TINJAUAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS PIMPINAN PADA HOTEL ARYADUTA MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh DINA TURIA LUMBAN GAOL NIM 1005092103
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan Anugrah-Nya Penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “Tinjauan Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan Pada Hotel Aryaduta Medan”. Tugas akhir ini disusun sebagai satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 (tiga) Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan bimbingan, dorongan, nasehat dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Edy Syahputra Sitepu, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Safaruddin, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Faulina,
S.E.,
M.Si.,
Dosen
Pembimbing
Pertama
yang
telah
meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan bantuan kepada penulis. 6. Drs. Leman, M.MA., Dosen Pembimbing Kedua yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan bantuan kepada penulis. 7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan
ABSTRAK Keberhasilan suatu perusahaan tidak terlepas dari peranan seorang pimpinan dan orang-orang yang berada disekitarnya. Salah satunya adalah sekretaris perusahaan atau instansi tersebut. Sekretaris adalah seorang yang membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan bidang kesekretarisan. Pada Tugas Akhir ini akan dibahas mengenai tugas-tugas sekretaris pimpinan pada Hotel Aryaduta Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode lapangan dan metode pustaka. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data menggunakan analisis deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian, dapat diketahui bahwa tugas-tugas rutin yang dilakukan sekretaris pimpinan pada Hotel Aryaduta Medan adalah menangani surat masuk dan keluar, mengirim faxmile, menangani telepon, menangani arsip dan menjaga kebersihan kantor. Tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan mempersiapkan rapat dan membuat notulen rapat, proyek khusus serta mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas kreatif yang dilakukan adalah membuat perencanaan kerja serta mengirim bunga dan ucapan selamat kepada pegawai atau rekan pimpinan yang mendapatkan suatu penghargaan. Peranan sekretaris pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugasnya sudah baik karena sudah dilaksanakan secara efektif dan efisien serta telah sesuai dengan teori yang dipelajari penulis. Kata kunci: Tugas Sekretaris, Sekretaris Pimpinan
ABSTRACT The success of a company can’t be separated from those people the manager’s help and the people who help the manager around him. One of them is the secretary of the company or goverment. The secretary is a person who helps the manager carrying out his duties related to the field of the secretary. In this final project report. It will be discussed on the secretarial duties of Aryaduta Medan. Data collection methods used in the final assignment are field methods and library methods. Types of data used are primary and secondary data. Data analysis use descriptive analysis. Based on the results research, it is know in the routine duties performed by private secretary in Hotel Aryaduta Medan is to handle letter in and out, faxmile, phone calls, the filling and keep on office clean. The duties of prepare the implementation of instructions done is to preparing the meetings and making minutes of the meeting, intensive project and organizing trip department of the Manager. The duties of creative work done is to make planning and sentd interest or congratulations for employees or associate leadership that gets an award. The role of private secretary in performing duties has been good enough and have been conducted effectively and efficient in accordance with the theory as observed by the author. Key Word: The duties of Secretary, Private Secretary
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ....................................................................................... i ABSTRAK ..................................................................................................... iii ABSTRACT ................................................................................................... iv DAFTAR ISI .................................................................................................... v DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... vii DAFTAR TABEL ......................................................................................... viii BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................ 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ...................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir ........................................................ 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir ...................................................... 2 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ................................................. 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 5 2.1 Pengertian Sekretaris...................................................................... 5 2.2 Jenis-jenis Jabatan Sekretaris ........................................................ 6
2.2.1 Berdasarkan Luas Ruang Lingkup Tanggung jawab............. 7 2.2.2 Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja ................ 8 2.2.3 Berdasarkan Spesialisasi Bidang Keahlian ............................ 8 2.3 Ruang LingkupTugas Sekretaris ..................................................... 9
BAB 3 METODE PENELITIAN..................................................................... 16 3.1 Cara Pengumpulan Data.............................................................. 16 3.2 Jenis Sumber Data ....................................................................... 17 3.2 Teknik Analisis Data ..................................................................... 18 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................... 19 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................... 19 4.1.1 Visi, Misi dan Moto dan Tujuan Hotel Aryaduta................ 22 4.1.2 Makna Logo Hotel Aryaduta Medan ................................ 24 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas ......... 24 4.2 Jenis Sekretaris Hotel Aryaduta Medan ..................................... 26 4.3 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris Pimpinan Hotel Aryaduta ...... 27 4.3.1 Tugas Rutin Sekretaris Pimpinan Hotel Aryaduta ............ 30 4.3.2 Tugas Instruksi Sekretaris Pimpinan Hotel Aryaduta ....... 34 4.3.3 Tugas Kreatif Sekretaris Pimpinan Hotel Aryaduta .......... 37 4.3.4 Tugas Koordinasi Sekretaris Pimpinan Hotel Aryaduta .... 38 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 39 5.1 Simpulan ..................................................................................... 39 5.2 Saran .......................................................................................... 40 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1: DAFTAR WAWANCARA BERSAMA SEKRETARIS PIMPINAN HOTEL ARYADUTA MEDAN LAMPIRAN 2: STRUKTUR ORGANISASI HOTEL ARYADUTA MEDAN LAMPIRAN 3: SURAT MASUK DARI LEMBAGA NEGARA YAITU PERUSAHAAN GAS NEGARA (PGN) No.010300.S/PP.03/SBU3PLAM/2013 LAMPIRAN 4: SURAT MASUK DARI LEMBAGA SWASTA YAITU DINAS PENDAPATAN SURAT PENUGASAN No. 873.3.OI/222.35 LAMPIRAN 5: INTERNAL MEMO TANGGAL 02 JANUARI 2013 LAMPIRAN 6: SURAT KELUAR No. HAM/FA/12/OLO23/12
DAFTAR TABEL
TABEL 4.1: PERBEDAAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS BERDASARKAN TEORI DENGAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS YANG DILAKSANAKAN SEKRETARIS PIMPINAN HOTEL ARYADUTA MEDAN (HAL: 28) TABEL 4.2: TUGAS RUTIN SEKRETARIS PIMPINAN HOTEL ARYADUTA MEDAN (HAL: 30) TABEL 4.3: TUGAS PELAKSANAAN INSTRUKSI SEKRETARIS PIMPINAN HOTEL ARYADUTA MEDAN (HAL: 34) TABEL 4.4: TUGAS KREATIF SEKRETARIS PIMPINAN HOTEL ARYADUTA MEDAN (HAL: 37)
