ETIKA SEKRETARIS DALAM BERKOMUNIKASI PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN JARINGAN SUMATERA I MEDAN
Tugas Akhir Disusun Sebagai SalahSatu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh : KALSUM GAJAH NPM : 105401003
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012
U n t ukm u A y a h U nt ukm u I bu K a si h m u … sa y a n gm u … sel a l u k a u ber i k a n p a d a k u … K a u ba n t i n g t u l a n gm u … k a u p er a s k er i n ga t m u … N a m u n k a u sel a l u ber u sa h a t er sen y u m d i d ep a n k u … W a l a u k u ser i n g m en d u r h a k a i m u … k a u t a k p er n a h ber h en t i m em ber i sem u a i t u … K a u p u n t a k p er n a h sed i k i t p u n m em i n t a ba l a sa n d a r i k u … K a r en a k u t a u … k a u l a k u k a n sem u a i t u … H a n y a u n t u k m em bu a t k u ba h a gi a … K a u ca h a y a h i d u p k u … k a u p el i t a d a l a m set i a p l a n gk a h k u … M a a f k a n …bi l a a k u bel u m bi sa m em ba l a s sem u a k eba i k a n y a n g t el a h k a u ber i k a n u n t u k k u … T et a p i A k u ber j a n j i … a k u a k a n sel a l u ber u sa h a d a n ber d o’a sem a m p u k u … u n t u k k eba h a gi a a n m u d i m a sa t u a m u n a n t i … A ga r k a u sel a l u t er sen y u m … w a l a u p u n a p a y a n g k u ber i … t i d a k sebesa r a p a y a n g k u t er i m a sel am a i n i … A ba n g & K a k a k Q t er ci n t a ...... B er a t beba n h i d u p m u t a k p er n a h k a u t a m p a k k a n Su k a & sa k i t m u t i d a k p er n a h k a u h i r a u k a n H a n y a d em i Q a d i k m u & p en d i d i k a n k u K a u ber i Q a r t i h i d u p K a u ber i Q p a h i t n y a p er j u a n ga n K a u ca m bu k Q d en ga n k a t a - k a t a n a si h a t m u H a n y a d em i d ew a sa n y a h i d u p Q A y a h , I bu , A ba n g, K a k a k & a d i k Q t er ci n t a .... H a n y a t er i m a k a si h y a n g bi sa Q t er k a t a ,, D a n a t a s p en gor ba n a n k a l i a n sem u a ,, T a p i i n ga t Sa r j a n a a k a n k u ba w a ,,
ABSTRAK Etika sekretaris merupakan pedoman sikap dan tingkah laku dalam kehidupan sehari-hari baik didalam kantor maupun diluar kantor. Dalam melaksanakan tugasnya, sekretaris harus bertugas sesuai dengan norma tata krama yang terkandung dalam etika kepegawaian. Dengan adanya etika maka seseorang dapat mengetahui mana yang baik dan mana yang buruk, pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I, masih banyak Sekretaris menggunakan kata- kata yang kurang enak didengar sehingga kata kata yang diucapkan selalu menimbulkan kesalahpahaman antara sesama karyawan sehingga dapat mencemarkan citra perusahaan. Metode penulisan tugas akhir ini menggunakan metode yaitu, wawancara, observasi, riset perpustakaan. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Bagi seorang sekretaris etika sekretaris dalam berkomunikasi sangat berperan penting dalam mendukung pelaksanaan tugas- tugas perusahaan , karena dapat mempengaruhi hubungan antara pengawai dengan perusahaan dalam usaha meningkatkan tujuan perusahaan Kata kunci: Etika Sekretaris, Komunikasi
ABSTRACT
Secretary of the ethic guideline for behavior and attitude in everyday life both inside and outside the office of office. In performing its dutie, the secretary shall serve in accordance with the norms of etiquette are contained in the civil service ethic. With the ethic which the person can know good and bad, in PT PLN (Persero) UIP RING SUM I, still a lot of the Secretary to use words that are less pleasant to hear that word spoken word always cause misunderstanding among employees so as to defame the image of the company. Method of this thesis use the method, interview, observation, research library. The type of data is primary data and secondary data. For a secretary secretary ethic in communicating a very important role in supporting the implementation of the tasks of the company, because it can affect the relationship between Official with the company in an attempt to improve the company's goal. Key words: Ethics Secretary, Communication
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan baik fisik maupun mental sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan tepat waktu. Tugas Akhir ini diajukan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program diploma 3, Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Mandiri Bina Prestasi (MBP) Medan. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ETIKA SEKRETARIS DALAM BERKOMUNIKASI PADA PT PLN (Persero) UIP RING SU I MEDAN”. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, karena ilmu dan pengetahuan terbatas baik dalam penyusunan kalimat, bahasa maupun penyajian materinya.
Namun demikian penulis mencoba untuk
menyelesaikan sesuai ketentuan yang ada.
Untuk itu penulis mengharapkan
kritikan, serta saran yang membangun dari para pembaca yang bertujuan membangun dan meningkatkan mutu Tugas Akhir dimasa yang akan datang. Akhir kata penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan . Terima Kasih. Medan,
Juli 2012
Penulis Kalsum Gajah
NPM :105401003
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan
semua
pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Drs.Tenang Malem
Taringan, M.Si, Ak,
selaku Direktur
Politeknik Mandiri Bina Prestasi 2. Ibu Afridayanti Surbakti,S.E,M.Si, selaku Kepala Program Administrasi
Bisnis
dan
Sekaligis
Pembimbing
Penulis
Studi dalam
menyelesaikan tugas akhir ini 3. Para Dosen dan Pegawai Politeknik Mandiri Bina Prestasi 4. Bapak Kurniawan Tanjung yang telah membantu dan mendukung Penulis Selama melakukan riset pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I 5. Bapak Jonson Siregar selaku Bendahawaran pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM - I 6. Seluruh Staff PT PLN (Persero) UIP RING SUM-I 7. Khusus kepada Ayahanda Tersayang (B. Gajah) & Ibunda Tercinta (S.Tumanggor) beserta Keluarga yang telah memberi Support dan Motivasi untuk menyelesaikan Tugas akhir ini 8. Teman –teman
penulis yang telah banyak membantu penulis selama
menyelesaikan Tugas Akhir 9. Seluruh teman-teman di Program Studi Administrasi Bisnis yang ada di Politeknik Mandiri Bina Prestasi dimedan.
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI KATA PENGANTAR. ............................................................................................ i ABSTRACT. ...........................................................................................................ii ABSTRAK. ........................................................................................................... iii UCAPAN TERIMAKASIH. ................................................................................ iv DAFTAR ISI.......................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR. ............................................................................................ ix DAFTAR BAGAN. ................................................................................................ x BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang. ...................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah. ............................................................................. 2 1.3 Tujuan Tugas Akhir. ............................................................................. 2 1.4 Manfaat Tugas Akhir. ............................................................................ 2 BAB 2 LANDASAN TEORITIS 2.1
Etika Sekretaris. ................................................................................... 4 2.1.1 Pengertian Etika ....................................................................... 4 2.1.2 Pengertian Sekretaris dan Etika Sekretaris. .............................. 5 2.1.3 Sopan Santun Etika Sekretaris. ................................................. 8
2.2
Komunikasi. .......................................................................................... 8 2.2.1 Pengertian Komunikasi ............................................................. 8 2.2.2 Jenis-Jenis Komunikasi. ............................................................ 9
2.1.1 Proses komunikasi. .....................................................................10 2.1.2 Media komunikasi. .....................................................................10 2.1.3 Hambatan-Hambatan Komunikasi .............................................11 2.1.4 Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi.. ...................................12 2.1.5 Etika Sekretaris dalam Berkomunikasi......................................13 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Subjek dan Objek Penelitian. ........................................................................13 3.2 Jenis dan Sumber Data. .................................................................................13 3.3 Teknik Pengumpulan Data. ...........................................................................13 3.4 Metode Analisis Data. ...................................................................................14 BAB4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) UIP RING SUM I. .............................15 4.1.1 Sejarah Berdirinya PT PLN (Persero) UIP RING SUM I. .........15 4.1.2 Visi dan Misi PT PLN (Persero) UIP RING SUM I. .................19 4.1.3 Logo dan Makna Logo PT PLN (Persero) UIP RING SUM I. ..20 4.1.4 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) UIP RING SUM I. .......21 4.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab. ..........................................24 4.2 Hasil 4.2.1 EtikaSekretarisPT PLN (Persero) UIP RING SUM I.. ..............28 4.2.2 Sopan SantunPT PLN (Persero) UIP RING SUM I. ..................29 4.2.3 Jenis-Jenis KomunikasiPT PLN (Persero) UIP RING SUM I.. .30 4.2.4 Proses komunikasiPT PLN (Persero Hambatan-Hambatan KomunikasiPT PLN (Persero) UIP RING SUM I .....................32
4.2.5 Cara Mengatasi Hambatan KomunikasiPT PLN (Persero) UIP RING SUM I.. ....................................................................33 4.2.6 Etika Sekretaris dalam BerkomunikasiPT PLN (Persero) UIP RING SUM I. ............................................................................33 4.3 Pembahasan. ..............................................................................................34 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan. ...................................................................................................39 5.2 Saran. .........................................................................................................40 DAFTAR PUSTAKA
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Era globalisasi saat ini menurut setiap organisasi selalu berusaha mening katkan komunikasi yang baik dan benar sehingga dalam berkomunikasi etika tetap tercipta yang membawa pengaruh terhadap perusahaan. Etika adalah norma, aturan, kaidah yang berlaku dalam masyarakat. Dengan adanya etika maka seseorang mengetahui mana yang baik dan mana yang buruk. Bagi seorang sekretaris etika dalam berkomunikasi sangat berperan penting dalam
mendukung
pelaksanaan
tugas-tugas
perusahaan,
karena
dapat
mempengaruhi hubungan antara pegawai dengan perusahaan dalam usaha meningkatkan tujuan perusahaan. Tidak semua sekretaris perusahaan mampu menerapkan etika dalam berkomunikasi yang profesional dalam keseharian. masih ada terlihat beberpa Sekretaris Perusahaan menggunakan kata- kata
yang kurang enak didengar
sehingga kata kata yang dikeluarkan selalu menimbulkan kesalahpahaman antara sesama karyawan. Oleh karena itu, seorang sekretaris harus benar-benar mampu meningkatkan etika terhadap pimpinan, bawahan, tamu, dan klien pimpinan. Dengan menyadari pentingnya etika sekretaris dalam berkomunikasi yang baik dalam suatu perusahaan atau instansi maka penulis tertarik untuk meneliti mengenai “Etika Sekretaris dalam Berkomunikasi Pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I”
1.2 Perumusan Masalah Untuk mempermudah penelitian penulis merasa perlu untuk membuat perumusan masalah. Perumusan masalah ini dimaksudkan agar materi yang diteliti tidak menyimpang dari pokok penelitian. Adapun perumusan masalah yang penulis buat adalah “Bagaimana Etika Sekretaris dalam Berkomunikasi pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I?” 1.3 Tujuan Tugas Akhir Adapun Tujuan dari pada penelitian ini adalah : Untuk mengetahui bagaimana “Etika Sekretaris dalam Berkomunikasi pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I.” Dari hasil penelitian ini nantinya diharapkan bisa bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang ada hubungannya dengan topik yang penulis angkat, dan diharapkan bisa dijadikan sebagai referensi untuk menghasilkan data yang lebih sempurna lagi. 4 Manfaat Tugas Akhir 1.
Bagi Perusahaan Untuk bahan masukan dalam penerapkan
Etika Sekretaris dalam
Berkomunikasi pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM 1 2.
Bagi Politeknik MBP Untuk menambah referensi tentang Etika Sekretaris dalam Berkomunikasi pada Perpustkaan Politeknik MBP
3.
Bagi Penulis Untuk menambah Ilmu pengetahuan, wawasan, tentang Etika Sekretaris Dalam Berkomunikasi pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM 1
4.
Bagi peneliti selanjutnya Sebagai bahan
referensi
dalam melakukan penelitian untuk lebih
dikembangkan lagi dimasa yang akan datang
