TUGAS – TUGAS SEKRETARIS PERUSAHAAN PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV (Persero) MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh Firza Meilitha Rangkuti NIM 1005091025
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat dan ridho-Nya Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma 3, jurusan Administrasi Niaga, program studi Administrasi Bisnis. Adapun Judul dari Tugas Akhir ini adalah “Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan”. Terimakasih
yang
sebesar-besarnya
kepada
pihak-pihak
yang
telah
membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini: 1. Syahruddin, S.T, M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Ketua Program Studi Admnistrasi Niaga. 4. Edy Sahputra, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 5. Dosen Pembimbing Satu, Ibu Alemina dan Dosen Pembimbing Dua, Ibu Desri Wiana yang telah memberikan dukungan serta bimbingannya sehingga Tugas Akhir ini bisa penulis selesaikan. 6. Ibu Latifah Hanum selaku Kepala Urusan Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan dan seluruh staff dan karyawan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, khususnya bagian sekretaris perusahaan yang telah banyak membantu penulis. 7. Teman-teman yang telah membantu menyelesaikan tahap-tahap penulisan Tugas Akhir ini sampai selesai. Teman-teman terdekat di AB-6C, Administrasi Bisnis dan Politeknik Negeri Medan yang memberikan hiburan disaat penulis kehilangan semangat. Teristimewa penulis ucapkan kepada Ayahanda Marwan Jamal Rangkuti dan Ibunda tercinta Fitrisna Daenk yang selalu memberikan dukungannya kepada penulis baik secara moril maupun materil, serta doa dan dorongan semangat sehingga Tugas Akhir ini bisa terselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi setiap orang yang membacanya, terutama mahasiswa Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Medan, Juli 2013
Penulis
Firza Meilitha Rangkuti Nim. 1005091025
ABSTRAK Sekretaris adalah seseorang yang memegang peranan penting yang dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan dan menciptakan serta membina hubungan fungsional di perusahaan. Namun, dikarenakan ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh seorang sekretaris saja. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membahas tugas-tugas sekretaris perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. Adapun metode pengumpulan data diperoleh dari metode penelitian lapangan yaitu pengamatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan dan wawancara, kemudian dari metode kepustakaan yaitu mempelajari referensi dari buku-buku dan dokumen-dokumen
tertulis
yang
berkaitan
dengan
Tugas-tugas
Sekretaris
Perusahaan. Jenis sumber data yang diperoleh dari metode-metode tersebut adalah data primer dan data sekunder, memakai teknik analisis data deskriptif. Uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan sekretaris perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terdiri dari tugas rutin, tugas khusus, tugas kreatif. Serta fungsi dari salah satu organ direksi ini yang mendukung penerapan GCG (Good Corporate Governance) pada perusahaan tersebut.
Kata Kunci: Tugas, Sekretaris, Perusahaan.
ABSTRACT Secretary is someone who played an important role which can determine the succsess or whether the company goals and created as well as a functional relationship in the company. But, due the scope of work the office were very broad, resulting in the impossibility of the work carried out by a secretary alone. Based on the description above, the author are interested in discussing the duties secretary of company at PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. The method of collecting the data obtained from field research that observations during field work practices and interviewing, then from library research that study reference books and written documents relating to the duties of corporate secretary. Types of source data obtained from these methods are the primary data and secondary data, and using descriptive data analysis. Description of the duties and responsibilities exercised by the corporate secretary at PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan consist of routine duties, special duties, creative duties. As well as the function of one organ of directors who support the implementation of GCG (Good Corporate Governance) in the company.
Keyword: Duties, Secretary, Company.
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK........................................................................................................ i KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii DAFTAR ISI .................................................................................................... v Bab 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul.......... ...............................................1 1.2 Rumusan Masalah ..............................................................................2 1.3 Tujuan Penulisan ................................................................................2 1.4 Manfaat Penulisan ..............................................................................2 1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................3 Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian ......................................................................................... 5 2.2 Jenis-jenis Sekretaris....................................................................... .. 6 2.2.1 Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab . ............... 6 2.2.2 Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja ....... .......... 9 2.2.3 Berdasarkan Spesialisasi Bidang Keahlian ....................... ...... 9 2.3 Syarat dan Kepribadian Sekretaris ..................................... ............. 10 2.3.1 Syarat-syarat Sekretaris Perusahaan ..................................... 13 2.3.2 Etika dan Kepribadian Sekretaris .................................. ......... 14 2.4 Fungsi Sekretaris ............................................................................. 14 2.5 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris .............................................. ...... 15 2.5.1 Tugas Rutin .......................................................................... .. 16 2.5.2 Tugas Khusus ....................................................... ................. 17 2.5.3 Tugas Kreatif ............................................................ .............. 19 2.5.4 Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan ...................................... 19 Bab 3 METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data ........................................... ...................... 21 3.2 Jenis dan Sumber Data ............................................... .................... 22 3.3 Teknik Analisis Data ..................................................... ................... 23
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PTPN IV (Persero) Medan . .. ................................ 24 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan . .................................................. 24 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan . .......................................... 26 4.1.3 Corporate Value ............ . ......................................................... 27 4.1.4 Struktur Organisasi ..................... . ............................................ 28 4.1.5 Makna Logo Perusahaan .................. .. ..................................... 36 4.2 Tinjauan Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan ............. . .................... 37 4.2.1 Tugas Rutin ................................................................. .. ........... 37 4.2.2 Tugas Khusus .............................................................. .. .......... 40 4.2.3 Tugas Kreatif ................................................................ .. .......... 40 4.2.4 Fungsi dan Tujuan Tugas Sekretaris Perusahaan .......... ......... 41 Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................ ................... 44 5.2 Saran ........................................................................... ........ .............. 45 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Kesuksesan suatu perusahaan terjadi karena terdapat manusia-manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Mereka menetapkan suatu rencana, melaksanakannya dan proses tersebut dilakukan dengan seksama dan diawasi oleh mereka supaya rencana yang telah ditetapkan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perusahaan dan ketenagakerjaan adalah dua hal yang saling membutuhkan dan melancarkan tujuan tersebut. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis saat ini berbagai macam perubahan yang telah terjadi akibat peralihan dari era ekonomi industri ke era ekonomi informasi maka perusahaan perlu menuntut kinerja ketenagakerjaan atau karyawan lebih tinggi serta diharapkan agar memiliki kemampuan yang lebih. Contohnya adalah sekretaris. Sekretaris adalah seseorang yang memegang peranan penting yang dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan dalam menciptakan serta membina hubungan fungsional di perusahaan. Namun, dikarenakan ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai saja. Berkaitan dengan hal tersebut, maka kemungkinan akan terdapat sekelompok staf yang diantaranya adalah sekretaris dengan para pembantunya yang melakukan kegiatan bantuan atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan sekretariat.
Berkaitan dengan hal di atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat topik ini dengan judul “Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan”.
1.2 Rumusan Masalah Untuk mempermudah penulis dan sebagai dasar penulisan selanjutnya, maka rumusan masalah Tugas Akhir ini adalah “Apakah Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan?”.
1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui Tugastugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. . 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk memperluas wawasan penulis mengenai tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan 2. Sebagai bahan masukan kepada PT Perkebunan Nusantar IV (Persero) Medan 3. Meningkatkan hubungan kerjasama antara Politeknik Negeri Medan dengan perusahaan, yaitu PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan tugas akhir dapat dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini diuraikan teori yang berkenaan dengan tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. Antara lain pengertian sekretaris dan sekretariat, jenis-jenis sekretaris, fungsi dan tujuan sekretaris dan sekretariat, serta ruang lingkup kegiatannya. BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Pada bab ini diuraikan metode-metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi serta topik yang dibahas berkenaan dengan Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini diuraikan simpulan dan saran serta masukan untuk perusahaan dari apa yang telah penulis uraikan dari bab sebelumnya.
