berguna bagi perusahaan serta pembaca sebagai referensi selanjutnya.
